บทที่ 6 การใช้งานโปรแกรมตารางคำนวณพื้นฐาน 167101 Computer in Business บทที่ 6 การใช้งานโปรแกรมตารางคำนวณพื้นฐาน อ. ธารารัตน์ พวงสุวรรณ ม.บูรพา วิทยาเขตจันทบุรี thararat@buu.ac.th

โปรแกรมตารางคำนวณ แผ่นตารางคำนวณ  (spread sheet)  หมายถึงแผ่นตารางที่ประกอบด้วยแนวตั้ง  และแนวนอนตัดกันเป็นช่องสี่เหลี่ยม แนวตั้งเรียกว่า  "สดมภ์" (Column)  แนวนอนเรียกว่า  "แถว"  (Row)  ช่องสี่เหลี่ยมที่เกิดจากการตัดกันของสดมภ์และแถวเรียกว่า   "เซลล์"  (Cell)  ใช้สำหรับบรรจุตัวอักษรตัวเลข  รูปภาพ  หรือสูตรคำนวณต่าง ๆ สดมภ์แต่ละสดมภ์จะมีชื่อที่ใช้ตัวอักษรภาษาอังกฤษ  A,B,C,....  กำกับไปตลอด  ส่วนแถวแต่ละแถวจะมีชื่อโดยใช้ตัวเลขอารบิก  1,2,3,...  กำกับไปตลอด   ดังนั้น  การเรียกชื่อเซลล์จึงใช้ชื่อของสดมภ์และแถวที่ตัดกันมาอ้างอิง  เช่น สดมภ์  A  ตัดกับแถว  1  จะเกิดเซลล์ที่มีชื่อว่า เซลล์  A1  เป็นต้น

Microsoft Excel Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภท Spreadsheet หรือตารางคํานวณอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งออกแบบมาสําหรับบันทึกวิเคราะห์ และแสดงข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลขได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งในรูปแบบของแผนภาพ หรือรายงาน โปรแกรม Microsoft Excel ยังมีความสามารถในการจัดรูปแบบเอกสารได้สวยงาม และง่ายดายไม่แพ้โปรแกรมอื่นๆ เลยทีเดียว

Microsoft Excel การบันทึกข้อมูลลงในโปรแกรม Microsoft Excel จะบันทึกลงในช่องที่เรียกว่า Cell โดยแต่ละเซลล์ จะอยู่ในตารางซึ่งประกอบไปด้วย Row (แถว) และ Column (คอลัมน์) ตารางในแต่ละตาราง เรียกว่า Worksheet Worksheet หลายๆ Worksheet รวมกันจะเรียกว่า Workbook ซึ่งก็คือไฟล์ของโปรแกรม

Microsoft Excel โปรแกรม Excel สามารถช่วยคํานวณตัวเลขในตารางได้ง่าย ๆ ตั้งแต่ คณิตศาสตร์ขั้นพื้นฐานไปจนถึงสูตรทางการเงินที่ซับซ้อน และยังสามารถใช้ Excel ในการจัดกลุ่มข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล สร้างรายงานและสร้างแผนภูมิได้อีกด้วย

สูตร (Formula) สูตรใน Excel จะเขียนในบรรทัดเดียว เช่น 24 จะเขียนเป็น 2^4 มีลำดับความสำคัญของเครื่องหมาย ไม่สามารถใส่สัญลักษณ์ทาง คณิตศาสตร์ที่ๆ ซับซ้อนได้ เช่น  โดยเราจะใช้ฟังก์ชั่น SQRT ขึ้นต้นด้วยเครื่องหมาย =

เครื่องหมายในการคำนวณ แบ่งออกเป็น 4 ประเภท ดังนี้ 1. เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ 2. เครื่องหมายในการเชื่อมข้อความ 3. เครื่องหมายในการเปรียบเทียบ 4. เครื่องหมายในการอ้างอิง

1. เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ + บวก - ลบ * คูณ / หาร % เปอร์เซ็นต์ ^ ยกกำลัง

ลำดับในการคำนวณ สมการที่อยู่ในวงเล็บ ( ) เปอร์เซ็นต์ และยกกำลัง % ^ คูณและหาร * และ / บวกและลบ + และ – เครื่องหมายเปรียบเทียบ <,<=,>,>=

ตัวอย่าง การแปลงนิพจน์ทางคณิตศาสตร์ให้เป็นสูตรใน โปรแกรม Microsoft Excel b2 ab – 2 2. 2x + 3y + 15 = (b ^ 2) / ((a * b) - 2) = 2 * x + 3 * y + 15

