การฝึกอบรม MU – ERP ระบบงานบัญชีเจ้าหนี้ (AP: Accounts Payable) วันที่ 25 เมษายน 2011 – 3 พฤษภาคม 2011 โครงการจ้างที่ปรึกษา พัฒนาและติดตั้งระบบงาน ERP โครงการการเงินการบัญชี การจัดซื้อจัดหา การบริหารพัสดุ และการบริหารทรัพยากรบุคคล มหาวิทยาลัยมหิดล Deloitte Consulting Ltd

แนวทางการจัดอบรมและการวัดผล (Training and Evaluation) เวลาการอบรม เช้า 9.00 น – 12.00 น บ่าย 13.00 - 17.00 น หรือ ครบตามเป้าหมายในวันนั้น ๆ การเข้าอบรมขอให้ผู้เข้าอบรมเข้าอบรมให้ครบทุกหัวข้อในระบบงานที่รับผิดชอบ (อย่าขาด) ประเมินผลการเรียน โดยใช้แบบฝึกหัด (Exercise) ที่ปรึกษาจะจัดเตรียมแบบฝึกหัดให้เพื่อเป็นการฝึกทักษะแก่ผู้เข้าอบรม ให้ผู้เข้าอบรมทุกท่านพยายามทำแบบฝึกหัดทุกวันให้เสร็จก่อนกลับ และให้ส่ง Exercise คืน ที่ปรึกษาทุกวันหรือวันสุดท้ายของการอบรมแต่ละระบบงาน ที่ปรึกษาจะตรวจ Exercise รวบรวมคะแนนเพื่อประเมินผล แล้วส่งผลกลับให้กับผู้เข้าอบรม ในภายหลัง Training Environment ทุกคนจะได้ User ID ของตัวเอง ให้ใช้เป็น User Login ของแต่ละคนตลอดช่วงเวลาการ อบรม Key User Training (ดู User ID ได้จากประกาศรายชื่อหน้าห้องอบรม) Password : ตามที่ได้รับการฝึกอบรมรอบ Navigation Client สำหรับการ Training Client ‘800’ 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

+ - - + + + ตารางการฝึกอบรม ห้วข้อการฝึกอบรม วัน/เวลา 1. ภาพรวมระบบบัญชีเจ้าหนี้ (AP Overview) 25.04.2011 (เช้า) 2. การจัดการข้อมูลหลัก (Master Data) ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (Logistic Invoice Verification) การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) การจ่ายเงิน (Payment) และ การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร การจ่ายเงิน (Payment) และ การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (ต่อ) การจ่ายเงินล่วงหน้า การจ่ายเงินทดรองและการยืมเงิน , การบริหารหลักประกัน 25.04.2011 (บ่าย) 26.04.2011 (เช้า) 26.04.2011 (บ่าย) 27.04.2011 (เช้า) 27.04.2011 (บ่าย) 28.04.2011 (เช้า) 28.04.2011 (บ่าย) 29.04.2011 (เช้า) ส่วนงาน 29.04.2011 (บ่าย) 4. การจัดทำฎีกาเงินเดือน 02.05.2011 (ทั้งวัน) 03.05.2011 (เช้า) 5. การประมวลผลสิ้นงวด/สิ้นปี (Periodic Processing) 03.05.2011 (บ่าย) 6. รายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Report) + - - 3 ส่วนงาน + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ + +

ERP 6.0 ระบบงานที่นำมาใช้กับมหาวิทยาลัยมหิดล ระบบบัญชีการเงิน (Financial Accounting - FI) ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger- GL) ระบบบัญชีเจ้าหนี้ - จ่ายชำระเงิน (Account Payable- AP) ระบบบัญชีลูกหนี้ - รับชำระเงิน (Account Receivable- AR) ระบบสินทรัพย์ถาวร (Asset Management- AA) ระบบบัญชีบริหาร (Controlling - CO) ระบบบัญชีศูนย์ต้นทุน (Cost Center Accounting- CCA) ระบบบัญชีศูนย์กำไร (Profit Center Accounting- PCA) ระบบใบสั่งงานภายใน (Internal Order- IO) ระบบวิเคราะห์กำไร (Profitability Analysis- PA) ระบบบริหารงบประมาณ (Budgeting) ระบบบริหารงบประมาณ (Fund Management- FM) ระบบบริหารงานพัสดุ (Material Management - MM) ระบบบริหารการจัดซื้อ-จัดจ้าง (Purchasing- PU) ระบบบริหารงานวัสดุ (Inventory Management- IM) ระบบบริหารทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Management - HR) ระบบงานทะเบียนประวัติบุคลากร (Personnel Administration- PA) ระบบบัญชีเงินเดือนและค่าตอบแทน (Payroll Administration- PY) AP ERP 6.0 Client / Server ABAP/4 FI Financial Accounting CO Controlling AM Fixed Assets Mgmt. PS Project System. WF Workflow IS Industry Solutions MM Materials HR Human Resources SD Sales & Distribution PP Production Planning QM Quality Manage-ment PM Plant Main-tenance 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

1. ภาพรวมระบบงานบัญชีเจ้าหนี้ (AP Overview) สินทรัพย์ถาวร รับสินทรัพย์ ครุภัณฑ์, ค่าเสื่อมราคา (บันทึกบัญชี) ระบบ เงินเดือน เงินเดือน และ ค่าใช้จ่ายบุคลากร (บันทึกบัญชี) ตัดงบ ค่าใช้จ่าย, บันทึกรายได้จริง ระบบ บริหารพัสดุ ระบบ จัดซื้อจัดหา ระบบ งบประมาณ ระบบแยก ประเภททั่วไป รับของ ตรวจสอบงบ และจองงบ GFMIS AP จองงบ ระบบ บัญชีเจ้าหนี้ บันทึกค่าใช้จ่าย/ตั้งหนี้/จ่ายเงิน (บันทึกบัญชี) ระบบ ต้นทุน การจัดการข้อมูลหลักเจ้าหนี้/ธนาคาร การตั้งหนี้ ทำฏีกา และการจ่ายเงิน การจ่ายเงินทดรองจ่าย และ เงินยืม การจ่ายเงินล่วงหน้า และ หลักประกัน รายงานต่าง ๆ ตั้งหนี้ ระบบ บัญชีลูกหนี้ ขายวัสดุ บันทึกรายได้/ตั้งลูกหนี้/รับเงิน (บันทึกบัญชี) Interface ส่วนงานนอกระบบ MU-ERP

ตั้งหนี้อ้างอิงใบสั่ง 1. ภาพรวมระบบงานบัญชีเจ้าหนี้ (AP Overview) Logistic Invoice Verification (LIV) ตั้งหนี้ (AP Invoice) ตั้งหนี้อ้างอิงใบสั่ง (Invoice refer to PO) เงินจ่ายล่วงหน้า (Down Payment) เงิน ทดรอง /เงินสดย่อย จ่ายเงิน (Outgoing Payment) Accounts Payable (FI-AP)

+ - - + + + ตารางการฝึกอบรม ห้วข้อการฝึกอบรม วัน/เวลา 1. ภาพรวมระบบบัญชีเจ้าหนี้ (AP Overview) 25.04.2011 (เช้า) 2. การจัดการข้อมูลหลัก (Master Data) ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (Logistic Invoice Verification) การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) การจ่ายเงิน (Payment) และ การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร การจ่ายเงิน (Payment) และ การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (ต่อ) การจ่ายเงินล่วงหน้า การจ่ายเงินทดรองและการยืมเงิน , การบริหารหลักประกัน 25.04.2011 (บ่าย) 26.04.2011 (เช้า) 26.04.2011 (บ่าย) 27.04.2011 (เช้า) 27.04.2011 (บ่าย) 28.04.2011 (เช้า) 28.04.2011 (บ่าย) 29.04.2011 (เช้า) ส่วนงาน+DT 29.04.2011 (บ่าย) 4. การจัดทำฎีกาเงินเดือน 02.05.2011 (ทั้งวัน) 03.05.2011 (เช้า) 5. การประมวลผลสิ้นงวด/สิ้นปี (Periodic Processing) 03.05.2011 (บ่าย) 6. รายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Report) + - - 3 ส่วนงาน + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ + +

+ + - + + 2. การจัดการข้อมูลหลัก (Master Data) ห้วข้อการฝึกอบรม T-code 2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) 2.1.1 ภาพรวมข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Coding Structure) การบริหารข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ 2.1.2 การสาธิตระบบ การสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Create Vendor) การเปลี่ยนแปลงข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Change Vendor) การแสดงข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Display Vendor) การระงับใช้ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Block/Unblock Vendor) การแฟลกเครื่องหมายลบข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Set deletion Indicator) XK01/FK01* XK02/FK02* XK03/FK03 XK05/FK05* XK06/FK06* 2.1.3 แบบฝึกหัด 2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) + + - + + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Coding Structure) Client ข้อมูลด้านการจัดซื้อ Purchasing Org. 1000 มหาวิทยาลัยมหิดล ข้อมูลระดับบริษัท Company code 1000 มหาวิทยาลัยมหิดล กลุ่มผู้ขาย (Vendor Account Group) Z300 ภาครัฐ Z400 ระหว่างกัน Z100 นิติบุคคล Z200 บุคคลธรรมดา Z500 บุคลากร Z600 นักศึกษา Z900 ขาจร 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ ผู้ขายรายตัว (Vendor )

2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Coding Structure) การออกแบบ (Design) ผู้ขายแบ่งเป็น 2 ประเภท คือ Regular Vendor : ผู้ขายที่คาดว่าจะทำการติดต่อ ต่อไปในอนาคต มากกว่า 1 ครั้งขึ้นไป และเพื่อเป็นการลดเวลาในการกรอกรายละเอียดของผู้ขายทุกครั้งที่มี การติดต่อเพื่อสั่งซื้อสินค้าและ/หรือผ่านรายการบัญชี One time Vendor : ผู้ขายที่จะทำการติดต่อเป็นครั้งคราว และ เพื่อเป็นการลด ปริมาณการจัดเก็บข้อมูล ระบบ SAP จึงมีการกำหนดประเภทผู้ขาย “One-time” โดยจะต้องทำการบันทึกข้อมูลทั่วไปของผู้ขายทุกครั้งที่มีการติดต่อเพื่อสั่งซื้อ สินค้าและ/หรือผ่านรายการบัญชี มีการแบ่งกลุ่มของผู้ขาย เรียกว่า “Vendor Account Group” ตามประเภทการซื้อและ ตามประเภทของหนี้ เพื่อประโยชน์ในการนำข้อมูลไปใช้ในการวิเคราะห์ 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

X XXX (4 Digits) 2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Coding Structure) การออกแบบ (Design) เลขที่ผู้ขายให้อัตโนมัติโดยระบบ (Internal assignment) โครงสร้างข้อมูลหลัก (Coding Structure) 1. กลุ่มผู้ขาย (Vendor Account Group) X XXX (4 Digits) 100 ผู้ขาย กลุ่ม นิติบุคคล 200 ผู้ขาย กลุ่ม บุคคลธรรมดา 300 ผู้ขาย กลุ่ม หน่วยงานภาครัฐ 400 ผู้ขาย กลุ่ม ระหว่างกัน 500 ผู้ขาย กลุ่ม บุคลากร 600 ผู้ขาย กลุ่ม นักศึกษา 900 ผู้ขาย กลุ่ม ขาจร 2-4 แบ่งตามกลุ่มผู้ขาย 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ 1 ค่าคงที่ “Z” กลุ่มผู้ขาย ของมหาวิทยาลัยมหิดล

โครงสร้างข้อมูลหลัก (Coding Structure) 2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Coding Structure) โครงสร้างข้อมูลหลัก (Coding Structure) 2. เลขที่ผู้ขาย (Vendor code) X XXXXX (6 Digits) 2-6 เลขที่ ตามลำดับก่อนหลังในการสร้างข้อมูลหลัก 1 ผู้ขาย กลุ่ม นิติบุคคล 2 ผู้ขาย กลุ่ม บุคคลธรรมดา 3 ผู้ขาย กลุ่ม หน่วยงานภาครัฐ 4 ผู้ขาย กลุ่ม ระหว่างกัน 5 ผู้ขาย กลุ่ม บุคลากร 6 ผู้ขาย กลุ่ม นักศึกษา 9 ผู้ขาย กลุ่ม ขาจร 1 กลุ่มผู้ขาย ได้แก่ 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Coding Structure) รหัสกลุ่ม กลุ่มผู้ขาย คำอธิบายเพิ่มเติม Z100 ผู้ขาย กลุ่ม นิติบุคคล เลขที่ 100001 – 199999 ผู้ขาย/เจ้าหนี้ภายนอกที่มีการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล Z200 ผู้ขาย กลุ่ม บุคคลธรรมดา เลขที่ 200001 - 299999 ผู้ขาย/เจ้าหนี้ภายนอกที่เป็นบุคคลธรรมดา Z300 ผู้ขาย กลุ่ม หน่วยงาภาครัฐ เลขที่ 300001 – 399999 ผู้ขาย/เจ้าหนี้ ที่เป็นหน่วยงานภาครัฐ Z400 ผู้ขาย กลุ่ม ระหว่างกัน เลขที่ 400001 – 499999 ส่วนงาน/หน่วยงานต่างๆ ที่มีการดำเนินงานอยู่ภายใต้การบริหารจัดการของมหาวิทยาลัยมหิดล เช่น คณะวิทยาศาสตร์ เป็นต้น Z500 ผู้ขาย กลุ่ม บุคลากร เลขที่ 500001 – 599999 ผู้ขาย/เจ้าหนี้ ที่มีสถานภาพเป็นบุคลากร Z600 ผู้ขาย กลุ่ม นักศึกษา เลขที่ 600001 – 699999 ผู้ขาย/เจ้าหนี้ ที่มีสถานภาพเป็นนักศึกษามหาวิทยาลัยมหิดล Z900 ผู้ขาย กลุ่ม ขาจร เลขที่ 900001 – 999999 ผู้ขาย/เจ้าหนี้ ที่ไม่ได้มีการติดต่อทำธุรกรรมกับทางส่วนงาน เป็นประจำ และไม่มีแนวโน้มที่จะทำธุรกรรมต่อไปอีกในอนาคต ซึ่งทางส่วนงาน ไม่ต้องการเก็บประวัติเฉพาะเจาะจงของเจ้าหนี้รายนั้นๆ

กองคลัง สำนักงานอธิการบดี 2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) การบริหารข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ ส่วนงาน 1. กรอกแบบฟอร์ม - ใบขอสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย - ใบขอแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลหลักผู้ขาย นำเสนออนุมัติ ส่งแบบฟอร์มให้กองคลัง สำนักงานอธิการบดี เรียกดูข้อมูลหลักผู้ขาย (Display) กองคลัง สำนักงานอธิการบดี สร้างข้อมูลหลักผู้ขาย (Create) ในระบบ พร้อมแจ้งรหัสผู้ขายให้ส่วนงานทราบ แก้ไขข้อมูลหลักผู้ขาย - แก้ไขรายละเอียดข้อมูลหลักผู้ขาย (Change) - ระงับการใช้ข้อมูลหลักผู้ขาย (Block) - แฟลคเครื่องหมายลบข้อมูลหลักผู้ขาย (Flag for deletion) 3. เรียกดูข้อมูลหลักผู้ขาย (Display) หมายเหตุ : สำหรับส่วนงาน “คณะทันตแพทย์” สามารถบริหารข้อมูลหลักผู้ขายได้ที่ระบบ DT-ERP 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

ตัวอย่าง แบบฟอร์มขอสร้าง/แก้ไข 2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) การบริหารข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ ตัวอย่าง แบบฟอร์มขอสร้าง/แก้ไข

+ - - + + 2. การจัดการข้อมูลหลัก (Master Data) ห้วข้อการฝึกอบรม T-code 2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) 2.1.1 ภาพรวมข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Coding Structure) การบริหารข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ 2.1.2 การสาธิตระบบ การสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Create Vendor) การเปลี่ยนแปลงข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Change Vendor) การแสดงข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Display Vendor) การระงับใช้ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Block/Unblock Vendor) การแฟลกเครื่องหมายลบข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Set deletion Indicator) XK01/FK01* XK02/FK02* XK03/FK03 XK05/FK05* XK06/FK06* 2.1.3 แบบฝึกหัด 2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) + - - + + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ แบบฝึกหัด หัวข้อ AP 1.0 Master Data ข้อมูลหลักผู้ขาย (Vendor Master) ข้อ 1 - 9

หนังสือรับรอง ภาษี หัก ณ ที่จ่าย 2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) สรุปข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ กลุ่มผู้ขาย Vendor Account Group ชื่อผู้ขาย Vendor Name ผู้มีสิทธิรับเงิน Ind. Payee ชื่อหน้าเช็ค Recipient หนังสือรับรอง ภาษี หัก ณ ที่จ่าย Z100 ผู้ขาย กลุ่ม นิติบุคคล Z200 ผู้ขาย กลุ่ม บุคคลธรรมดา Z300 ผู้ขาย กลุ่ม หน่วยงานภาครัฐ Z600 ผู้ขาย กลุ่ม นักศึกษา บริษัท ABC จำกัด บริษัท XYZ จำกัด Z400 ผู้ขาย กลุ่ม ระหว่างกัน Z500 ผู้ขาย กลุ่ม บุคลากร บริษัท ABC จำกัด บริษัท XYZ จำกัด บริษัท ABC จำกัด - Z900 ผู้ขาย กลุ่ม ขาจร 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ หากต้องการให้ชื่อหน้าเช็คเป็น บริษัท ABC จำกัด จะต้องบันทึกปรับปรุงเจ้าหนี้ จบ

+ + - - + 2. การจัดการข้อมูลหลัก (Master Data) ห้วข้อการฝึกอบรม T-code 2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) 2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) 2.2.1 ภาพรวมข้อมูลหลักธนาคาร ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักธนาคาร(Coding Structure) การบริหารข้อมูลหลักธนาคาร 2.2.2 การสาธิตระบบ การสร้างข้อมูลคีย์ธนาคาร(Create Bank Key) การเปลี่ยนแปลงข้อมูลคีย์ธนาคาร (Change Bank Key) การแสดงข้อมูลคีย์ธนาคาร (Display Bank Key) การสร้างข้อมูลธนาคารตัวแทน (House Bank) และบัญชีธนาคาร (Account ID) FI01* FI02* FI03 FI12 2.2.3 แบบฝึกหัด + + - - + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักธนาคาร (Coding Structure) ความหมาย (Definition) ข้อมูลหลักธนาคาร คือ การเก็บรายละเอียดฐานข้อมูลหลักของธนาคาร ที่มหาวิทยาลัยมหิดล ทำธุรกรรมทางการเงิน จัดทำเพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบข้อมูลทางการเงิน และวิเคราะห์ ข้อมูลประกอบงบการเงิน การออกแบบ (Design) ข้อมูลธนาคาร แบ่งเป็น 2 กลุ่ม คือ คีย์ธนาคาร (Bank Key) คือ รหัสเพื่ออ้างอิง ชื่อธนาคาร และ สาขา ธนาคารตัวแทนและบัญชีธนาคาร (House Bank/Account ID) คือ ข้อมูลธนาคารที่ ทำจ่ายจากมหาวิทยาลัยมหิดล ซึ่งประกอบด้วยรหัสธนาคาร/สาขา เลขที่บัญชี ประเภทบัญชี การกำหนดการลงบัญชีแยกประเภท

2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักธนาคาร (Coding Structure) 1. Bank Key 2. House Bank 3. Account ID XXX - XXXX XX X XX ธนาคารตัวแทน มี 5 หลัก แทนด้วย ชื่อย่อภาษาอังกฤษของแต่ละธนาคาร และตามด้วยเลขลำดับเพื่อแทนสาขา ของแต่ละธนาคารที่ทำจ่าย รหัสสาขาธนาคาร เลขลำดับเลขที่บัญชี รหัสธนาคาร แหล่งเงิน รหัสส่วนงาน ตัวอย่าง 99125 : บัญชี มหาวิทยาลัยมหิดล เงินรายได้ 016-3-00325-6 ตัวอย่าง SCB01 ธนาคารไทยพาณิชย์ สาขาศิริราช ตัวอย่าง 014-0016 ธนาคารไทยพาณิชย์ สาขาศิริราช ข้อมูลหลักธนาคารสร้างขึ้นเพื่อใช้งานดังนี้ เป็นข้อมูลเพื่อใช้สำหรับ การสร้างข้อมูลชุดเช็ค (Check Lot) เป็นข้อมูลเพื่อใช้สำหรับการจ่ายเงิน ได้แก่ การจ่ายเช็ค และ การจ่ายเงินผ่านบริการธนาคาร

หมายเหตุ การให้รหัส Bank Key อ้างอิงข้อมูลตามรหัสธนาคารแห่งประเทศไทย 2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักธนาคาร (Coding Structure) ลำดับ รหัส ธนาคาร สาขา คีย์ธนาคาร (Bank Key) คำอธิบาย 1 002 กรุงเทพ 0012 ม.มหิดล 002-0012 ธนาคารกรุงเทพ-สาขาม.มหิดล 2 0119 บางกอกน้อย 002-0119 ธนาคารกรุงเทพ-สาขาบางกอกน้อย 3 0210 อนุสาวรีย์ฯ 002-0210 ธนาคารกรุงเทพ-สาขาอนุสาวรีย์ฯ 4 0247 พุทธมณฑล 002-0247 ธนาคารกรุงเทพ-สาขาพุทธมณฑล 5 004 กสิกรไทย 0019 พรานนก 004-0019 ธนาคารกสิกรไทย-สาขาพรานนก 6 0052 ถนนรางน้ำ 004-0052 ธนาคารกสิกรไทย-สาขาถนนรางน้ำ 7 0578 ศาลายา 004-0578 ธนาคารกสิกรไทย-สาขาศาลายา 8 0715 ถนนจันทน์ 004-0715 ธนาคารกสิกรไทย-สาขาถนนจันทน์ 9 006 กรุงไทย 0031 เซ็นทรัลปิ่นเกล้า 006-0031 ธนาคารกรุงไทย-สาขาเซ็นทรัลปิ่นเกล้า 10 0459 006-0459 ธนาคารกรุงไทย-สาขาศาลายา 11 0732 เพชรเกษม 91 (อ้อมน้อย) 006-0732 ธนาคารกรุงไทย-สาขาเพชรเกษม 91 (อ้อมน้อย) 12 0959 006-0959 ธนาคารกรุงไทย-สาขาม.มหิดล 13 011 ทหารไทย 0001 สำนักงานใหญ่ 011-0001 ธนาคารทหารไทย-สาขาสำนักงานใหญ่ 14 0003 พญาไท 011-0003 ธนาคารทหารไทย-สาขาพญาไท 15 0046 สนามเสือป่า 011-0046 ธนาคารทหารไทย-สาขาสนามเสือป่า 16 0079 011-0079 ธนาคารทหารไทย-สาขาพุทธมณฑล 17 0085 ศิริราช 011-0085 ธนาคารทหารไทย-สาขาศิริราช 18 014 ไทยพาณิชย์ 0016 014-0016 ธนาคารไทยพาณิชย์-สาขาศิริราช 19 0026 รามาธิบดี 014-0026 ธนาคารไทยพาณิชย์-สาขารามาธิบดี 20 0316 014-0316 ธนาคารไทยพาณิชย์-สาขาศาลายา 21 0333 014-0333 ธนาคารไทยพาณิชย์-สาขาม.มหิดล 22 0506 นครสวรรค์ 014-0506 ธนาคารไทยพาณิชย์-สาขานครสวรรค์ 23 015 นครหลวงไทย 015-0001 ธนาคารนครหลวงไทย-สาขาสำนักงานใหญ่ หมายเหตุ การให้รหัส Bank Key อ้างอิงข้อมูลตามรหัสธนาคารแห่งประเทศไทย

2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักธนาคาร (Coding Structure) Country Bank Key คำอธิบาย TH 014-0016 ธนาคารไทยพาณิชย์-สาขาศิริราช 006-0732 ธนาคารกรุงไทย-สาขาเพชรเกษม 91 (อ้อมน้อย) 014-0316 ธนาคารไทยพาณิชย์-สาขาศาลายา House Bank Account ID Bank Account ID คำอธิบาย 99125 SCB01 016-3-00325-6 กระแสรายวัน ธ.ไทยพาณิชย์ ศิริราช : 016-3-00325-6 99201 KTB05 732-0-61761-1 กระแสรายวัน ธ.กรุงไทย เพชรเกษม 91 : 732-0-61761-1 99204 SCB05 316-3-03193-0 กระแสรายวัน ธ.ไทยพาณิชย์ ศาลายา : 316-3-03193-0 Account ID GL Account คำอธิบาย SCB01 111114001x กระแสรายวัน ธ.ไทยพาณิชย์ ศิริราช : 016-3-00325-6 KTB05 112106001x กระแสรายวัน ธ.กรุงไทย เพชรเกษม 91 : 732-0-61761-1 SCB05 112114003x กระแสรายวัน ธ.ไทยพาณิชย์ ศาลายา : 316-3-03193-0 X = 0 คือ บัญชีคุม X = 1 คือ บัญชีพัก

กำหนดเงื่อนไขการจ่ายเงิน โดยระบุ วิธีการจ่ายเงิน 2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักธนาคาร (Coding Structure) ตัวอย่าง การใช้งาน คีย์ธนาคาร (Bank key) , ธนาคารตัวแทน (House Bank) และ บัญชีธนาคาร (Account ID) 1. Automatic Payment - Configuration- กำหนดเงื่อนไขการจ่ายเงิน โดยระบุ วิธีการจ่ายเงิน (Payment Method)

2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักธนาคาร (Coding Structure) 2. Manual Payment – กรณีจ่ายเช็ค 2.1 สร้างข้อมูลชุดเช็ค (Check Lot) เพื่ออ้างอิง House Bank และ Account ID 2.2 สร้างข้อมูลเช็ค อ้างอิง เลขที่เอกสารการจ่ายเงิน วิธีการชำระเงิน และ ชุดเช็ค (Check Lot)

