CIT2205 โปรแกรมประยุกต์ด้านการจัดการฐานข้อมูล Database Management Application

การสร้างฐานข้อมูลด้วย MICORSOFT ACCESS

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ Access โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database) ประกอบไปด้วย ตารางหลายๆ ตารางที่มีความสัมพันธ์กัน เช่น ตารางข้อมูลลูกค้า กับ ตารางสินค้า มีความสัมพันธ์กัน ตารางประกอบไปด้วย แถว(Row)และ คอลัมน์ (Column) โดยเรียกข้อมูลในแต่ละคอลัมน์ของตารางว่า ฟิลด์ (Field) และเรียกแต่ละแถวในตารางว่า เรคคอร์ด (Record)

โครงสร้างฐานข้อมูล ข้อมูลผู้ป่วย Field Table Record HN ชื่อ สกุล ที่อยู่ 45001 วันชัย แซ่ตั้ง 45002 ยุวดี ปรีดา 45003 โดม การเรียน Table Record 17/09/62 Microsoft Access

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ Access ฐานข้อมูลของ Access จะประกอบไปด้วย หลายๆ ตาราง โดยตารางในฐานข้อมูลจะมีการเชื่อมโยงหรือมีความสัมพันธ์กัน ซึ่งลักษณะเช่นนี้เป็นลักษณะสำคัญของฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ซึ่งประกอบไปด้วย Entity , Attribute และ Relation Entity คือ สิ่งที่ต้องการจัดเก็บในฐานข้อมูล เช่น ลูกค้า สินค้า พนักงาน นักศึกษา รายวิชา ฯลฯ Attribute คือ สิ่งที่ใช้อธิบายรายละเอียดของแต่ละ Entity เช่น นักศึกษา ประกอบด้วย รหัสนักศึกษา ชื่อนักศึกษา นามสกุล ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ ฯลฯ

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ Access Relation คือ ความสัมพันธ์ระหว่าง Entity ด้วยกัน เช่น ฐานข้อมูลเกี่ยวกับการซื้อขายสินค้า เอนทิตี้ลูกค้า สัมพันธ์กับ เอนทิตี้สินค้า ผ่านความสัมพันธ์ คำสั่งซื้อ รหัสลูกค้า ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ ลูกค้า รหัสสินค้า ชื่อสินค้า รายละเอียดสินค้า ราคา สินค้า คำสั่งซื้อ

Relation One-to-One Relationship (1:1) ความสัมพันธ์ที่เกิดขึ้น แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ one-to-one, one-to-many และ many-to-many One-to-One Relationship (1:1) ตัวอย่าง เช่น ความสัมพันธ์ระหว่าง Entity ผู้ว่าราชการจังหวัด กับ Entity จังหวัด เป็น 1:1 เพราะ ผู้ว่าราชการจังหวัดแต่ละคนปกครองจังหวัดได้เพียงจังหวัดเดียว จังหวัดแต่ละจังหวัดปกครองโดยผู้ว่าราชการจังหวัดเพียงคนเดียว ผู้ว่าราชการจังหวัด จังหวัด ปกครอง

Relation One-to-Many Relationship(1:M) ตัวอย่างเช่น ความสัมพันธ์ระหว่าง Entity ประเภทสินค้า กับ Entity สินค้า เป็น 1:M เพราะประเภทสินค้าแต่ละประเภทมีสินค้าได้หลายชนิด สินค้าแต่ละชนิดจัดอยู่ในประเภทสินค้าเพียงประเภทเดียว ประเภทสินค้า สินค้า อยู่ใน

One-to-Many Relationship(1:M) ตารางประเภทสินค้า(Category) ตารางสินค้า (Product) 1 M C_No C_Name C1 เครื่องเขียน C2 อุปกรณ์กีฬา C3 อุปกรณ์วาดภาพ P_No P_Name C_No Amount P001 ปากกา C1 20 Poo2 ยางลบ 5 P003 แบดมินตัน C2 1,500 P004 วอลเลย์บอล 800 P005 กระดาษหลังภาพ C3 25

