COMMUNICATION IN BUSINESS Lesson 7 COMMUNICATION IN BUSINESS

What is communication? Process Exchange Information

Why to study communication? Information exchange Accurate Precise Most suitable time Understand same thing Save cost Set up “organization structure”

Communication process Encode Message Channel Noise Decode Feedback

Effective listening Make eye contact Exhibit affirmative head nod, facial expression Ask question Paraphrase Avoid interrupting Don’t overtalk Make smooth transition between the role of speaker and listener

Formal versus informal network Chain Wheel All channel

Chain Wheel All channel Speed Moderate Fast Fast Accuracy High High Moderate Emergence of leader Moderate High None Member satisfaction Moderate Low High Situation

Informal network (grapevine) 3 main characteristics Not controlled by mgnt. Perceived by employees as being more believable than formal communication issued by mgnt. Used to serve self-interests One of the quickest Only 10% conveying the message

Rumor (one of the grapevine) Issue of the rumor We’re interested in or it’s important to us Ambiguity Anxiety Rumor persists until Anxiety is reduce Result comes out Move to other rumor

How to control? Can’t eliminate but minimize Know the center of the chain Announce timetables explain decisions and behaviors that may appear inconsistent or secretive Emphasize the horizontal communication of current decisions and future plans Openly discuss worst case possibilities

Benefits of grapevine To make more understanding To be a feed back of manager

Non-verbal communication Why to understand? Inside signal Example of non-verbal communication Body movement Facial expression Intonation / Emphasis

Barriers to effective communication Filtering Sender manipulate info. The more vertical level the more filtering Correction - experience Selective perception Different experience, different perception Correction - get more info, group discussion

Emotion How is their feeling at that moment Correction - Leave it with them for a while Language Culture Age / experiences Education Status Correction - Face to face

Communication in Organization Downward communication คำสั่งให้ทำงาน (วิธีการทำงานและเหตุผลในการทำงาน) นโยบายและแนวปฏิบัติขององค์การ การประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน Disadvantage Information overload Lack of openness Filtering Timing

Upward communication แจ้งข้อมูลที่ผู้ใต้บังคับบัญชาได้ดำเนินการไปแล้ว แจ้งถึงปัญหาที่เกิดจากการทำงานที่ไม่สามารถแก้ไขได้ การเสนอแนะความคิดเห็นเพื่อปรับปรุงการทำงาน การเปิดเผยความรู้สึกของผู้ปฏิบัติงาน

Horizontal Communication การประชุม การแลกเปลี่ยนความคิด การคุยกันทางโทรศัพท์ การกระทำกิจกรรมทางสังคม Disadvantage ขาดความไว้วางใจ เกิดการแข่งขัน เกิดผลกระทบต่อการสื่อสารจากล่างขึ้นบน

Cross - channel communication จะต้องได้รับอนุมัติจากผู้บังคับบัญชาในการติดต่อ บุคคลที่ติดต่อแนวไขว้ต้องรายงานต่อผู้บังคับบัญชาทุกครั้ง ผู้ที่ติดต่อจะต้องมีความรู้และความชำนาญในการสื่อสาร