ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับธุรกิจ นำเที่ยวและการวางแผนจัดนำเที่ยว

ธุรกิจจัดนำเที่ยว โดยมากธุรกิจจัดนำเที่ยวจะจัดนำเที่ยวให้กับบุคคล หรือกลุ่มบุคคล องค์กรหรือ หน่วยงานต่าง ๆ ส่วนมากแล้วบริษัทนำเที่ยวจะเป็นสมาชิกของสมาคมใดสมาคมหนึ่ง ที่ เกี่ยวกับการท่องเที่ยวเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือให้กับลูกค้า และเพื่อให้สมาคมนั้นเอื้อประโยชน์ ต่อธุรกิจตน ทั้งยังเป็นการสร้างเครือข่ายให้กับตนเองด้วย การดำเนินงานของธุรกิจจัดนำเที่ยวแบ่งเป็น 3 ประเภท คือ ธุรกิจจัดนำเที่ยวที่ บริการจัดนำเที่ยวให้นักท่องเที่ยวที่มาจากต่างประเทศ ธุรกิจจัดนำเที่ยวที่จัดนำเที่ยวไป ต่างประเทศ และธุรกิจจัดนำเที่ยวที่จัดนำเที่ยวภายในประเทศ

บริษัทนำเที่ยวที่ดำเนินงานเกี่ยวกับการจัดนำเที่ยวประเภทใดประเภทหนึ่ง หรือทั้ง 3 ประเภทดังกล่าว จะมีหน้าที่ความรับผิดชอบ โดยสรุปได้ดังนี้ 1. จัดโปรแกรมนำเที่ยวขายโดยตรงให้กับลูกค้าทั่วไป โดยบริษัทนำเที่ยวมีหน้าที่ดำเนินงาน ทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็นการวางแผน การตลาด การขาย การติดต่อธุรกิจผลิตสินค้าบริการท่องเที่ยวอื่น ๆ ที่ เกี่ยวข้อง ตลอดจนการนำเที่ยว ซึ่งอาจทำรายการนำเที่ยวเป็นลักษณะของรายการนำเที่ยวแบบเหมาจ่าย (Package Tour) หรือจัดตามความต้องการของลูกค้า 2. จัดโปรแกรมนำเที่ยวแล้วขายผ่านบริษัทตัวแทนท่องเที่ยว โดยจัดทำโปรแกรมนำเที่ยว ให้หลากหลาย ทั้งระยะสั้นและระยะยาว เพื่อส่งให้กับบริษัทตัวแทนท่องเที่ยวขายให้กับลูกค้าทั่วไป ซึ่งบริษัทนำ เที่ยวจะสนับสนุนช่วยเหลือและให้ความร่วมมือในการส่งเสริมการขายในด้านต่าง ๆ 3. จัดโปรแกรมนำเที่ยวผ่านทางบริษัทตัวแทนนำเที่ยวในต่างประเทศ โดยให้บริษัทนำ เที่ยวต่างประเทศซึ่งเป็นตัวแทนของตน เป็นผู้จัดรายการนำเที่ยวภาคพื้นและส่งรายการมาให้ แล้วบริษัทนำเที่ยว ในประเทศก็นำมาขายให้กับลูกค้าทั่วไป โดยบริษัทนำเที่ยวในประเทศมีหน้าที่ในการทำการตลาด ประชาสัมพันธ์ และการขาย ส่วนบริษัทนำเที่ยวในต่างประเทศจะเป็นตัวแทนและรับผิดชอบดำเนินการจัดรายการ ตลอดจนหา มัคคุเทศก์ท้องถิ่นให้ ลักษณะแบบนี้เรียกว่า Outbound Tour 4. จัดโปรแกรมนำเที่ยวตามความต้องการของหน่วยงานหรือองค์กรต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการ ท่องเที่ยวทั่วไป การประชุมสัมมนา การศึกษาดูงาน ฯลฯ การจัดนำเที่ยวแบบนี้มีโอกาสเสี่ยงน้อยต่อการไม่ได้ เดินทาง บริษัทนำเที่ยวจะลดภาระเรื่องการประชาสัมพันธ์และการขายหน้าร้าน แต่จะมีหน้าที่จัดโปรแกรมนำ เที่ยวให้เป็นที่พอใจของลูกค้าเป็นประการสำคัญ