One-to-Many Relationship(1:M) รหัสประเภทสินค้า ชื่อนามสกุล ประเภทสินค้า รหัสสินค้า ชื่อสินค้า จำนวนเงิน รหัสประเภทสินค้า สินค้า 1 M

Relation Many-to-Many Relationship (M:N) เช่น ความสัมพันธ์ระหว่าง Entity นักศึกษา กับ Entity รายวิชา เป็น M:N เพราะ นักศึกษาแต่ละคนสามารถลงทะเบียนเรียนได้หลายวิชา วิชาแต่ละวิชามีนักศึกษาลงทะเบียนเรียนได้หลายคน นักศึกษา รายวิชา ลงทะเบียน M N 1

One-to-Many Relationship(1:M) ตารางนักศึกษา(Student) ตารางลงทะเบียน (Register) 1 M S_No S_Name S1 นายดำ ใจดี S2 นางสาวบุญ วาสนา S3 นายคง ใจเพชร R_No Regis_Date S_No Subj_No 1 22 พ.ค. 56 S1 Sb1 2 Sb2 3 22 พ.ค. 56 S2 4 23 พ.ค. 56 5 23 พ.ค. 56 S3 Sb3

One-to-Many Relationship(1:M) ตารางลงทะเบียน (Register) ตารางรายวิชา (Subject) M 1 R_No Regis_Date S_No Subj_No 1 22 พ.ค. 56 S1 Sb1 2 Sb2 3 22 พ.ค. 56 S2 4 23 พ.ค. 56 5 23 พ.ค. 56 S3 Sb3 Subj_No Subj_Name Sb1 คณิตศาสตร์ Sb2 โปรแกรมสำเร็จรูป Sb3 ภาษาอังกฤษ

Many-to-Many Relationship (M:N) รหัสนักศึกษา ชื่อนามสกุล นักศึกษา รหัสลงทะเบียน วันเดือนปีที่ลงทะเบียน รหัสนักศึกษา รหัสรายวิชา การลงทะเบียน รหัสรายวิชา ชื่อรายวิชา รายวิชา M 1 1 M

ความสามารถของโปรแกรม ออกแบบและสร้างฐานข้อมูลแบบตาราง ง่ายต่อการใช้งาน สร้างฐานข้อมูลเพื่อใช้ในการเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ มีตัวช่วยสร้างไว้สำหรับจัดทำฐานข้อมูล สร้างแบบสอบถามเพื่อดึงข้อมูลที่ต้องการ คำนวณค่า นำข้อมูลมาวิเคราะห์ สำรองข้อมูลและกู้ข้อมูล สร้างพื้นที่ติดต่อระหว่างผู้ใช้แบบกราฟิก ออกรายงานโดยมีตัวช่วยสร้างในรูปแบบต่างๆ

Database Objects Database Tables Forms Queries Reports

Access 2010 Interface Quick Access Toolbar Title Bar Ribbon Bar File Tab Ribbon Bar Tabbed Document Navigation Pane

ส่วนประกอบของ Microsoft Access 2010 แท็บ File กำหนดเป็นไฟล์ (File>Open),บันทึกไฟล์ (File>Save), ปิดไฟล์(File > Close), สร้างไฟล์ใหม่ (File>New) เป็นต้น Quick Access Toolbar ปุ่มคำสั่งที่ใช้งานบ่อยๆ โดยสามารถเพิ่ม ลบ ปุ่มคำสั่งตามความเหมาะสม Ribbon เก็บโดยแบ่งเป็นแท็บ โดยแต่ละแท็บแบ่งคำสั่งเป็นกลุ่มย่อยเพื่อสะดวกต่อการใช้งาน

ส่วนประกอบของ Microsoft Access 2010 Navigation Pane จะแสดงชื่อฐานข้อมูล และแสดงส่วนประกอบ ต่างๆ ของวัตถุในโปรแกรมเช่น ตาราง คิวรี ฟอร์ม รายงาน ฯลฯ Tabbed Document เมื่อผู้ใช้เปิดตาราง คิวรี ฟอร์ม รายงาน รวมถึง Object ต่างๆ จะแสดงใน Tab เพื่องานต่อการใช้งาน Status bar จะแสดงข้อมูลบางอย่างและปุ่มสำหรับสลับมุมมอง

