การออกแบบระบบงาน (Conceptual Design) แก้ไขครั้งที่ 0 วันที่ 07-06-50 การออกแบบระบบงาน (Conceptual Design) ระบบงานรับรู้รายได้โครงการ (Project Billine) ฉบับสมบูรณ์ Oracle E-Business Suite 4-October-2006

ขั้นตอนการทำงานระบบงานรับรู้รายได้โครงการ การสร้างข้อมูลหลัก Master Data 1.1) การสร้างข้อมูลลูกค้า (Customers) 1.2) การสร้างข้อมูลโครงการ (Projects) 1.3) การสร้างสัญญา (Agreement) 1.4) การสร้างประมาณการ (Approved Revenue Budget)

อธิบาย สัญลักษณ์ สัญลักษณ์ คำอธิบาย ขั้นตอน (Manual) เอกสาร (Document) ขั้นตอนการทำงานโดยการใช้ Oracle Application โดย ด้านบนระบุระบบงาน (Module) ในกรอบสีขาวระบุชื่อ Windows จุดเชื่อมต่อ จุดเริ่มต้น, จุดสุดท้าย จุดตัดสินใจ จัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม ขั้นตอน (Manual) เอกสาร (Document) Projects Projects A เริ่มต้น อนุมัติ ?

1.1): การสร้างข้อมูลลูกค้า (Customers) - กรณีลูกค้าโครงการ ฝ่ายประเมินราคา / ฝ่ายธุรการถังน้ำ บัญชีลูกหนี้ ต้องการสร้างลูกค้าใหม่ หนังสือ รับรอง เอกสาร ประกอบต่างๆ สำเนาทะเบียน การค้า ตรวจสอบความถูกต้อง No อนุมัติการ สร้างลูกค้าใหม่? Yes INPUT FORM INPUT FORM ใช้รหัสลูกค้าเดิม Customer No./Name บัญชีลูกหนี้การค้า ตรวจสอบความถูกต้อง A

1.1): การสร้างข้อมูลลูกค้า (Customers) - กรณีลูกค้าโครงการ (ต่อ) ฝ่ายประเมินราคา / ฝ่ายธุรการถังน้ำ A หนังสือ รับรอง เอกสาร ประกอบต่างๆ สำเนาทะเบียน การค้า INPUT FORM PJB Customers หนังสือ รับรอง เอกสาร ประกอบต่างๆ Customer Listing Detail/Summary สำเนาทะเบียน การค้า INPUT FORM

1.2): การสร้างข้อมูลโครงการ (Projects) ฝ่ายประเมินราคา (ผู้ขอเสนอสร้างรายการ) ฝ่ายประเมินราคา (ผู้มีอำนาจอนุมัติ) พนง.บัญชีแยกประเภททั่วไป INPUT FORM ต้องการสร้างโปรเจคใหม่ INPUT FORM อนุมัติการสร้าง โปรเจค ? No Yes Project ข้อมูลลูกค้า รหัสโครงการ (Project Code) Agreement เลขที่สัญญา มูลค่าสัญญา Budget ประมาณการรายได้ ประมาณการต้นทุน บัญชี -รหัสโปรเจค INPUT FORM Projects Projects INPUT FORM สร้างโครงการใหม่ Status = Approved พนักงานบัญชี สร้างรหัสโปรเจคในผังบัญชี ยกเลิก A

1.3): การสร้างสัญญา (Agreement) ฝ่ายประเมินราคา / ธุรการถังน้ำ (ผู้มีอำนาจอนุมัติ) A เลขที่สัญญา ใหม่? No Yes Projects Projects Agreement Agreement สำเนา สัญญา INPUT FORM Add Project ใหม่เข้า Agreement เดิม ระบุ – Funding Type = Additional – Funding Amount (มูลค่าสัญญา) สร้าง Agreement ใหม่ ระบุ – Funding Type = Original – Funding Amount (มูลค่าสัญญา) Project ข้อมูลลูกค้า รหัสโครงการ (Project Code) Agreement เลขที่สัญญา มูลค่าสัญญา Budget ประมาณการรายได้ ประมาณการต้นทุน บัญชี -รหัสโปรเจค B

