MGT 228 การจัดการสมัยใหม่ บทที่ 7 การจัดโครงสร้างองค์การ (OrganizationalStructure)

ความหมายของการจัดโครงสร้างองค์การ การวางแผนในการที่จะแบ่งกลุ่มงานต่างๆ โดยพิจารณาจากลักษณะงาน ความรับผิดชอบ รวมทั้งการประสานงานระหว่างกลุ่มงานต่างๆ ที่ได้แบ่งไว้ในตอนต้นนอกจากนี้ยังต้องพิจารณาถึงอำนาจในการตัดสินใจของแต่ละตำแหน่งด้วย โครงสร้างองค์การจะแสดงออกมาในรูปของแผนภูมิองค์การ (organization chart) โดยจะชี้ให้เห็นว่าใครจะต้องรายงานให้แก่ใคร ใครบังคับบัญชาใคร )

ประโยชน์ของโครงสร้างองค์การ บอกให้รู้ว่าใครบังคับบัญชาใคร ใครมีความรับผิดชอบในงานประเภทใด ทำให้สมาชิกในองค์การรู้บทบาทของตนเองและบทบาทของผู้อื่นที่จะต้องเกี่ยวข้องด้วย แสดงให้เห็นการติดต่อสื่อสารและการประสานงานในหน่วยงานต่างๆ

หลักการจัดโครงสร้างองค์การ 1. พิจารณาวัตถุประสงค์ขององค์การ เพื่อการออกแบบโครงสร้างองค์การให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์การ 2. พิจารณางานต่างๆ ซึ่งจะต้องมีในองค์การ โดยรวมกลุ่มงานที่มีลักษณะงานคล้ายกันให้อยู่ในกลุ่มเดียวกัน 3. กำหนดลักษณะของงานให้ชัดเจน ตลอดจนความสัมพันธ์ของงานแต่ละงาน เพื่อกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลที่จะทำงานนั้นได้ถูกต้อง และชัดเจน

หลักการจัดโครงสร้างองค์การ (ต่อ) 4.จำแนกหน้าที่ของสายงานหลัก (LINE) และสายงานที่ปรึกษา(STAFF) ฝ่ายปฏิบัติงาน (Line) หมายถึงพนักงานฝ่ายปฏิบัติการโดยตรงตามสายการบังคับบัญชา ซึ่งเป็นการปฏิบัติงานที่จะมีผลเป็นรูปธรรมต่อเป้าหมายขององค์การ เช่น ฝ่ายการตลาด ฝ่ายผลิต เป็นต้น ฝ่ายที่ปรึกษา (Staff) หมายถึง ฝ่ายที่มิได้มีอำนาจหน้าที่ในการสั่งการซึ่งจะมีผลโดยตรงต่อความสำเร็จ แต่จะเป็นด้านการให้คำปรึกษา เช่น ฝ่ายตรวจสอบภายใน ฝ่ายประชาสัมพันธ์ เป็นต้น

หลักการจัดโครงสร้างองค์การ (ต่อ) 5. กำหนดสายการบังคับบัญชา ( Chain of command / scalar chain ) คือการกำหนดอำนาจหน้าที่ในการบริหารงานจากระดับสูงไปยังระดับต่ำ โดยเริ่มตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงจนถึง สุดท้ายคือตัวพนักงาน 6. พิจารณาอำนาจหน้าที่ (authority) สำหรับแต่ละตำแหน่ง และพิจารณาระดับการกระจายอำนาจ (decentralization)* หรือ การรวมอำนาจ(centralization)*อย่างเหมาะสม Centralization คือการรวมอำนาจการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ไว้ที่ผู้บริหารระดับสูง Decentralization คือ การกระอำนาจการตัดสินใจให้กับผู้บริหารในระดับล่างลงไป

centralization and decentralization การปฏิบัติงานมีศูนย์กลางอยู่ที่หน่วยงานกลาง การแบ่งหน่วยงานย่อยๆในประดับล่างๆลงไปมีน้อย การตัดสินใจอยู่ที่ส่วนกลาง Decentralization กระจายการปฏิบัติงานไปยังภูมิภาคต่างๆ มีการแบ่งหน่วยงานย่อยๆลงไปในระดับล่างลงไปอีก กระจายอำนาจการตัดสินใจไปสู่ระดับที่ต่ำกว่า

