บทที่ 10 การออกแบบรายงาน Output Design

Output Design Output Input Data Stored Data Process มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

10.1) การออกแบบเอาต์พุต การออกแบบเอาต์พุต ควรดำเนินการก่อนการออกแบบอินพุต เนื่องจาก รูปแบบรายงานที่ได้จากการออกแบบนั้น จะทำให้ทราบถึงข้อมูลที่จำเป็นต่อการอินพุต การออกแบบเอาต์พุตควรเริ่มด้วยการเขียนลงในแบบฟอร์มที่เรียกว่า Report Layout Form โดยฟอร์มดังกล่าวทำให้ทราบถึงรายละเอียดข้อมูลในรายงาน ข้อมูลอยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสมหรือไม่ โดยทั่วไปรายละเอียดของข้อมูลนั้น อาจจะใช้อักษร X แทนข้อมูลชนิดตัวอักษร และ ใช้เลข 9 แทนข้อมูลชนิดตัวเลข มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

แบบฟอร์มและรายงาน สามารถทราบได้โดยดูจาก Data Flow Diagram แบบฟอร์มดูจาก Input Data Flow Diagram ที่วิ่งเข้าสู่ Process รายงานดูจาก Output Data Flow Diagram ที่วิ่งออกจาก Process มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

แบบฟอร์ม รายงาน มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

Report Layout Form มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

รูปแสดงการใช้ซอฟต์แวร์เป็นเครื่องมือในการออกแบบรายงาน มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

10.2 ชนิดของเอาต์พุต (Types of Output) เอาต์พุตประกอบด้วยรูปแบบที่นำเสนอเป็นรายงาน หรืออาจเป็นรายงานข้อมูลที่ลิสต์ (list) จากไฟล์โดยตรง หรือ อาจเกิดจากการนำข้อมูลไปประมวลผลเพื่อแสดงผลออกเป็นรายงาน ดังนั้น “เอาต์พุต” จึงอาจหมายถึง รายงาน (Report) เอกสาร (Document) ข้อความ (Message) มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

ชนิดของเอาต์พุต (ต่อ) กระบวนการเพื่อให้ได้มาซึ่งเอาต์พุต อาจมาจากแหล่งข้อมูลด้วยวิธีการต่างๆดังต่อไปนี้ เรียกจากแฟ้มข้อมูลโดยตรง (Retrieval from a data store) Data Output มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

ชนิดของเอาต์พุต (ต่อ) นำข้อมูลมาผ่านการประมวลผลเพื่อให้ได้รายงานที่ต้องการ(Transmission from a process) Data Process Output มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

Ex. Transmission from a process

ชนิดของเอาต์พุต (ต่อ) รับข้อมูลโดยตรงจากการคีย์ข้อมูลเข้า (Direct from an input source) Input Output มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

10.3 วัตถุประสงค์ของเอาต์พุต (Output Objectives) เอาต์พุตที่เกิดขึ้นจากระบบ มีไว้เพื่อวัตถุประสงค์ดังนี้ เพื่อใช้ในการติต่อข่าวสารระหว่างกิจกรรมต่างๆ ใช้รายงานเหตุการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้นในระบบ แสดงกลไกในการทำงาน เป็นการยืนยันหรือรับรองว่าเกิดการทำงานจริง มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

10.4 สิ่งที่ควรพิจารณาในการออกแบบ Output การออกแบบเอาต์พุต นักวิเคราะห์ระบบจะต้องพิจารณาหลักสำคัญ 5 ประการดังต่อไปนี้ ใครเป็นผู้ใช้รายงานนี้ ใช้ประโยชน์จากรายงานนี้อย่างไร รายละเอียดข้อมูลในรายงานมีอะไรบ้าง รายงานนี้มีความต้องการใช้บ่อยแค่ไหน รายงานแสดงผลออกทางสื่อชนิดใด เช่น ทางจอภาพ หรือ เครื่องพิมพ์ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

10.5 การจัดรูปแบบรายงาน หัวรายงาน (Heading) รายละเอียด (Details) ผลสรุป (Summaries) หมายเหตุ (Remarks) มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

