บทที่ 3 แฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล มนุษย์มีความพยายามที่จะบันทึกข้อมูลลงในระบบคอมพิวเตอร์หรือสื่อบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ ร่วมกับการบันทึกลงในเอกสารหรือเก็บไว้เป็นข้อมูลสำรองเพื่อรองรับความเสียหายที่มีโอกาสเกิดขึ้นได้จาการบันทึกลงในกระดาษ และช่วยลดค่าใช้จ่ายบางส่วนจาการใช้กระดาษ

1. แฟ้มข้อมูล มนุษย์มีความพยายามที่จะบันทึกข้อมูลลงในระบบคอมพิวเตอร์หรือสื่อบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ ร่วมกับการบันทึกลงในเอกสารหรือเก็บไว้เป็นข้อมูลสำรองเพื่อรองรับความเสียหายที่มีโอกาสเกิดขึ้นได้จาการบันทึกลงในกระดาษ และช่วยลดค่าใช้จ่ายบางส่วนจาการใช้กระดาษ การจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบของเอกสารยังคงมีความสำคัญเนื่องจากในแง่ของกฎหมาย ยังคงต้องข้อมูลในรูปแบบเอกสารต้นฉบับเป็นพยานหลักฐาน ดังนั้น องค์กรยังคงต้องมีการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบเอกสารควบคู่ไปกับการจัดเก็บข้อมูลลงในระบบคอมพิวเตอร์

1. แฟ้มข้อมูล แฟ้มข้อมูล(File) คือ การจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสิ่งๆหนึ่งที่น่าสนใจ เพื่อใช้อธิบายหรือบ่งชี้ถึงสิ่งนั้นๆ จัดเก็บในรูปแบบของเอกสารและแฟ้มข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เช่น เอกสารประวัติส่วนตัว เอกสารการสมัครเข้าทำงาน และเอกสารประวัติผลงานของพนักงานแต่ละคร เป็นต้น สมัครเข้าทำงาน ประวัติส่วนตัว

ข้อจำกัดของแฟ้มข้อมูล 1 ความซ้ำซ้อนและความสับสนของข้อมูล (data redundancy and confusion) 2 ความขึ้นต่อกันของข้อมูลและโปรแกรมที่ใช้งาน (Program-data dependence) 3 ข้อมูลขาดความยืดหยุ่น (lack of flexibility) 4 ข้อมูลขาดความปลอดภัย (poor security) 5 ข้อมูลขาดความสะดวกในการใช้งานและแบ่งปันใช้งานร่วมกัน (lack of data sharing and availability)

การจัดรูปแบบโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล 1 โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบเรียง (serial file) 2 โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ (sequential file) 3 โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบตรงหรือแบบสุ่ม (direct or random file) 4 โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับดัชนี (indexed sequential file)

3 ข้อมูลในแฟ้มข้อมูลที่มีการสร้างขึ้นในแต่ละฝ่ายหรือแผนก ข้อจำกัดในการใช้งานแฟ้มข้อมูล 1 ข้อมูลมีการแยกเก็บออกจากกัน 2 ข้อมูลในแฟ้มข้อมูลจะผูกติดกับตัวซอฟต์แวร์ประยุกต์ 3 ข้อมูลในแฟ้มข้อมูลที่มีการสร้างขึ้นในแต่ละฝ่ายหรือแผนก 4 ขาดการควบคุมการใช้ระบบแฟ้มข้อมูลจากศูนย์กลาง

2. ฐานข้อมูล 1. ฐานข้อมูล (Database) คือ แหล่งที่ใช้จัดเก็บข้อมูลโดยรวบรวมข้อมูลที่มีความสัมพันธ์หรือเกี่ยวข้องกันในเรื่องใดเรื่องหนึ่งมาจัดเรียงรวมกันไว้ที่เดี่ยวกันอย่างเป็นระบบ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาข้อมูลและการใช้งานข้อมูลร่วมกัน เช่น ฐานข้อมูลพนักงาน อาจประกอบด้วย -ตารางข้อมูลประวัติส่วนตัวพนักงาน -ตารางข้อมูลผลการปฎิบัติของพนักงาน -ตารางข้อมูลการลาของพนักงาน ในฐานข้อมูลจะมีการอธิบายโครงสร้างฐานข้อมูลและลักษณะข้อมูลที่เก็บไว้เป็นอย่างไร เช่น โครงสร้างของตารางข้อมูล คุณลักษณะของแต่ละเขตข้อมูล และความสัมพันธ์ของตารางข้อมูล ซึ่งคำอธิบายเกี่ยวกับโครงสร้างฐานข้อมูลเรียกว่า “พจนานุกรมข้อมูล ( Data dictionary)”

2. ฐานข้อมูล รูปแบบการจัดเก็บข้อมูลในลักษณะฐานข้อมูล ซึ่งขช้อมูลจะสัมพันธ์กันและกัน ดังนั้นจึงทำให้ผู้ใช้งานหรือผู้จัดการฐานข้อมูลสามารถค้นคืน (Retrieve) แก้ไข (Edit) ปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูล (Update) และจัดเรียงข้อมูล (Sort) ได้สะดวกรวดเร็วมากขึ้น การจัดการดังกล่าวนั้นต้องใช้ซอฟต์แวร์สำหรับจัดการฐานข้อมูล เรียกว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล(database management system; DBMS)