1.4): การสร้างประมาณการ (Approved Revenue Budget) ฝ่ายประเมินราคา / ธุรการถังน้ำ (ผู้มีอำนาจอนุมัติ) B Projects Budget ประมาณการ งบประมาณ INPUT FORM ระบุ - Approved Revenue Budget - Approved Cost Budget Project ข้อมูลลูกค้า รหัสโครงการ (Project Code) Agreement เลขที่สัญญา มูลค่าสัญญา Budget ประมาณการรายได้ ประมาณการต้นทุน บัญชี -รหัสโปรเจค กดปุ่ม “Submit” & “Baseline” เมื่อต้องการใช้งานงบประมาณที่สร้าง Revenue, Cost Budget by WBS INPUT FORM สำเนา สัญญา ประมาณการ งบประมาณ

ขั้นตอนการทำงานระบบงานรับรู้รายได้โครงการ การบันทึกรายการประจำวัน Transaction 2.1) บันทึกรายการเงินรับล่วงหน้า 2.2) บันทึกรายการตั้งหนี้ 2.3) บันทึกรายการตั้งหนี้ที่หักเงินประกันผลงาน 2.4) บันทึกรายการลดหนี้ 2.4.1 กรณีสามารถอ้างเลขที่ Invoice 2.4.2 กรณีไม่สามารถอ้างเลขที่ Invoice 2.5) บันทึกรายการรับรู้รายได้

2.1) บันทึกรายการเงินรับล่วงหน้า เลขา Project Co / ธุรการถังน้ำ / เลขา (ส่วนกลาง) Projects Projects Events Invoice Review เมื่อต้องการรับเงิน รับล่วงหน้าจากลูกค้า ระบุ จำนวนเงิน Event Type=Advance กดปุ่ม “Approve” & “Release” Projects กดปุ่ม “Approve” เมื่อ ตรวจสอบถูกต้องแล้ว กดปุ่ม “Release” เมื่อ เตรียมส่งข้อมูลเข้าสู่ A/R Generate Draft Invoice Projects Invoice Review แก้ไข Projects Submit Interface Streamline ตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลถูกต้อง? No Yes ข้อมูลถูกส่งเข้าสู่ระบบ A/R G

2.1) บันทึกรายการเงินรับล่วงหน้า (ต่อ) เลขา Project Co / ธุรการถังน้ำ / เลขา (ส่วนกลาง) ฝ่ายบัญชีลูกหนี้ กรณีแจ้งหนี้เรื่องเงินรับล่วงหน้า ให้ผู้ใช้งานแก้ไขรายการเพื่อบันทึกรายการเงินมัดจำ (สีแดง) Dr. บัญชีลูกหนี้ 1070 Cr. รายได้รับล่วงหน้า/ค้างรับ 1000 Cr. Defer VAT/Output VAT 70 Dr. รายได้รับล่วงหน้า/ค้างรับ 1000 Cr. เงินมัดจำ 1000 G 1.1 AR AR Transactions 1.1 AR AR Transactions ได้เลขที่ Invoice 1.1 AR AR Receipt Batch ใบเสร็จ ใบเสร็จ/ ใบกำกับภาษี 1.1 AR AR บันทึกรับเงิน Type = Manual Regular Submit >Request 1.1 AR AR Submit >Request ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ / ใบกำกับภาษี ก Receipts Register Billing & Receipts History Report การบันทึกบัญชีเมื่อมีการรับเงิน Dr. Bank XX Dr. Defer VAT XX Cr. บัญชีลูกหนี้ XX Cr. Output VAT XX Receipt Voucher