กองคลัง สำนักงานอธิการบดี 2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) การบริหารข้อมูลหลักธนาคาร กองคลัง สำนักงานอธิการบดี ส่วนงาน สร้างข้อมูลหลักธนาคาร (Create) ในระบบ พร้อมแจ้งให้ส่วนงานทราบ แก้ไขข้อมูลธนาคาร-ถ้ามี (Change) 3. เรียกดูข้อมูลหลักธนาคาร (Display) ขออนุมัติและเปิดบัญชีธนาคารเล่มใหม่ กรอกแบบฟอร์มข้อสร้างข้อมูลธนาคารเล่มใหม่ เรียกดูข้อมูลหลักธนาคาร (Display) หมายเหตุ : สำหรับส่วนงาน “คณะทันตแพทย์” สามารถบริหารข้อมูลหลักธนาคารได้ที่ระบบ DT-ERP

ตัวอย่าง แบบฟอร์มขอสร้าง 2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) การบริหารข้อมูลหลักธนาคาร ตัวอย่าง แบบฟอร์มขอสร้าง

ตัวอย่าง แบบฟอร์มขอแก้ไข 2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) การบริหารข้อมูลหลักธนาคาร ตัวอย่าง แบบฟอร์มขอแก้ไข

จบ + + - - + 2. การจัดการข้อมูลหลัก (Master Data) ห้วข้อการฝึกอบรม T-code 2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) 2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data 2.2.1 ภาพรวมข้อมูลหลักธนาคาร ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักธนาคาร(Coding Structure) การบริหารข้อมูลหลักธนาคาร 2.2.2 การสาธิตระบบ การสร้างข้อมูลคีย์ธนาคาร(Create Bank Key) การเปลี่ยนแปลงข้อมูลคีย์ธนาคาร (Change Bank Key) การแสดงข้อมูลคีย์ธนาคาร (Display Bank Key) การสร้างข้อมูลธนาคารตัวแทน (House Bank) และบัญชีธนาคาร (Account ID) การตั้งค่าระบบของธนาคาร (Set up Bank Determination) FI01* FI02* FI03 FI12* OBVCS* 2.2.3 แบบฝึกหัด + + - - + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ จบ แบบฝึกหัด หัวข้อ AP 1.0 Master Data ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master) ข้อ 1 - 4

+ - - + + + ตารางการฝึกอบรม ห้วข้อการฝึกอบรม วัน/เวลา 1. ภาพรวมระบบบัญชีเจ้าหนี้ (AP Overview) 25.04.2011 (เช้า) 2. การจัดการข้อมูลหลัก (Master Data) ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (Logistic Invoice Verification) การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) การจ่ายเงิน (Payment) และ การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร การจ่ายเงิน (Payment) และ การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (ต่อ) การจ่ายเงินล่วงหน้า การจ่ายเงินทดรองและการยืมเงิน , การบริหารหลักประกัน 25.04.2011 (บ่าย) 26.04.2011 (เช้า) 26.04.2011 (บ่าย) 27.04.2011 (เช้า) 27.04.2011 (บ่าย) 28.04.2011 (เช้า) 28.04.2011 (บ่าย) 29.04.2011 (เช้า) ส่วนงาน 29.04.2011 (บ่าย) 4. การจัดทำฎีกาเงินเดือน 02.05.2011 (ทั้งวัน) 03.05.2011 (เช้า) 5. การประมวลผลสิ้นงวด/สิ้นปี (Periodic Processing) 03.05.2011 (บ่าย) 6. รายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Report) + - - 3ส่วนงาน+ ทันตะ + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ + +

3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) ภาพรวมและโครงสร้างการออกแบบระบบบัญชีเจ้าหนี้ 3.1 ประเภทเอกสาร (Document type) และ เลขที่เอกสาร (Document No.) 3.2 ตัวบ่งชี้บัญชีแยกประเภทพิเศษ (Special G/L Indicator) 3.3 วิธีการจ่ายเงิน (Payment Method) 3.4 เงื่อนไขการชำระเงิน (Payment term) 3.5 เหตุผลระงับการจ่ายเงิน (Payment Block) 3.6 สาขาภาษี (Business Place) 3.7 รหัสภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) 3.8 รหัสภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT Code) 3.9 รหัสเหตุผลการยกเลิกเช็ค (Void Reason Code) 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

ประเภทเอกสาร มีโครงสร้างดังนี้ รหัสหลักที่ 1 ประเภทเอกสาร 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.1 ประเภทเอกสาร (Document type) และ เลขที่เอกสาร (Document No.) ประเภทเอกสาร เพื่อจัดเก็บรายการบันทึกบัญชี โดยจัดทำการแยกประเภทที่มาของเอกสารตาม หมวดหมู่รวมถึง การกำหนดเลขที่ของเอกสารของแต่ละส่วนงาน ประเภทเอกสาร มีโครงสร้างดังนี้ X X รหัสหลักที่ 1 ประเภทเอกสาร คำอธิบาย 4 ใบสำคัญตั้งหนี้ อ้างอิงใบสั่ง (IV) 5 ใบสำคัญตั้งหนี้ ไม่อ้างอิงใบสั่ง (IV) 6 ใบสำคัญจ่ายผ่านบริการธนาคาร (PV) 7 ใบสำคัญจ่ายอื่น ๆ (PV) 8 ใบสำคัญทั่วไประบบบัญชีเจ้าหนี้ (JV) K กลับรายการเจ้าหนี้ (AP) 9 ใบสำคัญทั่วไป (JV) S กลับรายการบัญชีทั่วไป (GL) ส่วนงาน ประเภทเอกสาร 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

เลขที่เอกสาร มีโครงสร้างดังนี้ 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.1 ประเภทเอกสาร (Document type) และ เลขที่เอกสาร (Document No.) เลขที่เอกสาร มีโครงสร้างดังนี้ X X XX XXXXXX (10 Digits) Running no. 5-10 รหัสส่วนงาน [อ้างอิงจากรหัสส่วนงาน (Profit Center)] 3-4 1 = ใบสำคัญตั้งหนี้ อ้างอิงใบสั่ง (With PO) 2 = ใบสำคัญตั้งหนี้ ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) 3 = ใบสำคัญจ่ายผ่านบริการธนาคาร 4 = ใบสำคัญจ่ายอื่น ๆ 5 = ใบสำคัญทั่วไประบบงานบัญชีเจ้าหนี้ 9 = กลับรายการเจ้าหนี้ ประเภทเอกสาร 2 1 แยกระบบงาน 1 = ระบบงานบัญชีแยกประเภททั่วไป (GL) และ ระบบสินทรัพย์ถาวร (FM) 2 = ระบบงานบัญชีลูกหนี้ 3 = ระบบัญชีเจ้าหนี้ 4 = ระบบบริหารวัสดุ [เฉพาะ Goods issue] 5 = ระบบบริหารวัสดุ

ตัวอย่าง ช่วงเลขที่เอกสาร 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.1 ประเภทเอกสาร (Document type) และ เลขที่เอกสาร (Document No.) หมวดหมู่เอกสาร ส่วนงาน ตัวอย่าง ช่วงเลขที่เอกสาร ใบสำคัญตั้งหนี้ อ้างอิงใบสั่ง (With PO) สำนักงานอธิการบดี 3101000001 – 3101999999 บัณทิตวิทยาลัย 3102000001 – 3102999999 คณะทันตแพทยศาสตร์ 3103000001 – 3103999999 ใบสำคัญตั้งหนี้ ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) 3201000001 – 3201999999 3202000001 – 3202999999 3203000001 – 3203999999 ใบสำคัญจ่ายผ่านบริการธนาคาร มหาวิทยาลัยมหิดล 3399000001 – 3399999999 ใบสำคัญจ่ายอื่น ๆ (PV) 3401000001 – 3401999999 3402000001 – 3402999999 3403000001 – 3403999999 หมายเหต: 1. การเรียกดูเอกสารการบันทึกบัญชี ต้องอ้างอิง เลขที่เอกสาร (Document No.) + รหัสบริษัท (Company Code) + ปีบัญชี (Fiscal Year) 2. เมื่อขึ้นปีงบประมาณถัดไป เลขที่เอกสารจะเริ่มต้นใหม่

รายการที่บันทึกในแต่ละประเภทเอกสาร 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.1 ประเภทเอกสาร (Document type) และ เลขที่เอกสาร (Document No.) ประเภทเอกสาร คำอธิบาย รายการที่บันทึกในแต่ละประเภทเอกสาร 4? ใบสำคัญตั้งหนี้ อ้างอิงใบสั่ง (With PO) บันทึกตั้งหนี้ อ้างอิงใบสั่ง (PO) บันทึกลดหนี้ อ้างอิงใบสั่ง (PO) – ถ้ามี โดยการบันทึกรายการข้างต้นจะเชื่อมโยงกับระบบจัดซื้อจัดหา และ หลังบันทึกรายการแล้วระบบจะให้เลขที่เอกสาร 2 เลขที่ คือ FI Document (เอกสารการบันทึกบัญชี ขึ้นต้นด้วย 31XX… ) MM Document (ขึ้นต้นด้วย 51 และไม่แยกส่วนงาน ซึ่งเป็นเลขที่เอกสารสำหรับเชื่อมโยงกับระบบจัดซื้อจัดหา) 5? ใบสำคัญตั้งหนี้ ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) บันทึกตั้งหนี้ สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีการอ้างอิง PO บันทึกลดหนี้ สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีการอ้างอิง PO – ถ้ามี บันทึกรายการจ่ายเงินทดรอง บันทึกตั้งหนี้ กรณีซื้อทรัพย์สินแบบเร่งด่วน ไม่ผ่าน PO การตั้งเจ้าหนี้ระหว่างกัน โดยการบันทึกรายการข้างต้นจะไม่เชื่อมโยงกับระบบจัดซื้อจัดหา และ หลังบันทึกรายการแล้วระบบจะให้เลขที่เอกสาร 1 เลขที่ คือ FI Document (เอกสารการบันทึกบัญชี ขึ้นต้นด้วย 32XX…)

รายการที่บันทึกในแต่ละประเภทเอกสาร 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.1 ประเภทเอกสาร (Document type) และ เลขที่เอกสาร (Document No.) ประเภทเอกสาร คำอธิบาย รายการที่บันทึกในแต่ละประเภทเอกสาร 6ม ใบสำคัญจ่าย กรณีจ่ายผ่านบริการธนาคาร บันทึกการจ่ายเงิน โดยจ่ายผ่านบริการธนาคาร โดยการบันทึกรายการจ่ายเงินจะใช้เมื่อ มีการจ่ายเงิน ด้วย วิธีการ คำอธิบาย Y เช็ค โดยใช้บริการธนาคาร-งบรายได้ Z เช็ค โดยใช้บริการธนาคาร-งบประมาณ เมื่อบันทึกรายการแล้วระบบจะให้เลขที่เอกสาร 1 เลขที่ คือ FI Document (เอกสารการบันทึกบัญชี ขึ้นต้นด้วย 3399…) 7? ใบสำคัญจ่ายอื่นๆ บันทึกการจ่ายเงิน จ่ายโดยเช็ค (ทั้งพิมพ์จากระบบและเขียนมือ) บันทึกการจ่ายเงิน จ่ายโดยหักบัญชีอัตโนมัติ บันทึกการจ่ายเงิน จ่ายโดยโอนเงิน โดยการบันทึกรายการจ่ายเงินจะใช้เมื่อ มีการจ่ายเงิน แบบ ตัวอย่าง C เช็คทุกบัญชี (ยกเว้น บัญชีที่มีการกำหนด Payment Method โดยเฉพาะ) D เช็ค SCB A/C 016-3-00325-6 T การโอนเงิน, การหักบัญชีอัตโนมัติ FI Document (เอกสารการบันทึกบัญชี ขึ้นต้นด้วย 34XX…)

รายการที่บันทึกในแต่ละประเภทเอกสาร 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.1 ประเภทเอกสาร (Document type) และ เลขที่เอกสาร (Document No.) ประเภทเอกสาร คำอธิบาย รายการที่บันทึกในแต่ละประเภทเอกสาร 8? ใบสำคัญทั่วไประบบบัญชีเจ้าหนี้ บันทึกปรับปรุงข้อมูลเจ้าหนี้ บันทึกคำขอจ่ายเงิน เงินยืม (Request) บันทึกข้อมูลหลักประกัน (Note Item) เมื่อบันทึกรายการแล้วระบบจะให้เลขที่เอกสาร 1 เลขที่ คือ FI Document (เอกสารการบันทึกบัญชี ขึ้นต้นด้วย 35XX…) K? เอกสารกลับรายการ กลับรายการทุกประเภทเอกสาร ของระบบบัญชีเจ้าหนี้ FI Document (เอกสารการบันทึกบัญชี ขึ้นต้นด้วย 39XX…) 9? ใบสำคัญทั่วไป บันทึกรายการจัดทำงบเปรียบเทียบยอดเงินฝากธนาคาร บันทึกปรับปรุงรายการบัญชี FI Document (เอกสารการบันทึกบัญชี ขึ้นต้นด้วย 10XX… ) S? กลับรายการใบสำคัญทั่วไป กลับรายการทุกประเภทเอกสาร ของระบบบัญชีทั่วไป FI Document (เอกสารการบันทึกบัญชี 12XX… )

ตัวอย่าง 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.1 ประเภทเอกสาร (Document type) และ เลขที่เอกสาร (Document No.) Document Type ประเภทเอกสาร Description คำอธิบาย Profit Center ส่วนงาน 41 P01 ตั้งหนี้มี PO สำนักงานอธิการบดี 42 P02 ตั้งหนี้มี PO บัณฑิตวิทยาลัย 43 P03 ตั้งหนี้มี PO คณะทันตแพทยศาสตร์ 44 P04 ตั้งหนี้มี PO คณะเทคนิคการแพทย์ 45 P05 ตั้งหนี้มี PO คณะพยาบาลศาสตร์ 48 P08 ตั้งหนี้มี PO คณะเภสัชศาสตร์ 49 P09 ตั้งหนี้มี PO คณะวิทยาศาสตร์ 4A P10 ตั้งหนี้มี PO คณะวิศวกรรมศาสตร์ 4B P11 ตั้งหนี้มี PO คณะเวชศาสตร์เขตร้อน 4C P12 ตั้งหนี้มี PO คณะสังคมศาสตร์และมนุษยศาสตร์ 4D P13 ตั้งหนี้มี PO คณะสัตวแพทยศาสตร์ 4E P14 ตั้งหนี้มี PO คณะสาธารณสุขศาสตร์ 4F P15 ตั้งหนี้มี PO คณะสิ่งแวดล้อมและทรัพยากรศาสตร์ 4G P16 ตั้งหนี้มี PO วิทยาลัยราชสุดา 4H P17 ตั้งหนี้มี PO วิทยาลัยวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีการกีฬา 4I P18 ตั้งหนี้มี PO สถาบันพัฒนาสุขภาพอาเซียน 4J P19 ตั้งหนี้มี PO สถาบันวิจัยประชากรและสังคม 4K P20 ตั้งหนี้มี PO สถาบันวิจัยภาษาและวัฒนธรรมเอเชีย 4L P21 ตั้งหนี้มี PO สถาบันโภชนาการ 4M P22 ตั้งหนี้มี PO สถาบันชีววิทยาศาสตร์โมเลกุล ตัวอย่าง

ตัวอย่าง 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.1 ประเภทเอกสาร (Document type) และ เลขที่เอกสาร (Document No.) Document Type ประเภทเอกสาร Description คำอธิบาย Profit Center ส่วนงาน 4N P23 ตั้งหนี้มี PO สถาบันแห่งชาติเพื่อการพัฒนาเด็ก/ครอบครัว 4O P41 ตั้งหนี้มี PO ศูนย์ศึกษาและพัฒนาสันติวิธี 4P P25 ตั้งหนี้มี PO ศูนย์ตรวจสอบสารต้องห้ามในนักกีฬา 4Q P40 ตั้งหนี้มี PO ศูนย์จิตตปัญญาศึกษา 4R P42 ตั้งหนี้มี PO ศุนย์สิทธิมนุษยชนศึกษาและการพัฒนาสังคม 4S P28 ตั้งหนี้มี PO ศูนย์สัตว์ทดลองแห่งชาติ 4T P29 ตั้งหนี้มี PO หอสมุดและคลังความรู้มหาวิทยาลัยมหิดล 4U P30 ตั้งหนี้มี PO วิทยาลัยนานาชาติ 4V P31 ตั้งหนี้มี PO วิทยาลัยดุริยางคศิลป์ 4W P32 ตั้งหนี้มี PO วิทยาลัยการจัดการ 4X P33 ตั้งหนี้มี PO วิทยาลัยศาสนศึกษา 4Y P34 ตั้งหนี้มี PO สถาบันนวัตกรรมการเรียนรู้ 4Z P35 ตั้งหนี้มี PO คณะศิลปศาสตร์ 4ก P36 ตั้งหนี้มี PO คณะเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (ICT) 4ข P37 ตั้งหนี้มี PO สำนักงานสภามหาวิทยาลัย 4ค P38 ตั้งหนี้มี PO วิทยาเขตกาญจนบุรี 4ง P39 ตั้งหนี้มี PO คณะกายภาพบำบัด 4ม P99 ตั้งหนี้มี PO มหาวิทยาลัยมหิดล ตัวอย่าง

3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.2 ตัวบ่งชี้บัญชีแยกประเภทพิเศษ (Special G/L Indicator) ความหมาย (Definition) เป็นตัวบ่งบอกสำหรับการบันทึกรายการพิเศษสำหรับ ระบบบัญชีเจ้าหนี้และระบบ บัญชีลูกหนี้ ซึ่งจะเป็นการผ่านรายการบันทึกบัญชีไปบัญชีแยกประเภททั่วไปที่แตกต่าง จากรหัสบัญชีกระทบยอดเจ้าหนี้ (Reconciliation account) ที่ระบุในข้อมูลผู้ขาย (Vendor master) และข้อมูลลูกหนี้ (Customer master) การออกแบบ (Design) ตัวบ่งชี้พิเศษแทนด้วยตัวอักษรภาษาอังกฤษ หรือ ตัวเลข 1 ตัว โดยตัวบ่งชี้พิเศษจะระบุ พร้อมกับการบันทึกข้อมูลหลักผู้ขาย หรือ ข้อมูลหลักลูกหนี้

3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.2 ตัวบ่งชี้บัญชีแยกประเภทพิเศษ (Special G/L Indicator) บัญชีกระทบยอดเจ้าหนี้ (Reconciliation Account) - Case ปกติ เป็นรหัสบัญชีที่กำหนดในข้อมูลหลักผู้ขาย (Vendor master) หรือข้อมูลหลักลูกหนี้ (Customer master) สำหรับการผ่านรายการที่เกิดจากการตั้งหนี้ไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) บัญชี-เจ้าหนี้ค่าสินค้าและบริการ บัญชี 2-1-01-01-001-1 เจ้าหนี้รหัส. 100003 100 100 300 เจ้าหนี้รหัส. 200025 300 งบทดลอง บัญชีเจ้าหนี้-บุคคลากร เจ้าหนี้รหัส. 500001 บัญชี 2-1-01-04-001-0 2101010010 400 2101040010 300 300 300

X 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.2 ตัวบ่งชี้บัญชีแยกประเภทพิเศษ (Special G/L Indicator) บัญชีรายการพิเศษ (Special G/L indicator) – Case ที่บันทึกจาก Special G/L เป็นตัวบ่งบอกสำหรับการบันทึกรายการพิเศษสำหรับ ระบบบัญชีเจ้าหนี้และระบบบัญชีลูกหนี้ ซึ่งจะเป็นการผ่านรายการบันทึกบัญชีไปบัญชีแยกประเภททั่วไปที่แตกต่างจากรหัสบัญชีกระทบยอดที่ระบุในข้อมูลหลักผู้ขาย (vendor master) ข้อมูลหลักลูกหนี้ (customer master) บัญชีเจ้าหนี้-บุคลากร บัญชี 2-1-01-04-001-0 100 เจ้าหนี้. 500001 400 + E 100 2101040010 X งบทดลอง บัญชีลูกหนี้-เงินยืม บัญชี 1-2-02-02-001-0 2101040010 100 400 1202020010 400

รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.2 ตัวบ่งชี้บัญชีแยกประเภทพิเศษ (Special G/L Indicator) Special G/L Indicator รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป คำอธิบาย หมายเหตุ B Block Grant 1202-03-0020 เงินยืม ง/ด พม. เงินงบประมาณยืมเงินจากเงินรายได้ สำหรับการจ่ายเงินเดือนให้แก่พนักงานมหาวิทยาลัย D Down Payment 1901-01-0010 เงินจ่ายล่วงหน้า เงินจ่ายล่วงหน้าให้เจ้าหนี้ กรณีงานโครงการต่าง ๆ E Employee 1202-02-0010 ลูกหนี้-เงินยืม เงินยืมภายใต้สำนักงานอธิการบดี และ เงินยืมภายใต้ส่วนงานที่บริหารจัดการเอง G Guarantee 2901-01-0020 หลักประกันสัญญา หลักประกันรับจากเจ้าหนี้ (เงิน/เช็ค) L Long – Term 1901-02-0010 ลูกหนี้-เงินยืมระยะยาว เงินยืมภายใต้สำนักงานอธิการบดี ที่มีระยะเวลา มากกว่า 1 ปี R Retention 2901-01-0010  เงินประกันผลงาน เงินหักจากยอดหนี้ก่อนจ่าย  M มัดจำ 1901-04-0010 เงินมัดจำ/เงินประกัน เงินมัดจำและเงินประกันจ่ายให้เจ้าหนี้ V วิจัย 1101-01-0070 บ/ช พักรอจ่าย-วิจัย ทำ Request ขอเบิกเงินรายได้ของส่วนงาน K ชะลอค่า K 2901-01-0040 เงินชะลอค่า K 1 AP_AFF. 2101-03-0010 เจ้าหนี้ระหว่างกัน (ซื้อ/ขาย) ใช้สำหรับการตั้งเจ้าหนี้ส่วนงานกรณีเป็นการซื้อขายระหว่างกัน

รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.2 ตัวบ่งชี้บัญชีแยกประเภทพิเศษ (Special G/L Indicator) Special G/L Indicator รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป คำอธิบาย หมายเหตุ T เจ้าหนี้อื่น 2101-04-9990 การเบิกชดเชยเงินทดรองและเงินยืม แต่ค่าใช้จ่ายเป็นของแหล่งเงินงบประมาณ ส่วนงานสำรองจ่ายเงิน ทดรองไปก่อน แต่ค่าใช้จ่ายเป็นของสำนักงานอธิการบดี และส่วนงานจะส่งบันทึกขอเบิกเงินและหลักฐานมาที่สำนักงานอธิการบดี ซึ่งสำนักงานอธิการบดี บันทึกตั้งหนี้เพื่อจ่ายคืนเงินทดรอง Note Item : ไม่มีการบันทึกบัญชี Special G/L Indicator รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป คำอธิบาย หมายเหตุ N Bank Guarantee N/A  หนังสือค้ำประกัน หนังสือค้ำประกันรับจากเจ้าหนี้ F Request 9110-99-0010 คำขอจ่ายเงิน คำขอชำระเงินดาวน์ จะบันทึกตอนทำ Request และ บันทึกรายการไปยัง Target Special G/L ดังต่อไปเมื่อจ่ายเงิน B : เงินยืม ง/ด พม. E : ลูกหนี้-เงินยืม L : ลูกหนี้-เงินยืมระยะยาว M : เงินมัดจำ/เงินประกัน (จ่าย)

3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.3 วิธีการจ่ายเงิน (Payment Method) - เป็นการระบุวิธีการจ่ายเงิน เช่น การจ่ายด้วยเช็ค, การตัดบัญชี หรือ ผ่านบริการธนาคาร ซึ่งผู้ใช้งานจะกำหนด ในขณะบันทึกรายการตั้งหนี้ (Transaction) วิธีการจ่ายเงิน คำอธิบาย Y จ่ายผ่านบริการธนาคาร รายได้ 1 เช็ค SCB 051-3-01218-0 รายได้ (ทันตแพทย์) Z จ่ายผ่านบริการธนาคาร งปม. 2 เช็ค SCB 051-3-01163-9 งปม. (ทันตแพทย์) D เช็ค SCB 016-3-00325-6 รายได้1 9 เช็ค SCB 333-3-00209-6 งปม (ดุริยางค์) E เช็ค SCB 026-3-00001-9 รายได้2 U เช็ค SCB 333-3-00117-1 รายได้ (นานาชาติ) F เช็ค SCB 026-3-00001-9 รายได้1 V เช็ค SCB 333-3-00205-4 รายได้ (ดุริยางค์) G เช็ค SCB 016-3-00325-6 รายได้2 W เช็ค SCB 014-3-05596-4 รายได้ (การจัดการ) H เช็ค SCB 316-3-02001-0 รายได้ I เช็ค SCB 316-3-03148-5 งปม. J เช็ค SCB 316-3-03166-3 งปม. C เช็ค เขียนมือ/เช็คฉีก เช็คทุกบัญชี (ยกเว้น บัญชีที่กำหนดวิธีการจ่ายเงินโดยเฉพาะ) K เช็ค KTB 732-6-01944-4 ทข. L เช็ค SCB 316-3-03193-0 งปม. T ตัดบัญชีอัตโนมัติและการโอนเงิน (ทุกส่วนงาน)

09.09.2011 11.09.2011 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.4 เงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Term) เป็นการระบุเงื่อนไขในการคำนวณวันครบกำหนดชำระเงิน โดยกำหนดวันที่เริ่มต้นนับจำนวนวันที่ได้รับ เครดิต (Baseline Date) และ/หรือวันที่ครบกำหนดชำระ 09.09.2011 Entry Date Baseline Date / Net Due Date วันครบกำหนดชำระเงิน = Baseline Date + Payment Term Payment Term K000 11.09.2011 เงื่อนไขการชำระเงิน คำอธิบาย หมายเหตุ K000 กำหนดชำระทันที K007 กำหนดชำระภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป สำหรับ กรมสรรพากร K030 กำหนดชำระภายใน 30 วัน กรณีต้องการระบุวันครบกำหนดชำระเงิน ผู้ใช้งานสามารถดำเนินการดังนี้ โดยระบุ Base Line Date = วันที่ครบกำหนดชำระ และ เงื่อนไขการชำระเงิน = K000