2. ฐานข้อมูล 2. ข้อดีในการจัดเก็บข้อมูลด้วยฐานข้อมูล 1.ลดความขัดแย้งของข้อมูลจากการจัดเก็บด้วยรูปแบบของแฟ้มข้อมูลแบบเดิม ซึ่งการเก็บข้อมูลเรื่องเดียวกันมีโอกาสที่จะอยู่หลายแฟ้มข้อมูลก่อให้เกิดความขัดแย้งของข้อมูล 2. ผู้ใช้งานในแต่ละฝ่ายสามารถใช้งานร่วมกันได้ เนื่องจากฐานข้อมูลมีการจัดเก็บที่รวบรวมหลายแฟ้มข้อมูลที่สัมพันธ์กันในเรื่องใดเรื่องหนึ่งไว้ที่เดียวกัน 3. ลดความซ่ำซ้อนของข้อมูลที่มีโอกาสเกิดขึ้นได้จากลักษณะของการจัดเก็บในรูปแบบแฟ้มข้อมูล โดยข้อมูลชุดเดียวกันอาจถูกเก็บไว้หลายๆแห่งที่จำเป็นต้องใช้งานเหมือนกัน ทำให้เกิดการจัดเก็บที่ซ้ำซ้อน 4. ฐานข้อมูลมีระบบการจัดการฐานข้อมูลที่สามารถควบคุมความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในระหว่างการใช้งาน โดยสามารถระบุกฎเกณฑ์ในการควบคุมความผิดพลาด

2. ฐานข้อมูล 2. ข้อดีในการจัดเก็บข้อมูลด้วยฐานข้อมูล 5. ผู้บริหารฐานข้อมูลสามารถกำหนดสิทธิ์การเรียกใช้ข้อมูลผ่านระบบจัดการฐานข้อมูล ทำให้ผู้ใช้งานแต่ละคนได้รับสิทธิ์ที่แตกต่างกัน 6. สร้างความเป็นมาตรฐานเดียวกันในการจัดเก็บข้อมูล เนื่องจากการเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลต้องกำหนดและควบคุมมาตรฐานของข้อมูลให้เป็นไปในลักษณะเดียวกันทั้งหมด โดยผู้บริหารฐานข้อมูลสามารถกำหนดมาตรฐานในการนำเข้าข้อมูล แสดงผลข้อมูล การจัดเก็บข้อมูล 7. มีความเป็นอิสระระหว่างข้อมูลและซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่ใช้งาน ในฐานข้อมูลจะมีระบบจัดการฐานข้อมูลเป็นตัวจัดการควบคุมฐานข้อมูล ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูลใดก็จะแก้ไขเฉพาะซอฟต์แวร์ที่เรียกใช้โครงสร้างข้อมูลนั้น โดยไม่กระทบต่อซอฟต์แวร์ในส่วนอานๆ

2. ฐานข้อมูล 3. ข้อจำกัดในการจัดเก็บข้อมูลด้วยฐานข้อมูล 1.ต้นทุน เช่น ค่าใช้จ่ายในการจัดหาซอฟต์แวร์ ค่าใช้จ่ายการจัดหาบุคลากรเพื่อเข้ามาทำหน้าที่ในการบริหารฐานข้อมูล ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับฮาร์ดแวร์ที่ต้องจัดเตรียมให้มีประสิทธิภาพเพียงพอ 2.ความเสี่ยงต่อการสูญเสียข้อมูลที่จัดเก็บในฐานข้อมูล เนื่องเก็บไว้ที่เดียวกันหากมีปัญหาเกิดขี้นหรือชำรุดอาจทำให้ข้อมูลทั้งหมดสูญหายไปได้ ดังนั้นการจัดทำฐานข้อมูลที่ดีจำเป็นต้องสำรองข้อมูลไว้เสมอ

2. ฐานข้อมูล หมายเหตุ การสร้างฐานข้อมูล หมายเหตุ การสร้างฐานข้อมูล 1.ขั้นตอนแรกหน่วยงานต้องออกแบบฐานข้อมูล ได้แก่ การกำหนดวัตถุประสงค์ของการสร้างฐานข้อมูลให้ชัดเจน ได้แก่ -ฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นมาเพื่อเก็บข้อมูลเรื่องใด - ฐานข้อมูลนำไปใช้เพื่ออะไร - สารสนเทศที่ต้องจากฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นนี้มีอะไรบ้าง

รูปแบบของระบบฐานข้อมูล

1. ปัญหาของการจัดเก็บข้อมูลด้วยแฟ้มข้อมูลแบบเดมมีอะรบ้าง กิจกรรม 3 - 1. ปัญหาของการจัดเก็บข้อมูลด้วยแฟ้มข้อมูลแบบเดมมีอะรบ้าง 2. ในการจัดเก็บข้อมูลด้วยแฟ้มข้อมูล สามารถจัดรูปแบบโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลได้กี่วิธีอะไรบ้าง 3. การจัดเก็บข้อมูลด้วยฐานข้อมูลมีความได้เปรียบว่าการจัดเก็บข้อมูลด้วยแฟ้มข้อมูลอย่างไร