ผลการดำเนินงานกิจกรรม 5ส.+ ฝ่ายบริการวิชาการ คณะวิศวกรรมศาสตร์ (D19) อาคาร ดร.สตางค์ มงคลสุข (ติดห้องอ่านหนังสือคณะฯ) (ปัจจุบันอยู่ที่ อาคารศูนย์วิจัยและวิศวกรรมประยุกต์ ชั้น 5) มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

ภารกิจหลักของฝ่ายบริการวิชาการ ส่งเสริมการให้บริการวิชาการของบุคลากรของคณะวิศวกรรมศาสตร์ เพื่อให้เกิดการให้บริการวิชาการต่อชุมชนที่แพร่หลายและสนองต่อความต้องการของชุมชนและอุตสาหกรรมในท้องถิ่นภาคใต้ จัดและดำเนินการโครงการและกิจกรรมการฝึกอบรม สัมมนา รวมทั้งการให้คำปรึกษาแนะนำที่สอดคล้องกับความต้องการและเป็นประโยชน์ต่อท้องถิ่นโดยรวม ส่งเสริมความสัมพันธ์และความร่วมมือกับองค์กรภาครัฐ และเอกชน เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยน และการเกื้อกูลกันในลักษณะต่างๆ เป็นหน่วยงานกลางในการติดต่อประสานงาน ทั้งหน่วยงานภายใน และภายนอกคณะวิศวกรรมศาสตร์ในการให้และรับงานบริการวิชาการ ภารกิจหลักของฝ่ายบริการวิชาการ

คณะกรรมการดำเนินกิจกรรม สมาชิก ปี 51 ที่ปรึกษา คณะกรรมการดำเนินกิจกรรม ฝ่ายส่งเสริมวิชาการ ฝ่ายประเมินผล

เป้าหมายในการดำเนินกิจกรรม 5 ส. เพื่อให้สถานที่ทำงานมีความเป็นระเบียบเรียบร้อยตามมาตรฐาน 5 ส. ของฝ่ายฯ เพื่อส่งเสริมให้บุคลากรทุกระดับมีส่วนร่วมในการทำกิจกรรม 5 ส. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและสัมพันธภาพที่ดีในการทำงานร่วมกัน กระบวนการและกิจกรรมที่ดำเนินการ กำหนดและประกาศนโยบายและมาตรฐาน 5 ส. ปี 2551 ของ ฝ่ายบริการวิชาการให้บุคลากรได้รับทราบโดยทั่วกัน แต่งตั้งและมอบหมายงานกรรมการ 5 ส. จัดทำแผนงาน 5 ส. ร่วมกัน ดำเนินการปฏิบัติตามแผนการดำเนินงาน ติดตามผลการดำเนินงาน

มาตรฐานกิจกรรม 5 ส. ฝ่ายฯ เอกสารและแฟ้มเอกสาร เก็บเป็นหมวดหมู่และเป็นระเบียบ การบ่งชี้เอกสารจะต้องตรงกับเอกสารที่อยู่ภายในแฟ้ม สามารถหาเอกสารในแฟ้มหรือในคอมพิวเตอร์ได้ภายใน 5 นาที เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน สะอาด เป็นระเบียบ ใช้งานได้ไม่ชำรุด ห้องครัว ตู้เย็น ไม่มีอาหารตกค้างเก็บอยู่ในครัว และตู้เย็น ไม่มีภาชนะที่ทิ้งไว้ค้างคืน (ยกเว้น แก้วน้ำ) การปฏิบัติงาน ปิดไฟ แอร์ พัดลมและอุปกรณ์อื่น ๆ เมื่อไม่ใช้งาน แจ้งเหตุ หรือรายงานข้อบกพร่อง และข้อขัดแย้งในการทำงานอย่างสม่ำเสมอ หมายเหตุ : กำหนดให้บุคลากรหลักของฝ่ายฯ หมุนเวียนกันปฏิบัติหน้าที่ประธานคณะกรรมการ 5 ส. ฝ่ายบริการวิชาการทุกปี โดยกำหนดตามรอบปีปฏิทิน