หลักการจัดโครงสร้างองค์การ (ต่อ) 8.พิจารณาเอกภาพในการบังคับบัญชา (Unity of Command) คือสมาชิกในองค์การควรจะอยู่ภายใต้การบังคับบัญชาเพียงคนเดียว 9.พิจารณาช่วงการบังคับบัญชา (span of management) คือ จำนวนบุคคลที่หัวหน้างานสามารถสั่งงานได้ ซึ่งแบ่งออกเป็น -ช่วงการบังคับบัญชาหลายชั้น tall Organization Structure -ช่วงการบังคับบัญชาน้อยชั้น flat Organization Structure

ช่วงการบังคับบัญชาหลายชั้น หรือ สายการบังคับบัญชาแบบแคบ (Tall Organization Structure ) เป็นการแบ่งสายการบังคับรูปแบบหนึ่งที่มีประสิทธิภาพในการควบคุม โดยจะมีการแบ่งแผนกงานเฉพาะย่อยๆ ลงไปอีก ลักษณะของโครงสร้างการจะมีระดับขั้นการจัดการมาก จึงทำให้โครงสร้างองค์การมีลักษณะสูงตามระดับชั้นของการจัดการ (ดังรูป)

*Tall Organization 1 2 3 4 5

ช่วงการบังคับบัญชาน้อยชั้น หรือสายการบังคับบัญชาแบบกว้าง ( Flat Organization Structure ) การแบ่งสายการบังคับบัญชาประเภทนี้ จะมีจำนวนคนในการควบคุมจำนวนมาก โครงสร้างองค์การประเภทนี้จะมีระดับการจัดการน้อยชั้น จึงทำให้ลักษณะของโครงสร้างองค์การประเภทนี้มีลักษณะราบและกว้าง (ดังรูป)

*Flat Organization 1 2 3

แผนภูมิองค์การ (Organization Chart) คือรูปไดอะแกรมที่แสดงให้เห็นถึงตำแหน่งต่างๆ ในองค์การธุรกิจ และแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ของฝ่ายต่างๆ ภายในองค์การ องค์ประกอบของแผนภูมิองค์การ กรอบสี่เหลี่ยมแสดงถึงงานที่แตกต่างกัน ชื่อที่อยู่ในกรอบสี่เหลี่ยมแสดงถึงงานที่แต่ละหน่วยปฏิบัติ ความสัมพันธ์ในด้านการรายงานและอำนาจหน้าที่อธิบายโดยใช้เส้นทึบที่แสดงการเชื่อมโยงระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา ระดับการจัดการแสดงโดยจำนวนชั้นในแนวระดับของแผนภูมิหน่วยงานต่างๆ ที่อยู่ในระดับเดียวกันจะรายงานให้กับบุคคลเดียวกันที่อยู่ระดับเหนือขึ้นไประดับหนึ่ง

ประเภทของแผนภูมิองค์การ (Organization Chart) 1. แผนภูมิองค์การในแนวดิ่ง ( Vertical organization chart) 2. แผนภูมิองค์การแนวนอน ( Horizontal organization chart) 3. แผนภูมิองค์การแบบวงกลม (Circular organization chart)

Vertical organization chart ประธานบริษัท ผู้จัดการแผนกเคมีภัณฑ์ ผู้จัดการแผนกอาหาร ผู้จัดการ การเงิน ผู้จัดการ การตลาด ผู้จัดการ โรงงาน ผู้จัดการ บุคลากร ผู้จัดการ วิจัย ผลิตภัณฑ์ ผู้จัดการ การเงิน ผู้จัดการ การตลาด ผู้จัดการ โรงงาน ผู้จัดการ บุคลากร ผู้จัดการ วิจัย ผลิตภัณฑ์

Horizontal organization chart คณะกรรมการอำนวยการ ผู้จัดการใหญ่ ผจก.ฝ่ายวัสดุอุปกรณ์ ผจก.ฝ่ายการเงิน ผจก.ฝ่ายการตลาด ผจก.ฝ่ายบุคคล หน.โรงงาน 1 หน.โรงงาน 2 ผจก.ฝ่ายผลิต หัวหน้า 1 หัวหน้า 2 หัวหน้า 3 คนงาน

