ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมไมซ์ Chapter_5

ผู้เกี่ยวข้องกับธุรกิจ MICE Travel Management Company (TMC) Destination Management Company (DMC) Professional Convention Organizer (PCO) และ Professional Exhibition Organizer (PEO) Convention and Visitors Bureau (CVB) ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องอื่นๆ เช่น ธุรกิจประกันภัย ธุรกิจรักษาความปลอดภัย บริษัทโฆษณา บริษัทขนส่ง บริษัทที่ดูแลเรื่องอาหารและเครื่องดื่ม รวมไปถึงบริษัทเช่น General Service Contractor

Professional Convention Organizer (PCO) PCO จะเป็นผู้ที่รับงานจัดประชุมจากสมาคมวิชาชีพและดำเนินงานต่างๆในการจัดงานประชุมนั้นจนสำเร็จลุล่วง โดยหน้าที่ความรับผิดชอบของ PCO อาจจะถูกแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ Core PCO (PCO หลัก) และ Local PCO (PCO ในพื้นที่) บทบาทของ Core PCO ส่วนใหญ่จะดำเนินการควบคู่ไปกับสมาคม เพื่อให้คำแนะนำปรึกษาในการจัดงาน การบริหารจัดการงานประชุม ควบคุมดูแลการจัดงานในภาพรวมและส่งต่องานด้านอื่นๆให้กับ Local PCO และบริษัทที่มารับงานช่วงอื่นๆต่อ ส่วนบทบาทของ Local PCO จะครอบคลุมตั้งแต่การให้การดูแลเรื่องการจัดการด้านโลจิสติกส์ การจัดการสถานที่จัดงาน และการดำเนินงานอื่นๆที่เกี่ยวข้องในการจัดงานประชุมนั้น

Travel Management Company (TMC) TMC นั้นมีความเข้าใจถึงวัตถุประสงค์ทางธุรกิจขององค์กรหรือบริษัทนั้นๆ ทั้งในเรื่องของจุดแข็ง จุดอ่อนและอุปสรรค รวมถึงความเป็นไปของอุตสาหกรรมที่ลูกค้าของ TMC ดำเนินงานอยู่ และช่วยกันพัฒนารูปแบบของการเดินทาง และการจัดประชุมที่จะช่วยให้องค์กรรวมถึงบุคลากรขององค์กรที่เข้าประชุมนั้นๆสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น TMC ยังมุ่งเน้นไปที่การให้บริการเดินทางของนักเดินทางธุรกิจ (Business Traveler) และองค์กรที่ต้องการจะจัดงานประชุมองค์กรเป็นหลัก และคอยประสานเพื่อเจรจาต่อรองให้กับองค์กรที่เป็นลูกค้าเพื่อให้ลูกค้าได้รับบริการที่ดีที่สุด

Destination Management Company (DMC) DMC จัดเป็นผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องหนึ่งที่มีบทบาทสำคัญในอุตสาหกรรมไมซ์ โดยเฉพาะในอุตสาหกรรมการประชุมองค์กรและการท่องเที่ยวเพื่อเป็นรางวัล โดย DMC เป็นบริษัทที่มีความเชี่ยวชาญ ความรู้ในเชิงลึกเกี่ยวกับข้อมูลด้านต่างๆที่จำเป็นสำหรับการจัดงานไมซ์ในพื้นที่นั้นๆที่ DMC ตั้งอยู่ ให้บริการในการวางแผนรับจัดงานประชุมให้กับบริษัทหรือองค์กรต่างๆ โดยบริการต่างๆนี้ครอบคลุมตั้งแต่การเลือกสถานที่ที่จะใช้จัดงาน การจองตั๋วเครื่องบินและพาหนะการเดินทางต่างๆ การจัดหาสถานที่พัก การจัดโปรแกรมท่องเที่ยว การจัดหาสถานที่จัดประชุม รวมถึงบริการต่างๆที่เกี่ยวเนื่อง DMC จึงทำหน้าที่เป็นตัวกลางในการจัดหาบริการและดำเนินการในการจัดงานประชุมองค์กรและการท่องเที่ยวเพื่อเป็นรางวัลให้กับบริษัทหรือองค์กรต่างๆ

Incentive Organization / Incentive House Full-service Incentive Organization Fulfillment Service Company

Professional Exhibition Organizer (PEO) Association Ownership จะดำเนินการจัดงานเพื่อเป็นการสร้างโอกาสทางธุรกิจและความรู้ต่างๆแก่สมาชิกที่ออกงาน Entrepreneurial Ownership จะดำเนินการจัดงานแสดงสินค้าและนิทรรศการนานาชาติเพื่อจุดประสงค์ในการสร้างรายได้ผ่านการดำเนินการจัดงานแสดงสินค้าหรือนิทรรศการนานาชาติและทำการขายพื้นที่ในการจัดงานดังกล่าว

