QCC งานบริการการศึกษา คณะบริหารธุรกิจ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่

การลดขั้นตอน การขอหนังสือรับรอง การเป็นนักศึกษา คณะบริหารธุรกิจ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่

คำขวัญ

การค้นหาปัญหา/คัดเลือกหัวข้อ ลำดับ ปัญหาที่พบ 1 2 เอกสารต่างๆไม่ครบถ้วนและไม่ถูกต้อง 3 บุคลากรไม่สามารถปฏิบัติงานได้อย่างทั่วถึง 4 งานแทรกอื่นนอกงานที่ปฏิบัติหน้าที่เป็นประจำ ความล่าช้าในการขอหนังสือรับรองการเป็นนักศึกษา

ลดขั้นตอนการขอหนังสือรับรอง หัวข้อที่ได้รับเลือกคือ ลดขั้นตอนการขอหนังสือรับรอง การเป็นนักศึกษา

ร่วมกัน พิชิตปัญหา

2. การสำรวจสภาพปัจจุบัน และตั้งเป้าหมาย การดำเนินงาน วันที่ดำเนินงาน 1. จัดทำแบบสอบถามสำรวจผู้มาขอใช้บริการการขอหนังสือรับรองการเป็นนักศึกษา 2 กันยายน 2557 2. เก็บข้อมูลจากแบบสอบถามที่ทำการสำรวจ 3-6 กันยายน 2557 3. จัดทำขั้นตอนกระบวนการ(process)เป็นตางราง เพื่อจับเวลาในการขอหนังสือรับรองการเป็นนักศึกษา 3 กันยายน 2557 4. เก็บข้อมูลตามตารางตรวจสอบระยะเวลา 4-24 กันยายน 2557 5. จัดทำแผนภูมิหน้าที่-เวลา (Time-function map) 24 กันยายน 2557 6. ตั้งเป้าหมาย 25 กันยายน 2557

ขั้นตอนการขอหนังสือรับรองการเป็นนักศึกษา (ก่อนปรับปรุง) ขั้นตอน กระบวนการ(process) ผู้เกี่ยวข้อง 1. นักศึกษามาเอาใบคำขอหนังสือรับรองการเป็นนักศึกษาที่ห้องบริการนักศึกษา นักศึกษา 2. นักศึกษานำใบคำขอหนังสือรับรองฯไปเสนอให้อาจารย์ที่ปรึกษาเซ็น อาจารย์ที่ปรึกษา 3. นักศึกษานำใบคำขอหนังสือรับรองฯมายื่นให้เจ้าหน้าที่งานบริการการศึกษา เจ้าหน้าที่งานบริการการศึกษา 4. เจ้าหน้าที่งานบริการการศึกษาออกหนังสือรับรองการเป็นนักศึกษาและเสนอให้ผู้บริหารเซ็น ผู้บริหาร 5. นำหนังสือรับรองไปขอเลขที่เอกสาร เจ้าหน้าที่ห้องประชาสัมพันธ์ 6. ส่งคืนเอกสารมาที่งานบริการการศึกษา

ตารางตรวจสอบระยะเวลา การขอใช้บริการการขอหนังสือรับรองการเป็นนักศึกษา ประจำเดือน กันยายน-ตุลาคม 2558 (ก่อนปรับปรุง) นักศึกษาที่ขอใช้บริการ ให้อาจารย์ที่ปรึกษาเซ็นรับรอง ยื่นใบคำ ขอฯให้เจ้าหน้าที่ เจ้าหน้าที่ ออกหนังสือรับรองฯ เสนอให้ผู้บริหารเซ็นรับรอง ขอเลขที่เอกสาร นศ. มารับหนังสือรับรองฯ ระยะเวลา นส. สุภาพร อุดมศิลป์ 4 ก.ย 5 ก.ย 6ก.ย 6 ก.ย 3 วัน นายปกรณ์ สดใส 11 ก.ย 12 ก.ย 13 ก.ย 14 ก.ย นส. อนัญญา ก่อประสม 14 ก.ย 15 ก.ย นศ. อริภัศ มิตรสงเคราะห์ 19 ก.ย 20 ก.ย 21 ก.ย 2 วัน นายชนัญญู สุวรรณเมฆ 23 ก.ย 24 ก.ย 1 วัน

เจ้าหน้าที่งานบริการการศึกษา เจ้าหน้าที่ห้องประชาสัมพันธ์ Time function map การขอหนังสือรับรองการเป็นนักศึกษา (ก่อนปรับปรุง) มีความต้องการขอหนังสือรับรอง การเป็น นศ. นักศึกษา อาจารย์ที่ปรึกษา เจ้าหน้าที่งานบริการการศึกษา ผู้บริหาร เจ้าหน้าที่ห้องประชาสัมพันธ์ มารับหนังสือรับรองการเป็น นศ. กรอกใบคำขอหนังสือรับรองฯ เสนออาจารย์ที่ปรึกษาเซ็นรับรองเอกสาร ให้ใบคำขอหนังสือรับรองฯแก่ นศ. รับใบคำขอหนังสือรับรองฯจาก นศ.และตรวจสอบเอกสาร ออกหนังสือรับรองการเป็น นศ. รับหนังสือรับรองฯ รับหนังสือรับรองฯ เสนอให้ผู้บริหารเซ็นรับรอง ออกเลขที่เอกสาร 10 นาที ½ - 1 วัน 1-2วัน 5 นาที