แนวคิด 8 ส. ในปี 2551 ฝ่ายบริการวิชาการได้เพิ่มกิจกรรมอีก 3 ส. ไว้ใน กิจกรรม 5 ส.+ คือ ส. ที่ 6 ส. เสนอแนะ (Suggestions) ส. ที่ 7 ส. สร้างสรรค์ (Super Creative) ส. ที่ 8 ส. สไมล์ (Smile) การปรับปรุงการทำงาน โดยใช้กิจกรรม/เทคนิค 5 ส. (+3 ส.) ใน ปี 2551 มีดังนี้

การจัดเก็บเอกสารโดยการสแกน ส. สะสาง เป้าหมายในการปรับปรุง เพื่อเพิ่มพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารให้มากยิ่งขึ้น โดยการสแกน และจัดเก็บรูปของไฟล์ PDF ก่อนที่จะทำลายเอกสาร สภาพการณ์และข้อมูลก่อนปรับปรุง พื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารสำนักงานไม่เพียงพอ เนื่องจากเอกสารโครงการมีปริมาณมาก การดำเนินการปรับปรุง ทำการสแกนเอกสารของโครงการต่างๆที่ปิดเรียบร้อยลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ และCD โดยจัดเก็บให้อยู่ในรูปของไฟล์ PDF และแยกให้เป็นหมวดหมู่ จากนั้นจึงทำลายเอกสารนั้นๆ (ยกเว้นเอกสารบางอย่างที่จำเป็นต้องเก็บในรูปของเอกสาร) ผลการปรับปรุง มีพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารมากยิ่งขึ้น และสามารถแยกพื้นที่การเก็บเป็นสัดส่วนชัดเจน

ส. สะสาง สะดวก สะอาด After Before Big Cleaning Day (สะสาง, สะดวก, สะอาด) เป้าหมาย: จัดระเบียบ สร้างความสามัคคี และสร้างการทำงานกันเป็นทีม ก่อนการปรับปรุง: ขาดระเบียบในบางจุด การดำเนินการ: ร่วมกันจัดระเบียบทั้งภายในองค์กร รวมทั้งระบบเอกสาร ผล: มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยมากขึ้น ส. สะสาง สะดวก สะอาด Before After

เส้นทางที่เก็บไฟล์เอกสาร ส. สะดวก เป้าหมายในการปรับปรุง เพื่อให้สามารถค้นหาเอกสารในเครื่องคอมพิวเตอร์ได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว สภาพการณ์และข้อมูลก่อนปรับปรุง ไม่สามารถค้นหาไฟล์เอกสารในเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อนำมาแก้ไขเพิ่มเติมได้ ในกรณีที่ผู้รับผิดชอบเอกสารไม่อยู่ การดำเนินการปรับปรุง มีการระบุเส้นทางที่เก็บไฟล์เอกสารไว้ด้านล่างของ เอกสารที่พิมพ์ และระบุชื่อผู้ที่พิมพ์เอกสารด้วย ผลการปรับปรุง สามารถค้นหาเอกสารในเครื่องคอมพิวเตอร์ ได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว

ส. สร้างนิสัย การตรวจประเมินภายใน เป้าหมาย: เพื่อกระตุ้นให้มีการทำ 5 ส.อย่างต่อเนื่อง ก่อนการปรับปรุง: ไม่มีการทำ 5 ส. อย่างต่อเนื่อง การดำเนินการ: แต่งตั้งกรรมการ และตรวจประเมิน 5 ส. ตามมาตรฐานฝ่าย ผล: มีการทำ 5 ส. อย่างต่อเนื่อง ส. สร้างนิสัย ตรวจสอบสวิตซ์ไฟฟ้าหลังเลิกงาน เป้าหมาย: ประหยัดพลังงาน ก่อนการปรับปรุง: อุปกรณ์บางประเภทไม่ได้ปิดสวิตซ์หลังเลิกงาน การดำเนินการ: ตรวจสอบสวิตซ์หลังเลิกงานทุกวัน ผล: ลดการใช้พลังงาน ประกวด Do Man เป้าหมาย: เสริมสร้าง กระตุ้น และให้กำลังใจผู้ที่ทำ 5 ส. อย่างต่อเนื่อง ก่อนการปรับปรุง: ไม่มีผู้ทำ 5 ส. อย่างสม่ำเสมอ การดำเนินการ: ประกวด Do Man ผล: บุคลากรในฝ่ายมีการทำ 5 ส.อย่างสม่ำเสมอ

