การบันทึกรายการค้าในสมุดบัญชี บทที่ 3 การบันทึกรายการค้าในสมุดบัญชี

สมุดบัญชี สมุดบัญชี เป็นแบบฟอร์มทางการบัญชี ใช้สำหรับจดบันทึกรายการค้าทั้งหมดที่เกิดขึ้นในกิจการ สมุดบัญชีแบ่งออกเป็น 2 ประเภท 1. สมุดรายวันขั้นต้น (Book of Original Entry) 2. สมุดรายวันขั้นปลาย (Book of Terminal Entry)

1. สมุดรายวันขั้นต้น (Book of Original Entry) สมุดรายวันขั้นต้น เป็นสมุดบัญชีเล่มแรกที่ใช้ในการจดบันทึก รายการค้าที่เกิดขึ้น เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลก่อนดำเนินการ ตาม ขั้นตอนการจัดทำบัญชี สมุดรายวันขึ้นต้น แบ่งออกเป็น 2 ประเภท 1.1 สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journal) 1.2 สมุดรายวันทั่วไป (General Journal)

1.1 สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journal) สมุดรายวันเฉพาะ เป็นสมุดรายวันขั้นต้นที่ใช้ในการบันทึกรายการค้า เรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะที่เกิดขึ้นประจำ และมีจำนวนหลายรายการ ในแต่ละวัน เช่น (1) สมุดรายวันซื้อ (2) สมุดรายวันขาย (3) สมุดรายวันรับเงิน (4) สมุดรายวันจ่ายเงิน (5) สมุดรายวันรับคืน (6) สมุดรายวันส่งคืน ผศ.อัจฉราพร โชติพฤกษ์

1.2 สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) สมุดรายวันทั่วไป เป็นสมุดรายวันขั้นต้นที่ใช้ในการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นทั้งหมดในกิจการ แบบฟอร์มสมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันทั่วไป หน้า วันเดือนปี รายการ เลขที่บัญชี เดบิต เครดิต

ผังบัญชี(Chart of Accounts) ผังบัญชี เป็นระบบบัญชีของกิจการ ซึ่งได้กำหนดไว้ล่วงหน้าอย่างเป็นระเบียบ และมีหลักเกณฑ์เพื่อเป็นแนวทางในการบันทึกรายการค้าและการจัดทำรายงานทางการเงิน ผังบัญชีจะแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับชื่อบัญชีและเลขที่บัญชีของบัญชีต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในกิจการ

ตัวอย่าง การกำหนดเลขที่บัญชี โดยจะกำหนดเป็นตัวเลข 2 หลัก ดังนี้ ตัวอย่าง การกำหนดเลขที่บัญชี โดยจะกำหนดเป็นตัวเลข 2 หลัก ดังนี้ ตำแหน่งที่ 1 หมายถึง หมวดบัญชี ตำแหน่งที่ 2 หมายถึง ลำดับที่ของบัญชีที่เกิดขึ้น หมวดสินทรัพย์ เลขที่บัญชี เงินสด 11 เงินฝากธนาคาร 12 ลูกหนี้การค้า 13 หมวดหนี้สิน เจ้าหนี้ 21 เจ้าหนี้-เงินกู้ 22

หมวดส่วนของเจ้าของ (ทุน) เลขที่บัญชี ทุน-นายวิชาญ 31 ถอนใช้ส่วนตัว 32 หมวดรายได้ รายได้ค่าซ่อม 41 รายได้เบ็ดเตล็ด 42 หมวดค่าใช้จ่าย ค่าเช่า 51 เงินเดือน 52 ค่าโทรศัพท์ 53 ผศ.อัจฉราพร โชติพฤกษ์

