การจัดเก็บสารสนเทศ นันทพร ธนะกูลบริภัณฑ์ โดย สำนักบรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช สัมมนาเข้มชุดวิชาการจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศ 16 กรกฎาคม 2548 อาคารสัมมนา 2 มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช 1

การจัดเก็บสารสนเทศ เค้าโครงเนื้อหา แนวคิดเกี่ยวกับการจัดเก็บสารสนเทศ - การวิเคราะห์และตัวแทนสารสนเทศ การจัดหมวดหมู่สารสนเทศ การทำรายการสารสนเทศ การศึกษาเกี่ยวกับการจัดหมวดหมู่และการทำรายการสารสนเทศ 2

แนวคิดเกี่ยวกับการจัดเก็บสารสนเทศ ความหมาย- การจัดเก็บสารสนเทศ การจัดโครงสร้างและการควบคุมทางบรรณานุกรมโดยใช้คอมพิวเตอร์ ด้วยวิธีการทำรายการและข้อมูลบรรณานุกรม ในลักษณะเก็บข้อมูลเข้าแฟ้มข้อมูล จัดเตรียมแฟ้มข้อมูล จัดทำฐานข้อมูลเพื่อการค้นหาและค้นคืนสารสนเทศ 3

แนวคิดเกี่ยวกับการจัดเก็บสารสนเทศ การจัดเก็บสารสนเทศ ครอบคลุม 3 ระบบย่อย ในระบบการจัดเก็บและ ค้นคืนสารสนเทศ ระบบย่อยการคัดเลือกเอกสาร - ตามเกณฑ์/นโยบายการคัดเลือกจัดหาสารสนเทศ ไม่อาจเก็บทุกอย่าง ครอบคลุมการจัดหาและรับเข้า เอกสาร ระบบย่อยการจัดทำดรรชนี – วิเคราะห์สาระ กำหนดคำศัพท์/ดรรชนี ระบุทรัพยากรสารสนเทศที่อยู่ในแหล่งจัดเก็บ กำหนดใช้เขตข้อมูล และกำหนดคำแทนสาระเพื่อ การค้นคืน ระบบย่อยคำศัพท์ – เป็นคลังศัพท์ ใช้ในการทำดรรชนีและการค้น (document selection subsystem) (indexing subsystem) (vocabulary subsystem) 4

สิ่งที่จัดเก็บ : ตัวอย่างตัวแทนเอกสาร Svenonius, Elaine. The intellectual foundation of information organization / Elaine Svenonius. — Cambridge, Mass. ; London : MIT Press, c2000. xiv, 255 p. ; 24 cm. — (Digital libraries and electronic publishing). Contents: 1. Information Organization — 2. Bibliographic Objectives — 3. Bibliographic Entities — 4. Bibliographic Languages — 5. Principles of Description — 6. Work Languages — 7. Document Languages — 8. Subject Languages: Introduction, Vocabulary Selection, and Classification — 9. Subject Languages: Referential and Relational Semantics — 10. Subject-Language Syntax. 1. Information organization. 2. Bibliography—Methodology. 3. Cataloging.   5

สิ่งที่จัดเก็บ : ตัวอย่างตัวแทนเอกสาร MARC record display: 000: : am a0p 001: : 99041301 003: : DLC 005: : 20000527151605.9 008: : 990722s2000 mau b 001 0 eng 010: : 99041301 020: : 0262194333 (hc : alk. paper) 040: : DLC|cDLC|dDLC|dOrLoB|dOrLoB-B 050: 00: Z666.5|b.S92 2000 6

สิ่งที่จัดเก็บ : ตัวอย่างตัวแทนเอกสาร 082: 00: 025.3|221 100: 1 : Svenonius, Elaine. 245: 14: The intellectual foundation of information organization /|cElaine Svenonius. 260: : Cambridge, Mass. ;|aLondon :|bMIT Press,|cc2000. 300: : xiv, 255 p. ;|c24 cm. 440: 0: Digital libraries and electronic publishing 504: : Includes bibliographical references (p. [199]-243) and index. 505: 00: |g1.|tInformation Organization —|g2.|tBibliographic Objectives —|g3.|tBibliographic Entities —|g4.|tBibliographic Languages —|g5.|tPrinciples of Description —|g6.|tWork Languages —|g7.|tDocument Languages —|g8.|tSubject Languages: Introduction, Vocabulary Selection, and Classification —|g9.|tSubject Languages: Referential and Relational Semantics —|g10.|tSubject-Language Syntax. 650: 0: Information organization. 650: 0: Bibliography|xMethodology. 650: 0: Cataloging. 7