2 . เครื่องหมายในการเชื่อมข้อความ & เชื่อมข้อความ ตัวอย่าง =“Microsoft” & A1 ถ้า A1 เก็บค่า “Excel” จะได้ผลลัพธ์เป็น Microsoft Excel

3 . เครื่องหมายในการเปรียบเทียบ = เท่ากับ <> ไม่เท่ากับ > มากกว่า < น้อยกว่า >= มากกว่าหรือเท่ากับ <= น้อยกว่าหรือเท่ากับ

4 . เครื่องหมายในการอ้างอิง แบ่งออกเป็น 3.1 : (colon) 3.2 เว้นวรรค 3.3 , (comma)

4 .1 เครื่องหมาย : (colon) บอกช่วงของข้อมูล เช่น A1:A5 หมายถึง เซลล์ A1, A2, A3, A4, A5 A1:B2 หมายถึง เซลล์ A1, A2, B1, B2

ตัวอย่างที่ 1 การคำนวณโดยใช้เครื่องหมาย : ตัวอย่างที่ 1 การคำนวณโดยใช้เครื่องหมาย : ผลลัพธ์ที่ได้

4 .2 เครื่องหมาย เว้นวรรค เลือกเฉพาะข้อมูลที่ซ้ำกัน (intersection) เช่น A1:B2 B1:B3 A1:B2 หมายถึง เซลล์ A1, A2, B1, B2 B1:B3 หมายถึง เซลล์ B1, B2, B3 เลือกเฉพาะเซลล์ B1, B2

ตัวอย่างการคำนวณโดยการเว้นวรรค ผลลัพธ์ที่ได้

4 .2 เครื่องหมาย , (comma) เลือกข้อมูลทั้งหมด (Union) เช่น A1,B2 หมายถึง เซลล์ A1 และ B2 A1:A3, B1:B3 หมายถึง เซลล์ A1, A2,A3, B1,B2,B3

ตัวอย่าง การคำนวณโดยใช้เครื่องหมาย , ผลลัพธ์ที่ได้

การคำนวณใน Microsoft Excel การคำนวณโดยใช้สูตร (Formula) การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชั่น(Function)

สูตร เกิดจากการนำเครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ การคำนวณโดยใช้สูตร สูตร เกิดจากการนำเครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ ค่าตัวเลข ตำแหน่งของเซลล์ที่เก็บข้อมูล มารวมกัน แล้วเกิดค่าขึ้นใหม่ โดยสูตรจะอยู่ในรูปสมการ เช่น = 7+3 = A1+A2

การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน ฟังก์ชันเป็นสิ่งที่จะช่วยให้เราสามารถสร้างสูตรได้ง่ายขึ้น ส่วนประกอบของฟังก์ชัน มีดังนี้

การเรียกใช้ฟังก์ชัน   1.คลิกที่คำสั่งแทรก (Insert) บนเมนูบาร์ เลือกคำสั่ง ฟังก์ชัน (Function) 2. จะเกิดกรอบโต้ตอบ แทรกฟังก์ชัน (Insert Functions)คลิกเลือกรูปแบบฟังก์ชันที่ต้องการ

ฟังก์ชันทางสถิติ =MAX (กลุ่มเซลล์) =MIN (กลุ่มเซลล์) =AVERAGE(กลุ่มเซลล์) =SUM(กลุ่มเซลล์) =MODE(กลุ่มเซลล์) ฯลฯ

ฟังก์ชันทางตัวอักษร =UPPER (ข้อความ) =LOWER (ข้อความ) =BATHTEXT(ตัวเลข) ฯลฯ

ฟังก์ชันทางวันที่และเวลา =TODAY () =NOW () =WEEKDAY (วันที่) =YEAR (วันที่) =MONTH (วันที่) =DAY (วันที่) =HOUR(เวลา) =MINUTE(เวลา)

ฟังก์ชันพื้นฐานที่ใช้กันบ่อย

ฟังก์ชันพื้นฐานที่ใช้กันบ่อย

การอ้างอิงแบบสัมพันธ์ (Relative) การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ (Absolute) การอ้างอิงเซลล์ = A1+A2 การอ้างอิงแบบสัมพันธ์ (Relative) การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ (Absolute) การอ้างอิงข้ามชีทหรือข้ามไฟล์

1. การอ้างอิงแบบสัมพันธ์ เป็นการใส่ชื่อของเซลล์ลงไปในสูตรเท่านั้น เช่น = A1+A2 ในการคัดลอกและวางสูตร แบบสัมพันธ์ไปไว้ที่เซลล์อื่นโปรแกรม จะแก้ไขตำแหน่งของเซลล์ในสูตรให้สอดคล้อง กับตำแหน่งใหม่ที่จัดวาง