ตัวอย่าง การกำหนดเลขที่บัญชี โดยจะกำหนดเป็นตัวเลข 3 หลัก ดังนี้ ตัวอย่าง การกำหนดเลขที่บัญชี โดยจะกำหนดเป็นตัวเลข 3 หลัก ดังนี้ ตำแหน่งที่ 1 หมายถึง หมวดบัญชี ตำแหน่งที่ 2,3 หมายถึง ลำดับที่ของบัญชีที่เกิดขึ้น หมวดสินทรัพย์ เลขที่บัญชี เงินสด 101 เงินฝากธนาคาร 102 ลูกหนี้การค้า 103 หมวดหนี้สิน เจ้าหนี้ 201 เจ้าหนี้-เงินกู้ 202

หมวดส่วนของเจ้าของ (ทุน) เลขที่บัญชี ทุน-นายวิชาญ 301 ถอนใช้ส่วนตัว 302 หมวดรายได้ รายได้ค่าซ่อม 401 รายได้เบ็ดเตล็ด 402 หมวดค่าใช้จ่าย ค่าเช่า 501 เงินเดือน 502 ค่าโทรศัพท์ 503

วิธีการบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป ตัวอย่าง นายพรเทพได้เปิดอู่ซ่อมรถยนต์ชื่อว่า “พรเทพการช่าง” โดยเริ่มดำเนิน กิจการตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 25x1 ผลการดำเนินงานในเดือนแรก มีรายการค้าต่าง ๆ เกิดขึ้นดังนี้ 25x1 มิ.ย. 1 นายพรเทพนำเงินสด 80,000 บาท เครื่องมือเครื่องใช้ 20,000 บาทและรถยนต์ 1 คัน มูลค่า 320,000 บาท มาลงทุน 4 ซื้ออะไหล่ สีพ่นรถยนต์อื่น ๆ รวมทั้งสิ้น 45,000 บาท เป็นเงินสด (วัสดุในการซ่อม) 10 ส่งบิลไปเก็บเงินค่าบริการซ่อมรถยนต์ 32,000 บาท ได้รับเงินมาเพียง 10,000 บาท ที่เหลือ ลูกค้าขอค้างไว้ก่อน 18 จ่ายค่าโฆษณา 2,500 บาท และค่าพาหนะ 500 บาท 20 นายพรเทพนำเงินสดไปจ่ายเป็นค่าเล่าเรียนให้บุตรจำนวน 6,000 บาท 24 รับเงินสดเป็นค่าบริการซ่อมรถยนต์ 18,000 บาท

เครื่องมือเครื่องใช้ 105 20,000 รถยนต์ 106 320,000 ทุน-นายพรเทพ 301 สมุดรายวันทั่วไป หน้า 1 พ.ศ. 25x1 รายการ เลขที่บัญชี เดบิต เครดิต เดือน วันที่ มิ.ย. 1 เงินสด 101 80,000 - เครื่องมือเครื่องใช้ 105 20,000 รถยนต์ 106 320,000 ทุน-นายพรเทพ 301 420,000 นายพรเทพนำเงินสดและสินทรัพย์มาลงทุน

ซื้ออะไหล่ สีพ่นรถยนต์เป็นเงินสด 10 10,000 ลูกหนี้ 102 22,000 สมุดรายวันทั่วไป หน้า 1 พ.ศ. 25x1 รายการ เลขที่บัญชี เดบิต เครดิต เดือน วันที่ มิ.ย. 4 วัสดุในการซ่อม 104 45,000 - เงินสด 101 ซื้ออะไหล่ สีพ่นรถยนต์เป็นเงินสด 10 10,000 ลูกหนี้ 102 22,000 รายได้ค่าบริการซ่อม 401 32,000 ส่งบิลเก็บเงินค่าบริการฯ ได้รับเงินสด

จ่ายค่าโฆษณา ค่าพาหนะ สมุดรายวันทั่วไป หน้า 2 พ.ศ. 25x1 รายการ เลขที่บัญชี เดบิต เครดิต เดือน วันที่ มิ.ย. 18 ค่าโฆษณา 503 2,500 - ค่าพาหนะ 504 500 เงินสด 101 3,000 จ่ายค่าโฆษณา ค่าพาหนะ

