งานนำเสนอกำลังจะดาวน์โหลด โปรดรอ

งานนำเสนอกำลังจะดาวน์โหลด โปรดรอ

การฝึกอบรม MU – ERP ระบบงานบัญชีเจ้าหนี้ (AP: Accounts Payable) วันที่ 25 เมษายน 2011 – 3 พฤษภาคม 2011 โครงการจ้างที่ปรึกษา พัฒนาและติดตั้งระบบงาน ERP.

งานนำเสนอที่คล้ายกัน


งานนำเสนอเรื่อง: "การฝึกอบรม MU – ERP ระบบงานบัญชีเจ้าหนี้ (AP: Accounts Payable) วันที่ 25 เมษายน 2011 – 3 พฤษภาคม 2011 โครงการจ้างที่ปรึกษา พัฒนาและติดตั้งระบบงาน ERP."— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 การฝึกอบรม MU – ERP ระบบงานบัญชีเจ้าหนี้ (AP: Accounts Payable) วันที่ 25 เมษายน 2011 – 3 พฤษภาคม 2011 โครงการจ้างที่ปรึกษา พัฒนาและติดตั้งระบบงาน ERP โครงการการเงินการบัญชี การจัดซื้อจัดหา การบริหารพัสดุ และการบริหารทรัพยากรบุคคล มหาวิทยาลัยมหิดล Deloitte Consulting Ltd

2 แนวทางการจัดอบรมและการวัดผล (Training and Evaluation)
เวลาการอบรม เช้า 9.00 น – น บ่าย น หรือ ครบตามเป้าหมายในวันนั้น ๆ การเข้าอบรมขอให้ผู้เข้าอบรมเข้าอบรมให้ครบทุกหัวข้อในระบบงานที่รับผิดชอบ (อย่าขาด) ประเมินผลการเรียน โดยใช้แบบฝึกหัด (Exercise) ที่ปรึกษาจะจัดเตรียมแบบฝึกหัดให้เพื่อเป็นการฝึกทักษะแก่ผู้เข้าอบรม ให้ผู้เข้าอบรมทุกท่านพยายามทำแบบฝึกหัดทุกวันให้เสร็จก่อนกลับ และให้ส่ง Exercise คืน ที่ปรึกษาทุกวันหรือวันสุดท้ายของการอบรมแต่ละระบบงาน ที่ปรึกษาจะตรวจ Exercise รวบรวมคะแนนเพื่อประเมินผล แล้วส่งผลกลับให้กับผู้เข้าอบรม ในภายหลัง Training Environment ทุกคนจะได้ User ID ของตัวเอง ให้ใช้เป็น User Login ของแต่ละคนตลอดช่วงเวลาการ อบรม Key User Training (ดู User ID ได้จากประกาศรายชื่อหน้าห้องอบรม) Password : ตามที่ได้รับการฝึกอบรมรอบ Navigation Client สำหรับการ Training Client ‘800’ เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์

3 + - - + + + ตารางการฝึกอบรม ห้วข้อการฝึกอบรม วัน/เวลา
1. ภาพรวมระบบบัญชีเจ้าหนี้ (AP Overview) (เช้า) 2. การจัดการข้อมูลหลัก (Master Data) ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (Logistic Invoice Verification) การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) การจ่ายเงิน (Payment) และ การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร การจ่ายเงิน (Payment) และ การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (ต่อ) การจ่ายเงินล่วงหน้า การจ่ายเงินทดรองและการยืมเงิน , การบริหารหลักประกัน (บ่าย) (เช้า) (บ่าย) (เช้า) (บ่าย) (เช้า) (บ่าย) (เช้า) ส่วนงาน (บ่าย) 4. การจัดทำฎีกาเงินเดือน (ทั้งวัน) (เช้า) 5. การประมวลผลสิ้นงวด/สิ้นปี (Periodic Processing) (บ่าย) 6. รายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Report) + - - 3 ส่วนงาน + เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ + +

4 ERP 6.0 ระบบงานที่นำมาใช้กับมหาวิทยาลัยมหิดล
ระบบบัญชีการเงิน (Financial Accounting - FI) ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger- GL) ระบบบัญชีเจ้าหนี้ - จ่ายชำระเงิน (Account Payable- AP) ระบบบัญชีลูกหนี้ - รับชำระเงิน (Account Receivable- AR) ระบบสินทรัพย์ถาวร (Asset Management- AA) ระบบบัญชีบริหาร (Controlling - CO) ระบบบัญชีศูนย์ต้นทุน (Cost Center Accounting- CCA) ระบบบัญชีศูนย์กำไร (Profit Center Accounting- PCA) ระบบใบสั่งงานภายใน (Internal Order- IO) ระบบวิเคราะห์กำไร (Profitability Analysis- PA) ระบบบริหารงบประมาณ (Budgeting) ระบบบริหารงบประมาณ (Fund Management- FM) ระบบบริหารงานพัสดุ (Material Management - MM) ระบบบริหารการจัดซื้อ-จัดจ้าง (Purchasing- PU) ระบบบริหารงานวัสดุ (Inventory Management- IM) ระบบบริหารทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Management - HR) ระบบงานทะเบียนประวัติบุคลากร (Personnel Administration- PA) ระบบบัญชีเงินเดือนและค่าตอบแทน (Payroll Administration- PY) AP ERP 6.0 Client / Server ABAP/4 FI Financial Accounting CO Controlling AM Fixed Assets Mgmt. PS Project System. WF Workflow IS Industry Solutions MM Materials HR Human Resources SD Sales & Distribution PP Production Planning QM Quality Manage-ment PM Plant Main-tenance เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์

5 1. ภาพรวมระบบงานบัญชีเจ้าหนี้ (AP Overview)
สินทรัพย์ถาวร รับสินทรัพย์ ครุภัณฑ์, ค่าเสื่อมราคา (บันทึกบัญชี) ระบบ เงินเดือน เงินเดือน และ ค่าใช้จ่ายบุคลากร (บันทึกบัญชี) ตัดงบ ค่าใช้จ่าย, บันทึกรายได้จริง ระบบ บริหารพัสดุ ระบบ จัดซื้อจัดหา ระบบ งบประมาณ ระบบแยก ประเภททั่วไป รับของ ตรวจสอบงบ และจองงบ GFMIS AP จองงบ ระบบ บัญชีเจ้าหนี้ บันทึกค่าใช้จ่าย/ตั้งหนี้/จ่ายเงิน (บันทึกบัญชี) ระบบ ต้นทุน การจัดการข้อมูลหลักเจ้าหนี้/ธนาคาร การตั้งหนี้ ทำฏีกา และการจ่ายเงิน การจ่ายเงินทดรองจ่าย และ เงินยืม การจ่ายเงินล่วงหน้า และ หลักประกัน รายงานต่าง ๆ ตั้งหนี้ ระบบ บัญชีลูกหนี้ ขายวัสดุ บันทึกรายได้/ตั้งลูกหนี้/รับเงิน (บันทึกบัญชี) Interface ส่วนงานนอกระบบ MU-ERP

6 ตั้งหนี้อ้างอิงใบสั่ง
1. ภาพรวมระบบงานบัญชีเจ้าหนี้ (AP Overview) Logistic Invoice Verification (LIV) ตั้งหนี้ (AP Invoice) ตั้งหนี้อ้างอิงใบสั่ง (Invoice refer to PO) เงินจ่ายล่วงหน้า (Down Payment) เงิน ทดรอง /เงินสดย่อย จ่ายเงิน (Outgoing Payment) Accounts Payable (FI-AP)

7 + - - + + + ตารางการฝึกอบรม ห้วข้อการฝึกอบรม วัน/เวลา
1. ภาพรวมระบบบัญชีเจ้าหนี้ (AP Overview) (เช้า) 2. การจัดการข้อมูลหลัก (Master Data) ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (Logistic Invoice Verification) การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) การจ่ายเงิน (Payment) และ การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร การจ่ายเงิน (Payment) และ การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (ต่อ) การจ่ายเงินล่วงหน้า การจ่ายเงินทดรองและการยืมเงิน , การบริหารหลักประกัน (บ่าย) (เช้า) (บ่าย) (เช้า) (บ่าย) (เช้า) (บ่าย) (เช้า) ส่วนงาน+DT (บ่าย) 4. การจัดทำฎีกาเงินเดือน (ทั้งวัน) (เช้า) 5. การประมวลผลสิ้นงวด/สิ้นปี (Periodic Processing) (บ่าย) 6. รายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Report) + - - 3 ส่วนงาน + เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ + +

8 + + - + + 2. การจัดการข้อมูลหลัก (Master Data) ห้วข้อการฝึกอบรม T-code
2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) ภาพรวมข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Coding Structure) การบริหารข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ การสาธิตระบบ การสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Create Vendor) การเปลี่ยนแปลงข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Change Vendor) การแสดงข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Display Vendor) การระงับใช้ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Block/Unblock Vendor) การแฟลกเครื่องหมายลบข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Set deletion Indicator) XK01/FK01* XK02/FK02* XK03/FK03 XK05/FK05* XK06/FK06* แบบฝึกหัด 2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) + + - + + เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์

9 2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data)
ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Coding Structure) Client ข้อมูลด้านการจัดซื้อ Purchasing Org มหาวิทยาลัยมหิดล ข้อมูลระดับบริษัท Company code 1000 มหาวิทยาลัยมหิดล กลุ่มผู้ขาย (Vendor Account Group) Z300 ภาครัฐ Z400 ระหว่างกัน Z100 นิติบุคคล Z200 บุคคลธรรมดา Z500 บุคลากร Z600 นักศึกษา Z900 ขาจร เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ผู้ขายรายตัว (Vendor )

10 2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data)
ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Coding Structure) การออกแบบ (Design) ผู้ขายแบ่งเป็น 2 ประเภท คือ Regular Vendor : ผู้ขายที่คาดว่าจะทำการติดต่อ ต่อไปในอนาคต มากกว่า 1 ครั้งขึ้นไป และเพื่อเป็นการลดเวลาในการกรอกรายละเอียดของผู้ขายทุกครั้งที่มี การติดต่อเพื่อสั่งซื้อสินค้าและ/หรือผ่านรายการบัญชี One time Vendor : ผู้ขายที่จะทำการติดต่อเป็นครั้งคราว และ เพื่อเป็นการลด ปริมาณการจัดเก็บข้อมูล ระบบ SAP จึงมีการกำหนดประเภทผู้ขาย “One-time” โดยจะต้องทำการบันทึกข้อมูลทั่วไปของผู้ขายทุกครั้งที่มีการติดต่อเพื่อสั่งซื้อ สินค้าและ/หรือผ่านรายการบัญชี มีการแบ่งกลุ่มของผู้ขาย เรียกว่า “Vendor Account Group” ตามประเภทการซื้อและ ตามประเภทของหนี้ เพื่อประโยชน์ในการนำข้อมูลไปใช้ในการวิเคราะห์ เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์

11 X XXX (4 Digits) 2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data)
ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Coding Structure) การออกแบบ (Design) เลขที่ผู้ขายให้อัตโนมัติโดยระบบ (Internal assignment) โครงสร้างข้อมูลหลัก (Coding Structure) 1. กลุ่มผู้ขาย (Vendor Account Group) X XXX (4 Digits) 100 ผู้ขาย กลุ่ม นิติบุคคล ผู้ขาย กลุ่ม บุคคลธรรมดา 300 ผู้ขาย กลุ่ม หน่วยงานภาครัฐ 400 ผู้ขาย กลุ่ม ระหว่างกัน 500 ผู้ขาย กลุ่ม บุคลากร ผู้ขาย กลุ่ม นักศึกษา 900 ผู้ขาย กลุ่ม ขาจร 2-4 แบ่งตามกลุ่มผู้ขาย เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ 1 ค่าคงที่ “Z” กลุ่มผู้ขาย ของมหาวิทยาลัยมหิดล

12 โครงสร้างข้อมูลหลัก (Coding Structure)
2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Coding Structure) โครงสร้างข้อมูลหลัก (Coding Structure) 2. เลขที่ผู้ขาย (Vendor code) X XXXXX (6 Digits) 2-6 เลขที่ ตามลำดับก่อนหลังในการสร้างข้อมูลหลัก 1 ผู้ขาย กลุ่ม นิติบุคคล 2 ผู้ขาย กลุ่ม บุคคลธรรมดา 3 ผู้ขาย กลุ่ม หน่วยงานภาครัฐ 4 ผู้ขาย กลุ่ม ระหว่างกัน 5 ผู้ขาย กลุ่ม บุคลากร 6 ผู้ขาย กลุ่ม นักศึกษา 9 ผู้ขาย กลุ่ม ขาจร 1 กลุ่มผู้ขาย ได้แก่ เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์

13 2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data)
ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Coding Structure) รหัสกลุ่ม กลุ่มผู้ขาย คำอธิบายเพิ่มเติม Z100 ผู้ขาย กลุ่ม นิติบุคคล เลขที่ – ผู้ขาย/เจ้าหนี้ภายนอกที่มีการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล Z200 ผู้ขาย กลุ่ม บุคคลธรรมดา เลขที่ ผู้ขาย/เจ้าหนี้ภายนอกที่เป็นบุคคลธรรมดา Z300 ผู้ขาย กลุ่ม หน่วยงาภาครัฐ เลขที่ – ผู้ขาย/เจ้าหนี้ ที่เป็นหน่วยงานภาครัฐ Z400 ผู้ขาย กลุ่ม ระหว่างกัน เลขที่ – ส่วนงาน/หน่วยงานต่างๆ ที่มีการดำเนินงานอยู่ภายใต้การบริหารจัดการของมหาวิทยาลัยมหิดล เช่น คณะวิทยาศาสตร์ เป็นต้น Z500 ผู้ขาย กลุ่ม บุคลากร เลขที่ – ผู้ขาย/เจ้าหนี้ ที่มีสถานภาพเป็นบุคลากร Z600 ผู้ขาย กลุ่ม นักศึกษา เลขที่ – ผู้ขาย/เจ้าหนี้ ที่มีสถานภาพเป็นนักศึกษามหาวิทยาลัยมหิดล Z900 ผู้ขาย กลุ่ม ขาจร เลขที่ – ผู้ขาย/เจ้าหนี้ ที่ไม่ได้มีการติดต่อทำธุรกรรมกับทางส่วนงาน เป็นประจำ และไม่มีแนวโน้มที่จะทำธุรกรรมต่อไปอีกในอนาคต ซึ่งทางส่วนงาน ไม่ต้องการเก็บประวัติเฉพาะเจาะจงของเจ้าหนี้รายนั้นๆ

14 กองคลัง สำนักงานอธิการบดี
2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) การบริหารข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ ส่วนงาน 1. กรอกแบบฟอร์ม ใบขอสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย - ใบขอแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลหลักผู้ขาย นำเสนออนุมัติ ส่งแบบฟอร์มให้กองคลัง สำนักงานอธิการบดี เรียกดูข้อมูลหลักผู้ขาย (Display) กองคลัง สำนักงานอธิการบดี สร้างข้อมูลหลักผู้ขาย (Create) ในระบบ พร้อมแจ้งรหัสผู้ขายให้ส่วนงานทราบ แก้ไขข้อมูลหลักผู้ขาย - แก้ไขรายละเอียดข้อมูลหลักผู้ขาย (Change) - ระงับการใช้ข้อมูลหลักผู้ขาย (Block) - แฟลคเครื่องหมายลบข้อมูลหลักผู้ขาย (Flag for deletion) 3. เรียกดูข้อมูลหลักผู้ขาย (Display) หมายเหตุ : สำหรับส่วนงาน “คณะทันตแพทย์” สามารถบริหารข้อมูลหลักผู้ขายได้ที่ระบบ DT-ERP เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์

