เทคนิคการนำเสนอ Presentation Skills

การนำเสนอเรื่อง (Presentation) : การถ่ายทอดความคิด ในเรื่องหนึ่งเรื่องใด ที่มีวัตถุประสงค์แน่ชัด ให้ผู้ฟังเข้าใจ ภายในเวลาจำกัด

ประเภทของการนำเสนอเรื่อง - เพื่อเสนอข้อมูลข่าวสาร - เพื่อแลกเปลี่ยนความเห็น / ขอความเห็นชอบ - เพื่อการตัดสินใจ

การวางแผนการนำเสนอเรื่อง - วิเคราะห์สถานการณ์ - สร้างโครงเรื่องเพื่อนำเสนอ - กำหนดอุปกรณ์ประกอบการนำเสนอ - ซักซ้อม

การวิเคราะห์สถานการณ์ - จุดมุ่งหมายของการนำเสนอ - ผู้ฟัง - เรื่องที่นำเสนอ - สถานที่ - เวลา - อุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวก - องค์ประกอบอื่น ๆ

การสร้างโครงเรื่องเพื่อนำเสนอ ศึกษา ค้นคว้า วิจัย วิเคราะห์เรื่องที่นำเสนอ วางโครงร่างคร่าว ๆ กำหนดรูปแบบจัดเรื่องเพื่อนำเสนอ กำหนดสิ่งสนับสนุน

การสร้างโครงเรื่องให้สอดคล้องเหมาะสมกับผู้ฟัง ลักษณะของผู้ฟัง การสร้างโครงเรื่องจะต้อง…. 1. นักวิเคราะห์ 1. คำนึงถึงเหตุผลและผลสูง 2. เที่ยงตรง พิถีพิถัน 2. เป็นระเบียบเรียบร้อย 3. ชอบมองภาพกว้าง 3. สร้างรูปแบบประกอบรอบ ๆ 4. แนวความคิดระยะยาว 4. ขยายความถึงแนวโน้ม การวางแผน และการคาดการณ์ 5. แนวความคิดระยะสั้น 5. เชื่อมโยงผลกระทบระดับต่าง ๆ 6. ให้ความเป็นกันเอง รู้สึกอบอุ่น 6. ประกอบด้วยเกร็ดเล็ก ๆ น้อย ๆ และผูกพัน แสดงออกถึงการยอมรับและให้เกียรติ

การสร้างโครงเรื่องให้สอดคล้องเหมาะสมกับผู้ฟัง (ต่อ) ลักษณะของผู้ฟัง การสร้างโครงเรื่องจะต้อง…. 7. ฉลาด มีไหวพริบ นามธรรม 7. สร้างรูปแบบกว้าง ๆ 8. ไม่สะดวกที่จะกล่าวคำตัดสินใจ 8. จบลงด้วยทางเลือกหลาย ๆ ทาง ว่าได้ - ไม่ได้ 9. ไม่สะดวกที่จะพิจารณาทางเลือก 9. จบลงด้วยให้มีการตัดสินใจแบบ หลายทาง ได้ - ไม่ได้ 10. เป็นผู้สมบูรณ์พร้อม 10. เรียบร้อย แน่นอน ไม่มีข้อบกพร่อง 11. นักสงสัย 11. ตรวจทานอย่างละเอียด จนไร้ข้อปฏิเสธ 12. ชอบควบคุมและใช้กำลัง 12. สลับและรวบรวมข้อเสนอแนะต่าง ๆ

โสตทัศนูปกรณ์ คือ อุปกรณ์ที่ช่วยให้เกิดการรับรู้ทั้งทางหูและทางตา คือ อุปกรณ์ที่ช่วยให้เกิดการรับรู้ทั้งทางหูและทางตา ความสามารถในการรับรู้ของประสาทต่าง ๆ ของมนุษย์ ทางตา 75% ทางหู 13% ทางสัมผัส 6% ทางดมกลิ่น 3% ทางชิมรส 3%