ธุรกิจตัวแทนท่องเที่ยว การดำเนินงานของธุรกิจตัวแทนท่องเที่ยว หรือบริษัทตัวแทนจำหน่ายสินค้าบริการ ด้านการท่องเที่ยว เปรียบเสมือนเป็นตัวกลางรับซื้อขายระหว่างลูกค้าหรือนักท่องเที่ยวกับ ผู้ประกอบการ ธุรกิจผลิตสินค้าบริการท่องเที่ยว เช่น สายการบิน บริษัทเดินเรือ โรงแรม หรือบริษัทนำเที่ยวขนาดใหญ่ ซึ่งธุรกิจตัวแทนท่องเที่ยวจะมีลักษณะการดำเนินงานต่าง ๆ ดังนี้ 1. เป็นตัวแทนจำหน่ายสินค้าบริการการท่องเที่ยว (Travel Agency) 2. เป็นผู้จัดนำเที่ยวให้กับลูกค้าโดยตรง (Tour Operator)

ความสัมพันธ์ระหว่างธุรกิจจัดนำเที่ยว (Tour Operator) กับธุรกิจตัวแทนจำหน่ายสินค้าบริการการท่องเที่ยว (Travel Agency) บริษัทจัดนำเที่ยวหรือผู้ประกอบการนำเที่ยว (Tour Operator) หมายถึง องค์กร หรือหน่วยงานที่ทำการผลิตรายการนำเที่ยวหรือ Package Tour โดยมีหน้าที่ศึกษา ค้นคว้าหาข้อมูลเกี่ยวกับแหล่งท่องเที่ยว คำนวณค่าใช้จ่ายรวมของแต่ละ Package Tour ซึ่งประกอบไปด้วย ค่าคมนาคม หรือค่ายานพาหนะ ค่าที่พัก ค่าอาหาร ค่านำเที่ยว ค่าเข้าชม และอื่น ๆ และเมื่อผลิตรายการนำเที่ยวได้แล้ว ก็ต้องทำการโฆษณาตามสื่อต่าง ๆ ทำแผ่นพับ โบร์ชัวร์ (Brochure) แจกจ่ายให้กับบริษัทตัวแทนจำหน่ายสินค้าบริการการ ท่องเที่ยว (Travel Agency) เพื่อให้บริษัทตัวแทนจำหน่ายสินค้าบริการการ ท่องเที่ยว (Travel Agency) เป็นผู้ขายให้แก่นักท่องเที่ยว เมื่อขายได้แล้วบริษัท จัดนำเที่ยว (Tour Operator) ก็จะแบ่งกำไรเป็นค่านายหน้า (Commission) ให้แก่บริษัทตัวแทนจำหน่ายสินค้าบริการการท่องเที่ยว (Travel Agency) บริษัทจัดนำเที่ยวที่สามารถผลิตรายการนำเที่ยวจึง เปรียบเสมือนผู้ขายส่ง (Wholesaler) สินค้าบริการด้านการท่องเที่ยว

ส่วนบริษัทตัวแทนท่องเที่ยว (Travel Agency) หรือผู้ขายปลีก (Retailer) เป็นองค์กรหรือหน่วยงานที่รับหรือนำรายการนำเที่ยวแบบเหมาจ่าย (Package Tour) ที่ผลิตโดยบริษัทหรือผู้ประกอบการนำเที่ยว (Tour Operator) มาขาย โดยรับค่านายหน้า (Commission) เป็นค่าตอบแทน ในบางกรณีอาจจะไม่มี ค่าตอบแทนหรือผลประโยชน์เป็นค่านายหน้า แต่อาจจะได้รายการนำเที่ยวแบบเหมาจ่าย (Package Tour) ในราคาต่ำพิเศษ ที่บริษัทตัวแทนจำหน่ายสินค้าบริการการ ท่องเที่ยว (Travel Agency) สามารถบวกราคาเพิ่ม (Mark Up) ได้ตาม ความเหมาะสมเพื่อทำกำไร