3. การวางแผนกิจกรรม 7QC Story กำหนดกรอบระยะเวลาการดำเนินงานแต่ละขั้นตอน 7QC Story สิงหาคม 58 กันยายน 58 ตุลาคม 58 พฤศจิกายน 58 1. การค้นหาปัญหา/คัดเลือกหัวข้อ 2. การสำรวจสภาพปัจจุบันและตั้งเป้าหมาย 3. การวางแผนกิจกรรม 4. การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา 5. การกำหนดมาตรการแก้ไขและปฏิบัติ 6. การตรวจสอบผล 7. การกำหนดมาตรฐานปฏิบัติงาน 8. ขั้นตอนการจัดเตรียมรายงาน 9. นำเสนอผลงานกิจกรรม QCC Day

(Cause & Effect Diagram) 4. การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา แผนผังก้างปลา (Cause & Effect Diagram)

5. การกำหนดมาตรการแก้ไขและปฏิบัติ

แนวทางการพัฒนาที่ทำให้สามารถดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ RECORDS R = Reliable (เชื่อถือได้) E = Efficient (มีประสิทธิภาพ) C = Care (ใส่ใจผู้รับบริการให้ได้รับความพึงพอใจ) แนวทางการพัฒนาที่ทำให้สามารถดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ O = On time (ตรงเวลา) R = Responsive (ตอบสนองทันการณ์) D = Disciplined (เคร่งครัดในวินัย) S = Systematic (เป็นระบบ)

NOTE 1).การใช้โปรแกรมที่สามารถกรอกเพียงแค่รหัสนักศึกษา แล้วโปรแกรมสามารถดึงข้อมูลเกี่ยวกับนักศึกษาจากฐานระบบข้อมูลได้ทันที 2).การมีระบบที่สามารถดึงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของผู้มีอำนาจในการลงนามอนุมัติใบการรับรองการเป็นนักศึกษาได้เลย โดยที่มีระบบในการบันทึกการดึงลายเซ็น อิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยการจะเข้าถึงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะต้องใช้รหัสผู้ใช้และรหัสผ่านในการเข้าถึง และสามารถนำบันทึกการเข้าถึงมาให้ผู้ให้อนุมัติลายเซ็นมาตรวจสอบได้

เจ้าหน้าที่งานบริการการศึกษา เจ้าหน้าที่ห้องประชาสัมพันธ์ Time function map การขอหนังสือรับรองการเป็นนักศึกษา (หลังปรับปรุง) ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบคำขอในเว็บไซต์ของคณะและกรอกเอกสาร รับหนังสือรับรองการเป็น นศ. นักศึกษา อาจารย์ที่ปรึกษา เจ้าหน้าที่งานบริการการศึกษา ผู้บริหาร เจ้าหน้าที่ห้องประชาสัมพันธ์ เสนออาจารย์ที่ปรึกษาเซ็นรับรองเอกสาร ตรวจสอบความถูกต้องโดยคีย์รหัสนักศึกษาลงใน MS Excel ออกหนังสือรับรองการเป็น นศ.(มีลายเซ็นผู้บริหาร) รับหนังสือรับรองฯจากเจ้าหน้าที่ประชาสัมพันธ์ ออกเลขที่เอกสาร 15 นาที 10 -30 นาที 5 นาที

ตารางตรวจสอบระยะเวลา ช่วงทดลองใช้ (หลังปรับปรุง) 6. การตรวจสอบผล ตารางตรวจสอบระยะเวลา ช่วงทดลองใช้ (หลังปรับปรุง) นักศึกษาที่ขอใช้บริการ ให้อาจารย์ที่ปรึกษาเซ็นรับรอง ยื่นใบคำ ขอฯให้เจ้าหน้าที่ เจ้าหน้าที่ ออกหนังสือรับรอง(มีลายเซ็นผู้บริหาร) ขอเลขที่เอกสาร นศ. รับหนังสือรับรองฯ ระยะเวลา นส.วันวิสาข์ นึกชอบ 24 ต.ค (10.24) (10.50) (10.55) (11.09) 40นาที นส. บุษกร ไกรวิเศษ 25 ต.ค 26 ต.ค (13.00) (13.25) (13.30) (13.35) 35นาที นส.ดวงกมล ศิริสวัสดิ์วัฒนา (10.45) (11.00) (11.05) 30นาที นส. ณัฐนรี ยศสุข 2 พ.ย (14.30) (14.50) (14.55) 25นาที

7. การกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน 7. การกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน 1. กำหนดให้เจ้าหน้าที่ให้บริการทำตามแผน Time Function Map 2.ประเมินผลและตรวจสอบการทำงานเพื่อนำข้อบกพร่องไปแก้ไขปรับปรุง 3. มีการอภิปรายเสนอความคิดเห็นที่ได้จากการทำงานทั้งผลดีและผลเสียที่เกิดขึ้นเพื่อเป็นแนวทางในการพัฒนา

COST SAVING & TIME SAVING ลดระยะเวลา ลดขั้นตอน ประหยัดกระดาษ COST SAVING ช่วยในการประยัดต้นทุนเอกสาร เนื่องจากสามารถดาวน์โหลดผ่าน www.ba.cmu.ac.th TIME SAVING ช่วยลดระยะเวลา เนื่องจากขั้นตอนการทำงานน้อยลง

ผลที่ได้รับจากการทำกิจกรรมQCC เจ้าหน้าที่งานบริการการศึกษา - การทำงานมีความสะดวกและเป็นระบบมากยิ่งขึ้น ผลลัพธ์ของการทำกิจกรรมที่ส่งผลต่อหน่วยงานบริการการศึกษา - ประหยัดเวลาในการทำงานจาก 3 วันเหลือ 30 นาที - ลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน - ลดข้อผิดพลาด ในการกรอกข้อมูลของนักศึกษา