การจัดทำคู่มือ การปฏิบัติงาน Work Manual โดย น.ท.หญิง กาญจนา ค้ายาดี หน.ผพก.กคพ.กพ.ทอ.

ระดับเอกสารในระบบ ISO 9000:2000 ระดับ ๑ คู่มือคุณภาพ (Quality Manual) เป็นเอกสารระดับสูง ทำต้นฉบับเพียงชุดเดียว ควบคุมการแจกจ่าย ระดับ ๒ ระเบียบปฏิบัติ (Procedure Manual) คู่มือการปฏิบัติงาน (Work Manual) เป็นขั้นตอนการปฏิบัติงาน บอกเส้นทางการทำงานที่มีจุดเริ่มต้นและสิ้นสุด ระดับ ๓ วิธีปฏิบัติงาน / วิธีการทำงาน (Work Instruction) รายละเอียดวิธีการทำงานเฉพาะ หรือแต่ละขั้นตอนย่อยของระเบียบปฏิบัติ ระดับ ๔ แบบฟอร์ม (Form) บันทึก (Record) เอกสารสนับสนุน (Support Document) เป็นเอกสารที่ใช้ในการทำงานเพื่อให้งานนั้น ๆ มีความสมบูรณ์

คู่มือการปฏิบัติงาน หมายถึง เอกสารที่แต่ละหน่วยงานสร้างขึ้นมาเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของหน่วยงานนั้นและใช้เป็นคู่มือสำหรับศึกษาการปฏิบัติงานของบุคลากรในหน่วยงานอีกทั้งยังสามารถปรับปรุงให้สอดคล้องกับระเบียบ วิธีและเทคโนโลยีที่เปลี่ยนไปในอนาคต

ลักษณะคู่มือการปฏิบัติงาน ของ ก.พ.ร. ลักษณะคู่มือการปฏิบัติงาน ของ ก.พ.ร.

ขอบเขตหลัก Work Manual Work Flow ของกระบวนการ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน รายละเอียดวิธีการทำงานของแต่ละขั้นตอนย่อย เอกสาร/ระเบียบ ที่ใช้ประกอบการดำเนินการ แบบฟอร์ม ผู้รับผิดชอบ มาตรฐานงาน คือ ข้อกำหนดในการปฏิบัติงาน มาตรฐานระยะเวลา มาตรฐานในเชิงคุณภาพ เช่น ความถูกต้อง ความสมบูรณ์ของข้อมูล ความผิดพลาด ความคุ้มค่าของงาน เป็นต้น ระบบการติดตามประเมินผล เพื่อใช้ติดตามผลการปฏิบัติงานเปรียบเทียบกับมาตรฐานที่กำหนด กำหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เช่น ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน

องค์ประกอบคู่มือการปฏิบัติงาน 1. วัตถุประสงค์ของการจัดทำคู่มือ 2. ขอบเขต 3. คำจำกัดความ 4. หน้าที่ความรับผิดชอบ 5. Work Flow กระบวนการ 6. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน 7. มาตรฐานงาน 8. ระบบติดตามประเมินผล 9. เอกสารอ้างอิง 10. แบบฟอร์มที่ใช้

สัญลักษณ์ใน Work Flow กระบวนการ Yes No สิ้นสุดของกระบวนการ จุดเริ่มต้น และ กิจกรรมและ การปฏิบัติงาน การตัดสินใจ ทิศทาง/ การเคลื่อนไหว ของงาน

ตัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ ชื่อกระบวนการ.......................................................................... ตัวชี้วัดที่สำคัญของกระบวนการ................................................... ลำดับที่ ผังกระบวนการ รายละเอียดงาน ผู้รับผิดชอบ เอกสารที่เกี่ยวข้อง No Yes No Yes การตัดสินใจ จุดเชื่อมต่อระหว่างขั้นตอน (เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ ไม่สามารถจบได้ภายใน 1 หน้า) จุดเริ่มต้น และ สิ้นสุดของกระบวนการ กิจกรรมและ การปฏิบัติงาน ทิศทาง/ การเคลื่อนไหว ของงาน

ตรวจสอบหนังสือเบื้องต้น การออกแบบกระบวนการ ตัวอย่าง1 ชื่อกระบวนการ......กระบวนการรับหนังสือภายนอก................. ตัวชี้วัดที่สำคัญของกระบวนการ... ร้อยละของเอกสารที่รับได้ภายใน 2 วัน............ ลำดับ ผังกระบวนการ ระยะเวลา รายละเอียดงาน ผู้รับผิดชอบ 1 5 นาที บันทึกข้อมูลรับหนังสือเข้าระบบอิเล็กทรอนิกส์ เจ้าหน้าที่สารบรรณ 2 หัวหน้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบื้องต้น และรวบรวมนำเสนอต่อ ผอ.สบก หัวหน้า ฝ่ายสารบรรณ 3 1 วัน ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่งมอบให้ผุ้เกี่ยวข้อง ผอ.สบก 4 10 นาที เจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูลการส่งเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสำนักเจ้าของเรื่อง เจ้าหน้าที่ธุรการของ สบก 5 เจ้าหน้าที่สำนักเจ้าของเรื่องบันทึกข้อมูลลงรับเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์ เจ้าหน้าที่ธุรการของสำนักเจ้าของเรื่อง 6 เจ้าหน้าที่สำนักเจ้าของเรื่องจัดแฟ้มเสนอ ผอ.สำนัก พิจารณามอบหมายให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง ลงทะเบียนรับ ตรวจสอบหนังสือเบื้องต้น เสนอ ผอ.สลธ. จัดส่งหนังสือไปยัง สำนักที่เกี่ยวข้อง สำนักเจ้าของเรื่อง ลงรับเอกสาร เสนอ ผอ.สำนัก เจ้าของเรื่อง