10.5.1) Heading เป็นสิ่งที่ควรจะมีในทุก ๆ หน้า เพื่อให้รู้ว่าเป็นรายงานอะไร ซึ่งหากมีหลายหน้า ก็ควรจะระบุถึงเลขหน้าด้วย สิ่งที่ควรมีใน Heading ชื่อรายงาน,เลขหน้า,ชื่อหน่วยงาน,วันที่/เวลา ที่ออกรายงาน ชื่อบริษัท/หน่วยงาน วัน/เวลาที่พิมพ์ ชื่อรายงาน ชื่อโปรแกรม เลขหน้า BM Car Rent Center **รายงานประวัติการซ่อมรถ** [CARR009] Run:21/07/2009-16:17 From : 01/01/2009 To : 30/06/2009 Page : 1 NW03 : 4ว-3333 กทม / SUZUKI / CARIBIAN / white ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

10.5.2) Details รายละเอียด (Details) เป็นส่วนที่ใช้เนื้อที่ภายในรายงานมากที่สุด เพราะเป็นส่วนแสดงข้อมูลของรายงานนั้น ๆ การแสดงข้อมูลจะต้องมีเงื่อนไขการควบคุมที่ต่างกันไป แต่ต้องเหมาะสมกับรายงานนั้น ๆ ว่าจะให้มีหรือไม่เช่น Control Break (การควบคุมข้อมูลแบบกลุ่ม) Conditions (เงื่อนไขการพิมพ์รายงาน) Summaries (ผลสรุปรายงาน) มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

10.5.3) ผลสรุป (Summaries) หมายถึง ผลสรุปทางสารสนเทศ โดยผลสรุปที่ได้ ได้มาจากการประมวลผลของข้อมูลรายละเอียดที่จัดเก็บไว้ในระบบ Summaries จะไม่แสดงข้อมูลที่เป็นรายละเอียดอีก เป็นรายงานที่มีความจำเป็นต่อผู้บริหารมาก เพราะนำไปใช้ในการตัดสินใจ (Decision Support) มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

เป็นข้อมูลหมายเหตุ ประจำรายงานนั้น ๆ 10.5.4) หมายเหตุ (Remarks) หมายเหตุ (Remarks) เป็นข้อมูลหมายเหตุ ประจำรายงานนั้น ๆ ซึ่งอาจจะเป็นคำแนะนำ หมายเหตุ เพื่อให้ผู้อ่านรายงานนั้นทราบเนื้อหาเฉพาะบางอย่าง ภายในรายงานนั้น ๆ หรือเพื่อความเข้าใจในรายงานนั้นมากขึ้น ตัวอย่างเช่น ความหมายของเกณฑ์, ความหมายของเกรด มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

Details & Summaries (ต่อ) BM Car Rent Center **รายงานประวัติการซ่อมรถ** [CARR009] Run:21/07/2009-16:17 From : 01/01/2009 To : 30/06/2009 Page : 1 NW03 : 4ว-3333 กทม / SUZUKI / CARIBIAN / white ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Repair-No. Date Description Unit Price Amount ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Rep-45901 Date 30/07/2009 ป.สายพาน Timing 1 980.00 980.00 ป.หัวเทียน 4 60.00 240.00 ถ่วงยาง 2 ล้อหน้า 1 200.00 200.00 ค่าแรง 1 1,400.00 1,400.00 * Total by Repair-No* 2,820.00 Rep-9552110 Date 18/08/2009 ป.สายเบรคมือ 1 420.00 420.00 ป.SEAL หน้าเบรคมือ 1 105.00 105.00 * Total by Repair-No* 525.00 **Grand Total** 3,345.00 รายละเอียดข้อมูล(Details) การควบคุม (Control Break) ผลสรุป (Summaries) เงื่อนไขการพิมพ์(Conditions) มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

Remarks รายงานทะเบียนลูกค้า ______________________________________________________________________________________________ ลำดับ ชื่อ ประเภทลูกค้า ที่อยู่ ______________________________________________________________________________________ 1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx A xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 2. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx C หมายเหตุ A=ลูกค้าชั้นดี B=ลูกค้าปกติ C=ลูกค้าประวัติการชำระเงินที่ไม่ดี D=Black List มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

10.6 ประเภทของรายงาน รายงานภายใน (Internal Report) รายงานแสดงรายละเอียด (Detailed Reports) รายงานสรุปผล (Summary Reports) รายงานข้อยกเว้น (Exception Reports) รายงานภายนอก (External Report) Turnaround output : Output ที่ส่งออกภายนอกองค์กร และมีบางส่วนที่ส่งกลับมายังองค์กร เช่น ใบฝากถอนเงิน ใบส่งสินค้า มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