เหตุผลระงับการจ่ายเงิน 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.5 การระงับการจ่ายเงิน (Payment Block) ระงับรายการในเอกสาร ซึ่งจะระบุเป็น Code เหตุผลระงับการจ่ายเงิน คำอธิบาย หมายเหตุ P ระงับการจ่ายเงิน การระงับการจ่ายเงิน ระบุในเอกสาร (Transaction) ระบบกำหนดให้อัตโนมัติ การระงับการจ่ายเงินจะมีผลเฉพาะ การจ่ายเงินแบบ Automatic Payment เท่านั้น ระงับการจ่าย จะถูกปลด เมื่อกองคลังบันทึกรับวางฏีกาของส่วนงาน

3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.6 สาขาภาษี/สถานประกอบการ (Business Place) สาขาภาษี เป็นหน่วยที่ใช้สำหรับออกรายงานทางภาษี เช่น รายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) , รายงานภาษี หัก ณ ที่จ่าย ภงด 3 หรือ 53 กรมสรรพากรได้ออกข้อกำหนดให้ บริษัทที่จดทะเบียนในประเทศไทยจะ ต้องจดทะเบียนสถานประกอบการ ที่ใช้ดำเนินธุรกิจ โดยทั่วไปรหัสที่ใช้กำหนดสถานประกอบการ เป็นตัวเลข 4 หลัก และกำหนดรหัสสถานประกอบการ ของ สำนักงานใหญ่ คือ 0000 และ เรียงลำดับต่อไป ตามสถานประกอบการที่ทำการจดทะเบียน รหัสสาขาภาษี คำอธิบาย หมายเหตุ 0000 มหาวิทยาลัยมหิดล เมื่อผ่านรายการทางบัญชี โดบระบุรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม และ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ผู้ใช้งานจะต้องระบุรหัสสาขาภาษีเสมอ

3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.7 ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) ภาษีหัก ณ ที่จ่ายเป็นการระบุอัตราภาษีและรูปแบบการแสดงข้อมูลบนรายงานและหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย 1. Withholding Tax Type 2. Recipient Types 3. Withholding Tax code คือ ประเภทการบันทึกบัญชีภาษีหัก ณ ที่จ่าย ค้างจ่าย ณ ขณะใด ซึ่ง แบ่งแยกเป็น - บันทึกตอนทำจ่าย หรือ - บันทึกรายการตอนตั้งหนี้ คือ แบบยื่นรายการภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (ภงด.) คือ แสดงรายงานผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย คือ รหัสภาษี ซึ่งการกำหนดอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย กำหนดในข้อมูลหลักผู้ขาย แต่ เลือกใช้ตอนตั้งหนี้ กำหนดในข้อมูลหลักผู้ขาย เลือกใช้ตอนตั้งหนี้ เงินรายได้ รหัส คำอธิบาย 01 บันทึกหักภาษีตอนตั้งหนี้ (ใช้กรณีเงินทดรอง) 11 บันทึกหักภาษีตอนจ่ายเงิน รหัส คำอธิบาย 03 ภงด. 03 53 ภงด. 53 รหัส คำอธิบาย 01 ค่าซื้อสินค้า 1% 02 ค่าจ้างเหมา/บริการ 1 % 03 ค่าจ้างเหมา/บริการ 3 % เงินประมาณ 21 บันทึกหักภาษีตอนตั้งหนี้ (ใช้กรณีส่งใช้เงินยืม งปม. ทั่วไป) 31 บันทึกหักภาษีตอนจ่ายเงิน (กรณีหัก ณ ที่จ่ายเจ้าหนี้ งปม. ทั่วไป) 51 บันทึกหักภาษีตอนตั้งหนี้ (กรณีหัก ณ ที่จ่ายเจ้าหนี้ งปม. แผ่นดิน และ งปม. ไทยเข้มแข็ง) รหัส คำอธิบาย 01 ค่าซื้อสินค้า 1%

3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.7 ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) หมายเหตุ แยกภาษีหัก ณ ที่จ่ายงบรายได้ และงบประมาณโดย withholding tax type การนำส่งรายงานภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้สรรพากร จะใช้ Running ชุดเดียวกัน Recipient Types ประเภทการบันทึกบัญชีภาษีหัก ณ ที่จ่ายค้างจ่าย - บันทึกตอนทำจ่าย หรือ - บันทึกรายการตอนตั้งหนี้

3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.7 ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) - ประยุกค์ใช้ในกรณีค่าปรับ 1. Withholding Tax Type 2. Recipient Types 3. Withholding Tax code เงินรายได้ รหัส คำอธิบาย D1 รายได้ค่าปรับ (รอรับรู้) รหัส คำอธิบาย D1 รายได้ค่าปรับ (รอรับรู้) รหัส คำอธิบาย D1 รายได้ค่าปรับ (รอรับรู้) 100 % เงินงบประมาณอุดหนุนทั่วไป เงินงบประมาณแผ่นดิน+ไทยเข้มแข็ง รหัส คำอธิบาย D2 ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า (GF) รหัส คำอธิบาย D2 ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า (GF) รหัส คำอธิบาย D2 ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า (GF) 100 % หมายเหตุ : ต้องแยกรหัส Withholding tax type สำหรับค่าปรับเป็น 2 รหัสเนื่องจากการบันทึกบัญชีลงต่าง G/L Account

XX XXXXXX (10 Digits) 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.7 ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) การกำหนดเลขที่หนังสือรับรองการภาษีหัก ณ ที่จ่าย (10 Digits) 3-4 XX ประเภทการหักภาษี ณ ที่จ่าย (03=บุคคลธรรมดา, 53=นิติบุคคล) 5-10 XXXXXX รหัสงวดบัญชี ตามปีงบประมาณ ลำดับเลขที่ 1-2 การกำหนดเลขที่หนังสือรับรองการหักภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Certificate Number) จะให้อัตโนมัติจากระบบ และ ควบคุมลำดับเลขที่โดยกลุ่มเลขที่หนังสือรับรองการหักภาษีหัก ณ จ่าย (Running Group) ซึ่งประกอบด้วย - Z03 คือ กลุ่มเลขที่หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ภงด. 3 - Z53 คือ กลุ่มเลขที่หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ภงด. 53

3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.7 ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) การกำหนดเลขที่หนังสือรับรองการภาษีหัก ณ ที่จ่าย กลุ่ม งวด ช่วงเลขที่ Z03 (ภงด. 3) 01 0103000001 – 0103999999 02 0203000001 – 0203999999 03 0303000001 – 0303999999 04 0403000001 – 0403999999 05 0503000001 – 0503999999 06 0603000001 – 0603999999 07 0703000001 – 0703999999 08 0803000001 – 0803999999 09 0903000001 – 0903999999 10 1003000001 – 1003999999 11 1103000001 – 1103999999 12 1203000001 – 1203999999 กลุ่ม งวด ช่วงเลขที่ Z53 (ภงด. 53) 01 0153000001 – 0153999999 02 0253000001 – 0253999999 03 0353000001 – 0353999999 04 0453000001 – 0453999999 05 0553000001 – 0553999999 06 0653000001 – 0653999999 07 0753000001 – 0753999999 08 0853000001 – 0853999999 09 0953000001 – 0953999999 10 1053000001 – 1053999999 11 1153000001 – 1153999999 12 1253000001 – 1253999999 หมายเหตุ: 1. การกำหนดเลขที่หนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย จะเป็นช่วงเลขที่เดียวกันทั้งมหาวิทยาลัย 2. เมื่อขึ้นปีงบประมาณถัดไป เลขที่หนังสือรับรองการภาษีหัก ณ ที่จ่าย จะเริ่มต้นใหม่เสมอ

3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.8 รหัสภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT Code) ภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นการระบุอัตราภาษีที่ผู้ขายจัดเก็บจากผู้บริโภค เมื่อซื้อสินค้าหรือบริการ สำหรับ มหาวิทยาลัยมหิดล การระบุภาษีมูลค่าเพิ่มในเอกสารการตั้งหนี้ เพื่อให้ทราบว่ารายการดังกล่าวมี ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภาษีซื้อ) เท่านั้น แต่จะไม่มีการบันทึกบัญชี รหัสภาษี คำอธิบาย หมายเหตุ U7 ภาษีซื้อที่ไม่สามารถขอคืนได้ อัตรา 7% หากในใบแจ้งหนี้มีภาษีซื้อ 7 % เมื่อบันทึกบัญชี ต้องระบุรหัสภาษี “U7” เพื่อเก็บข้อมูลภาษีซื้อ โดย “U7” จะใช้ทั้งกรณีบันทึกรายการเจ้าหนี้ โดยอ้างอิงใบสั่ง (With PO) และไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) VX ไม่มีภาษีซื้อ กรณีบันทึกรายการเจ้าหนี้โดยอ้างอิงใบสั่ง (With PO) หากกรณีไม่ภาษีซื้อ ให้ระบุรหัสภาษี “VX” เสมอ Z7 ภาษีซื้อที่ไม่สามารถขอคืนได้อัตรา 7 % ใช้ในกรณีตั้งหนี้ในดาวน์(Down Payment)

จบ 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.9 รหัสเหตุผลการยกเลิกเช็ค (Void Reason Code) เหตุผลการยกเลิกเช็คผู้ใช้งานจะต้องระบุทุกครั้งเมื่อบันทึกยกเลิกเช็คในระบบ MU-ERP เหตุผล การยกเลิกประกอบด้วย รหัสเหตุผลการยกเลิก คำอธิบาย กรณีที่ใช้ 4 Ripped during printing กระดาษติด/ฉีก/ขาด 5 Printed incorrectly พิมพ์ผิด 6 Destroyed/unusable เช็คหมดอายุ/เช็คไม่ขึ้นเงิน 7 Stolen เช็คสูญหาย 8 Incorrect lot inserted ชุดเช็คไม่ถูกต้อง 9 Reversed check payment ยกเลิกการจ่ายเงิน 10 Check voided after printing ผิดจากหลายสาเหตุ จบ

3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1. ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) 2. การสาธิตระบบ การบันทึกตั้งหนี้ – อ้างอิงใบสั่ง (LIV) การเรียกดูและเปลี่ยนแปลงรายการเจ้าหนี้ (Display/Change Document) การกลับรายการตั้งหนี้ - อ้างอิงใบสั่ง (Cancel Invoice Document) การปรับปรุงรายการเจ้าหนี้ (Clear FI Document) MIRO MIR4 MR8M F-51 3. แบบฝึกหัด + - + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

พิมพ์ใบเบิกค่าใช้จ่าย (IV) จัดทำ/พิมพ์ ใบขอเบิก (ฏีกา) 3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) 3 บันทึกตั้งหนี้ (LIV) ตัวอย่าง คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. เจ้าหนี้ตั้งพัก GRIR Cr. เจ้าหนี้ ตัวอย่าง คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. ค่าใช้จ่าย/วัสดุ/พัสดุ Cr. เจ้าหนี้ตั้งพัก GRIR 4 7 บันทึกรับของ (GR) 1 พิมพ์ใบเบิกค่าใช้จ่าย (IV) บันทึกจ่ายเงิน ตัวอย่าง คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. เจ้าหนี้ Cr. บัญชีธนาคาร/เช็ค Cr. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) 8 2 5 จัดทำ/พิมพ์ ใบขอเบิก (ฏีกา) พิมพ์ ใบสำคัญจ่าย (PV) ส่งเอกสาร ให้บัญชี พัสดุ บัญชี การเงิน

3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) ตัวอย่างข้อมูลในใบสั่งซื้อ (PO) < T-Code ME23N >

Accounting document (FI Doc) Controlling document (CO Doc) 3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) บันทึกรับของ (Goods Receipt) MM Material document (MM Doc) Accounting document (FI Doc) FI Open Items Controlling document (CO Doc) CO

3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) บันทึกตั้งหนี้ (Invoice Receipt) < T-code MIRO > รายการที่ถูกต้อง Multiple POs Tax Code ระบุ U7 : กรณีมี VAT 7 % VX : กรณีไม่มี VAT จำนวนเงินก่อน VAT

Accounting document (FI Doc) 3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) บันทึกตั้งหนี้ (Invoice Receipt) MM Material document (MM Doc) Accounting document (FI Doc) FI Open Items หมายเหตุ : เกิด Fund Management เพื่อ Update ข้อมูลงบประมาณ

เอกสารพัสดุ MM document แสดงเอกสารการบันทึกบัญชี FI document 3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) การเรียกดูและการเปลี่ยนแปลงข้อมูล < T-Code MIR4 > เอกสารพัสดุ MM document แสดงเอกสารการบันทึกบัญชี FI document

3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) การเรียกดูและการเปลี่ยนแปลงข้อมูล < T-Code MIR4 > Field ที่เป็นสีขาว สามารถเปลี่ยนแปลงได้ สัญลักษณ์ คำอธิบาย เปลี่ยน Display/Change Mode การทำงาน เรียกดูเอกสารเลขที่อื่น ๆ ผ่านหน้าจอการทำงานปัจจุบัน เรียกดูข้อมูลระดับ Line item เรียกดูข้อมูลระดับ Document Header เรียกดูข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่ม เรียกดูเอกสารแบบ GL View ดังตัวอย่าง Field ที่เป็นสีเทา ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

เอกสารพัสดุ MM document 3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) การกลับรายการตั้งหนี้ - อ้างอิงใบสั่ง (Cancel Invoice Document) < T-Code MR8M > เอกสารพัสดุ MM document “ Document reversed with no. 5100000XXX: Please manually clear FI documents ”

Accounting document (FI Doc) 3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) การกลับรายการตั้งหนี้ - อ้างอิงใบสั่ง (Cancel Invoice Document) MM Material document (MM Doc) Accounting document (FI Doc) FI Open Items หมายเหตุ : เกิด Fund Management เพื่อ Update ข้อมูลงบประมาณ

3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) การปรับปรุงรายการเจ้าหนี้ (Clear FI Document) < T-Code F-51 >

3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) การปรับปรุงรายการเจ้าหนี้ (Clear FI Document) < T-Code F-51 > เมื่อบันทึกปรับปรุงเจ้าหนี้ สถานะจะเปลี่ยนจาก Open item เป็น Cleared Item Cleared Items

3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) เลขที่ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) และ เลขลำดับ (item no.) ใช้สำหรับอ้างอิงตอนตั้งหนี้ ตัวอย่าง ใบตรวจรับ

3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1. ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) 2. การสาธิตระบบ การบันทึกตั้งหนี้ – อ้างอิงใบสั่ง (LIV) การเรียกดูและเปลี่ยนแปลงรายการเจ้าหนี้ (Display/Change Document) การกลับรายการตั้งหนี้ - อ้างอิงใบสั่ง (Cancel Invoice Document) การปรับปรุงรายการเจ้าหนี้ (Clear FI Document) MIRO MIR4 MR8M F-51 3. แบบฝึกหัด + - + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ แบบฝึกหัด หัวข้อ AP 2.0 Transaction บันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่งซื้อ (Logistic Invoice Verification) ข้อ 1 - 4

สรุปสาระสำคัญ การบันทึกข้อมูล 3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) การบันทึกตั้งหนี้ – อ้างอิงใบสั่ง (LIV) + สรุปสาระสำคัญ การบันทึกรายการ ต้องระบุเลขที่ใบสั่ง (Purchase Order Number) ต้องระบุ Tax code U7 หรือ VX เสมอ ผู้บันทึกข้อมูล คือ บัญชี ส่วนงาน เมื่อผ่านรายการแล้วได้เลขที่เอกสาร 2 เลขที่ คือ เอกสารพัสดุ (MM document) และเอกสารการบันทึกบัญชี (FI Document) ใช้เอกสารการบันทึกบัญชี (FI Document) เพื่อพิมพ์ ใบสำคัญเบิกค่าใช้จ่าย (IV) + การบันทึกข้อมูล เมนู Logistics  Materials Management  Logistics Invoice Verification  Document Entry  Enter Invoice T-Code MIRO Doc. Type 4? : ตั้งหนี้มี PO Posting Key 31 : Credit Vendor / 21 : Debit Vendor Sp. G/L Ind. n/a 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

สรุปสาระสำคัญ การบันทึกข้อมูล 3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) การเรียกดูและเปลี่ยนแปลงรายการเจ้าหนี้ (Display/Change Document) + สรุปสาระสำคัญ การเรียกดูข้อมูลให้อ้างอิงเลขที่เอกสารพัสดุ (MM Document) ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้คือ Field ที่เป็นสีขาว สำหรับ Filed ที่เป็นสีเทา จะเปลี่ยนแปลงไม่ได้ ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้ เช่น Reference, Document Header text, Line item Text เป็นต้น ไม่มีการผ่านรายการทางบัญชี + การบันทึกข้อมูล เมนู Logistics  Materials Management  Logistics Invoice Verification Further Processing  Display Invoice Document T-Code MIR4 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

จบ สรุปสาระสำคัญ การบันทึกข้อมูล 3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) การกลับรายการตั้งหนี้ - อ้างอิงใบสั่ง (Cancel Invoice Document) + สรุปสาระสำคัญ การกลับรายการให้อ้างอิงเลขที่เอกสารพัสดุ (MM Document) ต้องระบุเหตุผลการกลับรายการ (Reversal Reason code) คือ 01 สำหรับ Reversal in current period (ยกเลิกเอกสารในงวดปัจจุบัน) หรือ 02 สำหรับ Reversal in closed period (ยกเลิกเอกสารข้ามงวด) เมื่อผ่านรายการแล้วได้เลขที่เอกสาร 2 เลขที่ คือ เอกสารพัสดุ (MM document) และเอกสารการบันทึกบัญชี (FI Document) หลังจากกลับรายการต้องปรับปรุงเจ้าหนี้ (Cleared FI Document) + การบันทึกข้อมูล เมนู Logistics  Materials Management  Logistics Invoice Verification Further Processing  Cancel Invoice Document T-Code MR8M 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ จบ

+ - + 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1. ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) 2. การสาธิตระบบ การบันทึกตั้งหนี้ – ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) การบันทึกลดหนี้ FB60 / F-43 FB65 3. แบบฝึกหัด + - + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ข้อมูลหลักจากระบบงานอื่นที่เกี่ยวข้องกับระบบบัญชีเจ้าหนี้ ศูนย์กำไร Profit Center ส่วนงานที่ต้องการออกงบการเงิน (งบดุล งบรายได้ค่าใช้จ่าย) กองทุน Fund แหล่งเงิน กองทุน เงินทุน ผลผลิต Functional area เขตตามหน้าที่ หรือ เขตตามฟังก์ชั่น รหัสภาระผูกพัน Commitment item รหัสภาระผูกพัน ศูนย์ต้นทุน Cost Center หน่วยงานระดับล่างสุดในผังองค์กร ซึ่งก่อให้เกิดค่าใช้จ่าย (3 ระดับ) และมี “พันธกิจ” เป็นอีกหนึ่งมุมมอง กำหนดตามศูนย์ความรับผิดชอบของแต่ละหน่วยงาน ใบสั่งงานภายใน Internal Order เก็บรวบรวม รายได้ ค่าใช้จ่ายตามโครงการ

ข้อมูลหลักในระบบบริหารงบประมาณ (Fund management: FM) ใน 4 มุมมอง 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ข้อมูลหลักในระบบบริหารงบประมาณ (Fund management: FM) ใน 4 มุมมอง หน่วยงาน รหัสรายจ่าย บัญชีทุน ผลผลิต/รายการ Fund Center คณะแพทย์รามาฯ คณะทันตแพทย์ …… Commitment item ค่าจ้างชั่วคราว ค่าตอบแทน …… Fund งบฯแผ่นดิน-อุดหนุนทั่วไป เงินรายได้ส่วนงาน กองทุนวันมหิดล …… Functional area การเรียนการสอน วิทย์สุขภาพ-Life Sciences เผยแพร่งานบริการวิชาการ -Life Sciences รักษาพยาบาล-Life Sciences อุดหนุนวิจัยถ่ายทอดเทคโนฯ-Life Sciences ทำนุบำรุง -Life Sciences …… Fund Center Commitment item Fund Functional area Budget Actual Available (ศูนย์เงินทุน) (รายการภาระผูกพัน) (บัญชีทุน) (เขตตามหน้าที่) (งบประมาณ) (ใช้งบฯ) (งบฯคงเหลือ) คณะแพทย์รามาฯ ค่าจ้างชั่วคราว งบฯอุดหนุนทั่วไป การเรียนฯวิทย์สุขภาพ-Life Sciences 150,000 90,000 60,000 คณะแพทย์รามาฯ ค่าตอบแทน งบฯอุดหนุนทั่วไป การเรียนฯวิทย์สุขภาพ-Life Sciences 15,000 8,000 7,000 คณะแพทย์รามาฯ ค่าตอบแทน รายได้ส่วนงาน การเรียนฯวิทย์สุขภาพ-Life Sciences 5,000 2,000 3,000 คณะทันตแพทย์ ค่าจ้างชั่วคราว งบฯอุดหนุนทั่วไป การเรียนฯวิทย์สุขภาพ-Life Sciences 100,000 90,000 10,000 คณะทันตแพทย์ ค่าตอบแทน งบฯอุดหนุนทั่วไป การเรียนฯวิทย์สุขภาพ-Life Sciences 25,500 5,000 20,500 คณะทันตแพทย์ ค่าตอบแทน รายได้ส่วนงาน เผยแพร่งานบริการฯ-Life Sciences 10,000 5,000 5,000

P หมายถึง Profit Center 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ข้อมูลหลักจากระบบงานอื่นที่เกี่ยวข้องกับระบบบัญชีเจ้าหนี้ โครงสร้างรหัสศูนย์กำไร (Profit Center) X XX (3 Digits) 2-3 Running no. 1 P หมายถึง Profit Center

3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice)

3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) Fund (กองทุน หรือ เงินทุน) หมายถึง แหล่งเงิน กองทุน เงินทุน X XX XX XXX (8 Digits) หมายเลขกองทุน = บัญชีทุน (Running no.) 6-7 กองทุนย่อย 4-5 ประเภทกองทุนตามวัตถุประสงค์ 2-3 1 แหล่งเงินงบประมาณ หมายเหตุ บันทึกรายการ (ทั้งตั้งงบประมาณและใช้งบประมาณ) และคุมงบประมาณ ในระดับหมายเลขกองทุน (บัญชีทุน)

3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) โครงสร้าง Functional area (เขตตามหน้าที่ หรือ เขตตามฟังก์ชัน) หมายถึง ผลผลิต/รายการ XX X XXXX (7 Digits) กิจกรรม/โครงการ/รายการ (เช่น เงินอุดหนุนปฏิบัติทางการแพทย์ ) 4-7 กลุ่มสาขาวิชา (Life Sciences and Biomedicine , Natural Science, Engineering and IT, Social Science, Arts and Humanities) (สำหรับงบประมาณปี 2553 จะเป็นรหัส 0 ทั้งหมด) 3 12 ผลผลิต 1-2 หมายเหตุ บันทึกรายการ (ทั้งตั้งงบประมาณและใช้งบประมาณ) และคุมงบประมาณ ในระดับ กิจกรรม/รายการ ดังนั้นถ้าต้องการคุมงบประมาณต้องสร้างเป็นรหัส Functional area ด้วย เช่น โครงการวิจัย งานกิจกรรมต่างๆ

3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ศูนย์ต้นทุน (Cost Center) คือ หน่วยงานต่างๆ ตามผังองค์กร ซึ่งศูนย์ต้นทุนสร้างขึ้นเพื่อใช้สำหรับเก็บรวบรวม และวิเคราะห์ รายได้ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นของแต่ละหน่วยงาน ศูนย์ต้นทุนออกแบบตามโครงสร้างของผังองค์กร โดย สามารถแบ่งย่อยตาม หน่วยงาน / ภาควิชา / ฝ่าย / งาน / หน่วย โดยที่แต่ละระดับสามารถแยกเป็นพันธกิจต่างๆ เพื่อรองรับการวิเคราะห์ข้อมูลตามพันธกิจ 1000- มหาวิทยาลัยมหิดล ส่วนงาน หน่วยงาน/ภาควิชา ฝ่าย/งาน/หน่วย ฝ่าย/งาน/หน่วย ฝ่าย/งาน/หน่วย พันธกิจ

ส่วนงาน: (สำนัก, คณะ, สถาบัน, วิทยาลัย, ศูนย์/กลุ่มภารกิจ, วิทยาเขต) 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) โครงสร้างของศูนย์ต้นทุน C XX XX X X X (8 Digits) พันธกิจ: (1=การศึกษา, 2=วิจัย, 3=บริการวิชาการ, 4=ทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม, 5=บริการรักษาพยาบาล , Z อื่นๆ , 0 = ไม่ระบุพันธกิจ) 8 7 หน่วย: (ถ้าต้องการเก็บข้อมูลในระดับต่ำกว่าหน่วยงาน ถ้าไม่มีกำหนดให้เป็นรหัส 0) ฝ่ายและงาน: (ถ้าต้องการเก็บข้อมูลในระดับต่ำกว่าหน่วยงาน ถ้าไม่มีกำหนดให้เป็นรหัส 0) 6 4-5 หน่วยงาน: (กอง ,ศูนย์, ,สำนักคณบดี,ภาควิชา, หน่วยงานที่เทียบเท่าภาควิชา ) 2-3 ส่วนงาน: (สำนัก, คณะ, สถาบัน, วิทยาลัย, ศูนย์/กลุ่มภารกิจ, วิทยาเขต) เรียงลำดับตามประกาศมหาวิทยาลัยมหิดล เรื่องกำหนดเลขที่หนังสือออก ปัจจุบันมี 40 ส่วนงาน 1 C = Cost Center

โครงสร้างของงบประมาณ Earmarked Fund (รหัสใบจองงบประมาณ) 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ข้อมูลหลักจากระบบงานงบประมาณที่เกี่ยวข้องกับระบบบัญชีเจ้าหนี้ โครงสร้างของงบประมาณ Budget structure Fund Center Commitment Item Fund Functional Area ศูนย์เงินทุน เงินทุน กองทุน เขตตามหน้าที่ หรือ เขตตามฟังก์ชั่น รหัสภาระผูกพัน ระบุ Earmarked Fund เมื่อบันทึกตั้งหนี้ (AP Invoice) ระบบจะดึงข้อมูลโครงสร้างของงบประมาณให้อัตโนมัติ Earmarked Fund (รหัสใบจองงบประมาณ)

