Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 การฝึกอบรม [ชื่อบริษัทของคุณ] แสดง: Microsoft® Office SharePoint®  Server 2007 การฝึกอบรม ก่อนที่คุณจะเริ่ม: ก่อนจะเข้าร่วมหลักสูตรนี้ ขอแนะนำว่าให้นักเรียนดูงานนำเสนอการอบรมดังต่อไปนี้: “ไลบรารีเอกสาร SharePoint I: บทนำสู่การใช้แฟ้มร่วมกัน” หรือสามารถเพิ่มและแก้ไขแฟ้มในไลบรารี SharePoint “ไลบรารีเอกสาร SharePoint II: ทุกอย่างที่เกี่ยวกับการเช็คเอาท์” หรือสามารถเช็คเอาท์ แก้ไข และเช็คอินแฟ้ม “ไลบรารีเอกสาร SharePoint III: ทำงานด้วยรุ่นของเอกสาร” หรือสามารถเปิดและจัดเก็บรุ่นก่อนหน้าได้ “ไลบรารีเอกสาร SharePoint IV: เทคนิคและลูกเล่น” หรือสามารถเช็คอินแฟ้มโดยการใช้เมนู เซิร์ฟเวอร์ ที่พร้อมใช้งานโดยการคลิก ปุ่ม Microsoft Office นักเรียนยังจะต้องทราบวิธีใช้งานใน Microsoft Office Outlook ด้วย® 2007 และทราบวิธีย้ายและเปิดข้อความ [บันทักสำหรับผู้ฝึกอบรม: สำหรับวิธีใช้โดยละเอียดในการกำหนดแม่แบบนี้ด้วยตนเอง ให้ดูภาพนิ่งสุดท้าย นอกจากนี้ ให้ดูข้อความของบทเรียนเพิ่มเติมในหน้าบันทึกย่อของบางภาพนิ่ง เนื่องจากงานนำเสนอนี้มีภาพเคลื่อนไหว Macromedia Flash การบันทึกแม่แบบอาจเป็นเหตุให้ข้อความเตือนเกี่ยวกับข้อมูลส่วนตัวปรากฏขึ้นมา นอกจากว่าคุณจะเพิ่มข้อมูลไปยังคุณสมบัติของแฟ้ม Flash นั้น คำเตือนจะไม่มีการนำไปใช้กับงานนำเสนอนี้ คลิก ตกลง ที่ข้อความ] ไลบรารีเอกสาร V: วิธีดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 1

เนื้อหาหลักสูตร ภาพรวม: ไลบรารีของคุณ เมื่อคุณต้องการ บทเรียน: วิธีดาวน์โหลดไลบรารี บทเรียนจะสรุปด้วยคำถามเล็กน้อยเพื่อ ทดสอบความเข้าใจของคุณ ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 2

ภาพรวม: ไลบรารีของคุณ เมื่อคุณต้องการ บริษัทของคุณใช้ Microsoft หรือไม่ Windows® SharePoint Services 3.0 ไซต์หรือ Microsoft Office SharePoint Server 2007? คุณเคยต้องการเข้าถึง ไฟล์ไลบรารีของคุณหรือไม่ มีวิธีแก้ให้คุณ ให้ใช้ Microsoft Office Outlook® 2007 เพื่อ ดาวน์โหลดไฟล์ทั้งหมดจาก ไลบรารีของคุณ หลักสูตรนี้จะแสดงวิธีใช้ให้กับคุณ ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 3

เป้าหมายของหลักสูตร ดาวน์โหลดไฟล์ทั้งหมดในครั้งเดียวโดยใช้ Outlook 2007 เปิดไฟล์ของคุณจากภายใน Outlook เป็นแบบอ่านอย่างเดียว แก้ไขไฟล์ของคุณจากภายใน Outlook จากนั้นปรับปรุง ไฟล์เดิมในไลบรารี SharePoint ศึกษาวิธีใช้การเช็คเอาท์ร่วมกับ คุณลักษณะนี้ ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 4

วิธีดาวน์โหลดไลบรารี บทเรียน วิธีดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 5

