ขั้นที่ 3 การเตรียมการจ่ายชำระค่าสินค้าหรือบริการ กระบวนการเตรียมจ่ายชำระค่าสินค้า โดยเริ่มจากการนำใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับสินค้าที่ได้รับจากบริษัทผู้ขายมาตรวจสอบความถูกต้องกับข้อมูลในใบรับสินค้าและใบส่งสินค้าที่ได้รับจากฝ่ายคลังสินค้า

ขั้นที่ 4 การเบิกเงินจ่ายชำระค่าสินค้า เริ่มต้นจากพนักงานนำข้อมูลใบสำคัญจ่าย และใบแจ้งหนี้ที่จะถึงกำหนดชำระเงินค่าสินค้ามาป้อนข้อมูลเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อให้ชุดคำสั่งงานทำการตรวจสอบความถูกต้องของการนำเข้าข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลใบสำคัญจ่ายที่ยังไม่สมบูรณ์ และจากแฟ้มข้อมูลหลักของบริษัทผู้ขายถ้าพบว่ามีการนำเข้าข้อมูลผิดพลาดก็จะแสดงรายการข้อมูลผิดพลาดที่หน้าจอภาพ แต่ถ้าข้อมูลที่นำเข้าถูกต้องชุดคำสั่งงานจะปรับปรุงแฟ้มข้อมูลที่เกี่ยวข้องโดยการลบยอดการเป็นหนี้ค่าสินค้าในแฟ้มข้อมูลหลักของบริษัทผู้ขาย ในแฟ้มข้อมูลหลักของบัญชีแยกประเภททั่วไป

การส่งคืนสินค้าที่ซื้อเป็นเงินเชื่อ ในกรณีที่กิจการตรวจพบในภายหลังว่าสินค้าที่ตรวจรับแล้วมีบางส่วนเป็นสินค้า ชำรุด มีคุณภาพหรือคุณสมบัติไม่ตรงกับที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อ กิจการจะจัดทำใบส่งคืนสินค้า (Purchase Return) พร้อมกับส่งตัวสินค้าคืนไปยังบริษัทผู้ขาย บริษัทผู้ขายอาจให้กิจการเลือกการชดเชยสินค้าที่ชำรุดหรือมีคุณสมบัติไม่ตรงกับใบสั่งซื้อ โดยการรับสินค้าใหม่ที่บริษัทผู้ขายจะส่งมาเปลี่ยนแทนให้ หรือเลือกวิธีการลดหนี้สินที่เกิดจากการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ

การบันทึกบัญชีของวงจรรายจ่าย 1. เมื่อซื้อสินค้าสำเร็จรูปหรือวัตถุดิบเป็นเงินเชื่อ Dr. สินค้าสำเร็จรูป หรือ วัตถุดิบ xxx Cr. เจ้าหนี้การค้า xxx

การบันทึกบัญชีของวงจรรายจ่าย 2. เมื่อจ่ายชำระหนี้ค่าสินค้าสำเร็จรูปหรือวัตถุดิบ Dr. เจ้าหนี้การค้า xxx Cr. เงินฝากธนาคาร xxx

การบันทึกบัญชีของวงจรรายจ่าย 3. เมื่อส่งคืนสินค้าสำเร็จรูปหรือวัตถุดิบที่มีคุณสมบัติไม่ตรงกับที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อ 3.1 ส่งคืนโดยการรอการเปลี่ยนแทนสินค้าที่บริษัทผู้ขายจะส่งมาให้ภายหลัง 3.1.1 เมื่อส่งคืนสินค้าหรือวัตถุดิบ Dr. เจ้าหนี้การค้า xxx Cr. สินค้าสำเร็จรูปหรือวัตถุดิบ xxx

การบันทึกบัญชีของวงจรรายจ่าย 3. เมื่อส่งคืนสินค้าสำเร็จรูปหรือวัตถุดิบที่มีคุณสมบัติไม่ตรงกับที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อ 3.1 ส่งคืนโดยการรอการเปลี่ยนแทนสินค้าที่บริษัทผู้ขายจะส่งมาให้ภายหลัง 3.1.2 เมื่อรับสินค้าหรือวัตถุดิบที่นำมาเปลี่ยนแทน Dr. สินค้าสำเร็จรูปหรือวัตถุดิบ xxx Cr. เจ้าหนี้การค้า xxx

การบันทึกบัญชีของวงจรรายจ่าย 3. เมื่อส่งคืนสินค้าสำเร็จรูปหรือวัตถุดิบที่มีคุณสมบัติไม่ตรงกับที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อ 3.1 ส่งคืนโดยการลดหนี้ 3.1.2 เมื่อส่งคืนสินค้าหรือวัตถุดิบ Dr. เจ้าหนี้การค้า xxx Cr. สินค้าสำเร็จรูปหรือวัตถุดิบ xxx

End บทที่ 11