บทที่ 13 วงจรบัญชีแยกประเภททั่วไป

บทนำ วงจรบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger Cycle) เป็นวงจรที่มีหน้าที่นำสารสนเทศที่ได้จากกิจกรรมที่เกิดขึ้นเป็นประจำและจากกิจกรรมที่ไม่ได้เกิดขึ้นเป็นประจำในวงจรปฏิบัติงาน เช่น วงจรรายได้ วงจรรายจ่าย และวงจรการผลิต มาจัดทำเป็นรายงานการเงินเพื่อเสนอต่อผู้ใช้ภายในและผู้ใช้ภายนอกกิจการตามรอบระยะเวลาที่กำหนดไว้

กระบวนการปฏิบัติงานในวงจรบัญชีแยกประเภททั่วไป รายการค้าที่เกิดขึ้นในวงจรปฏิบัติงานดังกล่าวแบ่งเป็น 5 ประเภท คือ ประเภทที่ 1 รายการค้าที่เกิดขึ้นเป็นประจำและเกี่ยวข้องกับบุคคลภายนอก ประเภทที่ 2 รายการค้าที่เกิดขึ้นเป็นประจำระหว่างกิจกรรมภายในองค์กร ประเภทที่ 3 รายการสินค้าที่ไม่ได้เกิดขึ้นเป็นประจำ

กระบวนการปฏิบัติงานในวงจรบัญชีแยกประเภททั่วไป รายการค้าที่เกิดขึ้นในวงจรปฏิบัติงานดังกล่าวแบ่งเป็น 5 ประเภท คือ ประเภทที่ 4 รายการปรับปรุงตอนสิ้นงวดบัญชี ประเภทที่ 5 รายการปิดบัญชีเกี่ยวกับรายได้ค่าใช้จ่ายเข้ากำไรขาดทุน และปิดบัญชีกำไรขาดทุน เข้าสู่บัญชีกำไรสะสม

กระบวนการปฏิบัติงานในวงจรบัญชีแยกประเภททั่วไป ในกรณีที่กระบวนปฏิบัติงานของวงจรบัญชีแยกประเภททั่วไป ที่เกี่ยวกับรายการค้าประเภทที่ 1 และรายการค้าประเภทที่ 2 จะเริ่มต้นจากชุดคำสั่งงานจะนำข้อมูลที่บันทึกอยู่ในแฟ้มข้อมูลหลักบัญชีแยกประเภททั่วไปของ วงจรรายได้ วงจรรายจ่าย และวงจรการผลิต (กรณีที่เป็นกิจการผลิต) มาปรับปรุงรายการกับข้อมูลเดิมที่ได้บันทึกเอาไว้ในแฟ้มข้อมูลรายการเงิน ต่อมาจึงจัดพิมพ์รายงานการเงินตามรูปแบบที่กำหนดเอาไว้ล่วงหน้า เพื่อจัดส่งให้ฝ่ายจัดการและฝ่ายบัญชี นอกจากนี้ยังจัดพิมพ์รายงานการเปลี่ยนแปลงของบัญชีแยกประเภททั่วไป ส่งให้ฝายบัญชีเพื่อใช้ในการวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงของบัญชีแยกประเภททั่วไปแต่ละบัญชีในงวดนั้นอีกด้วย

กระบวนการปฏิบัติงานในวงจรบัญชีแยกประเภททั่วไป เพื่อจัดพิมพ์รายงานการเงิน รายการเปลี่ยนแปลงของบัญชีแยกประเภททั่วไป และรายงานสรุปรายละเอียดของใบสำคัญทั่วไป รายงานการเงินที่จัดทำขึ้นนั้นจะส่งให้ทั้งฝ่ายจัดการ และฝ่ายบัญชี ส่วนรายงานการเปลี่ยนแปลงของบัญชีแยกประเภททั่วไป รายงานสรุปรายละเอียดของใบสำคัญทั่วไป และใบสำคัญทั่วไปจะจัดส่งให้เฉพาะฝ่ายบัญชี

กระบวนการปฏิบัติงานในวงจรบัญชีแยกประเภททั่วไป กระบวนการปฏิบัติงานเริ่มจากการนำรายการในใบสำคัญทั่วไปมาป้อนข้อมูลเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์ หลังจากนั้นโปรแกรมการตรวจสอบจะทำการตรวจสอบความถูกต้องของการนำเข้าข้อมูลถ้าพบว่ามีรายการผิดพลาดจะแสดงให้เห็นทางจอภาพ แต่ถ้าไม่พบความผิดพลาดชุดคำสั่งงานจะบันทึกข้อมูลของรายการปรับปรุง และข้อมูลการปิดบัญชีลงในแฟ้มข้อมูลรายวันทั่วไป ต่อมาจึงนำข้อมูลในแฟ้มข้อมูลรายวันทั่วไปไปปรับปรุงรายการในแฟ้มข้อมูลหลักของบัญชีแยกประเภททั่วไปและในแฟ้มข้อมูลรายการเงินและจัดพิมพ์รายการเงินหลังการปรับปรุงและปิดบัญชีส่งให้ฝ่ายจัดการและฝ่ายบัญชี

การจัดทำผังบัญชี เนื่องจากบัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นแหล่งรวมของข้อมูลรายการค้าทุกรายการที่เกิดขึ้นในกิจการก่อนที่จัดทำเป็นรายงานการเงินให้แก่ผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอก ดังนั้นการออกแบบบัญชีแยกประเภททั่วไปให้เหมาะสมกับรูปแบบที่จะจัดทำรายงานการเงินจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งในวงจรบัญชีแยกประเภททั่วไป รูปแบบของรายงานการเงินตามความต้องการของผู้ใช้มากำหนดเป็น ผังบัญชี ( Chart of Account) ซึ่งประกอบด้วย รหัสบัญชีและชื่อบัญชีแยกประเภทโดยในผังบัญชีนี้จัดเรียงรายการตั้งแต่บัญชีในกลุ่มของสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ และ ค่าใช้จ่าย

การจัดทำผังบัญชี การจัดทำผังบัญชีสามารถจัดทำได้ 2 วิธี คือ วิธีที่ 1 การกำหนดรหัสบัญชีเป็นช่วง (Block Account Codes) วิธีที่ 2 การกำหนดรหัสบัญชีเป็นกลุ่ม (Group Account codes)

วิธีที่ 1 การกำหนดรหัสบัญชีเป็นช่วง เป็นการกำหนดรหัสบัญชีโดยการคาดการณ์ความยาวของช่วงเอาไว้ให้เพียงพอกับจำนวนของบัญชีที่จะใช้ในการจัดทำรายงานการเงินของกิจการทั้งในปัจจุบันและอนาคต

วิธีที่ 2 การกำหนดรหัสบัญชีเป็นกลุ่ม เป็นการกำหนดรหัสบัญชีโดยระบุให้หมายเลขตัวแรกของรหัสบัญชี สื่อความหมายถึงประเภทของบัญชีว่าอยู่ในกลุ่มของ สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ หรือค่าใช้จ่าย

End บทที่ 13