พิมพ์ใบเบิกค่าใช้จ่าย (IV) จัดทำ/พิมพ์ ใบขอเบิก (ฏีกา) 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) 1 3 ใบจองงบประมาณ (Fund Reservation) บันทึกตั้งหนี้ (AP Invoice) ตัวอย่าง คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. ค่าใช้จ่าย/สินทรัพย์ Cr. เจ้าหนี้ Cr. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) 2 4 7 ส่งเอกสาร ให้บัญชี พิมพ์ใบเบิกค่าใช้จ่าย (IV) บันทึกจ่ายเงิน ตัวอย่าง คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. เจ้าหนี้ Cr. บัญชีธนาคาร/เช็ค Cr. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) 5 8 จัดทำ/พิมพ์ ใบขอเบิก (ฏีกา) พิมพ์ ใบสำคัญจ่าย (PV) งบประมาณ บัญชี การเงิน

ตัวอย่าง ใบจองงบประมาณ 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) ตัวอย่าง ข้อมูลในใบจองงบประมาณ < T-Code FMX3 > เลขที่ใบจองงบประมาณ และเลขลำดับ ที่จะนำไปอ้างอิงตอนตั้งหนี้ ใน Field “Earmarked Fund” ตัวอย่าง ใบจองงบประมาณ

เลขที่ใบจองงบประมาณ (Fund reservation) ใช้อ้างอิง เมื่อบันทึกตั้งหนี้ 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) ตัวอย่าง ข้อมูลในใบจองงบประมาณ < T-Code FMX3 > เลขที่ใบจองงบประมาณ (Fund reservation) ใช้อ้างอิง เมื่อบันทึกตั้งหนี้ เมื่อบันทึกตั้งหนี้ G/L Account สำหรับบันทึกค่าใช้จ่ายต้องเป็นตัวเดียวกัน

3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) <T-Code FB60> การบันทึกตั้งหนี้ ระบุใบจองงบประมาณ (Fund Reservation)

3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) <T-Code F-43> Credit Credit Vendor : Filed Account ให้ระบุ Vendor Code Debit ต้องระบุ T-Type เป็น Z12 :บันทึกการได้มาของ Debit Asset : Filed Account ให้ระบุ Asset Number

Accounting document (FI Doc) 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) บันทึกตั้งหนี้ (AP Invoice) Accounting document (FI Doc) FI Open Item AM กรณีบันทึกเจ้าหนี้ พร้อมขึ้นทะเบียนสินทรัพย์ Asset Document (AA Doc) หมายเหตุ : เกิด Fund Management เพื่อ Update ข้อมูลงบประมาณ

ข้อมูลสำคัญที่ต้องระบุ 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) – กรณีเงินเพิ่ม/ลดค่า K ค่า K หมวดงบประมาณ Commitment Item ข้อมูลสำคัญที่ต้องระบุ 1. ค่า K เพิ่ม G921 : งบกลาง มีงบ 5304990020 : เงินสำรองจ่ายกรณีฉุกเฉิน T – Code : F-43 Dr. เงินสำรองจ่ายกรณีฉุกเฉิน Cr. เจ้าหนี้ Transaction Type : Z13 Earmarked Funds Funds Center Commitment item จะกำหนดให้อัตโนมัติตาม 2. ค่า K ลด G700 : ค่าที่ดินและสิ่งก่อสร้าง 1XXXXXXXXX ค่าที่ดินและสิ่งก่อสร้าง ต่าง ๆ Dr. เจ้าหนี้ Cr. AUC-งานระหว่างก่อสร้าง (สินทรพย์หมวด1XXXXXXXX) (ลดยอดในมูลค่าของสินทรัพย์) จะต้องกำหนดเอง อธิบายไปเพิ่มเติมว่า Concept เป็นอย่างไร ค่า K = มูลค่าของสิ่งก่อสร้าง ณ ช่วงเวลาปัจจุบันที่ตกลงซื้อขายกัน แต่ในอนาคตมูลค่าของสิ่งก่อสร้างได้มีการเปลียนแปลงไป หมายเหตุ : งานงบประมาณจะไม่สร้าง Earmarked Funds ในกรณีลดงบประมาณ/ลดยอดค่าใช้จ่าย

3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) – Posting Key Posting Key คำอธิบาย 21 เดบิต เจ้าหนี้ 31 เครดิต เจ้าหนี้ 29 เดบิต เจ้าหนี้ + Sp G/L 39 เครดิต เจ้าหนี้ + Sp G/L 40 เดบิต ค่าใช้จ่าย 50 เครดิต ค่าใช้จ่าย 70 เดบิต สินทรัพย์ 75 เครดิต สินทรัพย์

3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกลดหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) <T-Code FB65> การบันทึกลดหนี้ ระบุเลขที่เอกสารตอนตั้งหนี้

ประเภทเงินอุดหนุนการวิจัย 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) - กรณีเงินอุดหนุนวิจัย ประเภทเงินอุดหนุนการวิจัย ผู้จัดทำฏีกา ส่วนงาน มหาวิทยาลัย 1. เงินอุดหนุนการวิจัยจาก เงินรายได้แผ่นดิน กองคลัง-ทำแทน ในนามมหาวิทยาลัย *Dr. เงินรับจัดสรรจาก GF Cr. เจ้าหนี้ - ส่วนงาน (PXX) 2. เงินอุดหนุนการวิจัยจาก เงินรายได้มหาวิทยาลัย *Dr. บัญชีพักรอรับจ่าย 3. เงินอุดหนุนการวิจัยจาก เงินรายได้ส่วนงาน *Dr. ลูกหนี้ – มหาวิทยาลัย + Sp.G/L Ind. V Dr. บัญชีพักรอรับจ่าย 4.1. เงินอุดหนุนการวิจัยจาก เงินแหล่งทุนภายนอก มหาวิทยาลัย – กองคลังรับเงิน ในนามส่วนงาน 4.2. เงินอุดหนุนการวิจัยจาก เงินแหล่งทุนภายนอก มหาวิทยาลัย – ส่วนงานรับเงิน *Dr. ลูกหนี้ - มหาวิทยาลัย 5. ส่วนงานบริหารจัดการตัวเอง Dr. เงินอุดหนุนการวิจัย Cr. เจ้าหนี้-นักวิจัย หมายเหตุ : * หมายถึง ตัองจัดทำฏีกา 1. กรณีส่วนงานเปิดบัญชีเงินอุดหนุนวิจัยแยกจากบัญชีหลักของส่วนงาน รายการขา Cr. เจ้าหนี้ส่วนงาน บันทึกรายการโดยระบุ Individual. Payee เป็นชื่อบัญชีเงินอุดหนุนวิจัย 2. การจัดงบประมาณ จะตัดงบประมาณเมื่อบันทึก “บัญชีเงินอุดหนุนการวิจัย”

บันทึกอนุมัติจ่ายเงินวิจัย 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) - กรณีเงินอุดหนุนวิจัย 1. กองคลัง สำนักงานอธิการบดีเป็นผู้ทำฏีกา กรณีเงินรายได้แผ่นดิน (เงินงบประมาณ) 1 3 8 บันทึกอนุมัติจ่ายเงินวิจัย กระบวนการ รับเงิน บันทึกตั้งหนี้ (AP Invoice) 2 4 6 9 ส่งเอกสาร ให้กองคลังบัญชี พิมพ์ใบเบิกค่าใช้จ่าย (IV) บันทึกจ่ายเงินให้ส่วนงาน บันทึกจ่ายเงินให้นักวิจัย 5 7 10 จัดทำ/พิมพ์ ใบขอเบิก (ฏีกา) พิมพ์ ใบสำคัญจ่าย (PV) พิมพ์ ใบสำคัญ (IV/PV) กองคลัง-บัญชี กองคลัง-การเงิน การเงิน-ส่วนงาน

บันทึกอนุมัติจ่ายเงินวิจัย 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) - กรณีเงินอุดหนุนวิจัย 2. กองคลัง สำนักงานอธิการบดีเป็นผู้ทำฏีกา กรณีเงินรายได้มหาวิทยวลัย/รับจากแหล่งทุนภายนอก (กองคลังทำแทนส่วนงาน) 6 บันทึกจ่ายเงิน 1 3 10 บันทึกอนุมัติจ่ายเงินวิจัย กระบวนการ รับเงิน บันทึกตั้งหนี้ (AP Invoice) 7 พิมพ์ ใบสำคัญจ่าย (PV) 2 4 11 ส่งเอกสาร ให้กองคลังบัญชี พิมพ์ใบเบิกค่าใช้จ่าย (IV) บันทึกจ่ายเงินให้นักวิจัย 8 ปรับเงินฝาก ที่กองคลัง 5 12 จัดทำ/พิมพ์ ใบขอเบิก (ฏีกา) พิมพ์ ใบสำคัญ (IV/PV) 9 พิมพ์ ใบสำคัญทั่วไป (JV) กองคลัง-บัญชี การเงิน-ส่วนงาน

3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) - กรณีเงินอุดหนุนวิจัย 3. ส่วนงานเป็นผู้ทำฏีกา กรณีเงินรายได้ส่วนงาน/รับจากแหล่งทุนภายนอก (ส่วนงานวางฏีกามาที่กองคลัง) 6 บันทึกจ่ายเงิน 1 3 10 บันทึกอนุมัติจ่ายเงินวิจัย กระบวนการ รับเงิน บันทึกตั้งหนี้ระหว่างกัน+Sp.G/L Ind.V 7 พิมพ์ ใบสำคัญจ่าย (PV) 2 4 11 ส่งเอกสาร ให้บัญชี พิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV) บันทึกจ่ายเงินให้นักวิจัย 8 ปรับเงินฝาก ที่กองคลัง 5 12 จัดทำ/พิมพ์ ใบขอเบิก (ฏีกา) พิมพ์ ใบสำคัญ (IV/PV 9 พิมพ์ ใบสำคัญทั่วไป (JV) บัญชี-ส่วนงาน การเงิน-ส่วนงาน การเงิน-ส่วนงาน

3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) - กรณีเงินอุดหนุนวิจัย <T-Code FB60> เงินรายได้ Dr. พัก-รอรับ/จ่าย เงินงบประมาณ Dr. เงินรับจัดสรรจากกรมบัญชีกลาง ทั้ง 2 บัญชีนี้ การตั้งหนี้ไม่อ้างอิงใบจองงบประมาณ (Fund Reservation) ส่วนงานบริหารจัดการตัวเอง Dr. เงินอุดหนุนการวิจัย การตั้งหนี้อ้างอิงใบจองงบประมาณ (Fund Reservation)

3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) - กรณีเงินอุดหนุนวิจัย <T-Code F-43> Credit Credit Vendor : Filed Account ให้ระบุ Vendor Code 4000XX เจ้าหนี้ - ส่วนงาน Debit Debit Customer : Filed Account ให้ระบุ Customer Code 400099 ลูกหนี้-มหาวิทยาลัย

+ - + 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1. ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) 2. การสาธิตระบบ การบันทึกตั้งหนี้ – ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) การบันทึกลดหนี้ FB60 / F-43 FB65 3. แบบฝึกหัด + - + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ แบบฝึกหัด หัวข้อ AP 2.0 Transaction บันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่งซื้อ (AP Invoice) ข้อ 5 – 12 มีแบบฝึกหัดเสริม ข้อ 11

จบ สรุปสาระสำคัญ การบันทึกข้อมูล 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) การบันทึกตั้งหนี้ – อ้างอิงไม่ใบสั่ง (AP Invoice) + สรุปสาระสำคัญ การบันทึกรายการ พร้อมระบุใบจองงบประมาณ (Fund Reservation) ผู้บันทึกข้อมูล คือ บัญชี ส่วนงาน เมื่อผ่านรายการแล้วได้เลขที่เอกสาร 1 เลขที่ คือ เอกสารการบันทึกบัญชี (FI Document) เพื่อใช้สำหรับสั่งพิมพ์ ใบสำคัญเบิกค่าใช้จ่าย (IV) + การบันทึกข้อมูล เมนู Accounting  Financial Accounting  Accounts Payable  Document Entry T-Code FB60 : Invoice /F-43 : Invoice – General FB65 : Credit Memo Doc. Type 5X : ตั้งหนี้ไม่มี PO Posting Key 31 : Credit Vendor / 21 : Debit Vendor Sp. G/L Ind. n/a 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ จบ

+ - + 3.3 การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1.การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ 2. การสาธิตระบบ การแสดงเอกสารบัญชี (Display Document) การเปลี่ยนแปลงเอกสารบัญชี (Change Document) การจัดพิมพ์ใบสำคัญเบิกค่าใช้จ่าย (IV) กลับรายการทางบัญชี (Reverse document) FB03 FB02 ZAPFM001 FB08/FBRA ZGLFM001 3. แบบฝึกหัด + - + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

3.3 การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ การแสดงเอกสารบัญชี (Display Document) < T-Code FB03 > การเรียกดูเอกสารการบันทึกบัญชีต้องระบุ Document No = เอกสารบัญชี (FI Doc) Company code = รหัสบริษัท “1000” Fiscal Year = ปีบัญชี (ค.ศ.) กรณีต้องการค้นหาเอกสาร FI Document

Double Click ดูข้อมูลที่ระดับ Line items 3.3 การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ การแสดงเอกสารบัญชี (Display Document) < T-Code FB03 > Document Header Line items Double Click ดูข้อมูลที่ระดับ Line items

3.3 การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ การแสดงเอกสารบัญชี (Display Document)

3.3 การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ การเปลี่ยนแปลงเอกสารบัญชี (Change Document) < T-Code FB02 > Field ที่เป็นสีขาว สามารถเปลี่ยนแปลงได้ Field ที่เป็นสีเทา ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

3.3 การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ การจัดพิมพ์ใบสำคัญเบิกค่าใช้จ่าย (IV) < T-Code ZAPFM001 > ประมวลผลเพื่อแสดง/พิมพ์แบบฟอร์ม

3.3 การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ กลับรายการทางบัญชี (Reverse document) < T-Code FB08 > เอกสารการบัญชี (FI document) “ Document 39XX0000XX was posted in company code 1000 ” “ข้อผิดพลาดที่ไม่สามารถแก้ไขได้ เช่น วันที่ผ่านรายการ จำนวนเงิน รหัสผู้ขาย รหัสบัญชีแยกประเภท ฯลฯ”

3.3 การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ กลับรายการทางบัญชี (Reverse document) < T-Code FBRA > เอกสารการบัญชี (FI document) “ Clearing 32XX0000XX Reset” “Document 39XX0000XX was posted in company code 1000 ” “ ข้อผิดพลาดที่ไม่สามารถแก้ไขได้ หากรายการบัญชีนั้นเป็นรายการหักล้าง (Clear Item) จะไม่สามารถกลับรายการได้โดยตรง ผู้ใช้งานต้องเลือก Resetting and revers ”

3.3 การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ การจัดพิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV) < T-Code ZGLFM001 > ประมวลผลเพื่อแสดง/ พิมพ์แบบฟอร์ม

จบ + - + 3.3 การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1.การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ 2. การสาธิตระบบ การแสดงเอกสารบัญชี (Display Document) การเปลี่ยนแปลงเอกสารบัญชี (Change Document) การจัดพิมพ์ใบสำคัญเบิกค่าใช้จ่าย (IV) กลับรายการทางบัญชี (Reverse document) FB03 FB02 ZAPFM001 FB08/FBRA ZGLFM001 3. แบบฝึกหัด + - + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ แบบฝึกหัด หัวข้อ AP 2.0 Transaction การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ ข้อ 13 – 16) จบ

+ - + 3.4 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1. ภาพรวมการจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป 2. การสาธิตระบบ การสร้างใบขอเบิก (ฏีกา) การแสดงใบขอเบิก (ฏีกา) การบันทึกรับวางใบขอเบิก (ฏีกา) การเปลียนแปลงสถานะใบขอเบิก (ฏีกา) การเรียกดูทะเบียนคุมใบขอเบิก (ฏีกา) ZAPEN001_1 ZAPEN001_2 ZAPEN001_3* ZAPEN001_4 ZAPEN001_5 3. แบบฝึกหัด + - + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

ใบขอเบิก (ฏีกา) ระหว่างส่วนงาน 3.4 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป ภาพรวม ใบขอเบิก (ฏีกา) ระหว่างส่วนงาน ใบขอเบิก (ฏีกา) ภายในส่วนงาน อ้างอิงเลขที่ใบขอเบิก ยกเลิก - จ่ายเงิน - เบิกเกินส่งคืน เรียกดูทะเบียนคุม ในระบบ MU-ERP ได้ ใบขอเบิก (ฏีกา) จาก ส่วนงานที่ทำงานนอก ระบบ MU-ERP ยกเลิก - เบิกเกินส่งคืน เรียกดูทะเบียนคุม ในระบบ MU-ERP ได้ กองคลังบันทึกรับวาง 1. การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) T-Code : ZAPEN001_1 อ้างอิงเลขที่ใบขอเบิก การแสดงใบขอเบิก (ฏีกา) T-Code : ZAPEN001_2 กองคลังบันทึกรับวาง การบันทึกรับวางใบขอเบิก (ฏีกา) T-Code : ZAPEN001_3 ยกเลิก - จ่ายเงิน - เบิกเกินส่งคืน การบันทึกสถานะใบขอเบิก (ฏีกา) T-Code : ZAPEN001_4 เรียกดูทะเบียนคุม ในระบบ MU-ERP ได้ ทำเบียนคุมใบขอเบิก (ฏีกา) T-Code : ZAPEN001_5

X X XXX - XXXXXXX / XXXX (18 Digits) 3.4 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป ภาพรวมของการจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ใบขอเบิก (ฏีกา) ที่สร้างในระบบ MU-ERP เลขที่ใบขอเบิก (ฏีกา) กำหนดให้อัตโนมัติ โดยมีโครงสร้างดังนี้ X X XXX - XXXXXXX / XXXX (18 Digits) ปีงบประมาณ 15-18 7-13 ลำดับเลขที่ 3-5 รหัสส่วนงาน (Profit Center) 2 แหล่งเงิน > 1 : เงินรายได้ , 2 เงินงบประมาณ, 3 เงินงบประมาณแผ่นดิน, 4 เงินไทยเข้มแข็ง 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ ประเภทใบขอเบิก (ฏีกา) > E : ใบขอเบิก (ฏีกา) ระหว่างส่วนงาน , I : ใบขอเบิก (ฏีกา) ภายในส่วนงาน 1 เลขที่ใบขอเบิก (ฏีกา) จะถูก Update ที่ เอกสารอ้างอิง (Document No) ที่ “Assignment Field”

3.4 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป ภาพรวม รายละเอียด ประเภท ใบขอเบิก (ฏีกา) ผู้สร้างฏีกา Profit Center ผู้สร้าง (เลือกจาก Selection Screen) Profit Center ที่รับค่าใช้จ่าย (ระบุใน Document) 1. ส่วนงานภายใต้การดูของมหาวิทยาลัย และ ต้องวางฏีกาเบิกจ่ายมา กองคลัง สำนักงานอธิการบดี External ส่วนงาน PXX 2. ส่วนงานในกำกับของมหาวิทยาลัย วิทยาลัยนานาชาติ วิทยาลัยดุริยางค์ วิทยาลัยการจัดการ Internal 3. ส่วนงานภายใต้การดูของมหาวิทยาลัย แต่ กองคลัง สำนักงานอธิการบดี เป็นผู้ทำฏีกาแทนส่วนงาน กรณี - เงินยืมจากสำนักงานอธิการบดี - เงินทดรองจ่ายให้ส่วนงาน - ภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้สรรพากร กองคลัง สำนักงานอธิการบดี P99

3.4 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป ภาพรวม ผู้สร้างใบขอเบิก (ฏีกา)

ขอเบิก (ฏีกา) เบิกเกินส่งคืน 3.4 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป ภาพรวม – เบิกเกินส่งคืน กระบวนการ ตั้งหนี้/ลดหนี้ กระบวนการ จัดทำฏีกา (สร้าง) ตั้งลูกหนี้ เจ้าหนี้ ระหว่างกัน กระบวนการ จ่ายเงิน ขอเบิก (ฏีกา) คู่บัญชีบันทึก Dr. ค่าใช้จ่าย 12,000.00 Cr. เจ้าหนี้ 12,000.00 คู่บัญชีบันทึก Dr. เจ้าหนี้ 12,000.00 Cr. ธนาคาร 11,880.00 Cr. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 120,00 กระบวนการ ตั้งหนี้/ลดหนี้ กระบวนการ จัดทำฏีกา (เบิกเกินฯ) นำส่งเงิน เบิกเกินส่งคืน (ถ้ามี) เบิกเกินส่งคืน คู่บัญชีบันทึก Dr. เจ้าหนี้ 2,000.00 Cr. ค่าใช้จ่าย 2,000.00 คู่บัญชีบันทึก Dr. เงินสด 2,000.00 Cr. เจ้าหนี้/เช็ค 2,000.00 หมายเหตุ อ้างอิงเลขที่เอกสารตั้งหนี้ที่ Invoice Ref. ตอนบันทึกลดค่าใช้จ่าย (ลดหนี้) เสมอ

3.4 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป ภาพรวม – เบิกเกินส่งคืน กรณีตั้งหนี้ไม่อ้างอิง PO ระบุเลขที่เอกสารการตั้งหนี้บัญชี 32XXNNNNN กรณีตั้งหนี้อ้างอิง PO ระบุเลขที่เอกสารการตั้งหนี้พัสดุ 51NNNNNNN หรือ 31XXNNNNN

หลักเกณฑ์การตั้งใบขอเบิก (ฎีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป 1 ฎีกา = 1 ส่วนงาน (Profit Center) ยกเว้นรายการที่บันทึกโดย Document Type 5ม เท่านั้น ที่สามารถทำได้มากกว่า 1 ส่วนงาน 1 กองทุน (Fund) ยกเว้นรายการที่บันทึกโดย Document Type 5ม เท่านั้น ที่สามารถทำได้มากกว่า 1 กองทุน 1 ผลผลิต (Functional area) 1 รหัสบัญชี (GL account) สำหรับแหล่งเงินงบประมาณแผ่นดิน และงบไทยเข้มแข็ง มากกว่า 1 รหัสบัญชี (GL account) สำหรับแหล่งเงินงบประมาณ เงินอุดหนุนทั่วไป และเงินรายได้

ตัวอย่าง เอกสารการตั้งลูกหนี้มหาวิทยาลัย ตัวอย่าง เอกสารการตั้งลูกหนี้มหาวิทยาลัย Lot No.

ตัวอย่าง เอกสารการตั้งลูกหนี้มหาวิทยาลัย ตัวอย่าง เอกสารการตั้งลูกหนี้มหาวิทยาลัย Lot No.