Network organization chart ผู้จัดการ

Circular organization chart

โครงสร้างองค์การในรูปแบบต่างๆ โครงสร้างองค์การแบ่งตามหน้าที่ โครงสร้างองค์การแบ่งตามพื้นที่ โครงสร้างองค์การแบ่งตามผลิตภัณฑ์ โครงสร้างองค์การแบ่งตามลูกค้า โครงสร้างองค์การแบบผสม โครงสร้างองค์การแบบแมททริกซ์ โครงสร้างองค์การแบบเครื่อข่าย

โครงสร้างองค์การตามหน้าที่ (Function Pattern) เป็นการแบ่งโดยยึดภารกิจต่างๆ เป็นปัจจัยหลัก เช่น หน้าที่ทางการตลาด หน้าที่ทางการผลิต หน้าที่ทางการบริหาร เป็นต้น การแบ่งโครงสร้างองค์การตามหน้าที่ เป็นวิธีการแบ่งขั้นพื้นฐาน ที่องค์การขนาดเล็กหรือองค์การที่เพิ่งเริ่มต้นดำเนินการ มักจะใช้การแบ่งแบบนี้

โครงสร้างตามหน้าที่ ผู้จัดการ การตลาด การผลิต การเงิน

โครงสร้างองค์การตามพื้นที่ (Geographical Pattern) คือการแบ่งที่ยึดปัจจัยด้านพื้นที่เป็นหลัก เช่นในกรณีที่องค์การขยายการดำเนินงานออกไปในหลายพื้นที่ แต่ละพื้นที่มีบทบาทสำคัญต่อองค์การมากกว่าอย่างอื่น เช่นมีผลิตภัณฑ์เหมือนกันแต่ขยายการจำหน่ายออกไปยังหลายพื้นที่หรือแม้จะมีผลิตภัณฑ์หลายชนิด แต่ผลิตภัณฑ์ดังกล่าวอาจจะมีลักษณะเป็นกลุ่มผลิตภัณฑ์เดียวกัน ผู้บริโภคเดียวกัน โรงงานผลิตโรงงานเดียวกัน บทบาทของผลิตภัณฑ์จึงไม่ความสำคัญเท่ากับความแตกต่างของพื้นที่การขาย ทำให้ผู้บริหารพื้นที่มีความสำคัญมากกว่าผู้บริหารผลิตภัณฑ์ เพราะจะต้องอาศัยผู้ที่มีความชำนาญในการจำหน่ายให้กับผู้บริโภคในแต่ละพื้นที่

โครงสร้างแบบแผนกตามพื้นที่ CEO ผู้จัดการระดับองค์การ แผนกตาม ภูมิศาสตร์ ภูมิภาคตอน เหนือ ภูมิภาคตอน กลาง ภูมิภาคตอน ใต้ หน้าที่งาน

โครงสร้างตามพื้นที่ระดับโลก CEO ผู้จัดการระดับองค์การ อเมริกาเหนือ ยุโรป เอเซีย หน้าที่งาน

โครงสร้างองค์การตามผลิตภัณฑ์ (Product Pattern) แบ่งโดยพิจารณาจากผลิตภัณฑ์เป็นหลัก ในกรณีที่กิจการมีผลิตภัณฑ์จำหน่ายหลายชนิด แต่ละชนิดมีความแตกต่างกันเป็นอย่างมาก เช่น ผลิตเครื่องจักรอุตสาหกรรม ผลิตเคมีภัณฑ์ ซึ่งจะเห็นความแตกต่างของผลิตภัณฑ์ได้อย่างชัดเจน แต่ละผลิตภัณฑ์มีความสำคัญมาก จำเป็นต้องอาศัยผู้บริหารที่มีความชำนาญ ในการบริหารผลิตภัณฑ์ ในการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ให้มีคุณภาพดีขึ้น

โครงสร้างแบบแผนกตามผลิตภัณฑ์ CEO ผู้จัดการระดับองค์การ แผนกตาม ผลิตภัณฑ์ แผนกสิ่งทอ แผนกเครื่อง จักรอุตสาหกรรม แผนกเคมีภัณฑ์ หน้าที่งาน

