เอกสารการบรรยายเรื่อง เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ และการเขียนรายงานการประชุม สำนักงานสรรพสามิตพื้นที่นนทบุรี

หนังสือราชการแบ่งออกได้ 6 ชนิด 1. แบบหนังสือภายนอก – นอกกระทรวง (ใช้กระดาษตราครุฑ) 2. แบบหนังสือภายใน – ในกระทรวง ต่างกรม (ใช้กระดาษบันทึกข้อความ) *บันทึก – ภายในกรมเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ หรือกระดาษอื่นๆ/ เขียนลายมือ สำเนา กระดาษไม่มีครุฑก็ได้ (ไม่เป็นทางการ) 3. แบบหนังสือประทับตรา – กระดาษตราครุฑ ประทับตราแทนการลงชื่อหัวหน้าส่วนราชการ 4. แบบหนังสือสั่งการ – คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ (ต้องมีอำนาจการสั่งการ) 5. แบบหนังสือประชาสัมพันธ์ – ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว 6. แบบหนังสือเจ้าหน้าที่ทำขึ้นไว้เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการ – หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก ฯลฯ

ลักษณะของการเขียนที่ดี เรื่อง 1. เป็นวลี หรือประโยคสั้นๆ 2. ใช้ภาษาง่าย หรือชัดเจน 3. ตรงประเด็นและตรงกับส่วนสรุป 4. ไม่ซ้ำกับเรื่องอื่น 5. สุภาพ และรักษาน้ำใจผู้รับ เนื้อหา ใช้หลัก 5W 1H/Who (whom) What Where When Why How คำลงท้าย เพื่อสรุป....(เน้นย้ำ,ขอบคุณ,มารยาท,แสดงความหวัง) เช่น จึงเรียนมาเพื่อโปรด.....โปรดพิจารณา/ทราบ

การเขียนรายงานการประชุม รายงานการประชุม...(เรื่อง)...ครั้งที่...เมื่อวันที่....ณ.... ผู้มาประชุม.....ตำแหน่ง....ชื่อ...(มีสิทธิออกเสียง) ผู้ไม่มาประชุม....ตำแหน่ง....ชื่อ....(มีสิทธิออกเสียง) .(ถ้ามี) ผู้เข้าร่วมประชุม...เสนอความคิดเห็นได้ (ไม่มีสิทธิออกเสียง) เชิญชื่อเขียนชื่อ เชิญตำแหน่งเขียนตำแหน่ง (ถ้ามี) ประธาน กล่าวเปิดประชุม....(เริ่มประชุมเวลา)..... (ข้อความ)..... ประธาน กล่าวปิดประชุม....(เลิกประชุมเวลา)..... ผู้จดรายงานการประชุม....

รูปแบบของระเบียบวาระการประชุม ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ทีประชุมทราบ ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องการรับรองรายงานการประชุม ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี) การจดรายงานการประชุม 1. จดละเอียด (เป็นทางการระดับชาติ) /ใช้เทปบันทึกเสียง 2. จดอย่างย่อ (เป็นทางการระดับองค์กร) /จดทุกคนที่พูดแบบย่อ 3. จดแต่เหตุผลและมติ (ประชุมแค่ครั้งสองครั้ง) /ไม่ได้เกิดขึ้นประจำ

ประโยชน์ของรายงานการประชุม - เป็นหลักฐานการปฏิบัติงาน - เป็นเครื่องมือในการติดตามงาน - ใช้อ้างอิง - เป็นแหล่งข้อมูลข่าวสาร การเขียนรายงานการประชุมที่ดี - เนื้อหาถูกต้อง - เที่ยงตรง - ชัดเจน เข้าใจง่าย - ใช้ภาษาดี - มีหัวข้อย่อยทุกเรื่อง

จบการนำเสนอ ขอบคุณค่ะ สำนักงานสรรพสามิตพื้นที่นนทบุรี จบการนำเสนอ ขอบคุณค่ะ สำนักงานสรรพสามิตพื้นที่นนทบุรี