หลักเกณฑ์การบันทึกตั้งเจ้าหนี้ส่วนงาน เมื่อกองคลังรับวางฏีกาส่วนงานแล้ว จะต้องบันทึกตั้งเจ้าหนี้ส่วนงาน (ยกเว้น ฏีกาส่งใช้เงินยืม) ผ่านรายการตั้งเจ้าหนี้ส่วนงาน โดยใช้ T-Code FB60: การตั้งหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง โดยรายการบัญชี จะแตกต่าง ตามแหล่งเงินดังนี้ เงินรายได้ Dr. บัญชีพักรอรับจ่าย Cr. เจ้าหนี้ระหว่างกัน ภาษีหัก ณ ที่จ่ายระหว่างกัน (ถ้ามี) ค่าปรับระหว่างกัน (ถ้ามี) เงินงบประมาณอุดหนุน และ งบประมาณอุดหนุนเฉพาะ Dr. เงินรับจัดสรรจากกรมบัญชีกลาง Cr. เจ้าหนี้ระหว่างกัน ภาษีหัก ณ ที่จ่ายระหว่างกัน (ถ้ามี) ค่าปรับระหว่างกัน (ถ้ามี) เงินงบประมาณแผ่นดิน และ ไทยเข้มแข็ง Dr. พักลูกหนี้ เจ้าหนี้ตามศูนย์กำไร Cr. เจ้าหนี้ระหว่างกัน - บันทึกรายการโดยใช้ Profit Center P99 และ กองทุนตามจริง ยกเว้นเงินรายได้ให้ระบุกองทุนเป็น “10799999” - ฎีกานอกระบบ MU-ERP เช่น คณะทันตแพทย์ จะไม่มี รายการ ภาษีหัก ณ ที่จ่ายระหว่างกัน และ ค่าปรับระหว่างกัน

จบ + - + 3.4 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1. ภาพรวมการจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป 2. การสาธิตระบบ การสร้างใบขอเบิก (ฏีกา) การแสดงใบขอเบิก (ฏีกา) การบันทึกรับวางใบขอเบิก (ฏีกา) การเปลียนแปลงสถานะใบขอเบิก (ฏีกา) การเรียกดูทะเบียนคุมใบขอเบิก (ฏีกา) ZAPEN001_1 ZAPEN001_2 ZAPEN001_3 ZAPEN001_4 ZAPEN001_5 3. แบบฝึกหัด + - + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ แบบฝึกหัด หัวข้อ AP 2.0 Transaction การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ทั่วไป ข้อ 17 – 23) จบ

+ - + 3.5 การจ่ายเงิน (Payment) ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1. ภาพรวมการจ่ายเงิน 2. การสาธิตระบบ Automatic Payment Payment with Printout Outgoing Payment การจ่ายเงิน ไม่อ้างอิงรหัสเจ้าหนี้ กลับรายการจ่ายเงิน การจัดพิมพ์หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย F110* F-58 F-53 FB50 FBRA S_P00_07000134 3. แบบฝึกหัด + - + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

3.5 การจ่ายเงิน (Payment) ทำใบขอเบิก (ฏีกา) กระบวนการ บันทึกตั้งหนี้ การจ่ายเงิน Automatic Payment Payment With Printout Outgoing Payment วิธีการจ่ายเงิน การจ่ายผ่านบริการธนาคาร การจ่ายเงินด้วยเช็ค การโอนเงิน จำนวนเจ้าหนี้ที่สามารถทำรายการ 1 หรือ หลาย เจ้าหนี้ 1 เจ้าหนี้ T-Code F110 / FBRA (Reverse) F-58 / FCH8 (Reverse) F-53 / FBRA (Reverse) Document Type 6ม : P99 PV ผ่านธนาคาร 7X : PXX PV อื่น การบันทึกรายการบัญชี ระบุวิธีการจ่ายเงิน (Payment Method) ระบบบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ ระบุวิธีการจ่ายเงิน (Payment Method) ระบบบันทึกบัญชี (พัก) ให้อัตโนมัติ ระบุรหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป (คุม)

วิธีการจ่ายเงิน (Payment Method) Automatic Payment Payment With Printout Outgoing Payment Y จ่ายผ่านบริการธนาคาร รายได้ Z จ่ายผ่านบริการธนาคาร งปม. 1 เช็ค SCB 051-3-01218-0 รายได้ 2 เช็ค SCB 051-3-01163-9 งปม. 9 เช็ค SCB 333-3-00209-6 งปม. C เช็ค เขียนมือ/เช็คฉีก D เช็ค SCB 016-3-00325-6 รายได้1 E เช็ค SCB 026-3-00001-9 รายได้2 F เช็ค SCB 026-3-00001-9 รายได้1 G เช็ค SCB 016-3-00325-6 รายได้2 H เช็ค SCB 316-3-02001-0 รายได้ I เช็ค SCB 316-3-03148-5 งปม. J เช็ค SCB 316-3-03166-3 งปม. K เช็ค KTB 732-6-01944-4 ทข. L เช็ค SCB 316-3-03193-0 งปม. U เช็ค SCB 333-3-00117-1 รายได้ V เช็ค SCB 333-3-00205-4 รายได้ W เช็ค SCB 014-305596-4 รายได้ T: ตัดบัญชีอัตโนมัติและการโอนเงิน

3.5 การจ่ายเงิน (Payment) ภาพรวมการจ่ายเงิน (Payment) – ไทยเข้มแข็ง (ส่วนงานในระบบ MU-ERP) รายการบัญชี ประเภท การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน ผู้รับผิดชอบ 1. ตั้งหนี้ เจ้าหนี้-ร้านค้า IV Dr. GR/IR Cr. เจ้าหนี้-ร้านค้า 1,000.00 1,000.00 ส่วนงาน 2. ส่วนงานตั้งลูกหนี้มหาวิทยาลัย Dr. ลูกหนี้-มหาวิทยาลัย Dr. ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า Dr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า Cr. เงิน งปม. รอรับจัดสรร 900.00 90.00 10.00 1,000.00 3. รับวางฏีกา+ตั้งลูกหนี้กรมบัญชีกลาง Dr. ลูกหนี้-กรมบัญชีกลาง Cr. พักลูกหนี้ เจ้าหนี้ตามศูนย์กำไร 900.00 900.00 มหาวิทยาลัย 4. ตั้งหนี้ เจ้าหนี้-ส่วนงาน Dr. พักลูกหนี้ เจ้าหนี้ตามศูนย์กำไร Cr. เจ้าหนี้-ส่วนงาน ม หาวิทยาลัย 5. รับเงินจากกรมบัญชีกลาง RV Dr. เงินฝากธนาคาร-คุม Cr. ลูกหนี้-กรมบัญชีกลาง 6. จ่ายเงินให้เจ้าหนี้-ร้านค้า PV Dr. เจ้าหนี้-ร้านค้า Cr. เงินฝากธนาคาร-พัก Cr. ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า Cr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า 1,000.00 900.00 90.00 10.00 7. ล้างลูกหนี้/เจ้าหนี้ระหว่างกัน JV Dr. เจ้าหนี้-ส่วนงาน Cr. ลูกหนี้-มหาวิทยาลัย 8. เคลียร์ภาษีหัก ณ ที่จ่าย + ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า Dr. ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า Cr. ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า Dr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า Cr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า 90.00 90.00 10.00 10.00 9. รับรู้รายได้แทนส่วนงาน Dr. เงิน งปม. รอรับจัดสรร Cr. รายได้ตามประเภท…

3.5 การจ่ายเงิน (Payment) ภาพรวมการจ่ายเงิน (Payment) – ไทยเข้มแข็ง (ส่วนงานนอกระบบ MU-ERP เช่น ทันตแพทย์) รายการบัญชี ประเภท การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน ผู้รับผิดชอบ ขั้นตอนที่ 1-5 เหมือนส่วนงานภายในระบบ MU-ERP 6. จ่ายเงินให้เจ้าหนี้-ส่วนงาน PV Dr. เจ้าหนี้-ส่วนงาน Cr. เงินฝากธนาคาร-พัก 900.00 900.00 มหาวิทยาลัย 7. รับรู้รายได้แทนส่วนงาน (Y03) JV Dr. เงิน งปม. รอรับจัดสรร Cr. รายได้ตามประเภท… 1,000.00 1,000.00 8. รับเช็คจากมหาวิทยาลัย RV Dr. เช็ค Cr. ลูกหนี้-มหาวิทยาลัย ส่วนงาน 9. รับรู้รายได้ (P03) 10. จ่ายเงินให้เจ้าหนี้-ร้านค้า Dr. เจ้าหนี้-ร้านค้า Cr. เงินฝากธนาคาร-พัก Cr. ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า Cr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า 1,000.00 900.00 90.00 10.00 11. เคลียร์ภาษีหัก ณ ที่จ่าย + ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า Dr. ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า Cr. ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า Dr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า Cr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า 90.00 90.00 10.00 10.00

กระบวนการ จัดทำฏีกา (สร้าง) ตั้งลูกหนี้ เจ้าหนี้ ระหว่างกัน 3.5 การจ่ายเงิน (Payment) ภาพรวมการจ่ายเงิน (Payment) 2,34 1 กระบวนการ ตั้งหนี้ กระบวนการ จัดทำฏีกา (สร้าง) ตั้งลูกหนี้ เจ้าหนี้ ระหว่างกัน กระบวนการ จ่ายเงิน 8 6 บันทึกสถานะจ่ายเงินในทะเบียนฏีกา บันทึกเลขที่ฏีกาในเอกสารจ่ายเงิน บันทึกปรับปรุงยอดภาษีหัก ณ ที่จ่าย และค่าปรับหักส่งล่วงหน้า บันทึกจ่ายเงิน พิมพ์ ใบสำคัญทั่วไป(JV) พิมพ์ ใบสำคัญจ่าย(PV) พิมพ์ หนังสือรับรองการหัก ภาษี การจ่ายเงินทุกแหล่งเงิน บันทึกเพิ่มเติม - กรณีไทยแข้มแข็ง

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และ ค่าปรับ ระบุใน Vendor Master Data 3.5 การจ่ายเงิน (Payment) ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และ ค่าปรับ ระบุใน Vendor Master Data การผ่านรายการตั้งหนี้ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (WHT) ระบุอัตราภาษี (%) ตามประเภทแหล่งเงิน ที่ WHT Code ค่าปรับ ระบุจำนวนเงินค่าปรับ ที่ W/tax Base

3.5 การจ่ายเงิน (Payment) 1. Automatic Payment : การจ่ายเงินผ่านบริการธนาคาร < T-Code F110> - เพื่อกำหนดการจ่ายเงิน เช่น Run Date , Identification , Posting Date - เลือกใบสำคัญตั้งหนี้ (IV) เพื่อจ่ายเงิน โดยกำหนดเงื่อนไข เช่น Payment Method, Vendor ฯลฯ - ก่อนบันทึก Parameter Status คือ No parameters entered as yet - หลังบันทึก Parameter Status คือ Parameters have been entered 1. Create Parameter - เพื่อจำลองการจ่ายเงิน และเลือกดูรายงานก่อนประมวลผลจริง - ระหว่างจำลองรายการ Status คือ Proposal is running - หลังจำลองรายการ Status คือ Payment proposal has been created 2. Proposal Run - เพื่อตรวจสอบรายการก่อนประมวลผลจริง - เรียกดูรายงาน สรุปการจ่ายเงินในแต่ละชุดข้อมูล เรียกว่า Display Payment Proposal: Payments และ สรุปการจ่ายเงินของแต่ละผู้ขาย เรียกว่า Display Payment Proposal: Open items - หากมีรายการผิดพลาด ต้องแก้ไขรายการก่อนจำลองรายการ (Proposal Run) อีกครั้ง 3. Check & Edit Proposal - เพื่อประมวลผลการจ่ายเงินจริง - ระหว่างประมวลผล Status คือ Payment Run is running - หลังประมวลผล Status คือ Payment run has been carried out และ Posting orders: X generated, X completed 4. Payment Run - เพื่อสร้างไฟล์ข้อมูลการจ่ายเงิน ก่อน download ลง PC เพื่อนำไปเข้ารหัส และ จัดส่งไฟล์ให้แก่ ธนาคารไทยพาณิชย์ 5. Create Medium File

3.5 การจ่ายเงิน (Payment) 1. Automatic Payment : การจ่ายเงินผ่านบริการธนาคาร < T-Code F110 >

3.5 การจ่ายเงิน (Payment) 1. Automatic Payment : การจ่ายเงินผ่านบริการธนาคาร < T-Code F110> วันที่สร้างข้อมูล ชื่อชุดข้อมูล หลักที่ 1 : แหล่งเงิน หลักที่ 2,3 : ส่วนงาน หลักที่ 4,5 : Running คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. เจ้าหนี้ Cr. เงินระหว่างทางรอจ่าย-SCB Cr. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) No parameters entered as yet Proposal is running Payment Run is running เมื่อธนาคารตัดบัญชีเงินฝาก (T-Code FB50) Dr. เงินระหว่างทางรอจ่าย-SCB Cr. บัญชีเงินฝากธนาคาร (คุม)

Prerequisite: กำหนดเล่ม/ชุดเช็ค (Check Lot) 3.5 การจ่ายเงิน (Payment) 2. Payment with printout : เช็ค < T-Code F-58 > Prerequisite: กำหนดเล่ม/ชุดเช็ค (Check Lot) การบันทึกข้อมูล ระบุเงื่อนไขเพื่อเลือกข้อมูลชดเช็ค ดังนี้ Payment Method : House Bank : Check Lot Number : Printer for forms : Print Immediately : คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. เจ้าหนี้ Cr. บัญชีเงินฝากธนาคาร (พัก) Cr. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี)

3.5 การจ่ายเงิน (Payment) 3. Outgoing Payment : ตัดบัญชีอัตโนมัติและการโอนเงิน < T-Code F-53> คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. เจ้าหนี้ Cr. บัญชีเงินฝากธนาคาร (คุม) Cr. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) ระบุ G/L Account บัญชีคุม ระบุเลขที่ผู้ขาย

3.5 การจ่ายเงิน (Payment) 4. การจ่ายเงิน บันทึก โดยไม่อ้างอิงรหัสเจ้าหนี้ < T-Code FB50 >

3.5 การจ่ายเงิน (Payment) ตัวอย่าง เอกสารการจ่ายเงิน (PV)

3.5 การจ่ายเงิน (Payment) 5. หนังสือรับรองการภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.3 /ภ.ง.ด. 53) < T-Code S_P00_07000134 > เลือก CER สำหรับพิมพ์ หนังสือรับรองการหัก ภาษี ณ ที่จ่าย เลือกงวดบัญชี เลือกประเภทเอกสาร

จบ + - + 3.5 การจ่ายเงิน (Payment) ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1. ภาพรวมการจ่ายเงิน 2. การสาธิตระบบ Automatic Payment Payment with Printout Outgoing Payment การจ่ายเงิน ไม่อ้างอิงรหัสเจ้าหนี้ กลับรายการจ่ายเงิน การจัดพิมพ์หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย F110* F-58 F-53 FB50 FBRA S_P00_07000134 3. แบบฝึกหัด + - + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ แบบฝึกหัด หัวข้อ AP 2.0 Transaction การจ่ายเงินและการบริหารข้อมูลเช็ค ข้อ 24 – 25, 51, 26 – 29 จบ

+ - + 3.6 การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (Check Management) ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1. ภาพรวมการบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร 2. การสาธิตระบบ การสร้างข้อมูลชุดเช็ค (Check Lots) การแสดงข้อมูลเช็ค (Display Check Information) ทะเบียนคุมเช็ค (Check register) บันทึกวันที่เจ้าหนี้มารับเช็ค (External Data Transfer) บันทึกวันที่เช็คขึ้นเงิน (Online Cashed Checks) – Manual บันทึกวันที่เช็คขึ้นเงิน (Online Cashed Checks) – Upload รีเช็ทวันที่เจ้าหนี้มารับเช็คหรือวันที่เช็คขึ้นเงิน (Reset Data) ยกเลิกเช็คที่ไม่ได้ใช้ (Unused Checks) ยกเลิกเช็คและเอกสารการจ่ายเงิน (Cancel Payment) การบันทึกข้อมูลเช็คโดยผู้ใช้งาน (Manual check) การปรับปรุงบัญชีธนาคารคู่อัตโนมัติ การสั่งพิมพ์เช็ค (กรณีที่ไม่ได้สั่งพิมพ์ทันที ตอนบันทึกจ่ายเงิน) FCHI FCH1 / FCH2 FCHN FCHX FCHR ZAPEN003 FCHG FCH3 FCH8 FCH5 FB50 FBZ5 3. แบบฝึกหัด + - + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

<กรณีข้อมูลไม่ถูกต้อง > 3.6 การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (Check Management) ภาพรวมการบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร 2 สร้างข้อมูลเช็ค อ้างอิง ใบสำคัญจ่าย 1 3 4 5 บันทึกวันที่ เจ้าหนี้มารับเช็ค (Check Extract Creation) บันทึกวันที่ เช็คขึ้นเงิน (Online Cash Check) ยกเลิก เช็คที่ไม่ได้ใช้ (Unused Checks) ยกเลิก เช็ค&ใบสำคัญจ่าย (Cancel Payment) รีเช็ทข้อมูลเช็ค (Reset check Information) 8 6 7 <กรณีข้อมูลไม่ถูกต้อง > แสดงข้อมูลเช็ค (Display check Information) สร้างข้อมูลชุดเช็ค (Check Lot) สร้างข้อมูลเช็ค ไม่อ้างอิง รหัสเจ้าหนี้ ทะเบียนคุมเช็ค (Check Register)

3.6 การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (Check Management) ภาพรวมการบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร 1. การสร้างข้อมูลชุดเช็ค (Check Lot) < T-Code FCHI > เมื่อส่วนงานได้รับเช็คตามที่ขอเบิกจากธนาคารแล้ว ต้องสร้างข้อมูลชุดเช็ค (Check Lot) เพื่อใช้ควบคุมเลขที่เช็คแต่ละ เล่ม/กล่อง 2. การสร้างข้อมูลเช็ค (Create Check) < T-Code F-58 / FCH5 > วิธีการสร้างข้อมูลเช็ค สามารถทำได้ 2 วิธี สร้างข้อมูลเช็ค โดยอ้างอิง ใบสำคัญจ่าย (PV) เช่น กรณีจ่ายเงินให้กับเจ้าหนี้ สร้างข้อมูลเช็ค โดยไม่อ้างอิงรหัสเจ้าหนี้ เช่น การเขียนเช็คเพื่อจ่ายเงินให้ส่วนงาน กรณีส่วนงานจ่ายเงินให้นักวิจัย, 3. การแสดงข้อมูลเช็ค (Display check) < T-Code FCH1 / FCH2 > วิธีการแสดงข้อมูลเช็ค สามารถทำได้ 2 วิธี การแสดงข้อมูลเช็ค กรณีทราบเลขที่เช็ค การแสดงข้อมูลเช็ค กรณีทราบเลขที่ใบสำคัญจ่าย (PV)

บริษัท เมโทรชิสเต็มส์คอร์ปอเรชั่น 3.6 การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (Check Management) ภาพรวมการบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร 4. บันทึกวันที่เจ้าหนี้มารับเช็ค (Check Extract Creation) < T-Code FCHX > การจ่ายเช็ค แบบ พิมพ์เช็ค หรือ เขียนเช็ค โดยมหาวิทยาลัยมหิดล สามารถบันทึกวันที่เจ้าหนี้มารับเช็คในระบบ MU-ERP ได้ โดยระบบจะบันทึกวันที่เจ้าหนี้มารับเช็ค เป็นวันที่ปัจจุบัน (system date) Bank 30101 ธนาคารไทยพาณิชย์ สาขาม.มหิดล Acct Number SCB06 333-3-00117-1 Check No. Payment Pmnt Date Recipient Amount Date Ed.Date 300001 3430000001 30.03.2011 บริษัท เมโทรชิสเต็มส์คอร์ปอเรชั่น 64,628.00 19.04.2011

3.6 การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (Check Management) ภาพรวมการบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร 5. บันทึกวันที่เช็คขึ้นเงิน (Online Cash check) < T-Code FCHR > เมื่อบันทึกข้อมูล จาก Function Online Cashed Checks ระบบ MU-ERP ทำงานดังนี้ บันทึกวันที่เช็คขึ้นเงิน ปรับปรุงบัญชีกระแส รายวัน จากบัญชีพัก (Bank Sub) เป็น บัญชีคุม (Bank main) ผู้ใช้งานสามารถใช้โปรแกรม Upload สำหรับบันทึกข้อมูลได้ทุก ๆ ธนาคาร เพียงผู้ใช้งานจัดเตรียมไฟล์ข้อมูลตามรูปแบบที่กำหนด 1. บันทึกจ่ายเงิน โดยเช็ค Bank 30101 ธนาคารไทยพาณิชย์ สาขาม.มหิดล Acct Number SCB06 333-3-00117-1 Check No. Payment Pmnt Date Recipient Amount Date Ed.Date 25.04.2011 1111140391 CA SCB ม.มหิดล 64,628.00 333-3-00117-1 พัก 1111140390 CA SCB ม.มหิดล 64,628.00 333-3-00117-1 คุม Online Cashed Check CA SCB ม.มหิดล 64,628.00 333-3-00117-1 พัก 300001 3430000001 30.03.2011 บริษัท เมโทรชิสเต็มส์คอร์ปอเรชั่น 64,628.00 19.04.2011 2. Online Cashed Checks คู่บัญชี 2101010010 เจ้าหนี้ค่าสินค้าและบริการ 64,628.00 1111140391 CA SCB ม.มหิดล 64,628.00 333-3-00117-1 พัก บันทึกรายการจ่ายเงิน

3.6 การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (Check Management) ภาพรวมการบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร 5. บันทึกวันที่เช็คขึ้นเงิน (Online Cash check) – Uploading < T-Code ZAPEN003 > จัดเตรียมข้อมูลตามรูปแบบที่กำหนด 2. Save File ในรูปแบบ Text File โดยกำหนด Encoding เป็น UTF 8 3. Upload ข้อมูลเข้าสู่ระบบ MU-ERP

3.6 การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (Check Management) ภาพรวมการบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร 6. รีเช็ทข้อมูลเช็ค (Reset check Information) < T-Code FCHG > ใช้ในกรณีต้องการรีเช็ทข้อมูลวันที่เจ้าหนี้มารับเช็ค (Check Extraction) หรือ วันที่เช็คขึ้นเงิน (Online Cash Check) เนื่องจากบันทึกข้อมูลไม่ถูกต้อง 7. ยกเลิกเช็คที่ไม่ได้ใช้ (Unused Checks) < T-Code FCH3 > ใช้ในกรณีที่ต้องการยกเลิกเช็คที่ยังไม่ได้ใช้งาน (ยังไม่ได้บันทึกรายละเอียดเช็คในระบบ MU-ERP) เช่น เช็คหาย เช็คฉีกขาด เป็นต้น 8. ยกเลิกเช็คและเอกสารการจ่ายเงิน (Cancel Payment) < T-Code FCH8 > หากตรวจสอบว่าข้อมูลข้อมูลเช็คและเอกสารการจ่ายเงินไม่ถูกต้อง สามารถกลับรายการทางบัญชีและยกเลิกเช็คใน ขั้นตอนเดียวกัน โดยใช้ฟังค์ชั่น Cancel Payment คู่บัญชีที่บันทึก เมื่อกลับรายการจ่ายเงิน คือ Dr. C/A SCB (พัก) Cr. เจ้าหนี้

3.6 การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (Check Management) ภาพรวมการบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร 9. การปรับปรุงบัญชีธนาคารคู่ออมทรัพย์กับกระแส < T-Code FB50 > ตัวอย่าง ปรับปรุงคู่บัญชีเงินฝากธนาคารคู่ออมทรัพย์กับกระแส ของบัญชี งปม. แผ่นดิน ธนาคารไทยพาณิชย์ สาขาศาลายา

3.6 การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (Check Management) ภาพรวมการบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร 10. การสั่งพิมพ์เช็ค (กรณีที่ไม่ได้สั่งพิมพ์ทันที ตอนบันทึกจ่ายเงิน) < T-Code FBZ5 >

จบ + - + 3.6 การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (Check Management) ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1. ภาพรวมการบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร 2. การสาธิตระบบ การสร้างข้อมูลชุดเช็ค (Check Lots) การแสดงข้อมูลเช็ค (Display Check Information) ทะเบียนคุมเช็ค (Check register) บันทึกวันที่เจ้าหนี้มารับเช็ค (External Data Transfer) บันทึกวันที่เช็คขึ้นเงิน (Online Cashed Checks) – Manual บันทึกวันที่เช็คขึ้นเงิน (Online Cashed Checks) – Upload รีเช็ทวันที่เจ้าหนี้มารับเช็คหรือวันที่เช็คขึ้นเงิน (Reset Data) ยกเลิกเช็คที่ไม่ได้ใช้ (Unused Checks) ยกเลิกเช็คและเอกสารการจ่ายเงิน (Cancel Payment) การบันทึกข้อมูลเช็คโดยผู้ใช้งาน (Manual check) การปรับปรุงบัญชีธนาคารคู่อัตโนมัติ การสั่งพิมพ์เช็ค (กรณีที่ไม่ได้สั่งพิมพ์ทันที ตอนบันทึกจ่ายเงิน) FCHI FCH1 / FCH2 FCHN FCHX FCHR ZAPEN003 FCHG FCH3 FCH8 FCH5 FB50 FBZ5 3. แบบฝึกหัด + - + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ แบบฝึกหัด หัวข้อ AP 2.0 Transaction การจ่ายเงินและการบริหารข้อมูลเช็ค ข้อ 30 - 38 จบ

+ - + 3.7 การจ่ายเงินล่วงหน้า (Down Payment) ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 2. การสาธิตระบบ การบันทึกคำขอจ่ายเงินล่วงหน้า (Down Payment) การบันทึกตั้งหนี้อ้างอิงใบสั่ง การปรับปรุงบัญชีเงินจ่ายล่วงหน้า F-43 MIRO F-51 3. แบบฝึกหัด + - + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง (MM) 3.7 การจ่ายเงินล่วงหน้า (Down Payment) ภาพรวมการจ่ายเงินล่วงหน้า (Down Payment) 1 4 กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง (MM) จัดทำ/พิมพ์ ใบขอเบิก (ฏีกา) 2 5 คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. เจ้าหนี้ + Sp.G/L D 1901010010 เงินล่วงหน้าค่าก่อสร้าง Cr. เจ้าหนี้ Dr. สินทรัพย์ (ระหว่างทำ) Cr. down payment clearing คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. เจ้าหนี้ Cr. C/A SCB (พัก) Cr. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) บันทึกเงินจ่ายล่วงหน้าอ้างอิง PO และอ้างอิงใบจองงบประมาณ บันทึกจ่ายเงินล่วงหน้า 6 3 พิมพ์ ใบสำคัญจ่าย (PV) พิมพ์ใบเบิกค่าใช้จ่าย (IV) 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ ขั้นตอนจ่ายเงินล่วงหน้า

Asset Accounting (CO Doc) Accounting document (FI Doc) 3.7 การจ่ายเงินล่วงหน้า (Down Payment) – อ้างอิงใบสั่ง PO MM Asset Accounting (CO Doc) AA ข้อมูลบันทึกให้อัตโนมัติตามรหัสสินทรัพย์ที่ระบุในใบสั่ง (PO) Material document (MM Doc) Accounting document (FI Doc) FI เงินจ่ายล่วงหน้า Down Payment การบันทึกข้อมูลจะต้องระบุใบสั่งซื้อ (PO) แยกตาม Line items

Accounting document (FI Doc) Asset Accounting (CO Doc) 3.7 การจ่ายเงินล่วงหน้า (Down Payment) – อ้างอิงใบจองงบประมาณ Accounting document (FI Doc) FI เงินจ่ายล่วงหน้า Down Payment การบันทึกข้อมูลจะต้องระบุใบจองงบประมาณ (Earmarked Funds) และรหัสสินทรัพย์ระหว่างก่อสร้าง (AUC) แยกตาม Line items Asset Accounting (CO Doc) AA ข้อมูลบันทึกให้อัตโนมัติตามรหัสสินทรัพย์ที่ระบุตามเอกสาร

3.7 การจ่ายเงินล่วงหน้า (Down Payment) ตัวอย่าง : งานโครงการ 2 ปี 4 งวดงาน (ปีละ 2 งวดงาน) งวดงานละ 1 ล้านบาท = 4 ล้าน มีเงินจ่ายล่วงหน้า 10 % = 4 แสนบาท โดยที่เงินจ่ายล่วงหน้าจะต้องหักก่อนจ่ายเงินสำหรับแต่ละงวดงาน ปีที่ 1 มีงบประมาณและเม็ดเงิน 2.2 ล้าน, ปีที่ 2 มีงบประมาณและเม็ดเงิน 1.8 ล้าน ปีที่ 1 งปม. เปิด PO เงินจ่ายล่วงหน้า ตั้งหนี้ จ่ายเงิน (MM) เปิด PO สำหรับ 2 งวดงาน (งวดที่ 1 และ 2) 2 ล้าน (FM) เปิดใบจองงบประมาณ สำหรับเงินจ่ายล่วงหน้า งวดที่ 3 - 4 2 แสน (AP) ตั้งหนี้เพื่อจ่ายเงินจ่ายล่วงหน้า 4 แสนบาท ตั้งหนี้โดยอ้างอิง PO (งวดที่ 1 และ 2) 2 ล้าน-2 แสน =1.8 ล้าน ตั้งหนี้โดยอ้างอิงใบจองงบประมาณ (งวดที่ 3 และ 4) รับงานและจ่ายเงินค่างวดงานที่ 1 หักเงินจ่ายล่วงหน้า 1 ล้าน 1 แสน 9 แสน รับงานและจ่ายเงินค่างวดงานที่ 2 หักเงินจ่ายล่วงหน้า สรุปยอดปีที่ 1 2.2 ล้าน รวมจ่ายเช็ค 1 ใบ = 4 แสน