เสนอ ผู้บริหารเพื่ออนุมัติโครงการ ตัวอย่าง2 การออกแบบกระบวนการ ชื่อกระบวนการ......กระบวนการจัดทำแผนงานโครงการ................. ตัวชี้วัดที่สำคัญของกระบวนการ... ร้อยละข้อผิดพลาดในการจัดทำแผนงานโครงการ ลำดับ ผังกระบวนการ รายละเอียดงาน มาตรฐานคุณภาพงาน ผู้รับผิดชอบ 1 สำนัก/กองศึกษาวิเคราะห์กิจกรรมที่จะดำเนินการในปีงบประมาณนั้น ๆ ปัจจัยที่ต้องนำมาวิเคราะห์ ให้ครอบคลุมในเรื่อง 1.ผลการดำเนินงานที่ผ่านมา 2. ปัจจัยภายใน/ปัจจัยภายนอก ที่ ผลกระทบต่อการดำเนินการ 3. ความเสี่ยงที่คาดว่าจะเกิดขึ้น สำนัก/กองต่างๆ 2 ผู้รับผิดชอบจัดทำบันทึกขอ อนุมัติโครงการ ที่ ประกอบด้วยแผนงาน โครงการ และแผนการใช้ งบประมาณ ในการจัดทำแผนงาน ต้องมีลักษณะ ดังนี้ 1. จัดทำแผนงานให้ครบถ้วนตามหัวข้อ การนำเสนอที่กำหนด 2. การคิดค่าใช้จ่ายต้องอยู่ภายใต้ระเบียบ ที่กำหนด 3. กิจกรรมการดำเนินการสอดคล้องกับ วัตถุประสงค์ที่กำหนด 3 เสนอผู้บริหารเพื่อขออนุมัติโครงการ - 4 ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง ศึกษาวิเคราะห์ แนวทางการดำเนินงาน จัดทำแผนงานโครงการ No เสนอ ผู้บริหารเพื่ออนุมัติโครงการ Yes จัดซื้อจัดจ้าง

ลักษณะที่ดีของคู่มือการปฏิบัติงาน กระชับ ชัดเจน เข้าใจได้ง่าย เป็นประโยชน์สำหรับการทำงานและฝึกอบรม เหมาะสมกับองค์กรและผู้ใช้งานแต่ละกลุ่ม มีความน่าสนใจ น่าติดตาม มีความเป็นปัจจุบันไม่ล้าสมัย แสดงหน่วยงานที่จัดทำ วันที่บังคับใช้ มีตัวอย่างประกอบ Clear Complete Concise Correct

ลักษณะคู่มือการปฏิบัติงาน ของ ทอ. ลักษณะคู่มือการปฏิบัติงาน ของ ทอ.

คู่มือการปฏิบัติงานของ ทอ. ประกอบด้วย ๓ ส่วน ส่วนนำ: ปก คำนำ สารบัญ สารบัญภาพ (ถ้ามี) ส่วนเนื้อหา: ข้อมูลพื้นฐาน ภารกิจ การจัดส่วน กระบวนงาน และมาตรฐานงาน ส่วนการควบคุมเอกสาร: ดัชนีเอกสาร ข้อมูลการจัดทำ & การแก้ไขเอกสาร

ตัวอย่าง

หน่วยหัวหน้าสายวิทยาการ ต้องทำอะไร ?

การฝึกจัดทำ คู่มือการปฏิบัติงาน

เทคนิคการเขียนคู่มือการปฏิบัติงาน ให้น่าสนใจ เทคนิคการเขียนคู่มือการปฏิบัติงาน ให้น่าสนใจ การนำเสนอรูปแบบที่เหมาะสม สั้น กระทัดรัด ต้องสร้างความเข้าใจได้ง่ายและนำไปปฏิบัติง่าย

วงจรความล้มเหลวของการจัดทำคู่มือ ที่ไม่มีประสิทธิภาพ วงจรความล้มเหลวของการจัดทำคู่มือ ที่ไม่มีประสิทธิภาพ

การปรับปรุงคู่มือการปฏิบัติงาน  การปรับปรุงย่อยควรทำทุกปี  การปรับปรุงใหญ่ทำทุก ๓ ปี P: วางแผน D: ลองทำ A: นำสู่การปฏิบัติ C: ประเมิน

Q & A