บทที่ 5 การปิดบัญชี และการจัดทำงบการเงิน

การปิดบัญชี และการจัดทำงบการเงิน การปิดบัญชีเป็นกระบวนการเพื่อเตรียมบัญชีในหมวด รายได้ หมวดค่าใช้จ่าย และบัญชีถอนใช้ส่วนตัว (บัญชีเงิน ปันผลจ่าย) ให้พร้อมใช้บันทึกรายการสำหรับรอบระยะเวลา การรายงานในงวดถัดไป และปรับปรุงยอดคงเหลือของบัญชี ทุน (กำไรสะสม) ให้เป็นปัจจุบัน

กระบวนการปิดบัญชี (Closing Process) รายการปิดบัญชี เป็นขั้นตอนของการทำให้บัญชีรายได้ และค่าใช้จ่ายของแต่ละรอบบัญชี ถูกปิดไป บัญชีสรุปยอดรายได้ ค่าใช้จ่าย แล้วหาผลสรุปว่ากิจการได้กำไร หรือขาดทุนเท่าไหร่ ผลของการปิด บัญชีจะทำให้บัญชีรายได้ และค่าใช้จ่ายที่เปิดอยู่เดิมมียอดเป็นศูนย์ คือยอดเดบิต เท่ากับยอดเครดิต เหตุผลที่ต้องปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่าย เพื่อรวบรวมรายได้ และค่าใช้จ่ายทั้งหมดของงวดบัญชี เพื่อเปรียบเทียบหาผลกำไรหรือขาดทุนจาก การดำเนินงาน ซึ่งเป็นไปตามหลักการเปรียบเทียบรายได้ และค่าใช้จ่าย โดยหลักการคือต้องเป็น รายได้ และค่าใช้จ่ายของรอบระยะเวลาบัญชีใดบัญชีหนึ่งเท่านั้น เพื่อไม่ให้ยอดรายได้ และค่าใช้จ่าย สะสมอยู่ในบัญชีเกินกว่า 1 งวดบัญชี เหตุผลที่ต้องปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่าย คือ

บัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายที่ถูกปิดบัญชีในแต่ละงวดนี้ เรียกว่า บัญชีชั่วคราว (Temporary accounts หรือ Nominal accounts) โดยเปิด ขึ้นชั่วคราวในแต่ละงวดเท่านั้น เมื่อถึงวันสิ้นงวดจะต้องปิดให้หมดไป โดยโอนยอดของรายได้และค่าใช้จ่ายไปบัญชีหนึ่ง เรียกว่า บัญชีสรุป ยอดรายได้ค่าใช้จ่าย (Income Summary) หรือบัญชีกำไรขาดทุน (Revenue and Expense หรือ Profit and Loss)

ขั้นตอนการปิดบัญชีของกิจการให้บริการ ขั้นตอนที่ 1 : โอนปิดบัญชีในหมวดรายได้ไปบัญชีกำไรขาดทุน ขั้นตอนที่ 2 : โอนปิดบัญชีในหมวดค่าใช้จ่ายไปบัญชีกำไรขาดทุน ธ.ค. 31 Revenue 4.. XX Income Summary 34   ปิดบัญชีรายได้ ธ.ค. 31 Income Summary 34 XX Expenses 5.. ปิดบัญชีค่าใช้จ่าย  