การวิเคราะห์สารสนเทศ : ความหมาย การพิจารณาแยกแยะและเปรียบเทียบข้อมูล ข่าวสาร ข้อเท็จจริง หรือความรู้ต่าง ๆ ที่ได้รับรู้ ให้ได้ข้อสรุป เพื่อการตัดสินใจหรือ การนำไปใช้ประโยชน์อื่น ๆ ต่อไป เป็นระบบการดำเนินงานย่อยในระบบการจัดเก็บและค้นคืน สารสนเทศ (คือ ระบบย่อยการจัดทำดรรชนี) มีกระบวนการ คือ พิจารณาสรุปลักษณะทางกายภาพและเนื้อหาของสารสนเทศ กำหนดข้อมูลตัวแทนลักษณะและตัวแทนเนื้อหา (คำศัพท์/ดรรชนี) สร้างรายการตัวแทนสารสนเทศในรูปลักษณ์ใดรูปลักษณ์หนึ่ง บันทึกรายการตัวแทนสารสนเทศเข้าสู่ระบบการจัดเก็บ 8

ข้อมูลลักษณะทางกายภาพ เอกสาร/สารสนเทศ รูปลักษณ์ต่างๆ Subject headings Thesauri Abstract Classification schemes (DC,LC,NLM,etc.) ISBD AACR2R ISSN ISBN กระบวนการวิเคราะห์ - แยกแยะองค์ประกอบ,สรุป - กำหนดตัวแทน ด้านกายภาพ ด้านเนื้อหา คู่มือ/มาตรฐาน คู่มือ/มาตรฐาน ข้อมูลตัวแทนเนื้อหา สัญลักษณ์หมวดหมู่/ระบุที่จัดเก็บ ข้อมูลลักษณะทางกายภาพ รายการตัวแทนสารสนเทศ บัตรรายการ, ดรรชนี, บรรณานุกรม สาระสังเขป, ฐานข้อมูล, เมทาดาทา MARC -Metadata schemes (Dublin Core Element set) คู่มือ/มาตรฐาน ผู้ใช้ กระบวนการวิเคราะห์และสร้างตัวแทนสารสนเทศ 99

การวิเคราะห์สารสนเทศ : ปัจจัยเกี่ยวข้อง ระดับทางบรรณานุกรมของสารสนเทศหรือเอกสาร รูปลักษณ์ของสารสนเทศหรือเอกสารที่นำมาวิเคราะห์ คู่มือและมาตรฐานที่ใช้ในการวิเคราะห์สารสนเทศ กระบวนการในการวิเคราะห์สารสนเทศหรือเอกสาร ผลจากการวิเคราะห์สารสนเทศหรือเอกสารชิ้นหนึ่ง ๆ 10

การวิเคราะห์สารสนเทศ: ปัจจัยที่เกี่ยวข้อง ระดับทางบรรณานุกรมของสารสนเทศ Monographic component part Serial component part Collection Subunit Monograph/Item Serial 11

การวิเคราะห์สารสนเทศ :ปัจจัยเกี่ยวข้อง รูปลักษณ์ของสารสนเทศหรือเอกสารที่นำมาวิเคราะห์ Books Serials Computer files Maps Music Visual materials Mixed materials 12

การวิเคราะห์สารสนเทศ : ปัจจัยเกี่ยวข้อง รูปลักษณ์ของสารสนเทศหรือเอกสารที่นำมาวิเคราะห์ ประเภทของระเบียนบรรณานุกรม 5. Manucript cartographic material (map) 6. Musical sound recording (music) 7. Nonmusical sound recording (music) 8. Computer file (computer files) 1. Language material (books, serials) 2. Printed music (music) 3. Manuscript music (music) 4. Cartographic material (map) 13

การวิเคราะห์สารสนเทศ : ปัจจัยเกี่ยวข้อง รูปลักษณ์ของสารสนเทศหรือเอกสารที่นำมาวิเคราะห์ ประเภทของระเบียนบรรณานุกรม 12. Three-dimensional artifact or naturally occurring object (visual materials) 13. Mixed material (mixed materials) 14. Manuscript language material (books) 9. Projected medium (visual materials) 10. Kit (visual materials) 11. Two-dimensional, nonprojectable graphic 14

