LesStep Faster Makes Better

รายชื่อสมาชิกกลุ่ม QCC 1. นางสาวมินตรา พิมพ์โพธิ์ (มิ้ม) 561510216 2. นางสาววรรรณภา หงษ์ฤทัย (ตอย) 561510229 3. นางสาววราภรณ์ เครือทะนุ (ดรีม) 561510231 4. นายศรันย์ สฤษฎิพันธาวาทย์ (จูเนียร์) 561510248 5. นายศรายุธ พุ่มโพธิ์ (เบนซ์) 561510249 6. นางสาวศศิวิมล ทิพย์โอสถ (แสตมป์) 561510252 7. นายศาตนันท์ ชัยวัฒนวสุ (เปรม) 561510253 บุคลากร : 1. นางสาวรังษิญาณี สรัสสมิต (พี่นาย) งานบริการการศึกษา 2. นายเอกรินทร์ ศรีวิชัย (พี่เอก) งานบริการการศึกษา อาจารย์ที่ปรึกษา : อาจารย์ ดร.เขมกร ไชยประสิทธิ์

1. การค้นหาปัญหา คัดเลือกหัวข้อ ลำดับ ปัญหา คะแนน ความเป็นไปได้ ความ สำคัญ ผล กระทบ รวม 1. ความล่าช้าในการตรวจสอบ มชท.92 5 4 80 2. ที่นั่งในห้องเรียนไม่เหมาะสมกับจำนวนนักศึกษา 3 36 3. ลงทะเบียนผิดพลาดเนื่องจากไม่ทราบตัวPre-requisite 2 32 4. การลงทะเบียนเรียนไม่ตามแผนการเรียน 18 5. วันสอบชน 1 12 จากการถกปัญหากับบุคลากรประจำกลุ่ม พบว่ามีปัญหาที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานของบุคลากรดังนี้ 1. ความล่าช้าในการตรวจสอบ มชท.92 2. ที่นั่งในห้องเรียนไม่เหมาะสมกับจำนวนนักศึกษา 3. ลงทะเบียนผิดพลาดเนื่องจากไม่ทราบตัวPre-requisite 4. การลงทะเบียนเรียนไม่ตามแผนการเรียน 5. วันสอบชนกัน และเมื่อสรุปความเป็นไปได้ ความสำคัญ และผลกระทบของปัญหา จึงได้เลือกข้อ1 เรื่องปัญหาความล่าช้าในการตรวจสอบ มชท.92 มาเป็นหัวข้อในการแก้ไข

2. การกำหนดสภาพปัจจุบัน และตั้งเป้าหมาย การดำเนินงาน วันที่ดำเนินงาน จัดทำแผนผังกระบวนการเชิงเส้นตรง ( Linear flow chart ) 25 ส.ค. 58 2. ออกแบบแผ่นตรวจสอบ ( Check sheet ) เพื่อจับเวลาการ หหตรวจสอบ มชท.92 7 ก.ย. 58 3. เก็บข้อมูลก่อนการปรับปรุง ส.ค. – ก.ย. 58 4. จัดทำขั้นตอนการปฏิบัติงาน ต.ค. 58 5. ตั้งเป้าหมาย 27 ต.ค. 58 เป็นขั้นตอนการดำเนินงานโดยรวมของกลุ่ม LesStep