2.2) บันทึกรายการตั้งหนี้ ฝ่ายประเมินราคา / ฝ่ายผลิต / Project Co เลขา Project Co / ธุรการถังน้ำ / เลขา (ส่วนกลาง) Projects Projects Events Invoice Review เมื่อต้องการแจ้งหนี้ ผู้ใช้งานคำนวณจำนวนเงินที่ต้องการแจ้งหนี้ ระบุ จำนวนเงิน ระบุ Flexfield ระบุ Event Type กดปุ่ม “Approve” & “Release” Projects กดปุ่ม “Approve” เมื่อ ตรวจสอบถูกต้องแล้ว กดปุ่ม “Release” เมื่อ เตรียมส่งข้อมูลเข้าสู่ A/R Generate Draft Invoice Projects Invoice Review แก้ไข Projects Submit Interface Streamline ตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลถูกต้อง? ให้ผู้ใช้งานระบุ Flexfield กรณีต้องการแสดง - รายการหัก WH รายการหักเงินมัดจำ อื่นๆ 1 อื่นๆ 2 ในการพิมพ์ใบแจ้งหนี้, ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี No Yes ข้อมูลถูกส่งเข้าสู่ระบบ A/R C

2.2) บันทึกรายการตั้งหนี้ (ต่อ) เลขา Project Co / ธุรการถังน้ำ / เลขา (ส่วนกลาง) C 1.1 AR AR Transactions ได้เลขที่ Invoice ข้อมูลถูกต้อง? No Yes AR 1.1 AR Submit >Request ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง กรณีผิดมีนัยสำคัญ เช่น - จำนวนเงินผิด  สร้างรายการ CN ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง กรณีผิดไม่มีนัยสำคัญ เช่น - ที่อยู่ลูกค้าผิด  แก้ที่อยู่ที่ข้อมูลลูกค้า และสั่งพิมพ์ใหม่ D บันทึก CN ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ / ใบกำกับภาษี

2.3) บันทึกรายการตั้งหนี้ที่หักเงินประกันผลงาน ฝ่ายประเมินราคา / เลขา Project Co / ธุรการถังน้ำ / เลขา (ส่วนกลาง) Projects 1.1 Project Projects 1.1 Project Event Invoice Review เมื่อต้องการตั้งหนี้ ที่มีหัก Retention ระบุจำนวนเงิน กดปุ่ม “Approve” & “Release” Projects 1.1 Project Generate Draft Invoice กดปุ่ม “Approve” เมื่อ ตรวจสอบถูกต้องแล้ว กดปุ่ม “Release” เมื่อ เตรียมส่งข้อมูลเข้าสู่ A/R ระบุเงินประกันผลงานที่แต่ละ Project -ระบุ %, Amount -ระบุ Project, Top Task Level ระบุ Include Retention Invoice 1.1 Projects Project Invoice Review Projects แก้ไข 1.1 Project Submit Interface Streamline ตรวจสอบความถูกต้อง การบันทึกบัญชีเมื่อมี Retention Dr. บัญชีลูกหนี้ 970 Dr. บัญชีเงินประกันผลงาน 100 Cr. เงินรับล่วงหน้า/ค้างรับ 1000 Cr. Output/Defer VAT 70 ข้อมูลถูกต้อง? No Yes ข้อมูลถูกส่งเข้าสู่ระบบ A/R C

เลขา Project Co / ธุรการถังน้ำ / เลขา (ส่วนกลาง) 2.4) บันทึกรายการลดหนี้ เลขา Project Co / ธุรการถังน้ำ / เลขา (ส่วนกลาง) ฝ่ายบัญชีลูกหนี้ D เมื่อต้องการลดหนี้ INPUT FORM INPUT FORM ตรวจสอบและอนุมัติการสร้างรายการลดหนี้ INPUT FORM อนุมัติ? Yes No INPUT FORM E ยกเลิก