อุปกรณ์ที่ใช้ประกอบการนำเสนอเรื่อง คอมพิวเตอร์ เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ เครื่องฉายสไลด์ วีดิทัศน์ ภาพโปสเตอร์, ภาพพลิก กราฟ สถิติ กระดานแบบต่าง ๆ เอกสารข้อมูลต่าง ๆ

องค์ประกอบ ของเรื่องที่นำเสนอ 1. ที่มาของเรื่องที่นำเสนอ องค์ประกอบ ของเรื่องที่นำเสนอ 2. ระบุระเบียบวิธีการดำเนินการ/ แนวการวิเคราะห์/หลักเกณฑ์การวิเคราะห์ 3. ผลการวิเคราะห์ 4. ข้อเสนอแนะสำหรับการปฏิบัติ 5. สิ่งที่จะต้องใช้เพื่อการดำเนินการ ตามข้อเสนอแนะ 6. สิ่งที่คาดว่าจะได้รับเมื่อดำเนินการตาม ข้อเสนอแนะ 7. แผนดำเนินการตามข้อเสนอแนะ

การนำเสนอเรื่องเพื่อการตัดสินใจ ขั้น : กล่าวนำ 1. หัวข้อเรื่อง 2. ที่มาของเรื่อง/ปัญหา/ เชื่อมโยงเรื่องสู่เป้าหมายในการ ความต้องการของ นำเสนอ ผู้บริหาร/แนวความคิด/ ดึงความสนใจผู้ฟัง นโยบาย ชี้ให้เห็นความสำคัญของเรื่องที่ นำเสนอ อธิบายความหมายต่าง ๆ ที่ เกี่ยวข้อง

การนำเสนอเรื่องเพื่อการตัดสินใจ ขั้น : เนื้อเรื่อง 3. การศึกษาข้อมูล การวางแผน/การกำหนดเครื่องมือ เพื่อหาข้อมูล การดำเนินการศึกษาข้อมูล/วิธีการศึกษาข้อมูล 4. แนวทาง/วิธีการวิเคราะห์ วิเคราะห์รายละเอียด เกณฑ์การวิเคราะห์ วิเคราะห์ข้อดี/ข้อจำกัด หาข้อโต้แย้ง/วิธีแก้ไข 5. ผลการวิเคราะห์ แนวทางแก้ไข ข้อดี/ข้อจำกัดของแต่ละแนวทาง 6. เสนอแนะแนวทางปฏิบัติ เสนอแนะทางเลือกที่ดีที่สุด

การนำเสนอเรื่องเพื่อการตัดสินใจ ขั้น : สรุป 7. ประมวลสรุป ทบทวนเรื่องสำคัญ ๆ ที่กล่าวมาแล้ว เน้นย้ำจุดที่สำคัญ 8. ข้อเสนอให้ดำเนินการ สิ่งที่ต้องใช้/ผลที่คาดว่าจะได้รับ แผนปฏิบัติการ (ถ้าจำเป็น)

“รูปแบบการนำเสนอ 10 แบบ” “รูปแบบการนำเสนอ 10 แบบ”

แบบที่ 1 การแก้ไขปัญหา 1. บอกถึงสิ่งที่ต้องการให้เกิด (ตามแผน) และสิ่งที่เกิดขึ้นจริง : ปัญหา 2. ชี้ให้เห็นถึงสิ่งที่เกิดขึ้นมาแล้ว 3. ชี้ให้เห็นถึงสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไป (นโยบาย/งบประมาณ/บุคลากร/แผน/ฯลฯ) 4. เสนอปัจจัย/สาเหตุของปัญหา 5. แนวทางการบรรเทาปัญหา/แก้ไขปัญหาในปัจจุบัน 6. เสนอแนวทางดำเนินการขั้นต่อไป

