การบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา

ความหมายของบันทึก  ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา  ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา  ผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา  ข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ  โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความและให้มีหัวข้อดังต่อไปนี้ (๑) ชื่อหรือตำแหน่งผู้ที่บันทึกถึง (๒) สาระสำคัญของเรื่อง (๓) ชื่อและตำแหน่งผู้บันทึก

***บันทึกฉบับหนึ่งอาจใช้วิธีการบันทึกหลายลักษณะรวมกันก็ได้ ประเภทของบันทึก ๑. บันทึกย่อเรื่อง ๒. บันทึกรายงาน ๓. บันทึกความเห็น ๕. บันทึกติดต่อ ๔. บันทึกสั่งการ ***บันทึกฉบับหนึ่งอาจใช้วิธีการบันทึกหลายลักษณะรวมกันก็ได้

การบันทึกต่อเนื่อง 1. ระบุคำขึ้นต้น 5. ลงวัน เดือน ปี 2. ชื่อหรือตำแหน่ง ผู้ที่บันทึกถึง 4. ชื่อและตำแหน่ง ผู้บันทึก 3. ใจความที่บันทึก

บันทึกย่อเรื่อง คือ การเขียนหรือพิมพ์โดยเก็บข้อความย่อจาก คือ การเขียนหรือพิมพ์โดยเก็บข้อความย่อจาก ต้นเรื่องเฉพาะประเด็นสำคัญ แต่ให้เข้าใจเรื่องเพียงพอ ที่จะสั่งงานได้โดยไม่ผิดพลาด - ตั้งหัวข้อเรื่องว่าใคร อะไร เมื่อไร ที่ไหน ทำไม อย่างไร เป็นข้อๆ - อ่านเรื่องให้ตลอด - จับประเด็นสำคัญของเรื่อง - เขียนเป็นข้อความสั้น ๆ - เรียบเรียงเป็นข้อๆ ย่อตามลำดับข้อความของหนังสือที่อีกฝ่ายหนึ่งติดตามมาก่อน - ปรับปรุงแก้ไขลำดับใหม่เพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น

วิธีสรุปสาระสำคัญของเรื่อง - อ่านเรื่องทั้งเรื่องให้เข้าใจแจ่มแจ้ง - จับใจความสำคัญของเรื่องให้ได้ - สรุปรวมความทั้งเรื่อง วิธีเสนอเรื่องให้เข้าใจ - ลำดับความให้ดี - เน้นส่วนสำคัญของเรื่อง - อ้างอิงให้ดูรายละเอียดประกอบ

บันทึกรายงาน คือ การรายงานเสนอผู้บังคับบัญชาในเรื่องที่ปฏิบัติ หรือประสบพบเห็น หรือสำรวจสืบสวนซึ่งเกี่ยวกับราชการ * ถ้าเป็นการรายงานเรื่องในหน้าที่ให้เขียนรายงานข้อเท็จจริง ให้ละเอียด * ถ้าเป็นรายงานเรื่องที่ได้รับมอบหมายเฉพาะ ให้รายงาน ทุกเรื่องที่ผู้บังคับบัญชาต้องการทราบหรือสนใจ * ถ้าเป็นเรื่องนอกเหนือหน้าที่ซึ่งอาจเป็นประโยชน์แก่ราชการ ด้วยความหวังดี ให้เขียนรายงานให้สั้น เอาแต่ข้อความที่จำเป็น แต่แยกเป็นหัวข้อไว้ต่างหาก * ถ้าเป็นรายงานที่จะต้องให้ผู้บังคับบัญชาตัดสินใจ ให้ผู้รายงานเสนอ ความเห็นเพื่อประกอบการพิจารณาของผู้บังคับบัญชาด้วย

 ได้เข้ารับการฝึกอบรมตามกำหนดเวลาหรือไม่ ถ้าไม่ครบ เพราะเหตุใด ตัวอย่างสาระสำคัญที่ต้องรายงานการฝึกอบรม  ได้เข้ารับการฝึกอบรมตามกำหนดเวลาหรือไม่ ถ้าไม่ครบ เพราะเหตุใด  ได้รับการฝึกอบรมในวิชาหรือเรื่องอะไรบ้าง  ได้รับผลประการใดจากการฝึกอบรมนั้น  ความเห็นหรือข้อเสนอแนะ (ถ้ามี)

