Advance Excel

Function IF Function IF เป็นคำสั่งในเพื่อใช้ในการสร้างเงื่อนไข เพื่อทำการตรวจสอบค่าในเซลล์ที่เราต้องการว่าเป็นจริง หรือไม่ รูปแบบ logical_test หมายถึง เงื่อนไขเพื่อทำการตรวจสอบค่า value_if_true หมายถึง ค่าที่ใช้สำหรับแสดงผล เมื่อเงื่อนไขเป็นจริง value_if_false หมายถึง ค่าที่ใช้สำหรับแสดงผล เมื่อเงื่อนไขเป็นเท็จ

ตัวอย่างการใช้งาน Function if ใน Microsoft Excel 2007

กรณีมีหลายเงื่อนไข

Function Function ในการหาผลรวมของข้อมูลปกตินิยมใช้ ฟังชั่น Sum กรณีที่ต้องหาผลรวมแบบมีเงื่อนไขสามารถใช้ฟังชั่นอื่นได้เช่น Sumif หรือSumproduct

เครื่องหมายในการเปรียบเทียบ < น้อยกว่า ใช้กับ น้อยกว่า,ไม่ถึง,ต่ำกว่า,ก่อน > มากกว่า ใช้กับ มากกว่า,หลัง <= น้อยกว่าหรือเท่ากับ ใช้กับ ไม่เกิน >= มากกว่าหรือเท่ากับ ใช้กับ ตั้งแต่...ขึ้นไป = เท่ากับ ใช้กับ เท่ากัน,เป็น,คือ <> ไม่เท่ากับ ใช้กับ ไม่เท่ากัน,ไม่ใช่,ยกเว้น

SumIF SumIF เป็นคำสั่งในหาผลรวมในการสร้างเงื่อนไข เพื่อทำการตรวจสอบค่าในเซลล์ที่เราต้องการว่าเป็นจริง หรือไม่ รูปแบบ range หมายถึง ช่วงข้อมูลที่ใช้ในการเปรียบเทียบ criteria หมายถึง เงื่อนไขที่ใช้ในการเปรียบเทียบกับ range Sum_range หมายถึง ช่วงของข้อมูลที่ใช้ในการรวมเมื่อเงื่อนไขเป็นจริง

ตัวอย่างการใช้งาน Function Sumif ใน Microsoft Excel 2007 ตัวอย่างการหาผลรวมยอดขายแต่ละประเภทสินค้า

Sumproduct Sumproduct เป็นเป็นสูตรที่ใช้สำหรับ การหาผลคูณของคอลัมน์ตั้งแต่ 2 คอลัมน์ขึ้นไป และเอาผลที่ได้จากการคูณนั้น มารวมกัน รูปแบบ array1 หมายถึง ช่วงข้อมูล1 array2 หมายถึง ช่วงข้อมูล2 array3 หมายถึง ช่วงข้อมูล3

ตัวอย่างการหาผลรวมเงินของราคาสินค้าแบบมีเงื่อนไข ตัวอย่างการใช้งาFunctionSumproduct ใน Microsoft Excel 2007 ตัวอย่างการหาผลรวมเงินของราคาสินค้าแบบมีเงื่อนไข

กรณีมีหลายเงื่อนไข

Function Function ในการนับจำนวนเซลล์ ฟังก์ชันการนับ (Counting) ใช้ในการนับจำนวนเซลล์ภายในพื้นที่ที่กำหนดภายใต้เงื่อนไขใด ๆ ส่วนใหญ่จะใช้ร่วมกับฟังก์ชันอื่น ๆ เช่น COUNT,COUNTA,COUNTBLANK และ COUNTIF

CountIF CountIF เป็นคำสั่งในนับจำนวนของเซลล์ภายในช่วงที่ตรงตามเงื่อนไขที่คุณระบุ รูปแบบ range หมายถึง ช่วงข้อมูลที่ใช้ในการเปรียบเทียบ criteria หมายถึง เงื่อนไขที่ใช้ในการเปรียบเทียบกับ range เมื่อต้องการนับจำนวนเซลล์ที่ว่างหรือเซลล์ที่ไม่ว่าง ให้ใช้ฟังก์ชัน COUNTA และ COUNTBLANK