Access 2010 Start Up Screen สร้างฐานข้อมูลเปล่า กำหนดชื่อฐานข้อมูล คลิกเพื่อ สร้างฐานข้อมูล

ส่วนประกอบของฐานข้อมูล Tables “ตาราง” กำหนดโครงสร้างของฐานข้อมูล จัดการข้อมูลในด้านต่างๆ เช่น สร้าง ลบ แก้ไข เรียกดู เป็นต้น จัดเก็บข้อมูลในรูปของแถวและคอลัมน์

ส่วนประกอบของฐานข้อมูล Queries “คิวรี่” ใช้สอบถาม แก้ไข เพิ่มหรือลบข้อมูลใน Table เลือกข้อมูลเฉพาะที่ต้องการใน Table

ส่วนประกอบของฐานข้อมูล Forms “แบบฟอร์ม” ใช้ในการออกแบบหน้าจอเพื่อรับข้อมูลจากผู้ใช้ นำข้อมูลไปจัดเก็บใน Table ช่วยผู้ใช้ทำงานกับข้อมูลได้ง่ายและสะดวก เช่น ใช้แสดง เพิ่ม และแก้ไขข้อมูลใน Table

ส่วนประกอบของฐานข้อมูล Reports “รายงาน” ใช้ในการแสดงผลลัพธ์ทางจอภาพและการพิมพ์ทางเครื่องพิมพ์

ส่วนประกอบของฐานข้อมูล Macro “มาโคร” หรือ “ชุดคำสั่ง” กำหนดชุดคำสั่ง โดยการรวมขั้นตอนการทำงานต่างๆ ไว้ในคำสั่งเดียว เป็นการใช้คำสั่งต่างๆ มาควบคุมการทำงานของ Form Query และ Report ตลอดจนการเปิดปิดฐานข้อมูล เพื่อเสริมการทำงานของฐานข้อมูลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ส่วนประกอบของฐานข้อมูล Modules “โมดูล” ใช้ในการเขียนโปรแกรม หรือคำสั่ง เพื่อควบคุมการทำงานฐานข้อมูล สนับสนุนการทำงานของฐานข้อมูลให้มีประสิทธิภาพมากกว่า Macro ปัจจุบันนิยมใช้โปรแกรม Visual Basic

การสร้าง Tables คลิกที่ Icon คำสั่ง สร้าง ปรากฏหน้าต่าง

หน้าต่าง New Table ประกอบด้วยตัวเลือกดังนี้ มุมมองแผ่นข้อมูล (Datasheet View) เป็นการสร้างตารางข้อมูลด้วย Datasheet ที่ว่างเปล่า โดยตารางมีขนาด 20 Columns X 30 Rows มุมมองออกแบบ (Design View) เป็นการสร้างตารางข้อมูลโดยผู้ใช้กำหนดข้อมูลและคุณสมบัติต่างๆ ของฟิลด์ด้วยตนเอง

องค์ประกอบในการออกแบบ Table

การตั้งชื่อ Table Field Name ควรกำหนดเป็นภาษาอังกฤษเท่านั้น เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในการอ้างอิงชื่อฟิลด์ เมื่อเขียนโปรแกรมอื่นๆ สนับสนุนการทำงานของฐานข้อมูล Data Type กำหนดประเภท / ชนิดของข้อมูลที่ถูกจัดเก็บใน Field Name

การตั้งชื่อ Table Description คำอธิบาย Field Name เพื่อให้เกิดความเข้าใจยิ่งขึ้น กรณีที่มีการตั้งชื่อ Field Name เป็นอักษรย่อ หรือรหัสต่างๆ เช่น dir_Number หรือ sr_ID เป็นต้น Field Properties กำหนดคุณสมบัติต่างๆ ของ Field