บันทึกความเห็น คือ ข้อความที่เขียน หรือพิมพ์แสดงความรู้สึกนึกคิดของตนเกี่ยวกับเรื่องที่บันทึกว่า อะไร เมื่อไร ที่ไหน ใคร ทำไม อย่างไร ในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เพื่อช่วยประกอบการพิจารณาสั่งการ *** บันทึกนี้จะเป็นบันทึกต่อเนื่องเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หรือต่อท้ายบันทึกย่อเรื่อง หรือบันทึกรายงานก็ได้ โดยสรุปประเด็นที่เป็นเหตุแล้วจึงเขียนความเห็นที่เป็นผล

บันทึกสั่งการ คือ ข้อความที่ผู้บังคับบัญชาเขียนหรือพิมพ์สั่งการไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

การเสนอแนวทางสั่งการ “จึงเรียนมาเพื่อพิจารณา” เสนอเพื่อทราบ ลงท้ายว่า “จึงเรียนมาเพื่อทราบ” เสนอเพื่อพิจารณา “จึงเรียนมาเพื่อพิจารณา”

บันทึกขออนุญาต - ขออนุมัติ คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเขียนเสนอต่อผู้บังคับบัญชา เพื่อขออนุญาตหรือขออนุมัติทำการ อย่างใดอย่างหนึ่ง หรือขอเงิน หรือขอวัสดุ สิ่งของใด ๆ เช่น - ขออนุมัติเดินทางไปราชการ - ขออนุมัติโครงการฝึกอบรม - ขอเบิกเงินค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ

เรื่อง การอบรมหลักสูตร “งานธุรการที่ควรรู้เพื่อความก้าวหน้าในหน้าที่” เรียน นายก อบต................................. ตามที่........อนุมัติให้กระผมเข้ารับการอบรมหลักสูตรการเขียนหนังสือราชการ โดยเบิกค่าใช้จ่ายในการอบรมได้.... กระผมขอรายงานผลการอบรม ดังต่อไปนี้ ๑. กระผมได้เข้าอบรมตามหลักสูตรแล้ว มีค่าใช้จ่ายเป็นค่า......................... รวมเป็นเงินทั้งสิ้น..........บาท รายละเอียดตามเอกสาร ๒. หัวข้อวิชาที่ได้รับการอมรมตามหลักสูตรมีรายละเอียดตามเอกสาร ๓. การวัดผลหลังการอบรมเมื่อจบหลักสูตรแล้วปรากฏว่า..... ๔. การอบรมตามหลักสูตร ทำให้ได้รับความรู้ความชำนาญในการใช้หนังสือราชการและการเขียนหนังสือราชการเพิ่มขึ้นมากคือ.................... ๕. กระผมสามารถจะนำความรู้ที่ได้รับจากการอบรมมาใช้ในการปฏิบัติราชการในหน้าที่ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นได้ จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ

การพิมพ์หนังสือด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ 1. นส. ด่วนที่สุด ที่ นร 0506/ว 164 ลว. 13 ก.ย. 53 - แจ้งมติ ครม. ให้ส่วนราชการติดตั้งฟอนต์ 13 รูปแบบ 2. นส. ที่ นร 0106/ว 2019 ลว. 30 พ.ย. 53 - จัดทำคำอธิบายการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย ด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ - ให้ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ Th Saraban PSK ขนาด 16 พอยท์ (เพื่อประโยชน์ในการจัดเก็บข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือ ราชการในระบบอิเล็กทรอนิกส์)

1. การตั้งค่าในโปรแกรมพิมพ์ - ขอบซ้าย 3 ซม. ขวา 2 ซม. - ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ single - กั้นค่าไม้บรรทัดอยู่ระหว่าง 0-16 ซม. 2. ขนาดตราครุฑ - สูง 3 ซม. กระดาษตราครุฑ - สูง 1.5 ซม. กระดาษบันทึกข้อความ

3. การพิมพ์ 3.1 หนังสือภายนอก - เรื่อง คำขึ้นต้น อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย (1 E + B 6 pt) - ข้อความภาคเหตุ ความประสงค์ สรุป (1 E + B 6 pt) - ย่อหน้า 2.5 ซม. - คำลงท้าย (1 E + B 6 pt) - ชื่อเต็ม (เว้น 3 บรรทัด หรือ 4 E) - ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง (เว้น 3 บรรทัด หรือ 4 E)

