บทที่ 11 วงจรรายจ่าย

บทนำ วงจรรายจ่าย ( Expenditure Cycle ) เป็นวงจรที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ กิจกรรมการรับสินค้าหรือบริการ กิจกรรมการเตรียมจ่ายชำระค้าสินค้าหรือบริการ และกิจกรรมเบิกจ่ายเงินชำระค้าสินค้าหรือบริการให้แก่บริษัทผู้ขาย ( Suppliers หรือ Vendors )ซึ่งในแต่ละขั้นตอนของการปฏิบัติงานในกิจกรรมดังกล่าว ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการปฏิบัติงานจะต้องบันทึกข้อมูลที่เกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลาอย่างต่อเนื่องเพื่อให้สามารถส่งข้อมูลจากการปฏิบัติงานเข้าไปทำการประมวลผลรายการค้าและจัดทำรายงานเสนอให้แก่ผู้ใช้ได้อย่างครบถ้วน ถูกต้อง และทันเวลา

กระบวนการปฏิบัติงานในวงจรรายจ่าย กระบวนการปฏิบัติงานในวงจรรายจ่าย แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ตามลักษณะของงานคือ ประเภทที่ 1 กระบวนการปฏิบัติงานของวงจรรายจ่ายที่มีการซื้อสินค้าหรือบริการเป็นเงินสด ประเภทที่ 2 กระบวนการปฏิบัติงานของวงจรรายจ่ายที่มีการซื้อสินค้าหรือบริการเป็นเงินเชื่อ

ซื้อสินค้าหรือบริการเป็นเงินสด โดยการมอบหมายให้ผู้รักษาเงินสดย่อยเป็นผู้ทำหน้าที่ดูแลเงินสดย่อย เมื่อมีผู้มีขอเบิกค่าใช้จ่ายที่ได้รับการอนุมัติอย่างถูกต้อง ผู้รักษาเงินสดย่อยจะเป็นผู้จ่ายเงิน และเก็บใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย ( Petty Cash Voucher ) เอาไว้ทุกรายการและเมื่อถึงเวลาที่กำหนดเช่น 15 วัน หรือ 1 เดือน ผู้รักษาเงินสดย่อย จะรวบรวมใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อยพร้อมหลักฐานการจ่ายเงินทั้งหมดมาขอเบิกอนุมัติชดเชยเงินสดย่อย

การบันทึกบัญชีเงินสดย่อย 1. เมื่อตั้งวงเงินสดย่อย Dr. เงินสดย่อย xxx Cr. เงินฝากธนาคาร xxx

การบันทึกบัญชีเงินสดย่อย 2. เมื่อเบิกชดเชยเงินสดย่อย Dr. วัสดุสำนักงาน xxx ค่าไปรษณีย์ xxx ค่าพาหนะ xxx Cr. เงินฝากธนาคาร xxx

กระบวนการปฏิบัติงานในวงจรรายจ่าย ประเภทที่ 2 กระบวนการปฏิบัติงานของวงจรรายจ่ายที่มีการซื้อสินค้าหรือบริการเป็นเงินเชื่อ แบ่งได้เป็น 4 ขั้น คือ ขั้นที่ 1 การสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ ( Purchasing Application ) ขั้นที่ 2 การรับสินค้าและบริการ ( Receiving Application ) ขั้นที่ 3 การเตรียมการจ่ายชำระค่าสินค้าหรือบริการ ( Voucher Application) ขั้นที่ 4 การเบิกจ่ายชำระค้าสินค้าหรือบริการ ( Cash Disbursement Application )

ขั้นที่ 1 การสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ เป็นขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นหลังจากที่ฝ่ายคลังสินค้าพบว่าถึงเวลาที่กิจการควรสั่งซื้อสินค้าเข้ามาเพิ่มเติมในคลังสินค้าเพื่อให้เพียงกับความต้องการที่ฝ่ายผลิตจะเบิกไปใช้เป็นวัตถุดิบในการผลิตหรือฝ่ายขายเบิกไปขายให้แก่ลูกค้า ฝ่ายคลังสินค้าจึงจัดทำใบขอสั่งซื้อ ( Purchase Requisition) ส่งมายังฝ่ายจัดซื้อเพื่อมาทำการสั่งซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบ

ขั้นที่ 2 การรับสินค้าและบริการ กระบวนการรับสินค้าที่เริ่มจากฝ่ายรับสินค้าป้อนข้อมูลใบในส่งสินค้าและจำนวนที่ตรวจรับจริงเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อให้โปรแกรมการตรวจสอบทำการตรวจสอบความถูกต้องของรหัสสินค้า รายการสินค้า จำนวนที่สั่งซื้อและราคาที่สั่งซื้อจากแฟ้มข้อมูลรายการสั่งซื้อที่ยังไม่สมบูรณ์ และจากแฟ้มข้อมูลหลักของสินค้าคงเหลือ