บทที่ 4. ผศ.ดร.จันทร์เพ็ญ มีนคร การวิเคราะห์งาน บทที่ 4. ผศ.ดร.จันทร์เพ็ญ มีนคร

ความหมายของการวิเคราะห์งาน การวิเคราะห์งานเป็นกระบวนการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงาน เพื่อกำหนดทักษะความรู้ ความสามารถที่เหมาะสมกับงานแต่ละชนิดที่เป็นประโยชน์ในการบริหารบุคคลในการคัดเลือก การพัฒนา การประเมินค่างานและค่าตอบแทน

วัตถุประสงค์และความสำคัญของการวิเคราะห์งาน วัตถุประสงค์และความสำคัญของการวิเคราะห์งาน มีความสำคัญต่อ ฝ่ายบริหารที่จะช่วยในการบริหารองค์กรในเรื่องต่าง ๆ ซึ่งเป็นหน้าที่พื้นฐานสำหรับการบริหารทรัพยากรมนุษย์และเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับนำไปใช้ในกระบวนการบริหารและการแก้ปัญหางานให้กับองค์กรแต่ละแห่ง ซึ่งองค์กรแต่ละแห่งมีการบริหารจัดการที่แตกต่างกันตามภารกิจขององค์กร เมื่อองค์กรมีการว่าจ้างคนเข้ามาทำงานแล้ว การวิเคราะห์งานจึงเป็นสิ่งที่ควบคู่ไปกับ การว่าจ้างคนเข้ามาทำงานในตำแหน่งงานนั้น ๆ

ประโยชน์ของการวิเคราะห์งาน การสรรหาและคัดเลือกบุคลากร การพัฒนาและการประเมินบุคลากร การตอบแทน การออกแบบงาน และองค์กร 1. การวางแผนทรัพยากร มนุษย์ 2. การกำหนด ตลาดแรงงาน 3. การสรรหา 4. การคัดเลือก 5. การปฐมนิเทศ 6. การเปิดโอกาสการเข้า สู่ตำแหน่งงานที่เท่า เทียมกัน 1. การฝึกอบรมและ การพัฒนาทักษะ บทบาท 3. การวางแผนอาชีพ ของบุคลากร 4. การประเมินผล 1. กำหนดอัตราค่าแรง งานให้ความมั่นใจ ในการจ่ายเงิน เท่ากันกับลักษณะ งานที่เท่ากัน 2. ให้ความมั่นใจใน การจ่ายเงินที่ เท่ากันสำหรับงาน ที่คล้ายคลึงกัน 1. การออกแบบงาน 2. การออกแบบงาน ใหม่เพื่อปรับปรุง 3. ประสิทธิภาพ กำหนดสายงาน บังคับบัญชา 4. กำหนด ความสัมพันธ์ ที่จำเป็นระหว่าง กลุ่มงานด้วยกัน

ประโยชน์ของการวิเคราะห์งาน การวิเคราะห์งานทำให้ทราบว่า จำนวน ประเภทและปริมาณของงานที่ต้องทำในทุกตำแหน่งในองค์กร เพื่อประโยชน์ต่อการจ้างงาน ตลอดจนทราบคุณสมบัติของบุคลากรที่ต้องการในทุกตำแหน่งงาน ซึ่งฝ่ายบริหารจะนำข้อมูลไปพิจารณา เพื่อใช้ในการบรรจุบุคลากรที่มีความถนัด ความรู้ ความสามารถและความสนใจที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานนั้น ๆ จากการดำเนินการดังกล่าว จะนำไปสู่การกำหนดค่าตอบแทนให้กับพนักงานขององค์กรและการประเมินผลการปฏิบัติงานในแต่ละตำแหน่งงาน ซึ่งข้อมูลที่ได้สามารถนำมากำหนดเกณฑ์มาตรฐานในการทำงานของพนักงานในองค์กร เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นและสามารถแข่งขันกับองค์กรอื่น ๆ ได้

การวางแผนการวิเคราะห์งาน 1. ต้องพิจารณาถึงจุดมุ่งหมายอันแท้จริงของวัตถุประสงค์ในการวิเคราะห์งาน 2. ต้องกำหนดขอบเขตของการสำรวจวิเคราะห์ว่ามีขอบเขตกว้าง แคบเพียงไร 3. ต้องเลือกวิธีการศึกษาข้อมูลและการจัดเก็บรวบรวมข้อมูลในการวิเคราะห์งาน 4. ต้องกำหนดระยะเวลาการปฏิบัติงานตั้งแต่เริ่มดำเนินงานจนสำเร็จงาน 5. ต้องประมาณการเครื่องมือ เครื่องใช้และงบประมาณที่ใช้ในการสำรวจ 6. ต้องเตรียมการดังต่อไปนี้ให้รอบคอบคือ ศึกษาถึงประเภทและขอบเขตของข้อมูลซึ่งเกี่ยวกับการปฏิบัติงานที่จะต้องวิเคราะห์

ปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์งาน ต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงสุด ต้องได้รับความร่วมมือจากผู้เกี่ยวข้อง พนักงานระดับต่าง ๆ

วิธีการวิเคราะห์งาน ความเชื่อถือได้ถือว่าเป็นการวัดความคงที่ของผลหรือข้อมูลที่ได้รับจากงานเดียวกัน แต่ใช้วิธีวิเคราะห์ที่แตกต่างกัน จากงานเดียวกันแตกต่างโอกาสกัน ความเที่ยงตรงเป็นการวัดความถูกต้องของข้อมูล มีความเป็นไปได้ที่มีการวิเคราะห์ข้อมูลผิดพลาด จุดประสงค์ของการวิเคราะห์งาน เพื่อได้ข้อมูลหลากหลาย จากการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้มาจะต้องได้ว่าระยะเวลาใดที่พอและไม่พอ

ตัวอย่างการบรรยายลักษณะงาน ชื่องาน พนักงานต้อนรับ ชื่อห้างร้าน บริษัท หนูเล็ก จำกัด บัตรประจำตัว ………. ผู้วิเคราะห์งาน มนันยา มีนคร แผนก สินเชื่อลูกค้า วันที่วิเคราะห์ 5 มีนาคม 2558 ลักษณะงานโดยย่อตอบคำถามและให้คำแนะนำแก่ลูกค้า ลงชื่อรับรองเช็คของลูกค้า จดบันทึกและส่งคืนบัตรเครดิตที่หมดอายุและให้บริการลูกค้าในการขอใช้บัตรเครดิตใหม่ หน้าที่การให้บริการ 1. ตอบคำถามและให้คำแนะนำแก่ลูกค้า ให้การต้อนรับลูกค้าที่โต๊ะประชาสัมพันธ์ ส่งจดหมายถึงลูกค้าที่มาติดต่อทำบัตรเครดิต ส่งเงินค่าบัตรเครดิต ช่วยเหลือลูกค้าติดต่องานในแผนกอื่นตามที่ลูกค้าขอร้อง 2. ลงชื่อรับรองเช็คในส่วนบุคคลหรือเช็คพิเศษตามที่ลูกค้าขอร้องตรวจสอบหลักฐานการใช้เช็คจากใบขับขี่รถยนต์ จำนวนเงินและลายเซ็น 3. ตอบคำถามลูกค้าทางโทรศัพท์ที่แจ้งบัตรเครดิตสูญหายหรือถูกลักขโมยและให้ข้อมูลในการใช้บัตรเครดิตใหม่แทนของเดิม สอบถามข้อมูลรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการขอบัตรเครดิตใหม่ส่งข้อมูลไปยังสำนักงานใหญ่และส่งบัตรเครดิตใหม่แก่ลูกค้า

การเก็บรวบรวมข้อมูลการวิเคราะห์งาน วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยการสัมภาษณ์ เป็นวิธีการที่นิยมใช้ร่วมกับวิธีการอื่น เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น ในการวิเคราะห์งานจะต้องสัมภาษณ์บุคคล 2 คนขึ้นไป คือผู้ปฏิบัติงานนั้นกับหัวหน้างานโดยตรงของผู้ปฏิบัติงาน ดังนั้นปัจจัยในการสัมภาษณ์ที่จะทำให้ได้ข้อมูลที่แท้จริง จึงขึ้นอยู่กับตัวบุคคล ผู้สัมภาษณ์ ผู้ถูกสัมภาษณ์และสภาพแวดล้อม ในขณะสัมภาษณ์โดยหลักการผู้สัมภาษณ์ จะต้องรู้จักและเข้าใจวิธีการสัมภาษณ์ การสัมภาษณ์ที่ดีต้องกระทำโดยผู้สัมภาษณ์ที่มีประสบการณ์ มีความชำนาญ จึงสามารถรวบรวมข้อมูลได้ดีกว่าวิธีอื่น

ลักษณะของการสัมภาษณ์จะแบ่งออกเป็น 2 ประเภทดังนี้ การสัมภาษณ์ที่มีรูปแบบ (Structured interview) วิธีการสัมภาษณ์แบบนี้ จะกำหนดคำถามที่ได้เตรียมไว้ก่อนอย่างแน่นอน การสัมภาษณ์ที่ไม่มีรูปแบบ (Unstructured interview) วิธีการสัมภาษณ์แบบนี้ตรงกันข้ามกับแบบแรก คือ ยืดหยุ่นและเปิดกว้าง