ตัวอย่างการอ้างอิงแบบสัมพันธ์ เมื่อ Copy แล้ว Paste

2. การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ เป็นการอ้างอิงที่ระบุตำแหน่งเซลล์ไว้ตายตัว เมื่อคัดลอกเซลล์ที่อ้างอิงแบบสัมบูรณ์ไปวางที่เซลล์อื่น โปรแกรมจะไม่เปลี่ยนการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์สามารถอ้างอิงได้ ทั้งแถวและคอลัมน์ โดยพิมพ์ $ นำหน้า

รูปแบบการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ แบ่งออกเป็น 3 แบบดังนี้ 1. การใส่เครื่องหมาย $ ทั้งหน้าคอลัมน์และแถว เป็นการล็อคตำแหน่งของเซลล์ทั้งคอลัมน์และ แถวไม่ว่าจะคัดลอกสูตรไว้ที่เซลล์ใด สูตรก็จะ ไม่เปลี่ยนแปลงตำแหน่งของเซลล์ เช่น = $A$1+10

การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ (ต่อ) 2. การใส่เครื่องหมาย $ หน้าคอลัมน์ เป็นการล็อกตำแหน่งของเซลล์เฉพาะคอลัมน์ ถ้าคัดลอกสูตรไว้ที่เซลล์อื่น ตำแหน่งของเซลล์ที่ถูกวางจะเปลี่ยนเฉพาะค่าแถว แต่คอลัมน์จะคงเดิม เช่น = $A1+10

การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ (ต่อ) 3.การใส่เครื่องหมาย $ หน้าแถว เป็นการล็อคตำแหน่งของเซลล์เฉพาะแถว ถ้าคัดลอกสูตรไว้ที่เซลล์อื่น ตำแหน่งของเซลล์ที่ถูกวางจะเปลี่ยนเฉพาะค่าคอลัมน์ แต่แถวจะคงเดิม เช่น = A$1+10

ตัวอย่างการอ้างอิงเซลล์แบบสมบูรณ์ แบบที่ 2 = $A1*10 แบบที่ 1 = $A$1*10 แบบที่ 3 = B$1*10 B$1*10

3. การอ้างอิงข้ามชีทงาน ในการสร้างตารางข้อมูลใน Excel  เรามักจะใช้ชีทหนึ่งเป็นฐานข้อมูล  และสร้างรายงานรูปแบบต่าง ๆ ไว้ในชีทอื่น  หรือการทำรายงานโดยแยกเป็นรายเดือนในแต่ละชีท  ดังนั้นในไฟล์เดียวกันจึงมักจะมีการลิงค์ข้อมูลระหว่างชีทงาน

3. การอ้างอิงข้ามชีทงาน

3. การอ้างอิงข้ามชีทงาน =SUM(sale!B6:D6) sale ชื่อของชีทงานที่ถูกลิงค์ B6:D6 ช่วงของเซลล์ที่ถูกอ้างอิง ช่วงของเซลล์ที่ถูกอ้างอิงและชื่อชีทงาน  ต้องมีเครื่องหมายอัศเจรีย์ (!)  คั่นด้วยเสมอ 

การคัดลอกข้อมูลโดยใช้ AutoFill 1.       คลิกเมาส์เลือกเซลล์และเลื่อนเมาส์ไปที่มุมขวาล่างของเซลล์เป็นเครื่องหมาย + เล็ก ๆ 2.      คลิกเมาส์ค้างไว้พร้อมกับ ลากเมาส์ (Drag mouse) 3.      ปล่อยเมาส์ข้อมูลถูกคัดลอกมา

การคัดลอกเซลล์โดยการลากที่ จุดจับเติม (Fill handle) 1.       เลือกเซลล์ที่ต้องการคัดลอก 2.      นำเมาส์ไปชี้ที่มุมขวาล่างของเซลล์ที่เลือกไว้ หรือเรียกว่า จุดจับเติม (Fill Handle) ซึ่งต้องให้เมาส์เปลี่ยนเป็นรูปกากบาทสีดำ (+) แล้วให้ลากเมาส์ลงมา

การคัดลอกสูตร รูปแบบการอ้างอิงในสูตร ซึ่งจะมีผลต่อการย้ายหรือคัดลอกสูตร  เช่น  การอ้างอิงแบบสัมพัทธ์จะทำให้ตำแหน่งสูตรเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการย้ายหรือคัดลอก  หรือการล็อคตำแหน่งสูตรเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการย้ายหรือคัดลอก หรือการล็อคตำแหน่งแถวหรือคอลัมน์ก็มีผลต่อการคัดลอกเช่นเดียวกัน