วิธีดาวน์โหลดไลบรารี ด้วย SharePoint ไลบรารี ไฟล์ ที่อยู่ใน ตำแหน่งศูนย์กลางที่ บุคคลต่างๆ สามารถเข้าถึง ได้โดยใช้ การเชื่อมต่อ อินเทอร์เน็ต แต่ถ้าคุณไม่มี การเชื่อมต่อนั้น ตัวอย่างเช่น คุณเป็นพนักงานขาย และคุณกำลังจะออกสู่ ตลาด ซึ่งคุณไม่มีการเชื่อมต่อ อินเทอร์เน็ตกับ ไลบรารีของคุณ แต่คุณยังคงต้องอ้างอิงงานนำเสนอ การขาย เอกสาร สัญญา และกระดาษคำนวณ คุณต้องทำอย่างไร ถ้าคุณมี Outlook 2007 คุณสามารถ ดาวน์โหลดไฟล์ทั้งหมดใน ครั้งเดียว ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 6

ภาพรวมของกระบวนการ ต่อไปนี้คือภาพรวมของ กระบวนการ การดาวน์โหลดไลบรารี ต่อไปนี้คือภาพรวมของ กระบวนการ การดาวน์โหลดไลบรารี ดังเช่นที่แสดงในรูปภาพ: หมายเหตุ: ในจุดนี้ ไฟล์จะจัดเก็บเป็นแบบออฟไลน์ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ ภายใน Outlook คุณดาวน์โหลดไฟล์ทั้งหมดจากไลบรารีลงใน Outlook 2007. ไฟล์จะปรากฏใน Outlook เป็นข้อความอีเมลแยกต่างหาก ในโฟลเดอร์ใหม่ที่เรียกว่า รายการ SharePoint. ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 7

ดาวน์โหลดไลบรารี คุณจะ ดาวน์โหลดไลบรารีได้อย่างไร ภาพเคลื่อนไหวจะแสดง กระบวนการ [ผู้สร้าง: .swf จะได้รับการแทรกที่นี่ ลบตัวยึด นี้ก่อนแทรกไฟล์ .swf] ภาพเคลื่อนไหว: คลิกขวาแล้วคลิก เล่น. มีข้อสงสัยเกี่ยวกับการแก้ไขไฟล์ใช่หรือไม่ รายละเอียดจะแจกแจงต่อไป [บันทึกย่อสำหรับผู้ฝึกอบรม: เมื่อต้องการเล่นภาพเคลื่อนไหวขณะดูภาพเคลื่อนไหว ให้คลิกขวาที่ภาพเคลื่อนไหว จากนั้นคลิก เล่น หลังจากเล่นไฟล์ไปแล้วหนึ่งครั้ง คุณอาจต้องคลิก กรอกลับ (หลังการคลิกขวา) แล้วจากนั้นคลิก เล่น ถ้าคุณคลิกภาพนิ่งเพื่อป้อนข้อความหรือเพื่อไปยังอีกภาพนิ่งหนึ่งแต่ไม่มีอะไรเกิดขึ้น ให้คลิกที่นอกภาพคลื่อนไหว บางครั้งคุณต้องคลิกสองครั้ง ถ้าคุณมีปัญหาในการดูภาพเคลื่อนไหว ให้ดูบันทึกย่อของภาพนิ่งล่าสุดในงานนำเสนอนี้เกี่ยวกับการเล่นภาพเคลื่อนไหว Macromedia Flash ถ้าคุณยังคงมีปัญหาในการดูภาพเคลื่อนไหว ภาพนิ่งที่ต่อจากภาพนี้เป็นภาพนิ่งที่ทำซ้ำด้วย Static Art ให้ลบภาพนิ่งในปัจจุบันหรือภาพนิ่งต่อไปก่อนแสดงงานนำเสนอ] ไปที่ไลบรารีของคุณ แล้วคลิก เชื่อมต่อกับ Outlook บน เมนู การกระทำ หลังจากที่ คุณดาวน์โหลดไฟล์ คุณจะ สามารถแสดงตัวอย่างได้ในหน้าต่างการอ่าน หรือคุณสามารถ เปิดเป็นแบบอ่านอย่างเดียว ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 8