คู่มือและมาตรฐานที่ใช้ในการวิเคราะห์สารสนเทศ Standards for cataloging , classification : ● Anglo-American cataloguing rules (2002) ● Library of Congress subject headings Subject cataloging manual: subject headings and Free-floating subdivisions, all issued by the Library of Congress (1996, 1999, 2003); ● Lists of subject headings and thesauri Medical subject headings (National Library of Medicine 1999) ERIC thesaurus (Educational Resources Information Center) Art and architecture thesaurus (1994); ● Library classification schemes Dewey decimal classification (Dewey 1996) Library of Congress classification (Library of Congress 2004) Universal decimal classification (British Standards Institution 1961), Bliss classification (1997) ● A.L.A. filing rules (American Library Association 1980) Library of Congress filing rules (Library of Congress 1980). 15

การวิเคราะห์สารสนเทศ : ปัจจัยที่เกี่ยวข้อง กระบวนการวิเคราะห์สารสนเทศ พิจารณาแยกแยะ จับประเด็นสำคัญของสารสนเทศ สรุปประเด็นสำคัญและความคิดรวบยอดด้านสาระ บันทึกเป็นคำแทนด้วยภาษาธรรมชาติ แปลความประเด็นสำคัญด้านลักษณะและความคิดรวบยอดด้านสาระจากภาษาธรรมชาติ เป็นสัญลักษณ์ สร้างรายการตัวแทนสารสนเทศ อย่างมีหลักเกณฑ์ 16

การวิเคราะห์สารสนเทศ : ปัจจัยที่เกี่ยวข้อง สิ่งที่ได้จากการวิเคราะห์สารสนเทศ จากการวิเคราะห์เนื้อหา คำ/วลีแทนสาระ – หัวเรื่อง คำสำคัญ บทย่อความ/สาระสังเขป รหัสหมวดหมู่แทนสาระ จากการวิเคราะห์ลักษณะทางกายภาพ ชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง ชื่อสำนักพิมพ์ หมายเลขประจำเอกสาร ฯลฯ 17

ตัวแทนสารสนเทศ/เอกสาร ความหมาย เป็นรายการหรือสัญลักษณ์ที่ผ่านการวิเคราะห์ กำหนดใช้แทนลักษณะและสาระของสารสนเทศ/เอกสารฉบับเต็ม ซึ่งประเภทและรูปแบบของตัวแทนเอกสารจะสัมพันธ์กับลักษณะและเนื้อหาของเอกสารฉบับเต็มและสัมพันธ์ความต้องการของผู้ใช้บริการ ประเภท ประเภทของตัวแทนของสารสนเทศ/ เอกสาร หรือรายการตัวแทนเอกสาร เช่น แคตาล็อก ดรรชนี สาระสังเขป เมทาดาทา เป็นต้น รูปแบบ ข้อความ รหัส ตัวเลข ตัวอย่างของภาพ ตัวอย่างของเสียง ฯลฯ 18

การจัดหมวดหมู่สารสนเทศ ความหมาย การจัดหมวดหมู่ เป็นการรวบการพิจารณาแยกแยะและจัดเก็บสารสนเทศอย่างเป็นระบบ โดยใช้ระบบการจัดหมวดหมู่ ที่มีการรวบรวมจัดขอบเขตความรู้ไว้อย่างเป็นระบบ ความสำคัญ - เชิงกายภาพ บอกแหล่งที่เก็บของตัวสารสนเทศแต่ละรายการในสถาบันบริการสารสนเทศ จัดกลุ่มสารสนเทศที่มีเนื้อหาเดียวกันไว้ด้วยกัน หรือเนื้อหาใกล้เคียงกันไว้ใกล้กัน - เชิงเนื้อหา จัดเนื้อหาความรู้ให้เป็นหมวดหมู่ จัดขอบเขตความรู้ให้เป็นระบบ ระบบการจัดหมวดหมู่สารสนเทศ โครงสร้างระบบประกอบด้วย แผนการจัดหมู่ (หมวดหมู่เนื้อหาตามระบบ) สัญลักษณ์ (รหัสแทนเนื้อหา) ดรรชนี (คำศัพท์เชื่อมโยงไปยังสัญลักษณ์ภายในหมวดหมู่) และโครงสร้าง (การแบ่งลำดับเนื้อหา) ประเภทการจัดหมวดหมู่สารสนเทศ ประเภทการลำดับ/ระบุ/แยกรายละเอียดเนื้อหาตามลำดับขั้น – DDC, LCC, NLM ประเภทหัวเรื่อง- LCSH 19