ขั้นตอนการปิดบัญชีของกิจการให้บริการ ขั้นตอนที่ 3 : โอนปิดบัญชีกำไรขาดทุน ที่ได้จากการเปรียบเทียบยอดบัญชีกำไรขาดทุน ในขั้นตอน ที่ 1 และ บัญชีกำไรขาดทุน ในขั้นตอนที่ 2 ไปบัญชีในหมวดส่วนของเจ้าของ โดย 3.1 ไปบัญชีทุน (กรณีจัดตั้งกิจการในรูปของเจ้าของคนเดียว) หากบัญชีในหมวดรายได้ มากกว่าบัญชีในหมวดค่าใช้จ่าย จะถือว่ากิจการมีผลกำไร จากการดำเนินงาน และผลกำไรนั้นจะถือเป็นการเพิ่มขึ้นของบัญชีทุนให้กับเจ้าของ (ด้านเครดิต) หากบัญชีในหมวดรายได้น้อยกว่าบัญชีในหมวดค่าใช้จ่ายจะถือว่ากิจการมีผล ขาดทุนจากการดำเนินงาน และผลขาดทุนนั้นจะถือเป็นการลดลงของบัญชีทุนที่ เจ้าของต้องรับผิดชอบผลขาดทุนนั้น (ด้านเดบิต) ธ.ค. 31 Income Summary 34 XX Capital-…...... ปิดบัญชีกำไรขาดทุน (กรณีมีผลกำไร)   ขาดทุน

ขั้นตอนการปิดบัญชีของกิจการให้บริการ (ต่อ) 3.2 ไปบัญชีกำไรสะสม (กรณีกิจการจัดตั้งกิจการในรูปของบริษัท) หากบัญชีในหมวดรายได้ มากกว่าบัญชีในหมวดค่าใช้จ่าย จะถือว่ากิจการมีผล กำไรจากกการดำเนินงาน และผลกำไรนั้นจะถือเป็นการเพิ่มขึ้นของบัญชีกำไร สะสมของบริษัท (ด้านเครดิต) หากบัญชีในหมวดรายได้น้อยกว่าบัญชีในหมวดค่าใช้จ่ายจะถือว่ากิจการมีผล ขาดทุนจากการดำเนินงาน และผลขาดทุนนั้นจะถือเป็นการลดลงของบัญชี กำไรสะสมของบริษัท (ด้านเดบิต) ธ.ค. 31 Income Summary 34 XX Retained earnings 32 ปิดบัญชีกำไรขาดทุน (กรณีมีผลกำไร)   ขาดทุน

ขั้นตอนการปิดบัญชีของกิจการให้บริการ ขั้นตอนที่ 4 : แบ่งเป็น 2 กรณี คือ 4.1 โอนปิดบัญชีถอนใช้ส่วนตัวไปบัญชีทุน (กรณีจัดตั้งกิจการในรูปของเจ้าของคน เดียว) ทั้งนี้เพราะ บัญชีถอนใช้ส่วนตัวเป็นการที่เจ้าของนำสินทรัพย์ของกิจการไปใช้เอง ส่วนตัว การถอนใช้ส่วนตัวจึงถือเป็นการลดลงในบัญชีทุนของเจ้าของ (ด้านเดบิต) 4.2 โอนปิดบัญชีเงินปันผลจ่ายไปบัญชีกำไรสะสม (กรณีกิจการจัดตั้งในรูปของ บริษัท) ทั้งนี้เพราะ บัญชีเงินปันผลจ่ายเป็นการที่บริษัทจ่ายคืนสินทรัพย์ไปให้กับผู้ถือหุ้น การ จ่ายเงินปันผลของบริษัทจึงทำให้กำไรสะสมของบริษัทต้องลดลง (ด้านเดบิต) ธ.ค. 31 Capital-…...... 32 XX Owner’s Withdrawer ปิดบัญชีถอนใช้ส่วนตัว   ธ.ค. 31 Retained earnings 32 XX Dividends 33 ปิดบัญชีเงินปันผลจ่าย  

ตัวอย่าง กระดาษทำการของบริษัท คลีนนิ่ง จำกัด 25x1    ขั้นตอนที่ 1 ธ.ค. 31 Service revenue 41 17,150 - Interest revenue 42 300 Income Summary 34 17,450 ปิดบัญชีรายได้ ขั้นตอนที่ 2 12,170 Wages and salaries expenses 51 3,150 Miscellaneous expense 52 1,000 Utilities expense 53 850 Interest expense 54 800 Doubtful accounts 55 50 Depreciation-Building 56 5,000 Corporate income tax 57 1,320 ปิดบัญชีค่าใช้จ่าย  ขั้นตอนที่ 3 5,280 Retained earnings 32 ปิดบัญชีกำไรขาดทุน ขั้นตอนที่ 4 500 Dividends 33 ปิดบัญชีเงินปันผลจ่าย ตัวอย่าง กระดาษทำการของบริษัท คลีนนิ่ง จำกัด เกิดผลกำไรด้านเครดิต 5,280 บาท