โครงสร้างองค์การแบ่งตามลูกค้า (Customer Pattern) แบ่งโดยพิจารณาจากประเภทของลูกค้าเป็นหลัก เช่นในกรณีที่ผลิตภัณฑ์มีความแตกต่างกันไม่มาก หรืออยู่ในกลุ่มเดียวกัน และการจำหน่ายก็ไม่ได้จำหน่ายในพื้นที่กว้าง แต่ลูกค้ามีลักษณะแตกต่างกันมาก ซึ่งจะมีผลกระทบต่อกุลยุทธ์ในการจำหน่าย หรือให้บริการ ดังนั้นจึงต้องให้ความสำคัญกับผู้บริหารลูกค้า มากกว่าผู้บริหารด้านอื่นๆ

โครงสร้างแบ่งตามลูกค้า CEO ผู้จัดการระดับองค์การ ธุรกิจขนาดใหญ่ ธุรกิจขนาดย่อม สถาบันการศึกษา คอมพิวเตอร์ บุคคล หน้าที่ งาน

โครงสร้างองค์การแบบผสม (Mix Pattern) หมายถึงการจัดแบ่งโครงร้างองค์การโดยให้ความสำคัญกับปัจจัยหลายชนิดที่องค์การจะต้องตอบสนอง มีความสำคัญเท่าๆกัน ดังนั้นจึงต้องกำหนดหน้าที่ของปัจจัยเหล่านั้นไว้ในระดับเดียวกัน เช่น กิจการที่ผลิตสินค้าหลายชนิดที่แตกต่างกัน และยังจำหน่ายไปยังหลายทวีปที่ลูกค้าในแต่ละทวีปอาจจะซื้อสินค้าทุกประเภทของกิจการ ดังนั้นกิจการจึงต้องให้ความสำคัญทั้งในเรื่องของพื้นที่ และคุณภาพของผลิตภัณฑ์ จึงจำเป็นต้องใช้โครงสร้างองค์การแบบผสม

ผู้จัดการระดับองค์การ โครงสร้างแบบผสม CEO ผู้จัดการระดับองค์การ อเมริกาเหนือ ยุโรป เอเซีย อาหาร เคมีภัณฑ์ อาหาร เคมีภัณฑ์ อาหาร เคมีภัณฑ์ ผลิตภัณฑ์

โครงสร้างองค์การแบบแมททริกซ์ (Matrix) หมายถึงกิจการให้ความสำคัญในการที่จะต้องสร้างกลไกลในการประสานงานของหลายปัจจัยร่วมกัน เนื่องจากกิจการอาจมีหลายหน้าที่หรือขยายงานไปในหลายพื้นที่ ในขณะที่การดำเนินการด้านต่างๆ ของผลิตภัณฑ์แต่ละชนิด ก็อาจจะต้องการประสานงานจากหลายหน้าที่หรือหลายพื้นที่ ทำให้องค์การต้องมีการแบ่งสายการบังคับบัญชาทั้งในแนวดิ่ง (Vertical authority ) และสายการบังคับบัญชาทั้งในแนวนอน (Horizontal authority) ซึ่งการจัดองค์การในลักษณะดังกล่าว แบ่งการขัดกับหลักการมีผู้บังคับบัญชาเพียงคนเดียว (Unit of command)

CEO ผู้จัดการตามหน้าที่ ผลิตภัณฑ์ A ผลิตภัณฑ์ B ผลิตภัณฑ์ C การตลาด การผลิต การเงิน วิจัยและพัฒนา ผลิตภัณฑ์ A ผลิตภัณฑ์ B ผลิตภัณฑ์ C ผลิตภัณฑ์ D

โครงสร้างองค์การแบบแมททริกซ์ CEO โครงสร้างองค์การแบบแมททริกซ์ ผู้จัดการตามหน้าที่ การตลาด การผลิต การเงิน วิจัยและพัฒนา ยุโรป อเมริกา เอเชีย แอฟริกา