รายงานแสดงรายละเอียด (Detailed Reports) September 5, 1998 Student and Course Report Page 1 of 348 Fall Semester 1998 Last, First Name Student ID Course ID Units Section Adams, Mary Aherns, Madhi Banks, Jamal 387-33-8610 559-68-0348 371-49-3256 Bio101 Eng100 Soc105 Phl108 Eco104 Total Act102 Chm109 PEd118 MIS111 Mkt114 3 15 1 13 18 2 1 3 5 มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

รายงานสรุปผล (Summary Reports) September 5, 1998 Course Summary Report Page 1 of 28 Fall Semester 1998 Total Total Avg. Course ID Course Name Units Sects Enroll Enroll/Sect Act102 ... Bio101 Chm109 Eco104 Eng100 MIS111 Mkt114 PEd118 Accounting Prin. ... Intro to Biology Organic Chem. Macro Economics Begin. English Intro to Computers Prin. of Marketing Begin. Golf 3 ... 1 4 .. 6 2 8 3 7 300 ... 600 90 60 .. 208 330 110 84 75 ... 100 45 30 .. 26 110 55 12 มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

รายงานข้อยกเว้น (Exception Reports) 1/9/98 San Diego Weather Exception Report For Calendar Year 1997 Lower Limit: 35 degrees; Upper Limit: 95 degrees Date Time of Day Temperature 01/11/97 01/12/97 01/13/97 02/08/97 02/26/97 03/14/97 07/19/97 07/20/97 07/21/97 etc... 04:15am 04:12am 04:11am 03:50am 03:40am 02:57am 02:45pm 02:38pm 02:30pm etc... 42 41 39 40 44 89 94 95 etc... มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

รายงานภายนอก (External Report) มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

Turnaround output มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

10.7 การนำเสนอข้อมูลในรายงาน 1. รูปแบบตาราง (Tabular Format) ลักษณะสำคัญของรายงานชนิดนี้คือ Row , Column ซึ่งอาจจะมีการแสดงข้อมูลในแนว Horizontal (แนวนอน) หรือ Vertical (แนวตั้ง) ก็ได้ แล้วแต่ความเหมาะสมในการแสดงข้อมูล มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

10.7 การนำเสนอข้อมูลในรายงาน การนำเสนอข้อมูลในรูปแบบตาราง (Tabular Format) Horizontal Analytical Report Data Based Decisions, Inc. Comparative Balance Sheet - Horizontal Analysis For Fiscal Years 1996 and 1997 - values in millions 1/27/98 1996 1997 Amount Percent Difference Difference Assets Cash Accounts Receivable Office Equipment Total Assets Liabilities Accounts Payable Long-Term Debt Total Liabilities Capital Common Stock Retained Earnings Total Capital Total Liabilities & Capital $ 0.6 3.3 5.2 9.1 1.1 3.2 4.3 3.0 1.8 4.8 $ 0.8 3.7 5.5 10.0 1.2 2.8 4.0 3.0 6.0 $ 0.2 0.4 0.3 0.9 0.1 (0.4) (0.3) 0.0 1.2 33.0 % 12.1 5.8 9.9 9.1 (12.5) 7.0 0.0 66.7 25.0 มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

Vertical Analytical Report Data Based Decisions, Inc. Comparative Income Statement - Vertical Analysis For Fiscal Years 1996 and 1997 - values in millions 1/27/98 -----------1996-------- ----------1997----------- Amount Percent Amount Percent Income: Hardware Sales Software Sales Supplies Sales Consulting Services Total Income Expenses: Advertising Office Salaries Hardware Software Supplies Total Expenses Net Income before taxes Income Taxes Net Income $ 1.6 1.2 0.2 4.4 7.4 0.3 3.3 0.9 0.7 0.1 5.5 1.9 0.8 1.1 21.6 16.2 2.7 59.5 100.0 4.1 44.6 12.2 9.5 1.4 74.5 25.5 10.8 14.7 $ 1.9 1.7 0.3 5.2 9.1 0.4 3.9 1.1 1.2 0.2 7.1 2.0 0.9 20.9 18.7 3.3 57.1 100.0 4.4 42.9 12.1 13.2 2.2 78.1 21.9 9.9 12.0 มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

10.7 การนำเสนอข้อมูลในรายงาน 2. การนำเสนอข้อมูลในรูปแบบกราฟ (Graph Format) มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