ส. สร้างสรรค์ ประกวดออกแบบบอร์ด และคำขวัญ 5 ส. เป้าหมาย: เกิดการแลกเปลี่ยนความคิดภายในองค์กร และส่งเสริมความกล้าแสดงออก ก่อนการปรับปรุง: บอร์ดไม่น่าสนใจ การดำเนินการ: จัดการประกวดโดยบุคลากรภายในฝ่ายบริการวิชาการ ผล: มีความตื่นตัวในการแสดงความคิดสร้างสรรค์ ส. สร้างสรรค์ จัดกิจกรรมดูงาน 5 ส. เป้าหมาย: เปิดโลกทัศน์กิจกรรม 5 ส. ก่อนการปรับปรุง: ขาดการศึกษาแนวทาง รูปแบบ และความหลากหลาย การดำเนินการ: ศึกษาดูงาน ณ โรงไฟฟ้าขนอม จ.นครศรีธรรมราช ผล: ได้รับความรู้และประสบการณ์ตรง ประกวด Best Practice เป้าหมาย: ส่งเสริม และกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ในการทำ 5 ส. ก่อนการปรับปรุง: ขาดความคิดสร้างสรรค์ในการทำ 5 ส. การดำเนินการ: ประกวด Best Practice ผล: เกิดแบบอย่างที่ดีในการทำ 5 ส.

ส. เสนอแนะ ข้อเสนอแนะพัฒนาองค์กร (เสนอแนะ) เป้าหมาย: ร่วมเสนอแนะเพื่อการพัฒนา ก่อนการปรับปรุง: ไม่ค่อยมีการร่วมเสนอแนะการพัฒนาองค์กร การดำเนินการ: เขียน Blog เชิงพัฒนาองค์กร 1 เรื่องต่อเดือน ผล: การนำข้อเสนอแนะมาปรับปรุง

สิ่งที่ได้รับจากการทำกิจกรรม 5 ส. เกิดการพัฒนาการทำงานให้เป็นระบบ และเป็นต้นแบบที่ดีในการทำงาน เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้ ความคิดสร้างสรรค์ ในองค์กรซึ่งเป็นรากฐานในการพัฒนาสู่การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ สร้างวินัยและสร้างนิสัยในการทำ 5 ส. อย่างสม่ำเสมอ เกิดความสามัคคีในองค์กร ซึ่งส่งเสริมให้เกิดการทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพ สร้างบรรยากาศและทัศนคติที่ดีในการทำงาน สร้างบุคลากรให้มีคุณภาพ สู่การพัฒนางานและองค์กรที่มีคุณภาพต่อไป

เคล็ดลับและข้อคิดในการดำเนินกิจกรรม 5 ส. ผู้บริหารกระตุ้นและให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง (หัวส่าย หางกระดิก) เน้นการมีส่วนร่วมของบุคลากรในทุกระดับ ในการปรับปรุงงานอย่างจริงจังและต่อเนื่อง สร้างกิจกรรมกระตุ้นจิตสำนึก และความคิดสร้างสรรค์ ในการทำกิจกรรม 5 ส. มีการสอดแทรกเรื่อง 5 ส. ในทุกกิจกรรมหลักขององค์กร และเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติงาน การใช้ระบบสารสนเทศ (IT) มาช่วยในการดำเนินกิจกรรม 5 ส. มีรางวัลเล็กน้อยเพื่อเป็นขวัญกำลังใจในการทำ 5 ส.