ตัวอย่างการนับพนักงานที่มีเงินเดือนน้อยกว่า 10000 ตัวอย่างการใช้งาFunction Conutif ใน Microsoft Excel 2007 ตัวอย่างการนับพนักงานที่มีเงินเดือนน้อยกว่า 10000

กรณีมีหลายเงื่อนไข

Subtotal Subtotal ส่งกลับค่าผลรวมย่อยของรายการหรือฐานข้อมูล โดยทั่วไปแล้วเป็นการง่ายที่จะสร้างรายการพร้อมกับผลรวมย่อย โดยการใช้คำสั่ง ผลรวมย่อย ในกลุ่ม เค้าร่าง ในแท็บ ข้อมูล หลังจากสร้างรายการผลรวมย่อยแล้ว คุณสามารถปรับเปลี่ยนโดยการแก้ไขที่ฟังก์ชัน SUBTOTAL

รูปแบบ Function_num     คือตัวเลข 1 ถึง 11 (รวมค่าที่ซ่อน) หรือ 101 ถึง 111 (ไม่นับค่าที่ซ่อน) ซึ่งระบุว่าจะใช้ฟังก์ชันใดในการคำนวณค่าผลรวมย่อยในรายการ Ref1, ref2     คือช่วง 1 ถึง 254 หรือการอ้างอิงที่คุณต้องการหาผลรวมย่อย

ตัวอย่างการใช้งาน Subtotal ตัวอย่างการหาผลรวมจำนวนเงินของประเภทสินค้า ใน Microsoft Excel 2007 ตัวอย่างการหาผลรวมจำนวนเงินของประเภทสินค้า

กรณีใช้จากแถบ Ribbon Data ตัวอย่างการหาผลรวมจำนวนเงินของประเภทสินค้า(จัดเรียงข้อมูลที่ต้องการก่อน

การทำผลสรุปย่อย การเรียงลำดับของระเบียนที่ผ่านมา จะทำให้เกิดการจับ กลุ่มของข้อมูลเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น ถ้าเรียงลำดับของ ระเบียนสาขา ก็จะได้กลุ่มของสาขาเกิดขึ้น 4 กลุ่ม คือ 1,2,3 และ 4 เป็นต้น และเมื่อมีการจับกลุ่มเกิดขึ้นแล้ว ก็สามารถ ทำผลสรุปของกลุ่มย่อยเหล่านี้ได้

ให้เรียงลำดับของระเบียนที่ต้องการจับกลุ่ม คลิกเมาส์ช่องใดของฐานข้อมูลก็ได้ คลิกเมนู Data เลือกคำสั่งSubtotals คลิกเลือกกลุ่มที่ต้องการในช่องของ At Each Change in คลิกเลือกฟังก์ชั่นในช่องของ Use Function เช่น Sum, Average,Max, Min เป็นต้น เป็นต้นคลิกเลือกข้อมูลที่ต้องการหาตามฟังก์ชั่นในช่อง ของ Add Subtotals to

- Replace Current Subtotals : ผลสรุปใหม่จะ แทนที่ของเก่าทุกครั้ง - Page Break Between Groups : มีเส้นแบ่งหน้า ให้ระหว่างกลุ่มเพื่อให้มีการขึ้นหน้าใหม่เมื่อสั่งพิมพ์ลง กระดาษ - Summary Below Data : กำหนดให้ยอดสรุป สุดท้ายปรากฏที่ด้านล่างของข้อมูล - ถ้าต้องการดูเฉพาะผลสรุปของแต่ละกลุ่ม ให้กดเมาส์ที่ ปุ่ม 2

- ถ้าต้องการดูเฉพาะผลสรุปสุดท้าย ให้กดเมาส์ที่ปุ่ม 1 - ถ้าต้องการดูรายละเอียดทั้งหมดอีกครั้ง ให้กดเมาส์ที่ปุ่ม 3 หรือปุ่ม + 7. ถ้ายกเลิกการทำผลสรุปของกลุ่มย่อยทั้งหมดให้คลิกเมนู Data เลือกคำสั่ง Subtotals และคลิกปุ่ม Remove All