Convention and Visitors Bureau (CVB) Convention and Visitors Bureau หรือ CVB คือ หน่วยงานหรือองค์กรที่ทำหน้าที่ให้การสนับสนุนอุตสาหกรรมไมซ์ โดยทำหน้าที่เป็นตัวกลางในการอำนวยความสะดวกให้กับนักเดินทางไมซ์และสนับสนุนรวมทั้งยกระดับผู้จัดงานไมซ์ในประเทศหรือพื้นที่ที่ CVB นั้นรับผิดชอบ

บริษัทบริหารจัดการศูนย์ประชุมและศูนย์แสดงสินค้า (Venue Management Company) ตามที่ชื่อได้ระบุไว้บริษัทที่บริหารจัดการศูนย์ประชุมและศูนย์แสดงสินค้า คือบริษัทที่มีความเชี่ยวชาญในการบริหารจัดการอาคารพื้นที่ที่ใช้สำหรับการจัดประชุมและงานแสดงสินค้าและนิทรรศการนานาชาติ บริษัทเหล่านี้นอกจากจะดูแลให้อาคารสถานที่และศูนย์ประชุมสะอาด ดูทันสมัยแล้ว ยังมีการดำเนินการเพื่อดึงงานประชุมหรืองานแสดงสินค้าและนิทรรศการนานาชาติต่างๆให้เข้ามาจัดในอาคารสถานที่ที่บริษัทตนเองดูแลอยู่ด้วย

General Service Contractor ทางผู้จัดงาน (DMC, PCO, PEO) ไม่สามารถดำเนินการจัดงานทุกอย่างเองได้ทั้งหมด อาจจะด้วยปัจจัยเรื่องความชำนาญ หรือต้นทุนในการดำเนินงาน รวมไปถึงจำนวนบุคลากรที่ไม่เพียงพอ ทางผู้จัดงานจึงจะมีการว่าจ้าง General Service Contractor มารับช่วงงานบางอย่างโดยเฉพาะในอุตสาหกรรมงานแสดงสินค้าและนิทรรศการนานาชาติ เพื่อดำเนินการในส่วนของการออกแบบแผนผังในงาน การจัดเตรียมและดำเนินการดูแลการสร้างและรื้อถอนบูธ การขนส่งสินค้าเข้าออกภายในงาน จนไปถึงการประสานเพื่อดูแลเรื่องจำนวนของพนักงานที่จะมาปฏิบัติหน้าที่ในงาน เป็นต้น

บริษัทรับออกแบบและโฆษณา ผู้จัดงานไมซ์ต่างๆจำเป็นที่จะต้องสร้างความน่าสนใจให้กับงาน โดยนอกจากจะเพื่อดึงดูดให้กลุ่มนักเดินทางไมซ์เป้าหมายเดินทางมาเข้าร่วมงานไมซ์ที่จัดขึ้นแล้ว ยังเป็นการสร้างความแตกต่างให้กับงานของตนเองด้วย บริษัทออกแบบและโฆษณาจึงเข้ามามีบทบาทในการจัดงานไมซ์ โดยรับหน้าที่ในการออกแบบในด้านต่างๆไม่ว่าจะเป็นรูปแบบธีมของงาน การจัดวางและออกแบบองค์ประกอบในส่วนต่างๆของงานไม่ว่าจะเป็นเรื่องสีที่ใช้ รูปแบบของตัวอักษรต่างๆ เป็นต้น

ธุรกิจประกันภัย ความเสียหายใดๆขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการเกิดอัคคีภัย เกิดการโจรกรรม หรือเหตุการณ์อื่นๆอันก่อให้เกิดความเสียหายแก่งานไม่ว่าจะเป็นทรัพย์สินต่างๆหรือรายได้ที่สูญเสียไปจากการเกิดเหตุการณ์ดังกล่าว ล้วนแต่จะก่อให้เกิดความเสียหายทางทั้งตรงเช่นรายได้ที่สูญเสียไปจากการจัดงานของผู้จัดงาน รวมไปถึงโอกาสทางธุรกิจของผู้เข้าร่วมงาน ดังนั้นเพื่อลดความเสี่ยงจากการที่ผู้จัดงานหรือเจ้าของสถานที่จะต้องเป็นผู้รับผิดชอบค่าเสียหายต่างๆ ธุรกิจประกันภัยจึงเข้ามามีความสำคัญในอุตสาหกรรมไมซ์ โดยผู้จัดงานสามารถประกันความเสียหายต่างๆที่อาจจะเกิดขึ้นได้โดยการทำประกันกับบริษัทประกันภัย ซึ่งบริษัทประกันภัยนั้นจะเป็นผู้ชดใช้ความเสียหายในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ดังกล่าวขึ้น