นายพรเทพนำเงินสดไปใช้ส่วนตัว 24 18,000 รายได้ค่าบริการซ่อม 401 สมุดรายวันทั่วไป หน้า 2 พ.ศ. 25x1 รายการ เลขที่บัญชี เดบิต เครดิต เดือน วันที่ มิ.ย. 20 ถอนใช้ส่วนตัว 302 6,000 - เงินสด 101 นายพรเทพนำเงินสดไปใช้ส่วนตัว 24 18,000 รายได้ค่าบริการซ่อม 401 รับเงินเป็นค่าบริการซ่อมรถยนต์

2. สมุดรายวันขั้นปลาย (Book of Terminal Entry) สมุดรายวันขั้นปลาย หรือสมุดบัญชีแยกประเภท เป็นสมุดบัญชีที่ใช้ในการ บันทึกรายการหรือรวบรวมรายการจากสมุดรายวันทั่วไป เพื่อแยกรายการ ตามหมวดหมู่บัญชี แบบฟอร์มของบัญชีแยกประเภทที่นิยมใช้ คือ สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger)

แบบฟอร์มสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป ชื่อบัญชี.................................................. เลขที่........ วันเดือนปี รายการ หน้าบัญชี เดบิต วันเดือนปี รายการ หน้าบัญชี เครดิต

การผ่านรายการ (Posting Journal Entries) การผ่านรายการ เป็นขั้นตอนการนำรายการค้าที่บันทึกในสมุดรายวันทั่วไป ไปบันทึกต่อในสมุดบัญชีแยกประเภท เพื่อรวบรวมรายการที่เหมือนกัน ไว้ในบัญชีแยกประเภทเดียวกัน และคำนวณหายอดคงเหลือสุทธิของแต่ละบัญชี

ตัวอย่าง วิธีการผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปยังบัญชีแยกประเภท หน้า 1 พ.ศ. 25x1 รายการ เลขที่บัญชี เดบิต เครดิต เดือน วันที่ มิ.ย. 1 เงินสด 101 80,000 - เครื่องมือเครื่องใช้ 105 20,000 รถยนต์ 106 320,000 ทุน-นายพรเทพ 301 420,000 นายพรเทพนำเงินสดและสินทรัพย์มาลงทุน

เครื่องมือเครื่องใช้ เงินสด เลขที่ 101 วันเดือนปี รายการ หน้าบัญชี เดบิต มิ.ย. 1 ทุน-พรเทพ ร.ว.1 80,000 - วันเดือนปี รายการ หน้าบัญชี เครดิต เครื่องมือเครื่องใช้ เลขที่ 105 วันเดือนปี รายการ หน้าบัญชี เดบิต มิ.ย. 1 ทุน-พรเทพ ร.ว.1 20,000 - วันเดือนปี รายการ หน้าบัญชี เครดิต

รถยนต์ ทุน-นายพรเทพ มิ.ย. 1 ทุน-พรเทพ ร.ว.1 320,000 - มิ.ย. 1 เงินสด เลขที่ 106 วันเดือนปี รายการ หน้าบัญชี เดบิต มิ.ย. 1 ทุน-พรเทพ ร.ว.1 320,000 - วันเดือนปี รายการ หน้าบัญชี เครดิต ทุน-นายพรเทพ เลขที่ 301 วันเดือนปี รายการ หน้าบัญชี เดบิต วันเดือนปี รายการ หน้าบัญชี เครดิต มิ.ย. 1 เงินสด ร.ว.1 80,000 - เครื่องมือเครื่องใช้ 20,000 รถยนต์ 320,000