15 ตัวอย่าง แบบฟอร์มขอสร้าง/แก้ไข
2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) การบริหารข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ ตัวอย่าง แบบฟอร์มขอสร้าง/แก้ไข

16 + - - + + 2. การจัดการข้อมูลหลัก (Master Data) ห้วข้อการฝึกอบรม T-code
2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) ภาพรวมข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Coding Structure) การบริหารข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ การสาธิตระบบ การสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Create Vendor) การเปลี่ยนแปลงข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Change Vendor) การแสดงข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Display Vendor) การระงับใช้ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Block/Unblock Vendor) การแฟลกเครื่องหมายลบข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Set deletion Indicator) XK01/FK01* XK02/FK02* XK03/FK03 XK05/FK05* XK06/FK06* แบบฝึกหัด 2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) + - - + + เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ แบบฝึกหัด หัวข้อ AP 1.0 Master Data ข้อมูลหลักผู้ขาย (Vendor Master) ข้อ 1 - 9

17 หนังสือรับรอง ภาษี หัก ณ ที่จ่าย
2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) สรุปข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ กลุ่มผู้ขาย Vendor Account Group ชื่อผู้ขาย Vendor Name ผู้มีสิทธิรับเงิน Ind. Payee ชื่อหน้าเช็ค Recipient หนังสือรับรอง ภาษี หัก ณ ที่จ่าย Z100 ผู้ขาย กลุ่ม นิติบุคคล Z200 ผู้ขาย กลุ่ม บุคคลธรรมดา Z300 ผู้ขาย กลุ่ม หน่วยงานภาครัฐ Z600 ผู้ขาย กลุ่ม นักศึกษา บริษัท ABC จำกัด บริษัท XYZ จำกัด Z400 ผู้ขาย กลุ่ม ระหว่างกัน Z500 ผู้ขาย กลุ่ม บุคลากร บริษัท ABC จำกัด บริษัท XYZ จำกัด บริษัท ABC จำกัด - Z900 ผู้ขาย กลุ่ม ขาจร เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ หากต้องการให้ชื่อหน้าเช็คเป็น บริษัท ABC จำกัด จะต้องบันทึกปรับปรุงเจ้าหนี้ จบ

18 + + - - + 2. การจัดการข้อมูลหลัก (Master Data) ห้วข้อการฝึกอบรม T-code
2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) 2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) ภาพรวมข้อมูลหลักธนาคาร ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักธนาคาร(Coding Structure) การบริหารข้อมูลหลักธนาคาร การสาธิตระบบ การสร้างข้อมูลคีย์ธนาคาร(Create Bank Key) การเปลี่ยนแปลงข้อมูลคีย์ธนาคาร (Change Bank Key) การแสดงข้อมูลคีย์ธนาคาร (Display Bank Key) การสร้างข้อมูลธนาคารตัวแทน (House Bank) และบัญชีธนาคาร (Account ID) FI01* FI02* FI03 FI12 แบบฝึกหัด + + - - + เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์

19 2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data)
ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักธนาคาร (Coding Structure) ความหมาย (Definition) ข้อมูลหลักธนาคาร คือ การเก็บรายละเอียดฐานข้อมูลหลักของธนาคาร ที่มหาวิทยาลัยมหิดล ทำธุรกรรมทางการเงิน จัดทำเพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบข้อมูลทางการเงิน และวิเคราะห์ ข้อมูลประกอบงบการเงิน การออกแบบ (Design) ข้อมูลธนาคาร แบ่งเป็น 2 กลุ่ม คือ คีย์ธนาคาร (Bank Key) คือ รหัสเพื่ออ้างอิง ชื่อธนาคาร และ สาขา ธนาคารตัวแทนและบัญชีธนาคาร (House Bank/Account ID) คือ ข้อมูลธนาคารที่ ทำจ่ายจากมหาวิทยาลัยมหิดล ซึ่งประกอบด้วยรหัสธนาคาร/สาขา เลขที่บัญชี ประเภทบัญชี การกำหนดการลงบัญชีแยกประเภท

20 2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data)
ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักธนาคาร (Coding Structure) 1. Bank Key 2. House Bank 3. Account ID XXX - XXXX XX X XX ธนาคารตัวแทน มี 5 หลัก แทนด้วย ชื่อย่อภาษาอังกฤษของแต่ละธนาคาร และตามด้วยเลขลำดับเพื่อแทนสาขา ของแต่ละธนาคารที่ทำจ่าย รหัสสาขาธนาคาร เลขลำดับเลขที่บัญชี รหัสธนาคาร แหล่งเงิน รหัสส่วนงาน ตัวอย่าง : บัญชี มหาวิทยาลัยมหิดล เงินรายได้ ตัวอย่าง SCB01 ธนาคารไทยพาณิชย์ สาขาศิริราช ตัวอย่าง ธนาคารไทยพาณิชย์ สาขาศิริราช ข้อมูลหลักธนาคารสร้างขึ้นเพื่อใช้งานดังนี้ เป็นข้อมูลเพื่อใช้สำหรับ การสร้างข้อมูลชุดเช็ค (Check Lot) เป็นข้อมูลเพื่อใช้สำหรับการจ่ายเงิน ได้แก่ การจ่ายเช็ค และ การจ่ายเงินผ่านบริการธนาคาร

21 หมายเหตุ การให้รหัส Bank Key อ้างอิงข้อมูลตามรหัสธนาคารแห่งประเทศไทย
2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักธนาคาร (Coding Structure) ลำดับ รหัส ธนาคาร สาขา คีย์ธนาคาร (Bank Key) คำอธิบาย 1 002 กรุงเทพ 0012 ม.มหิดล ธนาคารกรุงเทพ-สาขาม.มหิดล 2 0119 บางกอกน้อย ธนาคารกรุงเทพ-สาขาบางกอกน้อย 3 0210 อนุสาวรีย์ฯ ธนาคารกรุงเทพ-สาขาอนุสาวรีย์ฯ 4 0247 พุทธมณฑล ธนาคารกรุงเทพ-สาขาพุทธมณฑล 5 004 กสิกรไทย 0019 พรานนก ธนาคารกสิกรไทย-สาขาพรานนก 6 0052 ถนนรางน้ำ ธนาคารกสิกรไทย-สาขาถนนรางน้ำ 7 0578 ศาลายา ธนาคารกสิกรไทย-สาขาศาลายา 8 0715 ถนนจันทน์ ธนาคารกสิกรไทย-สาขาถนนจันทน์ 9 006 กรุงไทย 0031 เซ็นทรัลปิ่นเกล้า ธนาคารกรุงไทย-สาขาเซ็นทรัลปิ่นเกล้า 10 0459 ธนาคารกรุงไทย-สาขาศาลายา 11 0732 เพชรเกษม 91 (อ้อมน้อย) ธนาคารกรุงไทย-สาขาเพชรเกษม 91 (อ้อมน้อย) 12 0959 ธนาคารกรุงไทย-สาขาม.มหิดล 13 011 ทหารไทย 0001 สำนักงานใหญ่ ธนาคารทหารไทย-สาขาสำนักงานใหญ่ 14 0003 พญาไท ธนาคารทหารไทย-สาขาพญาไท 15 0046 สนามเสือป่า ธนาคารทหารไทย-สาขาสนามเสือป่า 16 0079 ธนาคารทหารไทย-สาขาพุทธมณฑล 17 0085 ศิริราช ธนาคารทหารไทย-สาขาศิริราช 18 014 ไทยพาณิชย์ 0016 ธนาคารไทยพาณิชย์-สาขาศิริราช 19 0026 รามาธิบดี ธนาคารไทยพาณิชย์-สาขารามาธิบดี 20 0316 ธนาคารไทยพาณิชย์-สาขาศาลายา 21 0333 ธนาคารไทยพาณิชย์-สาขาม.มหิดล 22 0506 นครสวรรค์ ธนาคารไทยพาณิชย์-สาขานครสวรรค์ 23 015 นครหลวงไทย ธนาคารนครหลวงไทย-สาขาสำนักงานใหญ่ หมายเหตุ การให้รหัส Bank Key อ้างอิงข้อมูลตามรหัสธนาคารแห่งประเทศไทย

22 2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data)
ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักธนาคาร (Coding Structure) Country Bank Key คำอธิบาย TH ธนาคารไทยพาณิชย์-สาขาศิริราช ธนาคารกรุงไทย-สาขาเพชรเกษม 91 (อ้อมน้อย) ธนาคารไทยพาณิชย์-สาขาศาลายา House Bank Account ID Bank Account ID คำอธิบาย 99125 SCB01 กระแสรายวัน ธ.ไทยพาณิชย์ ศิริราช : 99201 KTB05 กระแสรายวัน ธ.กรุงไทย เพชรเกษม 91 : 99204 SCB05 กระแสรายวัน ธ.ไทยพาณิชย์ ศาลายา : Account ID GL Account คำอธิบาย SCB01 x กระแสรายวัน ธ.ไทยพาณิชย์ ศิริราช : KTB05 x กระแสรายวัน ธ.กรุงไทย เพชรเกษม 91 : SCB05 x กระแสรายวัน ธ.ไทยพาณิชย์ ศาลายา : X = 0 คือ บัญชีคุม X = 1 คือ บัญชีพัก

23 กำหนดเงื่อนไขการจ่ายเงิน โดยระบุ วิธีการจ่ายเงิน
2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักธนาคาร (Coding Structure) ตัวอย่าง การใช้งาน คีย์ธนาคาร (Bank key) , ธนาคารตัวแทน (House Bank) และ บัญชีธนาคาร (Account ID) 1. Automatic Payment - Configuration- กำหนดเงื่อนไขการจ่ายเงิน โดยระบุ วิธีการจ่ายเงิน (Payment Method)

24 2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data)
ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักธนาคาร (Coding Structure) 2. Manual Payment – กรณีจ่ายเช็ค 2.1 สร้างข้อมูลชุดเช็ค (Check Lot) เพื่ออ้างอิง House Bank และ Account ID 2.2 สร้างข้อมูลเช็ค อ้างอิง เลขที่เอกสารการจ่ายเงิน วิธีการชำระเงิน และ ชุดเช็ค (Check Lot)

25 กองคลัง สำนักงานอธิการบดี
2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) การบริหารข้อมูลหลักธนาคาร กองคลัง สำนักงานอธิการบดี ส่วนงาน สร้างข้อมูลหลักธนาคาร (Create) ในระบบ พร้อมแจ้งให้ส่วนงานทราบ แก้ไขข้อมูลธนาคาร-ถ้ามี (Change) 3. เรียกดูข้อมูลหลักธนาคาร (Display) ขออนุมัติและเปิดบัญชีธนาคารเล่มใหม่ กรอกแบบฟอร์มข้อสร้างข้อมูลธนาคารเล่มใหม่ เรียกดูข้อมูลหลักธนาคาร (Display) หมายเหตุ : สำหรับส่วนงาน “คณะทันตแพทย์” สามารถบริหารข้อมูลหลักธนาคารได้ที่ระบบ DT-ERP

26 ตัวอย่าง แบบฟอร์มขอสร้าง
2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) การบริหารข้อมูลหลักธนาคาร ตัวอย่าง แบบฟอร์มขอสร้าง

27 ตัวอย่าง แบบฟอร์มขอแก้ไข
2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) การบริหารข้อมูลหลักธนาคาร ตัวอย่าง แบบฟอร์มขอแก้ไข

28 จบ + + - - + 2. การจัดการข้อมูลหลัก (Master Data) ห้วข้อการฝึกอบรม
T-code 2.1 ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) 2.2 ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data ภาพรวมข้อมูลหลักธนาคาร ภาพรวมและโครงสร้างข้อมูลหลักธนาคาร(Coding Structure) การบริหารข้อมูลหลักธนาคาร การสาธิตระบบ การสร้างข้อมูลคีย์ธนาคาร(Create Bank Key) การเปลี่ยนแปลงข้อมูลคีย์ธนาคาร (Change Bank Key) การแสดงข้อมูลคีย์ธนาคาร (Display Bank Key) การสร้างข้อมูลธนาคารตัวแทน (House Bank) และบัญชีธนาคาร (Account ID) การตั้งค่าระบบของธนาคาร (Set up Bank Determination) FI01* FI02* FI03 FI12* OBVCS* แบบฝึกหัด + + - - + เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ จบ แบบฝึกหัด หัวข้อ AP 1.0 Master Data ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master) ข้อ 1 - 4

29 + - - + + + ตารางการฝึกอบรม ห้วข้อการฝึกอบรม วัน/เวลา
1. ภาพรวมระบบบัญชีเจ้าหนี้ (AP Overview) (เช้า) 2. การจัดการข้อมูลหลัก (Master Data) ข้อมูลหลักผู้ขาย/เจ้าหนี้ (Vendor Master Data) ข้อมูลหลักธนาคาร (Bank Master Data) 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (Logistic Invoice Verification) การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) การจ่ายเงิน (Payment) และ การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร การจ่ายเงิน (Payment) และ การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (ต่อ) การจ่ายเงินล่วงหน้า การจ่ายเงินทดรองและการยืมเงิน , การบริหารหลักประกัน (บ่าย) (เช้า) (บ่าย) (เช้า) (บ่าย) (เช้า) (บ่าย) (เช้า) ส่วนงาน (บ่าย) 4. การจัดทำฎีกาเงินเดือน (ทั้งวัน) (เช้า) 5. การประมวลผลสิ้นงวด/สิ้นปี (Periodic Processing) (บ่าย) 6. รายงานระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Report) + - - 3ส่วนงาน+ ทันตะ + เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ + +

30 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction)
ภาพรวมและโครงสร้างการออกแบบระบบบัญชีเจ้าหนี้ 3.1 ประเภทเอกสาร (Document type) และ เลขที่เอกสาร (Document No.) 3.2 ตัวบ่งชี้บัญชีแยกประเภทพิเศษ (Special G/L Indicator) 3.3 วิธีการจ่ายเงิน (Payment Method) 3.4 เงื่อนไขการชำระเงิน (Payment term) 3.5 เหตุผลระงับการจ่ายเงิน (Payment Block) 3.6 สาขาภาษี (Business Place) 3.7 รหัสภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) 3.8 รหัสภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT Code) 3.9 รหัสเหตุผลการยกเลิกเช็ค (Void Reason Code) เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์

31 ประเภทเอกสาร มีโครงสร้างดังนี้ รหัสหลักที่ 1 ประเภทเอกสาร
3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.1 ประเภทเอกสาร (Document type) และ เลขที่เอกสาร (Document No.) ประเภทเอกสาร เพื่อจัดเก็บรายการบันทึกบัญชี โดยจัดทำการแยกประเภทที่มาของเอกสารตาม หมวดหมู่รวมถึง การกำหนดเลขที่ของเอกสารของแต่ละส่วนงาน ประเภทเอกสาร มีโครงสร้างดังนี้ X X รหัสหลักที่ 1 ประเภทเอกสาร คำอธิบาย 4 ใบสำคัญตั้งหนี้ อ้างอิงใบสั่ง (IV) 5 ใบสำคัญตั้งหนี้ ไม่อ้างอิงใบสั่ง (IV) 6 ใบสำคัญจ่ายผ่านบริการธนาคาร (PV) 7 ใบสำคัญจ่ายอื่น ๆ (PV) 8 ใบสำคัญทั่วไประบบบัญชีเจ้าหนี้ (JV) K กลับรายการเจ้าหนี้ (AP) 9 ใบสำคัญทั่วไป (JV) S กลับรายการบัญชีทั่วไป (GL) ส่วนงาน ประเภทเอกสาร เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์

