การจัดการองค์ความรู้ ( KM ) เรื่อง การป้องกันเอกสารหาย งานสารบรรณ (ฝ่ายบริหารงานทั่วไป) แขวงการทางยโสธร สำนักงานทางหลวงมหาสารคาม [กรมทางหลวง กระทรวงคมนาคม]

คณะทำงาน 1. นางสาวศศิกร แสนวัง 2. นางกัลยา แพงวงษ์ 3. นางพรพัน สุสิลา 1. นางสาวศศิกร แสนวัง 2. นางกัลยา แพงวงษ์ 3. นางพรพัน สุสิลา 4. นางสาวรุ่งจิตร ศรีทอง 5. นางสาวศิริพรรณ กัณหา ติดต่อสอบถาม : งานสารบรรณ Tel. 0-4571-1504 ต่อ 111

หลักการและเหตุผล เนื่องจาก การบริหารเอกสารในหน่วยงานสารบรรณ จะต้องทำงานเกี่ยวกับเอกสาร และประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ ในสังกัด ซึ่งบางหน่วยงานได้ทำเอกสารหายหรือต้องการค้นหาเอกสารบางอย่าง จึงจำเป็นต้องมาขอคัดลอกสำเนาเอกสารกับหน่วยงานสารบรรณ ที่ได้เก็บสำเนาคู่ฉบับไว้ ซึ่งเหตุการณ์เช่นนี้ ได้ประสบปัญหาบ่อยครั้งหน่วยงานสารบรรณจึงได้คิดหาแนวทางแก้ไข โดยการใช้วิธี Scan เอกสาร เก็บไว้อีกวิธีหนึ่งด้วย

รับ-ส่ง เอกสารเสนอผู้บริหาร ขอบเขต รับ-ส่ง เอกสารเสนอผู้บริหาร แจ้งเวียนคำสั่งและประกาศให้บุคลากรในหน่วยงานได้รับ ทราบข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน จัดเก็บรักษาหนังสือและเอกสาร (สำเนา)คำสั่ง , ประกาศ จัดพิมพ์และเผยแพร่ข่าวสารทั้งภายในและภายนอกได้ทราบ ติดต่อประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ ทั้งภายในและภายนอก งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย

วัตถุประสงค์ เพื่อเป็นศูนย์ประสานงานระหว่างหน่วยงานภายในและหน่วยงานภายนอก เพื่อเป็นศูนย์กลางให้คำแนะนำด้านการบริหารงานภายในหน่วยงานของแขวงการทางยโสธร เพื่อเป็นหน่วยงานกลางในการช่วยกำกับ ดูแล ระบบงานสารบรรณของแขวงการทางยโสธร  ให้มีระบบการจัดการที่มีประสิทธิภาพ  เพื่อสนับสนุนการบริหารงานในระบบงานของกรมทางหลวง และให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ขั้นตอนการป้องกันเอกสารหาย เมื่อเจ้าหน้าที่ รับ – ส่ง นำแฟ้มหนังสือที่ ผอ.ขท. ลงนามแล้ว ตรวจเช็คว่าหนังสือครบหรือไม่ เสนอหัวหน้างานสารบรรณ หรือผู้ได้รับมอบหมาย ให้เป็นผู้จ่ายเรื่อง และหน่วยงานสารบรรณจะทำการ Scan เอกสารเก็บไว้ ซึ่งจัดเก็บในรูปแบบไฟล์ PDF และจะทำการบันทึกไฟล์ ที่เก็บไว้ ตามเลขรับหนังสือ หรือ เอกสารที่มีความสำคัญ พร้อมสร้าง Folder (ตาม วัน/เดือน/ปี ปฏิทิน) โดยบันทึกเอกสารที่เป็นไฟล์ PDF ใน Folder ที่สร้างไว้ นั้น

การป้องกันเอกสารหาย

การ Scan เก็บเอกสารของหน่วยงานสารบรรณ 1) เปิดโปรแกรม HP PrecisionScan Pro

2) เริ่ม Scan เอกสาร

3) ทำการบันทึกเป็นไฟล์ PDF และจัดเก็บไว้ใน Foder ที่เราสร้างไว้ (ตามวัน/เดือน/ปี ปฏิทิน)

4) เอกสารที่บันทึกเป็นไฟล์ PDF จะสามารถดูได้จาก Foder ที่เราทำการ บันทึกเก็บไว้ (ตามวัน/เดือน/ปี ปฏิทิน)