โครงสร้างของแบบสอบถาม หนังสือนำ ส่วนนี้เป็นส่วนที่ผู้ตอบจะอ่านก่อนเป็นหนังสือหรือจดหมาย ที่นักวิเคราะห์มีไปถึงผู้ตอบทุกคน เพื่อเป็นการแนะนำตัวและทำความเข้าใจเกี่ยวกับโครงการวิเคราะห์งานให้กับผู้ตอบ รวมทั้งเน้นให้ผู้ตอบเห็นความสำคัญของการตอบ ซึ่งหนังสือนำนี้ปกติ จะมีใจความสำคัญดังนี้ แนะนำตัวผู้ทำการวิเคราะห์งาน โครงการวิเคราะห์งาน ชี้แจงเหตุผลที่ส่งแบบสอบถามมาให้ตอบ บอกเวลาและสถานที่ให้ส่งคืน

คำชี้แจงการตอบ ส่วนนี้จะชี้แจงเกี่ยวกับการตอบแบบสอบถามทั้งหมด ซึ่งมักประกอบด้วยคำชี้แจงรวมกับคำชี้แจงย่อยของแต่ละตอนคำชี้แจงรวมจะบอกให้ผู้ตอบทราบว่า แบบสอบถามทั้งหมดมีกี่ตอน แต่ละตอนถามเกี่ยวกับอะไรการตอบให้ทำอย่างไร ตอบลงในตัวแบบสอบถามเลย หรือตอบลงในกระดาษที่แยกไว้ต่างหาก การเขียนคำตอบให้ทำเครื่องหมายอย่างไร มีการให้เติมคำหรือข้อความบ้างหรือไม่จะต้องชี้แจงไว้ให้ชัดเจน

ส่วนเนื้อหาของแบบสอบถาม ส่วนนี้เป็นส่วนหลักของแบบสอบถาม ซึ่งได้แก่ทั้งหมดที่นักวิเคราะห์ต้องการได้จากผู้ตอบ ถ้าแบ่งโดยยึดตัวแปรที่ศึกษาเป็นหลัก เนื้อหาแบบสอบถามจะประกอบด้วย คำถามที่เกี่ยวกับตัวแปรตาม (Dependent variables) ตัวแปรอิสระ (Independent variables) ข้อมูลพื้นฐาน (Background)

โครงสร้างของแบบสอบถามนั้น จะเป็นแบบสอบถามที่ผ่านการสร้างออกมาเป็นชุดของคำถามแต่ละชุดตามความต้องการในการเก็บรวบรวมของข้อมูล เพื่อให้ตรงกับความต้องการในการเก็บรวบรวมข้อมูลขององค์กร ซึ่งแบบสอบถามที่ดีต้องผ่านการกลั่นกรองและกระบวนการในการสร้างแบบสอบถามตามลำดับและขั้นตอนที่ถูกต้อง โดยผ่านการตรวจสอบคุณภาพของแบบสอบถามและการส่งแบบสอบถามไปให้กลุ่มตัวอย่างทำการทดสอบแบบสอบถามว่าคำตอบที่ได้นั้นตรงกับความต้องการในการเก็บรวบรวมข้อมูลหรือไม่ เพื่อที่จะนำผลของข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมข้อมูลไปทำการวิเคราะห์ต่อไป

บทสรุป การวิเคราะห์งานเป็นการนำภาระงานที่มีอยู่ของหน่วยงานและองค์กรมาวิเคราะห์ว่า มีความต้องการบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถ คุณลักษณะ ประสบการณ์ และคุณสมบัติใน ด้านใดอย่างไร จึงสามารถปฏิบัติงานและบริหารงานของหน่วยงานและองค์กร ให้สามารถดำเนินงานในการผลิตสินค้าและบริการให้มีคุณภาพตามความต้องการของลูกค้าและตลาด รวมทั้งการทำงานประสานงานภายในองค์กร การเก็บรวบรวมข้อมูลจะต้องให้ได้ข้อมูลเนื้อหารายละเอียดของงานแต่ละตำแหน่งของผู้ปฏิบัติ ได้แก่ การสัมภาษณ์ การสังเกตการณ์ การใช้วิธีแบบสอบถามและการเก็บข้อมูลจากข้อมูลที่บันทึกไว้แล้ว การตรวจติดตาม และการแก้ไขข้อมูลให้ได้ข้อมูล มีคุณภาพ มีความชัดเจน สมบูรณ์ ง่ายและเหมาะสมต่อการนำไปใช้ประโยชน์ ความเที่ยงตรง ตามความเป็นจริง มีความละเอียดของการวิเคราะห์ที่จัดทำเป็นรายงานเพียงพอต่อการนำไปใช้ประโยชน์

Thank you