การติดต่อสื่อสาร Communication

การติดต่อสื่อสาร (Communication) คือ การแลกเปลี่ยนข่าวสารระหว่างบุคคลต่างๆ ประเภทของการติดต่อสื่อสาร การติดต่อสื่อสารที่เป็นภาษา (Verbal Communication) การติดต่อสื่อสารที่ไม่เป็นภาษา (Nonverbal Communication)

Verbal Communication คือ การติดต่อสื่อสารที่เป็นภาษา ภาษาพูด ภาษาเขียน

Verbal Communication ภาษาเขียน จดหมายธุรกิจ บันทึกภายในสำนักงาน(Memorandum) ข้อความทางโทรศัพท์ ที่ได้จดบันทึกไว้ จดหมายข่าว คู่มือเกี่ยวกับกฏ ระเบียบ นโยบายต่างๆ ภาษาเขียน

ข้อดีข้อเสียของภาษาพูดและภาษาเขียน ข้อดีของภาษาเขียน เก็บไว้เป็นหลักฐานได้ สามารถกระจายข่าวให้กับ บุคคลจำนวนมากได้เร็ว ข้อเสียของภาษาเขียน ต้นทุนในการเตรียมการสูง มีลักษณะที่ไม่เป็นทางการ

ข้อดีข้อเสียของภาษาพูดและภาษาเขียน ข้อดีของภาษาพูด รวดเร็วเป็นกันเอง เห็นผลสะท้อนได้รวดเร็ว ข้อเสียของภาษาเขียน เสียเวลานานในการพูดคุย

Nonverbal Communication “การติดต่อสื่อสารที่แสดงออกทางพฤติกรรม” ๑ การเคลื่อนไหวของร่างกาย (Kinesic Behavior) ลักษณะท่าทาง สีหน้า สายตา

Nonverbal Communication ๒ ความใกล้ของสถานที่ (Proxemics) อิทธิพลของสถานที่ที่ มีต่อการติดต่อสื่อสาร

Nonverbal Communication ๓ ลักษณะของน้ำเสียง (Paralanguage) น้ำเสียงที่เปล่งออกมา แสดงถึงอารมณ์และ ความรู้สึก

Nonverbal Communication ๔ วัตถุสิ่งของที่ใช้ (Object Language) เกิดจากวัตถุสิ่งของที่ใช้“การติดต่อสื่อสารที่แสดงออกทางพฤติกรรม” “การติดต่อสื่อสารที่แสดง ออกทางพฤติกรรม”

การติดต่อสื่อสารกับการบริหาร การประชุมที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ๕๐ % การพูดโทรศัพท์ ๙% การทำงานบนโต๊ะ๒๖% การเดินดูสถานที่ทำงาน ๓% การประชุมที่ไม่ได้กำหนดล่วงหน้า ๑๒%

stimulus encodes decodes noise decodes encodes THE COMMUNICATION PROCESS SENDER RECEIVER Message/ Medium stimulus encodes decodes noise decodes encodes Feedback/ Medium 2 2

องค์ประกอบของการติดต่อสื่อสาร ผู้ส่ง (Sender) ผู้เริ่มต้นของการเผยแพร่ข่าวสาร การใส่รหัส (Encoding) ขบวนการแปลความหมาย

องค์ประกอบของการติดต่อสื่อสาร ข่าวสาร (Message) ผลลัพท์ที่เกิดขึ้นจากการใส่รหัส“ข่าวสารที่ส่งไปให้ผู้รับต้องอาศัย สื่อ (Medium)”

องค์ประกอบของการติดต่อสื่อสาร ผู้รับ (Receiver) บุคคลที่ต้องการให้ข่าวสาร เปลี่ยนมือไปถึง

องค์ประกอบของการติดต่อสื่อสาร การถอดรหัส (Decoding) กระบวนการแปล สัญลักษณ์ที่ได้รับให้อยู่ในรูปของข่าวสารที่เข้าใจ

องค์ประกอบของการติดต่อสื่อสาร สิ่งรบกวน (Noise) สิ่งที่สอดแทรก หรือ ก่อกวนในการสื่อสาร ข้อมูลย้อนกลับ (Feedback)

One-Way Communication กระบวนการติดต่อสื่อสารที่ไม่เปิดช่องทาง Two- Way Communication การติดต่อสื่อสารแบบสองทาง

ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อการสื่อสาร ๑. กระบวนการรับรู้ (Perception Process) = การที่บุคคลจะรับรู้ข่าวสารต่างๆ A. การเลือกข่าวสาร (Selecting) B. การจัดข่าวสาร (Organizing) C. การแปลข่าวสาร (Interpreting)

กระบวนการรับรู้ การเลือกข่าวสาร การแปลข่าวสาร (Selecting) THE PERCEPTION PROCESS กระบวนการรับรู้ การเลือกข่าวสาร (Selecting) การแปลข่าวสาร (Interpreting) Selection Organizing Interpreting meaning การจัดข่าวสาร (Organizing) 3 3

ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อการสื่อสาร C. การแปลข่าวสาร (Interpreting) Stereotyping การอิงภาพพจน์กลุ่ม Halo Effect สรุปผลจากข้อมูลบางส่วน Projection การคาดหวัง Perceptual Defense ปิดกั้นการรับรู้ Self-Servicing Bias ลำเอียงเข้าข้างตน

ขอบข่ายของคำ (Semantic Net) อุปสรรคการใช้คำ (Semantic Blocks) ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อการสื่อสาร ๒. การเลือกใช้คำ (Semantics) = การศึกษาความหมายของคำพูดและการเลือกใช้คำพูดที่เหมาะสม ขอบข่ายของคำ (Semantic Net) อุปสรรคการใช้คำ (Semantic Blocks)

ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อการสื่อสาร ๒. การเลือกใช้คำ (Semantics) ขอบข่ายของคำ (Semantic Net) กลุ่มคำพูดและความหมายของคำพูดที่มี อยู่ในหน่วยความจำของแต่ละคน อุปสรรคการใช้คำ (Semantic Blocks) ความยากลำบากในการเลือกใช้คำพูด

ความสัมพันธ์ระหว่าง Verbal and Nonverbal Communication การติดต่อสื่อสารที่ไม่เป็นภาษาสามารถช่วยการติดต่อสื่อสารที่เป็นภาษาได้

ความสัมพันธ์ระหว่าง Verbal and Nonverbal Communication ย้ำข่าวสารที่เป็นภาษาให้เข้าใจมากขึ้น เพิ่มเติมข้อมูลบางอย่าง เน้นข่าวสาร กำหนด กฎ เกณฑ์บางอย่างได้

ความสัมพันธ์ระหว่าง Verbal and Nonverbal Communication ใช้แทนข่าวสารที่เป็น ภาษาได้ บ่งบอกให้ทราบถึงความหมายที่ขัดแย้งกับข่าวสารที่เป็นภาษาได้

ศิลปะในการติดต่อสื่อสาร ศิลปะการฟัง (Listening Skills) “เข้าใจ”

ศิลปะในการติดต่อสื่อสาร ศิลปะด้านข้อมูลย้อนกลับ (Feedback Skills) * เน้นพฤติกรรมหรือผลการทำงาน > การสนใจในตัวบุคคล * นำมาพัฒนาและปรับปรุงวิธีการดำเนินงาน เพื่อไม่ให้เสียลูกค้า

โครงข่ายการติดต่อสื่อสารในกลุ่ม Communication Network = ระบบที่ข้อมูลข่าวสาร ไหลไปมาระหว่างสมาชิกที่อยู่ในกลุ่มงานเดียวกัน ๑ โครงข่ายแบบรวมอำนาจ (Centralization)

โครงข่ายการติดต่อสื่อสารในกลุ่ม Communication Network = ระบบที่ข้อมูลข่าวสาร ไหลไปมาระหว่างสมาชิกที่อยู่ในกลุ่มงานเดียวกัน ๒. โครงข่ายแบบกระจายอำนาจ (Decentralization)

๑. โครงข่ายแบบล้อ (Wheel Network) โครงข่ายแบบรวมอำนาจ ๑. โครงข่ายแบบล้อ (Wheel Network) A D C B X

๒. โครงข่ายแบบลูกโซ่(Chain Network) โครงข่ายแบบรวมอำนาจ ๒. โครงข่ายแบบลูกโซ่(Chain Network) Chain x A C B

๓. โครงข่ายแบบ Y(Y Network) โครงข่ายแบบรวมอำนาจ ๓. โครงข่ายแบบ Y(Y Network) A D C B x