32 เลขที่เอกสาร มีโครงสร้างดังนี้
3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.1 ประเภทเอกสาร (Document type) และ เลขที่เอกสาร (Document No.) เลขที่เอกสาร มีโครงสร้างดังนี้ X X XX XXXXXX (10 Digits) Running no. 5-10 รหัสส่วนงาน [อ้างอิงจากรหัสส่วนงาน (Profit Center)] 3-4 1 = ใบสำคัญตั้งหนี้ อ้างอิงใบสั่ง (With PO) 2 = ใบสำคัญตั้งหนี้ ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) 3 = ใบสำคัญจ่ายผ่านบริการธนาคาร 4 = ใบสำคัญจ่ายอื่น ๆ 5 = ใบสำคัญทั่วไประบบงานบัญชีเจ้าหนี้ 9 = กลับรายการเจ้าหนี้ ประเภทเอกสาร 2 1 แยกระบบงาน 1 = ระบบงานบัญชีแยกประเภททั่วไป (GL) และ ระบบสินทรัพย์ถาวร (FM) 2 = ระบบงานบัญชีลูกหนี้ 3 = ระบบัญชีเจ้าหนี้ 4 = ระบบบริหารวัสดุ [เฉพาะ Goods issue] 5 = ระบบบริหารวัสดุ

33 ตัวอย่าง ช่วงเลขที่เอกสาร
3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.1 ประเภทเอกสาร (Document type) และ เลขที่เอกสาร (Document No.) หมวดหมู่เอกสาร ส่วนงาน ตัวอย่าง ช่วงเลขที่เอกสาร ใบสำคัญตั้งหนี้ อ้างอิงใบสั่ง (With PO) สำนักงานอธิการบดี บัณทิตวิทยาลัย คณะทันตแพทยศาสตร์ ใบสำคัญตั้งหนี้ ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) ใบสำคัญจ่ายผ่านบริการธนาคาร มหาวิทยาลัยมหิดล ใบสำคัญจ่ายอื่น ๆ (PV) หมายเหต: การเรียกดูเอกสารการบันทึกบัญชี ต้องอ้างอิง เลขที่เอกสาร (Document No.) + รหัสบริษัท (Company Code) + ปีบัญชี (Fiscal Year) 2. เมื่อขึ้นปีงบประมาณถัดไป เลขที่เอกสารจะเริ่มต้นใหม่

34 รายการที่บันทึกในแต่ละประเภทเอกสาร
3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.1 ประเภทเอกสาร (Document type) และ เลขที่เอกสาร (Document No.) ประเภทเอกสาร คำอธิบาย รายการที่บันทึกในแต่ละประเภทเอกสาร 4? ใบสำคัญตั้งหนี้ อ้างอิงใบสั่ง (With PO) บันทึกตั้งหนี้ อ้างอิงใบสั่ง (PO) บันทึกลดหนี้ อ้างอิงใบสั่ง (PO) – ถ้ามี โดยการบันทึกรายการข้างต้นจะเชื่อมโยงกับระบบจัดซื้อจัดหา และ หลังบันทึกรายการแล้วระบบจะให้เลขที่เอกสาร 2 เลขที่ คือ FI Document (เอกสารการบันทึกบัญชี ขึ้นต้นด้วย 31XX… ) MM Document (ขึ้นต้นด้วย 51 และไม่แยกส่วนงาน ซึ่งเป็นเลขที่เอกสารสำหรับเชื่อมโยงกับระบบจัดซื้อจัดหา) 5? ใบสำคัญตั้งหนี้ ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) บันทึกตั้งหนี้ สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีการอ้างอิง PO บันทึกลดหนี้ สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีการอ้างอิง PO – ถ้ามี บันทึกรายการจ่ายเงินทดรอง บันทึกตั้งหนี้ กรณีซื้อทรัพย์สินแบบเร่งด่วน ไม่ผ่าน PO การตั้งเจ้าหนี้ระหว่างกัน โดยการบันทึกรายการข้างต้นจะไม่เชื่อมโยงกับระบบจัดซื้อจัดหา และ หลังบันทึกรายการแล้วระบบจะให้เลขที่เอกสาร 1 เลขที่ คือ FI Document (เอกสารการบันทึกบัญชี ขึ้นต้นด้วย 32XX…)

35 รายการที่บันทึกในแต่ละประเภทเอกสาร
3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.1 ประเภทเอกสาร (Document type) และ เลขที่เอกสาร (Document No.) ประเภทเอกสาร คำอธิบาย รายการที่บันทึกในแต่ละประเภทเอกสาร 6ม ใบสำคัญจ่าย กรณีจ่ายผ่านบริการธนาคาร บันทึกการจ่ายเงิน โดยจ่ายผ่านบริการธนาคาร โดยการบันทึกรายการจ่ายเงินจะใช้เมื่อ มีการจ่ายเงิน ด้วย วิธีการ คำอธิบาย Y เช็ค โดยใช้บริการธนาคาร-งบรายได้ Z เช็ค โดยใช้บริการธนาคาร-งบประมาณ เมื่อบันทึกรายการแล้วระบบจะให้เลขที่เอกสาร 1 เลขที่ คือ FI Document (เอกสารการบันทึกบัญชี ขึ้นต้นด้วย 3399…) 7? ใบสำคัญจ่ายอื่นๆ บันทึกการจ่ายเงิน จ่ายโดยเช็ค (ทั้งพิมพ์จากระบบและเขียนมือ) บันทึกการจ่ายเงิน จ่ายโดยหักบัญชีอัตโนมัติ บันทึกการจ่ายเงิน จ่ายโดยโอนเงิน โดยการบันทึกรายการจ่ายเงินจะใช้เมื่อ มีการจ่ายเงิน แบบ ตัวอย่าง C เช็คทุกบัญชี (ยกเว้น บัญชีที่มีการกำหนด Payment Method โดยเฉพาะ) D เช็ค SCB A/C T การโอนเงิน, การหักบัญชีอัตโนมัติ FI Document (เอกสารการบันทึกบัญชี ขึ้นต้นด้วย 34XX…)

36 รายการที่บันทึกในแต่ละประเภทเอกสาร
3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.1 ประเภทเอกสาร (Document type) และ เลขที่เอกสาร (Document No.) ประเภทเอกสาร คำอธิบาย รายการที่บันทึกในแต่ละประเภทเอกสาร 8? ใบสำคัญทั่วไประบบบัญชีเจ้าหนี้ บันทึกปรับปรุงข้อมูลเจ้าหนี้ บันทึกคำขอจ่ายเงิน เงินยืม (Request) บันทึกข้อมูลหลักประกัน (Note Item) เมื่อบันทึกรายการแล้วระบบจะให้เลขที่เอกสาร 1 เลขที่ คือ FI Document (เอกสารการบันทึกบัญชี ขึ้นต้นด้วย 35XX…) K? เอกสารกลับรายการ กลับรายการทุกประเภทเอกสาร ของระบบบัญชีเจ้าหนี้ FI Document (เอกสารการบันทึกบัญชี ขึ้นต้นด้วย 39XX…) 9? ใบสำคัญทั่วไป บันทึกรายการจัดทำงบเปรียบเทียบยอดเงินฝากธนาคาร บันทึกปรับปรุงรายการบัญชี FI Document (เอกสารการบันทึกบัญชี ขึ้นต้นด้วย 10XX… ) S? กลับรายการใบสำคัญทั่วไป กลับรายการทุกประเภทเอกสาร ของระบบบัญชีทั่วไป FI Document (เอกสารการบันทึกบัญชี 12XX… )

37 ตัวอย่าง 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction)
3.1 ประเภทเอกสาร (Document type) และ เลขที่เอกสาร (Document No.) Document Type ประเภทเอกสาร Description คำอธิบาย Profit Center ส่วนงาน 41 P01 ตั้งหนี้มี PO สำนักงานอธิการบดี 42 P02 ตั้งหนี้มี PO บัณฑิตวิทยาลัย 43 P03 ตั้งหนี้มี PO คณะทันตแพทยศาสตร์ 44 P04 ตั้งหนี้มี PO คณะเทคนิคการแพทย์ 45 P05 ตั้งหนี้มี PO คณะพยาบาลศาสตร์ 48 P08 ตั้งหนี้มี PO คณะเภสัชศาสตร์ 49 P09 ตั้งหนี้มี PO คณะวิทยาศาสตร์ 4A P10 ตั้งหนี้มี PO คณะวิศวกรรมศาสตร์ 4B P11 ตั้งหนี้มี PO คณะเวชศาสตร์เขตร้อน 4C P12 ตั้งหนี้มี PO คณะสังคมศาสตร์และมนุษยศาสตร์ 4D P13 ตั้งหนี้มี PO คณะสัตวแพทยศาสตร์ 4E P14 ตั้งหนี้มี PO คณะสาธารณสุขศาสตร์ 4F P15 ตั้งหนี้มี PO คณะสิ่งแวดล้อมและทรัพยากรศาสตร์ 4G P16 ตั้งหนี้มี PO วิทยาลัยราชสุดา 4H P17 ตั้งหนี้มี PO วิทยาลัยวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีการกีฬา 4I P18 ตั้งหนี้มี PO สถาบันพัฒนาสุขภาพอาเซียน 4J P19 ตั้งหนี้มี PO สถาบันวิจัยประชากรและสังคม 4K P20 ตั้งหนี้มี PO สถาบันวิจัยภาษาและวัฒนธรรมเอเชีย 4L P21 ตั้งหนี้มี PO สถาบันโภชนาการ 4M P22 ตั้งหนี้มี PO สถาบันชีววิทยาศาสตร์โมเลกุล ตัวอย่าง

38 ตัวอย่าง 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction)
3.1 ประเภทเอกสาร (Document type) และ เลขที่เอกสาร (Document No.) Document Type ประเภทเอกสาร Description คำอธิบาย Profit Center ส่วนงาน 4N P23 ตั้งหนี้มี PO สถาบันแห่งชาติเพื่อการพัฒนาเด็ก/ครอบครัว 4O P41 ตั้งหนี้มี PO ศูนย์ศึกษาและพัฒนาสันติวิธี 4P P25 ตั้งหนี้มี PO ศูนย์ตรวจสอบสารต้องห้ามในนักกีฬา 4Q P40 ตั้งหนี้มี PO ศูนย์จิตตปัญญาศึกษา 4R P42 ตั้งหนี้มี PO ศุนย์สิทธิมนุษยชนศึกษาและการพัฒนาสังคม 4S P28 ตั้งหนี้มี PO ศูนย์สัตว์ทดลองแห่งชาติ 4T P29 ตั้งหนี้มี PO หอสมุดและคลังความรู้มหาวิทยาลัยมหิดล 4U P30 ตั้งหนี้มี PO วิทยาลัยนานาชาติ 4V P31 ตั้งหนี้มี PO วิทยาลัยดุริยางคศิลป์ 4W P32 ตั้งหนี้มี PO วิทยาลัยการจัดการ 4X P33 ตั้งหนี้มี PO วิทยาลัยศาสนศึกษา 4Y P34 ตั้งหนี้มี PO สถาบันนวัตกรรมการเรียนรู้ 4Z P35 ตั้งหนี้มี PO คณะศิลปศาสตร์ 4ก P36 ตั้งหนี้มี PO คณะเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (ICT) 4ข P37 ตั้งหนี้มี PO สำนักงานสภามหาวิทยาลัย 4ค P38 ตั้งหนี้มี PO วิทยาเขตกาญจนบุรี 4ง P39 ตั้งหนี้มี PO คณะกายภาพบำบัด 4ม P99 ตั้งหนี้มี PO มหาวิทยาลัยมหิดล ตัวอย่าง

39 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction)
3.2 ตัวบ่งชี้บัญชีแยกประเภทพิเศษ (Special G/L Indicator) ความหมาย (Definition) เป็นตัวบ่งบอกสำหรับการบันทึกรายการพิเศษสำหรับ ระบบบัญชีเจ้าหนี้และระบบ บัญชีลูกหนี้ ซึ่งจะเป็นการผ่านรายการบันทึกบัญชีไปบัญชีแยกประเภททั่วไปที่แตกต่าง จากรหัสบัญชีกระทบยอดเจ้าหนี้ (Reconciliation account) ที่ระบุในข้อมูลผู้ขาย (Vendor master) และข้อมูลลูกหนี้ (Customer master) การออกแบบ (Design) ตัวบ่งชี้พิเศษแทนด้วยตัวอักษรภาษาอังกฤษ หรือ ตัวเลข 1 ตัว โดยตัวบ่งชี้พิเศษจะระบุ พร้อมกับการบันทึกข้อมูลหลักผู้ขาย หรือ ข้อมูลหลักลูกหนี้

40 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction)
3.2 ตัวบ่งชี้บัญชีแยกประเภทพิเศษ (Special G/L Indicator) บัญชีกระทบยอดเจ้าหนี้ (Reconciliation Account) - Case ปกติ เป็นรหัสบัญชีที่กำหนดในข้อมูลหลักผู้ขาย (Vendor master) หรือข้อมูลหลักลูกหนี้ (Customer master) สำหรับการผ่านรายการที่เกิดจากการตั้งหนี้ไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) บัญชี-เจ้าหนี้ค่าสินค้าและบริการ บัญชี เจ้าหนี้รหัส 100 100 300 เจ้าหนี้รหัส 300 งบทดลอง บัญชีเจ้าหนี้-บุคคลากร เจ้าหนี้รหัส บัญชี 300 300

41 X 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction)
3.2 ตัวบ่งชี้บัญชีแยกประเภทพิเศษ (Special G/L Indicator) บัญชีรายการพิเศษ (Special G/L indicator) – Case ที่บันทึกจาก Special G/L เป็นตัวบ่งบอกสำหรับการบันทึกรายการพิเศษสำหรับ ระบบบัญชีเจ้าหนี้และระบบบัญชีลูกหนี้ ซึ่งจะเป็นการผ่านรายการบันทึกบัญชีไปบัญชีแยกประเภททั่วไปที่แตกต่างจากรหัสบัญชีกระทบยอดที่ระบุในข้อมูลหลักผู้ขาย (vendor master) ข้อมูลหลักลูกหนี้ (customer master) บัญชีเจ้าหนี้-บุคลากร บัญชี 100 เจ้าหนี้ 400 + E 100 X งบทดลอง บัญชีลูกหนี้-เงินยืม บัญชี 400 400

42 รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป
3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.2 ตัวบ่งชี้บัญชีแยกประเภทพิเศษ (Special G/L Indicator) Special G/L Indicator รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป คำอธิบาย หมายเหตุ B Block Grant เงินยืม ง/ด พม. เงินงบประมาณยืมเงินจากเงินรายได้ สำหรับการจ่ายเงินเดือนให้แก่พนักงานมหาวิทยาลัย D Down Payment เงินจ่ายล่วงหน้า เงินจ่ายล่วงหน้าให้เจ้าหนี้ กรณีงานโครงการต่าง ๆ E Employee ลูกหนี้-เงินยืม เงินยืมภายใต้สำนักงานอธิการบดี และ เงินยืมภายใต้ส่วนงานที่บริหารจัดการเอง G Guarantee หลักประกันสัญญา หลักประกันรับจากเจ้าหนี้ (เงิน/เช็ค) L Long – Term ลูกหนี้-เงินยืมระยะยาว เงินยืมภายใต้สำนักงานอธิการบดี ที่มีระยะเวลา มากกว่า 1 ปี R Retention   เงินประกันผลงาน เงินหักจากยอดหนี้ก่อนจ่าย  M มัดจำ เงินมัดจำ/เงินประกัน เงินมัดจำและเงินประกันจ่ายให้เจ้าหนี้ V วิจัย บ/ช พักรอจ่าย-วิจัย ทำ Request ขอเบิกเงินรายได้ของส่วนงาน K ชะลอค่า K เงินชะลอค่า K 1 AP_AFF. เจ้าหนี้ระหว่างกัน (ซื้อ/ขาย) ใช้สำหรับการตั้งเจ้าหนี้ส่วนงานกรณีเป็นการซื้อขายระหว่างกัน