2.4) บันทึกรายการลดหนี้ - 2.4.1 กรณีสามารถอ้างเลขที่ Invoice เลขา Project Co / ธุรการถังน้ำ / เลขา (ส่วนกลาง) การลดหนี้ที่สามารถ ระบุเลขที่ Invoice Projects Invoice Review E กดปุ่ม “Approve” & “Release” Projects กดปุ่ม “Approve” เมื่อ ตรวจสอบถูกต้องแล้ว กดปุ่ม “Release” เมื่อ เตรียมส่งข้อมูลเข้าสู่ A/R Invoice Review กดปุ่ม “Credit” Projects Submit Interface Streamline ระบบเตรียมสร้างรายการลดหนี้ ข้อมูลถูกส่งเข้าสู่ระบบ A/R การบันทึกบัญชีเมื่อมีการลดหนี้ Dr. รายได้รับล่วงหน้า / ค้างรับ XX Dr. Output/Defer VAT XX Cr. บัญชีลูกหนี้ XX F

2.4) บันทึกรายการลดหนี้ - 2.4.1 กรณีสามารถอ้างเลขที่ Invoice (ต่อ) เลขา Project Co / ธุรการถังน้ำ / เลขา (ส่วนกลาง) F 1.1 AR AR Transactions ได้เลขที่ Credit Note AR 1.1 AR Submit >Request ใบลดหนี้ ใบลดหนี้ / ใบกำกับภาษี

2.4) บันทึกรายการลดหนี้ - 2.4.2 กรณีไม่สามารถอ้างเลขที่ Invoice เลขา Project Co / ธุรการถังน้ำ / เลขา (ส่วนกลาง) การลดหนี้ที่ไม่สามารถ ระบุเลขที่ Invoice Projects Invoice Review E กดปุ่ม “Approve” & “Release” Projects กดปุ่ม “Approve” เมื่อ ตรวจสอบถูกต้องแล้ว กดปุ่ม “Release” เมื่อ เตรียมส่งข้อมูลเข้าสู่ A/R Event ระบุ Bill Amount ติดลบ Projects Submit Interface Streamline ระบบเตรียมสร้างรายการลดหนี้ตามจำนวนที่ระบุ ข้อมูลถูกส่งเข้าสู่ระบบ A/R การบันทึกบัญชีเมื่อมีการลดหนี้ Dr. รายได้รับล่วงหน้า / ค้างรับ XX Dr. Output/Defer VAT XX Cr. บัญชีลูกหนี้ XX F

2.4) บันทึกรายการลดหนี้ - 2.4.2 กรณีไม่สามารถอ้างเลขที่ Invoice (ต่อ) เลขา Project Co / ธุรการถังน้ำ / เลขา (ส่วนกลาง) F 1.1 AR AR Transactions -ได้เลขที่ Invoice -Class = Invoice AR 1.1 AR Submit >Request ใบลดหนี้ ใบลดหนี้ / ใบกำกับภาษี

2.5) บันทึกรายการรับรู้รายได้ ฝ่ายบัญชี Projects Projects เมื่อต้องการรับรู้รายได้ ณ สิ้นงวด Generate Draft Revenue Revenue Review วิธีรับรู้รายได้=Cost/Event กดปุ่ม “Release” กดปุ่ม “Release” เมื่อ ตรวจสอบถูกต้องแล้ว เตรียมส่งข้อมูลเข้าสู่ G/L Projects Revenue Review แก้ไข ตรวจสอบความถูกต้อง Projects Submit Interface Streamline ข้อมูลถูกต้อง? No Yes ข้อมูลถูกส่งเข้าสู่ระบบ G/L

การออกแบบขั้นตอนการทำงาน ในระบบงานรับรู้รายได้โครงการ (………………………….) วันที่ _________________________ ผู้รับผิดชอบระบบ หัวหน้าคณะทำงาน (……………….………….) วันที่________________ ผู้จัดการโครงการ ที่ปรึกษาระบบงาน บริษัทยิบอินซอย คอนซัลติ้ง จำกัด