บทที่ 3 ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ บทที่ 3 ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ อ. พิณรัตน์ นุชโพธิ์ คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏพิบูลสงคราม

โครงสร้างองค์กร และ ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศต่อการดำเนินงานทางธุรกิจ วงจรการทำงานของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ ระบบย่อยของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ ระบบจัดทำรายงานเพื่อการจัดการ ประเภทของรายงาน คุณสมบัติของสารสนเทศในระบบจัดทำรายงาน ประเภทของงานสำนักงาน ระบบสารสนเทศสำหรับสำนักงาน

โครงสร้างองค์กร รูปที่ 3.1 โครงสร้างองค์กรตามหน้าที่การทำงาน (Functional structure)

โครงสร้างองค์กร รูปที่ 3.2 โครงสร้างตามฝ่าย (Division structure) โครงสร้างองค์กรที่จัดตามฝ่ายที่เน้นกลุ่มสินค้า

โครงสร้างองค์กร รูปที่ 3.3 โครงสร้างตามฝ่าย (Division structure) โครงสร้างตามฝ่ายที่เน้นพื้นที่การขาย

รูปที่ 3.4 โครงสร้างตามโครงการ (Project structure) โครงสร้างองค์กร รูปที่ 3.4 โครงสร้างตามโครงการ (Project structure)

รูปที่ 3.5 โครงสร้างองค์กรแบบเมทริกซ์ (Matrix structure)

ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการดำเนินงานภายในองค์การ สนับสนุนการดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การให้เรียบร้อย ระบบที่รวบรวม ประมวลผล และจัดทำรายงานหรือเอกสารสำหรับใช้ในการบริหาร ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (Transaction Processing System : TPS) ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ (Management Reporting System : MRS) ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System) ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System : OIS) ระบบย่อย MIS ระบบที่จัดเตรียมข้อมูลสำหรับผู้บริหารเพื่อช่วยในการตัดสินใจ ระบบที่ช่วยในการทำงานในสำนักงานให้มีประสิทธิภาพ OIS จะประกอบด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ และเทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงาน

ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (Transaction Processing System :TPS) หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อทำงานเกี่ยวข้องกับ การดำเนินงานในองค์การ โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะ คอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลัก TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การเป็นไปอย่าง เรียบร้อยและเป็นระบบ เพราะการดำเนินงานในแต่ละวันเกี่ยวข้องกับข้อมูล จำนวนมาก และยังช่วยเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องใน อนาคต

ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (Transaction Processing System :TPS) การทำบัญชี (Bookeeping) เกี่ยวข้องกับลูกค้า → การบันทึกรายการสินค้าแต่ละวันขาย เกี่ยวข้องกับผู้ขายวัตถุดิบ (Supplier) → การบันทึกรายการสั่งซื้อสินค้าเข้าร้าน การออกเอกสาร (Document Issuances) การออกใบรับส่งสินค้า (Invoice) การออกเช็ค ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งสินค้า การทำรายงานควบคุม (Control Report) การออกเช็คเงินเดือน รายงานสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน

ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศต่อการดำเนินงานทางธุรกิจ ลดความผิดพลาด ลดการใช้แรงงาน ระบบ เทคโนโลยีสารสนเทศ ลดการสูญหายของข้อมูล ลดความล่าช้า

วงจรการทำงานของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ 1. การป้อนข้อมูล (Data Entry) 2. การประมวลผล (Transaction Processing) แบบครั้งต่อครั้ง (Batch) แบบตามเวลาที่เกิดขึ้นจริง (Real Time) 3. การปรับปรุงฐานข้อมูล (File/Database Update) 4.การผลิตรายงานและเอกสาร (Document and Report Generation) เอกสารเกี่ยวกับสารสนเทศ (Information Document) เอกสารการปฏิบัติการ (Action Document) เอกสารหมุนเวียน (Circulating Document) 5. การให้บริการสอบถาม (Inquiry Processing)

การจำแนกระบบสารสนเทศตามลักษณะงานหรือหน้าที่การงาน งานบัญชี (Accounting) งานการเงิน (Finance) งานการตลาด (Marketing) งานการผลิต (Manufacturing) งานบริหารบุคลากร (Human Resource) การจำแนกระบบสารสนเทศตามประเภทของธุรกิจ ระบบสารสนเทศในธุรกิจการบริการ ระบบสารสนเทศในธุรกิจการผลิตสินค้า ระบบสารสนเทศในกิจการซื้อมา-ขายไป

ระบบย่อยของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ ระบบจ่ายเงินเดือน (Payroll Processing System) ระบบบันทึกคำสั่งซื้อ (Order Entry System) ระบบสินค้าคงคลัง (Inventory System) ระบบใบกำกับสินค้า (Invoicing System) ระบบส่งสินค้า (Shipping System) ระบบบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable System) ระบบสั่งซื้อสินค้า (Purchasing System) ระบบรับสินค้า (Receiving System) ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable) ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger System)

