การบริหารโครงการ ด้วยระบบปฏิทินกิจกรรมแบบเบ็ดเสร็จ Project management with integrated calendar system โดย ... ธนาภรณ์ ฉิมแพ / ประจักษ์ สุขอร่าม / จารุวรรณ มีศีล สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

ความเป็นมาการพัฒนางาน “การบริหารโครงการด้วยระบบปฏิทินกิจกรรมแบบเบ็ดเสร็จ” นโยบายคุณภาพ ข้อ 1 การมุ่งเน้นการให้บริการด้วยความรวดเร็ว ตรง ความต้องการ สร้างและวัดความพึง พอใจให้แก่ผู้รับบริการค่าเฉลี่ยไม่ต่ำกว่า 4.00 ข้อ 2 การมุ่งเน้นการพัฒนาระบบคุณภาพทุกฝ่ายงาน อย่างต่อเนื่องทั่วทั้งองค์กร โดยให้มีการปรับปรุงเพื่อ พัฒนางาน นางสาวธนาภรณ์ ฉิมแพ (นักวิเคราะห์นโยบายและแผน) ทีมงานร่วมพัฒนางาน 1. นายประจักษ์ สุขอร่าม (นักวิชาการคอมพิวเตอร์) 2. นางสาวจารุวรรณ มีศีล (เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป) http://kulc.lib.ku.ac.th/icalen/index.php

กรอบการทำงานการพัฒนางาน “การบริหารโครงการด้วยระบบปฏิทินกิจกรรมแบบเบ็ดเสร็จ” ภารกิจ / พันธกิจ สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ หน่วยงานสนับสนุนการเรียน การสอน การวิจัยของมหาวิทยาลัยฯ และการให้บริการวิชาการแก่ชุมชมสังคม เส้นทาง สู่ความสำเร็จ แผนงาน/โครงการ สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ บรรลุผลตามภารกิจ - จัดหาทรัพยากรสารสนเทศ - ส่งเสริมการรู้สารสนเทศ 1. กิจกรรมการฝึกอบรมการใช้ฐานข้อมูล 2. การเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศสิ่งพิมพ์ - ส่งเสริมการอ่านและการเรียนรู้ตลอดชีวิต การพัฒนาปรับปรุงงาน / การสร้างมูลค่าเพิ่ม (ประสิทธิภาพ และ ประสิทธิผล ในงานที่รับผิดชอบ) เครื่องมือที่อำนวยความสะดวกให้กับผู้รับผิดชอบโครงการ “การบริหารโครงการด้วยระบบปฏิทินกิจกรรมแบบเบ็ดเสร็จ” http://kulc.lib.ku.ac.th/icalen/index.php

วัตถุประสงค์การพัฒนางาน “การบริหารโครงการด้วยระบบปฏิทินกิจกรรมแบบเบ็ดเสร็จ” เพื่อพัฒนาปรับปรุงกระบวนงานบริหารโครงการสำนักหอสมุดที่ลดขั้นตอน ลดระยะเวลา ลดข้อผิดพลาด และสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับงานที่รับผิดชอบ เพื่อพัฒนาระบบที่สร้างความสะดวกให้กับผู้รับผิดชอบโครงการของสำนักหอสมุด 1. ศึกษาปัญหาเดิม 2. ศึกษาความต้องการปัจจุบัน 1. กำหนดแผนงาน (วางโครงร่าง / ออกแบบ) 2. กำหนดปฏิทินการทำงาน 1. พัฒนาระบบ 2. ติดตามตามแผนและปฏิทิน 1. ทดสอบระบบ (ผู้พัฒนาและทีมงานพัฒนา) 2. ทดลองใช้จริง 1. พัฒนาปรับปรุงแก้ไขความผิดพลาด 2. พัฒนาปรับปรุงเพิ่มเติม (ระหว่างทาง) Plan Do Check Act (ปัญหา ความต้องการ กระบวนการพัฒนาปรับปรุงงาน เทคโนโลยีสารสนเทศที่นำมาปรับใช้ การรับฟังข้อมูลป้อนกลับจากผู้ใช้งาน)