ดาวน์โหลดไลบรารี คุณจะ ดาวน์โหลดไลบรารีได้อย่างไร ไปที่ไลบรารีของคุณ จากนั้นคลิก เชื่อมต่อกับ Outlook บน เมนู การกระทำ จากนั้น ไลบรารี SharePoint จะ เชื่อมต่อกับ Outlook ตามที่แสดงอยู่ที่นี่ และคุณ สามารถเลือก ดาวน์โหลดไฟล์ใดก็ได้ หลังจากที่คุณดาวน์โหลดไฟล์ คุณสามารถแสดงตัวอย่างได้ใน หน้าต่างการอ่าน หรือคุณ สามารถเปิดเป็นแบบอ่านอย่างเดียว มีข้อสงสัยเกี่ยวกับการแก้ไขไฟล์ใช่หรือไม่ การแจกแจงรายละเอียดจะมีให้ต่อไป [บันทึกย่อถึงผู้ฝึกอบรม: ภาพนิ่งนี้เหมือนกันกับภาพนิ่งก่อนหน้า ยกเว้นแต่ว่าภาพนิ่งนี้มี Static Art ไม่ใช่ภาพเคลื่อนไหว ให้ใช้ภาพนิ่งนี้ถ้าคุณมีปัญหาในการดูภาพเคลื่อนไหว ลบภาพนิ่งในปัจจุบันหรือภาพนิ่งก่อนหน้าเพื่อแสดงงานนำเสนอ] ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 9

ขณะนี้ไลบรารีได้เชื่อมต่อกับ Outlook แล้ว หลังจากที่คุณคลิก เชื่อมต่อกับ Outlook และได้ดาวน์โหลด ไฟล์ไลบรารีแล้ว Outlook จะ เก็บการเชื่อมต่อ กับไลบรารีนั้น ถ้าคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีไฟล์ล่าสุดใน คอมพิวเตอร์ของคุณก่อนออกจาก สำนักงาน ให้คลิกปุ่ม ส่ง/รับ ใน Outlook ก่อนที่คุณจะไป บันทึกย่อ: ในขณะที่คุณอยู่ในสำนักงานและมีการเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต ไฟล์ล่าสุดจากไลบรารีจะมีการดาวน์โหลดไปยัง Outlook ในพื้นหลังโดยอัตโนมัติ — คุณจะไม่ได้รับการแจ้งเตือน การดาวน์โหลดจะเกิดขึ้นเอง เหตุการณ์นี้จะเกิดขึ้นบ่อยเพียงใด ทุกชั่วโมง ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 10

แก้ไขไฟล์ที่ดาวน์โหลด ไลบรารีของคุณ ได้ดาวน์โหลดลงใน Outlook แล้ว นอกจากจะสามารถ อ่านไฟล์แล้ว คุณสามารถ แก้ไขไฟล์เหล่านั้นขณะที่ ออฟไลน์อยู่ได้หรือไม่ คุณสามารถ แก้ไขได้้ [ผู้สร้าง: .swf ได้รับการแทรกที่นี่ ลบ ตัวยึดนี้ก่อนแทรกไฟล์ .swf] ภาพเคลื่อนไหว: คลิกขวา และคลิก เล่น. ปุ่ม แก้ไขแบบออฟไลน์ ปรากฏขึ้นเมื่อคุณเปิดไฟล์ใน Microsoft Office Word, Office Excel® หรือ Office PowerPoint® 2007. เมื่อคุณกลับมาในสำนักงานและมีการเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต คุณสามารถปรับปรุงรุ่นในไลบรารีด้วยรุ่นแบบออฟไลน์ของคุณโดยการเปิดเอกสารแล้วคลิก ปรับปรุง เมื่อพร้อมท์ ภาพเคลื่อนไหวจะแสดงกระบวนการ [บันทึกย่อสำหรับผู้ฝึกอบรม: เมื่อต้องการเล่นภาพเคลื่อนไหวขณะดูภาพเคลื่อนไหว ให้คลิกขวาที่ภาพเคลื่อนไหว จากนั้นคลิก เล่น. หลังจากเล่นไฟล์ไปแล้วหนึ่งครั้ง คุณอาจต้องคลิก กรอกลับ (หลังการคลิกขวา) แล้วจากนั้นคลิก เล่น. ถ้าคุณคลิกภาพนิ่งเพื่อป้อนข้อความหรือเพื่อไปยังอีกภาพนิ่งหนึ่งแต่ไม่มีอะไรเกิดขึ้น ให้คลิกที่นอกภาพคลื่อนไหว บางครั้งคุณต้องคลิกสองครั้ง ถ้าคุณมีปัญหาในการดูภาพเคลื่อนไหว ให้ดูบันทึกย่อของภาพนิ่งล่าสุดในงานนำเสนอนี้เกี่ยวกับการเล่นภาพเคลื่อนไหว Macromedia Flash ถ้าคุณยังคงมีปัญหาในการดูภาพเคลื่อนไหว ภาพนิ่งที่ต่อจากภาพนี้เป็นภาพนิ่งที่ทำซ้ำด้วย Static Art ให้ลบภาพนิ่งในปัจจุบันหรือภาพนิ่งต่อไปก่อนแสดงงานนำเสนอ] ใช้ปุ่ม แก้ไขแบบออฟไลน์ ที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณ เปิดแฟ้มในเอกสาร Office เมื่อคุณแก้ไข แฟ้ม ไอคอนที่มีลูกศรสีแดงชี้ขึ้นจะปรากฏขึ้นใน Outlook ซึ่งเป็นตัวเตือนว่าเอกสาร ได้ แก้ไขแบบออฟไลน์แล้ว ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 11