3.7 การจ่ายเงินล่วงหน้า (Down Payment) ปีที่ 2 งบประมาณ เปิด PO เงินจ่ายล่วงหน้า ตั้งหนี้ จ่ายเงิน งบประมาณตั้งต้น และ เงินจ่ายล่วงหน้าคงค้างของงวดที่ 3-4 1.8 ล้าน 2 แสน (จ่ายไป ในปีที่1) คืนงบประมาณที่ตัดเกินไปในปีที่ 1 * เปิด PO สำหรับ งวดที่ 3 และ 4 2 ล้าน ตั้งหนี้โดยอ้างอิง PO เพื่อผูกเงินจ่ายล่วงหน้ากับ PO ที่เปิดของปีที่ 2 * 2 ล้าน-2 แสน =1.8 ล้าน ปรับยอดเจ้าหนี้ จากเงินจ่ายล่วงหน้า* รับงานและจ่ายเงินค่างวดงานที่ 3 หักเงินจ่ายล่วงหน้า 1 ล้าน 1 แสน 9 แสน รับงานและจ่ายเงินค่างวดงานที่ 4 หักเงินจ่ายล่วงหน้า สรุปยอดปีที่ 2 รวมปีที่ 1 และ ปีที่ 2 4 ล้าน 4 แสน คืนงบประมาณ

บันทึกรับของ/รับงาน (GR) 3.7 การจ่ายเงินล่วงหน้า (Down Payment) ภาพรวมการจ่ายเงินล่วงหน้า (Down Payment) ปรับปรุง Down Payment เพื่อหักล้างมูลค่าเงินจ่ายล่วงหน้าในสินทรัพย์ 1 6 บันทึกรับของ/รับงาน (GR) จัดทำ/พิมพ์ ใบขอเบิก (ฏีกา) คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. เจ้าหนี้ + Sp.G/L D 100,000.00 Cr. เจ้าหนี้ + Sp.G/L D 100,000.00 Dr. down payment clearing 100,000.00 Cr. สินทรัพย์ (ระหว่างทำ) 100,000.00 3 2 5 7 ปรับปรุงบัญชีเจ้าหนี้ ตั้งหนี้อ้างอิง PO (LIV) พิมพ์ใบเบิกค่าใช้จ่าย (IV) บันทึกจ่ายเงิน คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. เจ้าหนี้ตั้งพัก GR/IR 1,000,000.00 Cr. เจ้าหนี้ 1,000,000.00 Dr. เจ้าหนี้ 100,000.00 Cr. เจ้าหนี้ + Sp.G/L D 100,000.00 1901010010 เงินล่วงหน้าค่าก่อสร้าง เมื่อบันทึกข้อมูลจะมีข้อความเตือน ดังนี้ “Down-payments for purchase order XXX exist” 4 8 พิมพ์ ใบสำคัญทั่วไป (JV) พิมพ์ ใบสำคัญจ่าย (PV) 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ ขั้นตอนการตั้งหนี้, ล้างเงินจ่ายล่วงหน้า และ ปรับปรุงเจ้าหนี้

Accounting document (FI Doc) Asset Accounting (CO Doc) 3.7 การจ่ายเงินล่วงหน้า (Down Payment) ภาพรวมการจ่ายเงินล่วงหน้า (Down Payment) 1. บันทึกตั้งหนี้อ้างอิง PO (LIV) ระบบหักเงินจ่ายล่วงหน้า (Down Payment) ให้อัตโนมัติ Accounting document (FI Doc) FI 2. ปรับปรุงรายการเงินจ่ายล่วงหน้า Asset Accounting (CO Doc) AA

การจ่ายเงินล่วงหน้า (จ่ายในปีแรก) 3.7 การจ่ายเงินล่วงหน้า (Down Payment) ภาพรวมการจ่ายเงินล่วงหน้า (Down Payment) 2 คู่บัญชีบันทึก (ข้อ 2) ดังนี้ Dr. เงินล่วงหน้าค่าก่อสร้างข้ามปี Cr. เจ้าหนี้ + Sp.G/L D คู่บัญชีบันทึก (ข้อ 5) ดังนี้ Dr. เจ้าหนี้ + Sp.G/L D 1901010010 เงินล่วงหน้าค่าก่อสร้าง Cr. เจ้าหนี้ Dr. สินทรัพย์ (ระหว่างทำ) Cr. down payment clearing 1 การจ่ายเงินล่วงหน้า (จ่ายในปีแรก) คืนงบประมาณ ที่ตัดไปจาก เงินจ่ายล่วงหน้าในปีที่ 1 5 3 6 พิมพ์ ใบสำคัญทั่วไป (JV) ตั้งเงิน จ่ายล่วงหน้าอ้างอิง PO ของปีที่ 2 (งวดที่ 3-4) พิมพ์ใบเบิกค่าใช้จ่าย (IV) 7 4 8 เปิดใบสั่งซื้อ ของปีที่ 2,3,4… พิมพ์ ใบสำคัญทั่วไป (JV) ปรับปรุงยอดเจ้าหนี้ 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ คู่บัญชีบันทึก (ข้อ 7) ดังนี้ Dr. เจ้าหนี้ Cr. เงินล่วงหน้าค่าก่อสร้างข้ามปี ขั้นตอนการคืนงบประมาณ, ตั้งเงินจ่ายล่วงหน้า และปรับปรุงยอดเจ้าหนี้

+ - + 3.7 การจ่ายเงินล่วงหน้า (Down Payment) ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 2. การสาธิตระบบ การบันทึกคำขอจ่ายเงินล่วงหน้า (Down Payment) การบันทึกตั้งหนี้อ้างอิงใบสั่ง การปรับปรุงบัญชีเงินจ่ายล่วงหน้า F-43 MIRO F-51 3. แบบฝึกหัด + - + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ แบบฝึกหัด หัวข้อ AP 2.0 Transaction การจ่ายเงินล่วงหน้า (Down Payment) ข้อ 46 – 48 , 51, 49 – 50 มีแบบฝึกหัดเสริม ข้อ 50

จบ สรุปสาระสำคัญ การบันทึกข้อมูล 3.7 การจ่ายเงินล่วงหน้า (Down Payment) การจ่ายเงินล่วงหน้า (Down Payment) + สรุปสาระสำคัญ การจ่ายเงินล่วงหน้า (Down Payment) จะอ้างอิงเลขที่ใบสั่ง (Purchase Order) ในข้อมูลหลักสินทรัพย์ (AUC) จะเห็นมูลค่า “เงินจ่ายล่วงหน้า” การตั้งหนี้อ้างอิงเลขที่ใบสั่ง (PO) ที่มีการจ่ายเงินล่วงหน้า ระบบจะมี Message แจ้ง พร้อมหักเงินจ่ายล่วงหน้าให้อัตโนมัติเมื่อผ่านรายการตั้งหนี้ (LIV) ตามยอดที่เคยบันทึก สำหรับแต่ละ Line item + การบันทึกข้อมูล เมนู Accounting  Financial Accounting  Accounts Payable  Document Entry  Invoice – General T-Code F-43 : Invoice – General Doc. Type 4X : PXX ตั้งหนี้มี PO 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ จบ

+ - + 3.8 การจ่ายเงินทดรองและการยืมเงิน ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1. ภาพรวมการจ่ายเงินทดรองและการยืมเงิน 2. การสาธิตระบบ การทำบันทึกขอจ่ายเงิน (Request) การจ่ายเงินโดยอ้างอิงบันทึกขอจ่ายเงิน (Payment) การบันทึกค่าใช้จ่าย F-47* F-58* FB60 3. แบบฝึกหัด + - + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

บันทึกการขอ จัดสรรเงิน ทดรอง นำเสนออนุมัติจ่ายเงินทดรองให้ส่วนงาน 3.8 การจ่ายเงินทดรองและการยืมเงิน 1. กระบวนการจ่ายเงินทดรอง (ส่วนงานใน MU-ERP) 3 1 2 บันทึกการขอ จัดสรรเงิน ทดรอง นำเสนออนุมัติจ่ายเงินทดรองให้ส่วนงาน บันทึกตั้งหนี้ + เงินทดรองจัดสรรให้ส่วนงาน คู่บัญชีบันทึก (ข้อ 3) Dr. เงินทดรองจัดสรรให้ส่วนงาน Cr. เจ้าหนี้เงินทดรอง-ส่วนงาน บันทึก เงินทดรองจัดสรรให้ ส่วนงานเข้า PXX 4 เงินทดรองจ่าย - เงินยืมจากเงินทดรอง - เงินสดย่อย (Petty Cash) - เงินทอน คุมนอกระบบ MU-ERP พิมพ์ใบเบิกค่าใช้จ่าย (IV) คู่บัญชีบันทึก (ข้อ 6) Dr. เจ้าหนี้เงินทดรอง-ส่วนงาน Cr. C/A 325-6 พัก 6 8 7 5 รับเงินเข้าบัญชีเงินทดรองของส่วนงาน ไม่มีการบันทึกบัญชี พิมพ์ ใบสำคัญจ่าย(PV) บันทึกจ่ายเงิน จัดทำใบ ขอเบิก (ฏีกา) ภายในส่วนงาน ส่วนงาน กองคลัง สำนักงานอธิการบดี

บันทึกการขอ จัดสรรเงิน ทดรอง นำเสนออนุมัติจ่ายเงินทดรองให้ส่วนงาน 3.8 การจ่ายเงินทดรองและการยืมเงิน 1. กระบวนการจ่ายเงินทดรอง (ส่วนงานนอก MU-ERP เช่น ทันตแพทย์) 3 1 2 บันทึกการขอ จัดสรรเงิน ทดรอง นำเสนออนุมัติจ่ายเงินทดรองให้ส่วนงาน บันทึกตั้งหนี้ + เงินทดรองจัดสรรให้ส่วนงาน คู่บัญชีบันทึก (ข้อ 3) Dr. เงินทดรองจัดสรรให้ส่วนงาน Cr. เจ้าหนี้เงินทดรอง-ส่วนงาน บันทึก เงินทดรองจัดสรรให้ ส่วนงานเข้า Y03 8 รับเงินเข้าบัญชีเงินทดรองของส่วนงาน เงินทดรองจ่าย - เงินยืมจากเงินทดรอง - เงินสดย่อย (Petty Cash) - เงินทอน คุมนอกระบบ MU-ERP 4 พิมพ์ใบเบิกค่าใช้จ่าย (IV) คู่บัญชีบันทึก (ข้อ 6) Dr. เจ้าหนี้เงินทดรอง-ส่วนงาน Cr. C/A 325-6 พัก 9 บันทึกเงินทดรอง และเงินฝาก ที่กองคลังของส่วนงาน 6 7 5 พิมพ์ ใบสำคัญจ่าย(PV) บันทึกจ่ายเงิน จัดทำใบ ขอเบิก (ฏีกา) ภายในส่วนงาน 10 พิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV) คู่บัญชีบันทึก (ข้อ 9) Dr. เงินทดรองจัดสรรให้ส่วนงาน Cr. เงินฝากที่กองคลัง บันทึก เงินทดรองจัดสรรให้ ส่วนงานเข้า P03 ส่วนงาน กองคลัง สำนักงานอธิการบดี

3.8 การจ่ายเงินทดรองและการยืมเงิน 1. กระบวนการจ่ายเงินทดรอง Report : T-Code FAGLL03 : G/L Account Line item Display G/L View    G/L Account 1202020060  เงินทดรองจ่ายจัดสรรให้ส่วนงาน Document no. Document Date Posting Date Reference Assignment Amount Profit Center Fund 3299000001 01.10.2010 10.10.2010 ศธ.2010/1001 I1P99-0000001/2011 1,000,000.00 P01 10101001 3299000002 ศธ.2010/1002 I1P99-0000002/2011 500,000.00 P02 3299000003 ศธ.2010/1003 I1P99-0000003/2011 800,000.00 P04 3299000004 ศธ.2010/1004 I1P99-0000004/2011 700,000.00 P05 3299000005 ศธ.2010/1005 I1P99-0000005/2011 1,500,000.00 P08 3299000006 ศธ.2010/1006 I1P99-0000006/2011 400,000.00 P09 3299000007 ศธ.2010/1007 I1P99-0000007/2011 100,000.00 P10 3299000008 ศธ.2010/1008 I1P99-0000008/2011 600,000.00 P11 3299000009 ศธ.2010/1009 I1P99-0000009/2011 300,000.00 P12 * Company code 1000 5,900,000.00 หมายเหตุ : การคุมยอดเงินทดรองจ่ายคุมด้วย G/L Account 1202020060 ตามส่วนงาน (Profit Center)

3.8 การจ่ายเงินทดรองและการยืมเงิน 2. การเบิกชดเชยเงินทดรอง รวบรวมเอกสารเพื่อเบิกชดเชยเงินทดรอง จ่ายเช็คให้เงินทดรองจ่ายของส่วนงาน 1 6 กระบวนการ ตั้งหนี้ กระบวนการ จ่ายเงิน 2 4 3 5 กระบวนการ จัดทำฏีกา (สร้าง) ตั้งลูกหนี้ มหาวิทยาลัย รับวางฏีกา จากส่วนงาน ตั้งเจ้าหนี้ ส่วนงาน ส่วนงาน กองคลัง สำนักงานอธิการบดี

กองคลัง สำนักงานอธิการบดี 3.8 การจ่ายเงินทดรองและการยืมเงิน 2. สรุปรายการบัญชี การเบิกชดเชยเงินทดรอง รายการบัญชี ประเภท การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน ผู้รับผิดชอบ 1. กรณีไม่มีภาษี หัก ณ ที่จ่าย รวบรวมเอกสารบันทึกค่าใช้จ่ายเพื่อชดเชยเงินทดรอง IV Dr. ค่าใช้จ่าย Cr. เจ้าหนี้เงินทดรอง (เงินทดรองรอเบิกชดเชย) 20,000.00 20,000.00 ส่วนงาน 2. เงินทดรองจ่าย แต่เป็นค่าใช้จ่ายของเงินงบประมาณ Dr. ค่าใช้จ่าย Cr. เจ้าหนี้เงินทดรอง + Sp.G/L T (เจ้าหนี้อื่น ๆ ) 2,000.00 2,000.00 3. เงินทดรองที่ส่วนงานสำรองจ่ายไปก่อน แต่เป็นค่าใช้จ่ายของสำนักงานอธิการบดีให้ทำบันทึกแจ้งมาที่กองคลัง กองคลัง สำนักงานอธิการบดี 4. กรณีมีภาษี หัก ณ ที่จ่าย รวบรวมเอกสารบันทึกค่าใช้จ่ายเพื่อชดเชยเงินทดรอง เมื่อผ่านรายการแล้ว นำเอกสารตั้งหนี้ไปพิมพ์หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย Dr. ค่าใช้จ่าย Cr. เจ้าหนี้เงินทดรอง + Payee in doc (เงินทดรองรอเบิกชดเชย) Cr. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 2,140.00 2,120.00 20.00 ปรับปรุงเจ้าหนี้ JV Dr. เจ้าหนี้เงินทดรอง + Payee in doc Cr. เจ้าหนี้เงินทดรอง (เงินทดรองรอเบิกชดเชย) 2,120.00 2,120.00

ทำสัญญายืมเงินกับสำนักงานอธิการบดี 3.8 การจ่ายเงินทดรองและการยืมเงิน 3. กระบวนการจ่ายเงินยืม 1 2 ทำสัญญายืมเงินกับสำนักงานอธิการบดี สร้าง Request สำหรับการยืมเงิน คู่บัญชีบันทึก (ข้อ 2) Cr. เจ้าหนี้เงินยืม-ส่วนงาน + Sp.G/L F -> E 5 3 พิมพ์ใบเบิกค่าใช้จ่าย (IV) บันทึกจ่ายเงิน คู่บัญชีบันทึก (ข้อ 5) Dr. เจ้าหนี้เงินยืม-ส่วนงาน + Sp.G/L E Cr. C/A 325-6 พัก 4 6 จัดทำใบ ขอเบิก (ฏีกา) ภายในส่วนงาน พิมพ์ ใบสำคัญจ่าย(PV) !!! สำหรับคณะทันแพทย์/ ส่วนงานนอกระบบ ไม่มี Case ยืมเงิน ส่วนงานบริหารจัดการเอง/กองคลัง สำนักงานอธิการบดี

3.8 การจ่ายเงินทดรองและการยืมเงิน 3. กระบวนการจ่ายเงินยืม Report : T-Code FBL1N : Vendor Line item Display    Vendor 400102  ม.มหิดล เงินยืม บัณฑิตวิทยาลัย Document no. Document Date Posting Date Reference Assignment Amount Profit Center Fund 3299000010 01.10.2010 10.10.2010 สัญญา.2010/1010 I1P99-0000001/2011 10,000.00 P02 10101001 3299000011 สัญญา.2010/1012 I1P99-0000002/2012 5,000.00 3299000012 สัญญา.2010/1013 I1P99-0000003/2013 8,000.00 * Vendor 400102 23,000.00    Vendor 400108 ม.มหิดล เงินยืม คณะเภสัชศาสตร์ Document no. Document Date Posting Date Reference Assignment Amount Profit Center Fund 3299000014 01.10.2010 10.10.2010 สัญญา.2010/1014 I1P99-0000001/2014 10,000.00 P08 10101001 * Vendor 400108 ** Company code 1000 33,000.00

X X 3.8 การจ่ายเงินทดรองและการยืมเงิน กระบวนการ ตั้งหนี้ 4. การเบิกชดเชยยืม (ส่งใช้เงินยืม) รวบรวมเอกสาร เพื่อเบิกส่งใช้เงินยืม จ่ายเช็คให้ผู้ยืมเงิน/ส่วนงาน ในส่วนที่สำรองจ่ายไปก่อน 1 4 4 4 กระบวนการ ตั้งหนี้ รับเงิน + ล้างลูกหนี้ เงินยืม ล้างลูกหนี้ เงินยืม จ่ายเงิน + ล้างลูกหนี้ เงินยืม รับเงินที่เหลือคืน คชจ. = เงินยืม คชจ. < เงินยืม คชจ. > เงินยืม X 2 X 3 กระบวนการ จัดทำฏีกา (สร้าง) ตั้งลูกหนี้ มหาวิทยาลัย รับวางฏีกา จากส่วนงาน ตั้งเจ้าหนี้ ส่วนงาน ส่วนงาน กองคลัง สำนักงานอธิการบดี

3.8 การจ่ายเงินทดรองและการยืมเงิน 4. การเบิกชดเชยยืม (ส่งใช้เงินยืม) รวบรวมเอกสาร เพื่อเบิกส่งใช้เงินยืม จ่ายเช็คให้ผู้ยืมเงิน/ส่วนงาน ในส่วนที่สำรองจ่ายไปก่อน 1 4 4 4 กระบวนการ ตั้งหนี้ รับเงิน + ล้างลูกหนี้ เงินยืม ล้างลูกหนี้ เงินยืม จ่ายเงิน + ล้างลูกหนี้ เงินยืม รับเงินที่เหลือคืน คชจ. = เงินยืม คชจ. < เงินยืม คชจ. > เงินยืม 2 กระบวนการ จัดทำฏีกา (สร้าง) ส่วนงานบริหารจัดการตัวเอง

จบ + - + 3.8 การจ่ายเงินทดรองและการยืมเงิน ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1. ภาพรวมการจ่ายเงินทดรองและการยืมเงิน 2. การสาธิตระบบ การทำบันทึกขอจ่ายเงิน (Request) การจ่ายเงินโดยอ้างอิงบันทึกขอจ่ายเงิน (Payment) การบันทึกค่าใช้จ่าย F-47* F-58* FB60 3. แบบฝึกหัด + - + แบบฝึกหัด หัวข้อ AP 2.0 Transaction การจ่ายเงินทดรอง,การยืมเงิน และ จ่ายคืนเงินประกัน คณะทันตแพทย์ ข้อ 42 - 43 ส่วนงานภายใต้การดูแลของสำนักงานอธิการบดี ข้อ 41 – 43 3 ส่วนงานบริหารจัดการตัวเอง ข้อ 39, 40, 41, 44 สำนักงานอธิการบดี ข้อ 39, 40, 41, 44 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ จบ

สรุปสาระสำคัญ การส่งใช้เงินทดรอง 3.8 การจ่ายเงินทดรองและการยืมเงิน + สรุปสาระสำคัญ การส่งใช้เงินทดรอง รายการบัญชี Vendor Code Posting Key Special G/L Indicator กรณีค่าใช้จ่าย - เงินรายได้   Dr. ค่าใช้จ่าย Cr. เงินทดรองเบิกชดเชย 400051 - 400098 31 - กรณีค่าใช้จ่าย - เงินงบประมาณ Cr. เจ้าหนี้อื่น 39 T + สรุปสาระสำคัญ การส่งใช้เงินยืม รายการบัญชี Vendor Code Posting Key Special G/L Indicator กรณีค่าใช้จ่าย - เงินรายได้   Dr. ค่าใช้จ่าย Cr. เงินยืมรอเคลียร์ 4001XX 31 - กรณีค่าใช้จ่าย - เงินงบประมาณ Cr. เจ้าหนี้อื่น 39 T 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

+ - + 3.9 การบริหารหลักประกัน ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1. ภาพรวมการบริหารหลักประกัน 2. การสาธิตระบบ การบันทึกรับหนังสือค้ำประกัน (Noted Itemed) การบันทึกคืนหนังสือค้ำประกัน (Noted Itemed) การบันทึกรับหลักประกันประเภทเงินสด/เช็ค การบันทึกคืนหลักประกันประเภทเงินสด/เช็ค การบันทึกริบหลักประกัน บันทึกหักชะลอค่าเค (K) การบันทึกหักเงินประกันผลงาน F-57* FB08* FB60* F-51 F-51/F-04* F-43* 3. แบบฝึกหัด + - + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

3.9 การบริหารหลักประกัน ภาพรวมการบันทึกรับหลักประกัน – ส่วนงานภายใต้การบริหารงานโดยมหาวิทยาลัย 5 บันทึกรับหลักประกัน 1 ตัวอย่าง คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. เงินสด/เช็ค Cr. เจ้าหนี้ + Sp.G/L G BF MM 2.05-2.08กระบวนการจัดหาพัสดุ เงินสด / เช็ค หนังสือค้ำประกัน 6 พิมพ์ ใบสำคัญรับ (RV) 2 3 บันทึกข้อมูลหลักประกัน (Note Item) BF AR 2.10 กระบวนการรับชำระเงินรับฝาก 7 ปรับบัญชีเงินฝากที่กองคลัง ตัวอย่าง คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. เงินฝากที่กองคลัง (P01) Cr. เงินฝากที่กองคลัง (P99) 4 นำส่งเอกสาร พร้อมหลักประกันให้กองคลัง 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ 8 พิมพ์ ใบสำคัญทั่วไป(JV) ส่วนงาน การเงิน สำนักงานอธิการบดี

3.9 การบริหารหลักประกัน ภาพรวมการบันทึกรับหลักประกัน – สำนักงานอธิการบดี 3 บันทึกรับหลักประกัน 1 ตัวอย่าง คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. เงินสด/เช็ค Cr. เจ้าหนี้ + Sp.G/L G BF MM 2.05-2.08กระบวนการจัดหาพัสดุ เงินสด / เช็ค หนังสือค้ำประกัน 4 พิมพ์ ใบสำคัญรับ (RV) 2 บันทึกข้อมูลหลักประกัน (Note Item) 5 ปรับบัญชีเงินฝากที่กองคลัง ตัวอย่าง คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. เงินฝากที่กองคลัง (P01) Cr. เงินฝากที่กองคลัง (P99) 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ 6 พิมพ์ ใบสำคัญทั่วไป(JV) พัสดุ สำนักงานอธิการบดี การเงิน สำนักงานอธิการบดี

บันทึกข้อมูลหลักประกัน (Note Item) 3.9 การบริหารหลักประกัน ภาพรวมการบันทึกรับหลักประกัน – ส่วนงานบริหารจัดการเอง 1 3 BF MM 2.05-2.08กระบวนการจัดหาพัสดุ บันทึกรับหลักประกัน ตัวอย่าง คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. เงินสด/เช็ค Cr. เจ้าหนี้ + Sp.G/L G เงินสด / เช็ค หนังสือค้ำประกัน 4 2 พิมพ์ ใบสำคัญรับ (RV) บันทึกข้อมูลหลักประกัน (Note Item) 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ พัสดุ ส่วนงาน การเงิน ส่วนงาน

Special G/L indicator = N (หนังสือค้ำประกัน) 3.9 การบริหารหลักประกัน ภาพรวมการบันทึกรับหลักประกัน – หนังสือค้ำประกัน < T-Code F-57 > Document Header Special G/L indicator = N (หนังสือค้ำประกัน) Line items 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ Open Item

Special G/L indicator = G (หลักประกัน) 3.9 การบริหารหลักประกัน ภาพรวมการบันทึกรับหลักประกัน – เช็คหรือเงินสด < T-Code FB60 > Special G/L indicator = G (หลักประกัน) 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

3.9 การบริหารหลักประกัน การบันทึกคืนหลักประกัน 8 1 จัดทำ/พิมพ์ ใบขอเบิก (ฏีกา) ส่วนงานทำเอกสารการอนุมัติคืนเงินประกัน 5 เงินสด / เช็ค ตรวจสอบรายการภาระผูกพัน (ถ้ามี หักเงินประกัน) หนังสือค้ำประกัน 9 2 6 4 บันทึกจ่ายเงิน ตรวจสอบรายการภาระผูกพัน (ถ้ามี ติดต่อธนาคารผู้ค้ำ) นำส่งเอกสารขอคืนหลักประกัน ให้กองคลัง บันทึกคืนเงินประกัน ตัวอย่าง คู่บัญชี (ข้อ 6) บันทึกดังนี้ บันทึกคืนเงินประกัน Dr. เจ้าหนี้ + Sp. G/L G Cr. เจ้าหนี้ ตัวอย่าง คู่บัญชี (ข้อ 9) บันทึกดังนี้ 2. บันทึกจ่ายเงิน Dr. เจ้าหนี้ Cr. บัญชีธนาคาร/เช็ค 3 7 10 พิมพ์ ใบสำคัญจ่าย (PV) คืนหนังสือ ค้ำประกัน เพื่อบันทึกยกเลิกรายการในระบบ พิมพ์ใบเบิกค่าใช้จ่าย (IV) 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ พัสดุ ส่วนงาน การเงิน สำนักงานอธิการบดี / ส่วนงาน

