ระบบสารสนเทศในหน่วยธุรกิจ

การใช้สารสนเทศในองค์กรธุรกิจ กระบวนการปฏิบัติการ มีการปฏิบัติงานด้านต่างๆ เช่น ผลิต ตลาด บัญชี การเงิน การคลังสินค้า กระบวนการจัดการ คือการวางแผน การควบคุมและการตัดสินใจ กระบวนการสารสนเทศ

แนวทางการใช้สารสนเทศทางธุรกิจ ระดับปฏิบัติการ การประมวลผล การบันทึกและการรายงานผลทางธุรกิจ มีการใช้สารสนเทศเข้ามาช่วยในการปฏิบัติงาน เช่น การรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า การบันทึกปรับปรุงยอดขายสินค้า และการสรุปรายงานยอดขายประจำวัน

ระดับบริหาร ใช้ติดตามการปฏิบัติงานในปัจจุบัน ใช้สร้างความพึงพอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของบริษัท

Types of Management Information System จำแนกตามชื่อหน่วยงาน ระบบสารสนเทศงานบริหารโรงแรม ประกอบด้วยระบบย่อย ได้แก่ ระบบสำรองห้องพัก ระบบบัญชี ระบบบริหารงานบุคคล จำแนกตามหน้าที่ของงาน จำแนกตามลักษณะหรือหน้าที่ของงานเป็นหลัก เช่น ระบบสารสนเทศจัดการทรัพยากรมนุษย์ ประกอบด้วย ระบบฝึกอบรม ระบบเงินเดือน ระบบประเมินผล และระบบสวัสดิการ เป็นต้น จำแนกตามลักษณะการดำเนินงาน

Types of Management Information System ระบบสารสนเทศจำแนกตามหน้าที่ของงาน เช่น Accounting Information System Financial Information System Marketing Information System Production & Operation Information System Human Resource Information System

Accounting Information System ระบบที่รวบรวม จัดระบบ และนำเสนอสารสนเทศทางการบัญชี ช่วยในการตัดสินใจแก่ผู้ใช้สารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ โดยระบบสารสนเทศทางบัญชีจะให้ความสำคัญกับสารสนเทศที่สามารถวัดค่าได้ หรือการประมวลผลเชิงปริมาณมากว่าการแก้ปัญหาเชิงคุณภาพ

Types of Accounting Information System ระบบบัญชีทางการเงิน (Financial Accounting System) จะเป็นการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นในรูปตัวเงิน จัดหมวดหมู่รายการต่าง ๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด โดยมีวัตถุประสงค์หลัก คือ นำเสนอสารสนเทศแก้ผู้ใช้และผู้ที่สนใจข้อมูลทางการเงินขององค์การ เช่น นักลงทุน และเจ้าหนี้ ระบบบัญชีผู้บริหาร (Managerial Accounting System) เป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ

งบการเงิน (Financial Statements) เริ่มจากการบันทึกรายการรายวันในสมุดรายวัน ผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) จัดทำงบทดลอง (Trial Balance) ปรับปรุงรายการ (Adjusting Entry) จัดทำงบทดลองหลังปรับปรุง (Adjusted Trial Balance) จัดทำงบการเงินซึ่งประกอบด้วย งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด

รายงานสำหรับผู้บริหาร (Managerial Reports) ระบบสารสนเทศทางการบัญชีสามารถใช้ข้อมูลของงบการเงินมาจัดทำรายงานเกี่ยวกับผลการดำเนินงานสำหรับผู้บริหารใช้ในการตัดสินใจได้ รายงานสำหรับผู้บริหารที่สำคัญคืองบประมาณและรายงานผลการปฏิบัติงาน

Financial Information System ระบบสารสนเทศด้านการเงิน จะเกี่ยวกับสภาพคล่อง (Liquidity) ในการดำเนินงาน เกี่ยวข้องกับการจัดการเงินสดหมุนเวียน ถ้าธุรกิจขาดเงินทุนอาจก่อให้เกิดปัญหาขึ้นทั้งโดยตรงและอ้อม มีหน้าที่สำคัญ 3 ประการ ดังนี้ การพยากรณ์ (Forecast) การจัดการด้านการเงิน (Financial Management) การควบคุมทางการเงิน (Financial Control)