แก้ไขไฟล์ที่ดาวน์โหลด ไลบรารีของคุณ ได้ดาวน์โหลดลงใน Outlook แล้ว นอกจากจะสามารถ อ่านไฟล์ได้แล้ว คุณยังสามารถ แก้ไขไฟล์เหล่านั้น แบบออฟไลน์ได้หรือไม่ คุณสามารถ ทำได้ ใช้ปุ่ม แก้ไขแบบออฟไลน์ ที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณ เปิดไฟล์ในเอกสาร Office ไอคอนที่มีลูกศร สีแดงชี้ขึ้นปรากฏใน Outlook เพื่อเป็นตัวเตือน ว่าเอกสารได้มีการแก้ไขแบบออฟไลน์ ในสำนักงานที่คุณมีการเชื่อมต่อินเทอร์เน็ต คุณสามารถ ปรับปรุงรุ่นไลบรารีด้วยรุ่นแบบออฟไลน์โดย การคลิก ปรับปรุงตามที่แสดงไว้ที่นี่ ปุ่ม แก้ไขแบบออฟไลน์ ปรากฏขึ้นเมื่อคุณเปิดไฟล์ใน Microsoft Office Word, Office Excel® หรือ Office PowerPoint® 2007 เมื่อต้องการปรับปรุงเอกสารเมื่อคุณกลับมาในสำนักงาน ให้เปิดเอกสารแล้วคลิก ปรับปรุง เมื่อพร้อมท์ [บันทึกย่อถึงผู้ฝึกอบรม: ภาพนิ่งนี้เหมือนกันกับภาพนิ่งก่อนหน้า ยกเว้นแต่ว่าภาพนิ่งนี้มี Static Art ไม่ใช่ภาพเคลื่อนไหว ให้ใช้ภาพนิ่งนี้ถ้าคุณมีปัญหาในการดูภาพเคลื่อนไหว ลบภาพนิ่งในปัจจุบันหรือภาพนิ่งก่อนหน้าเพื่อแสดงงานนำเสนอ] ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 12

บันทึกย่อเกี่ยวกับการแก้ไขไฟล์แบบออฟไลน์ เมื่อคุณแก้ไข ไฟล์ที่ดาวน์โหลด มาแล้ว แบบออฟไลน์ ไฟล์ของ Word Excel หรือ PowerPoint 2007 จะ จัดเก็บ ใน SharePoint โฟลเดอร์ แบบร่างใน คอมพิวเตอร์ ของคุณ ใน Windows XPจะอยู่ใน เอกสารของฉัน และใน Windows Vista® จะ อยู่ใน โฟลเดอร์ เอกสาร ข้อสังเกต: โฟลเดอร์เดียวกันเหล่านี้จะนำมาใช้ด้วยเช่นกันเมื่อคุณเช็คเอาท์ไฟล์จากไลบรารี SharePoint อย่างไรก็ตาม การแก้ไขไฟล์แบบออฟไลน์ด้วย Outlook 2007 ไม่เหมือนกับการเช็คเอาท์ไฟล์ ศึกษาต่อไปเกี่ยวกับวิธีเข็คเอาท์ไฟล์เพื่อเก็บเอาไว้เพื่อการใช้งานของคุณ ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 13

การเช็คเอาท์ทำงานอย่างไร คุณสามารถเช็คเอาท์ ไฟล์ภายใน Outlook ได้หรือไม่ ไม่ได้ ให้ดำเนินการ จากเว็บ เบราว์เซอร์ ของคุณแทน และโปรดจำไว้ว่า ถ้าคุณจำเป็นต้องทำงานกับไฟล์ในขณะที่ คุณไม่อยู่ในสำนักงาน ตรวจสอบ ให้แน่ใจว่าคุณจะเลือกกล่องกาเครื่องหมายใช้ โฟลเดอร์แบบร่างภายในของฉัน ตามที่แสดงอยู่ ที่นี่ ถ้าคุณทราบว่าคุณคือบุคคลเดียวที่ทำงานกับ ไฟล์เฉพาะไฟล์ใดไฟล์หนึ่ง คุณไม่จำเป็นต้อง เช็คเอาท์ไฟล์ คุณแค่ต้องแก้ไข แบบออฟไลน์เพียงเท่านั้น ตามที่คุณเห็นก่อนหน้านี้ ไม่เช่นนั้น การเช็คเอาท์ไฟล์เป็นสิ่งที่ดีถ้าคุณคิดว่าผู้อื่นอาจแก้ไขเอกสารของคุณขณะที่คุณแก้ไขไฟล์นั้นแบบออฟไลน์อยู่ ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 14