เอกสารการบัญชี (FI document) 3.9 การบริหารหลักประกัน ภาพรวมการบันทึกคืนหลักประกัน – หนังสือค้ำประกัน < T-Code FB08 > เอกสารการบัญชี (FI document) 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ Cleared Item

3.9 การบริหารหลักประกัน ภาพรวมการบันทึกคืนหลักประกัน – เช็คหรือเงินสด < T-Code F-51 > หลักประกัน (PK 29 Debit Vendor + Sp. GL) เจ้าหนี้ (PK 31 Credit Vendor) 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ Cleared Item

นำเสนออนุมัติ รายการริบ หลักประกัน 3.9 การบริหารหลักประกัน ภาพรวมการบันทึกริบหลักประกัน 1 นำเสนออนุมัติ รายการริบ หลักประกัน 2 หมายเหตุ: หลักประกันที่มีอายุเกิน 10 ปี และกรณีผิดสัญญา และเจ้าหนี้ไม่ติดต่อขอคืนหลักประกัน มหาวิทยาลัยจะริบหลักประกัน และบันทึกเป็นรายได้มหาวิทยาลัย บันทึกริบหลักประกัน ตัวอย่าง คู่บัญชีบันทึกดังนี้ 1. บันทึกคืนเงินประกัน Dr. เจ้าหนี้ + Sp. G/L G Cr. รายได้ค่าปรับ/เงินบำรุงอื่น 3 พิมพ์ ใบสำคัญทั่วไป (JV) กองคลัง สำนักงานอธิการบดี

หลักประกัน (PK 29 Debit Vendor + Sp. GL) 3.9 การบริหารหลักประกัน ภาพรวมการบันทึกริบหลักประกัน < T-Code F-51 > หลักประกัน (PK 29 Debit Vendor + Sp. GL) รายได้ (PK 50 Credit G/L) 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ Cleared Item

3.9 การบริหารหลักประกัน การบันทึกหักเงินประกันผลงาน < T-Code F-43 > เมื่อส่วนงานภายใต้การดูแลของมหาวิทยาลัยหักเงินประกันผลงานจากผู้ขาย จะต้องบันทึกเป็น “เงินประกันส่วนงานรอนำส่ง” รายการบัญชีจะบันทึกดังนี้ Dr. เจ้าหนี้ Cr. เงินประกันส่วนงานรอนำส่ง (PCA: PXX ส่วนงาน ระบุกองทุนตามจริง) หมายเหตุ : ผู้รับผิดชอบคือ ส่วนงาน จัดทำการบันทึกบัญชีในระบบ

3.9 การบริหารหลักประกัน ภาพรวมการบันทึกหักเงินประกันผลงาน < T-Code F-43 >

3.9 การบริหารหลักประกัน ภาพรวมการบันทึกหักเงินประกันผลงาน < T-Code F-43 >

รายการบัญชีจะบันทึกดังนี้ DR. เจ้าหนี้การค้า 3.9 การบริหารหลักประกัน การบันทึกหักชะลอค่าเค < T-Code F-43 > เมื่อได้รับอนุมัติให้ชะลอการจ่ายเงินค่าก่อสร้างให้เจ้าหนี้ ส่วนงานต้องบันทึกรายการหักชะลอค่าเค รายการบัญชีจะบันทึกดังนี้ DR. เจ้าหนี้การค้า CR.เจ้าหนี้การค้า + speacial G/L “K” (เงินชะลอค่าเค) หมายเหตุ : ผู้รับผิดชอบ คือ ส่วนงาน เมื่อได้รับอนุมัติให้ชะลอการจ่ายเงินค่าก่อสร้างให้เจ้าหนี้ ส่วนงานต้อคงบันทึกรายการหักชะลอค่าเค คู่บัญชีที่เกิดขึ้น DR. เจ้าหนี้การค้า CR.เจ้าหนี้การค้า + speacial G/L “K” (เงินชะลอค่าเค)

3.9 การบริหารหลักประกัน การสาธิตการบันทึกหักชะลอค่าเค < T-Code F-43 >

3.9 การบริหารหลักประกัน การสาธิตการบันทึกหักชะลอค่าเค < T-Code F-43 >

+ - + 3.9 การบริหารหลักประกัน ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1. ภาพรวมการบริหารหลักประกัน 2. การสาธิตระบบ การบันทึกรับหนังสือค้ำประกัน (Noted Itemed) การบันทึกคืนหนังสือค้ำประกัน (Noted Itemed) การบันทึกรับหลักประกันประเภทเงินสด/เช็ค การบันทึกคืนหลักประกันประเภทเงินสด/เช็ค การบันทึกริบหลักประกัน F-57* FB08* FB60* F-51 F-51/F-04* 3. แบบฝึกหัด + - + แบบฝึกหัด หัวข้อ AP 2.0 Transaction การจ่ายเงินทดรอง,การยืมเงิน และ จ่ายคืนเงินประกัน 3 ส่วนงานบริหารจัดการตัวเอง ข้อ 45 สำนักงานอธิการบดี ข้อ 45 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

สรุปสาระสำคัญ การบันทึกข้อมูล 3.9 การบริหารหลักประกัน + บันทึกรับหลักประกัน – หนังสือค้ำประกัน + สรุปสาระสำคัญ หนังสือค้ำประกันคุมตามผู้ขาย / เจ้าหนี้ (Vendor Code) ไม่มีการบันทึกบัญชี แต่บันทึกเป็นข้อความ เรียกว่า “Noted Items” การบันทึกข้อมูลจะอ้างอิง Vendor Code + Special G/L Indicator ผู้บันทึกข้อมูล คือ พัสดุ ส่วนงาน + การบันทึกข้อมูล เมนู Accounting -> Financial Accounting -> Accounts Payable -> Document Entry -> Other -> Noted items T-Code F-57 : Notes Items Doc. Type 8X : PXX JV เจ้าหนี้ Posting Key 39 : Credit Vendor + Special G/L Sp. G/L Ind. N : Noted Items 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

สรุปสาระสำคัญ การบันทึกข้อมูล 3.9 การบริหารหลักประกัน + บันทึกคืนหลักประกัน – หนังสือค้ำประกัน + สรุปสาระสำคัญ การคืนหนังสือค้ำประกันไม่มีการบันทึกบัญชี แต่เป็นการเปลี่ยนสถานะจาก หนังสือค้ำประกันคงค้าง “Open item” เป็น “ Cleared Item” การบันทึกข้อมูลจะอ้างอิงเลขที่เอกสารที่บันทึกรับหนังสือค้ำประกัน (FI Document) ผู้บันทึกข้อมูล คือ พัสดุ ส่วนงาน + การบันทึกข้อมูล เมนู Accounting  Financial Accounting  Accounts Payable  Document  Reverse  Individual Reversal T-Code FB08 : Individual Reversal Doc. Type KX : PXX AP Reverse 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

สรุปสาระสำคัญ การบันทึกข้อมูล 3.9 การบริหารหลักประกัน + บันทึกรับหลักประกัน – เงินสด/เช็ค + สรุปสาระสำคัญ ส่วนงานที่บริหารโดยกองคลัง สำนักงานอธิการบดี เมื่อรับเงินประกันจากเจ้าหนี้ จะบันทึกเข้า “เงินรับฝากรอส่งคลัง” เมื่อนำส่งเงินให้กองคลัง สำนักงานอธิการบดี ล้าง บัญชี “เงินรับฝากรอส่งคลัง” ออก กองคลัง สำนักงานอธิการบดี เมื่อรับเงินจากส่วนงาน จะบันทึกรับเงินและหลักประกัน ส่วนงานที่บริหารตัวเองเมื่อรับเงินจากผู้ขายจะบันทึกรับเงินและหลักประกันได้ทันที การบันทึกข้อมูลจะอ้างอิง Vendor Code + Special G/L Indicator “G” หลักประกัน ผู้บันทึกข้อมูล คือ การเงิน ส่วนงาน / กองคลัง สำนักงานอธิการบดี + การบันทึกข้อมูล เมนู Accounting  Financial Accounting  Accounts Payable  Document Entry  Invoice T-Code FB60 : Invoice Doc. Type 2X : PXX ใบสำคัญรับ Posting Key 39 : Credit Vendor + Special G/L Sp. G/L Ind. G : หลักประกัน 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

สรุปสาระสำคัญ การบันทึกข้อมูล 3.9 การบริหารหลักประกัน + บันทึกคืนหลักประกัน – เงินสด/เช็ค + สรุปสาระสำคัญ การคืนหลักประกันประกอบด้วยขั้นตอน คือ โอนหลักประกันเข้าเจ้าหนี้ , จัดทำใบขอเบิก และ บันทึกจ่ายเงิน ใช้ฟังค์ชั่น Post with Clearing เพื่อล้างหลักประกันคงค้าง ผู้บันทึกข้อมูล คือ การเงิน ส่วนงาน / การเงิน กองคลัง + การบันทึกข้อมูล เมนู Accounting  Financial Accounting  Accounts Payable  Document Entry  Other  Post with Clearing T-Code F-51 : Post with Clearing Doc. Type 5X : PXX ตั้งหนี้ไม่มี PO 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

จบ สรุปสาระสำคัญ การบันทึกข้อมูล 3.9 การบริหารหลักประกัน + บันทึกริบหลักประกัน – เงินสด/เช็ค + สรุปสาระสำคัญ หลักประกันที่จะบันทึกริบได้ คือ หลักประกันคงค้าง เกิน 10 และได้รับอนุมัตลงนามให้ริบ เป็นเงินรายได้มหาวิทยาลัย ใช้ฟังค์ชั่น Post with Clearing เพื่อล้างหลักประกันคงค้าง ผู้บันทึกข้อมูล คือ GL ส่วนงาน / GL กองคลัง + การบันทึกข้อมูล เมนู Accounting  Financial Accounting  Accounts Payable  Document Entry  Other  Post with Clearing T-Code F-51/F-04 : Post with Clearing Doc. Type 9X : PXX JV อื่น 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ จบ

+ - + 3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1. ภาพรวมการจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน 2. การสาธิตระบบ การสร้างใบขอเบิก (ฏีกา) / เบิกเกินส่งคืน การแสดงใบขอเบิก (ฏีกา) / เบิกเกินส่งคืน การยกเลิกใบขอเบิก (ฏีกา) / เบิกเกินส่งคืน การบันทึกตั้งเจ้าหนี้ และ ล้างบัญชีพัก การบันทึกรับวางใบขอเบิก (ฏีกา) / เบิกเกินส่งคืน การบันทึกเลขที่ขอจ่าย/เบิกเกินส่งคืน กรมบัญชีกลาง การเรียกดูทะเบียนคุมใบขอเบิก (ฏีกา) ZAPEN005_1 ZAPEN005_2 ZAPEN005_3 ZAPEN005_4 ZAPEN001_5* ZAPEN001_6* ZAPEN001_7 3. แบบฝึกหัด + - + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์

ตั้งหนี้/ โอนยอด บัญชีพัก จ่ายเงินเข้า บัญชีธนาคาร -ส่วนงาน 3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ภาพรวมของการจัดทำฏีกา-เงินเดือน 1 2 3 4 ประมวลผล เงินเดือน จัดทำฏีกา ตั้งหนี้/ โอนยอด บัญชีพัก รับวางฏีกา วาง ฏีกา ไป กรม บัญชี กลาง/ รับเงิน กรณี งบ แผ่นดิน 1. Payroll ประมวลผลเงินเดือน ผลลัพท์ที่ได้และใช้อ้างอิง คือ Payroll Run Number 2. การผ่านรายการจะบันทึก ด้วย Document Type = H? และได้เลขที่เอกสารขึ้นต้น ด้วย 18XXNNNNNNและมีเลขที่ Payroll Run Number ที่ Document Header Text 3. กรณีส่วนงานบริหารจัดการเอง ทำกระบวนการขั้นตอนที่ 1,2, และ 8 7 6 บันทึก รับเงิน จ่ายเงินเข้า บัญชีธนาคาร -ส่วนงาน 5 8 จ่ายเงิน ให้เจ้าหนี้ จ่ายเงิน ให้เจ้าหนี้ ------------------------------ ส่วนงาน ------------------------------> ------------ มหาวิทยาลัย -------------->

3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ภาพรวมของการจัดทำฏีกา-เงินเดือน รายการบัญชี การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน จ่ายโดย การประมวลผลเงินเดือน (ตัวอย่าง คือ เงินงบประมาณแผ่นดิน) Dr. เงินเดือน 47,450.00   Dr. เงินประจำตำแหน่ง 5,600.00 Dr. ค่าตอบแทนรายเดือน Dr. สมทบกองบำเหน็จบำนาญ 1,423.50 Dr. ชดเชยกองบำเหน็จบำนาญ 949.00 Cr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า 5,364.60 03: กรมบัญชีกลาง Cr. พักเงินพนง.จ่ายสุทธิ 34,427.90 01: ส่วนงาน Cr. พักจ่าย กบข. สะสม 02: มหาวิทยาลัย Cr. พักสหกรณ์ออมทรัพย์ MU 5,000.00 Cr. พักชพค. กรุงเทพ 434.00 Cr. พัก ธ. ออมสิน 12,000.00 Cr. พักจ่าย กบข.สมทบ Cr. พักจ่าย กบข.ชดเชย กำหนด Configuration ตาม Profit Center Fund หมายเหตุ ตัวอย่างรายการบัญชีข้างต้นเกิดจากกระบวนการทำงานในขั้นตอนที่ 1

3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ภาพรวมของการจัดทำฏีกา-เงินเดือน รายการบัญชี การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน จ่ายโดย ตั้งหนี้/โอนยอดบัญชีพัก (ตัวอย่าง คือ เงินงบประมาณแผ่นดิน) Dr. พักเงินพนง.จ่ายสุทธิ 34,427.90 01: ส่วนงาน Dr. พักจ่าย กบข. สะสม 1,423.50 02: มหาวิทยาลัย Dr. พักสหกรณ์ออมทรัพย์MU 5,000.00 Dr. พักชพค. กรุงเทพ 434.00 Dr. พัก ธ.ออมสิน 12,000.00 Dr. พักจ่าย กบข.สมทบ Dr. พักจ่าย กบข.ชดเชย 949.00 Cr. ธนาคารไทยพาณิชย์ Cr. กองทุนบำเหน็จบำนาญข้าราชการ 3,796.00 Cr. สหกรณ์ออมทรัพย์มหาวิทยาลัยมหิดล Cr. ประธาน ชพค. กรุงเทพ Cr. ธนาคารออมสิน หมายเหตุ ปกติ รายการที่บันทึกผ่าน PY จะแบ่งเอกสารตาม Profit Center, Fund และ แยกตามบัญชีเงินได้และเงินหัก ดังนี้ Document ที่ 1 Dr. เงินเดือน 1,000 Dr. ค่าตอบแทน 2,000 Cr. Transit account 3,000 Document ที่ 2 Dr. Transit account 3,000 Cr. บัญชีพักสุทธิรอจ่าย 3,000 **บัญชี Transit account (GL = 9110019990) เป็นบัญชีที่เชื่อมต่อระหว่างเลขที่เอกสาร ถ้ารวมยอดสำหรับทุก ๆ เลขที่เอกสาร (FI Document ) จาก PY ยอดจะต้องเป็น 0.00

3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ภาพรวมของการจัดทำฏีกา-เงินเดือน รายการบัญชี การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน หมายเหตุ การบันทึกรับเงินจากกรมบัญชีกลาง Dr. เงินฝากธนาคาร-KTB 55,657.90 เงินงบประมาณแผ่นดิน Dr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า (P99) 5,364.60 (การเงินรับ-กองคลัง) Cr. รายได้ตามประเภท…. 61,022.50 หมายเหตุ ตัวอย่างรายการบัญชีข้างต้นเกิดจากกระบวนการทำงานที่เบิกกับกรมบัญชีกลาง รายการบัญชี การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน หมายเหตุ 1. มหาวิทยาลัย จ่าย ให้เจ้าหนี้ Dr. กองทุนบำเหน็จบำนาญข้าราชการ 3,796.00 Dr. สหกรณ์ออมทรัพย์มหาวิทยาลัยมหิดล 5,000.00 Dr. ประธาน ชพค. กรุงเทพ 434.00 Cr. เงินฝากธนาคาร-มหาวิทยาลัย – พัก 9,230.00 2. มหาวิทยาลัย จ่ายให้ส่วนงานไปจ่ายต่อ Dr. เงินงบประมาณรอรับจัดสรร (2199010060) 46,427.90 เงินงบประมาณแผ่นดิน Cr. เงินฝากธนาคาร-KTB Dr. เงินรับจัดสรรจากกรมบัญชีกลาง (2199010020) เงินงบประมาณอุดหนุนทั่วไป (BG) Cr. เงินฝากธนาคาร-SCB 148-5 Dr. เงินฝากที่กองคลัง เงินรายได้ส่วนงาน Cr. เงินฝากธนาคาร-SCB 325-6 หมายเหตุ ตัวอย่างรายการบัญชีข้างต้นเกิดจากกระบวนการทำงานที่ 5 และ 6

3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ภาพรวมของการจัดทำฏีกา-เงินเดือน รายการบัญชี การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน หมายเหตุ การบันทึกรับเงินจากมหาวิทยาลัย Dr. เงินฝากธนาคารส่วนงาน 46,427.90 เงินงบประมาณแผ่นดิน Cr. เงินงบประมาณรอรับจัดสรร เงินงบประมาณอุดหนุน Cr. รายได้รอรับรู้-งบประมาณรับจัดสรร ทั่วไป (BG) เงินรายได้ส่วนงาน Cr. เงินฝากที่กองคลัง รายการบัญชี การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน หมายเหตุ ส่วนงานการจ่ายเงินให้เจ้าหนี้ Dr. ธนาคารไทยพาณิชย์ 34,427.90 Dr. ธนาคารออมสิน 12,000.00 Cr. เงินฝากธนาคารส่วนงาน - พัก 46,427.90 หมายเหตุ ตัวอย่างรายการบัญชีข้างต้นเกิดจากกระบวนการทำงานในขั้นตอนที่ 7 และ 8 รายการบัญชี การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน หมายเหตุ กองคลังปรับปรุงบัญชี (เพิ่มเติม) Dr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า (PXX) 5,364.60 Cr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า (P99)

3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ภาพรวมของการจัดทำฏีกา-เงินเดือน (ทัตนแพทย์) รายการบัญชี การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน จ่ายโดย การประมวลผลเงินเดือน (ตัวอย่าง คือ เงินงบประมาณแผ่นดิน) Dr. เงินเดือนข้าราชการ 47,450.00   Dr. เงินประจำตำแหน่ง 5,600.00 Dr. ค่าตอบแทนรายเดือน Dr. สมทบกองบำเหน็จบำนาญ 1,423.50 Dr. ชดเชยกองบำเหน็จบำนาญ 949.00 Cr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า 5,364.60 03: กรมบัญชีกลาง Cr. พัก เงินพนง.จ่ายสุทธิ 34,427.90 01: ส่วนงาน Cr. พักจ่าย กบข. สะสม 02: มหาวิทยาลัย Cr. พักสหกรณ์ออมทรัพย์ MU 5,000.00 Cr. พักชพค. กรุงเทพ 434.00 Cr. พัก ธ. ออมสิน 12,000.00 Cr. พักจ่าย กบข.สมทบ Cr. พักจ่าย กบข.ชดเชย กำหนด Configuration ตาม Profit Center Fund หมายเหตุ ตัวอย่างรายการบัญชีข้างต้นเกิดจากกระบวนการทำงานในขั้นตอนที่ 1

3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ภาพรวมของการจัดทำฏีกา-เงินเดือน (ทัตนแพทย์) รายการบัญชี การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน จ่ายโดย ตั้งหนี้/โอนยอดบัญชีพัก Dr. พักเงินพนง.จ่ายสุทธิ 34,427.90  01: ส่วนงาน Dr. พัก ธ.ออมสิน 12,000.00 01: ส่วนงาน Cr. ธนาคารไทยพาณิชย์ Cr. ธนาคารออมสิน รายการบัญชี การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน จ่ายโดย โอนยอดบัญชีพัก Dr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า 5,364.60 03: กรมบัญชีกลาง Dr. พักจ่าย กบข. สะสม 1,423.50 02: มหาวิทยาลัย Dr. พักสหกรณ์ออมทรัพย์MU 5,000.00 Dr. พักชพค. กรุงเทพ 434.00 Dr. พักจ่าย กบข.สมทบ Dr. พักจ่าย กบข.ชดเชย 949.00 Cr. รายได้รอรับรู้-รับจัดสรรจาก กรมบัญชีกลาง 14,594.60 เงินงบประมาณแผ่นดิน : จะโอนยอดเข้าบัญชี รายได้รอรับรู้-รับจัดสรรจากกรมบัญชีกลาง เงินงบประมาณอุดหนุนทั่วไป (BG) : จะโอนยอดเข้าบัญชี รายได้รอรับรู้-รับจัดสรรจากกรมบัญชีกลาง เงินรายได้ส่วนงาน : จะโอนยอดเข้าบัญชี บัญชีพักรอรับ/จ่าย หมายเหตุ ตัวอย่างรายการบัญชีข้างต้นเกิดจากกระบวนการทำงานในขั้นตอนที่ 3

3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ภาพรวมของการจัดทำฏีกา-เงินเดือน (ทัตนแพทย์) รายการบัญชี การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน หมายเหตุ การบันทึกรับเงินจากกรมบัญชีกลาง Dr. เงินฝากธนาคาร-KTB 55,657.90 เงินงบประมาณแผ่นดิน Dr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า (P99) 5,364.60 (การเงินรับ-กองคลัง) Cr. เงินงบประมาณรอรับจัดสรร (YXX) ภาษีหักส่งล่วงหน้า 9,230.00 จ่ายตรงโดย MU 46,427.90 จ่ายกลับส่วนงาน หมายเหตุ ตัวอย่างรายการบัญชีข้างต้นเกิดจากกระบวนการทำงานที่เบิกกับกรมบัญชีกลาง รายการบัญชี การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน หมายเหตุ มหาวิทยาลัย จ่ายให้เจ้าหนี้ Dr. เงินงบประมาณรอรับจัดสรร 9,230.00 Update ทะเบียนคุมเช็ค Manual Cr. เงินฝากธนาคาร-มหาวิทยาลัย – พัก จ่ายให้ส่วนงาน 46,427.90 หมายเหตุ ตัวอย่างรายการบัญชีข้างต้นเกิดจากกระบวนการทำงานที่ 5 และ 6

3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ภาพรวมของการจัดทำฏีกา-เงินเดือน รายการบัญชี การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน หมายเหตุ การบันทึกรับเงินจากมหาวิทยาลัย Dr. เงินฝากธนาคารส่วนงาน 46,427.90 เงินงบประมาณแผ่นดิน Cr. รายได้ตามประเภท… เงินงบประมาณอุดหนุน ทั่วไป (BG) เงินรายได้ส่วนงาน Cr. เงินฝากที่กองคลัง รายการบัญชี การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน หมายเหตุ ส่วนงานรับรู้รายได้ส่วนที่มหาวิทยาลัยจ่ายตรง Dr. รายได้รอรับรู้-รับจัดสรรจากกรมบัญชีกลาง 14,594.60 เงินงบประมาณแผ่นดิน Cr. รายได้ตามประเภท… 12,000.00 เงินงบประมาณอุดหนุนทั่วไป Dr. บัญชีพักรอรับ-จ่าย เงินรายได้ส่วนงาน Cr. เงินฝากที่กองคลัง หมายเหตุ ตัวอย่างรายการบัญชีข้างต้นเกิดจากกระบวนการทำงานในขั้นตอนที่ 7

3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ภาพรวมของการจัดทำฏีกา-เงินเดือน รายการบัญชี การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน หมายเหตุ ส่วนงานการจ่ายเงินให้เจ้าหนี้ Dr. ธนาคารไทยพาณิชย์ 34,427.90 ส่วนงานจ่ายให้เจ้าหนี้ Dr. ธนาคารออมสิน 12,000.00 Cr. เงินฝากธนาคารส่วนงาน - พัก 46,427.90 หมายเหตุ ตัวอย่างรายการบัญชีข้างต้นเกิดจากกระบวนการทำงานในขั้นตอนที่ 8 รายการบัญชี การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน หมายเหตุ กองคลังปรับปรุงบัญชี (เพิ่มเติม) Dr. เงินงบประมาณรอรับจัดสรร (PXX) 5,364.60 Cr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า (Y99) หมายเหตุ ตัวอย่างรายการบัญชีข้างต้นเกิดจากกระบวนการทำงานในขั้นตอนที่ 8

ตัวอย่างเอกสารแจ้งจากทันตแพทย์ 3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ตัวอย่างเอกสารแจ้งจากทันตแพทย์

ตัวอย่างเอกสารแจ้งจากทันตแพทย์ 3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ตัวอย่างเอกสารแจ้งจากทันตแพทย์

3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ภาพรวมของการจัดทำฏีกา-เงินเดือน โปรแกรมจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เป็นโปรแกรมเพื่อใช้สำหรับควบคุมการเบิกจ่าย สำหรับหมวดรายจ่ายเงินเดือน, ค่าจ้าง หรือค่าตอบแทน ในมหาวิทยาลัยมหิดล ซึ่งบันทึกผ่านระบบบริหารเงินเดือนและค่าตอบแทน (Payroll) ประกอบด้วยการทำงานดังนี้   1. การสร้างใบขอเบิก (ฏีกา) และ ใบเบิกเกินส่งคืน 2. การแสดงใบขอเบิก (ฏีกา) และ ใบเบิกเกินส่งคืน 3. การยกเลิกใบขอเบิก (ฏีกา) และ ใบเบิกเกินส่งคืน 4. การบันทึกตั้งเจ้าหนี้ และ ล้างบัญชีพัก 5. บันทึกรับวางใบขอเบิก (ฏีกา) และ ใบเบิกเกินส่งคืน 6. บันทึกเลขที่ขอจ่าย / เบิกเกินส่งคืน กรมบัญชีกลาง 7. รายงานทะเบียนคุมใบขอเบิก (ฏีกา) สิ่งที่ต้องปฏิบัติก่อนการบันทึกข้อมูลเข้าระบบ (ถ้ามี) ประมวลผลเงินเดือนและค่าตอบแทน (HR-Payroll) สิ่งที่ต้องปฏิบัติหลังการบันทึกข้อมูลเข้าระบบ (ถ้ามี) กระบวนการจ่ายเงิน Configuration Setting (ถ้ามี) การกำหนดเลขที่ใบขอเบิก (ฏีกา) การกำหนดรายละเอียดการจ่ายเงิน ประกอบด้วยการกำหนดชื่อเจ้าหนี้ และ ผู้จ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้ การกำหนดกองทุน/แหล่งเงิน และเงื่อนไขในการสร้างใบขอเบิก (ฏีกา) การกำหนดความสำคัญของเงินได้และเงินหัก