สรุปผลการป้องกันเอกสารหาย ขั้นตอนการค้นหาเอกสาร เมื่อต้องการค้นหาเอกสาร ซึ่งหน่วยงานสารบรรณ ได้ทำการ Scan เก็บสำเนาคู่ฉบับไว้ นั้น สามารถค้นหาเอกสารได้ ดังนี้

การค้นหาเอกสาร 1) เปิดโฟลเดอร์ ที่เก็บเอกสาร Scan

2) เอกสารที่ค้นหาใน เดือน/ปี ที่บันทึกเก็บไว้

3) ทำการค้นหา (Search) ตาม เลขรับหนังสือ ที่บันทึกเก็บไว้

4) ค้นหาตาม เลขรับหนังสือ ที่บันทึกไว้

5) จะพบเอกสารที่ทำการค้นหา ดังรูป - เปิดไฟล์ ที่เราต้องการค้นหา

6) เอกสารที่เปิดเป็นไฟล์ PDF ซึ่งบันทึกตาม เลขรับหนังสือ ดังรูป

พัฒนาและต่อยอด ขั้นตอนการค้นหาเอกสารในระบบ Excel เมื่อต้องการค้นหาเอกสาร ซึ่งหน่วยงานสารบรรณ ได้ทำการ Scan เก็บสำเนาคู่ฉบับไว้ และหน่วยฯ ได้พัฒนาการทำงานรวมทั้งให้ความสำคัญกับการค้นหาเอกสารเพื่อ ง่าย สะดวก รวดเร็ว จึงได้จัดทำขั้นตอนการค้นหาเอกสารในระบบ Excel ดังนี้

พัฒนาและต่อยอด การค้นหาเอกสาร พัฒนาและต่อยอด การค้นหาเอกสาร 1) เปิดโฟลเดอร์ ที่เก็บเอกสาร Scan

2) เปิดงาน Scan ไฟล์ Excel

3) ทำการค้นหาเอกสารที่ต้องการ ซึ่งมี ตัวกรอง ทำให้ง่ายต่อการค้นหา

4) ตัวอย่าง กรณีค้นหาเอกสารที่ ด่วนที่สุด (ดังภาพ)

5) ตัวอย่าง เอกสารที่ใช้ตัวกรอง (ดังภาพ)

6) ตัวอย่าง คลิก เลขที่รับ และคลิก OK (ดังภาพ)

7) ตัวอย่าง เอกสารที่ค้นได้ (ดังภาพ)

8) ตัวอย่าง เอกสารที่ค้นได้ ตามเลขที่ และชื่อเรื่อง (ดังภาพ)

ข้อแนะนำ ทำให้การค้นหาเอกสารให้กับผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้าหน่วยงาน แต่ละหน่วย ในสังกัด ได้สะดวกรวดเร็ว ทำให้ประหยัดเวลา และลดขั้นตอนในการค้นหาเอกสาร กรณีต้นฉบับเอกสารหาย ก็สามารถค้นหาเอกสารที่เราได้ Scan เก็บไว้ในรูปแบบไฟล์ PDF ซึ่งได้บันทึกไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ และสามารถนำมาคัดลอกเอกสารให้กับผู้มาขอคัดลอกเอกสารได้ทันที การประสานงานกับหน่วยงานในสังกัด เป็นการเชื่อมความสัมพันธไมตรี ในหน่วยงาน ทำให้เจ้าหน้าที่ในหน่วยงานสารบรรณ ได้ความรู้เพิ่มเติม และเป็นการพัฒนาเจ้าหน้าที่ในหน่วย ไปพร้อมกัน

ปัญหาและอุปสรรค การ Scan เอกสาร เพื่อให้เอกสารแจกจ่ายไปถึงผู้ปฏิบัติงานล่าช้า เนื่องจากมีขั้นตอนการทำงานเพิ่มขึ้น เครื่อง Scan เอกสารที่ใช้มาเป็นเวลานานหลายปี มีความเสื่อมสภาพ ทำให้การทำงานล่าช้า เอกสารที่หายอาจจะอยู่ใน ช่วงขั้นตอนการเสนอผู้บังคับบัญชา หรือ ยังไม่ถึงขึ้นตอนการ Scan เอกสาร

สำนักงานทางหลวงมหาสารคาม [ กรมทางหลวง กระทรวงคมนาคม ] จบการนำเสนอ หน่วยงาน : สารบรรณ (ฝ่ายบริหารงานทั่วไป) โทร : 0-4571-1504 ต่อ 111 E-mail : doh0730@doh.go.th แขวงการทางยโสธร สำนักงานทางหลวงมหาสารคาม [ กรมทางหลวง กระทรวงคมนาคม ]