แบบที่ 2 เสนอกลยุทธ์ 1. บอกถึงวัตถุประสงค์ แบบที่ 2 เสนอกลยุทธ์ 1. บอกถึงวัตถุประสงค์ 2. สถานการณ์ปัจจุบัน (การดำเนินการดี/ไม่ดี/วิกฤติ) 3. สิ่งที่ต้องการให้เกิดขึ้น 4. เสนอกลยุทธ์ที่เป็นไปได้/เหมาะสม 5. วิเคราะห์ข้อดี - ข้อจำกัดของแต่ละกลยุทธ์ 6. เสนอแนะกลยุทธ์ที่ดี 1 - 2 กลยุทธ์ และสิ่งที่จะต้องกระทำ ขั้นต่อไป

แบบที่ 3 เสนอขายสินค้า, การบริการ, ความคิด แบบที่ 3 เสนอขายสินค้า, การบริการ, ความคิด 1. บอกถึงวัตถุประสงค์ 2. วิเคราะห์สถานะและความต้องการของผู้ฟัง 3. บอกถึงสิ่งที่เสนอขาย, บริการ, ความคิด 4. ชี้ให้ผู้ฟังเห็นถึงประโยชน์ที่จะได้รับ (เปรียบเทียบกับ ประโยชน์ที่เคยได้รับ) 5. บอกถึงขั้นตอนต่อไป

แบบที่ 4 เสนอแนะทางเลือกในการตัดสินใจ แบบที่ 4 เสนอแนะทางเลือกในการตัดสินใจ 1. การตัดสินใจที่ได้กระทำแล้ว 2. บอกถึงความจำเป็นและความต้องการที่เกิดขึ้น 3. วิเคราะห์/จัดลำดับความต้องการมาก/น้อย 4. กำหนดทางเลือกที่เป็นไปได้ 5. พิจารณาตัดทางเลือกที่ไม่ตรง/ไม่สอดคล้องกับความจำเป็น 6. พิจารณาเปรียบเทียบทางเลือกต่าง ๆ ที่สอดคล้องกับ ความต้องการ 7. บอกถึงข้อดี - ข้อเสียของแต่ละทางเลือก 8. เสนอแนะทางเลือกที่ดีที่สุด และบอกถึงขั้นตอนดำเนินการต่อไป

แบบที่ 5 เสนอแนวทางป้องกันปัญหา แบบที่ 5 เสนอแนวทางป้องกันปัญหา 1. กำหนดวัตถุประสงค์ 2. บอกถึงแนวโน้มที่จะเกิดปัญหาในอนาคต 3. ชี้ให้เห็นถึงปัจจัย/สาเหตุที่อาจจะทำให้เกิดปัญหา 4. ความสำคัญ/ความรุนแรงของปัจจัย/สาเหตุที่จะทำให้เกิดปัญหา 5. แนวทาง/วิธีการตัด/ลดปัจจัย/สาเหตุที่จะทำให้เกิดปัญหา 6. แผนการดำเนินการ/กำหนดเวลา

แบบที่ 6 การถ่ายทอดความรู้/การสอน แบบที่ 6 การถ่ายทอดความรู้/การสอน 1. ความนำ 2. บอกถึงความสำคัญของเรื่อง 3. เสนอเนื้อหาเป็นลำดับ ซึ่งประกอบด้วย ประเด็นสำคัญ ประเด็นรอง ตัวอย่าง คำถามและกิจกรรม 4. สรุป เน้นย้ำ สิ่งที่สำคัญ 5. เสนอแนะ วิธีการ ขั้นตอน การนำความรู้ที่ได้รับไปปรับใช้ ในการปฏิบัติงาน

แบบที่ 7 การรวบรวม/แลกเปลี่ยนข้อมูล แบบที่ 7 การรวบรวม/แลกเปลี่ยนข้อมูล 1. กำหนดวัตถุประสงค์ 2. บอกถึงภารกิจที่ปฏิบัติ/รับผิดชอบ 3. อุปสรรค/ปัญหาที่เผชิญ 4. เชื่อมโยงกับผู้ฟัง 5. บอกถึงความสำคัญของข้อมูลที่มีต่อเป้าหมายขององค์การ