Financial Information System การพยากรณ์ (Forecast) คือการศึกษาวิเคราะห์ การคาดการณ์ การกำหนดทางเลือก และการวางแผนทางด้านการเงินของธุรกิจ เพื่อใช้ทรัพยากรทางการเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยนักการเงินสามารถใช้หลักการทางสถิติและแบบจำลองทางคณิตศาสตร์มาประยุกต์ การพยากรณ์ทางการเงินจะอาศัยข้อมูลทั้งภายในและภายนอกองค์การ ตลอดจนประสบการณ์ของผู้บริหารในการตัดสินใจ

Financial Information System การจัดการด้านการเงิน (Financial Management) คือการบริหารเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น รายรับและรายจ่าย การหาแหล่งเงินทุนจากภายนอก เพื่อที่จะเพิ่มทุนขององค์การโดยวิธีทางการเงิน เช่น การกู้ยืม การออกหุ้น หรือตราสารทางการเงิน

Financial Information System การควบคุมทางการเงิน (Financial Control) เป็นการติดตามผล ตรวจสอบ และประเมินความเหมาะสมในการดำเนินงานว่าเป็นไปตามแผนที่กำหนดหรือไม่ ตลอดจนวางแนวทางแก้ไขหรือปรับปรุงให้การดำเนินงานทางการเงินของธุรกิจมีประสิทธิภาพ โดยที่การตรวจสอบและการควบคุมทางการเงินของธุรกิจจะจำแนกได้ 2 ประเภท คือ การควบคุมภายใน (Internal Control) การควบคุมภายนอก (External Control)

เทคโนโลยีทางการเงิน โปรแกรมสำเร็จรูปทางการเงิน เช่น โปรแกรมจัดการทางการเงิน ระบบประยุกต์ด้านอีคอมเมิร์ซ เช่น ระบบการแลกเปลี่ยนหุ้นส่วนกลาง ระบบการจัดการสกุลเงินตราต่างประเทศ ระบบเสนอใบเรียกเก็บเงินและการจ่ายชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์ เทคโนโลยีการรับชำระหนี้ เช่น บัตรเครดิต บัตรเดบิต เงินสดอิเล็กทรอนิกส์ การโอนเงินอิเล็กทรอนิกส์

Marketing Information System ระบบสารสนเทศสำหรับการขาย ระบบสารสนเทศสำหรับการวิจัยตลาด ระบบสารสนเทศสำหรับการส่งเสริมการขาย ระบบสารสนเทศสำหรับการพัฒนาผลิตภัณฑ์และการบริการ ระบบสารสนเทศสำหรับการพยากรณ์การขาย ระบบสารสนเทศสำหรับการวางแผนกำไร ระบบสารสนเทศสำหรับการกำหนดราคา ระบบสารสนเทศสำหรับการควบคุมค่าใช้จ่าย

เทคโนโลยีทางการตลาด โปรแกรมสำเร็จรูปด้านการตลาด เช่น โปรแกรมด้านการขาย โปรแกรมจัดการลูกค้าสัมพันธ์ โปรแกรมบริหารการขนส่ง นวัตกรรมร้านค้าปลีก เครื่องสแกนบาร์โค้ด ร้านค้าแบบคีออส เครื่องรับชำระสินค้าอัตโนมัติ การพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์

Production and Operations Information System ระบบสารสนเทศด้านการผลิตและการดำเนินงาน จะมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ ผู้ผลิตสามารถพยากรณ์ปริมาณของผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมกับความต้องการของลูกค้า โดยไม่ให้มีจำนวนมากหรือน้อยจนเกินไป ตลอดจนควบคุมคุณภาพของผลิตภัณฑ์เป็นที่ต้องการของลูกค้า โดยมีต้นทุนการผลิตที่เหมาะสม

Production and Operations Information System โปรแกรมสำเร็จรูปทางการผลิต ด้านโลจิสติกส์ ด้านควบคุมสินค้าคงเหลือ ด้านการวางแผนความต้องการวัสดุ ด้านการผลิตแบบทันเวลาพอดี ระบบจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์