การคัดลอกสูตร 1. แดรกเมาส์เลือกเซลล์ที่ต้องการคัดลอก แล้วกดปุ่ม <Ctrl+C>  เพื่อสั่ง  Copy 2. เลือกตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการแทนที่ 3. คลิกขวาเลือกคำสั่งวางแบบพิเศษ 4. เลือกลักษณะการวาง เช่น ทั้งหมด วางเฉพาะสูตร วางเฉพาะค่า ฯลฯ

การคัดลอกสูตร

การคัดลอกสูตร

ผลลัพธ์ข้อความแปลก ๆ ใน Excel 2007

ผลลัพธ์ข้อความแปลก ๆ ใน Excel 2007

ผลลัพธ์ข้อความแปลก ๆ ใน Excel 2007

การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชันของ โปรแกรม Excel โครงสร้างของฟังก์ชัน =ชื่อฟังก์ชัน(ค่าargument1,ค่าargument2,…) สำหรับการป้อนค่า argument เราต้องทราบก่อนว่าฟังก์ชันนั้นรับค่า argument แบบใดบ้าง อาจใส่ข้อมูลตัวเลขเข้าไปโดยตรง เช่น =SUM(1700,9800,7200) เพื่อให้หาผลรวม หรืออาจกำหนดให้ฟังก์ชันอ้างอิงค่าในเซลล์ก็ได้ เช่น =SUM(E4:E7) สำหรับการใช้ฟังก์ชันบางประเภทเราอาจต้องป้อนค่า argument ที่เป็นข้อความ เวลา หรือ วันที่ โดยจะอยู่ภายในเครื่องหมาย “” เสมอ วิชา 204100 ภาคเรียนที่ 2 ปีการศึกษา 2549 ภาควิชาวิทยาการคอมพิวเตอร์ คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่

ฟังก์ชัน IF Function IF เป็นคำสั่งในเพื่อใช้ในการสร้างเงื่อนไข เพื่อทำการตรวจสอบค่าในเซลล์ที่เราต้องการว่าเป็นจริง หรือไม่ รูปแบบ logical_test หมายถึง เงื่อนไขเพื่อทำการตรวจสอบค่า value_if_true หมายถึง ค่าที่ใช้สำหรับแสดงผล เมื่อเงื่อนไขเป็นจริง value_if_false หมายถึง ค่าที่ใช้สำหรับแสดงผล เมื่อเงื่อนไขเป็นเท็จ

ตัวอย่างการใช้งาน Function if ใน Microsoft Excel 2007

กรณีมีหลายเงื่อนไข

เครื่องหมายในการเปรียบเทียบ < น้อยกว่า ใช้กับ น้อยกว่า,ไม่ถึง,ต่ำกว่า,ก่อน > มากกว่า ใช้กับ มากกว่า,หลัง <= น้อยกว่าหรือเท่ากับ ใช้กับ ไม่เกิน >= มากกว่าหรือเท่ากับ ใช้กับ ตั้งแต่...ขึ้นไป = เท่ากับ ใช้กับ เท่ากัน,เป็น,คือ <> ไม่เท่ากับ ใช้กับ ไม่เท่ากัน,ไม่ใช่,ยกเว้น

ฟังก์ชัน Sumif SumIF เป็นคำสั่งในหาผลรวมในการสร้างเงื่อนไข เพื่อทำการตรวจสอบค่าในเซลล์ที่เราต้องการว่าเป็นจริง หรือไม่ รูปแบบ range หมายถึง ช่วงข้อมูลที่ใช้ในการเปรียบเทียบ criteria หมายถึง เงื่อนไขที่ใช้ในการเปรียบเทียบกับ range Sum_range หมายถึง ช่วงของข้อมูลที่ใช้ในการรวมเมื่อเงื่อนไขเป็นจริง

ตัวอย่างการใช้งาน Function Sumif ใน Microsoft Excel 2007 ตัวอย่างการหาผลรวมยอดขายแต่ละประเภทสินค้า

ฟังก์ชันการนับ เช่น COUNT COUNTA COUNTBLANK และ COUNTIF Function Function ในการนับจำนวนเซลล์ ใช้ในการนับจำนวนเซลล์ภายในพื้นที่ที่กำหนดภายใต้เงื่อนไขใดๆ เช่น COUNT COUNTA COUNTBLANK และ COUNTIF