แบบที่ 8 การเสนอข่าวร้าย แบบที่ 8 การเสนอข่าวร้าย 1. บอก/อธิบายถึงเบื้องหลังที่มาของเรื่อง (ความจำเป็น/ปัญหา) 2. เสนอข่าวร้าย 3. เสนอแนะทางเลือกในการเผชิญข่าวร้าย 4. วิเคราะห์เปรียบเทียบข้อดี - ข้อจำกัดของทางเลือก 5. เสนอแนะทางเลือกที่ (น่าจะ) ดีที่สุดสำหรับผู้ฟัง

แบบที่ 9 รายงานความก้าวหน้า แบบที่ 9 รายงานความก้าวหน้า 1. บอกถึงภารกิจ 2. แผนงานที่กำหนด 3. ผลการปฏิบัติงานที่ผ่านมา 4. ปัญหา/อุปสรรค และการแก้ไข 5. แผนงานต่อไป

แบบที่ 10 การบรรยายสรุปหน่วยงาน แบบที่ 10 การบรรยายสรุปหน่วยงาน 1. ทักทายผู้ฟัง 2. ความเป็นมาของหน่วยงาน 3. ภารกิจที่ได้รับมอบหมาย 4. แผนงาน/โครงการที่ปฏิบัติ 5. ความสำเร็จและปัจจัยแห่งความสำเร็จ 6. ปัญหา/อุปสรรค และการแก้ไข 7. แผนงานในอนาคต

การคาดหมายปัญหาหรืออุปสรรคในการนำเสนอ อาจมีการต่อต้านแสดงการไม่ยอมรับ ไม่เห็นด้วยจากผู้ที่กลัว เสียผลประโยชน์ ผู้มีอคติ ผู้รู้มาก ผู้ไม่รู้จริง ผู้ไม่ชอบให้ความร่วมมือกับใคร หรือผู้ที่ไม่ต้องการเปลี่ยนแปลง อาจมีคนไม่พอใจต่อการนำเสนอ เพราะเห็นว่าไม่สำคัญ หรือไม่เกี่ยวข้องกัน อาจมีผู้ฟังบางคนที่เข้าใจเรื่องยาก ไม่มีพื้นฐานในเรื่องที่จะนำเสนอ หรือ บางคนไม่ได้เตรียมอ่านเอกสารเกี่ยวกับเรื่องที่นำเสนอมาก่อน

แนวทางป้องกันหรือบรรเทาปัญหา/อุปสรรคในการนำเสนอ ที่คาดว่าจะเกิดขึ้น หากคาดหมายว่า... ผู้นำเสนอเรื่องควร... มีการต่อต้านจากผู้ที่กลัว อธิบายตั้งแต่ต้นเสียก่อนว่า เรื่องนี้ จะเสียผลประโยชน์ จะไม่กระทบกระเทือนถึงการได้ประโยชน์ ของคนใด กลุ่มใด เป็นการเฉพาะ จะมีการเสียประโยชน์กับ หาทางเสนอสิ่งทดแทนประโยชน์ บุคคลใดบุคคลหนึ่ง ที่เขาจะเสียไป หรือเตรียมเหตุผลไว้ อธิบายหักล้างข้อคัดค้าน เช่น เน้นประโยชน์ที่ส่วนรวมจะได้รับ