การกำหนดสภาพปัจจุบัน และตั้งเป้าหมาย ขั้นตอน กระบวนการ ผู้ทำ 1 รับใบเสนอเพื่อขออนุมัติปริญญา (มชท.92) หน่วยธุรการ 2 จัดส่งใบเสนอเพื่อขออนุมัติปริญญา (มชท.92) แก่ฝ่ายทะเบียนการศึกษา งานบริการการศึกษาระดับปริญญาตรี 3 ส่งใบ มชท.92 ถึงภาควิชาเพื่อแจ้งอาจารย์ที่ปรึกษาตรวจสอบ 4 คณะทำการตรวจสอบใบ มชท.92 ของนักศึกษา 5 เสนอคณบดี/รองคณบดีลงนามใบ มชท.92 6 จัดส่งใบเสนอเพื่อขออนุมัติปริญญา (มชท.92) แก่สำนักทะเบียนและประมวลผล 40 วัน เป็นขั้นตอนทั้งหมดในการตรวจสอบ มชท.92 ขั้นตอนที่ 1 สำนักทะเบียนส่งใบเสนอเพื่อขออนุมัติรับปริญญา (มชท.92) มายังคณะ ขั้นตอนที่ 2 คณะรับใบเสนอเพื่อขออนุมัติรับปริญญา (มชท.92) ขั้นตอนที่ 3 งานธุรการส่งใบเสนอเพื่อขออนุมัติรับปริญญา (มชท.92) มายังงานบริการการศึกษา เพื่อแยกชื่ออาจารย์ที่ปรึกษาและส่งไปยังภาควิชา ขั้นตอนที่ 4 งานบริการการศึกษา เก็บสำเนาใบเสนอเพื่อขออนุมัติรับปริญญา (มชท.92) เพื่อตรวจสอบ ขั้นตอนที่ 5 ภาควิชาส่งใบเสนอเพื่อขออนุมัติรับปริญญา (มชท.92) กลับมายังงานบริการการศึกษา ขั้นตอนที่ 6 งานบริการการศึกษา เสนอใบเสนอเพื่อขออนุมัติรับปริญญา (มชท.92) ให้คณบดี/รองคณบดีลงนาม ขั้นตอนที่ 7 งานบริการการศึกษารวบรวมจัดส่งใบเสนอเพื่อขออนุมัติรับปริญญา (มชท.92) ให้แก่สำนักทะเบียนและประมวลผล

แผ่นตรวจสอบ (Check Sheet) การตรวจสอบ มชท.92 ( ก่อนการปรับปรุง) ผู้ปฏิบัติงาน ระยะเวลาที่ใช้ (นาที) 1. นางรจนา บุตรเจ็ดคน 5.57 2. นายสังข์ทอง รูปงาม 6.47 3. นางตะเภาทอง เมืองพิจิตร 7.11 4. นางวันทอง สามใจ 7.32 รวม 27.45 เฉลี่ย 7.26 ก่อนการปรับปรุงแก้ไขวิธีการตรวจสอบ ได้ให้เจ้าหน้าที่/บุคลากรที่เกี่ยวข้อง ทดลองตรวจเอกสาร มชท.92 โดยผลลัพธ์เป็นดังนี้ 1. นางรจนา บุตรเจ็ดคน ใช้เวลาทั้งสิ้น 5.57 นาที/แผ่น 2. นายสังข์ทอง รูปงาม ใช้เวลาทั้งสิ้น 6.47 นาที/แผ่น 3. นางตะเภาทอง เมืองพิจิตร ใช้เวลาทั้งสิ้น 7.11 นาที/แผ่น 4. นางวันทอง สามใจ ใช้เวลาทั้งสิ้น 7.32 นาที/แผ่น ซึ่งเวลาเฉลี่ยที่ใช้ในการตรวจสอบ มชท.92 คือ 7.26 นาที

3. การวางแผนดำเนินกิจกรรม 7 Step QC ส.ค.58 ก.ย.58 ต.ค.58 พ.ย 58 1.การค้นหาปัญหา/คัดเลือกหัวข้อ 2.การสำรวจสภาพปัจจุบันและตั้งเป้าหมาย 3.การวางแผนกิจกรรม 4.การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา 5.การกำหนดมาตรการแก้ไขและปฏิบัติ 6.การตรวจสอบผล 7.การกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน 8.จัดเตรียมนำเสนอผลงาน 9.นำเสนอผลงานกิจกรรม QCC เป็นขั้นตอนการวางแผนการดำเนินกิจกรรม โดยแต่ละขั้นตอนใช้ระยะเวลาดังต่อไปนี้ 1. การค้นหาปัญหา/คัดเลือกหัวข้อ 2 สัปดาห์ 2. การสำรวจสภาพปัจจุบันและตั้งเป้าหมาย 1 สัปดาห์ 3. การวางแผนกิจกรรม 1 สัปดาห์ 4. การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา 2 สัปดาห์ 5. การกำหนดมาตรการแก้ไขและปฏิบัติ 3 สัปดาห์ 6. การตรวจสอบผลการกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน 2 สัปดาห์ 7. การกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน 2 สัปดาห์ 8. จัดเตรียมนำเสนอผลงาน 2 สัปดาห์ 9. นำเสนอผลงานกิจกรรม QCC 1 สัปดาห์ รวมระยะเวลาที่ใช้ทั้งสิ้น 16 สัปดาห์ หรือ 4เดือน

4. การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา ใช้แผนภูมิเหตุและผลในการระบุสาเหตุของปัญหา ซึ่งมีดังนี้ 1.ส่วนหัวปลา คือปัญหาที่เกิดขึ้น ซึ่งก็คือ ความล่าช้าในการตรวจสอบ มชท.92 2.ส่วนก้างปลาหลัก คือสาเหตุหลักที่ก่อให้เกิดปัญหา ซึ่งมีดังนี้ 2.1 นักศึกษา 2.2 กระบวนการทำงาน 2.3 บุคลากร 2.4 สำนักทะเบียน 2.5 ผู้บริหาร 3.ส่วนก้างปลาย่อย คือสาเหตุย่อยที่ก่อให้เกิดสาเหตุหลัก(ก้างปลาหลัก)ของปัญหา เช่น ก้างปลาหลัก : กระบวนการทำงาน ก้างปลาย่อย : การจัดเก็บข้อมูล, ระบบค้นหาข้อมูล, มีหลายขั้นตอน (สิ่งเหล่านี้ทำให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างล่าช้า)

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Before) ใบเทียบแทน รับมชท.92จากสำนักทะเบียน ใบโอน หน่วยกิต ค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้อง ใบเปลี่ยน รหัสวิชา ก่อนการปรับปรุงแก้ไขระบบการตรวจเอกสาร มชท.92 มีขั้นตอนการดำเนินงานดังนี้ รับมชท.92 จากสำนักทะเบียน ค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องในการตรวจสอบ มชท.92 คือ ใบเทียบแทน ใบโอนหน่วยกิต ใบเปลี่ยนรหัสวิชา และโครงสร้างหลักสูตร ซึ่งในขั้นตอนนี้มีความยุ่งยากมากในการค้นหาเอกสาร คำนวณเกรด คำนวณเพื่อบอกนักศึกษาที่เกรดเฉลี่ยรวมต่ำกว่า 2.00 ว่าในภาคการศึกษาถัดไป ควรทำเกรดให้ได้เท่าไหร่ขึ้นไป นำเสนอต่อคณบดี โครงสร้างหลักสูตร คำนวณเกรด เสนอคณบดี

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (After) รับมชท.92จากสำนักทะเบียน ใบเทียบแทน ใบโอน หน่วยกิต ใบเปลี่ยน รหัสวิชา เปิดโปรแกรม LesStep โครงสร้างหลักสูตร หลังการปรับปรุงแก้ไขระบบการตรวจเอกสาร มชท.92 มีขั้นตอนการดำเนินงานดังนี้ รับมชท.92 จากสำนักทะเบียน เปิดโปรแกรม LesStep ขึ้นมา ซึ่งภายในโปรแกรม มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบ มชท.92 อยู่อย่างครบถ้วน ดังนี้ ใบโอนหน่วยกิต ใบเทียบแทน ใบเปลี่ยนรหัสวิชา โครงสร้างหลักสูตร และโปรแกรมคำนวณเกรด ซึ่งโปรแกรมนี้ช่วยลดระยะเวลาในการค้นหาเอกสารอย่างมาก และทำให้คำนวณเกรดได้อย่างถูกต้อง ง่ายดาย จึงช่วยลดระยะเวลาการตรวจสอบ มชท.92 ลง เสนอคณบดี เสนอคณบดี คำนวณเกรด

5. การกำหนดมาตรการแก้ไขและปฏิบัติ เมื่อทำโปรแกรมสำเร็จ จึงนำมาให้เจ้าหน้าที่ใช้ปฎิบัติงานจริง เมื่อพบข้อผิดพลาดจากการทดลองใช้จริง และเมื่อได้รับข้อแนะนำจากเจ้าหน้าที่ที่ได้ทดลองใช้ ทำให้มีการปรับปรุงระบบให้ดีและเหมาะสมยิ่งขึ้น