โครงสร้างการบริหารงานของบริษัทนำเที่ยว โครงสร้างการบริหารงานของบริษัทนำเที่ยว   1. ความสำคัญในการจัดโครงสร้างของธุรกิจนำเที่ยว 2. ฝ่ายงานในบริษัทนำเที่ยว แผนกบุคคลและมัคคุเทศก์ (Personnel and Guide) แผนกจัดนำเที่ยวอิสระ (Foreign Individual Traveler) หรือแผนก F.I.T. แผนกจัดนำเที่ยวเป็นกลุ่มและเพื่อเป็นรางวัล (Group and Incentive) แผนกจัดรายการนำเที่ยว (Tour Operation) แผนกจัดนำเที่ยวเข้าประเทศ (Inbound Tour) แผนกจัดนำเที่ยวไปต่างประเทศ (Outbound Tour) แผนกจัดนำเที่ยวในประเทศ (Domestic Tour) แผนกบริหาร (Management) แผนกขายและการตลาด (Sale and Marketing) แผนกปฏิบัติการและจัดนำเที่ยว (Operation) แผนกการเงินและบัญชี (Finance and Accounting) แผนกยานพาหนะ (Transportation) แผนกธุรการหรือเอกสาร (Support Staff and Documentation) แผนกรับจองและขาย (Reservation and Sales) แผนกแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศ (Currency Exchange)

3. รูปแบบโครงสร้างของบริษัทนำเที่ยว 3. รูปแบบโครงสร้างของบริษัทนำเที่ยว สามารถจำแนกรูปแบบโครงสร้างออกได้เป็น 3 ลักษณะดังนี้ 3.1 โครงสร้างแบบแนวตั้ง 3.2 โครงสร้างแบบแนวนอน 3.3 โครงสร้างแบบผสม

ความหมายของการวางแผนจัดนำเที่ยว การวางแผน หมายถึง กระบวนการดำเนินงานที่กำหนดขึ้นโดยองค์กรหรือหน่วยงาน เพื่อปฏิบัติภารกิจใด ๆ ที่กำหนดไว้ให้บรรลุผลได้ในอนาคตอย่างมีประสิทธิภาพ เกิดประโยชน์ สูงสุด การวางแผนเป็นภารกิจที่มีบทบาทสำคัญยิ่งของผู้บริหารองค์กร ที่จะแสดงออกถึง วิจารณญาณ วิสัยทัศน์ (Vision) และอัจฉริยภาพแห่งความเป็นผู้นำ การวางแผนเป็นทั้ง ศาสตร์(Science) และศิลป์ (Art) ในการจัดการองค์กรที่จะนำไปสู่ความสำเร็จ หรือความล้มเหลวของกระบวนการจัดการ การกำหนดความหมายของคำว่า “การวางแผน” นั้น จึงครอบคลุมถึงการคาดการณ์เหตุการณ์ความเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นในอนาคต รวมทั้ง การกำหนดกิจกรรมรองรับการเปลี่ยนแปลงเพื่อมุ่งหวังผลแห่งกิจกรรมให้เป็นไปตาม วัตถุประสงค์ เป้าหมายและนโยบายที่กำหนดขึ้นไว้ล่วงหน้า โดยมีการเตรียมการเกี่ยวกับปัจจัย ต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนการดำเนินกิจกรรม ทั้งนี้การวางแผนยังเป็นกระบวนการขั้นหนึ่ง ในการ บริหารงานให้สำเร็จลุล่วงตามวัตถุประสงค์และนโยบายที่กำหนดไว้