43 รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป
3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.2 ตัวบ่งชี้บัญชีแยกประเภทพิเศษ (Special G/L Indicator) Special G/L Indicator รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป คำอธิบาย หมายเหตุ T เจ้าหนี้อื่น การเบิกชดเชยเงินทดรองและเงินยืม แต่ค่าใช้จ่ายเป็นของแหล่งเงินงบประมาณ ส่วนงานสำรองจ่ายเงิน ทดรองไปก่อน แต่ค่าใช้จ่ายเป็นของสำนักงานอธิการบดี และส่วนงานจะส่งบันทึกขอเบิกเงินและหลักฐานมาที่สำนักงานอธิการบดี ซึ่งสำนักงานอธิการบดี บันทึกตั้งหนี้เพื่อจ่ายคืนเงินทดรอง Note Item : ไม่มีการบันทึกบัญชี Special G/L Indicator รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป คำอธิบาย หมายเหตุ N Bank Guarantee N/A  หนังสือค้ำประกัน หนังสือค้ำประกันรับจากเจ้าหนี้ F Request คำขอจ่ายเงิน คำขอชำระเงินดาวน์ จะบันทึกตอนทำ Request และ บันทึกรายการไปยัง Target Special G/L ดังต่อไปเมื่อจ่ายเงิน B : เงินยืม ง/ด พม. E : ลูกหนี้-เงินยืม L : ลูกหนี้-เงินยืมระยะยาว M : เงินมัดจำ/เงินประกัน (จ่าย)

44 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction)
3.3 วิธีการจ่ายเงิน (Payment Method) - เป็นการระบุวิธีการจ่ายเงิน เช่น การจ่ายด้วยเช็ค, การตัดบัญชี หรือ ผ่านบริการธนาคาร ซึ่งผู้ใช้งานจะกำหนด ในขณะบันทึกรายการตั้งหนี้ (Transaction) วิธีการจ่ายเงิน คำอธิบาย Y จ่ายผ่านบริการธนาคาร รายได้ 1 เช็ค SCB รายได้ (ทันตแพทย์) Z จ่ายผ่านบริการธนาคาร งปม. 2 เช็ค SCB งปม. (ทันตแพทย์) D เช็ค SCB รายได้1 9 เช็ค SCB งปม (ดุริยางค์) E เช็ค SCB รายได้2 U เช็ค SCB รายได้ (นานาชาติ) F เช็ค SCB รายได้1 V เช็ค SCB รายได้ (ดุริยางค์) G เช็ค SCB รายได้2 W เช็ค SCB รายได้ (การจัดการ) H เช็ค SCB รายได้ I เช็ค SCB งปม. J เช็ค SCB งปม. C เช็ค เขียนมือ/เช็คฉีก เช็คทุกบัญชี (ยกเว้น บัญชีที่กำหนดวิธีการจ่ายเงินโดยเฉพาะ) K เช็ค KTB ทข. L เช็ค SCB งปม. T ตัดบัญชีอัตโนมัติและการโอนเงิน (ทุกส่วนงาน)

45 09.09.2011 11.09.2011 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction)
3.4 เงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Term) เป็นการระบุเงื่อนไขในการคำนวณวันครบกำหนดชำระเงิน โดยกำหนดวันที่เริ่มต้นนับจำนวนวันที่ได้รับ เครดิต (Baseline Date) และ/หรือวันที่ครบกำหนดชำระ Entry Date Baseline Date / Net Due Date วันครบกำหนดชำระเงิน = Baseline Date + Payment Term Payment Term K000 เงื่อนไขการชำระเงิน คำอธิบาย หมายเหตุ K000 กำหนดชำระทันที K007 กำหนดชำระภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป สำหรับ กรมสรรพากร K030 กำหนดชำระภายใน 30 วัน กรณีต้องการระบุวันครบกำหนดชำระเงิน ผู้ใช้งานสามารถดำเนินการดังนี้ โดยระบุ Base Line Date = วันที่ครบกำหนดชำระ และ เงื่อนไขการชำระเงิน = K000

46 เหตุผลระงับการจ่ายเงิน
3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction) 3.5 การระงับการจ่ายเงิน (Payment Block) ระงับรายการในเอกสาร ซึ่งจะระบุเป็น Code เหตุผลระงับการจ่ายเงิน คำอธิบาย หมายเหตุ P ระงับการจ่ายเงิน การระงับการจ่ายเงิน ระบุในเอกสาร (Transaction) ระบบกำหนดให้อัตโนมัติ การระงับการจ่ายเงินจะมีผลเฉพาะ การจ่ายเงินแบบ Automatic Payment เท่านั้น ระงับการจ่าย จะถูกปลด เมื่อกองคลังบันทึกรับวางฏีกาของส่วนงาน

47 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction)
3.6 สาขาภาษี/สถานประกอบการ (Business Place) สาขาภาษี เป็นหน่วยที่ใช้สำหรับออกรายงานทางภาษี เช่น รายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) , รายงานภาษี หัก ณ ที่จ่าย ภงด 3 หรือ 53 กรมสรรพากรได้ออกข้อกำหนดให้ บริษัทที่จดทะเบียนในประเทศไทยจะ ต้องจดทะเบียนสถานประกอบการ ที่ใช้ดำเนินธุรกิจ โดยทั่วไปรหัสที่ใช้กำหนดสถานประกอบการ เป็นตัวเลข 4 หลัก และกำหนดรหัสสถานประกอบการ ของ สำนักงานใหญ่ คือ และ เรียงลำดับต่อไป ตามสถานประกอบการที่ทำการจดทะเบียน รหัสสาขาภาษี คำอธิบาย หมายเหตุ 0000 มหาวิทยาลัยมหิดล เมื่อผ่านรายการทางบัญชี โดบระบุรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม และ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ผู้ใช้งานจะต้องระบุรหัสสาขาภาษีเสมอ

48 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction)
3.7 ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) ภาษีหัก ณ ที่จ่ายเป็นการระบุอัตราภาษีและรูปแบบการแสดงข้อมูลบนรายงานและหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย 1. Withholding Tax Type 2. Recipient Types 3. Withholding Tax code คือ ประเภทการบันทึกบัญชีภาษีหัก ณ ที่จ่าย ค้างจ่าย ณ ขณะใด ซึ่ง แบ่งแยกเป็น - บันทึกตอนทำจ่าย หรือ - บันทึกรายการตอนตั้งหนี้ คือ แบบยื่นรายการภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (ภงด.) คือ แสดงรายงานผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย คือ รหัสภาษี ซึ่งการกำหนดอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย กำหนดในข้อมูลหลักผู้ขาย แต่ เลือกใช้ตอนตั้งหนี้ กำหนดในข้อมูลหลักผู้ขาย เลือกใช้ตอนตั้งหนี้ เงินรายได้ รหัส คำอธิบาย บันทึกหักภาษีตอนตั้งหนี้ (ใช้กรณีเงินทดรอง) บันทึกหักภาษีตอนจ่ายเงิน รหัส คำอธิบาย 03 ภงด ภงด. 53 รหัส คำอธิบาย 01 ค่าซื้อสินค้า 1% 02 ค่าจ้างเหมา/บริการ 1 % 03 ค่าจ้างเหมา/บริการ 3 % เงินประมาณ บันทึกหักภาษีตอนตั้งหนี้ (ใช้กรณีส่งใช้เงินยืม งปม. ทั่วไป) บันทึกหักภาษีตอนจ่ายเงิน (กรณีหัก ณ ที่จ่ายเจ้าหนี้ งปม. ทั่วไป) บันทึกหักภาษีตอนตั้งหนี้ (กรณีหัก ณ ที่จ่ายเจ้าหนี้ งปม. แผ่นดิน และ งปม. ไทยเข้มแข็ง) รหัส คำอธิบาย ค่าซื้อสินค้า 1%

49 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction)
3.7 ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) หมายเหตุ แยกภาษีหัก ณ ที่จ่ายงบรายได้ และงบประมาณโดย withholding tax type การนำส่งรายงานภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้สรรพากร จะใช้ Running ชุดเดียวกัน Recipient Types ประเภทการบันทึกบัญชีภาษีหัก ณ ที่จ่ายค้างจ่าย - บันทึกตอนทำจ่าย หรือ - บันทึกรายการตอนตั้งหนี้

50 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction)
3.7 ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) - ประยุกค์ใช้ในกรณีค่าปรับ 1. Withholding Tax Type 2. Recipient Types 3. Withholding Tax code เงินรายได้ รหัส คำอธิบาย D1 รายได้ค่าปรับ (รอรับรู้) รหัส คำอธิบาย D1 รายได้ค่าปรับ (รอรับรู้) รหัส คำอธิบาย D รายได้ค่าปรับ (รอรับรู้) 100 % เงินงบประมาณอุดหนุนทั่วไป เงินงบประมาณแผ่นดิน+ไทยเข้มแข็ง รหัส คำอธิบาย D2 ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า (GF) รหัส คำอธิบาย D2 ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า (GF) รหัส คำอธิบาย D ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า (GF) 100 % หมายเหตุ : ต้องแยกรหัส Withholding tax type สำหรับค่าปรับเป็น 2 รหัสเนื่องจากการบันทึกบัญชีลงต่าง G/L Account

51 XX XXXXXX (10 Digits) 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction)
3.7 ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) การกำหนดเลขที่หนังสือรับรองการภาษีหัก ณ ที่จ่าย (10 Digits) 3-4 XX ประเภทการหักภาษี ณ ที่จ่าย (03=บุคคลธรรมดา, 53=นิติบุคคล) 5-10 XXXXXX รหัสงวดบัญชี ตามปีงบประมาณ ลำดับเลขที่ 1-2 การกำหนดเลขที่หนังสือรับรองการหักภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Certificate Number) จะให้อัตโนมัติจากระบบ และ ควบคุมลำดับเลขที่โดยกลุ่มเลขที่หนังสือรับรองการหักภาษีหัก ณ จ่าย (Running Group) ซึ่งประกอบด้วย - Z03 คือ กลุ่มเลขที่หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ภงด Z53 คือ กลุ่มเลขที่หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ภงด. 53

52 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction)
3.7 ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) การกำหนดเลขที่หนังสือรับรองการภาษีหัก ณ ที่จ่าย กลุ่ม งวด ช่วงเลขที่ Z03 (ภงด. 3) 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 กลุ่ม งวด ช่วงเลขที่ Z53 (ภงด. 53) 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 หมายเหตุ: การกำหนดเลขที่หนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย จะเป็นช่วงเลขที่เดียวกันทั้งมหาวิทยาลัย เมื่อขึ้นปีงบประมาณถัดไป เลขที่หนังสือรับรองการภาษีหัก ณ ที่จ่าย จะเริ่มต้นใหม่เสมอ

53 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction)
3.8 รหัสภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT Code) ภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นการระบุอัตราภาษีที่ผู้ขายจัดเก็บจากผู้บริโภค เมื่อซื้อสินค้าหรือบริการ สำหรับ มหาวิทยาลัยมหิดล การระบุภาษีมูลค่าเพิ่มในเอกสารการตั้งหนี้ เพื่อให้ทราบว่ารายการดังกล่าวมี ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภาษีซื้อ) เท่านั้น แต่จะไม่มีการบันทึกบัญชี รหัสภาษี คำอธิบาย หมายเหตุ U7 ภาษีซื้อที่ไม่สามารถขอคืนได้ อัตรา 7% หากในใบแจ้งหนี้มีภาษีซื้อ 7 % เมื่อบันทึกบัญชี ต้องระบุรหัสภาษี “U7” เพื่อเก็บข้อมูลภาษีซื้อ โดย “U7” จะใช้ทั้งกรณีบันทึกรายการเจ้าหนี้ โดยอ้างอิงใบสั่ง (With PO) และไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) VX ไม่มีภาษีซื้อ กรณีบันทึกรายการเจ้าหนี้โดยอ้างอิงใบสั่ง (With PO) หากกรณีไม่ภาษีซื้อ ให้ระบุรหัสภาษี “VX” เสมอ Z7 ภาษีซื้อที่ไม่สามารถขอคืนได้อัตรา 7 % ใช้ในกรณีตั้งหนี้ในดาวน์(Down Payment)

54 จบ 3. การบันทึกรายการเจ้าหนี้ (Transaction)
3.9 รหัสเหตุผลการยกเลิกเช็ค (Void Reason Code) เหตุผลการยกเลิกเช็คผู้ใช้งานจะต้องระบุทุกครั้งเมื่อบันทึกยกเลิกเช็คในระบบ MU-ERP เหตุผล การยกเลิกประกอบด้วย รหัสเหตุผลการยกเลิก คำอธิบาย กรณีที่ใช้ 4 Ripped during printing กระดาษติด/ฉีก/ขาด 5 Printed incorrectly พิมพ์ผิด 6 Destroyed/unusable เช็คหมดอายุ/เช็คไม่ขึ้นเงิน 7 Stolen เช็คสูญหาย 8 Incorrect lot inserted ชุดเช็คไม่ถูกต้อง 9 Reversed check payment ยกเลิกการจ่ายเงิน 10 Check voided after printing ผิดจากหลายสาเหตุ จบ

55 3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification)
ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1. ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) 2. การสาธิตระบบ การบันทึกตั้งหนี้ – อ้างอิงใบสั่ง (LIV) การเรียกดูและเปลี่ยนแปลงรายการเจ้าหนี้ (Display/Change Document) การกลับรายการตั้งหนี้ - อ้างอิงใบสั่ง (Cancel Invoice Document) การปรับปรุงรายการเจ้าหนี้ (Clear FI Document) MIRO MIR4 MR8M F-51 3. แบบฝึกหัด + - + เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์

56 พิมพ์ใบเบิกค่าใช้จ่าย (IV) จัดทำ/พิมพ์ ใบขอเบิก (ฏีกา)
3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) 3 บันทึกตั้งหนี้ (LIV) ตัวอย่าง คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. เจ้าหนี้ตั้งพัก GRIR Cr. เจ้าหนี้ ตัวอย่าง คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. ค่าใช้จ่าย/วัสดุ/พัสดุ Cr. เจ้าหนี้ตั้งพัก GRIR 4 7 บันทึกรับของ (GR) 1 พิมพ์ใบเบิกค่าใช้จ่าย (IV) บันทึกจ่ายเงิน ตัวอย่าง คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. เจ้าหนี้ Cr. บัญชีธนาคาร/เช็ค Cr. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) 8 2 5 จัดทำ/พิมพ์ ใบขอเบิก (ฏีกา) พิมพ์ ใบสำคัญจ่าย (PV) ส่งเอกสาร ให้บัญชี พัสดุ บัญชี การเงิน

57 3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification)
ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) ตัวอย่างข้อมูลในใบสั่งซื้อ (PO) < T-Code ME23N >

58 Accounting document (FI Doc) Controlling document (CO Doc)
3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) บันทึกรับของ (Goods Receipt) MM Material document (MM Doc) Accounting document (FI Doc) FI Open Items Controlling document (CO Doc) CO