การใช้หุ่นยนต์ การใช้เทคโนโลยีหุ่นยนต์ช่วยงานด้านการกระจายและจัดการวัสดุ เช่น ประเทศญี่ปุ่น หุ่นยนต์จะนำแฟ้มสั่งงานไปยังลูกจ้างและส่งแฟ้มกลับคืนยังหน่วยเก็บแฟ้ม หรือในสถานพยาบาล ก็อาจจะมีการใช้หุ่นยนต์ปรุงยาและจ่ายยาให้ผู้ป่วยได้

การใช้รหัสแท่ง หรือ Barcode สัญลักษณ์ที่อยู่ในรูปแท่ง สามารถอ่านข้อมูลได้ด้วยเครื่องสแกนบาร์โค้ด ข้อมูลทุกอย่างจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูล เช่น การตัดยอดสินค้าคงเหลือทันที ตั้งค่าจุดสั่งซื้อเพิ่ม เพื่อจัดส่งข้อมูลสั่งซื้อไปยังผู้ขาย

Human Resource Information System สนับสนุนการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่การวางแผนการจ้างงาน การพัฒนาและการฝึกอบรม ค่าจ้างเงินเดือน การดำเนินงานการทางวินัย ช่วยให้การบริหารทรัพยากรบุคคลเกิดประสิทธิภาพ

Human Resource Information System ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคลจะมีดังนี้ ข้อมูลตัวบุคลากร เป็นข้อมูลของสมาชิกแต่ละคนขององค์การ ซึ่งประกอบ ด้วย ประวัติ เงินเดือน และสวัสดิการ ผังองค์การ แสดงโครงสร้างองค์การ การจัดหน่วยงาน และแผนกำลังคน ซึ่งแสดงทั้งปริมาณและการจัดสรรทรัพยากรบุคคล ข้อมูลจากภายนอก ระบบบริหารทรัพยากรบุคคลมิใช่ระบบปิด ที่ควบคุมและดูแลสมาชิกภายในองค์การเท่านั้น แต่จะเกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ สังคม และการเมือง ซึ่งต้องการข้อมูลจากภายนอกองค์การ เช่น การสำรวจเงินเดือน อัตราการว่างงาน อัตราเงินเฟ้อ

Implemented HRIS In Organization ทรัพยากรมนุษย์ ถือเป็นปัจจัยที่สำคัญมาก ที่จะทำให้องค์การเกิดความก้าวหน้า และประสบความสำเร็จ การจัดการในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ จึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง การลดขั้นตอนของระบบงานต่าง ๆ ที่มีความสลับซับซ้อน จากเดิมที่อาศัยคนเป็นหลัก มาใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ที่มีประสิทธิภาพ *โดยเฉพาะในด้านฐานข้อมูล และการประมวลผลที่รวดเร็ว

ระบบงานในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ งานในเรื่องของการตรวจสอบเวลาการมาทำงานในแต่ละวัน การตรวจสอบสิทธิในการลา จำนวนชั่วโมงทำงาน จำนวนชั่วโมงล่วงเวลา การคำนวณเงินเดือน หรือรายได้อื่น ๆ การประสานกับหน่วยงานภายนอก เช่น การนำส่งเงินเดือนให้กับธนาคาร เพื่อเข้าบัญชีของพนักงาน การส่งรายงานให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น รายงานด้านภาษี

ระบบงานย่อยที่ควรจะต้องมีใน HRIS ระบบทะเบียนประวัติพื้นฐานของพนักงาน ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกของพนักงาน ระบบการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน ระบบการประเมินผลงาน และการเลื่อนชั้นตำแหน่ง ระบบการพัฒนาและฝึกอบรม ระบบการจัดสวัสดิการพนักงาน ระบบการสรรหา และคัดเลือกพนักงาน

1. ระบบทะเบียนประวัติพื้นฐานของพนักงาน (Personal base system) จากเดิมการจัดเก็บข้อมูลจะมีความสลับซับซ้อน และเสียเวลามาก เมื่อมีการนำระบบการจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวกับโครงสร้างองค์การ เช่น - ประวัติพนักงาน - รหัสหน่วยงาน - รหัสตำแหน่ง ข้อมูลพื้นฐาน จะถูกนำไปใช้ร่วมกับระบบงาน อื่น ๆ ในลักษณะ ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relationship database)