ระบบย่อยของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ 1. ระบบจ่ายเงินเดือน (Payroll Processing System) ควบคุมการจ่ายเงินเดือน การหักภาษี ณ ที่จ่าย ซึ่งแต่ละที่จะมีการบริหารจัดการเงินเดือนที่หลากหลาย 2. ระบบบันทึกคำสั่งซื้อ (Order Entry System) เพื่อบันทึกการสั่งซื้อสินค้าจากลูกค้า 3. ระบบสินค้าคงคลัง (Inventory System) ดูแลให้สินค้าแต่ละชนิดมีปริมาณและสภาพที่เหมาะสมต่อการดำเนินงานธุรกิจ เพื่อไม่ให้เกิดค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา หรือค่าเสียโอกาสทางการค้ามาก เกินไป

ระบบย่อยของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ 4. ระบบใบกำกับสินค้า (Invoicing System) เพื่อออก Packing Slip และใบกำกับสินค้าส่งไปยังลูกค้า เพื่อสะดวกในการอ้างอิง ตรวจสอบการจัดส่ง และตรวจรับสินค้า 5. ระบบส่งสินค้า (Shipping System) ควบคุมการจัดส่งตามวิธีการที่กำหนด เช่น ทางอากาศ ทางเรือ ทางบก ตรวจสอบสภาพสินค้าในตำแหน่งต่างๆ เปรียบเทียบกันได้ 6. ระบบบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable System) ดูแลการสั่งซื้อสินค้า การชำระเงิน ยอดงบดุลของลูกค้าแต่ละคน เพื่อทราบสถานะของลูกค้า เพื่อประกอบการตัดสินใจในการขายและให้สินเชื่อ อย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบย่อยของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ 7. ระบบสั่งซื้อสินค้า (Purchasing System) เพื่อจัดซื้อสินค้าตามความต้องการในการดำเนินธุรกิจ ปัจจุบันสามารถเชื่อมต่อระบบสั่งซื้อสินค้า ทั้งผู้ขายวัตถุดิบและลูกค้า เพื่อให้ การซื้อ ขาย และจัดส่ง มีประสิทธิภาพ 8. ระบบรับสินค้า (Receiving System) อยู่ในแผนกตรวจรับสินค้า เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้ในการตรวจรับสินค้า ที่ส่งมาจากผู้ขายวัตถุดิบ โดยตรวจสอบคุณภาพของสินค้าก่อนที่ได้รับ หรือทำการปฏิเสธสินค้าที่จะรับ หากสินค้าไม่ตรงกับความต้องการ

ระบบย่อยของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ 9. ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable) ช่วยให้ผู้ใช้ดูแลการจ่ายเงินให้แก่ผู้ขายวัตถุดิบ ตามใบกำกับสินค้าที่ส่งมา พร้อมสินค้า รวมถึงการจ่ายเช็คเพื่อออกเงิน และกำหนดเวลาการจ่ายหนี้ที่ เหมาะสม 10. ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger System) รวบรวมข้อมูลทางการบัญชีจากระบบย่อยอื่นๆ โดยจะประมวลผลข้อมูล ทางการบัญชี การวางแผนงบประมาณทางธุรกิจ เป็นแหล่งข้อมูลในการจัดทำสารสนเทศสำหรับการบริหาร

ระบบจัดทำรายงานเพื่อการจัดการ (Management Reporting System: MRS) หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อ รวบรวมประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงานหรือเอกสาร สำหรับช่วยในการตัดสินใจด้านการบริหาร MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสารและส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตาม ระยะเวลาที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร โดยทั่วไป การทำงานของระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการจะถูกใช้ สำหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมการจัดการ

ระบบจัดทำรายงานเพื่อการจัดการ (Management Reporting System: MRS) คุณสมบัติสำคัญของระบบจัดทำรายงานเพื่อการจัดการ สนับสนุนการตัดสินใจทั้งที่เป็นแบโครงสร้างและกึ่งโครงสร้าง ผลิตเอกสารหรือรายงานตามตารางที่กำหนด ผลิตรายงานตามรูปแบบที่กำหนด สารสนเทศในเอกสาร/รายงานเป็นเกิดในอดีตมากกว่าการ สัมพันธ์กับอนาคต ผลิตรายงานในรูปของกระดาษ

ประเภทของรายงาน รายงานที่ออกตามตาราง (Schedule Report) รายงานที่ออกในกรณีพิเศษ (Exception Report) รายงานที่ออกตามความต้องการ (Demand Support) รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์ (Predictive Report)

ประเภทของรายงาน รายงานที่ออกตามตาราง (Schedule Report) รายงานตามระยะเวลาที่กำหนดแน่นอน วัตถุประสงค์ เพื่อให้ผู้จัดการในการวางแผน ตรวจสอบ ควบคุม งานตามเป้าหมาย รายงานที่ออกในกรณีพิเศษ (Exception Report) รายงานที่จัดทำเมื่อมีสิ่งผิดปกติ/ปัญหาเกิดขึ้น วัตถุประสงค์ เพื่อให้ผู้บริหารรับทราบและตัดสินใจแก้ปัญหา

ประเภทของรายงาน รายงานที่ออกตามความต้องการ (Demand Support) รายงานที่จัดทำขึ้นตามความต้องการของผู้บริหาร วัตถุประสงค์ เพื่อให้ผู้บริหารเข้าใจปัญหาและตัดสินได้อย่าง เหมาะสม รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์ (Predictive Report) รายงานที่อาศัยเทคนิคทางสถิติวิเคราะห์ข้อมูลในอดีต เช่น What … IF….