การทำรายการสารสนเทศ - มาตรฐานสำหรับการพรรณนารายการสารสนเทศ -- เป็นการสร้างตัวแทนสารสนเทศโดยการลงรายการสาระสำคัญหรือ ลักษณะต่าง ๆ ของส่วนประกอบสารสนเทศ ทั้งข้อมูลบรรยาย ลักษณะและจุดเข้าถึง - มาตรฐานสำหรับการพรรณนารายการสารสนเทศ - ISBD – เครื่องหมายวรรคตอน ข้อมูล และลำดับก่อนหลังของข้อมูล - AACR2R- กำหนดข้อมูล 8 ส่วน เครื่องหมายวรรคตอน - MARC21- ใช้หลักการลงรายการตามแบบ AACR2R - Dublin Core ใช้ลงรายการสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ มี 15 หน่วยข้อมูลย่อย ที่ใช้พรรณนาเนื้อหา ใช้ระบุสิทธิ และ ระบุลักษณะเฉพาะ 20

เมทาดาทา Metadata เป็นข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูล ถือเป็นรายการตัวแทนเอกสารประเภทหนึ่ง Metadata เป็นมาตรฐานสำคัญในการจัดการสารสนเทศ เป็นการพรรณนาวัสดุสารสนเทศอย่างมีโครงสร้างและกฎเกณฑ์ที่ชัดเจน โดย ข้อมูลที่พรรณนาแสดงคุณสมบัติหรือลักษณะของวัสดุสารสนเทศ เพื่อใช้ประโยชน์ในด้านการบริหาร ข้อกำหนดทางเทคนิค ข้อบังคับทางกฎหมาย การสงวนรักษาและการใช้ เช่น การค้นหา การนำเสนอ Metadata เกี่ยวข้องอย่างยิ่งกับการทำงานร่วมกันของห้องสมุด ดิจิทัลที่มีมวลทรัพยากรสารสนเทศหลากหลายประเภท รูปแบบ และมาตรฐาน 21

การศึกษาเกี่ยวกับการจัดหมวดหมู่และการทำรายการ การศึกษาในประเทศไทย สภาพทั่วไปของการศึกษา มีการศึกษาค่อนข้างน้อยและไม่ต่อเนื่อง เป็นการศึกษาในแนวที่ผู้อื่นเคยศึกษามาแล้วและมักเป็นเรื่องใกล้ตัวผู้ที่ทำการศึกษา การศึกษาส่วนใหญ่ทำเพื่อเป็นส่วนหนึ่งของการศึกษาระดับปริญญามหาบัณฑิต หรือเพื่อเลื่อนขั้น ผลการศึกษาจึงมีผลกระทบต่อวิชาชีพ วิชาการ และสังคมค่อนข้างน้อย รวมทั้ง เมื่อศึกษาแล้วไม่มุ่งเผยแพร่ จึงมีการนำไปใช้ประโยชน์น้อย ประเด็น/เรื่องที่ศึกษา การลงรายการแบบ AACR2 สำหรับสารสนเทศประเภทต่าง ๆ ระบบการจัดหมวดหมู่ การดำเนินงานจัดหมวดหมู่และทำรายการ ความร่วมมือในการจัดหมวดหมู่และการทำรายการ การค้นคืนรายการสารสนเทศ หัวเรื่องและคำค้น และบรรณารักษ์ เป็นการศึกษาเกี่ยวกับงานในสถาบันการศึกษาระดับอุดมศึกษา 22

การศึกษาเกี่ยวกับการจัดหมวดหมู่และการทำรายการ การศึกษาในต่างประเทศ สภาพทั่วไปของการศึกษา มีการศึกษาจำนวนมากและต่อเนื่อง ผู้ศึกษามีทั้งผู้ปฏิบัติงาน ทั้งที่เป็นบรรณารักษ์ และนักคอมพิวเตอร์ นักศึกษา ผู้ใช้บริการ ผลการศึกษาทำให้เกิดองค์ความรู้หรือทฤษฎีใหม่ มีการเผยแพร่ไปสู่สังคมวิชาชีพและสังคมภายนอก มีการประชาสัมพันธ์และการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเพิ่มเติมในเรื่องที่ศึกษา ยังผลต่อวิชาชีพ และสังคมอย่างกว้างขวาง ประเด็น/เรื่องที่ศึกษา การควบคุมรายการหลักฐาน (authority control) หลักเกณฑ์และรหัสการทำรายการ การฝึกอบรมและการศึกษาของผู้ปฏิบัติงาน การว่าจ้างผู้อื่นทำงานแทน เทคโนโลยีใหม่และระบบผู้เชี่ยวชาญ และเมทาดาทา 23

สวัสดีค่ะ