59 3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification)
ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) บันทึกตั้งหนี้ (Invoice Receipt) < T-code MIRO > รายการที่ถูกต้อง Multiple POs Tax Code ระบุ U7 : กรณีมี VAT 7 % VX : กรณีไม่มี VAT จำนวนเงินก่อน VAT

60 Accounting document (FI Doc)
3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) บันทึกตั้งหนี้ (Invoice Receipt) MM Material document (MM Doc) Accounting document (FI Doc) FI Open Items หมายเหตุ : เกิด Fund Management เพื่อ Update ข้อมูลงบประมาณ

61 เอกสารพัสดุ MM document แสดงเอกสารการบันทึกบัญชี FI document
3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) การเรียกดูและการเปลี่ยนแปลงข้อมูล < T-Code MIR4 > เอกสารพัสดุ MM document แสดงเอกสารการบันทึกบัญชี FI document

62 3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification)
ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) การเรียกดูและการเปลี่ยนแปลงข้อมูล < T-Code MIR4 > Field ที่เป็นสีขาว สามารถเปลี่ยนแปลงได้ สัญลักษณ์ คำอธิบาย เปลี่ยน Display/Change Mode การทำงาน เรียกดูเอกสารเลขที่อื่น ๆ ผ่านหน้าจอการทำงานปัจจุบัน เรียกดูข้อมูลระดับ Line item เรียกดูข้อมูลระดับ Document Header เรียกดูข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่ม เรียกดูเอกสารแบบ GL View ดังตัวอย่าง Field ที่เป็นสีเทา ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

63 เอกสารพัสดุ MM document
3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) การกลับรายการตั้งหนี้ - อ้างอิงใบสั่ง (Cancel Invoice Document) < T-Code MR8M > เอกสารพัสดุ MM document “ Document reversed with no XXX: Please manually clear FI documents ”

64 Accounting document (FI Doc)
3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) การกลับรายการตั้งหนี้ - อ้างอิงใบสั่ง (Cancel Invoice Document) MM Material document (MM Doc) Accounting document (FI Doc) FI Open Items หมายเหตุ : เกิด Fund Management เพื่อ Update ข้อมูลงบประมาณ

65 3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification)
ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) การปรับปรุงรายการเจ้าหนี้ (Clear FI Document) < T-Code F-51 >

66 3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification)
ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) การปรับปรุงรายการเจ้าหนี้ (Clear FI Document) < T-Code F-51 > เมื่อบันทึกปรับปรุงเจ้าหนี้ สถานะจะเปลี่ยนจาก Open item เป็น Cleared Item Cleared Items

67 3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification)
ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) เลขที่ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) และ เลขลำดับ (item no.) ใช้สำหรับอ้างอิงตอนตั้งหนี้ ตัวอย่าง ใบตรวจรับ

68 3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification)
ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1. ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (With PO) 2. การสาธิตระบบ การบันทึกตั้งหนี้ – อ้างอิงใบสั่ง (LIV) การเรียกดูและเปลี่ยนแปลงรายการเจ้าหนี้ (Display/Change Document) การกลับรายการตั้งหนี้ - อ้างอิงใบสั่ง (Cancel Invoice Document) การปรับปรุงรายการเจ้าหนี้ (Clear FI Document) MIRO MIR4 MR8M F-51 3. แบบฝึกหัด + - + เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ แบบฝึกหัด หัวข้อ AP 2.0 Transaction บันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่งซื้อ (Logistic Invoice Verification) ข้อ 1 - 4

69 สรุปสาระสำคัญ การบันทึกข้อมูล
3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) การบันทึกตั้งหนี้ – อ้างอิงใบสั่ง (LIV) + สรุปสาระสำคัญ การบันทึกรายการ ต้องระบุเลขที่ใบสั่ง (Purchase Order Number) ต้องระบุ Tax code U7 หรือ VX เสมอ ผู้บันทึกข้อมูล คือ บัญชี ส่วนงาน เมื่อผ่านรายการแล้วได้เลขที่เอกสาร 2 เลขที่ คือ เอกสารพัสดุ (MM document) และเอกสารการบันทึกบัญชี (FI Document) ใช้เอกสารการบันทึกบัญชี (FI Document) เพื่อพิมพ์ ใบสำคัญเบิกค่าใช้จ่าย (IV) + การบันทึกข้อมูล เมนู Logistics  Materials Management  Logistics Invoice Verification  Document Entry  Enter Invoice T-Code MIRO Doc. Type 4? : ตั้งหนี้มี PO Posting Key 31 : Credit Vendor / 21 : Debit Vendor Sp. G/L Ind. n/a เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์

70 สรุปสาระสำคัญ การบันทึกข้อมูล
3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) การเรียกดูและเปลี่ยนแปลงรายการเจ้าหนี้ (Display/Change Document) + สรุปสาระสำคัญ การเรียกดูข้อมูลให้อ้างอิงเลขที่เอกสารพัสดุ (MM Document) ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้คือ Field ที่เป็นสีขาว สำหรับ Filed ที่เป็นสีเทา จะเปลี่ยนแปลงไม่ได้ ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้ เช่น Reference, Document Header text, Line item Text เป็นต้น ไม่มีการผ่านรายการทางบัญชี + การบันทึกข้อมูล เมนู Logistics  Materials Management  Logistics Invoice Verification Further Processing  Display Invoice Document T-Code MIR4 เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์

71 จบ สรุปสาระสำคัญ การบันทึกข้อมูล
3.1 การบันทึกเจ้าหนี้อ้างอิงใบสั่ง (LIV: Logistic Invoice Verification) การกลับรายการตั้งหนี้ - อ้างอิงใบสั่ง (Cancel Invoice Document) + สรุปสาระสำคัญ การกลับรายการให้อ้างอิงเลขที่เอกสารพัสดุ (MM Document) ต้องระบุเหตุผลการกลับรายการ (Reversal Reason code) คือ สำหรับ Reversal in current period (ยกเลิกเอกสารในงวดปัจจุบัน) หรือ 02 สำหรับ Reversal in closed period (ยกเลิกเอกสารข้ามงวด) เมื่อผ่านรายการแล้วได้เลขที่เอกสาร 2 เลขที่ คือ เอกสารพัสดุ (MM document) และเอกสารการบันทึกบัญชี (FI Document) หลังจากกลับรายการต้องปรับปรุงเจ้าหนี้ (Cleared FI Document) + การบันทึกข้อมูล เมนู Logistics  Materials Management  Logistics Invoice Verification Further Processing  Cancel Invoice Document T-Code MR8M เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ จบ

72 + - + 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice)
ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1. ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) 2. การสาธิตระบบ การบันทึกตั้งหนี้ – ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) การบันทึกลดหนี้ FB60 / F-43 FB65 3. แบบฝึกหัด + - + เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์

73 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice)
ข้อมูลหลักจากระบบงานอื่นที่เกี่ยวข้องกับระบบบัญชีเจ้าหนี้ ศูนย์กำไร Profit Center ส่วนงานที่ต้องการออกงบการเงิน (งบดุล งบรายได้ค่าใช้จ่าย) กองทุน Fund แหล่งเงิน กองทุน เงินทุน ผลผลิต Functional area เขตตามหน้าที่ หรือ เขตตามฟังก์ชั่น รหัสภาระผูกพัน Commitment item รหัสภาระผูกพัน ศูนย์ต้นทุน Cost Center หน่วยงานระดับล่างสุดในผังองค์กร ซึ่งก่อให้เกิดค่าใช้จ่าย (3 ระดับ) และมี “พันธกิจ” เป็นอีกหนึ่งมุมมอง กำหนดตามศูนย์ความรับผิดชอบของแต่ละหน่วยงาน ใบสั่งงานภายใน Internal Order เก็บรวบรวม รายได้ ค่าใช้จ่ายตามโครงการ

74 ข้อมูลหลักในระบบบริหารงบประมาณ (Fund management: FM) ใน 4 มุมมอง
3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ข้อมูลหลักในระบบบริหารงบประมาณ (Fund management: FM) ใน 4 มุมมอง หน่วยงาน รหัสรายจ่าย บัญชีทุน ผลผลิต/รายการ Fund Center คณะแพทย์รามาฯ คณะทันตแพทย์ …… Commitment item ค่าจ้างชั่วคราว ค่าตอบแทน …… Fund งบฯแผ่นดิน-อุดหนุนทั่วไป เงินรายได้ส่วนงาน กองทุนวันมหิดล …… Functional area การเรียนการสอน วิทย์สุขภาพ-Life Sciences เผยแพร่งานบริการวิชาการ -Life Sciences รักษาพยาบาล-Life Sciences อุดหนุนวิจัยถ่ายทอดเทคโนฯ-Life Sciences ทำนุบำรุง -Life Sciences …… Fund Center Commitment item Fund Functional area Budget Actual Available (ศูนย์เงินทุน) (รายการภาระผูกพัน) (บัญชีทุน) (เขตตามหน้าที่) (งบประมาณ) (ใช้งบฯ) (งบฯคงเหลือ) คณะแพทย์รามาฯ ค่าจ้างชั่วคราว งบฯอุดหนุนทั่วไป การเรียนฯวิทย์สุขภาพ-Life Sciences 150,000 90,000 60,000 คณะแพทย์รามาฯ ค่าตอบแทน งบฯอุดหนุนทั่วไป การเรียนฯวิทย์สุขภาพ-Life Sciences 15,000 8,000 7,000 คณะแพทย์รามาฯ ค่าตอบแทน รายได้ส่วนงาน การเรียนฯวิทย์สุขภาพ-Life Sciences 5,000 2,000 3,000 คณะทันตแพทย์ ค่าจ้างชั่วคราว งบฯอุดหนุนทั่วไป การเรียนฯวิทย์สุขภาพ-Life Sciences 100,000 90,000 10,000 คณะทันตแพทย์ ค่าตอบแทน งบฯอุดหนุนทั่วไป การเรียนฯวิทย์สุขภาพ-Life Sciences 25,500 5,000 20,500 คณะทันตแพทย์ ค่าตอบแทน รายได้ส่วนงาน เผยแพร่งานบริการฯ-Life Sciences 10,000 5,000 5,000

75 P หมายถึง Profit Center
3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ข้อมูลหลักจากระบบงานอื่นที่เกี่ยวข้องกับระบบบัญชีเจ้าหนี้ โครงสร้างรหัสศูนย์กำไร (Profit Center) X XX (3 Digits) 2-3 Running no. 1 P หมายถึง Profit Center

76 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice)

77 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice)
Fund (กองทุน หรือ เงินทุน) หมายถึง แหล่งเงิน กองทุน เงินทุน X XX XX XXX (8 Digits) หมายเลขกองทุน = บัญชีทุน (Running no.) 6-7 กองทุนย่อย 4-5 ประเภทกองทุนตามวัตถุประสงค์ 2-3 1 แหล่งเงินงบประมาณ หมายเหตุ บันทึกรายการ (ทั้งตั้งงบประมาณและใช้งบประมาณ) และคุมงบประมาณ ในระดับหมายเลขกองทุน (บัญชีทุน)

78 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice)
โครงสร้าง Functional area (เขตตามหน้าที่ หรือ เขตตามฟังก์ชัน) หมายถึง ผลผลิต/รายการ XX X XXXX (7 Digits) กิจกรรม/โครงการ/รายการ (เช่น เงินอุดหนุนปฏิบัติทางการแพทย์ ) 4-7 กลุ่มสาขาวิชา (Life Sciences and Biomedicine , Natural Science, Engineering and IT, Social Science, Arts and Humanities) (สำหรับงบประมาณปี 2553 จะเป็นรหัส 0 ทั้งหมด) 3 12 ผลผลิต 1-2 หมายเหตุ บันทึกรายการ (ทั้งตั้งงบประมาณและใช้งบประมาณ) และคุมงบประมาณ ในระดับ กิจกรรม/รายการ ดังนั้นถ้าต้องการคุมงบประมาณต้องสร้างเป็นรหัส Functional area ด้วย เช่น โครงการวิจัย งานกิจกรรมต่างๆ

79 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice)
ศูนย์ต้นทุน (Cost Center) คือ หน่วยงานต่างๆ ตามผังองค์กร ซึ่งศูนย์ต้นทุนสร้างขึ้นเพื่อใช้สำหรับเก็บรวบรวม และวิเคราะห์ รายได้ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นของแต่ละหน่วยงาน ศูนย์ต้นทุนออกแบบตามโครงสร้างของผังองค์กร โดย สามารถแบ่งย่อยตาม หน่วยงาน / ภาควิชา / ฝ่าย / งาน / หน่วย โดยที่แต่ละระดับสามารถแยกเป็นพันธกิจต่างๆ เพื่อรองรับการวิเคราะห์ข้อมูลตามพันธกิจ 1000- มหาวิทยาลัยมหิดล ส่วนงาน หน่วยงาน/ภาควิชา ฝ่าย/งาน/หน่วย ฝ่าย/งาน/หน่วย ฝ่าย/งาน/หน่วย พันธกิจ

80 ส่วนงาน: (สำนัก, คณะ, สถาบัน, วิทยาลัย, ศูนย์/กลุ่มภารกิจ, วิทยาเขต)
3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) โครงสร้างของศูนย์ต้นทุน C XX XX X X X (8 Digits) พันธกิจ: (1=การศึกษา, 2=วิจัย, 3=บริการวิชาการ, 4=ทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม, 5=บริการรักษาพยาบาล , Z อื่นๆ , 0 = ไม่ระบุพันธกิจ) 8 7 หน่วย: (ถ้าต้องการเก็บข้อมูลในระดับต่ำกว่าหน่วยงาน ถ้าไม่มีกำหนดให้เป็นรหัส 0) ฝ่ายและงาน: (ถ้าต้องการเก็บข้อมูลในระดับต่ำกว่าหน่วยงาน ถ้าไม่มีกำหนดให้เป็นรหัส 0) 6 4-5 หน่วยงาน: (กอง ,ศูนย์, ,สำนักคณบดี,ภาควิชา, หน่วยงานที่เทียบเท่าภาควิชา ) 2-3 ส่วนงาน: (สำนัก, คณะ, สถาบัน, วิทยาลัย, ศูนย์/กลุ่มภารกิจ, วิทยาเขต) เรียงลำดับตามประกาศมหาวิทยาลัยมหิดล เรื่องกำหนดเลขที่หนังสือออก ปัจจุบันมี 40 ส่วนงาน 1 C = Cost Center

81 โครงสร้างของงบประมาณ Earmarked Fund (รหัสใบจองงบประมาณ)
3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ข้อมูลหลักจากระบบงานงบประมาณที่เกี่ยวข้องกับระบบบัญชีเจ้าหนี้ โครงสร้างของงบประมาณ Budget structure Fund Center Commitment Item Fund Functional Area ศูนย์เงินทุน เงินทุน กองทุน เขตตามหน้าที่ หรือ เขตตามฟังก์ชั่น รหัสภาระผูกพัน ระบุ Earmarked Fund เมื่อบันทึกตั้งหนี้ (AP Invoice) ระบบจะดึงข้อมูลโครงสร้างของงบประมาณให้อัตโนมัติ Earmarked Fund (รหัสใบจองงบประมาณ)