โปรแกรม PS_sum โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานบริหารทรัพยากรบุคคล ให้คุณรวบรวมประวัติต่างๆของพนักงานที่มีอยู่ โดยสามารถแสดงข้อมูลให้เห็นเป็นหมวดหมู่อย่างชัดเจนพร้อมภาพถ่ายของพนักงาน ซึ่งช่วยให้ Identify พนักงานได้ถูกต้องอีกทั้งสามารถออกรายงานในส่วนที่ต้องการได้อย่างคล่องตัว

2. ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกของพนักงาน (Time attendance system) ปัจจุบันได้มีการพัฒนาเครื่องบันทึกเวลา เช่น เครื่องรูดบัตร เครื่องสแกนลายนิ้วมือ เพื่อใช้ในการดึงข้อมูลเหล่านั้นสู่คอมพิวเตอร์ เพื่อประมวลผลได้ ทำให้ไม่เสียเวลาในการตรวจสอบ สามารถกำหนดแผนการทำงานของบพนักงานได้ล่วงหน้า แสดงสถิติการหยุดงาน ป่วย ลา มาสาย มีการแสดงเป็นกราฟเพื่อเสนอผู้บริหารในการพิจารณา

เครื่องรูดบัตร Software ที่ใช้เป็นตัวรับ ข้อมูลดิบ (text file) จากเครื่องบันทึกเวลา แล้วทำการแปลงข้อมูลและแสดงผลเวลา เข้า-ออกของพนักงานที่ทำการรูดบัตรในแต่ละครั้ง โดยจะต้องสามารถประมวลผลเรื่อง การมาทำงาน ขาดงาน มาสาย ออกก่อนเวลา หรือการลืมรูดบัตรเข้า-ออก

FINGER SCAN เป็นเทคโนโลยีสำหรับวันนี้ และอนาคต ซึ่งจะรองรับการบันทึกเวลาเข้า-ออกของพนักงานและป้องกันการบันทึกเวลาแทนกัน 100% ได้สมบูรณ์แบบที่สุด

3. ระบบการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน (Payroll system) องค์ประกอบที่ควรมีในระบบ สามารถกำหนดเงื่อนไขสำหรับการคำนวณ ซึ่งขึ้นอยู่กับตำแหน่งงาน หรือ ช่วงเวลาในการทำงาน สามารถจัดส่งข้อมูลการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ในรูปแบบ ที่ต้องการของแต่ละธนาคารได้ สามารถจัดส่งข้อมูลให้กับหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น ข้อมูลกองทุนประกันสังคม รายงานด้านภาษี สามารถที่จะ import-export data ที่เกี่ยวกับรายได้ ในรูปแบบไฟล์อื่น ๆ ได้ เช่น ในรูปของไฟล์ Excel

โปรแกรมคำนวณรายได้ต่อชิ้น โปรแกรมระบบเวลาเข้าออกพนง. โปรแกรมระบบชั่วโมงล่วงหน้า โปรแกรมควบคุมการลา

องค์ประกอบที่ควรมีในระบบ 4. ระบบการประเมินผลงานและการเลื่อนตำแหน่ง (Promotion and Evaluation system) องค์ประกอบที่ควรมีในระบบ ระบบควรสามารถสร้างใบประเมิน ที่มีความแตกต่างในเรื่อง หัวข้อที่ประเมิน สามารถตั้งเงื่อนไข หรือสูตรคำนวณคะแนนสำหรับการประเมิน เมื่อได้คะแนนการประเมินมาแล้ว ควรมีรูปแบบจำลอง วิธีการปรับเงินเดือน หรือการจ่ายโบนัส สามารถเก็บบันทึกประวัติการประเมินผล, การปรับเงินเดือน หรือการเลื่อนตำแหน่ง พร้อมให้เหตุผล

5. ระบบการพัฒนาและฝึกอบรม (Training and development system) องค์ประกอบที่ควรมีในระบบ สามารถจัดทำแผนการฝึกอบรมของพนักงานแต่ละคน พร้อมทั้งประมาณการค่าใช้จ่ายต่าง ๆ บันทึกประวัติและผลการฝึกอบรมของพนักงานแต่ละคน ว่าเคย ฝึกอบรมหลักสูตรใดมาบ้าง เพื่อที่จะพิมพ์รายงาน สามารถเก็บบันทึกผลการประเมินการฝึกอบรมแต่ละหลักสูตร สามารถพิมพ์รายงานสรุปค่าใช้จ่ายในการจัดฝึกอบรม

