บทที่ 2 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการวิเคราะห์ระบบ

วัตถุประสงค์การเรียน อธิบายความแตกต่างระหว่างคำว่าข้อมูลและสารสนเทศได้ อธิบายถึงลักษณะของสารสนเทศที่ดี และความสำคัญของสารสนเทศต่อระบบธุรกิจได้ อธิบายความหมายของคำว่า ระบบ ระบบสารสนเทศ และชนิดของระบบสารสนเทศ บอกหน้าที่ ความรู้ และทักษะที่จำเป็น ของนักวิเคราะห์ระบบได้ อธิบายขั้นตอนการพัฒนาระบบสารสนเทศได้ วิเคราะห์ระบบย่อยของระบบสารสนเทศสถาบันการศึกษาได้

ความหมายของข้อมูล (Data) ข้อมูลที่ใช้งานในปัจจุบัน ใช่ว่าจะมีเพียงแค่ตัวอักขระหรือสัญลักษณ์ต่างๆ เท่านั้น แต่จะประกอบด้วยข้อมูลที่เป็นข้อความ รูปภาพ และเสียง เช่น ปริมาณ ระยะทาง ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ คะแนนของนักเรียน บันทึกประจำวัน ฯลฯ

ตัวอย่างการประมวลผลข้อมูล ความหมายของการประมวลผล (Processing) วิธีการจัดการกับข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความหมาย และมีประโยชน์ต่อการนำไปใช้งาน ตัวอย่างการประมวลผลข้อมูล 100 x 2000 - + 851 450 การคำนวณ

ตัวอย่างการประมวลผลข้อมูล A xxx Xxx B C การจัดหมวดหมู่ การสรุปผล A Z การเรียงลำดับข้อมูล

ความหมายของสารสนเทศ (Information) 1ข้อมูลที่ผ่านกระบวนการประมวลผล เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ 2ข้อมูลข่าวสาร ความรู้ต่าง ๆ ที่มีการบันทึกอย่างเป็นระบบ ตามหลักวิชาการ เพื่อนำมาเผยแพร่และใช้งานต่าง ๆ ทุกสาขา

ข้อมูลและสารสนเทศในทางธุรกิจ ข้อมูล (Data) คือ เหตุการณ์จริง (Fact) ที่เกิดขึ้นประจำวันในการดำเนินธุรกิจขององค์กร สารสนเทศ (Information) คือ ข้อมูลที่ผ่านกระบวนการเก็บรวบรวมและเรียบเรียง เพื่อเป็นแหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้ กระบวนการ Process ข้อมูล DATA สารสนเทศ Information

คุณลักษณะของสารสนเทศ (Information Characteristics) มีความถูกต้อง (Accurate) --> ข้อมูลที่นำเข้าสู่ระบบต้องไม่ผิดพลาด มีความสมบูรณ์ (Complete) --> ข้อมูลในส่วนสำคัญครบถ้วน มีความคุ้มทุน (Economical) --> สารสนเทศที่ดีจะต้องผ่านกระบวนการที่มีต้นทุนน้อยกว่าหรือเท่ากับกำไรที่ได้จาการผลิต มีความยืดหยุ่น (Flexible) --> สามารถนำไปใช้ได้กับบุคคลหลายกลุ่ม เช่น รายงานยอดคงเหลือของวัตถุดิบที่มีอยู่จริง สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจเพื่อสั่งซือวัตถุดิบได้โดยฝ่ายจัดซื้อ สามารถนำไปใช้ในการคำนวณการลงทุนได้ และสามารถนำไปใช้ในการคำนวณยอดขายได้ เป็นต้น

คุณลักษณะของสารสนเทศ (Information Characteristics) มีความเชื่อถือได้ (Reliable) --> การเก็บรวบรวมข้อมูลมาจากแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ ตรงประเด็น (Relevant) --> มีความสัมพันธ์กับงานที่ต้องการวิเคราะห์ มีความง่าย (Simple) --> ไม่ซับซ้อน คือ ไม่มีรายละเอียดปลีกย่อยมากเกินไปจนไม่ทราบความสำคัญที่แท้จริงของสารสนเทศที่ใช้ในการตัดสินใจนั้น มีความเหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบัน (Timely) --> ทันสมัย เพื่อการตัดสินใจที่ถูกต้องมากยิ่งขึ้น สามารถตรวจสอบได้ (Verifiable) --> ตรวจสอบความถูกต้องได้ โดยอาจตรวจสอบจากแหล่งที่มา

What is a system? ระบบ คือ กลุ่มขององค์ประกอบต่างๆ ที่ทำงานร่วมกันเพื่อเป้าหมายหรือจุดประสงค์เดียวกัน เช่น 1. the human body is a system of bone, flesh, muscles, brains, organs, nerves, blood, and so on. 2. ระบบงานทางคอมพิวเตอร์ มีองค์ประกอบ คือ Hardware, Software, Peopleware 3. ระบบการเรียนการสอน มีองค์ประกอบดังนี้ บุคลากร ได้แก่ ครู นักเรียน เจ้าหน้าที่ พัสดุและครุภัณฑ์ ได้แก่ เครื่องฉายแผ่นใส Projector เครื่องคอมพิวเตอร์ โต๊ะ เก้าอี้ เป็นต้น การจัดการ ได้แก่ จัดตารางเรียน ตารางสอบ เก็บเงินค่าลงทะเบียน จ่ายค่าสอนให้แก่ครู เป็นต้น รูปแบบและวิธีการสอน ได้แก่ การเรียนการสอนผ่านเว็บ การเรียนการสอนที่ยึดผู้เรียนเป็นสำคัญ