Function Function ในการค้นหา ฟังก์ชันการค้นหา (LOOKUP) ใช้ในการค้นหาข้อมูล ซึ่งประกอบด้วย ค่าที่ต้องการค้นหา ช่วงของข้อมูลที่จะค้นหา และเงื่อนไขอื่น ๆ ขึ้นอยู่กับรูปแบบของฟังก์ชัน เช่น VLOOKUP, HLOOKUP และINDEX

Vlookup Vlookupใช้สำหรับหาค่าในตารางข้อมูลแนวตั้ง โดยหาค่า (ที่เหมือน หรือ ใกล้เคียง) จากคอลัมน์แรกของตาราง และคืนค่าเป็นข้อมูลที่อยู่ในแถวเดียวกัน จากคอลัมน์ที่ระบุลงไปใน Argument ของฟังก์ชั่น ฟังก์ชั่น VLOOKUP จะไปหารหัสที่ต้องการจากตาราง และก็คืนค่าของคอลัมน์ใดๆ ในตารางนั้นๆ ที่ต้องการมา V ย่อมาจาก Verticle ซึ่ง VLOOKUP จะใช้กับตารางข้อมูลแนวตั้ง ซึ่งเป็นลักษณะของตารางที่ใช้กันตามปกติ  โดยคอลัมน์ที่ต้องการเอารหัสไปเปรียบเทียบต้องอยู่ด้านซ้ายสุดของตารางหรือพื้นที่ของตารางที่เลือก

รูปแบบ - Lookup_value เป็นค่าที่ต้องการหาสามารถเป็นได้ทั้ง ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเซลล์อ้างอิง โดยตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่มีค่าเหมือนกัน (Non-case-sensitive) - Table_array เป็นตารางที่เราต้องการไปหาค่า อาจเป็นช่วงเซลล์ หรือ Range Name ก็ได้ โดยคอลัมน์แรกของตารางต้องเป็นเลขรหัสที่ต้องการให้ Lookup_value มาเทียบค่า Table_array - Col_index_num เป็นเลขลำดับคอลัมน์ของตาราง (Table_array) ซึ่งเป็นคอลัมน์ที่ต้องการให้ดึงค่ามา - Range_lookup ถ้าเป็น TRUE หรือละไว้ จะเอาค่าที่ใกล้เคียงมา ถ้าเป็น FALSE หรือ 0 จะนำค่าที่ตรงกันมา)

ตัวอย่างการใช้งาน Vlookup ใน Microsoft Excel 2007 ตัวอย่างการหา VLOOKUP แบบตรงตัว (Exact Match)

แบบค่าเป็นช่วง (Approximate Match) จะใช้หาค่าที่ตกอยู่ในช่วง เช่น การคำนวณเกรด หรือภาษี โดยดูเงินได้เทียบกับช่วงของอัตราภาษีระดับต่างๆ โดยจะละเงื่อนไขใน Range_lookup หรือจะใส่เป็น TRUE ก็ได้ - การใช้งาน VLOOKUP แบบนี้จะใช้กับหาค่าที่เป็นช่วง เช่น การตัดเกรด หรือ การคำนวณช่วงอัตราภาษี - การใช้ฟังก์ชั่น VLOOKUP แบบนี้ ค่าในคอลัมน์แรกต้องเรียงตามลำดับจากน้อยไปมาก - ฟังก์ชั่น VLOOKUP จะไปหาค่าที่เหมือนกันก่อน ถ้าไม่เจอก็จะไปหาค่าที่มากที่สุด แต่น้อยกว่าค่าที่ต้องการหา แล้วก็จะไปนำค่าของคอลัมน์ที่เราต้องการมาแสดง

ตัวอย่างการใช้งาน Vlookup ใน Microsoft Excel 2007 ตัวอย่างการหา VLOOKUP แบบค่าเป็นช่วง (Approximate Match)