6. ระบบการจัดสวัสดิการพนักงาน (Welfare system) ความสามารถของระบบที่ใช้ควบคุมเรื่องการจัดสวัสดิการมีดังนี้ รายงานประเภทสวัสดิการต่าง ๆ ตลอดจนเงื่อนไขในการ ใช้สวัสดิการ การแจ้งเตือนให้ทราบว่า พนักงานคนใดใช้สวัสดิการเกินกำหนด สามารถสรุปค่าใช้จ่ายในการจัดสวัสดิการแต่ละปี สามารถเชื่อมโยงกับระบบการจ่ายเงินเดือนได้ โดยไม่ต้องบันทึก ข้อมูลใหม่

7. ระบบการสรรหาและคัดเลือกพนักงาน (Recruitment system) วิธีการสรรหากำลังคน - ประกาศรับสมัครงานผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ต ทำให้ไม่สิ้น เปลืองเวลาเดินทางมาสมัครกับบริษัท - การจัดเก็บข้อมูลของผู้สมัครงานเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ได้ทันที - คอมพิวเตอร์ทำหน้าที่เป็นผู้รับสมัครงานและเป็นใบสมัครไป พร้อมกัน

7. ระบบการสรรหาและคัดเลือกพนักงาน (Recruitment system)(ต่อ) คอมพิวเตอร์ทำหน้าที่รับสมัคร - สามารถให้เป็นช่องทางของการโฆษณาประชาสัมพันธ์ - เอกสารสมัครงานสามารถพิมพ์จากเครื่องคอมฯ ได้ทุกเวลา - เมื่อเอกสารสมัครหมดความจำเป็นสามารถลบทิ้งได้ทันที - ข้อมูลประวัติของผู้สมัคร สามารถโอนไปเป็นฐานข้อมูล พนักงาน และฐานข้อมูลเพื่อประมวลผลเงินเดือนได้

7. ระบบการสรรหาและคัดเลือกพนักงาน (Recruitment system)(ต่อ) องค์ประกอบที่ควรมีในระบบ การออกรายงาน หรือแบบฟอร์มรายชื่อผู้สมัคร เพื่อนำไปใช้ใน การสัมภาษณ์ และกำหนดเงื่อนไขต่าง ๆ สามารถบันทึกรายละเอียดผลของการสัมภาษณ์ หรือผลของการทดสอบ เพื่อประกอบการตัดสินใจในการคัดเลือก สามารถโอนข้อมูลที่เกี่ยวข้องต่าง ๆ เข้าสู่ระบบกลาง โดยไม่ต้อง ทำการบันทึกข้อมูลใหม่

8. ระบบย่อยอื่นๆ (Other) การประกาศข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ บนเครือข่ายคอมพิวเตอร์ แทน การออกหนังสือเวียน การส่ง E-Mail ระบบในการอำนวยความสะดวกเกี่ยวกับตัวบุคลากรในองค์การ ในด้านต่าง ๆ เช่น โปรแกรมพิมพ์หนังสือชำระภาษี

การบริหารทรัพยากรมนุษย์ทางอิเล็กทรอนิกส์ การจัดองค์การเสมือนจริง เป็นรูปแบบองค์กรที่สามารถเชื่อมโยงติดต่อสื่อสารกันได้จากทุกแห่ง เช่น การประชุมทางไกล การประชุมผ่านวีดิทัศน์ การสรรหาอิเล็กทรอนิกส์ การใช้เครือข่ายการสรรหาออนไลน์ การประเมินผลการปฏิบัติงานทางอิเล็กทรอนิกส์

ประโยชน์ของระบบสารสนเทศ เพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ประโยชน์ของระบบสารสนเทศ เพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ลดค่าใช้จ่ายในการสรรหาผู้สมัครงาน การบริหารด้านการฝึกอบรม การวางแผนด้านการเงิน การวิเคราะห์การลาออก รายงานและวิเคราะห์การปฏิบัติงาน การวางแผนทรัพยากรมนุษย์