10.7 การนำเสนอข้อมูลในรายงาน การนำเสนอข้อมูลในรูปแบบกราฟ (Graph Format) มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

10.7 การนำเสนอข้อมูลในรายงาน 4. ไอคอน (Using Icon) มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

10.8 การออกแบบรายงานทางเครื่องพิมพ์ (Designing printed output) กระดาษที่ใช้พิมพ์รายงานมีอยู่ 2 ประเภทคือ กระดาษธรรมดา และกระดาษที่พิมพ์ข้อความไว้แล้ว การออกแบบรายงานออกทางเครื่องพิมพ์จำเป็นต้องใช้เครื่องมือช่วย ซึ่งได้แก่ Printer layout (Printer spacing Chart) มีลักษณะเป็นช่องตารางขนาดช่องเท่ากับตัวพิมพ์ที่ printer พิมพ์โดย 1 แถวนอนแทน 1 บรรทัดใน 1 แถวนอนประกอบด้วยช่อง 132 ช่อง (132 characters) รายงานหนึ่งหน้ามีข้อมูลอยู่ 50-60 บรรทัด มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

Printer spacing Chart มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

ข้อมูลที่อยู่บน spacing chart แบ่งเป็น 3 ประเภทคือ Printer spacing Chart ข้อมูลที่อยู่บน spacing chart แบ่งเป็น 3 ประเภทคือ ข้อมูลที่คงที่ (constant information) หมายถึงข้อมูลที่จะต้องออกมาเหมือนกันทุกครั้งที่มีการพิมพ์รายงาน เช่น ชื่อรายงาน (report title) และหัวข้อ (column heading) ข้อมูลที่เป็นตัวแปร (Variable information) หมายถึง ข้อมูลที่อาจจะเปลี่ยนแปลงไปในแต่ละครั้งที่มีการพิมพ์รายงาน ตัวอย่างเช่น ยอดขาย (sales) กำไรขั้นต้น (gross profit) ข้อมูลที่ไม่ต้องการพิมพ์ แต่เขียนลงบน Printer Layout โดยใส่ไว้ในวงเล็บให้เหมาะสมและจัดที่ไว้พอเพียงสำหรับรายงาน มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

10.9 การออกแบบรายงานทางจอภาพ (Designing screen output) การออกแบบรายงานทางจอภาพ จะมีข้อแตกต่างกับรายงานที่ออกจากเครื่องพิมพ์อยู่หลายจุดคือ สำหรับจอภาพนั้น รายงานที่แสดงออกมานั้นจะไม่ติดตายตัว เหมือนกับการพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ ลักษณะของรายงานจึงมีความยืดหยุ่นค่อนข้างมาก แต่ก็มีข้อจำกัดคือ การออกรายงานทางจอภาพเหมาะสำหรับผู้ใช้ระบบที่ต้องมีจอภาพด้วย การออกแบบลงแบบฟอร์มสำหรับการออกแบบทางจอภาพ (Screen layout) โดยปกติจอภาพทั่วไปจะมีความกว้างเท่ากับ 80 ตัวอักษร และมีความยาวได้ 25 บรรทัด มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

10.9.1 ข้อแนะนำในการออกแบบรายงานทางจอภาพ 1. พยายามให้การแสดงข้อมูลบนจอภาพดูเรียบง่าย ไม่ซับซ้อน 2. พยายามให้การแสดงผลบนจอภาพมีมาตรฐานเดียวกัน เพื่อให้ผู้ใช้เกิดความคุ้นเคยได้เร็ว 3. สำหรับข้อมูลบางอย่างที่ต้องการจะเน้นให้เห็นถึงความแตกต่าง ให้ใช้สีที่แตกต่างออกไปจากปกติเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้ใช้ 4. ให้การโต้ตอบระหว่างผู้ใช้ระบบกับจอภาพเป็นไปโดยธรรมชาติมากที่สุด เช่น การเลื่อนเคอร์เซอร์ (cursor movement) ควรจะเลื่อนจากบนลงล่าง จากซ้ายไปขวาตามธรรมชาติ และมาตรฐานสากล มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

ตัวอย่างการออกแบบจอภาพที่มีข้อมูลซ้ำซ้อน มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

ตัวอย่างการออกแบบจอภาพที่พัฒนาให้ข้อมูลที่ซ้ำซ้อนหมดไป มหาวิทยาลัยมหาสารคาม