แนวทางป้องกันหรือบรรเทาปัญหา/อุปสรรคในการนำเสนอ ที่คาดว่าจะเกิดขึ้น (ต่อ) หากคาดหมายว่า... ผู้นำเสนอเรื่องควร... มีการต่อต้านจากผู้ที่มีอคติ พยายามเลี่ยงจุดอ่อน อย่าเปิดช่องให้มี จุดที่จะถูกโจมตีได้ ควบคุมอารมณ์ ไม่ตอบโต้โดยตรง หาวิธีการให้ผู้อื่น เห็นด้วย หาพวกมาร่วมสนับสนุน หรือ ผู้ออกรับแทนผู้นำเสนอ มีการต่อต้านจากผู้ที่กลัว พยายามชี้แจง หรืออธิบายให้เห็นว่าเป็น ความยุ่งยาก เรื่องที่ง่ายไม่ยุ่งยากซับซ้อน มีการต่อต้านจากผู้รู้มาก พยายามดึงให้บุคคลนั้นเข้ามามีส่วนร่วม ในการแสดงความคิดเห็น ให้เกียรติเขา และสร้างความพอใจ ให้เขาร่วมมือ สนับสนุนการนำเสนอนั้นแทน

แนวทางป้องกันหรือบรรเทาปัญหา/อุปสรรคในการนำเสนอ ที่คาดว่าจะเกิดขึ้น (ต่อ) หากคาดหมายว่า... ผู้นำเสนอเรื่องควร... มีการต่อต้านจากผู้ที่ไม่ชอบ พยายามชี้แจงให้เห็นประโยชน์ และไม่กระทบ การเปลี่ยนแปลง สถานะของเขา ผู้ฟังจะไม่สนใจ พยายามให้เขาเข้ามามีส่วนร่วม โดยการจี้จุด ความสนใจ จูงใจด้วยวิธีการต่าง ๆ เช่น ใช้สื่อประกอบการนำเสนอที่ดึงดูดใจ เชื่อมโยงเรื่องที่นำเสนอให้เขาเห็นว่าเป็นเรื่อง ใกล้ตัว เป็นเรื่องที่เขามีส่วนเกี่ยวข้องด้วย ผู้ฟังบางคนไม่ได้เตรียมการ นำเสนอให้เขาเห็นภาพรวมทั้งหมด เน้น อ่านเอกสารมาล่วงหน้า การสร้างความเข้าใจง่าย อาจมีการอธิบาย บางจุดให้ละเอียดขึ้น

ข้อมูลอื่น ๆ ที่ควรทราบ สาเหตุความสำเร็จหรือความล้มเหลวในการนำเสนอเรื่อง ซึ่งตนเอง หรือบุคคลอื่นเคยประสบ คำถามที่มักจะใช้ถามกับเรื่องที่นำเสนอ ในลักษณะที่คล้ายคลึง หรือ ใกล้เคียงกันเสมอ ๆ ข้อมูลอื่น ๆ ที่อาจจะนำมายืนยันข้อเสนอ ทำให้มีน้ำหนักเพิ่มขึ้นได้ หากข้อเสนอนี้เคยนำเสนอเข้าที่ประชุมแล้ว มีตอนใดบ้างที่มีผู้ตั้งคำถาม หรือตั้งข้อสังเกตุไว้ การพิจารณาแหล่งข้อมูลที่มีความเชื่อถือได้ การปรับแต่งหรือดัดแปลงข้อมูล แต่มิใช่เป็นการบิดเบือนข้อมูล

ข้อควรระลึกถึงในการนำเสนอ ผู้นำเสนอจะต้องชี้ให้เห็นว่า เรื่องที่เสนอนั้นเป็นสิ่งจำเป็น มีประโยชน์คุ้มค่า แม้มีการเปลี่ยนแปลง เกิดขึ้นบ้าง เรื่องที่เสนอนั้น ไม่ก่อให้เกิดความเดือดร้อนหรือเสียหาย หรือ ก่อภาระโดยไม่จำเป็นแก่ผู้ใด เรื่องที่เสนอนั้น แม้จะมีอุปสรรคอยู่บ้าง แต่ก็อาจแก้ได้ หรือ ทำให้สำเร็จได้ หรือดีกว่าเดิม และ พยายามหลีกเลี่ยงการให้สัญญาที่ไม่แน่ใจว่าจะทำตามคำสัญญา นั้นได้ หลีกเลี่ยงการอ้างถึงประโยชน์ที่ไม่กระจ่างแจ้ง