6. การตรวจสอบผล แผ่นตรวจสอบ (Check Sheet) การตรวจสอบ มชท.92 ( หลังการปรับปรุง) ผู้ปฏิบัติงาน ระยะเวลาที่ใช้ (นาที) 1. นางรจนา บุตรเจ็ดคน 3.58 2. นายสังข์ทอง รูปงาม 4.16 3. นางตะเภาทอง เมืองพิจิตร 4.31 4. นางวันทอง สามใจ 4.56 รวม 17.41 เฉลี่ย 4.25 หลังการปรับปรุงแก้ไขวิธีการตรวจสอบ ได้ให้เจ้าหน้าที่/บุคลากรที่เกี่ยวข้อง ทดลองตรวจเอกสาร มชท.92 โดยผลลัพธ์เป็นดังนี้ 1. นางรจนา บุตรเจ็ดคน ใช้เวลาทั้งสิ้น 3.58 นาที/แผ่น 2. นายสังข์ทอง รูปงาม ใช้เวลาทั้งสิ้น 4.16 นาที/แผ่น 3. นางตะเภาทอง เมืองพิจิตร ใช้เวลาทั้งสิ้น 4.56 นาที/แผ่น 4. นางสาววันทอง สามใจ ใช้เวลาทั้งสิ้น 4.70 นาที/แผ่น ซึ่งเวลาเฉลี่ยที่ใช้ในการตรวจสอบ มชท.92 คือ 4.25 นาที เมื่อเปรียบเทียบกับเวลาเฉลี่ยที่ใช้ในการตรวจสอบก่อนการปรับปรุง พบว่าใช้เวลาในการตรวจลดลง 3.01 นาที(40.58%)

ฮิสโตแกรม(Histogram) ก่อนและหลังปรับปรุง ก่อนปรับปรุง ระยะเวลาที่ใช้ (นาที) หลังปรับปรุง เป็นกราฟแสดงการเปรียบเทียบการตรวจ มชท.92 ระหว่างก่อนปรับปรุงระบบและหลังปรับปรุงระบบ ซึ่งเห็นได้ว่าหลังปรับปรุงมีประสิทธิผลเพิ่มขึ้น ตรงตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ บุคลากร

7. การทำเป็นมาตรฐาน ทำคู่มือประกอบการใช้ ใส่ไว้ในโปรแกรมตรวจสอบ มชท.92 มีการอัพเดทข้อมูลใบเทียบแทน และใบโอนหน่วยกิตอยู่เสมอ มีการอัพเดทข้อมูลโครงสร้างหลักสูตร และการเปลี่ยนรหัสวิชาอยู่เสมอ เพื่อให้โปรแกรม LesStep สามารถนำไปใช้ได้จริง และใช้ได้ต่อไปในอนาคต 1.ทางกลุ่ม LesStep ได้จัดทำคู่มือประกอบการใช้งาน ใส่ไว้ในโปรแกรม 2.ทางเจ้าหน้าที่ต้องมีการอัพเดทเอกสารที่เกี่ยวข้องให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ โดยที่เอกสารที่เกี่ยวข้องนั้นมีดังนี้ ใบเทียบแทน ใบเทียบโอน โครงสร้างหลักสูตร และการเปลี่ยนรหัสวิชา โดยที่วิธีการอัพเดทข้อมูลนั้นอยู่ภายในโปรแกรม

Cost Saving ต้นทุนที่ประหยัดได้ คำนวณได้ดังนี้ เวลาในการตรวจลดลง 40.58% หรือประมาณ 3.01 นาที/แผ่น ถ้าตรวจมชท.92 จำนวน 500 แผ่นต่อเทอม จะลดเวลาได้ 25 ชั่วโมง 8.20 นาที บุคลากรได้รับค่าแรงเฉลี่ยคนละ 640 บาทต่อวัน คิดเป็น 80 บาทต่อชั่วโมง (ทำงาน 8 ชั่วโมง) ดังนั้นประหยัดได้ = [(80*25)+500(80/3600)]*4*3 = 24,133.32 บาท/ปี

สรุปบทเรียน (Lesson Learnt) ปัญหาอุปสรรค คอมพิวเตอร์ไม่รองรับไฟล์ที่สแกนมา เอกสารเป็นความลับจึงต้องทำงานร่วมกับบุคลากร ปริมาณเอกสารมาก ยากต่อการค้นหา สิ่งที่นักศึกษาได้รับ สามารถนำความรู้วิชาที่เรียนมาปรับใช้และ แก้ปัญหาจริง ข้อเสนอแนะ ควรมีการอัพเดทโปรแกรมให้ปัจจุบันเสมอ ควรคัดแยกเอกสารเพื่อให้สะดวกต่อการค้นหา