ผลปฏิบัติงานในรอบ TOR 2/60 กุมภาพันธ์ – กรกฎาคม 2560 นายวิโรจน์ จิเหม หน่วยตรวจสอบสำเร็จการศึกษา

งานตรวจสอบการสำเร็จการศึกษา รับผิดชอบ – คณะศึกษาศาสตร์ – คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี คณะศิลปกรรมศาสตร์ – บัณฑิตวิทยาลัย –วิทยาลัยอิสลามศึกษา ตรวจสอบการสำเร็จการศึกษาของนักศึกษาระดับปริญญาตรี โทและปริญญาเอก ตั้งแต่    - ภาคการศึกษา 2/2559               - ฤดูร้อน ปีการศึกษา 2559 ระดับปริญญาตรี จำนวน  850 ราย  ระดับบัณฑิต จำนวน  49  ราย  รวมทั้งหมด 899 ราย

ปัญหา/ข้อเสนอแนะ ปัญหาที่พบ นักศึกษาบางคนเรียนไม่ตรงหลักสูตร การสอบบรรจุครู ของนักศึกษาหลักสูตร 5 ปี คณะศึกษาศาสตร์/วิทยาลัยอิสลาม จะเปิดในช่วงเดือนมีนาคม ทำให้กระบวนการตรวจสอบรายวิชาการอนุมัติสำเร็จการศึกษา ต้องทำอย่างเร่งด่วนเพื่อให้นักศึกษาได้รับเอกสารทันสมัครสอบบรรจุครูและกระบวนการผลิตเอกสารสำคัญต้องทำอย่างเร่งด่วน วิธีแก้ไข การลงผิดหลักสูตรในส่วนของการทำงานของโปรแกรมที่มีการ LOCK รายวิชาจะช่วยป้องกันไม่ให้นศ.ลงผิดหลักสูตร แต่ก็ยังมีนักศึกษาที่ลงทะเบียนในเทอมก่อนหน้าที่มีการ LOCK คงจะต้องแก้ปัญหาโดยการแจ้งคณะให้ทำหนังสือเปิดรายวิชาให้ตรงแล้วย้ายรายชื่อนศ.เพื่อให้ตรงหลักสูตร ในส่วนของการเปิดสอบบรรจุเดือนมีนาคมการทำงานต้องเริ่มตรวจสอบรายวิชาตั้งแต่เทอม1/2559 เพื่อให้ทันเสร็จสิ้นภายในเดือนมกราคมแก้ปัญหาโดยการตรวจสอบล่วงหน้า 1 ภาคการศึกษา พร้อมกับนักศึกษาสำเร็จการศึกษา 1/2559 ส่วนการผลิตเอกสารต้องทำในเวลาและนอกเวลาราชการในช่วงดังกล่าว

Flowchart

งานเสนอชื่อเพื่อขออนุมัติปริญญาจากสภามหาวิทยาลัย จัดทำรายชื่อและบันทึกข้อความ เพื่อเสนอให้คณะกรรมการประจำคณะ/วิทยาลัยเห็นชอบการสำเร็จการศึกษาของนักศึกษาแต่ละคณะ ภาคการศึกษา 2/2559 คณะศึกษาศาสตร์ 6 ครั้ง จำนวน 497 ราย คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี 4 ครั้ง จำนวน 59 ราย วิทยาลัยอิสลามศึกษา 6 ครั้ง จำนวน 163 ราย บัณฑิตวิทยาลัย 13 ครั้ง จำนวน 39 ราย จัดทำประกาศฯ อนุมัติปริญญา หลังคณะกรรมการคณะเห็นชอบให้สำเร็จการศึกษา ภายใน 1 สัปดาห์ หรือเร็วกว่านี้กรณีเร่งด่วน จำนวน 6 ฉบับ 767 ราย ฉบับที่ 4 จำนวน 42 ราย ฉบับที่ 5 จำนวน 495 ราย ฉบับที่ 6 จำนวน 29 ราย ฉบับที่ 7 จำนวน 11 ราย -------------------------------------------- คุณเสาวชัย ดำเนินการ ชุด 8-9 ฉบับที่ 8 จำนวน 271 ราย ฉบับที่ 9 จำนวน 479 ราย -------------------------------------------- ฉบับที่ 10 จำนวน 164 ราย ฉบับที่ 11 จำนวน 26 ราย

ปัญหา/ข้อเสนอแนะ ปัญหาที่พบ   เนื่องจากการอนุมัติปริญญาจะทำในแต่ละรอบ ตามความเหมาะสมของจำนวนนักศึกษา แต่ไม่เกิน 2 สัปดาห์ ซึ่งบางครั้งมีนักศึกษาบาง รายรีบด่วน อาจทำให้ล่าช้าได้ วิธีแก้ไข/ข้อเสนอแนะ   กรณีมีบางรายรีบด่วนจะรีบดำเนินการเสนอนายกสภาเลยในทันที