82 พิมพ์ใบเบิกค่าใช้จ่าย (IV) จัดทำ/พิมพ์ ใบขอเบิก (ฏีกา)
3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) 1 3 ใบจองงบประมาณ (Fund Reservation) บันทึกตั้งหนี้ (AP Invoice) ตัวอย่าง คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. ค่าใช้จ่าย/สินทรัพย์ Cr. เจ้าหนี้ Cr. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) 2 4 7 ส่งเอกสาร ให้บัญชี พิมพ์ใบเบิกค่าใช้จ่าย (IV) บันทึกจ่ายเงิน ตัวอย่าง คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. เจ้าหนี้ Cr. บัญชีธนาคาร/เช็ค Cr. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) 5 8 จัดทำ/พิมพ์ ใบขอเบิก (ฏีกา) พิมพ์ ใบสำคัญจ่าย (PV) งบประมาณ บัญชี การเงิน

83 ตัวอย่าง ใบจองงบประมาณ
3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) ตัวอย่าง ข้อมูลในใบจองงบประมาณ < T-Code FMX3 > เลขที่ใบจองงบประมาณ และเลขลำดับ ที่จะนำไปอ้างอิงตอนตั้งหนี้ ใน Field “Earmarked Fund” ตัวอย่าง ใบจองงบประมาณ

84 เลขที่ใบจองงบประมาณ (Fund reservation) ใช้อ้างอิง เมื่อบันทึกตั้งหนี้
3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) ตัวอย่าง ข้อมูลในใบจองงบประมาณ < T-Code FMX3 > เลขที่ใบจองงบประมาณ (Fund reservation) ใช้อ้างอิง เมื่อบันทึกตั้งหนี้ เมื่อบันทึกตั้งหนี้ G/L Account สำหรับบันทึกค่าใช้จ่ายต้องเป็นตัวเดียวกัน

85 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice)
ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) <T-Code FB60> การบันทึกตั้งหนี้ ระบุใบจองงบประมาณ (Fund Reservation)

86 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice)
ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) <T-Code F-43> Credit Credit Vendor : Filed Account ให้ระบุ Vendor Code Debit ต้องระบุ T-Type เป็น Z12 :บันทึกการได้มาของ Debit Asset : Filed Account ให้ระบุ Asset Number

87 Accounting document (FI Doc)
3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) บันทึกตั้งหนี้ (AP Invoice) Accounting document (FI Doc) FI Open Item AM กรณีบันทึกเจ้าหนี้ พร้อมขึ้นทะเบียนสินทรัพย์ Asset Document (AA Doc) หมายเหตุ : เกิด Fund Management เพื่อ Update ข้อมูลงบประมาณ

88 ข้อมูลสำคัญที่ต้องระบุ
3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) – กรณีเงินเพิ่ม/ลดค่า K ค่า K หมวดงบประมาณ Commitment Item ข้อมูลสำคัญที่ต้องระบุ 1. ค่า K เพิ่ม G921 : งบกลาง มีงบ : เงินสำรองจ่ายกรณีฉุกเฉิน T – Code : F-43 Dr. เงินสำรองจ่ายกรณีฉุกเฉิน Cr. เจ้าหนี้ Transaction Type : Z13 Earmarked Funds Funds Center Commitment item จะกำหนดให้อัตโนมัติตาม 2. ค่า K ลด G700 : ค่าที่ดินและสิ่งก่อสร้าง 1XXXXXXXXX ค่าที่ดินและสิ่งก่อสร้าง ต่าง ๆ Dr. เจ้าหนี้ Cr. AUC-งานระหว่างก่อสร้าง (สินทรพย์หมวด1XXXXXXXX) (ลดยอดในมูลค่าของสินทรัพย์) จะต้องกำหนดเอง อธิบายไปเพิ่มเติมว่า Concept เป็นอย่างไร ค่า K = มูลค่าของสิ่งก่อสร้าง ณ ช่วงเวลาปัจจุบันที่ตกลงซื้อขายกัน แต่ในอนาคตมูลค่าของสิ่งก่อสร้างได้มีการเปลียนแปลงไป หมายเหตุ : งานงบประมาณจะไม่สร้าง Earmarked Funds ในกรณีลดงบประมาณ/ลดยอดค่าใช้จ่าย

89 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice)
ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) – Posting Key Posting Key คำอธิบาย 21 เดบิต เจ้าหนี้ 31 เครดิต เจ้าหนี้ 29 เดบิต เจ้าหนี้ + Sp G/L 39 เครดิต เจ้าหนี้ + Sp G/L 40 เดบิต ค่าใช้จ่าย 50 เครดิต ค่าใช้จ่าย 70 เดบิต สินทรัพย์ 75 เครดิต สินทรัพย์

90 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice)
ภาพรวมการบันทึกลดหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) <T-Code FB65> การบันทึกลดหนี้ ระบุเลขที่เอกสารตอนตั้งหนี้

91 ประเภทเงินอุดหนุนการวิจัย
3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) - กรณีเงินอุดหนุนวิจัย ประเภทเงินอุดหนุนการวิจัย ผู้จัดทำฏีกา ส่วนงาน มหาวิทยาลัย 1. เงินอุดหนุนการวิจัยจาก เงินรายได้แผ่นดิน กองคลัง-ทำแทน ในนามมหาวิทยาลัย *Dr. เงินรับจัดสรรจาก GF Cr. เจ้าหนี้ - ส่วนงาน (PXX) 2. เงินอุดหนุนการวิจัยจาก เงินรายได้มหาวิทยาลัย *Dr. บัญชีพักรอรับจ่าย 3. เงินอุดหนุนการวิจัยจาก เงินรายได้ส่วนงาน *Dr. ลูกหนี้ – มหาวิทยาลัย + Sp.G/L Ind. V Dr. บัญชีพักรอรับจ่าย 4.1. เงินอุดหนุนการวิจัยจาก เงินแหล่งทุนภายนอก มหาวิทยาลัย – กองคลังรับเงิน ในนามส่วนงาน 4.2. เงินอุดหนุนการวิจัยจาก เงินแหล่งทุนภายนอก มหาวิทยาลัย – ส่วนงานรับเงิน *Dr. ลูกหนี้ - มหาวิทยาลัย 5. ส่วนงานบริหารจัดการตัวเอง Dr. เงินอุดหนุนการวิจัย Cr. เจ้าหนี้-นักวิจัย หมายเหตุ : * หมายถึง ตัองจัดทำฏีกา 1. กรณีส่วนงานเปิดบัญชีเงินอุดหนุนวิจัยแยกจากบัญชีหลักของส่วนงาน รายการขา Cr. เจ้าหนี้ส่วนงาน บันทึกรายการโดยระบุ Individual. Payee เป็นชื่อบัญชีเงินอุดหนุนวิจัย 2. การจัดงบประมาณ จะตัดงบประมาณเมื่อบันทึก “บัญชีเงินอุดหนุนการวิจัย”

92 บันทึกอนุมัติจ่ายเงินวิจัย
3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) - กรณีเงินอุดหนุนวิจัย 1. กองคลัง สำนักงานอธิการบดีเป็นผู้ทำฏีกา กรณีเงินรายได้แผ่นดิน (เงินงบประมาณ) 1 3 8 บันทึกอนุมัติจ่ายเงินวิจัย กระบวนการ รับเงิน บันทึกตั้งหนี้ (AP Invoice) 2 4 6 9 ส่งเอกสาร ให้กองคลังบัญชี พิมพ์ใบเบิกค่าใช้จ่าย (IV) บันทึกจ่ายเงินให้ส่วนงาน บันทึกจ่ายเงินให้นักวิจัย 5 7 10 จัดทำ/พิมพ์ ใบขอเบิก (ฏีกา) พิมพ์ ใบสำคัญจ่าย (PV) พิมพ์ ใบสำคัญ (IV/PV) กองคลัง-บัญชี กองคลัง-การเงิน การเงิน-ส่วนงาน

93 บันทึกอนุมัติจ่ายเงินวิจัย
3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) - กรณีเงินอุดหนุนวิจัย 2. กองคลัง สำนักงานอธิการบดีเป็นผู้ทำฏีกา กรณีเงินรายได้มหาวิทยวลัย/รับจากแหล่งทุนภายนอก (กองคลังทำแทนส่วนงาน) 6 บันทึกจ่ายเงิน 1 3 10 บันทึกอนุมัติจ่ายเงินวิจัย กระบวนการ รับเงิน บันทึกตั้งหนี้ (AP Invoice) 7 พิมพ์ ใบสำคัญจ่าย (PV) 2 4 11 ส่งเอกสาร ให้กองคลังบัญชี พิมพ์ใบเบิกค่าใช้จ่าย (IV) บันทึกจ่ายเงินให้นักวิจัย 8 ปรับเงินฝาก ที่กองคลัง 5 12 จัดทำ/พิมพ์ ใบขอเบิก (ฏีกา) พิมพ์ ใบสำคัญ (IV/PV) 9 พิมพ์ ใบสำคัญทั่วไป (JV) กองคลัง-บัญชี การเงิน-ส่วนงาน

94 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice)
ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) - กรณีเงินอุดหนุนวิจัย 3. ส่วนงานเป็นผู้ทำฏีกา กรณีเงินรายได้ส่วนงาน/รับจากแหล่งทุนภายนอก (ส่วนงานวางฏีกามาที่กองคลัง) 6 บันทึกจ่ายเงิน 1 3 10 บันทึกอนุมัติจ่ายเงินวิจัย กระบวนการ รับเงิน บันทึกตั้งหนี้ระหว่างกัน+Sp.G/L Ind.V 7 พิมพ์ ใบสำคัญจ่าย (PV) 2 4 11 ส่งเอกสาร ให้บัญชี พิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV) บันทึกจ่ายเงินให้นักวิจัย 8 ปรับเงินฝาก ที่กองคลัง 5 12 จัดทำ/พิมพ์ ใบขอเบิก (ฏีกา) พิมพ์ ใบสำคัญ (IV/PV 9 พิมพ์ ใบสำคัญทั่วไป (JV) บัญชี-ส่วนงาน การเงิน-ส่วนงาน การเงิน-ส่วนงาน

95 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice)
ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) - กรณีเงินอุดหนุนวิจัย <T-Code FB60> เงินรายได้ Dr. พัก-รอรับ/จ่าย เงินงบประมาณ Dr. เงินรับจัดสรรจากกรมบัญชีกลาง ทั้ง 2 บัญชีนี้ การตั้งหนี้ไม่อ้างอิงใบจองงบประมาณ (Fund Reservation) ส่วนงานบริหารจัดการตัวเอง Dr. เงินอุดหนุนการวิจัย การตั้งหนี้อ้างอิงใบจองงบประมาณ (Fund Reservation)

96 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice)
ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) - กรณีเงินอุดหนุนวิจัย <T-Code F-43> Credit Credit Vendor : Filed Account ให้ระบุ Vendor Code 4000XX เจ้าหนี้ - ส่วนงาน Debit Debit Customer : Filed Account ให้ระบุ Customer Code ลูกหนี้-มหาวิทยาลัย

97 + - + 3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice)
ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1. ภาพรวมการบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (Without PO) 2. การสาธิตระบบ การบันทึกตั้งหนี้ – ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) การบันทึกลดหนี้ FB60 / F-43 FB65 3. แบบฝึกหัด + - + เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ แบบฝึกหัด หัวข้อ AP 2.0 Transaction บันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่งซื้อ (AP Invoice) ข้อ 5 – 12 มีแบบฝึกหัดเสริม ข้อ 11

98 จบ สรุปสาระสำคัญ การบันทึกข้อมูล
3.2 การบันทึกเจ้าหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง (AP Invoice) การบันทึกตั้งหนี้ – อ้างอิงไม่ใบสั่ง (AP Invoice) + สรุปสาระสำคัญ การบันทึกรายการ พร้อมระบุใบจองงบประมาณ (Fund Reservation) ผู้บันทึกข้อมูล คือ บัญชี ส่วนงาน เมื่อผ่านรายการแล้วได้เลขที่เอกสาร 1 เลขที่ คือ เอกสารการบันทึกบัญชี (FI Document) เพื่อใช้สำหรับสั่งพิมพ์ ใบสำคัญเบิกค่าใช้จ่าย (IV) + การบันทึกข้อมูล เมนู Accounting  Financial Accounting  Accounts Payable  Document Entry T-Code FB60 : Invoice /F-43 : Invoice – General FB65 : Credit Memo Doc. Type 5X : ตั้งหนี้ไม่มี PO Posting Key 31 : Credit Vendor / 21 : Debit Vendor Sp. G/L Ind. n/a เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ จบ

99 + - + 3.3 การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code
1.การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ 2. การสาธิตระบบ การแสดงเอกสารบัญชี (Display Document) การเปลี่ยนแปลงเอกสารบัญชี (Change Document) การจัดพิมพ์ใบสำคัญเบิกค่าใช้จ่าย (IV) กลับรายการทางบัญชี (Reverse document) FB03 FB02 ZAPFM001 FB08/FBRA ZGLFM001 3. แบบฝึกหัด + - + เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์

100 3.3 การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ
การแสดงเอกสารบัญชี (Display Document) < T-Code FB03 > การเรียกดูเอกสารการบันทึกบัญชีต้องระบุ Document No = เอกสารบัญชี (FI Doc) Company code = รหัสบริษัท “1000” Fiscal Year = ปีบัญชี (ค.ศ.) กรณีต้องการค้นหาเอกสาร FI Document

101 Double Click ดูข้อมูลที่ระดับ Line items
3.3 การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ การแสดงเอกสารบัญชี (Display Document) < T-Code FB03 > Document Header Line items Double Click ดูข้อมูลที่ระดับ Line items

102 3.3 การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ
การแสดงเอกสารบัญชี (Display Document)

103 3.3 การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ
การเปลี่ยนแปลงเอกสารบัญชี (Change Document) < T-Code FB02 > Field ที่เป็นสีขาว สามารถเปลี่ยนแปลงได้ Field ที่เป็นสีเทา ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

104 3.3 การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ
การจัดพิมพ์ใบสำคัญเบิกค่าใช้จ่าย (IV) < T-Code ZAPFM001 > ประมวลผลเพื่อแสดง/พิมพ์แบบฟอร์ม

105 3.3 การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ
กลับรายการทางบัญชี (Reverse document) < T-Code FB08 > เอกสารการบัญชี (FI document) “ Document 39XX0000XX was posted in company code 1000 ” “ข้อผิดพลาดที่ไม่สามารถแก้ไขได้ เช่น วันที่ผ่านรายการ จำนวนเงิน รหัสผู้ขาย รหัสบัญชีแยกประเภท ฯลฯ”

106 3.3 การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ
กลับรายการทางบัญชี (Reverse document) < T-Code FBRA > เอกสารการบัญชี (FI document) “ Clearing 32XX0000XX Reset” “Document 39XX0000XX was posted in company code 1000 ” “ ข้อผิดพลาดที่ไม่สามารถแก้ไขได้ หากรายการบัญชีนั้นเป็นรายการหักล้าง (Clear Item) จะไม่สามารถกลับรายการได้โดยตรง ผู้ใช้งานต้องเลือก Resetting and revers ”

107 3.3 การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ
การจัดพิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV) < T-Code ZGLFM001 > ประมวลผลเพื่อแสดง/ พิมพ์แบบฟอร์ม

108 จบ + - + 3.3 การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code
1.การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ 2. การสาธิตระบบ การแสดงเอกสารบัญชี (Display Document) การเปลี่ยนแปลงเอกสารบัญชี (Change Document) การจัดพิมพ์ใบสำคัญเบิกค่าใช้จ่าย (IV) กลับรายการทางบัญชี (Reverse document) FB03 FB02 ZAPFM001 FB08/FBRA ZGLFM001 3. แบบฝึกหัด + - + เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ แบบฝึกหัด หัวข้อ AP 2.0 Transaction การจัดการเอกสารและปรับปรุงรายการ ข้อ 13 – 16) จบ

