Chapter 9 การปรับแต่งระบบให้เหมาะสมกับ การใช้งาน

หัวข้อการเรียนรู้ 1. ความสัมพันธ์ของส่วนประกอบต่าง ๆ ของ Specification ซอต์ฟแวร์ 2. นโยบาย และวิธีการในการควบคุมเอกสาร 3. ความจำเป็นของเอกสารในโครงการ ERP 4. เอกสารเบื้องต้นในโครงการ ERP

บทนำ เมื่อคนเราต้องมาทำงานร่วมกันแล้วจึงจะต้องมี การจัดระเบียบการทำงานให้เป็นระบบ และรวม ระบบให้เป็นองค์กร ระบบงานที่ดีจะต้องมีการ ออกแบบให้ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันได้อย่าง ราบรื่น แต่ยังไม่มีระบบ ERP ใด ๆ ที่สามารถ ออกแบบให้รองรับกับการทำงานของทุกคนได้ ทั้งหมด โดยไม่ต้องปรับแต่งตัวโปรแกรมเลย ดังนั้นจึงต้องมีการปรับแต่งระบบให้เข้ากับการ ทำงานของแต่ละองค์กรไม่มากก็น้อย

Specification 1. สภาพหรือประสิทธิภาพที่ผู้ใช้ต้องการในการ แก้ปัญหา หรือทำให้สำเร็จตามวัตถุประสงค์ 2. สภาพหรือประสิทธิภาพซึ่งระบบหรือส่วนประกอบ ของระบบมีตรงกันเพื่อให้ได้เอกสารที่เป็นข้อตกลง ร่วมกัน มาตรฐาน รายละเอียด หรือเอกสาร ที่เป็น ทางการอื่น ๆ ที่น่าพึงพอใจ 3. การแสดงทางเอกสารของสภาพหรือประสิทธิภาพ ใน 1 หรือ 2

ระดับของ Specification Specification ของซอฟต์แวร์ มีระดับต่างกัน 3 ระดับ คือ Specification ทางธุรกิจ หมายถึง วัตถุประสงค์ ระดับสูง ของหน่วยงานหรือลูกค้าที่ขอให้มีอยู่ใน ระบบหรือซอฟต์แวร์ ซึ่งปรากฎในเอกสารที่อธิบาย ภาพรวมและขอบเขตของโครงการ Specification ของผู้ใช้ หมายถึง งานที่ผู้ใช้ สามารถทำให้สำเร็จได้ด้วยซอฟต์แวร์ Specification ด้านฟังก์ชัน หมายถึง การทำงาน ของซอฟต์แวร์ที่ผู้พัฒาสร้างไว้ในซอฟต์แวร์ เพื่อให้ผู้ใช้ทำงานได้สำเร็จ

ระดับของ Specification รูปแสดงความสัมพันธ์ของส่วนประกอบต่าง ๆ ของ Specification ซอฟต์แวร์

ระดับของ Specification ความสำคัญที่ทำให้โครงการประสบความสำเร็จ ได้ ขึ้นอยู่กับการทำงานร่วมกันระหว่างเจ้าของ ระบบงาน (System Owner) และผู้พัฒนาระบบงาน (System Developer) ซึ่งจะต้องให้นักวิเคราะห์ ทำงานร่วมกับเจ้าของระบบงานและผู้ใช้งาน เพื่อให้ เข้าใจถึง Specification ให้ระบบมี จึงจะรู้ว่าต้องมี การทำงานยังไง เพื่อให้ตรงกับวัตถุประสงค์ทาง ธุรกิจ และ Specification ของผู้ใช้

ความจำเป็นของเอกสารในโครงการ ERP การขี้นระบบ ERP ก็คือ การบริหารโครงการ ขนาดใหญ่ ต้องใช้เอกสารเพื่อการควบคุม เช่น เอกสารสัญญาโครงการ แผนการอิมพลิเมนต์ ตัวอย่างเอกสารต่าง ๆ ในโครงการ ดังนั้นเรื่องของ ระบบเอกสารจึงเป็นปัจจัยสำคัญที่จะช่วยให้ โครงการประสบความสำเร็จ

เอกสารเบื้องต้นในโครงการ ERP 1. สัญญา 2. ขอบเขตของโครงการ (Scope of Work) 3. เอกสารจัดตั้งทีมงาน 4. แผนอิมพลิเมนต์ 5. เอกสารวิเคาะห์ความต้องการ (Requirements Analysis) 6. เอกสาร Functional Specification 7. เอกสารระบุข้อตกลงในการแก้ไขโปรแกรม

เอกสารเบื้องต้นในโครงการ ERP 8. เอกสาร Test Script 9. เอกสาร User Acceptance Test 10. เอกสารการจัดบันทึก

นโยบายการควบคุมเอกสาร เอกสารที่เกิดขึ้นในโครงการจะมีจำนวนเพิ่มขึ้น เรื่อยๆ การที่จะทำให้เอกสารเหล่านี้มีระบบ ระเบียบ ไม่เกิดความสับสนในการค้นหา ช่วยให้ การบริหารโครงการมีประสิทธิภาพมากขึ้น จึงต้อง มีการพูดถึงนโยบายและวิธีการควบคุมเอกสาร ขึ้นมาดังนี้ นโยบายการสร้างเอกสาร เพื่อให้การปฏิบัติเป็นไป ในทิศทางเดียวกัน จึงควรกำหนดวิธีการในการ สร้างเอกสารขึ้นมา นโยบายการสำเนาและแจกจ่ายเอกสาร นโยบายการจัดเก็บเอกสาร นโยบายการทำลายเอกสารฉบับเก่า

ผู้ประสานงานโครงการ กับบทบาทของ การควบคุมเอกสาร ทีมงานจากฝั่งผู้ซื้อและผู้ขายต้องมี ผู้รับผิดชอบเป็นผู้ประสานงานโครงการ (Project Coordinator) รับผิดชอบในการควบคุมเอกสาร ของโครงการเอกสารของโครงการทั้งหมดควรผ่าน มือผู้ประสานงานเพื่อเข้าแฟ้มของเอกสารโครงการ *** เอกสารสำคัญควรทำ เป็นสองชุด เผื่อไว้ ในกรณีหากลูกค้าหรือผู้ให้บริการ ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งทำเอกสารสูญหายไป และเก็บไว้ที่ศูนย์กลางเพียงจุด เดียว

The End