การหายอดคงเหลือยกไปและยอดคงเหลือยกมา การทำรายการปิดบัญชี บัญชีที่ถูกปิดคือบัญชีรายได้ และค่าใช้จ่าย ส่วนบัญชี ที่ยังไม่ถูกปิดยังมียอดคงเหลืออยู่ คือบัญชีในหมวดสินทรัพย์ หมวดหนี้สิน และหมวด ส่วนของเจ้าของ เหล่านี้คือบัญชีที่ปรากฏอยู่ในงบแสดงฐานะการเงิน ขั้นตอนต่อไปคือ การหายอดคงเหลือยกไป และยอดคงเหลือยกมา เพื่อนำไป เป็นยอดคงเหลือต้นงวดบัญชีใหม่ บัญชีเหล่านี้เรียกว่า บัญชีถาวร (Permanent Accounts) นั้นคือไม่ถูกปิดเมื่อสิ้นงวดบัญชี ** ดูตัวอย่างในหนังสือ หน้า 5-5

งบทดลองหลังรายการปิดบัญชี (Post Closing Trial Balance) งบทดลองหลังรายการปิดบัญชี เป็นรายงานที่แสดงบัญชีถาวร งบทดลองหลังรายการปิด บัญชีจึงแสดงเฉพาะบัญชีในหมวดสินทรัพย์ หมวดหนี้สิน และหมวดส่วนของผู้ถือหุ้น (ยกเว้นบัญชี กำไรขาดทุน และบัญชีเงินปันผลจ่ายที่ได้ถูกปิดเข้าบัญชีกำไรสะสมไปเรียบร้อยแล้ว) เท่านั้น มีวัตถุประสงค์เพื่อ 1. พิสูจน์ว่ายอดรวมของยอดคงเหลือด้านเดบิตของบัญชีถาวร เท่ากับ ยอดคงเหลือ ด้านเครดิตของบัญชีถาวร 2. บัญชีชั่วคราวทั้งหมด (บัญชีในหมวดรายได้ และหมวดค่าใช้จ่าย รวมทั้งกำไรขาดทุน และบัญชีเงินปันผลจ่าย) จะต้องมีการปิดบัญชี และต้องมียอดคงเหลือ เท่ากับ ศูนย์

งบทดลองหลังการปิดบัญชี ตัวอย่าง กระดาษทำการของบริษัท คลีนนิ่ง จำกัด วันที่ 31 ธันวาคม 25x1 หน่วย : บาท   Acc. No. Debit Credit Cash 11 25,000 Accounts receivable 12 6,000 Allowance for doubtful accounts 12-1 100 Building 13 100,000 Accumulated deprecialtion-Building 13-1 10,000 Accounts payable 21 3,000 Interest expense 22 800 Corporate income tax payable 23 1,320 Long-term loan 25 30,000 Common stock 31 75,000 Retained earnings 32 10,780 baht 131,000 ตัวอย่าง กระดาษทำการของบริษัท คลีนนิ่ง จำกัด

งบการเงิน (Financial Statement) ตามมาตรฐานการบัญชีฉบับที่ 1 (ปรับปรุง 2558) เรื่อง การนำเสนองบการเงิน ได้กำหนดไว้ว่า งบการเงินฉบับสมบูรณ์ ประกอบด้วยงบการเงิน ต่อไปนี้ 1. งบแสดงฐานะการเงิน ณ วันสิ้นงวด 2. งบกำไรขาดทุนและกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จอื่นสำหรับงวด 3. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของสำหรับงวด 4. งบกระแสเงินสดสำหรับงวด 5. หมายเหตุประกอบงบการเงิน ซึ่งประกอบด้วย สรุปนโยบายการบัญชีที่สำคัญ ข้อมูลที่ให้คำอธิบายอื่น