Flowchart

ข้อมูลสรุปจำนวน

CHART

CHART เสนอคณะ/ รับผิดชอบโดยวิโรจน์

CHART เสนอประกาศฯ

ผลิตหนังสือสำคัญแสดงคุณวุฒิทางการศึกษาและการจัดส่งเอกสาร (กรณีสำเร็จการศึกษา) ผลิตหนังสือสำคัญแสดงคุณวุฒิทางการศึกษา      - จัดเตรียมรูปถ่าย ตัดขอบ ติดรูปถ่าย ประทับตราสี ประทับตราดุน  เสนอนายทะเบียนลงนาม จับคู่เอกสาร  พิมพ์ที่อยู่หน้าซอง ตัด/ติดหน้าซอง  จำนวน  1461  ราย เป็นนักศึกษาสำเร็จการศึกษา 2/2559 ข้อมูลเชิงปริมาณ ฉบับภาษาไทย 1461 ชุด หนังสือรับรอง 1461 แผ่น ใบประมวลผล  2922  แผ่น ภาษาอังกฤษ 1461 ชุด    หนังสือรับรอง 1461 แผ่น ใบประมวลผล  2922 แผ่น ประทับตราสี   2922 แผ่น ประทับตราดุน  2922  แผ่น ผู้รับผิดชอบในแต่ละภาระกิจ พิมพ์ /เซาพี   ติดรูป วิโรจน์/เซาพี  ประทับตราบนรูปถ่าย/ประทับตราดุนบนลายเซ็น /วิโรจน์  ลงนามในเอกสาร/นายทะเบียน บนจุซอง/ติดEMSส่งปณ.  วิโรจน์/เซาพี ข้อมูลเชิงคุณภาพ       มีความถูกต้อง รูปกับเอกสารตรงกัน 100% เรียบร้อย ไม่เอียง มีความสะอาด รูปถ่ายไม่หลุดจากเอกสาร ประทับตราสีตรงกลางขอบรูป ไม่เอียง งานออกเอกสารให้นักศึกษาที่ไม่มีในฐานข้อมูล (รหัสต่ำกว่า 42)      จะใช้วิธี สแกนไฟล์ แล้วเปลี่ยนชื่อนายทะเบียน โดยใช้โปรแกรม Adobe Photoshop ในการแก้ไข  จำนวน  24 ฉบับ การจัดส่งเอกสารทางไปรษณีย์ (กรณีสำเร็จการศึกษา)       - ติดที่อยู่บนซอง บรรจุซองเอกสาร แยกตามสาขา/คณะ  จำนวน 1461   ชุด       - คัดแยกดึงในส่วนของผู้ชำระเงินแล้วเพื่อเตรียมส่ง       - ติด EMS บันทึกข้อมูล EMS พิมพ์รายงาน       - ส่งเอกสารที่ไปรษณีย์

ปัญหา/ข้อเสนอแนะ ปัญหาที่พบ    การจัดการรูปถ่ายและเอกสาร ค่อนข้างลำบาก เนื่องจากในช่วงที่มีนักศึกษาสำเร็จการศึกษาเยอะๆ เอกสารและรูปถ่ายที่มีปริมาณมากๆทำให้การคัดแยกเอกสาร รูปถ่ายค่อนข้างวุ่นวายมากและใช้เวลาในการทำนาน เช่น  นักศึกษาสำเร็จการศึกษา 1 ราย จะใช้ 1.รูปถ่าย 2 รูป จากทั้งหมด 4 รูป 2.หนังสือรับรองฯ 2 ชุด ไทย/อังกฤษ 3.ใบประมวลผล 4 แผ่น  ภาษาไทย 2/อังกฤษ 2  แผ่น ต้องดำเนินการดังนี้        - ตัดขอบ/ติดรูปถ่ายในหนังสือรับรอง 2 ชุด ประทับตราสี บนรูปถ่าย       - เสนอนายทะเบียนลงนามเอกสาร  6 แผ่น ประทับตราดุน 4 แผ่น       - จับคู่ชุดเอกสาร ไทย/อังกฤษ       - บรรจุซอง วิธีแก้ไข/ข้อเสนอแนะ จัดกระบวนการขั้นตอนให้สั้นลง ให้มีขั้นตอนที่น้อยลง    1.จากเดิมต้องใช้เวลาในการตัดขอบรูปนาน แก้ไขโดยให้นักศึกษาตัดรูปก่อนมาส่งในกล่องส่งรูปชุดครุย โดยประชาสัมพันธ์ให้นักศึกษาทราบ

ผลงานเชิงพัฒนา จัดทำคู่มือการคีย์หลักสูตรในระดับปริญญาตรี เพื่อใช้ในงานตรวจสอบการสำเร็จการศึกษา ในรูปแบบ VIDEO http://regist.pn.psu.ac.th/bas/F/ จัดทำคู่มือการคีย์หลักสูตรในระดับปริญญาตรี เพื่อใช้ในงานตรวจสอบการสำเร็จการศึกษา ในรูปแบบ เอกสาร http://regist.pn.psu.ac.th/bas/tr2-60/user%20key.pdf

จบการนำเสนอ