การกำหนดชื่อฟิลด์ (Filed Name) ความยาวของชื่อต้องไม่เกิน 64 ตัวอักษร ใช้ตัวอักษร ตัวเลข หรือช่องว่างในการตั้งชื่อร่วมกันได้ ใช้สัญลักษณ์พิเศษต่างๆ ในการตั้งชื่อได้ ยกเว้น จุด(.) อัศเจรีย์ (!) อัญประกาศเปิด (“) วงเล็บก้ามปูทั้งปิดและเปิด ([ ])

การกำหนดชื่อฟิลด์ (Filed Name) กรณีที่ใช้ช่องว่าในการตั้งชื่อฟิลด์ เวลาอ้างอิงถึงชื่อดังกล่าวใน Query หรือ Form ต้องใส่ชื่อฟิลด์ไว้ในเครื่องหมาย [ ] เช่น [Order ID] ควรตั้งชื่อเป็นภาษาอังกฤษมากกว่าภาษาไทย ควรตั้งชื่อให้สื่อความหมายกับคุณสมบัติของ Field นั้น

ชนิดของข้อมูล (Data Type) ขนาด ความหมาย Text สูงสุด 255 ตัวอักษร ตัวอักษร ตัวเลข หรือเครื่องหมายต่างๆ ที่ไม่ได้ใช้ในการคำนวณ Memo 65,635 ตัวอักษร ตัวหนังสือ หรือตัวเลขที่เป็นคำอธิบาย หรือบักทึกที่มีความยาวมากๆ Number 1 – 8 Byte ข้อมูลตัวเลขทั้งจำนวนเต็ม หรือทศนิยม ที่ต้องใช้ในการคำนวณ

ชนิดของข้อมูล (ต่อ) ชนิด ขนาด ความหมาย Date/Time 8 Byte วันที่และเวลาซึ่งมีรูปแบบการแสดงผลหลายแบบ และสามารถกำหนดแบบของการแสดงผลเองได้ Currency เก็บข้อมูลที่เป็นจำนวนเงิน เพื่อป้องกันเรื่องการปัดเศษทศนิยม AutoNumber 4 Byte ใช้กำหนดตัวเลขที่เรียงลำดับต่อเนื่องกันโดยอัตโนมัติ โดยโปรแกรม

ชนิดของข้อมูล (ต่อ) ชนิด ขนาด ความหมาย Yes/No 1 Bit ใช้เก็บข้อมูลในรูปที่เป็นได้ 2 อย่าง เช่น จริง/เท็จ ชาย/หญิง ถูก/ผิด OLE Object 1 GB ใช้เก็บข้อมูลที่ถูกสร้างโดยโปรแกรมมัลติมีเดีย เช่น รูปภาพ เสียง เป็นต้น Lookup Wizard 4 Byte ข้อมูลที่เลือกจาก Table อื่นๆ ที่สัมพันธ์กัน หรือสร้างข้อมูลเอง

ชนิดของข้อมูล (ต่อ) ชนิด ขนาด ความหมาย HyperLink 64,000 ตัว ลิงค์ที่อ้างอิงไปข้อมูลอื่นๆ เป็นได้ทั้งไฟล์ฐานข้อมูลของ Access ไฟล์ของโปรแกรมอื่นๆในเครื่องเดียวกัน หรือเว็บไซต์บนอินเตอร์เน็ต Attachment การแนบไฟล์อื่นๆ Calculated เป็นข้อมูลที่เกิดจากการคำนวณด้วยฟิลด์อื่นๆ

คำอธิบายเพิ่มเติม (Description) เป็นส่วนของการอธิบายรายละเอียดของชื่อฟิลด์ ความยาวของข้อความไม่เกิน 25 ตัวอักษร เช่น EmployeeName ใน Description อาจเขียนคำอธิบายว่า “ชื่อของพนักงานในบริษัท” เป็นต้น

คุณสมบัติของฟิลด์ (Field Properties) ชื่อคุณสมบัติ ความหมาย Field Size ขนาดของข้อมูล ใช้กำหนดความยาวสูงสุดของข้อมูลที่เป็นตัวอักษรหรือตัวเลข Format รูปแบบของข้อมูล ใช้กำหนดรูปแบบของข้อมูลที่ต้องการให้แสดงใน Table (สามารถกำหนดรูปแบบใหม่ได้) หรือ กำหนดจำนวนตำแหน่งทศนิยม สำหรับข้อมูลแบบ Text, Number, AutoNumber ฯลฯ ในมุมมอง Datasheet