โครงสร้างองค์การแบบเครือข่าย (Network Pattern) คือโครงสร้างองค์การที่กระจายหน้าที่สำคัญออกไปโดยการตั้งเป็นบริษัทใหม่ขึ้นมา มีสำนักงานใหญ่ซึ่งมีขนาดเล็ก (hub) ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการประสานงานหน้าที่ต่างๆ ซึ่งบางหน้าที่อาจเป็นบริษัทอื่น ไม่ใช่ในเครือก็ได้ โดยบริษัทที่กระจายออกไปนั้น จะมีความชำนาญทางด้านต่างแตกต่างกันออกไป ในปัจจุบันนักบริหารให้ความสำคัญกับการจัดโครงสร้างองค์แบบนี้ เนื่องจากเป็นการลดภาระงานประจำขององค์การลงไปนอกจากนี้ โครงการเฉพาะกิจ ยังนิยมที่จะจัดโครงสร้างแบบดังกล่าว เพราะเมื่อเสร็จสิ้นภาระกิจโครงสร้างองค์การก็สลายตัวไป

โครงสร้างองค์การแบบเครือข่าย (Network Pattern) บริษัทผู้รับผิดชอบทรัพยากรมนุษย์ บริษัทผู้ออกแบบ สำนักงานใหญ่ (HUB) บริษัทผู้ทำการผลิต บริษัทผู้จัดจำหน่าย

การจัดองค์การในยุคแห่งการเปลี่ยนแปลง 1. การจัดตั้งกลุ่มในโครงสร้างองค์การ (Team Approach) เป็นการแก้ปัญหาโครงสร้างองค์การในแนวดิ่ง ที่มีระดับการบังคับบัญชาหลายขั้นตอน ทำให้เกิดความไม่คล่องตัว ในการแก้ปัญหาหรือการแข่งขันกับคู่แข่ง จึงต้องมีการจัดทีมงานที่มีบุคลากรจากตำแหน่งต่างๆ (cross-function team) มารวมอยู่ด้วยกันภายในโครงสร้างองค์การเดียวกัน ซึ่งจะทำให้ได้บุคลากรที่มีความรู้หลากหลายในการแก้ปัญหาและพัฒนาด้านต่างๆ ได้ดี

การจัดองค์การในยุคแห่งการเปลี่ยนแปลง (ต่อ) 2. การจัดโครงสร้างองค์การเชิงองค์ประกอบ (organic structure) คือการจัดโครงสร้างองค์การที่คำนึงถึงความยืดหยุ่นในการบริหารจัดการด้วย กล่าวคือ ผู้ปฏิบัติหน้าที่จะมีความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้น เมื่อมีความจำเป็น การสื่อสารในองค์การเกิดขึ้นในลักษณะการแนะนำมากกว่าการสั่งการ การตัดสินใจและภาวะผู้นำมีลักษณะกระจายอำนาจและไม่เป็นทางการเพิ่มขึ้น บทบาทของผู้ชำนาญการเฉพาะเรื่องมีเพิ่มมากขึ้น ผู้ปฏิบัติงานต้องใช้ดุลพินิจมากกว่าที่จะปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับเป้าหมาย การปฏิบัติงานขึ้นอยู่กับพันธกรณีต่อเป้าหมายขององค์การ มากกว่าที่จะขึ้นอยู่กับอำนาจหน้าที่ พนักงานต้องประสานงานกันและบทบาทของความสัมพันธ์ส่วนตัวมีสูงขึ้น

การจัดองค์การในยุคแห่งการเปลี่ยนแปลง (ต่อ) 3. การจัดโครงสร้างองค์การที่ตอบสนองสภาพแวดล้อม (organizing for environmental response) ในการจัดองค์การใน ยุคแรกๆ มักจะคำนึงถึงแต่ปัจจัยภายในองค์การ และภาระหน้าที่ต่างๆ ที่จะต้องทำ แต่เมื่อปัจจัยภายนอกเข้ามามีบทบาท ต่อกิจกรรมต่างๆขององค์การ ดังนั้นการจัดโครงสร้างองค์การ ขององค์การจึงต้องคำนึงถึงสภาพแวดล้อมภายนอกด้วย เช่น การจัดโครงสร้างองค์การที่มุ่ง ตอบสนองต่อ การพัฒนาทางเทคโนโลยี การจัดโครงสร้างองค์การ ที่มุ่งตอบสนองต่อความต้องการของผู้บริโภค