3.2 หนังสือภายใน - หลังส่วนราชการ ที่ วันที่ เรื่อง จะต้องใส่จุดไข่ปลาด้วย - ไม่ต้องมีเส้นทึบแบ่งระหว่างหัวกระดาษกับข้อความ - คำว่า “บันทึกข้อความ” ใช้ตัวษรหนาขนาด 29 พ้อยท์ - ส่วนราชการ ที่ วันที่ เรื่อง ใช้ตัวอักษรหนา 20 พ้อยท์ - คำขึ้นต้นห่างจากเรื่อง 1 E + B 6 pt - ชื่อเต็ม (เว้น 3 บรรทัด หรือ 4 E)

ที่ มท ๐808.2/๑๒๓๔ กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น ถนนนครราชสีมา เขตดุสิต ชั้นความเร็ว ที่ มท ๐808.2/๑๒๓๔ กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น ถนนนครราชสีมา เขตดุสิต กทม. 10300 ๑๐ พฤศจิกายน ๒๕๕๒ เรื่อง เรียน อ้างถึง (ถ้ามี) สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) (ข้อความ)................................................................................................................. .................................................................................................................................. ขอแสดงความนับถือ

3.3 อื่นๆ - การพิมพ์หน้าที่ 2 ให้พิมพ์เลขหน้าระหว่าง (-) ห่างจากขอบกระดาษด้านบน 3 ซม. - การพิมพ์ข้อความต่อหน้า เว้นจากบรรทัดสุดท้าย 3 บรรทัด

การกำหนดตัวเลขสำหรับใช้เป็นหัวข้อ 1. หัวข้อใหญ่ = 1, 2, 3,.......... 2. หัวข้อย่อย ให้แบ่งเป็นช่วงๆ ละ 4 ชั้น 2.1 ช่วงที่ 1 - ชั้นต้น 1,2,3,...... - ชั้นลูก 1.1,1.2,1.3....... - ชั้นหลาน 1.1.1,1.1.2,....... - ชั้นเหลน 1.1.1.1,1.1.1.2...

2.2 ช่วงที่ 2 - ให้ใส่วงเล็บ เช่น 1.1.1.1 (1) 1.1.1.1 (2) ,1.1.1.1 (3) - ชั้นลูก 1.1.1.1 (1.1), 1.1.1.1 (1.2) ,1.1.1.1 (1.3) - ชั้นหลาน 1.1.1.1 (1.1.1), 1.1.1.1 (1.1.2), 1.1.1.1 (1.1.3) - ชั้นเหลน 1.1.1.1 (1.1.1.1), 1.1.1.1 (1.1.1.2) 2.3 ช่วงที่ 3.... - ชั้นลูก 1.1.1.1 (1.1.1.1) (1.1), 1.1.1.1 (1.1.1.1) (1.2)

ข้อควรระวังในการพิมพ์ • ไม่พิมพ์ตก มีความรู้ในตัวสะกด การันต์ ตัวย่อ เข้าใจข้อความในหนังสือนั้น จัดวรรคตอนได้ถูกต้อง รู้หลักภาษา รู้แบบหนังสือราชการ รู้ชื่อส่วนราชการ ชื่อและตำแหน่งในวงราชการ พิจารณาการใช้กระดาษ วางรูปหนังสือ รักษาเครื่องพิมพ์

^ ^ เครื่องหมายในการตรวจแก้หนังสือ  ( ) ? ? P P เอาออก เช่น อนุญาติ  สลับคำกัน เช่น มีหมายความ เอาออกแล้วเลื่อนให้ชิด เช่น สำนักพิมพ์ ของ มหาวิทยาลัย ( ) ย่อเข้ามาให้ตรงแนว เช่น 1. ย้าย 2. วัด 3. โรงเรียน เว้นวรรคธรรมดา เว้นวรรคใหญ่ ^ ? เพิ่มข้อความ เช่น พระบาทสมพระเจ้าอยู่หัว ^ สงสัยข้อความ เช่น มีรสขมและหวาน ? P ขึ้นย่อหน้าใหม่ เลื่อนให้ชิดกัน ไม่เว้นวรรค P ไม่ต้องย่อหน้า