What is a system? 4. ระบบบริหารจัดการสื่อการเรียนการสอนทางไกลผ่านเว็บ มีการผสานการทำงานขององค์ประกอบหลายอย่าง เช่น คน คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์สื่อสาร เครือข่ายอินเทอร์เน็ต เอกสาร ขั้นตอนการทำงาน แนวคิด เป็นต้น นอกจากนี้ภายในยังประกอบไปด้วยระบบย่อย เช่น ระบบลงทะเบียน ระบบติดตามความก้าวหน้า ระบบทดสอบและประเมินผล เป็นต้น

เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology:IT) คืออะไร การผสมผสานการใช้งานระหว่างเทคโนโลยีทางคอมพิวเตอร์ (ฮาร์ดแวร์ และซอฟท์แวร์) กับเทคโนโลยีการสื่อสาร (ข้อมูล ภาพ เสียง และเครือข่าย) เพื่อให้การติดต่อสื่อสาร และการส่งผ่านข้อมูลมีความสะดวกรวดเร็วมากขึ้น

ระบบสารสนเทศ (Information System) Feedback Output Processing Input

ระบบสารสนเทศ (Information System: IS) คือ การจัดการเกี่ยวกับ คน ข้อมูล กระบวนการ การสื่อสาร และเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อช่วยสนับสนุน และปรับปรุงการทำงานประจำวันในระบบธุรกิจ และช่วยสนับสนุนแนวทางในการแก้ปัญหา (problem-solving) และช่วยในการตัดสินใจของคณะผู้บริหารและผู้ใช้งาน คือ ระบบที่ประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology : IT) ในการผสมผสานระหว่างฮาร์ดแวร์ (Hardware) ซอฟต์แวร์ (Software) และระบบสื่อสารโทรคมนาคม (Telecommunication Systems) เพื่อช่วยเพิ่ม ประสิทธิภาพในการผลิต การดำเนินการ ตลอดจนช่วยให้ข้อมูลเพื่อประกอบในการตัดสินใจแก่ผู้บริหาร (Shelly et, al)

ชนิดของระบบสารสนเทศ (Types of Information System) ระบบการประมวลผลรายการ (Transaction Processing System: TPS) สามารถจัดเก็บข้อมูลที่เกิดขึ้นประจำวันของการดำเนินธุรกิจได้ เช่น ประวัติลูกค้า รายการสั่งซื้อสินค้าจากลูกค้า สร้างข้อมูลเพื่อดำเนินธุรกิจได้ เช่น ออกใบกำกับภาษี ออกใบแจ้งหนี้ ออกใบรายการสินค้า บำรุงรักษาข้อมูลโดยการปรับปรุงข้อมูล (เพิ่ม ลบ แก้ไข) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System: MIS) เป็นระบบที่นำสารสนเทศมาช่วยในการจัดทำรายงานลักษณะต่างๆ วางแผน และควบคุมการดำเนินงานทางธุรกิจ สามารถสร้างสารสนเทศที่อ้างอิงได้ตามหลักการด้านการจัดการ ด้านสถิติที่เป็นที่ยอมรับได้ ได้ข้อมูลมาจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ รวมถึงระบบการประมวลผลข้อมูล (TPS) มีการเตรียมสารสนเทศในรูปแบบต่าง ๆ ตามความละเอียดของข้อมูล

ชนิดของระบบสารสนเทศ (Types of Information System) ต่อ ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System: DSS) จัดเตรียมสารสนเทศที่ได้มาจากระบบ TPS สนับสนุนการตัดสินใจแบบไม่มีโครงสร้าง (Unstructured Decisions) หรือแบบกึ่งโครงสร้าง (Semi-Structured Decisions) ที่เป็นการตัดสินใจต่อเหตุการณ์ที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้ล่วงหน้าหรือคาดการได้ยาก สนับสนุนการตัดสินใจของผู้ใช้ในด้านต่าง ๆ แต่ DSS ไม่ได้ตัดสินใจแทน เมื่อผู้ใช้ระบบต้องการตัดสินใจเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หรือต่อเหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่ง ผู้ใช้ระบบก็จะทำการป้อนข้อมูลที่เป็นตัวแปรต่างๆ ของเหตุการณ์นั้นเข้าสู่ระบบ DSS จากนั้นระบบจะทำการประมวลผลลัพธ์ต่างๆ แล้วรายงานออกมาเป็นทางเลือกให้ผู้ใช้ระบบได้เห็นและรับทราบถึงข้อเปรียบเทียบ โดยผลลัพธ์ที่ได้นั้นขึ้นอยู่กับตัวแปรที่แตกต่างกันของสถานการณ์นั้นๆ และสุดท้ายจึงเป็นหน้าที่ของ ผู้ตัดสินใจว่าจะปฏิบัติตามแนวทางหรือไม่อย่างไรจึงจะดีที่สุด ในกรณีที่ระบบสนับสนุนการตัดสินใจนี้ถูกนำไปใช้กับผู้บริหารระดับสูง ระบบจะถูกเรียกว่า ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System: EIS)

