กิจกรรมข้อเสนอแนะ (Suggestion System) tawatchaithaikyo@gmail.com นายธวัชชัย ไทยเขียว รองปลัดกระทรวงยุติธรรม

Hot Tip “กิจกรรมข้อเสนอแนะ” เป็นเทคนิคการบริหารที่ “มุ่งส่งเสริมพนักงานทุกระดับ” โดยเฉพาะในระดับปฏิบัติการได้เข้ามา “มีส่วนร่วมในการบริหารองค์กร” กล่าวคือ ให้พนักงาน “เป็นผู้ค้นหาปัญหา” ต่างๆ ในการทำงานพร้อมกับ “เขียนข้อเสนอแนะถึงวิธีการปรับปรุงแก้ไข” เพื่อเสนอให้ “กับฝ่ายบริหาร” ที่รับผิดชอบ โดยข้อเสนอแนะจะต้องเป็นความคิดที่ “เป็นประโยชน์ต่อการปรับปรุงคุณภาพขององค์กร” ทั้งในส่วนย่อย และต่อองค์กรโดยรวม

มุมมองกิจกรรมข้อเสนอแนะ SS นักบริหาร ระบบหรือรูปแบบของการบริหารงานแบบหนึ่ง ที่มุ่งเน้นลักษณะการบริหารงานแบบมีส่วนร่วม(Participative Management) เป็นการเปิดโอกาสให้กับพนักงานทุกคนในทุกระดับได้มีส่วนร่วมในการพัฒนาปรับปรุงองค์กร พนักงานหรือเจ้าหน้าที่ระดับปฏิบัติการ เป็นเทคนิคที่เขาสามารถใช้ในการเสนอแนะเพื่อการปรับปรุงงานประจำที่ทำอยู่ หรืองานส่วนใดส่วนหนึ่งขององค์กร โดยผ่านความเห็นชอบจากผู้บังคับบัญชาอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรตามแบบฟอร์มที่กำหนด อันจะก่อให้เกิดขวัญและกำลังใจของพนักงาน ลดค่าใช้จ่ายและการสูญเปล่าที่เกิดขึ้นจากการทำงาน นอกจากนี้ยังอาจช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลให้กับองค์กรได้อีกด้วย.

ขั้นตอนการดำเนินกิจกรรมข้อเสนอแนะ กรอบแบบฟอร์ม ข้อเสนอแนะที่ได้ทดลองทำแล้ว ข้อเสนอแนะเป็นความคิดยังไม่ทำ ส่งให้คณะกรรมการ พิจารณาข้อเสนอแนะ ใส่กล่องข้อเสนอแนะ แจ้งผล ประเมินคุณค่าความคิด/รางวัล ได้รับรางวัลระดับความคิดดี นำไปทดลองปฏิบัติงานจริง

เทคนิคในการนำเสนอหัวเรื่องสิ่งที่ต้องคำนึงถึง เพื่อพิจารณาไปสู่การปรับปรุง และพัฒนา 1 ความจำเป็น : ต้องเป็นเรื่องที่ทำแล้วสอดคล้องกับเป้าหมาย หรือนโยบายขององค์กร เป็นประโยชน์ ต่อส่วนรวม โดยทั่วไปแล้วมักจะพิจารณาจากการลดความสูญเปล่า และเพิ่มประสิทธิภาพ ประสิทธิผล เรื่องเกี่ยวกับการลดอุบัติเหตุ ลดต้นทุนการผลิต หรือสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีในการปฏิบัติงานเป็นต้น 2 ความพอเพียง โดยควรพิจารณา (1)ความสามารถของหน่วยงาน (2)เงินทุน หรือค่าใช้จ่ายที่ใช้ในการปรับปรุง (3)ระยะเวลาในการดำเนินโครงการ (ซึ่งก็ไม่ควรนานเกิน 3 เดือน) ความสามารถของพนักงาน

ขั้นตอนในการดำเนินกิจกรรมข้อเสนอแนะ จัดตั้งคณะกรรมการ เพื่อดำเนินงาน ควรประกอบด้วยผู้บริหารระดับสูงสุด ผู้อำนวยการ ไปจนถึงพนักงานระดับหัวหน้างาน และต้องมาจากหลากหลายแผนก ซึ่งหน้าที่ของคณะกรรมการก็มี ดังนี้ การจัดประชุม กำหนดกฎเกณฑ์ต่างๆ ประชาสัมพันธ์กิจกรรม ให้ความรู้กับพนักงาน ประเมินผลใบกิจกรรม การมอบรางวัล ส่งเสริมและพัฒนากิจกรรมให้ดีขึ้น