ประโยชน์และความสำคัญของการวางแผนจัดนำเที่ยว การได้มีการวางแผนล่วงหน้าในธุรกิจจัดนำเที่ยว จะก่อให้เกิดประโยชน์มากมาย ดังนี้ 1. เป็นการเตรียมการเพื่อจองสถานประกอบการต่าง ๆ ให้พร้อมชัดเจน เพื่อลด ความเสี่ยงที่จะไม่ได้ห้องพัก ไม่ได้ร้านอาหาร ไม่ได้เข้าชม ไม่ได้รถ ไม่ได้เที่ยวบินที่ถูกใจ ฯลฯ โดยเฉพาะอย่างยิ่งช่วงเทศกาลท่องเที่ยว 2. เป็นการจัดเตรียมการเพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่ผู้นำเที่ยวหรือมัคคุเทศก์ (Guide) ผู้นำเที่ยวจะได้ไม่ต้องไปประสบกับปัญหา และสามารถนำเที่ยวได้อย่างราบรื่นประทับใจ ไม่ติดขัด หรือต้องกังวลต่อปัญหาต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้น 3. เป็นเครื่องชี้ให้เห็นถึงความรับผิดชอบในการจัดนำเที่ยวอย่างเป็นระบบ ทำให้ พนักงานขายมีความมั่นใจในการตอบคำถามของลูกค้า เช่น จะไปนอนที่ไหน เข้าชมที่ไหนบ้าง เป็นต้น (ในกรณีที่ได้วางแผนการจองทุกอย่างไว้ชัดเจนแล้ว) ความชัดเจนดังกล่าวจะส่งผลต่อความมั่นใจต่อผู้ มาใช้บริการหรือนักท่องเที่ยวด้วย 4. ได้สามารถปรับตัวรู้เท่าทัน สามารถจัดการวางแผนนำเที่ยวของตนเองให้ เหนือกว่าบริษัทคู่แข่งขัน ถือเป็นการช่วงชิงโอกาสให้เหนือคู่แข่งขันตลอดเวลา 5. สามารถประมาณการค่าใช้จ่ายได้ถูกต้องชัดเจนใกล้ความเป็นจริงมากที่สุด

6. ได้รู้ถึงสภาพทั่วไปในเรื่องต่าง ๆ เพื่อนำมาเป็นข้อมูลในการเสนอขาย 7. เป็นการสร้างสัมพันธ์โดยตรงที่ดีให้เกิดขึ้นกับสถานประกอบการต่าง ๆ จากการได้ไปสำรวจเส้นทาง และได้เอื้อประโยชน์ทางธุรกิจซึ่งกันและกัน 8. เป็นกระบวนการให้ทุกฝ่ายทราบถึงทิศทาง แนวทางในการปฏิบัติวางแผนจัด นำ เที่ยวและร่วมกันประสานงานเป็นทีมอย่างเป็นระบบ ไม่ว่าจะเป็นแผนกจอง แผนกจัดนำเที่ยว แผนกบัญชี แผนก มัคคุเทศก์ ฯลฯ 9. การวางแผนจัดนำเที่ยว สามารถใช้ตรวจสอบความถูกต้องของนโยบายแนวปฏิบัติของ แต่ละฝ่าย สามารถเช็คตรวจสอบดูผลได้จากการปฏิบัติการทำงานหลังการจัดนำเที่ยวสิ้นสุดลง 10. เป็นการป้องกัน หรือลดความเสี่ยงไม่ให้เกิดปัญหาขึ้นต่อการทำงานในอนาคต 11. การวางแผนทำให้เกิดการประหยัด เพราะได้เลือกวิธีการปฏิบัติที่เหมาะสมที่สุดก่อน แล้วเป็นการลดการสิ้นเปลือง ลดการสูญเสียที่จะเกิดขึ้น เนื่องจากมีทางเลือกป้องกันไว้แล้ว 12. ผู้จัดนำเที่ยวมีโอกาสได้เลือกสถานประกอบการที่ดีที่สุด มีเวลาเหลือสำหรับการแก้ไข ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ทันท่วงที