โครงข่ายแบบกระจายอำนาจ ๑. โครงข่ายแบบวงกลม(Circle Network) A D C B E Circle

โครงข่ายแบบกระจายอำนาจ ๒. โครงข่ายแบบดวงดาว (Star Network) A D C B E All-channel

โครงข่ายแบบรวมอำนาจ (Centralization) เหมาะกับงานซ้ำซาก จำเจ โครงข่ายแบบกระจายอำนาจ (Decentralization) เหมาะกับงานซับซ้อน

ช่องทางการติดต่อสื่อสาร Organizational Communication Channels ๑.การติดต่อสื่อสารในแนวดิ่ง (Vertical Communication) คือ การติดต่อสื่อสารระหว่าง ผู้บังคับบัญชากับ ผู้ใต้บังคับบัญชา (ต่างชั้นกัน)

การติดต่อสื่อสารในแนวดิ่ง (Vertical Communication) ข่าวสารไหลได้ ๒ ทางด้วยกัน ๑.๑ การติดต่อสื่อสารจากบนลงล่าง (Downward Communication) ๑.๒ การติดต่อสื่อสารจากล่างขึ้นบน (Upward Communication)

การติดต่อสื่อสารจากบนลงล่าง Downward Communication คือ การไหลของข้อมูลข่าวสารจากระดับบนลงสู่ระดับล่าง

การติดต่อสื่อสารจากบนลงล่าง Downward Communication ยกตัวอย่างเช่น ๑ คำสั่งงาน ๒ คำชี้แจงเกี่ยวกับงานที่ได้รับมอบหมาย ๓ ขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงาน ๔ ข้อมูลย้อนกลับเกี่ยวกับผลประเมิน การทำงานของพนักงาน ๕ การกระตุ้นพนักงานให้ตั้งใจทำงาน

การติดต่อสื่อสารจากล่างขึ้นบน Upward Communication คือ การไหลของข้อมูลข่าวสารจากพนักงานระดับล่างไปสู่พนักงานระดับที่สูงกว่า

การติดต่อสื่อสารจากล่างขึ้นบน Upward Communication ๑ ความก้าวหน้าของโครงการที่รับผิดชอบ ๒ การขอความช่วยเหลือจากผู้บังคับบัญชา ๓ เรื่องที่เกิดขึ้นแล้วมีผลกระทบต่อองค์การ ๔ ข้อเสนอแนะในการทำงานใหม่ๆ ๕ ทัศนคติ ขวัญ และประสิทธิภาพ Management by Wandering Around : (MBWA) คือ การบริหารโดยเดินดูรอบๆ

ช่องทางการติดต่อสื่อสาร Organizational Communication Channels ๒ การติดต่อสื่อสารในแนวนอน (Horizontal Communication) คือการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานระดับเดียวกัน หรือ หน่วยงานเดียวกัน

ช่องทางการติดต่อสื่อสาร Organizational Communication Channels ๒ การติดต่อสื่อสารในแนวนอน (Horizontal Communication) “เกิดจากการประสานงาน (Coordination), การแก้ปัญหา , การแจ้งข่าวสาร,การช่วยเหลือกันและกัน”

อุปสรรคของการติดต่อสื่อสารในแนวนอน ๑ การแข่งขัน ๒ ความชำนาญเฉพาะอย่าง ๓ การขาดแรงจูงใจ

วิธีการส่งเสริมการติดต่อสื่อสารในแนวนอน จัดตั้งคณะกรรมการหรือ หน่วยงานพิเศษ การใช้โครงสร้าง Matrix สำหรับการ ดำเนินงานตามโครงการ บางอย่าง

การติดต่อสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ The Grapevine ๑ แบบโซ่เส้นเดียว (Single-Strand Chain) ข่าวสารจะถูกส่งไปเป็นทอดๆ ๒ แบบซุบซิบ (Gossip Chain) จากบุคคลหนึ่งไปยังคนอื่นอีกหลายคน

การติดต่อสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ ๓ แบบสุ่ม(Probability Chain) จากบุคคลหนึ่งไปยังคนอื่น โดยไม่ เจาะจง ๔ แบบกลุ่ม(Cluster Chain) โดยเลือกว่าจะบอกใคร

ช่องทางการติดต่อสื่อสารในรูปแบบอื่น ๑ ระบบไปรษณีย์อิเล็กโทรนิกส์ (Electronic Mail or E-Mail System) ๒ การประชุมทางวิดีโอทัศน์ (Video Teleconferencing)

The End