ขั้นตอนพิเศษสำหรับไลบรารีที่มีขนาดใหญ่ ถ้าขนาดรวมทั้งหมดของ ไฟล์ ไลบรารีทั้งหมดเกิน 500 เมกะไบต์ ไฟล์จะไม่ ดาวน์โหลดลงใน Outlook ทั้งหมดในครั้งเดียว การดาวน์โหลด ไลบรารีขนาดใหญ่ เช่นนั้นสามารถ ทำให้เกิดความล่าช้า และยุ่งยากได้ แต่จะมีเฉพาะชื่อไฟล์เท่านั้นที่จะปรากฏ และ เนื้อหาของไฟล์จะไม่มีการแสดงตัวอย่างโดย อัตโนมัติ สำหรับคุณ ในสถานการณ์นี้ ให้คลิกปุ่ม ดาวน์โหลดเอกสารนี้ ที่ด้านล่างของข้อความอีเมล จากนั้น Outlook จะดาวน์โหลดและแสดงตัวอย่างไฟล์ให้กับคุณ เคล็ดลับ: ลักษณะนี้จะไม่แสดงในภาพของภาพนิ่งนี้ แต่ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรจะทราบเกี่ยวกับไลบรารีที่มีขนาดใหญ่: ใน Outlook ให้คลิกขวาที่ไฟล์ที่คุณต้องการดาวน์โหลด จากนั้นคลิก ทำเครื่องหมายเพื่อดาวน์โหลดเอกสาร. หลังจากที่คุณกระทำเช่นนั้นกับหลายๆ ไฟล์แล้ว คุณสามารถคลิกปุ่ม ส่ง/รับ เพื่อเริ่มต้นการดาวน์โหลดไฟล์ใดๆ เหล่านั้น ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 15

เมื่อคุณไม่ต้องการไลบรารีใน Outlook ภายใต้ รายการ SharePointให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ไลบรารี และ เลือก ลบ (ซึ่งจะไม่ เป็นการลบไลบรารีที่แท้จริงบน ไซต์ SharePoint และจะเป็นการเอาออกจาก Outlook เพียงเท่านั้น) ข้อสำคัญ: ก่อนที่คุณจะดำเนินการนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ เปิดไฟล์ใดๆที่มีไอคอน ลูกศรสีแดงและปรับปรุง ไลบรารีแล้ว ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 16

รุ่นของคุณมีความสำคัญ โปรดจำไว้ว่า หลักสูตร นี้ครอบคลุม วิธี ดาวน์โหลดไลบรารีลงใน Outlook 2007 และการดำเนินการนี้จะทำงานได้ต่อเมื่อคุณมีไลบรารี Windows SharePoint Services 3.0 หรือ Microsoft Office เท่านั้น ไลบรารี SharePoint Server 2007 คุณจะทราบได้อย่างไรว่ารุ่นใดที่คุณมีอยู่ คำถามนี้เป็น คำถามทั่วไป วิธีที่ดีที่สุดในการหา คำตอบคือการถาม บุคคลที่ดูแลไซต์ของคุณ ถ้าคุณคือบุคคลที่ดูแล ให้ถามบุคคลที่ตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์ของคุณ บุคคลผู้นั้นเป็นไปได้ว่าจะอยู่ในแผนก IT ของคุณ ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 17

คำถามทดสอบ 1 ทำไมคุณจึงต้องการดาวน์โหลดไลบรารีเอกสารลงใน Outlook 2007 (เลือกหนึ่งคำตอบ) เมื่อต้องการเช็คเอาท์ไฟล์ทั้งหมดในครั้งเดียว เมื่อต้องการเช็คเอาท์ไฟล์เดี่ยวสำหรับใช้ใน Word, Excel หรือ PowerPoint 2007 และทำงานกับไฟล์แบบออฟไลน์  เมื่อต้องการใช้ Outlook 2007 เพื่อแนบเอกสาร Word จำนวนมากเป็นอีเมลเดียวเพื่อส่ง เมื่อต้องการอ้างถึงไฟล์ขณะที่คุณไม่ได้เชื่อมต่ออยู่กับอินเทอร์เน็ต ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 18