บริการเช่าอุปกรณ์ ในการจัดงานไมซ์ต่างๆประกอบไปด้วยอุปกรณ์ที่จำเป็นในการจัดงานหลายอย่างไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์เกี่ยวกับลำโพงและเครื่องเสียง เวทีจัดงาน อุปกรณ์ควบคุมแสงและเสียง ผ้าม่านหรือพรมที่มีสีสอดคล้องกับรูปแบบของงาน เป็นต้น ซึ่งอุปกรณ์ต่างๆเหล่านี้หากทางสถานที่จัดงานหรือผู้จัดงานไม่ได้มีอยู่แล้ว ทางผู้จัดงานจำเป็นที่จะต้องจัดหาอุปกรณ์ต่างๆจากธุรกิจที่ให้บริการเช่าอุปกรณ์แทน

ธุรกิจทำความสะอาด หลังจากที่การจัดงานเสร็จสิ้นไปในแต่ละวันหรือเมื่อการจัดงานไมซ์นั้นเสร็จสิ้นลง สถานที่ที่จัดงานจำเป็นจะต้องมีการทำความสะอาดสถานที่เพื่อเตรียมสำหรับการจัดงานในวันต่อไปหรือเพื่อทำความสะอาดสถานที่สำหรับใช้ในการจัดงานอื่นๆ

ธุรกิจรักษาความปลอดภัย ในการจัดงานไมซ์ซึ่งมักประกอบไปด้วยผู้เข้าร่วมงานจำนวนมากซึ่งนักเดินทางไมซ์เหล่านี้ต่างเดินทางมาจากสถานที่ต่างๆจากทั่วทุกมุมโลก รวมทั้งในการจัดงานแสดงสินค้าและนิทรรศการนานาชาติบางงานนั้นอาจมีทรัพย์สินหรือสิ่งของมีมูลค่าสูงมาจัดแสดง จึงมีความจำเป็นที่จะต้องมีการวางมาตรการรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันการก่อวินาศกรรม การโจรกรรม หรือเหตุการณ์ไม่ปกติต่างๆที่อาจเกิดขึ้น

ล่าม เพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานทุกคนสามารถเข้าถึงวัตถุประสงค์ของการจัดงานและได้รับความเสมอภาคจึงจำเป็นต้องมีล่ามเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารสำหรับทั้งฝ่ายผู้จัดงานและผู้เข้าร่วมงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในงานการประชุมวิชาชีพ บางครั้งจำเป็นที่จะต้องใช้ล่ามฉับพลัน หรือ “Simultaneous Interpreter” ซึ่งเป็นผู้ที่มีความรู้ความสามารถในการแปลภาษาต้นทาง (Source Language) ไปเป็นภาษาปลายทาง (Target Language) อย่างรวดเร็ว โดยที่ผู้พูดในงานจะไม่มีการหยุดเพื่อให้ล่ามได้แปล

บริการอาหารและเครื่องดื่ม (Catering) ในงานไมซ์เกือบทุกงานจำเป็นที่จะต้องมีการจัดหาอาหารและเครื่องดื่มสำหรับบริการให้กับผู้เข้าร่วมงาน โดยบริษัทที่ดำเนินการเรื่อง Catering มักจะเป็นบริษัทที่มีความเชี่ยวชาญในการจัดเตรียมอาหารที่หลากหลายและสามารถให้บริการอาหารที่ตอบโจทย์ของผู้จัดงานและผู้เข้าร่วมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

มัคคุเทศก์ มัคคุเทศก์เป็นผู้ที่มีบทบาทสำคัญในอุตสาหกรรมไมซ์โดยเฉพาะในอุตสาหกรรมการท่องเที่ยวเพื่อเป็นรางวัล โดยทำหน้าที่เป็นผู้ให้บริการในการนำเที่ยวและพาชมสถานที่รวมทั้งให้ความรู้เกี่ยวกับสถานที่ท่องเที่ยวต่างๆแก่นักเดินทางไมซ์ในการเดินทางเข้าร่วมงานประชุมองค์กรที่จัดขึ้นหรือการท่องเที่ยวเพื่อเป็นรางวัลในประเทศอื่นๆ

ธุรกิจการขนส่ง ธุรกิจการขนส่งต่างๆไม่ว่าจะเป็นการขนส่งสินค้าหรือการขนส่งคนนั้นจัดว่าเป็นสิ่งที่สำคัญเป็นอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมไมซ์ ไม่ว่าจะเป็นการเดินทางขนส่งสินค้าจากประเทศต้นทางมายังประเทศปลายทางภายใต้ระยะเวลาที่กำหนดและงบประมาณที่จำกัด บริษัทขนส่งต่างๆคือผู้ที่เข้ามารับหน้าที่ในการดำเนินการขนย้ายสินค้า วัสดุ อุปกรณ์ ที่จำเป็นในการจัดงานดังกล่าวภายใต้ระยะเวลาที่กำหนด