109 + - + 3.4 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป ห้วข้อการฝึกอบรม
T-Code 1. ภาพรวมการจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป 2. การสาธิตระบบ การสร้างใบขอเบิก (ฏีกา) การแสดงใบขอเบิก (ฏีกา) การบันทึกรับวางใบขอเบิก (ฏีกา) การเปลียนแปลงสถานะใบขอเบิก (ฏีกา) การเรียกดูทะเบียนคุมใบขอเบิก (ฏีกา) ZAPEN001_1 ZAPEN001_2 ZAPEN001_3* ZAPEN001_4 ZAPEN001_5 3. แบบฝึกหัด + - + เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์

110 ใบขอเบิก (ฏีกา) ระหว่างส่วนงาน
3.4 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป ภาพรวม ใบขอเบิก (ฏีกา) ระหว่างส่วนงาน ใบขอเบิก (ฏีกา) ภายในส่วนงาน อ้างอิงเลขที่ใบขอเบิก ยกเลิก - จ่ายเงิน - เบิกเกินส่งคืน เรียกดูทะเบียนคุม ในระบบ MU-ERP ได้ ใบขอเบิก (ฏีกา) จาก ส่วนงานที่ทำงานนอก ระบบ MU-ERP ยกเลิก - เบิกเกินส่งคืน เรียกดูทะเบียนคุม ในระบบ MU-ERP ได้ กองคลังบันทึกรับวาง 1. การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) T-Code : ZAPEN001_1 อ้างอิงเลขที่ใบขอเบิก การแสดงใบขอเบิก (ฏีกา) T-Code : ZAPEN001_2 กองคลังบันทึกรับวาง การบันทึกรับวางใบขอเบิก (ฏีกา) T-Code : ZAPEN001_3 ยกเลิก - จ่ายเงิน - เบิกเกินส่งคืน การบันทึกสถานะใบขอเบิก (ฏีกา) T-Code : ZAPEN001_4 เรียกดูทะเบียนคุม ในระบบ MU-ERP ได้ ทำเบียนคุมใบขอเบิก (ฏีกา) T-Code : ZAPEN001_5

111 X X XXX - XXXXXXX / XXXX (18 Digits)
3.4 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป ภาพรวมของการจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ใบขอเบิก (ฏีกา) ที่สร้างในระบบ MU-ERP เลขที่ใบขอเบิก (ฏีกา) กำหนดให้อัตโนมัติ โดยมีโครงสร้างดังนี้ X X XXX - XXXXXXX / XXXX (18 Digits) ปีงบประมาณ 15-18 7-13 ลำดับเลขที่ 3-5 รหัสส่วนงาน (Profit Center) 2 แหล่งเงิน > 1 : เงินรายได้ , 2 เงินงบประมาณ, 3 เงินงบประมาณแผ่นดิน, 4 เงินไทยเข้มแข็ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ประเภทใบขอเบิก (ฏีกา) > E : ใบขอเบิก (ฏีกา) ระหว่างส่วนงาน , I : ใบขอเบิก (ฏีกา) ภายในส่วนงาน 1 เลขที่ใบขอเบิก (ฏีกา) จะถูก Update ที่ เอกสารอ้างอิง (Document No) ที่ “Assignment Field”

112 3.4 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป
ภาพรวม รายละเอียด ประเภท ใบขอเบิก (ฏีกา) ผู้สร้างฏีกา Profit Center ผู้สร้าง (เลือกจาก Selection Screen) Profit Center ที่รับค่าใช้จ่าย (ระบุใน Document) 1. ส่วนงานภายใต้การดูของมหาวิทยาลัย และ ต้องวางฏีกาเบิกจ่ายมา กองคลัง สำนักงานอธิการบดี External ส่วนงาน PXX 2. ส่วนงานในกำกับของมหาวิทยาลัย วิทยาลัยนานาชาติ วิทยาลัยดุริยางค์ วิทยาลัยการจัดการ Internal 3. ส่วนงานภายใต้การดูของมหาวิทยาลัย แต่ กองคลัง สำนักงานอธิการบดี เป็นผู้ทำฏีกาแทนส่วนงาน กรณี - เงินยืมจากสำนักงานอธิการบดี - เงินทดรองจ่ายให้ส่วนงาน - ภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้สรรพากร กองคลัง สำนักงานอธิการบดี P99

113 3.4 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป
ภาพรวม ผู้สร้างใบขอเบิก (ฏีกา)

114 ขอเบิก (ฏีกา) เบิกเกินส่งคืน
3.4 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป ภาพรวม – เบิกเกินส่งคืน กระบวนการ ตั้งหนี้/ลดหนี้ กระบวนการ จัดทำฏีกา (สร้าง) ตั้งลูกหนี้ เจ้าหนี้ ระหว่างกัน กระบวนการ จ่ายเงิน ขอเบิก (ฏีกา) คู่บัญชีบันทึก Dr. ค่าใช้จ่าย 12, Cr. เจ้าหนี้ ,000.00 คู่บัญชีบันทึก Dr. เจ้าหนี้ 12, Cr. ธนาคาร , Cr. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ,00 กระบวนการ ตั้งหนี้/ลดหนี้ กระบวนการ จัดทำฏีกา (เบิกเกินฯ) นำส่งเงิน เบิกเกินส่งคืน (ถ้ามี) เบิกเกินส่งคืน คู่บัญชีบันทึก Dr. เจ้าหนี้ 2, Cr. ค่าใช้จ่าย ,000.00 คู่บัญชีบันทึก Dr. เงินสด 2, Cr. เจ้าหนี้/เช็ค ,000.00 หมายเหตุ อ้างอิงเลขที่เอกสารตั้งหนี้ที่ Invoice Ref. ตอนบันทึกลดค่าใช้จ่าย (ลดหนี้) เสมอ

115 3.4 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป
ภาพรวม – เบิกเกินส่งคืน กรณีตั้งหนี้ไม่อ้างอิง PO ระบุเลขที่เอกสารการตั้งหนี้บัญชี 32XXNNNNN กรณีตั้งหนี้อ้างอิง PO ระบุเลขที่เอกสารการตั้งหนี้พัสดุ 51NNNNNNN หรือ 31XXNNNNN

116 หลักเกณฑ์การตั้งใบขอเบิก (ฎีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป
1 ฎีกา = 1 ส่วนงาน (Profit Center) ยกเว้นรายการที่บันทึกโดย Document Type 5ม เท่านั้น ที่สามารถทำได้มากกว่า 1 ส่วนงาน 1 กองทุน (Fund) ยกเว้นรายการที่บันทึกโดย Document Type 5ม เท่านั้น ที่สามารถทำได้มากกว่า 1 กองทุน 1 ผลผลิต (Functional area) 1 รหัสบัญชี (GL account) สำหรับแหล่งเงินงบประมาณแผ่นดิน และงบไทยเข้มแข็ง มากกว่า 1 รหัสบัญชี (GL account) สำหรับแหล่งเงินงบประมาณ เงินอุดหนุนทั่วไป และเงินรายได้

117 ตัวอย่าง เอกสารการตั้งลูกหนี้มหาวิทยาลัย
ตัวอย่าง เอกสารการตั้งลูกหนี้มหาวิทยาลัย Lot No.

118 ตัวอย่าง เอกสารการตั้งลูกหนี้มหาวิทยาลัย
ตัวอย่าง เอกสารการตั้งลูกหนี้มหาวิทยาลัย Lot No.

119 หลักเกณฑ์การบันทึกตั้งเจ้าหนี้ส่วนงาน
เมื่อกองคลังรับวางฏีกาส่วนงานแล้ว จะต้องบันทึกตั้งเจ้าหนี้ส่วนงาน (ยกเว้น ฏีกาส่งใช้เงินยืม) ผ่านรายการตั้งเจ้าหนี้ส่วนงาน โดยใช้ T-Code FB60: การตั้งหนี้ไม่อ้างอิงใบสั่ง โดยรายการบัญชี จะแตกต่าง ตามแหล่งเงินดังนี้ เงินรายได้ Dr. บัญชีพักรอรับจ่าย Cr. เจ้าหนี้ระหว่างกัน ภาษีหัก ณ ที่จ่ายระหว่างกัน (ถ้ามี) ค่าปรับระหว่างกัน (ถ้ามี) เงินงบประมาณอุดหนุน และ งบประมาณอุดหนุนเฉพาะ Dr. เงินรับจัดสรรจากกรมบัญชีกลาง Cr. เจ้าหนี้ระหว่างกัน ภาษีหัก ณ ที่จ่ายระหว่างกัน (ถ้ามี) ค่าปรับระหว่างกัน (ถ้ามี) เงินงบประมาณแผ่นดิน และ ไทยเข้มแข็ง Dr. พักลูกหนี้ เจ้าหนี้ตามศูนย์กำไร Cr. เจ้าหนี้ระหว่างกัน - บันทึกรายการโดยใช้ Profit Center P99 และ กองทุนตามจริง ยกเว้นเงินรายได้ให้ระบุกองทุนเป็น “ ” - ฎีกานอกระบบ MU-ERP เช่น คณะทันตแพทย์ จะไม่มี รายการ ภาษีหัก ณ ที่จ่ายระหว่างกัน และ ค่าปรับระหว่างกัน

120 จบ + - + 3.4 การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป ห้วข้อการฝึกอบรม
T-Code 1. ภาพรวมการจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ค่าใช้จ่ายทั่วไป 2. การสาธิตระบบ การสร้างใบขอเบิก (ฏีกา) การแสดงใบขอเบิก (ฏีกา) การบันทึกรับวางใบขอเบิก (ฏีกา) การเปลียนแปลงสถานะใบขอเบิก (ฏีกา) การเรียกดูทะเบียนคุมใบขอเบิก (ฏีกา) ZAPEN001_1 ZAPEN001_2 ZAPEN001_3 ZAPEN001_4 ZAPEN001_5 3. แบบฝึกหัด + - + เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ แบบฝึกหัด หัวข้อ AP 2.0 Transaction การจัดทำใบขอเบิก (ฏีกา) ทั่วไป ข้อ 17 – 23) จบ

121 + - + 3.5 การจ่ายเงิน (Payment) ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code
1. ภาพรวมการจ่ายเงิน 2. การสาธิตระบบ Automatic Payment Payment with Printout Outgoing Payment การจ่ายเงิน ไม่อ้างอิงรหัสเจ้าหนี้ กลับรายการจ่ายเงิน การจัดพิมพ์หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย F110* F-58 F-53 FB50 FBRA S_P00_ 3. แบบฝึกหัด + - + เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์

122 3.5 การจ่ายเงิน (Payment)
ทำใบขอเบิก (ฏีกา) กระบวนการ บันทึกตั้งหนี้ การจ่ายเงิน Automatic Payment Payment With Printout Outgoing Payment วิธีการจ่ายเงิน การจ่ายผ่านบริการธนาคาร การจ่ายเงินด้วยเช็ค การโอนเงิน จำนวนเจ้าหนี้ที่สามารถทำรายการ 1 หรือ หลาย เจ้าหนี้ 1 เจ้าหนี้ T-Code F110 / FBRA (Reverse) F-58 / FCH8 (Reverse) F-53 / FBRA (Reverse) Document Type 6ม : P99 PV ผ่านธนาคาร 7X : PXX PV อื่น การบันทึกรายการบัญชี ระบุวิธีการจ่ายเงิน (Payment Method) ระบบบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ ระบุวิธีการจ่ายเงิน (Payment Method) ระบบบันทึกบัญชี (พัก) ให้อัตโนมัติ ระบุรหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป (คุม)

123 วิธีการจ่ายเงิน (Payment Method)
Automatic Payment Payment With Printout Outgoing Payment Y จ่ายผ่านบริการธนาคาร รายได้ Z จ่ายผ่านบริการธนาคาร งปม. 1 เช็ค SCB รายได้ 2 เช็ค SCB งปม. 9 เช็ค SCB งปม. C เช็ค เขียนมือ/เช็คฉีก D เช็ค SCB รายได้1 E เช็ค SCB รายได้2 F เช็ค SCB รายได้1 G เช็ค SCB รายได้2 H เช็ค SCB รายได้ I เช็ค SCB งปม. J เช็ค SCB งปม. K เช็ค KTB ทข. L เช็ค SCB งปม. U เช็ค SCB รายได้ V เช็ค SCB รายได้ W เช็ค SCB รายได้ T: ตัดบัญชีอัตโนมัติและการโอนเงิน

124 3.5 การจ่ายเงิน (Payment)
ภาพรวมการจ่ายเงิน (Payment) – ไทยเข้มแข็ง (ส่วนงานในระบบ MU-ERP) รายการบัญชี ประเภท การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน ผู้รับผิดชอบ 1. ตั้งหนี้ เจ้าหนี้-ร้านค้า IV Dr. GR/IR Cr. เจ้าหนี้-ร้านค้า 1, ,000.00 ส่วนงาน 2. ส่วนงานตั้งลูกหนี้มหาวิทยาลัย Dr. ลูกหนี้-มหาวิทยาลัย Dr. ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า Dr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า Cr. เงิน งปม. รอรับจัดสรร ,000.00 3. รับวางฏีกา+ตั้งลูกหนี้กรมบัญชีกลาง Dr. ลูกหนี้-กรมบัญชีกลาง Cr. พักลูกหนี้ เจ้าหนี้ตามศูนย์กำไร มหาวิทยาลัย 4. ตั้งหนี้ เจ้าหนี้-ส่วนงาน Dr. พักลูกหนี้ เจ้าหนี้ตามศูนย์กำไร Cr. เจ้าหนี้-ส่วนงาน หาวิทยาลัย 5. รับเงินจากกรมบัญชีกลาง RV Dr. เงินฝากธนาคาร-คุม Cr. ลูกหนี้-กรมบัญชีกลาง 6. จ่ายเงินให้เจ้าหนี้-ร้านค้า PV Dr. เจ้าหนี้-ร้านค้า Cr. เงินฝากธนาคาร-พัก Cr. ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า Cr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า 1, 7. ล้างลูกหนี้/เจ้าหนี้ระหว่างกัน JV Dr. เจ้าหนี้-ส่วนงาน Cr. ลูกหนี้-มหาวิทยาลัย 8. เคลียร์ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า Dr. ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า Cr. ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า Dr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า Cr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า 9. รับรู้รายได้แทนส่วนงาน Dr. เงิน งปม. รอรับจัดสรร Cr. รายได้ตามประเภท…

125 3.5 การจ่ายเงิน (Payment)
ภาพรวมการจ่ายเงิน (Payment) – ไทยเข้มแข็ง (ส่วนงานนอกระบบ MU-ERP เช่น ทันตแพทย์) รายการบัญชี ประเภท การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน ผู้รับผิดชอบ ขั้นตอนที่ 1-5 เหมือนส่วนงานภายในระบบ MU-ERP 6. จ่ายเงินให้เจ้าหนี้-ส่วนงาน PV Dr. เจ้าหนี้-ส่วนงาน Cr. เงินฝากธนาคาร-พัก มหาวิทยาลัย 7. รับรู้รายได้แทนส่วนงาน (Y03) JV Dr. เงิน งปม. รอรับจัดสรร Cr. รายได้ตามประเภท… 1, ,000.00 8. รับเช็คจากมหาวิทยาลัย RV Dr. เช็ค Cr. ลูกหนี้-มหาวิทยาลัย ส่วนงาน 9. รับรู้รายได้ (P03) 10. จ่ายเงินให้เจ้าหนี้-ร้านค้า Dr. เจ้าหนี้-ร้านค้า Cr. เงินฝากธนาคาร-พัก Cr. ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า Cr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า 1, 11. เคลียร์ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า Dr. ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า Cr. ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า Dr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า Cr. ภาษีหักส่งล่วงหน้า