3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ภาพรวมของการจัดทำฏีกา-เงินเดือน 1. การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ใบขอเบิก (ฏีกา) ส่วนงานที่ทำงานใน ระบบ MU-ERP ส่วนงานที่ทำงานนอก ระบบ MU-ERP ใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ส่วนงาน ใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน วิธีการสร้างข้อมูล ในทะเบียนคุม 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ ZAPEN005 ZAREN001

PY X XXX - XX XXXX / XXXX (18 Digits) 3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ภาพรวมของการจัดทำฏีกา-เงินเดือน ใบขอเบิก (ฏีกา) ที่สร้างในระบบ MU-ERP เลขที่ใบขอเบิก (ฏีกา) กำหนดให้อัตโนมัติ โดยมีโครงสร้างดังนี้ PY X XXX - XX XXXX / XXXX (18 Digits) 15-18 ปีงบประมาณ Running 10-13 8-9 งวดบัญชี 4-6 รหัสส่วนงาน (Profit Center) 3 แหล่งเงิน > 1 : เงินรายได้ , 2 เงินงบประมาณ – BG, 3 เงินงบประมาณ - บุคลากร 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ ประเภทใบขอเบิก (ฏีกา) > PY : ใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน 1-2 เลขที่ใบขอเบิก (ฏีกา) จะถูก Update ที่ เอกสารอ้างอิง (Document No) ที่ “Assignment Field”

สร้างใบขอเบิก (ฏีกา) / เบิกเกินส่งคืน 3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ภาพรวมของการจัดทำฏีกา-เงินเดือน PY คู่บัญชี Dr. ค่าใช้จ่าย เช่น เงินเดือน, ค่าตอบแทน… Cr. บัญชีพัก หมายเหตุ : Document Header ของเอกสาร PP0000000051 ประมวลผลเงินเดือน 1. ประมวลผลเงินเดือน (Payroll) กรณีสร้างใบขอเบิก (ฏีกา) อ้างอิง Payroll Run Number = PP0000000051 FI Document ปรับปรุง = 35010000XX กรณีสร้างใบขอเบิก (ฏีกา) อ้างอิง FI Document ปรับปรุง = 35010000XX FI 1. T-Code : ZAPEN005_1 สร้างใบขอเบิก (ฏีกา) / เบิกเกินส่งคืน การแสดงข้อมูล อ้างอิง เลขที่ใบขอเบิก = PY2P01-030001/2010 2. T-Code : ZAPEN005_2 บันทึกสถานะ “ยกเลิก” 3. T-Code : ZAPEN005_3 (ถ้ามี) อ้างอิง เลขที่ใบขอเบิก = PY2P01-030001/2010

3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ภาพรวมของการจัดทำฏีกา-เงินเดือน FI บันทึกตั้งเจ้าหนี้/ ล้างบัญชีพัก บันทึกตั้งหนี้/บ้างบัญชีพัก (Refer T-code F-51) Dr. บัญชีพัก Cr. เจ้าหนี้ เช่น ธนาคาร, กบข… 4. T-Code : ZAPEN005_4 บันทึกรับวาง ใบขอเบิก (ฏีกา) / เบิกเกินส่งคืน 5. T-Code : ZAPEN005_5 อ้างอิง เลขที่ใบขอเบิก = PY2P01-030001/2010 อ้างอิง เลขที่ใบ Passbook, เลขที่ของ GFMIS หรือเลขที่ใบขอเบิก (ฏีกา) บันทึกเลขที่ขอจ่าย / เบิกเกินส่งคืน กรมบัญชีกลาง 6. T-Code : ZAPEN005_6 ทะเบียนคุม ใบขอเบิก (ฏีกา) 7. T-Code : ZAPEN005_7

3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ภาพรวมของการจัดทำฏีกา-เงินเดือน การสร้างใบขอเบิก (ฏีกา) ผู้ใช้งานต้องระบุข้อมูลเบื้องต้น ได้แก่ เลขที่เอกสารการบันทึกเงินเดือน (Payroll Run Number) และหรือ เลขที่เอกสารการบันทึกบัญชี (FI Document No.) กรณีมีการปรับปรุงข้อมูลเพิ่มเติมหลังการบันทึกเงินเดือน ซึ่งจะต้องระบุ Payroll Run Number เช่น PP0000000051 ใน Document Header เพื่อให้ โปรแกรมสามารถ Grouping ข้อมูลก่อนสร้างใบขอเบิก (ฏีกา) เงื่อนไขการสร้างใบขอเบิก (ฏีกา) คือ เงินงบประมาณ – ปกติ และ เงินงบประมาณไทยเข้มแข็ง 1 ใบขอเบิก (ฏีกา) = 1 ส่วนงาน (Profit Center) 1 กองทุน (Fund) 1 ผลผลิต (Functional Area) 1 ค่าใช้จ่าย (เทียบเท่า G/L Account)* หลายเจ้าหนี้ * ยกเว้น G/L account 5205010070: เงินชดเชยกองทุนบำเหน็จบำนาญ 5205010020: เงินสมทบกองทุนบำเหน็จบำนาญ รวมเป็น 1 ใบขอเบิก (ฏีกา)   เงินรายได้ และ เงินงบประมาณอุดหนุนทั่วไป – Block Grant 1 ใบขอเบิก (ฏีกา) = 1 ส่วนงาน (Profit Center) 1 กองทุน (Fund) 1 ผลผลิต (Functional Area) หลายค่าใช้จ่าย (เทียบเท่า G/L Account) หลายเจ้าหนี้

พิมพ์ส่งให้ การเงินใบที่ 1 3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ตัวอย่าง เอกสารแจ้งจาก PY เพื่อจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) 1. บันทึกรายงานผลการบันทึกบัญชี (T-Code: ZHRPYRP001) พิมพ์ส่งให้ การเงินใบที่ 1 ตัวอย่างเอกสารแจ้งจาก PY

พิมพ์ส่งให้ การเงินใบที่ 2 3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ตัวอย่าง เอกสารแจ้งจาก PY เพื่อจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) พิมพ์ส่งให้ การเงินใบที่ 2 2. รายงานแนบฎีกา (T-Code: ZHRPYRP001) ตัวอย่างเอกสารแจ้งจาก PY

พิมพ์ส่งให้ การเงินใบที่ 3 3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ตัวอย่าง เอกสารแจ้งจาก PY เพื่อจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) พิมพ์ส่งให้ การเงินใบที่ 3 3. รายงานสรุปงบประมาณ (T-Code: ZHRPYRP001) ตัวอย่างเอกสารแจ้งจาก PY

Screen Wage Type Report รอจาก PY 3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ตัวอย่าง เอกสารแจ้งจาก PY เพื่อจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) Screen Wage Type Report รอจาก PY

3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ภาพรวมของการจัดทำฏีกา-เงินเดือน - เบิกเกินส่งคืน ตัวอย่างเงินเดือนปกติ : พนักงาน 2 คน เงินเดือนคนละ 20,000.00 บาท รายการบัญชี การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน ตุลาคม 2010 พฤศจิกายน 2010 จากการประมวลผลเงินเดือน (PY) Dr. เงินเดือน 20,000 + 20,000 Cr. พัก เงินพนง.จ่ายสุทธิ ตัวอย่างเงินเดือนปกติ + เบิกเกินส่งคืน : พนักงาน 2 คน เงินเดือนคนละ 20,000.00 บาท ส่วนงานประมวลผล เงินเดือนและวางฏีกามาที่กองคลังแล้ว แต่มีรายการเบิกเกิน 5,000.00 บาท เช่น พนักงานลาออก รายการบัญชี การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน ตุลาคม 2010 พฤศจิกายน 2010 จากการประมวลผลเงินเดือน (PY) Dr. เงินเดือน 20,000 + 20,000 20,000 + (-5,000) Cr. พัก เงินพนง.จ่ายสุทธิ รายการเบิกเกินส่งคืน (FI JV Posting) Dr. พัก เงินพนง.จ่ายสุทธิ 5,000.00 Cr. เงินเดือน รายการ Adjust ของเดือนถัดไป (PY JV)

พิมพ์ส่งให้ การเงินใบที่ 1 3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ตัวอย่าง เอกสารแจ้งจาก PY เพื่อจัดทำเบิกเกินส่งคืน 1. แบบฟอร์มเบิกเกินส่งคืน (Excel) พิมพ์ส่งให้ การเงินใบที่ 1 ตัวอย่างเอกสารแจ้งจาก PY

พิมพ์ส่งให้ การเงินใบที่ 2 3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ตัวอย่าง เอกสารแจ้งจาก PY เพื่อจัดทำเบิกเกินส่งคืน 2. เอกสาร Wage Type Reporter แนบแบบฟอร์มเบิกเกิน-ส่งคืน (เพื่อตรวจสอบแหล่งเงิน) (T-Code: ZHRPYRP001) พิมพ์ส่งให้ การเงินใบที่ 2 ตัวอย่างเอกสารแจ้งจาก PY

พิมพ์ส่งให้ การเงินใบที่ 3 3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ตัวอย่าง เอกสารแจ้งจาก PY เพื่อจัดทำเบิกเกินส่งคืน 3. เอกสารแนบแบบฟอร์มเบิกเกิน-ส่งคืน T-Code: PC00_M26_CALC พิมพ์ส่งให้ การเงินใบที่ 3 ตัวอย่างเอกสารแจ้งจาก PY

พิมพ์ส่งให้ การเงินใบที่ 4 3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ตัวอย่าง เอกสารแจ้งจาก PY เพื่อจัดทำเบิกเกินส่งคืน 4. บันทึกแจ้งพนักงานพ้นจากงาน พิมพ์ส่งให้ การเงินใบที่ 4 ตัวอย่างเอกสารแจ้งจาก PY

จบ + - + 3.10 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1. ภาพรวมการจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) เงินเดือน 2. การสาธิตระบบ การสร้างใบขอเบิก (ฏีกา) / เบิกเกินส่งคืน การแสดงใบขอเบิก (ฏีกา) / เบิกเกินส่งคืน การยกเลิกใบขอเบิก (ฏีกา) / เบิกเกินส่งคืน การบันทึกตั้งเจ้าหนี้ และ ล้างบัญชีพัก การบันทึกรับวางใบขอเบิก (ฏีกา) / เบิกเกินส่งคืน การบันทึกเลขที่ขอจ่าย/เบิกเกินส่งคืน กรมบัญชีกลาง การเรียกดูทะเบียนคุมใบขอเบิก (ฏีกา) ZAPEN005_1 ZAPEN005_2 ZAPEN005_3 ZAPEN005_4 ZAPEN001_5* ZAPEN001_6* ZAPEN001_7 3. แบบฝึกหัด + - + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ แบบฝึกหัด หัวข้อ AP 2.0 Transaction การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) – เงินเดือน ข้อ 52 - 57 จบ

+ - - + + + ตารางการฝึกอบรม ห้วข้อการฝึกอบรม วัน/เวลา 1. ภาพรวมระบบบัญชีเจ้าหนี้ (AP Overview) 25.04.2011 (เช้า) 2. การจัดการข้อมูลหลัก (Master Data) ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (Logistic Invoice Verification) การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) การจ่ายเงิน (Payment) และ การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร การจ่ายเงิน (Payment) และ การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (ต่อ) การจ่ายเงินล่วงหน้า การจ่ายเงินทดรองและการยืมเงิน , การบริหารหลักประกัน 25.04.2011 (บ่าย) 26.04.2011 (เช้า) 26.04.2011 (บ่าย) 27.04.2011 (เช้า) 27.04.2011 (บ่าย) 28.04.2011 (เช้า) 28.04.2011 (บ่าย) 29.04.2011 (เช้า) ส่วนงาน 29.04.2011 (บ่าย) 4. การจัดทำฎีกาเงินเดือน 02.05.2011 (ทั้งวัน) 03.05.2011 (เช้า) 5. การประมวลผลสิ้นงวด/สิ้นปี (Periodic Processing) 03.05.2011 (บ่าย) 6. รายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Report) + - - OP + 3 ส่วนงาน + 316-3-03166-3 เงินฝากกระแสรายวัน , 316-2-74409-3 ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง 316-3-03193-0 เงินฝากกระแสรายวัน ,316-2-75680-4 ออมทรัพย์ + +

4. การประมวลผลสิ้นงวด/สิ้นปี (Periodic Processing) 1. การประมวลผลสิ้นงวดบัญชี (Month End Closing) ตรวจสอบรายการตั้งหนี้ (เจ้าหนี้คงค้าง) จัดทำรายงานภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด. 53) บันทึกตั้งเจ้าหนี้ และ จ่ายเงินให้สรรพากร < T-Code FAGLL03 > < T-Code S_P00_07000134 > < T-Code S_P00_07000134 / F-58 > 2. การประมวลผลสิ้นปีบัญชี (Year End Closing) โอนเงินงบประมาณแผ่นดินคงเหลือ เป็น เงินรายได้ส่วนงานทุกส่วนงาน (ยกเว้นเงินอุดหนุนวิจัย, เงินอุดหนุนบุคลากรโอนเข้าเงินรายได้ กองคลังสำนักงานอธิการบดี) < T-Code FB60 / F-43 >

4. การประมวลผลสิ้นงวด/สิ้นปี (Periodic Processing) 4.1 ตรวจสอบรายการตั้งหนี้ (เจ้าหนี้คงค้าง) < T-Code FAGLL03 >

4. การประมวลผลสิ้นงวด/สิ้นปี (Periodic Processing) 4.2 จัดทำรายงานภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.3 /ภ.ง.ด. 53) < T-Code S_P00_07000134 > เลือก REP สำหรับแสดงรายงาน เลือกงวดบัญชี เลือก WHT Type เพื่อแสดงรายงาน เงินรายได้ - เงินงบประมาณแ เลือกประเภทเอกสาร

จบ 4. การประมวลผลสิ้นงวด/สิ้นปี (Periodic Processing) 4.2 บันทึกตั้งเจ้าหนี้สรรพากร < T-Code S_P00_07000134 > เลือก Vendor = เจ้าหนี้สรรพากร เลือก Posting Date = วันที่บันทึกข้อมูล เลือก Document Type = 5ม, 5U, 5V, หรือ 5W จบ

5. รายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Report) สรุปรายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ รายงาน T-Code 1. รายงานสรุปยอดเจ้าหนี้ในแต่ละงวดบัญชี Vendor Balance Display FK10N 2. รายงานเจ้าหนี้ ใช้สำหรับเรียกดูข้อมูลเจ้าหนี้ คงค้างต่าง ๆ เช่น ใบสำคัญตั้งหนี้ที่ยังไม่ได้ ชำระเงิน เป็นต้น Vendor Line Item Display FBL1N 3. รายงานแสดงข้อมูลหลักเจ้าหนี้ Vendor List S_ALR_87012086 4. รายงานข้อมูลการจ่ายเงิน (เฉพาะที่จ่ายผ่าน Automatic Payment) Payment List S_P99_41000099 5. รายงานภาษีหัก ณ ที่จ่าย Generic Withholding Tax Report S_P00_07000134 6. ทะเบียนคุมเช็ค Check Register FCHN / S_P99_41000101 7. ทะเบียนคุมฏีกา ค่าใช้จ่ายทั่วไป ZAPEN001_5 8. ทะเบียนคุมฏีกา เงินเดือน ZAPEN005_7 รายงาน T-Code 1. รายงานสรุปยอดเจ้าหนี้ในแต่ละงวดบัญชี Vendor Balance Display FK10N 2. รายงานเจ้าหนี้ ใช้สำหรับเรียกดูข้อมูลเจ้าหนี้ คงค้างต่าง ๆ เช่น ใบสำคัญตั้งหนี้ที่ยังไม่ได้ ชำระเงิน เป็นต้น Vendor Line Item Display FBL1N 3. รายงานแสดงข้อมูลหลักเจ้าหนี้ Vendor List S_ALR_87012086 4. รายงานข้อมูลการจ่ายเงิน (เฉพาะที่จ่ายผ่าน Automatic Payment) Payment List S_P99_41000099 5. รายงานภาษีหัก ณ ที่จ่าย Generic Withholding Tax Report S_P00_07000134 6. ทะเบียนคุมเช็ค Check Register FCHN / S_P99_41000101 7. ทะเบียนคุมฏีกา ค่าใช้จ่ายทั่วไป ZAPEN001_5 8. ทะเบียนคุมฏีกา เงินเดือน ZAPEN005_7

5. รายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Report) สรุปรายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ 1. Screen Variant 1.1 กรอกข้อมูลที่ต้องการเรียกดูรายงาน และ กดปุ่ม SAVE 1.2 กำหนด Variant Name 1.3 การเรียกใช้ Screen Variant

5. รายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Report) สรุปรายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ 2. Change Layout 2.1 เปลี่ยนแปลงรูปแบบของรายงาน โดยกดปุ่ม Change Layout 2.2 เปลี่ยนแปลง Layout ตามต้องการ

5. รายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Report) สรุปรายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ 3. Save Layout 3.1 เปลี่ยนแปลงรูปแบบของรายงาน โดยกดปุ่ม Save Layout 3.2 ตั้งชื่อ Layout ตามต้องการ

5. รายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Report) สรุปรายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ 4. Select Layout 4.1 เรียกใช้ Layout ที่บันทึกไว้แล้วโดยกดปุ่ม Select Layout 4.2 เลือก Layout ตามต้องการ

5. รายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Report) สรุปรายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ 5. Download report 5.1 Download report โดยเลือก Export หรือ Save ดังตัวอย่าง 1 2

จบ 5. รายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Report) สรุปรายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ 5. Download report 5.2 Save ข้อมูลตามรูปแบบที่ต้องการ รูปแบบไฟล์ Unconverted TEXT .TXT Spreadsheet EXCEL .XLS Rich text format WORD .RTF HTML format HTML .HTM จบ

สาธิต + ทำแบบฝึกหัด 5. รายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Report) แบบฝึกหัด หัวข้อ AP 2.0 Transaction รายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ ข้อ 58 - 60

ถาม - ตอบ

ภาคผนวก ส่วนงาน Vendor - ส่วนงาน (เจ้าหนี้ระหว่างกัน) P01 สำนักงานอธิการบดี 400001 400051 400101 P02 บัณฑิตวิทยาลัย 400002 400052 400102 P03 คณะทันตแพทยศาสตร์ 400003 400053 400103 P04 คณะเทคนิคการแพทย์ 400004 400054 400104 P05 คณะพยาบาลศาสตร์ 400005 400055 400105 P06 คณะแพทยศาสตร์โรงพยาบาลรามาธิบดี 400006 400056 400106 P07 คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล 400007 400057 400107 P08 คณะเภสัชศาสตร์ 400008 400058 400108 P09 คณะวิทยาศาสตร์ 400009 400059 400109 P10 คณะวิศวกรรมศาสตร์ 400010 400060 400110 P11 คณะเวชศาสตร์เขตร้อน 400011 400061 400111 P12 คณะสังคมศาสตร์และมนุษยศาสตร์ 400012 400062 400112 P13 คณะสัตวแพทยศาสตร์ 400013 400063 400113 P14 คณะสาธารณสุขศาสตร์ 400014 400064 400114 P15 คณะสิ่งแวดล้อมและทรัพยากรศาสตร์ 400015 400065 400115 P16 วิทยาลัยราชสุดา 400016 400066 400116 P17 วิทยาลัยวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีการกีฬา 400017 400067 400117 P18 สถาบันพัฒนาสุขภาพอาเซียน 400018 400068 400118 P19 สถาบันวิจัยประชากรและสังคม 400019 400069 400119 P20 สถาบันวิจัยภาษาและวัฒนธรรมเอเชีย 400020 400070 400120 P21 สถาบันโภชนาการ 400021 400071 400121 P22 สถาบันชีววิทยาศาสตร์โมเลกุล 400022 400072 400122

ภาคผนวก ส่วนงาน Vendor - ส่วนงาน (เจ้าหนี้ระหว่างกัน) P23 สถาบันแห่งชาติเพื่อการพัฒนาเด็ก 400023 400073 400123 P24 ศูนย์การแพทย์กาญจนาภิเษก 400024 400074 400124 P25 ศูนย์ตรวจสอบสารต้องห้ามในนักกีฬา 400025 400075 400125 P26 จอง 400026 400076 400126 P27 400027 400077 400127 P28 ศูนย์สัตวทดลองแห่งชาติ 400028 400078 400128 P29 หอสมุดและคลังความรู้ 400029 400079 400129 P30 วิทยาลัยนานาชาติ 400030 400080 400130 P31 วิทยาลัยดุริยางคศิลป์ 400031 400081 400131 P32 วิทยาลัยการจัดการ 400032 400082 400132 P33 วิทยาลัยศาสนศึกษา 400033 400083 400133 P34 สถาบันนวัตกรรมการเรียนรู้ 400034 400084 400134 P35 คณะศิลปศาสตร์ 400035 400085 400135 P36 คณะเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร 400036 400086 400136 P37 สำนักงานสภา 400037 400087 400137 P38 วิทยาเขตกาญจนบุรี 400038 400088 400138 P39 คณะกายภาพบำบัด 400039 400089 400139 P40 ศูนย์จิตตปัญญาศึกษา 400040 400090 400140 P41 ศูนย์ศึกษาและพัฒนาสันติวิธี 400041 400091 400141 P42 ศูนย์สิทธิมนุษยชนศึกษาและพัฒนาสังคม 400042 400092 400142

ลูกจ้างประจำเงินงบประมาณ ภาคผนวก ฏีกา-เงินเดือน งบประมาณแผ่นดิน บัญชีเงินได้ของแหล่งเงินงบประมาณแผ่นดินจะแยกเป็น 2 ชุดดังนี้ ข้าราชการ ลูกจ้างประจำเงินงบประมาณ บัญชีเงินได้ Description 5201010010 เงินเดือน 5201030010 ค่าจ้างประจำ 5201020010 เงินประจำตำแหน่ง 5203010050 เงินเพิ่มค่าครองชีพชั่วคราว - ลูกจ้างประจำ 5203010040 ค่าครองชีพ 5203020020 ค่าตอบแทน-ลูกจ้าง 5203020010 ค่าตอบแทนรายเดือน 5205010010 เงินสมทบของลูกจ้างประจำ 5205010020 สมทบกองบำเหน็จบำนาญ 5205010070 ชดเชยกองบำเหน็จบำนาญ

ลูกจ้างประจำเงินงบประมาณ 2 บัญชีนี้จะไม่ตั้งเจ้าหนี้ กรมสรรพากร ภาคผนวก ฏีกา-เงินเดือน งบประมาณแผ่นดิน บัญชีเงินหักของแหล่งเงินงบประมาณแผ่นดินจะแยกเป็น 2 ชุดดังนี้ ข้าราชการ ลูกจ้างประจำเงินงบประมาณ บัญชีเงินหัก Description 9120010020 พักจ่ายกบข.สะสม 9120010040 พักกท.สำรองเลี้ยงชีพ 9120010030 พักสหกรณ์ออมทรัพย์MU 9120011030 พักสหกรณ์ออมทรัพย์ ม.มหิดล ลูกจ้างประจำ 9120010050 พักสวัสดิการม.มหิดล 9120011050 พักสวัสดิการ ม.มหิดล ลูกจ้างประจำ 9120010060 พักชพค.กรุงเทพ 9120011060 พักชพค. กรุงเทพ ลูกจ้างประจำ 9120010070 พักธ.ออมสิน 9120011070 พักธนาคารออมสิน ลูกจ้างประจำ 9120010080 พักธ.อาคารสงเคราะห์ 9120011080 พักธนาคารอาคารสงเคราะห์ ลูกจ้างประจำ 9120010090 พักกรมบังคับคดี 9120011090 พักกรมบังคับคดี ลูกจ้างประจำ 9120010140 พักสหกรณ์ออมทรัพยคณะ 9120011140 พักสหกรณ์ออมทรัพย์ ส่วนงาน ลูกจ้างประจำ 9120010170 พักกู้ยืมสวัสดิการ 9120011170 พักกู้ยืมสวัสดิการ ส่วนงาน ลูกจ้างประจำ 9120010180 พักชพค.นครปฐม 9120011180 พักชพค. นครปฐม ลูกจ้างประจำ 9120010190 พักชพส.กรุงเทพ 9120011190 พักชพส. กรุงเทพ ลูกจ้างประจำ 9120010200 พักชพส.นครปฐม 9120011200 พักชพส. นครปฐม ลูกจ้างประจำ 9120010210 พักจ่าย กบข.สมทบ 9120010130 พัก กสจ. สมทบ 9120010220 พักจ่าย กบข.ชดเชย   1299992050 ภาษีหักส่งล่วงหน้า ข้าราชการ 1299991050 ภาษีหักส่งล่วงหน้า ลูกจ้างประจำ 2 บัญชีนี้จะไม่ตั้งเจ้าหนี้ กรมสรรพากร

ภาคผนวก ฏีกา-เงินเดือน งบประมาณแผ่นดิน บัญชีค่าใช้จ่าย คำอธิบาย บัญชีพัก หมายเหตุ 5201010010 เงินเดือนข้าราชการ 9120010020 พักจ่าย กบข. (สะสม) ต้องอยู่ในฏีกาเดียวกัน 5201030010 ค่าจ้างประจำ 9120010040 พัก กสจ. สะสม 5205010010 เงินสมทบลูกจ้างปจ. 9120010130 พัก กสจ. สมทบ 5205010020 สมทบกองบำเหน็จบำนาญ 9120010210 พักจ่าย กบข.สมทบ 5205010070 ชดเชยกองบำเหน็จบำนาญ 9120010220 พักจ่าย กบข.ชดเชย