ขั้นตอนและวิธีการทำงาน “การบริหารโครงการด้วยระบบปฏิทินกิจกรรมแบบเบ็ดเสร็จ” 1. ศึกษาระบบเดิมในประเด็นที่เป็นข้อจำกัด Plan การจองใช้ห้องประชุมได้เพียง 2 รอบเวลา (ภาคเช้า – ภาคบ่าย) การจองใช้ห้องประชุมได้เฉพาะวันธรรมดา (จันทร์ – ศุกร์) การจองใช้ห้องประชุมซ้อนทับกันได้ การจองใช้ฯ ให้สิทธิ์เฉพาะผู้แทนแต่ละฝ่าย การตรวจสอบการจองซ้ำโดยบุคลากรที่รับผิดชอบ และประสานกลับยืนยัน 2. ศึกษาความต้องการในปัจจุบัน นโยบายผู้บริหาร (ปรับปรุงกระบวนงาน / เพิ่มประสิทธิภาพ ประสิทธิผล / การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ / คลังข้อมูล) หัวหน้าโครงการ [(ขั้นตอนเดียว One Stop Service / ถูกต้องตามระเบียบ (สารบรรณ การเงิน)] ตนเอง / นักวิเคราะห์นโยบายและแผน 1. การปรับปรุงงาน / ลดระยะเวลา / ลดข้อผิดพลาด / เทคโนโลยีกับการทำงาน 2. การศึกษาความพึงพอใจต่อการพัฒนางาน

วัตถุประสงค์การพัฒนางาน “การบริหารโครงการด้วยระบบปฏิทินกิจกรรมแบบเบ็ดเสร็จ” Do การทำงานแบบเดิม 7 ขั้นตอน 7 เรื่อง http://kulc.lib.ku.ac.th/icalen/index.php การบริหารโครงการแบบเบ็ดเสร็จ

นำไปใช้งานและบำรุงรักษา ขั้นตอนและวิธีการทำงาน “การบริหารโครงการด้วยระบบปฏิทินกิจกรรมแบบเบ็ดเสร็จ” การพัฒนาระบบเชิงเทคนิค ทดสอบระบบ โดย ผู้พัฒนาระบบ และ ทีมงานร่วมพัฒนางาน ทดลองใช้จริง โดย หัวหน้าและทีมงานพัฒนางาน Do Check รวบรวมความต้องการ วิเคราะห์และออกแบบ เขียนรหัสคำสั่ง ทดสอบและติดตั้ง นำไปใช้งานและบำรุงรักษา

E-mail ตรวจสอบการจองใช้ ขั้นตอนและวิธีการทำงาน “การบริหารโครงการด้วยระบบปฏิทินกิจกรรมแบบเบ็ดเสร็จ” Do Check การจัดอบรมใช้งานระบบ / รับฟังเสียงผู้ใช้บริการ / พัฒนาสร้างมูลค่าเพิ่ม ครั้งที่ 1 วันที่ 25 พฤศจิกายน 2557 ครั้งที่ 2 วันที่ 26-27 กรกฎาคม 2559 ครั้งที่ 3 วันที่ 17 พฤศจิกายน 2560 ครั้งที่ 4 วันที่ 26 ตุลาคม 2561 E-mail ตรวจสอบการจองใช้