ขั้นตอนการคำนวณหายอดคงเหลือในบัญชีต่าง ๆ รวมยอดจำนวนเงินทางด้านเดบิตและด้านเครดิตของบัญชีต่าง ๆ แล้วเขียนยอดรวมไว้ในช่องจำนวนเงินต่อจากรายการสุดท้ายด้วยดินสอ เปรียบเทียบยอดรวมระหว่างด้านเดบิตกับด้านเครดิตของแต่ละบัญชี เพื่อหาผลต่าง หากผลต่างคงเหลืออยู่ด้านใด ให้เขียนด้วยดินสอไว้ในด้านนั้น ด้วยจำนวนเงินยอดคงเหลือในช่องรายการ หากบัญชีใดมีรายการเพียงด้านเดียว ให้รวมยอดแล้วเขียนด้วยดินสอ ไว้ในช่องรายการ

ตัวอย่าง การคำนวณหายอดคงเหลือในบัญชีต่าง ๆ เงินสด เลขที่ 101 วันเดือนปี รายการ หน้าบัญชี เดบิต มิ.ย. 1 ทุน-พรเทพ ร.ว.1 80,000 - 10 รายได้ค่าซ่อม 10,000 24 ร.ว.2 18,000 216,000 วันเดือนปี รายการ หน้าบัญชี เครดิต มิ.ย. 4 วัสดุในการซ่อม ร.ว.1 45,000 - 18 ค่าโฆษณา ร.ว.2 2,500 ค่าพาหนะ 500 20 ถอนใช้ส่วนตัว 6,000

รถยนต์ ทุน-นายพรเทพ มิ.ย. 1 ทุน-พรเทพ ร.ว.1 320,000 - มิ.ย. 1 เงินสด เลขที่ 106 วันเดือนปี รายการ หน้าบัญชี เดบิต มิ.ย. 1 ทุน-พรเทพ ร.ว.1 320,000 - วันเดือนปี รายการ หน้าบัญชี เครดิต ทุน-นายพรเทพ เลขที่ 301 วันเดือนปี รายการ หน้าบัญชี เดบิต วันเดือนปี รายการ หน้าบัญชี เครดิต มิ.ย. 1 เงินสด ร.ว.1 80,000 - เครื่องมือเครื่องใช้ 20,000 รถยนต์ 320,000 420,000

งบทดลอง (Trial Balance) งบทดลอง เป็นรายงานทางการเงินที่จัดทำขึ้น เพื่อแสดงยอดคงเหลือของบัญชีต่าง ๆ ทุกบัญชีในสมุดบัญชีแยกประเภท ณ วันใดวันหนึ่งที่ต้องการ ขั้นตอนในการจัดทำงบทดลอง: เขียนหัวงบทดลอง ประกอบด้วย ชื่อกิจการ, งบทดลอง และ วันเดือนปี ที่จัดทำงบทดลอง เขียนชื่อบัญชี และจำนวนเงินด้วยยอดคงเหลือจากสมุดบัญชี แยกประเภททั้งหมด โดยเรียงลำดับตามหมวดหมู่ และเลขที่บัญชี รวมยอดจำนวนเงินทางด้านเดบิตและด้านเครดิต ซึ่งยอดรวมทั้ง สองด้านต้องเท่ากัน

ร้านพรเทพการช่าง งบทดลอง วันที่ 30 มิถุนายน 25x1 ชื่อบัญชี เลขที่บัญชี เดบิต เครดิต เงินสด 101 32,500 - ลูกหนี้ 102 12,000 วัสดุในการซ่อม 104 45,000 เครื่องมือเครื่องใช้ 105 65,000 รถยนต์ 106 320,000 เจ้าหนี้ 201 22,500 ทุน-นายพรเทพ 301 420,000 ถอนใช้ส่วนตัว 302 6,000

ร้านพรเทพการช่าง งบทดลอง วันที่ 30 มิถุนายน 25x1 ชื่อบัญชี เลขที่บัญชี เดบิต เครดิต รายได้ค่าบริการซ่อม 401 50,000 - เงินเดือน 501 4,000 ค่าเช่า 502 5,000 ค่าโฆษณา 503 2,500 ค่าพาหนะ 504 500 492,500