ขั้นตอนในการดำเนินกิจกรรมข้อเสนอแนะ ประชาสัมพันธ์ ให้พนักงานได้มีความรู้ ความเข้าใจในวัตถุประสงค์ และประโยชน์ ที่พนักงาน หน่วยงาน บริษัท และประเทศชาติ จะได้รับจากการดำเนินกิจกรรมนี้ สำหรับวิธีการประชาสัมพันธ์ที่นิยมใช้ และได้ผลอย่างมากคือ การจัดบอร์ด การสื่อสารไปยังหัวหน้างานเพื่อกระตุ้นในการประชุมกับลูกน้องอย่างสม่ำเสมอ การใช้อีเมล์แจ้งความคืบหน้าโครงการต่างๆ สะดวก รวดเร็ว และประหยัด อบรมให้ความรู้ ในการดำเนินกิจกรรมข้อเสนอแนะ หรือไคเซ็น เพื่อให้พนักงานสามารถเขียนกิจกรรมข้อเสนอแนะได้อย่างถูกต้องมากที่สุด

ขั้นตอนในการดำเนินกิจกรรมข้อเสนอแนะ ตรวจประเมินผล โดยคณะกรรมจัดประชุมเพื่อพิจารณาข้อเสนอแนะที่ได้รับ ซึ่งส่วนใหญ่มักพิจารณาจากผลที่ได้รับ เช่น จำนวนเงินที่ประหยัดงบประมาณ หรือที่ได้รับ ความปลอดภัย การนำไปต่อยอด หรือขยายผล การทำงานได้ง่าย สะดวกกว่าในปัจจุบัน ความพยายาม และการปรับปรุงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ซึ่งเกณฑ์อันนี้คณะกรรมการต้องรอบคอบ ชัดเจน ในการประเมิน มิฉะนั้นอาจเกิดข้อสงสัย หรือคำครหาได้

ขั้นตอนในการดำเนินกิจกรรมข้อเสนอแนะ มอบรางวัล โดยควรมอบเงิน และใบประกาศ หรือโล่ห์ เพื่อสร้างขวัญกำลังใจ โดยส่วนใหญ่แล้วมักมอบในงานสำคัญของหน่วยงาน ปรับปรุง และพัฒนาต่อยอด โดยควรทำสองสิ่งพร้อมๆกัน สิ่งแรก คือ ติดตามผลโครงการ โดยควรไปตรวจสอบความคืบหน้า เพิ่มเติม ในเรื่องที่ได้รับรางวัล และ ควรพัฒนาทักษะการเขียนข้อเสนอแนะ ของพนักงานให้สูงขึ้น เช่น การใช้ข้อมูลประกอบ การวาดภาพ การประเมินผลลัพธ์ต่างๆ เป็นต้น

ปัญหาและอุปสรรค์ และวิธีการแก้ไขของการ พนักงานไม่ให้ความสำคัญ แก้ไขโดย คณะกรรมการ และหัวหน้าหน่วยงานต้องทำเป็นตัวอย่าง และ นำไปใช้ในการประเมินผลงานประจำปีด้วย (บังคับเลย) ไม่รู้จะเขียนข้อเสนอแนะอย่างไร? แก้ไขโดย คณะกรรมการ และหัวหน้าหน่วยงาน ควรให้ความรู้ใหม่ เช่น ความรู้ด้านวิศวอุตสาหการ (IE: Industrial Engineering) วิศวกรรมคุณค่า (VE: Value Engineer) และ ควรหาตัวอย่างมาให้พนักงานได้ดูเยอะๆ เช่น เป็นสมาชิกนิตยสารเกี่ยวกับการผลิต การเพิ่มผลผลิต การดำเนินกิจกรรมไคเซ็น การบริหารคุณภาพ

ปัญหาและอุปสรรค์ และวิธีการแก้ไขของการ ไม่มีเวลา แก้ไขโดย หัวหน้างานควรจัดเวลาให้พนักงานได้ทำกิจกรรมข้อเสนอแนะบ้าง เช่น สัปดาห์ละ 20 นาที หรือเดือนละ 1 ชั่วโมง เป็นต้น ซึ่งควรพิจารณาตามความเหมาะสม ไม่กระทบต่อการปฏิบัติงานประจำวัน หมดไฟ แก้ไขโดย คณะกรรมการ และหัวหน้างาน ควรประชาสัมพันธ์อย่างต่อเนื่อง จากประสบการณ์ช่วงแรกส่งมากทะลุเป้า ผ่านไปสัก 1 ปี ยอดตก ดังนั้น คณะกรรมการควรปรับแผนงานให้สอดคล้องกับสภาพการปฏิบัติงานในปัจจุบันด้วย ผู้บริหารไม่เล็งเห็นความสำคัญ แก้ไขโดย คณะกรรมการควรนำเสนอผลที่ได้รับจากกิจกรรมนี้จากองค์กรอื่นๆ เพื่อให้ผู้บริหารได้เห็น

www.themegallery.com Thank You