บริษัทจัดการเรื่องลงทะเบียน (Professional Event Registration Company) เมื่องานไมซ์ที่จัดมีจำนวนผู้เข้าร่วมงานจำนวนมากที่เดินทางมาจากทั่วทุกมุมโลก การลงทะเบียนผู้เข้าร่วมงานจะมีความซับซ้อนเป็นอย่างมาก เพื่อให้การลงทะเบียนของผู้เข้าร่วมงานและแขกคนสำคัญเป็นไปอย่างราบรื่นปราศจากอุปสรรค ผู้จัดงานส่วนใหญ่จะดำเนินการจัดจ้างบริษัทจัดการเรื่องลงทะเบียนมืออาชีพให้เป็นผู้รับผิดชอบในเรื่องการลงทะเบียนดังกล่าว โดยบริษัทดังกล่าวมักจะนำเทคโนโลยีและเครื่องมือที่ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะมาใช้ในการลงทะเบียน เพื่อช่วยให้การลงทะเบียนแขกผู้เข้าร่วมงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

ธนาคารพาณิชย์ นอกจากบริการหลักๆของธนาคารพาณิชย์ในเรื่องของบริการรับฝากเงิน บริการเงินกู้แล้ว ธนาคารพาณิชย์ยังมีบริการอื่นๆที่ยังเกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมไมซ์อยู่ด้วย โดยเฉพาะในบริการด้านการต่างประเทศ เช่น การแลกเปลี่ยนเงินตราระหว่างประเทศ บริการโอนเงินระหว่างประเทศ บริการเปิดเลตเตอร์ออฟเครดิต (Letter of Credit: LC) เป็นต้น นอกจากนี้ธนาคารพาณิชย์ยังสามารถที่จะเข้ามาเป็นตัวกลางในการประสานงานให้กิจกรรมทางการเงินที่เกิดขึ้นระหว่างผู้ซื้อ ผู้ขายและผู้เข้าร่วมงานไมซ์ให้สำเร็จลุล่วงได้อย่างราบรื่นมีประสิทธิภาพ

บริษัทบัตรเครดิต ในปัจจุบัน การทำธุรกิจออนไลน์ (Online Transaction) ได้รับความนิยมและแพร่หลายอย่างมาก และการชำระเงินสำหรับสินค้าและบริการต่างๆมักจะถูกชำระด้วยบัตรเครดิต บริษัทบัตรเครดิตต่างๆสามารถสร้างความร่วมมือกับบริษัทจัดการเรื่องลงทะเบียนเพื่อที่จะรองรับการชำระค่าลงทะเบียนด้วยบัตรเครดิตของบริษัทต่างๆ เพื่อเป็นการอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้จัดงานและผู้เข้าร่วมงานได้ นอกจากนี้ในงานแสดงสินค้าและนิทรรศการนานาชาติ บางครั้งผู้ซื้ออาจจะต้องการซื้อสินค้าโดยทันที วิธีการชำระเงินที่ได้รับความนิยมที่สุดคงเป็นการชำระด้วยบัตรเครดิต ซึ่งบริษัทบัตรเครดิตจำเป็นต้องพร้อมรับการใช้บริการในรูปแบบดังกล่าวด้วย

หน่วยงานรัฐบาลและอื่นๆ สำนักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ (องค์กรมหาชน) (สสปน.) สมาคมส่งเสริมการประชุมและแสดงสินค้าแห่งประเทศไทย (TICA) สมาคมการแสดงสินค้า (ไทย) Thai Exhibition Association (TEA) การท่องเที่ยวแห่งประเทศไทย (ททท.) (Tourism Authority of Thailand :TAT) กระทรวงการท่องเที่ยวและกีฬา (Ministry of Tourism and Sport) กรมส่งเสริมการลงทุน (Thailand Board of Investment :BOI ) กรมศุลกากร (The Customs Department) กรมโยธาธิการและผังเมือง (Department of Public Works and Town & Country Planning)

กระทรวงการต่างประเทศ (Ministry of Foreign Affair) กรมการท่าเรือแห่งประเทศไทย (Port Authority of Thailand) การบินไทย บริษัท ท่าอากาศยานไทย จำกัด (มหาชน) (Airport of Thailand Public Company) กรมส่งเสริมการส่งออก (Department of International Trade Promotion) สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง (Immigration Bureau)