คำถามทดสอบ 1: คำตอบ เมื่อต้องการอ้างถึงไฟล์ขณะที่คุณไม่ได้เชื่อมต่ออยู่กับอินเทอร์เน็ต การดาวน์โหลดไลบรารีเอกสารเป็นวิธีการรับไฟล์ไลบรารีทั้งหมดในครั้งเดียวที่รวดเร็ว และจากนั้นใช้ไฟล์เหล่านั้นใน ภายหลังขณะที่คุณไม่ได้เชื่อมต่ออยู่ ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 19

คำถามทดสอบที่ 2 ถ้าคุณแก้ไขไฟล์ที่ดาวน์โหลดจาก Outlook 2007 ไฟล์ใดดังต่อไปนี้ ที่จะปรากฏใน Outlook (เลือกหนึ่งคำตอบ) สูกศรชี้ลง ซึ่งแสดงสัญลักษณ์ว่าไฟล์ ได้มีการแก้ “ลง” ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ไม่ใช่ “ขึ้น” บน ไลบรารี  ไอคอนเช็คเอาท์สีแดง ที่แสดงสัญลักษณ์ว่าไฟล์มีการแก้ไขแล้ว ในคอมพิวเตอร์ของคุณ และจำเป็นต้อง มีการปรับปรุงบนไลบรารี  ลูกศรสีแดงชี้ขึ้น ซึ่งแสดงสัญลักกษณ์ว่าไฟล์มีการ แก้ไขในคอมพิวเตอร์ของคุณและจำเป็นจะต้อง ปรับปรุง “ขึ้น” ไปบน ไลบรารี  ไอคอนเช็คเอาท์สีเขียว ซึ่งแสดงสัญลักษณ์ว่าไฟล์มีการ แก้ไขแล้วในคอมพิวเตอร์ และจำเป็นจะต้อง ได้รับการปรับปรุงต่อไป บนไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 20

คำถามทดสอบ 2: คำตอบ ลูกศรสีแดงชี้ขึ้น ซึ่งแสดงสัญลักษณ์ว่าไฟล์มีการแก้ไขบน คอมพิวเตอร์ของคุณ และจำเป็นต้องมีการปรับปรุง “ขึ้น” ไป บนไลบรารี ลูกศรเป็นตัวเตือนว่าการเปลี่ยนแปลงที่ได้กระทำกับไฟล์จำเป็นต้องมีการปรับปรุงบน ไลบรารีเมื่อคุณกลับมายังสำนักงาน และมีการเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 21

คำถามทดสอบที่ 3 สมมุติว่าคุณได้ดาวน์โหลดไลบรารีลงใน Outlook 2007 จากนั้น คุณแก้ไขหนึ่งในไฟล์เหล่านั้น ออฟไลน์ เมื่อต้องการให้ไฟล์มีการปรับปรุงบน ไลบรารี คุณจะต้องเปิดไฟล์ใหม่อีกครั้ง (เลือกหนึ่งคำตอบ) จริง วิธีนี้เป็นวิธีเดียว เท็จ คุณสามารถกระทำเช่นนั้นได้ แต่คุณก็ยังสามารถกด ปุ่ม ส่ง/รับ ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 22

คำถามทดสอบที่ 3: คำตอบ จริง วิธีนี้เป็นวิธีเดียว เมื่อคุณมีการเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตและไลบรารีแล้ว คุณต้องเปิด ไฟล์เพื่อปรับปรุงใหม่อีกครั้งบนไลบรารี เคล็ดลับ: ค้นหาไฟล์ทั้งหมดที่จำเป็นต้องได้รับการปรับปรุงอย่างรีบด่วน ใน Outlook 2007 ดูภายใต้ รากยาร SharePoint, โฟลเดอร์ค้นหาแล้วจากนั้นคลิก แบบร่าง SharePoint. ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 23

บัตรการอ้างอิงแบบด่วน สำหรับการสรุปหน้าที่การทำงานที่ครอบคลุมในหลักสูตรนี้ ให้ดู บัตรการอ้างอิงแบบด่วน. ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี ไลบรารีเอกสาร V: วิธี ดาวน์โหลดไลบรารี 24