งบการเงิน (Financial Statement) (ต่อ) ซึ่งในกระบวนวิชานี้จะขอกล่าวถึงวิธีการจัดทำงบการเงินอย่างละเอียด 2 งบ การเงิน ได้แก่ 1. งบกำไรขาดทุนและกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จอื่นสำหรับงวด (Statement of profit or loss and other comprehensive income) 2. งบแสดงฐานะการเงิน (Statement of financial position) 3. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ ((Statement of changes in equity)

1. งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ 1. งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ เป็นงบแสดงผลการดำเนินงานของกิจการสำหรับงวดเวลาหนึ่ง เพื่อสรุปให้เห็นว่าเมื่อ เปรียบเทียบรายได้กับค่าใช้จ่ายของงวดเวลานั้นแล้ว จะมีผลกำไรหรือขาดทุนสุทธิเท่าใด องค์ประกอบของงบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ แบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือ ส่วนที่ 1 ส่วนของกำไรขาดทุน ประกอบด้วย 1. รายได้ หมายถึง รายได้จากการดำเนินกิจกรรมหลักของกิจการ และรายได้อื่นๆ 2. ค่าใช้จ่าย หมายถึง ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของกิจการ 3. กำไรหรือขาดทุน ได้จากการเปรียบเทียบรายได้และค่าใช้จ่าย ส่วนที่ 2 ส่วนของกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จอื่น ประกอบด้วย รายการในส่วนของงบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จอื่น (โดยส่วนใหญ่รายการส่วนนี้จะแสดง ในกรณีที่เป็นบริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย)

1.1 ส่วนของกำไรขาดทุนในงบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ แบบแสดงยอดขั้นเดียว (Single Step) เป็นงบกำไรขาดทุนที่จะแสดงรายได้ของกิจการ ทั้งในส่วนของรายได้จากการดำเนิน กิจกรรมหลักของกิจการ และรายได้อื่น ๆ ก่อน แล้วจึงแสดงในส่วนของค่าใช้จ่ายในการ ดำเนินงานของกิจการ จากนั้นจึงนำรายได้ที่เกิดขึ้นทั้งหมดในกิจการมาหักออกจากค่าใช้จ่ายในการ ดำเนินงานของกิจการ ผลต่างที่คำนวณออกมาได้จะแสดงเป็นกำไรหรือขาดทุนของ กิจการ

งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ (บางส่วน) บริษัท คลีนนิ่ง จำกัด งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ (บางส่วน) สำหรับปีสิ้นสุดวันที่ 31 ธันวาคม 25x1 และ 25x0 Revenues: Service revenue 17,150 Other revenue 300 Total revenue 17,450 Expenses: Service cost 3,150 Miscellaneous expense 1,000 Utilities expense 850 Doubtful account 50 Depreciation-Building 5,000 Total expense (10,050) Earnings before financial cost and coporate income tax 7,400 Financial cost (800) Earnings before coporate income tax 6,600 Coporate income tax (สมมุติ 20%) (1,320) Net profit 5,280 Earnings per share (สมมุติมี 1,000 หุ้น) 5.28

1.2 ส่วนของกำไรขาดทุนในงบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ แบบแสดงยอดหลายขั้น (Multiple Step) เป็นงบกำไรขาดทุนที่จะแสดงรายได้จากการดำเนินกิจกรรมหลักของกิจการ (รายได้ค่าบริการ) หัก กับค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานหลักของกิจการ (ต้นทุนค่าบริการ) ผลต่างจะแสดงเป็นกำไร (ขาดทุน) ขั้นต้น จากนั้นจึงนำกำไร (ขาดทุน) ขั้นต้น ไปบวก (หัก) กับรายได้อื่น ๆ ของกิจการ แสดงเป็นกำไร (ขาดทุน) ก่อนหักค่าใช้จ่าย นำกำไร (ขาดทุน) ก่อนหักค่าใช้จ่าย หัก (บวก) กับค่าใช้จ่ายในขายและบริหาร ผลต่างที่คำนวณ ออกมาได้จะแสดงเป็นกำไรหรือขาดทุนของกิจการ

งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ (บางส่วน) บริษัท คลีนนิ่ง จำกัด งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ (บางส่วน) สำหรับปีสิ้นสุดวันที่ 31 ธันวาคม 25x1 และ 25x0 Service revenue 17,150 Service cost (3,150) Gross profit 14,000 Other revenue 300 Earnings before expense 14,300 Selling and administrative expense: Miscellaneous expense 1,000 Utilities expense 850 Doubtful account 50 Depreciation-Building 5,000 (6,900) Earnings before financial cost and coporate income tax 7,400 Financial cost (800) Earnings before coporate income tax 6,600 Coporate income tax (สมมุติ 20%) (1,320) Net profit 5,280 Earnings per share (สมมุติมี 1,000 หุ้น) 5.28

2. งบแสดงฐานะการเงิน งบแสดงฐานะการเงิน เป็นงบที่แสดงฐานะทางการเงินของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่ง ซึ่ง จะให้ข้อมูลเกี่ยวกับลักษณะ และจำนวนเงินลงทุนทางทรัพยากรของกิจการ ข้อผูกพันที่กิจการ มีต่อเจ้าหนี้ และส่วนของเจ้าของในทรัพยากรสุทธิของกิจการ องค์ประกอบของงบแสดงฐานะการเงิน 1. หัวงบแสดงฐานะทางการเงิน จะประกอบด้วยรายละเอียดดังนี้ 1.1 ชื่อกิจการ เพื่อบอกให้ทราบว่าเป็นงบแสดงฐานะทางการเงิน ของกิจการอะไร 1.2 คำว่างบแสดงฐานะทางการเงิน 1.3 งวดระยะเวลาจัดทำงบ การจัดทำงบแสดงฐานะทางการเงิน จะบอกเป็นจุดของเวลา เพื่อให้ผู้อ่านได้ทราบว่าเป็นฐานะทางการเงินของกิจการ ณ วันใด 2. รายการสินทรัพย์ จะประกอบด้วย สินทรัพย์หมุนเวียน และสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน 3. รายการหนี้สิน จะประกอบด้วย หนี้สินหมุนเวียน และหนี้สินไม่หมุนเวียน 4. รายการส่วนของเจ้าของ

หนี้สินและส่วนของผู้ถือหุ้น บริษัท คลีนนิ่ง จำกัด งบแสดงฐานะการเงิน ณ วันที่ 31 ธันวาคม 25x1 หน่วย : บาท สินทรัพย์ Cash 25,000 Accounts receivable 6,000 Less Allowance for doubtful accounts (100) 5,900 Building 100,000   Less Accumulated deprecialtion-Building (10,000) 90,000 รวมสินทรัพย์ 120,900 หนี้สินและส่วนของผู้ถือหุ้น หนี้สิน Accounts payable 3,000 Interest payable 800 Corporate income tax payable 1,320 Long-term loan 30,000 รวมหนี้สิน 35,120 ส่วนของผู้ถือหุ้น Common stock 75,000 Retained earnings ณ วันที่ 31 ธ.ค. x1** 10,780 รวมส่วนของเจ้าของ 85,780 รวมหนี้สินและส่วนของเจ้าของ

3. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ 3. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ บริษัท คลีนนิ่ง จำกัด งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น สำหรับปีสิ้นสุดวันที่ 31 ธันวาคม 25x1 หน่วย : บาท   ทุนเรือนหุ้นที่ออกและชำระแล้ว  กำไร (ขาดทุน) สะสม  รวม ยอดคงเหลือต้นงวด 25x1 75,000 - 6,000 81,000 กำไร (ขาดทุน) สุทธิ 5,280 เงินปันผลจ่าย (500) ยอดคงเหลือปลายงวด 25x1 10,780 85,750

การแสดงยอดคงเหลือยกมา และยอดคงเหลือยกไปในปีถัดไป

การผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทของรายการค้าที่เกิดขึ้นในปี 25x2 เป็นดังนี้