ฟังก์ชัน Countif Countif เป็นคำสั่งในนับจำนวนของเซลล์ภายในช่วงที่ตรงตามเงื่อนไขที่คุณระบุ รูปแบบ range หมายถึง ช่วงข้อมูลที่ใช้ในการเปรียบเทียบ criteria หมายถึง เงื่อนไขที่ใช้ในการเปรียบเทียบกับ range

ตัวอย่างการใช้งาน Function Countif ใน Microsoft Excel 2007 ตัวอย่างการนับพนักงานที่มีเงินเดือนน้อยกว่า 10000

กรณีมีหลายเงื่อนไข

ฟังก์ชัน COUNTA / COUNTBLANK เป็นคำสั่งนับจำนวนของเซลล์ที่ไม่ว่างภายในช่วงที่ระบุ COUNTBLANK เป็นคำสั่งนับจำนวนของเซลล์ที่ว่างภายในช่วงที่ระบุ

ฟังก์ชันค้นหา ฟังก์ชันการค้นหา (LOOKUP) ใช้ในการค้นหาข้อมูล Function ฟังก์ชันการค้นหา (LOOKUP) ใช้ในการค้นหาข้อมูล ประกอบด้วย ค่าที่ต้องการค้นหา ช่วงของข้อมูลที่จะค้นหาและเงื่อนไขอื่น ๆ ขึ้นอยู่กับรูปแบบของฟังก์ชัน เช่น VLOOKUP HLOOKUP

ฟังก์ชัน Vlookup Vlookup ใช้สำหรับหาค่าในตารางข้อมูลแนวตั้ง โดยหาค่า (ที่เหมือน หรือ ใกล้เคียง) จากคอลัมน์แรกของตาราง และคืนค่าเป็นข้อมูลที่อยู่ในแถวเดียวกัน จากคอลัมน์ที่ระบุลงไปใน Argument ของฟังก์ชั่น V ย่อมาจาก Vertical ซึ่ง VLOOKUP จะใช้กับตารางข้อมูลแนวตั้ง เป็นลักษณะของตารางที่ใช้กันตามปกติ  โดยคอลัมน์ที่ต้องการเอารหัสไปเปรียบเทียบต้องอยู่ด้านซ้ายสุดของตารางหรือพื้นที่ของตารางที่เลือก

รูปแบบ - Lookup_value เป็นค่าที่ต้องการหา สามารถเป็นได้ทั้ง ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเซลล์อ้างอิง โดยตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่มีค่าเหมือนกัน (Non-case-sensitive) - Table_array เป็นตารางที่เราต้องการไปหาค่า อาจเป็นช่วงเซลล์ หรือ Range Name ก็ได้ โดยคอลัมน์แรกของตารางต้องเป็นเลขรหัสที่ต้องการให้ Lookup_value มาเทียบค่า Table_array - Col_index_num เป็นเลขลำดับคอลัมน์ของตาราง (Table_array) ซึ่งเป็นคอลัมน์ที่ต้องการให้ดึงค่ามา - Range_lookup ถ้าเป็น TRUE หรือละไว้ จะเอาค่าที่ใกล้เคียงมา ถ้าเป็น FALSE หรือ 0 จะนำค่าที่ตรงกันมา)

ตัวอย่างการใช้งาน Vlookup ใน Microsoft Excel 2007 ตัวอย่างการหา VLOOKUP แบบตรงตัว (Exact Match)

แบบค่าเป็นช่วง (Approximate Match) จะใช้หาค่าที่ตกอยู่ในช่วง เช่น การคำนวณเกรด หรือภาษี โดยดูเงินได้เทียบกับช่วงของอัตราภาษีระดับต่างๆ โดยจะละเงื่อนไขใน Range_lookup หรือจะใส่เป็น TRUE ก็ได้ - การใช้งาน VLOOKUP แบบนี้จะใช้กับหาค่าที่เป็นช่วง เช่น การตัดเกรด หรือ การคำนวณช่วงอัตราภาษี - การใช้ฟังก์ชั่น VLOOKUP แบบนี้ ค่าในคอลัมน์แรกต้องเรียงตามลำดับจากน้อยไปมาก - ฟังก์ชั่น VLOOKUP จะไปหาค่าที่เหมือนกันก่อน ถ้าไม่เจอก็จะไปหาค่าที่มากที่สุด แต่น้อยกว่าค่าที่ต้องการหา แล้วก็จะไปนำค่าของคอลัมน์ที่เราต้องการมาแสดง

ฟังก์ชัน Vlookup แบบค่าเป็นช่วง (Approximate Match)

ตัวอย่างการใช้งาน Vlookup ใน Microsoft Excel 2007 ตัวอย่างการหา VLOOKUP แบบค่าเป็นช่วง (Approximate Match)