ปัจจัยด้านลบที่ส่งผลกระทบต่อการวางแผนจัดรายการนำเที่ยว 1. สภาพภูมิอากาศเปลี่ยนไป เกิดน้ำท่วม พายุเข้า ถนนขาด สิ่งแวดล้อมหรือแหล่งท่องเที่ยว ต้องปิดไม่ให้เข้าชม ต้องเปลี่ยนแปลงเส้นทาง 2. คู่แข่งขันทำการตลาดช่วงชิงความได้เปรียบ เช่น ตัดราคา ลดแลกแจกแถมจนบริษัทต้อง ปรับตัวตาม 3. ไม่สามารถหาสถานประกอบการได้ตามที่ต้องการ อันเนื่องจากอาจเต็ม หรือราคาแพงเกินไป 4. ผู้วางแผนทำงานผิดพลาดไม่มีความสามารถเพียงพอที่จะวางแผนให้ประสบผลสำเร็จได้ ประสบการณ์น้อย รู้จักผู้ประกอบการที่เกี่ยวข้องไม่กว้างขวาง บารมีไม่ถึง ต่อรองไม่เก่ง 5. ลูกค้าเกิดการเปลี่ยนใจกะทันหัน อาจให้เปลี่ยนเส้นทาง หรือยกเลิกการเดินทาง 6. มีสถานการณ์ที่ส่งผลกระทบต่อการท่องเที่ยวเกิดขึ้น เช่น เกิดโรคระบาด เกิดสงคราม มีม็อบ ปิดถนน เกิดสึนามิ เกิดน้ำท่วม ฯลฯ 7. ผู้วางแผนหรือผู้ประสานงานเดิมมีปัญหา เช่น ทิ้งงาน ป่วย ลาออก เสียชีวิต ทำให้การ ประสานงานไม่ต่อเนื่อง 8. บางครั้งมีข้อจำกัดเรื่องความต้องการของนักท่องเที่ยวไม่สอดคล้องกับความสามารถในการ จัดการและระยะเวลาที่มี เช่น นักท่องเที่ยวเพิ่งมาบอกให้จัดนำเที่ยวในช่วงใกล้เทศกาลท่องเที่ยว ผู้จัดนำเที่ยวก็ไม่ สามารถหาที่พักหรือเตรียมการวางแผนอื่น ๆ ได้ทัน เป็นต้น 9. สถานประกอบการที่เกี่ยวข้องทำงานผิดพลาด เช่น โรงแรมลืมจองห้องให้ทั้ง ๆ ที่ตกลงจอง และมัดจำไว้แล้ว ทำให้อาจพลาดการได้ห้อง 10. ผู้เกี่ยวข้องทำงานเพื่อผลประโยชน์ต่อตัวเองโดยไม่คำนึงถึงผลเสียที่จะมีต่อบริษัท  

ปัจจัยด้านบวกที่เอื้อต่อการวางแผนจัดรายการนำเที่ยว 1. สภาพภูมิอากาศ ดินฟ้าลมฝนเป็นใจ ไม่มีเหตุการณ์ใดส่งผลกระทบต่อการจัด นำ เที่ยว 2. มีตัวแทนจำหน่ายหรือตัวแทนจัดการนำเที่ยวท้องถิ่นหรือตัวแทนจัดการนำเที่ยวใน ต่างประเทศ(กรณีจัดนำเที่ยวไปต่างประเทศ) ที่ซื่อสัตย์มีคุณภาพ 3. ลูกค้ามีงบประมาณให้จัดนำเที่ยวสูง เจรจาง่าย ไม่เรื่องมาก 4. ผู้วางแผนจัดนำเที่ยวมีความรู้ความสามารถและมีประสบการณ์สูง มีทีมงานพนักงานขาย ที่มีคุณภาพ 5. บริษัทจัดนำเที่ยวได้รับความไว้วางใจจากสถานประกอบการที่เกี่ยวข้อง มีความน่า เชื่อถือ หรือมีเครดิตดี ทำให้ผู้วางแผนจัดนำเที่ยวสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็ว 6. ได้รับการตอบรับจากสถานประกอบการที่เกี่ยวข้องกับการจัดนำเที่ยวเป็นอย่างดี 7. บริษัทมีภาพพจน์ที่ดี เป็นที่น่าเชื่อถือจากลูกค้าหรือผู้ที่มาใช้บริการ 8. บริษัทจัดนำเที่ยวมีสินค้าบริการหรือรายการนำเที่ยวที่มีลักษณะเป็นเอกลักษณ์ ไม่เหมือน ใคร คู่แข่งไม่สามารถลอกเลียนแบบได้ หรืออาจยังมีคู่แข่งน้อยราย 9. ได้ช่วงเวลาเดินทางท่องเที่ยวที่เหมาะสม เช่น นักท่องเที่ยวต้องการให้จัดนำเที่ยวนอก ฤดูกาลทำให้บริษัทนำเที่ยวทำงานง่าย