การพัฒนาบุคลิกภาพ สำหรับการนำเสนอ การแต่งกาย การปรากฏตัว การใช้เสียง การใช้คำพูดหรือศัพท์ การควบคุมการหายใจ การแสดงออกถึงความเชื่อมั่น การใช้สายตา การพัฒนาบุคลิกภาพ สำหรับการนำเสนอ ความกระตือรือร้น ความจริงใจ การมองโลกในแง่ดี

หลักการใช้เสียงให้เกิด การเน้นหนัก เบา หลักการใช้เสียงให้เกิด ประสิทธิภาพสูงสุด การใช้เสียงสูง - ต่ำ ความเร็วหรือจังหวะในการพูด การใช้เสียงดัง ค่อย การควบคุมการหายใจ ความชัดเจน ความถูกต้อง การแบ่งคำ กลุ่มคำ

เทคนิคการนำเสนอเรื่อง 1. หลีกเลี่ยงคำพูดเหลวไหลไร้ความหมาย คำพูดพึมพำ 2. จงขจัดกริยาท่าทางที่น่ารำคาญ 3. อย่าทำตัวเครียด มองโลกในแง่ดี 4. ใช้สายตาสบตาผู้ฟังให้ทั่วถึง 5. เน้นย้ำจุดสำคัญ 6. จงหยุดพูด เพื่อสังเกตปฏิกริยาของผู้ฟัง 7. อย่าใช้คำขอโทษอย่างตั้งใจและบ่อยๆ 8. จงพยายามสร้างบรรยากาศให้น่าสนใจและเร้าใจ

เทคนิคการนำเสนอเรื่อง (ต่อ) 9. อย่าแสดงกริยาอึกอัก ไม่แน่ใจ 10. จงตั้งใจฟัง เมื่อมีผู้ถาม 11. พยายามวิเคราะห์คำพูดของตัวเองว่า… เราพูดถูกต้องหรือไม่ 12. ศึกษาอุปนิสัยใจคอของผู้ฟังอย่างถ่องแท้ 13. หลีกเลี่ยงการใช้เวลาเกินกำหนด 14. ตอบคำถามให้ตรงประเด็น

เทคนิคการนำเสนอเรื่อง (ต่อ) 15. อย่าจบการนำเสนอ จนกว่าจะเชื่อมั่นว่าผู้ฟังทุกคน เข้าใจเพื่อการวิจารณ์และตัดสินใจ 16. จงรับฟังคำวิจารณ์ และข้อเสนอแนะ 17. จงพูดในภาษาของผู้ฟัง 18. จงเป็นตัวของตัวเอง

ยุทธวิธีการนำเสนอ จงไปก่อนเวลา จงอย่าจำ จงยอมรับอาการทางประสาทของตนเอง จงหยุดเว้นช่วงบ้าง จงเป็นตัวของตัวเองอย่างแท้จริง จงเริ่มตรงเวลา จงอธิบายเป้าหมายในการนำเสนอและกำหนดเวลาด้วย จงชี้ให้เห็นว่า ท่านชอบที่จะตอบคำถามต่าง ๆ จากผู้ฟัง

ปัจจัยในการสร้างความน่าเชื่อถือ ตัวผู้ฟัง ตัวผู้พูด หลักฐานอ้างอิง

ข้อบกพร่องของผู้ที่ทำให้การนำเสนอ ไม่ประสบความสำเร็จในการสร้างความเชื่อมั่น คิดว่าผู้ฟังเก่ง เข้าใจ/จดจำข้อมูลที่ยุ่งยากได้รวดเร็ว จดจำสิ่งที่รับฟังได้ทั้งหมด ไม่มีการปูพื้นฐานความรู้ ใช้ถ้อยคำ “วิชาการ” มากจนฟังไม่เข้าใจ