ชนิดของระบบสารสนเทศ (Types of Information System) ต่อ ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert System: ES) เป็นระบบที่ช่วยแก้ปัญหาหรือทำการตัดสินใจแทนผู้ใช้ โดยเลียนแบบเหตุผลและความคิดจากสารสนเทศที่รวบรวมมาจากประสบการณ์ในการแก้ปัญหาจริง และนำมาเป็นทางเลือกในการแก้ปัญหาหรือตัดสินใจ หากใช้งานร่วมกับเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence หรือ AI อาจเรียกได้ว่า Expert System Shells) สามารถดึงสารสนเทศจากคลังข้อมูล (Data Warehouse) เช่นเดียวกับระบบ DSS

ชนิดของระบบสารสนเทศ (Types of Information System) ต่อ ระบบสารสนเทศเพื่อสำนักงาน (Office Information System หรือ OIS) เรียกอีกอย่างหนึ่งว่า ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office automation Systems) เป็นระบบที่สนับสนุนกิจกรรมการทำงานในสำนักงานที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน รวมทั้งช่วยในการติดต่อสื่อสารของบุคลากรไม่ว่าจะอยู่ในสถานที่เดียวกันหรือไม่ก็ตาม มีการเก็บรวบรวมสารสนเทศต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลทุกกลุ่มไว้เพื่อการใช้งาน ช่วยการทำงานอัตโนมัติด้านต่าง ๆ ได้แก่ การประมวลคำ ส่งข้อความอิเล็กทรอนิกส์ หรือ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ การทำงานร่วมกันเป็นเครือข่ายคอมพิวเตอร์ การกำหนดการทำงานร่วมกัน เป็นต้น ประยุกต์กับระบบ TPS เกิดเป็นเทคโนโลยีที่หลากหลาย

ชนิดของระบบสารสนเทศ (Types of Information System) ต่อ ระบบสารสนเทศส่วนบุคคลและสารสนเทศเพื่อการทำงานเป็นกลุ่ม(Personal and Work Group Information Systems: PIS , WIS) เพื่อรองรับการใช้งานของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และซอฟท์แวร์ WIS เป็นระบบที่เชื่อมโยงการทำงานระหว่างคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลกับเครือข่ายคอมพิวเตอร์แบบแลน (Local Area Network: LAN)

Who is System Analyst? ผู้ที่เป็นตัวกลางในการติดต่อระหว่างระบบสารสนเทศกับกลุ่ม ผู้เกี่ยวข้อง (System Owners เจ้าของระบบ, System Users ผู้ใช้ระบบ, System Builders ผู้พัฒนาระบบ)

Whom does System Analyst need to contact? ผู้จัดการ โปรแกรมเมอร์ เจ้าของระบบ นักวิเคราะห์ ระบบ ผู้เชี่ยวชาญ ด้านเทคนิค ผู้ใช้ระบบ ผู้ขายและ ผู้จัดจำหน่าย

หน้าที่หลักของนักวิเคราะห์ระบบคือ วิเคราะห์ระบบ (System Analysis) วิเคราะห์ปัญหาและเสนอแนวทางการแก้ไขตามความต้องการผู้ใช้และความเหมาะสมต่อสถานะการเงินขององค์กร ออกแบบระบบ (System Design) กำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคโดยนำระบบคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้ เพื่อแก้ปัญหาที่ได้วิเคราะห์มาแล้ว

What are System Analyst duties? ระหว่างการพัฒนาระบบสารสนเทศนักวิเคราะห์ระบบยังมีหน้าที่ที่ต้องดำเนินการ อีกหลายหน้าที่ดังนี้ * รวบรวมข้อมูล รวบรวมข้อมูลของระบบเดิมเพื่อให้ทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้น และนำไปใช้เป็นข้อมูลในการพัฒนาระบบใหม่ เช่น รวบรวมแบบฟอร์ม รายงาน จัดทำแบบสอบถาม แบบสัมภาษณ์ เพื่อเก็บรายละเอียดต่างๆ จากผู้ใช้ระบบ

What are System Analyst duties? (ต่อ) จัดทำเอกสาร ในระหว่างการพัฒนาระบบ SA ต้องจัดทำเอกสารประกอบในแต่ละขั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบโดยละเอียด และปรับปรุงให้เป็นปัจจุบัน เพื่อความคล่องตัวในการเปลี่ยนทีมงานในระหว่างการพัฒนาระบบ จัดทำพจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary) เป็นการรวบรวมเอกสารทั้งหมด และอธิบายเอกสารต่างๆ ที่ต้องมีการใช้งานในระบบ เป็นสิ่งที่ SA ใช้ในการติดต่อประสานงานกับโปรแกรมเมอร์และ เจ้าของระบบ