คุณสมบัติของสารสนเทศในระบบจัดทำรายงาน ตรงประเด็น Relevance ถูกต้อง Accuracy ถูกเวลา Timeliness สามารถพิสูจน์ได้ Verifiability

ประเภทของงานสำนักงาน 1. การตัดสินใจ (Decision Making) รวบรวมและจัดรูปแบบสารสนเทศให้ง่ายต่อผู้บริหารในการศึกษา วิเคราะห์ และทำการตัดสินใจ 2. การจัดการเอกสาร (Document Handling) การจัดทำ ตรวจสอบ และรับผิดชอบในการเก็บรักษาและจัดระบบให้เรียบร้อย 3. การเก็บรักษา (Storage) การจัดระบบ รวบรวม และรักษาประวัติ บันทึกข้อมูลต่างๆ ไว้อย่างถูกต้องและปลอดภัย 4. การเตรียมข้อมูล (Data Manipulation) การเตรียมข้อมูลสำหรับการใช้งาน 5. การติดต่อสื่อสาร (Communication) การติดต่อสื่อสารและแลกเปลี่ยนข้อมูลของบุคลากรในสำนักงาน

ระบบสารสนเทศสำหรับสำนักงาน (Office Information System: OIS) ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management System) ระบบการควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร(Message Handling System) ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing ) ระบบสนับสนุนการดำเนินงานสำนักงาน (Office Support System) ระบบสารสนเทศสำหรับสำนักงาน

ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management System) การประมวลรูปภาพ (Image Processing) การผลิตเอกสารหลายชุด (Repropaphics) การออกแบบเอกสาร (Desktop Publishing) การประมวลผลคำ (Word Processing) การเก็บรักษา (Archival Storage)

ระบบการควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร (Message-Handling System) โทรสาร (Facsimile) FAX เป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ที่ช่วยให้ข่าวสารข้อมูล ประกอบด้วยข้อความและรูปภาพบนกระดาษ หรือในระบบข้อมูลขององค์การถูกส่งจากแหล่งหนึ่งไปสู่แหล่งหนึ่งอย่างรวดเร็วและมีคุณภาพ และสามารถแน่ใจว่าผู้รับได้รับข่าวสารตามเวลาที่กำหนด ไปรษณีย์เสียง (Voice Mail) เป็นการส่งผ่านข่าวสารที่เป็นเสียงจากที่หนึ่งไปสู่อีกที่หนึ่ง โดยผ่านระบบโทรศัพท์ แปลงสัญญาณเสียงเป็นสัญญาณดิจิตอล และส่งผ่านไปตามสายโทรศัพท์จนถึงปลายทาง แล้วจึงถูกจัดเก็บไว้ในหน่วยความจำก่อนที่จะแปลงกลับเป็นสัญญาณเสียงเมื่อผู้รับต้องการฟัง

ระบบการควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร (Message-Handling System) ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronics Mail) E-mail เป็นเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารที่ใช้ในการส่งข่าวสารจากที่หนึ่งไปสู่อีกที่หนึ่ง หรือถูกเก็บรักษาไว้จนกระทั่งมีการเรียกดูจากผู้รับ นอกจากนี้ผู้รับยังสามารถจัดพิมพ์ข้อมูลนั้นเป็นเอกสารตามที่ต้องการได้เช่นกัน และแน่ใจว่าผู้รับส่วนใหญ่จะได้รับข่าวสารตามที่ผู้ส่งต้องการ ปัจจุบันได้รับความนิยม เพราะสะดวก รวดเร็ว ไม่สิ้นเปลือง โดยเฉพาะการส่งบันทึกข้อความและจดหมายเวียนที่ไม่ต้องใช้กระดาษและแรงงานมาก

ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing) การประชุมทางไกลที่ใช้ทั้งภาพและเสียง (Video Teleconference) การประชุมทางไกลที่ใช้เฉพาะเสียง (Audio Teleconference) การประชุมโดยคอมพิวเตอร์ (Computer Teleconference) โทรทัศน์ภายใน (In-House Television) การปฏิบัติงานผ่านระบบสื่อสารทางไกล (Telemuting)

ระบบสนับสนุนการดำเนินงานสำนักงาน (Office Support System) ชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม (Group Ware) ระบบการจัดระเบียบงาน (Desktop Organizers) คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ (Computer Aided Design : CAD) การนำเสนอประกอบภาพ (Presentation Graphics) กระดานข่าวในสำนักงาน (In-House Electronics Bulletin Board)