ขั้นตอนและวิธีการทำงาน “การบริหารโครงการด้วยระบบปฏิทินกิจกรรมแบบเบ็ดเสร็จ” Act การพัฒนาปรับปรุงกระบวนงานอย่างต่อเนื่อง 1. ดำเนินการศึกษาแนวโน้ม/ความต้องการที่มีการ เปลี่ยนแปลงตามสภาพแวดล้อม 2. ดำเนินการศึกษาความต้องการของผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น นโยบายการบริหารงานที่เปลี่ยนแปลงไปตามรอบเวลา 3. ดำเนินการทบทวนขั้นตอนและกระบวนงานเป็นประจำทุก ปี (เพิ่มประสิทธิภาพ/ประสิทธิผล และสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับงาน) 4. ดำเนินการศึกษาผลการประเมินความพึงพอใจมาใช้เป็น ข้อมูลวิเคราะห์ (วางแผน และพัฒนาปรับปรุงงาน)

ประสิทธิภาพ / ประสิทธิผล ประโยชน์และการนำไปใช้ “การบริหารโครงการด้วยระบบปฏิทินกิจกรรมแบบเบ็ดเสร็จ” หัวข้อ การทำงานแบบเดิม ประสิทธิภาพ / ประสิทธิผล ลดขั้นตอนในการทำงาน 7 ขั้นตอน 7 เรื่อง เหลือเพียง 1 ขั้นตอน(เรื่อง) ลดระยะเวลา ประมาณ 1-2 ชั่วโมง ประมาณ 3-5 นาที (One Stop Service) ลดความผิดพลาด ร่างพิมพ์ / คำนวณตัวเลขด้วยตนเอง แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์รูปแบบมาตรฐานที่เป็นไปตามระเบียบสารบรรณ / ระเบียบกระทรงการคลัง การสื่อสาร / ประชาสัมพันธ์ หลายช่องทางทีละกิจกรรม (วาจา / หนังสือเวียน / เว็บไซต์) ผู้ใช้บริการ – ทราบผ่านระบบ (จัดตารางเวลาได้) บุคลากร – รับทราบ และให้ข้อมูล/ให้บริการได้อย่างถูกต้อง การศึกษาความพึงพอใจ หลากหลายวิธีดำเนินการด้วยตนเอง ระบบประเมินและประมวลผลอัตโนมัติ ครอบคลุมการให้บริการ และสืบค้นได้ตามต้องการ สร้างมูลค่าเพิ่ม - คลังข้อมูลอัตโนมัติทุกที่ ทุกเวลา (จำนวนโครงการ จำนวนเงิน จำนวนผู้เข้าร่วมกิจกรรม ฯลฯ)

ความพึงพอใจต่อการให้บริการ ประโยชน์และการนำไปใช้ “การบริหารโครงการด้วยระบบปฏิทินกิจกรรมแบบเบ็ดเสร็จ” ความพึงพอใจต่อการให้บริการ (ระบบปฏิทิน / จัดเลี้ยง / ห้องประชุม / สำรองที่จอดรถ / การออกแบบความเสถียรของระบบ)

ประโยชน์และการนำไปใช้ “การบริหารโครงการด้วยระบบปฏิทินกิจกรรมแบบเบ็ดเสร็จ” ข้อเสนอแนะ 1. สร้างความเข้าใจ - โดยจัดกิจกรรมชี้แจงการบริหารโครงการฯ เป็นประจำทุกปีก่อนเริ่มต้นปีงบประมาณ 2. ต่อยอด - การพัฒนาระบบให้ครอบคลุมสร้างความสะดวกให้กับผู้บริหารโครงการ Application for Mobile Phone และ e-Project

สำหรับการให้โอกาสในการนำเสนอผลการดำเนินงาน การบริหารโครงการด้วยระบบปฏิทินกิจกรรมแบบเบ็ดเสร็จ Project management with integrated calendar system ... ขอขอบคุณทุกท่าน ... สำหรับการให้โอกาสในการนำเสนอผลการดำเนินงาน และร่วมให้ข้อคิดเห็นในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ผู้นำเสนอ .. ธนาภรณ์ ฉิมแพ / ประจักษ์ สุขอร่าม / จารุวรรณ มีศีล สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ http://kulc.lib.ku.ac.th/icalen/index.php