126 กระบวนการ จัดทำฏีกา (สร้าง) ตั้งลูกหนี้ เจ้าหนี้ ระหว่างกัน
3.5 การจ่ายเงิน (Payment) ภาพรวมการจ่ายเงิน (Payment) 2,34 1 กระบวนการ ตั้งหนี้ กระบวนการ จัดทำฏีกา (สร้าง) ตั้งลูกหนี้ เจ้าหนี้ ระหว่างกัน กระบวนการ จ่ายเงิน 8 6 บันทึกสถานะจ่ายเงินในทะเบียนฏีกา บันทึกเลขที่ฏีกาในเอกสารจ่ายเงิน บันทึกปรับปรุงยอดภาษีหัก ณ ที่จ่าย และค่าปรับหักส่งล่วงหน้า บันทึกจ่ายเงิน พิมพ์ ใบสำคัญทั่วไป(JV) พิมพ์ ใบสำคัญจ่าย(PV) พิมพ์ หนังสือรับรองการหัก ภาษี การจ่ายเงินทุกแหล่งเงิน บันทึกเพิ่มเติม - กรณีไทยแข้มแข็ง

127 ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และ ค่าปรับ ระบุใน Vendor Master Data
3.5 การจ่ายเงิน (Payment) ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และ ค่าปรับ ระบุใน Vendor Master Data การผ่านรายการตั้งหนี้ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (WHT) ระบุอัตราภาษี (%) ตามประเภทแหล่งเงิน ที่ WHT Code ค่าปรับ ระบุจำนวนเงินค่าปรับ ที่ W/tax Base

128 3.5 การจ่ายเงิน (Payment)
1. Automatic Payment : การจ่ายเงินผ่านบริการธนาคาร < T-Code F110> - เพื่อกำหนดการจ่ายเงิน เช่น Run Date , Identification , Posting Date - เลือกใบสำคัญตั้งหนี้ (IV) เพื่อจ่ายเงิน โดยกำหนดเงื่อนไข เช่น Payment Method, Vendor ฯลฯ - ก่อนบันทึก Parameter Status คือ No parameters entered as yet - หลังบันทึก Parameter Status คือ Parameters have been entered 1. Create Parameter - เพื่อจำลองการจ่ายเงิน และเลือกดูรายงานก่อนประมวลผลจริง - ระหว่างจำลองรายการ Status คือ Proposal is running - หลังจำลองรายการ Status คือ Payment proposal has been created 2. Proposal Run - เพื่อตรวจสอบรายการก่อนประมวลผลจริง - เรียกดูรายงาน สรุปการจ่ายเงินในแต่ละชุดข้อมูล เรียกว่า Display Payment Proposal: Payments และ สรุปการจ่ายเงินของแต่ละผู้ขาย เรียกว่า Display Payment Proposal: Open items - หากมีรายการผิดพลาด ต้องแก้ไขรายการก่อนจำลองรายการ (Proposal Run) อีกครั้ง 3. Check & Edit Proposal - เพื่อประมวลผลการจ่ายเงินจริง - ระหว่างประมวลผล Status คือ Payment Run is running - หลังประมวลผล Status คือ Payment run has been carried out และ Posting orders: X generated, X completed 4. Payment Run - เพื่อสร้างไฟล์ข้อมูลการจ่ายเงิน ก่อน download ลง PC เพื่อนำไปเข้ารหัส และ จัดส่งไฟล์ให้แก่ ธนาคารไทยพาณิชย์ 5. Create Medium File

129 3.5 การจ่ายเงิน (Payment)
1. Automatic Payment : การจ่ายเงินผ่านบริการธนาคาร < T-Code F110 >

130 3.5 การจ่ายเงิน (Payment)
1. Automatic Payment : การจ่ายเงินผ่านบริการธนาคาร < T-Code F110> วันที่สร้างข้อมูล ชื่อชุดข้อมูล หลักที่ 1 : แหล่งเงิน หลักที่ 2,3 : ส่วนงาน หลักที่ 4,5 : Running คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. เจ้าหนี้ Cr. เงินระหว่างทางรอจ่าย-SCB Cr. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) No parameters entered as yet Proposal is running Payment Run is running เมื่อธนาคารตัดบัญชีเงินฝาก (T-Code FB50) Dr. เงินระหว่างทางรอจ่าย-SCB Cr. บัญชีเงินฝากธนาคาร (คุม)

131 Prerequisite: กำหนดเล่ม/ชุดเช็ค (Check Lot)
3.5 การจ่ายเงิน (Payment) 2. Payment with printout : เช็ค < T-Code F-58 > Prerequisite: กำหนดเล่ม/ชุดเช็ค (Check Lot) การบันทึกข้อมูล ระบุเงื่อนไขเพื่อเลือกข้อมูลชดเช็ค ดังนี้ Payment Method : House Bank : Check Lot Number : Printer for forms : Print Immediately : คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. เจ้าหนี้ Cr. บัญชีเงินฝากธนาคาร (พัก) Cr. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี)

132 3.5 การจ่ายเงิน (Payment)
3. Outgoing Payment : ตัดบัญชีอัตโนมัติและการโอนเงิน < T-Code F-53> คู่บัญชีบันทึกดังนี้ Dr. เจ้าหนี้ Cr. บัญชีเงินฝากธนาคาร (คุม) Cr. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) ระบุ G/L Account บัญชีคุม ระบุเลขที่ผู้ขาย

133 3.5 การจ่ายเงิน (Payment)
4. การจ่ายเงิน บันทึก โดยไม่อ้างอิงรหัสเจ้าหนี้ < T-Code FB50 >

134 3.5 การจ่ายเงิน (Payment)
ตัวอย่าง เอกสารการจ่ายเงิน (PV)

135 3.5 การจ่ายเงิน (Payment)
5. หนังสือรับรองการภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.3 /ภ.ง.ด. 53) < T-Code S_P00_ > เลือก CER สำหรับพิมพ์ หนังสือรับรองการหัก ภาษี ณ ที่จ่าย เลือกงวดบัญชี เลือกประเภทเอกสาร

136 จบ + - + 3.5 การจ่ายเงิน (Payment) ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code
1. ภาพรวมการจ่ายเงิน 2. การสาธิตระบบ Automatic Payment Payment with Printout Outgoing Payment การจ่ายเงิน ไม่อ้างอิงรหัสเจ้าหนี้ กลับรายการจ่ายเงิน การจัดพิมพ์หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย F110* F-58 F-53 FB50 FBRA S_P00_ 3. แบบฝึกหัด + - + เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ แบบฝึกหัด หัวข้อ AP 2.0 Transaction การจ่ายเงินและการบริหารข้อมูลเช็ค ข้อ 24 – 25, 51, 26 – 29 จบ

137 + - + 3.6 การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (Check Management)
ห้วข้อการฝึกอบรม T-Code 1. ภาพรวมการบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร 2. การสาธิตระบบ การสร้างข้อมูลชุดเช็ค (Check Lots) การแสดงข้อมูลเช็ค (Display Check Information) ทะเบียนคุมเช็ค (Check register) บันทึกวันที่เจ้าหนี้มารับเช็ค (External Data Transfer) บันทึกวันที่เช็คขึ้นเงิน (Online Cashed Checks) – Manual บันทึกวันที่เช็คขึ้นเงิน (Online Cashed Checks) – Upload รีเช็ทวันที่เจ้าหนี้มารับเช็คหรือวันที่เช็คขึ้นเงิน (Reset Data) ยกเลิกเช็คที่ไม่ได้ใช้ (Unused Checks) ยกเลิกเช็คและเอกสารการจ่ายเงิน (Cancel Payment) การบันทึกข้อมูลเช็คโดยผู้ใช้งาน (Manual check) การปรับปรุงบัญชีธนาคารคู่อัตโนมัติ การสั่งพิมพ์เช็ค (กรณีที่ไม่ได้สั่งพิมพ์ทันที ตอนบันทึกจ่ายเงิน) FCHI FCH1 / FCH2 FCHN FCHX FCHR ZAPEN003 FCHG FCH3 FCH8 FCH5 FB50 FBZ5 3. แบบฝึกหัด + - + เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์ ธนาคารไทยพาณิชย์ ศาลายา ,งบประมาณปกติ: จ่ายค่าเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง เงินฝากกระแสรายวัน , ออมทรัพย์

138 <กรณีข้อมูลไม่ถูกต้อง >
3.6 การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (Check Management) ภาพรวมการบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร 2 สร้างข้อมูลเช็ค อ้างอิง ใบสำคัญจ่าย 1 3 4 5 บันทึกวันที่ เจ้าหนี้มารับเช็ค (Check Extract Creation) บันทึกวันที่ เช็คขึ้นเงิน (Online Cash Check) ยกเลิก เช็คที่ไม่ได้ใช้ (Unused Checks) ยกเลิก เช็ค&ใบสำคัญจ่าย (Cancel Payment) รีเช็ทข้อมูลเช็ค (Reset check Information) 8 6 7 <กรณีข้อมูลไม่ถูกต้อง > แสดงข้อมูลเช็ค (Display check Information) สร้างข้อมูลชุดเช็ค (Check Lot) สร้างข้อมูลเช็ค ไม่อ้างอิง รหัสเจ้าหนี้ ทะเบียนคุมเช็ค (Check Register)

139 3.6 การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (Check Management)
ภาพรวมการบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร 1. การสร้างข้อมูลชุดเช็ค (Check Lot) < T-Code FCHI > เมื่อส่วนงานได้รับเช็คตามที่ขอเบิกจากธนาคารแล้ว ต้องสร้างข้อมูลชุดเช็ค (Check Lot) เพื่อใช้ควบคุมเลขที่เช็คแต่ละ เล่ม/กล่อง 2. การสร้างข้อมูลเช็ค (Create Check) < T-Code F-58 / FCH5 > วิธีการสร้างข้อมูลเช็ค สามารถทำได้ 2 วิธี สร้างข้อมูลเช็ค โดยอ้างอิง ใบสำคัญจ่าย (PV) เช่น กรณีจ่ายเงินให้กับเจ้าหนี้ สร้างข้อมูลเช็ค โดยไม่อ้างอิงรหัสเจ้าหนี้ เช่น การเขียนเช็คเพื่อจ่ายเงินให้ส่วนงาน กรณีส่วนงานจ่ายเงินให้นักวิจัย, 3. การแสดงข้อมูลเช็ค (Display check) < T-Code FCH1 / FCH2 > วิธีการแสดงข้อมูลเช็ค สามารถทำได้ 2 วิธี การแสดงข้อมูลเช็ค กรณีทราบเลขที่เช็ค การแสดงข้อมูลเช็ค กรณีทราบเลขที่ใบสำคัญจ่าย (PV)

140 บริษัท เมโทรชิสเต็มส์คอร์ปอเรชั่น
3.6 การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (Check Management) ภาพรวมการบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร 4. บันทึกวันที่เจ้าหนี้มารับเช็ค (Check Extract Creation) < T-Code FCHX > การจ่ายเช็ค แบบ พิมพ์เช็ค หรือ เขียนเช็ค โดยมหาวิทยาลัยมหิดล สามารถบันทึกวันที่เจ้าหนี้มารับเช็คในระบบ MU-ERP ได้ โดยระบบจะบันทึกวันที่เจ้าหนี้มารับเช็ค เป็นวันที่ปัจจุบัน (system date) Bank ธนาคารไทยพาณิชย์ สาขาม.มหิดล Acct Number SCB Check No. Payment Pmnt Date Recipient Amount Date Ed.Date 300001 บริษัท เมโทรชิสเต็มส์คอร์ปอเรชั่น 64,628.00

141 3.6 การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (Check Management)
ภาพรวมการบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร 5. บันทึกวันที่เช็คขึ้นเงิน (Online Cash check) < T-Code FCHR > เมื่อบันทึกข้อมูล จาก Function Online Cashed Checks ระบบ MU-ERP ทำงานดังนี้ บันทึกวันที่เช็คขึ้นเงิน ปรับปรุงบัญชีกระแส รายวัน จากบัญชีพัก (Bank Sub) เป็น บัญชีคุม (Bank main) ผู้ใช้งานสามารถใช้โปรแกรม Upload สำหรับบันทึกข้อมูลได้ทุก ๆ ธนาคาร เพียงผู้ใช้งานจัดเตรียมไฟล์ข้อมูลตามรูปแบบที่กำหนด 1. บันทึกจ่ายเงิน โดยเช็ค Bank ธนาคารไทยพาณิชย์ สาขาม.มหิดล Acct Number SCB Check No. Payment Pmnt Date Recipient Amount Date Ed.Date CA SCB ม.มหิดล , พัก CA SCB ม.มหิดล , คุม Online Cashed Check CA SCB ม.มหิดล , พัก 300001 บริษัท เมโทรชิสเต็มส์คอร์ปอเรชั่น 64,628.00 2. Online Cashed Checks คู่บัญชี เจ้าหนี้ค่าสินค้าและบริการ ,628.00 CA SCB ม.มหิดล , พัก บันทึกรายการจ่ายเงิน

142 3.6 การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (Check Management)
ภาพรวมการบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร 5. บันทึกวันที่เช็คขึ้นเงิน (Online Cash check) – Uploading < T-Code ZAPEN003 > จัดเตรียมข้อมูลตามรูปแบบที่กำหนด 2. Save File ในรูปแบบ Text File โดยกำหนด Encoding เป็น UTF 8 3. Upload ข้อมูลเข้าสู่ระบบ MU-ERP

143 3.6 การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (Check Management)
ภาพรวมการบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร 6. รีเช็ทข้อมูลเช็ค (Reset check Information) < T-Code FCHG > ใช้ในกรณีต้องการรีเช็ทข้อมูลวันที่เจ้าหนี้มารับเช็ค (Check Extraction) หรือ วันที่เช็คขึ้นเงิน (Online Cash Check) เนื่องจากบันทึกข้อมูลไม่ถูกต้อง 7. ยกเลิกเช็คที่ไม่ได้ใช้ (Unused Checks) < T-Code FCH3 > ใช้ในกรณีที่ต้องการยกเลิกเช็คที่ยังไม่ได้ใช้งาน (ยังไม่ได้บันทึกรายละเอียดเช็คในระบบ MU-ERP) เช่น เช็คหาย เช็คฉีกขาด เป็นต้น 8. ยกเลิกเช็คและเอกสารการจ่ายเงิน (Cancel Payment) < T-Code FCH8 > หากตรวจสอบว่าข้อมูลข้อมูลเช็คและเอกสารการจ่ายเงินไม่ถูกต้อง สามารถกลับรายการทางบัญชีและยกเลิกเช็คใน ขั้นตอนเดียวกัน โดยใช้ฟังค์ชั่น Cancel Payment คู่บัญชีที่บันทึก เมื่อกลับรายการจ่ายเงิน คือ Dr. C/A SCB (พัก) Cr. เจ้าหนี้

144 3.6 การบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร (Check Management)
ภาพรวมการบริหารข้อมูลเช็ค และ บัญชีธนาคาร 9. การปรับปรุงบัญชีธนาคารคู่ออมทรัพย์กับกระแส < T-Code FB50 > ตัวอย่าง ปรับปรุงคู่บัญชีเงินฝากธนาคารคู่ออมทรัพย์กับกระแส ของบัญชี งปม. แผ่นดิน ธนาคารไทยพาณิชย์ สาขาศาลายา