คุณสมบัติของฟิลด์ (ต่อ) ชื่อคุณสมบัติ ความหมาย Input Mask กำหนดรูปแบบหรือหน้ากากที่ใช้ในการป้อนข้อมูล เช่น ให้แสดง (###)###-#### สำหรับการป้อนเบอร์โทรศัพท์พร้อมรหัสทางไกล โดยป้อนในตำแหน่ง # Caption กำหนดข้อความที่ให้แสดงตรงส่วนหัวคอลัมน์ของตาราง Datasheet แทนการแสดงด้วยชื่อฟิลด์โดยไม่ทำให้ชื่อฟิลด์ในโครงสร้าง Table เปลี่ยนแปลง

คุณสมบัติของฟิลด์ (ต่อ) ชื่อคุณสมบัติ ความหมาย Decimal Place กำหนดจำนวนตำแหน่งทศนิยมสำหรับข้อมูลแบบNumber และ Currency ถ้ากำหนดเป็น Auto หมายถึงให้กำหนดเอง Default Value ค่าเริ่มต้นของข้อมูล เมื่อมีการสร้างเร็คคอร์ดใหม่ ค่าเริ่มต้นนี้จะถูกนำมาใส่ในฟิลด์เองโดยไม่ต้องป้อน ผู้ใช้สามารถแก้ไขหรือคีย์ค่าใหม่ลงไปแทนในภายหลังได้ ถ้าต้องการให้ข้อมูลที่ป้อนไปก่อนแล้วถูกแทนที่ด้วยค่าเริ่มต้น

คุณสมบัติของฟิลด์ (ต่อ) ชื่อคุณสมบัติ ความหมาย Validation Rule กำหนดเงื่อนไขในการยอมรับข้อมูลของฟิลด์นั้น เช่น กำหนดว่าราคาสินค้าต้องไม่ต่ำกว่า 0 ก็จะไม่นิพจน์ >= ลงไป ถ้าป้อนข้อมูลต่ำกว่า 0 access จะแสดงข้อผิดพลาดให้ทราบทันที สำหรับความยาวของนิพจน์เงื่อนไขต้องไม่เกิน 225 ตัวอักษร

คุณสมบัติของฟิลด์ (ต่อ) ชื่อคุณสมบัติ ความหมาย Validation Text ข้อความเตือนเมื่อรับข้อมูลผิดกฎเกณฑ์ที่กำหนด ใช้กำหนดข้อความเตือนเมื่อป้อนข้อมูลไม่ตรงตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ในValidation Rule ความยาวของข้อความต้องไม่เกิน 255 ตัวอักษร

คุณสมบัติของฟิลด์ (ต่อ) ชื่อคุณสมบัติ ความหมาย Required กำหนดว่าฟิลด์นี้จำเป็นต้องป้อนข้อมูลหรือไม่ ถ้าไม่จำเป็นต้องป้อนทันที ให้ตั้งค่าเป็น NO แต่ถ้าจำเป็นต้องป้อนและข้ามไม่ได้ให้ตั้งเป็น Yes ถ้าไม่ใส่ข้อมูล Access จะเตือนให้ทราบและไม่ยอมให้ออกจากฟิลด์ จนกว่าจะป้อนข้อมูลแล้ว 204409 Inf. & Lib. Database

คุณสมบัติของฟิลด์ (ต่อ) ชื่อคุณสมบัติ ความหมาย Allow Zero Length การกำหนดข้อมูลให้เป็น Null ใช้กำหนดข้อมูลใน Field ประเภท Text และ Memo ให้มีค่าเป็น Null ได้หรือไม่ หรือข้อความที่มีความยาวเป็นศูนย์เช่น “” ได้หรือไม่ ถ้ารับได้ให้ตั้งค่าเป็น Yes

คุณสมบัติของฟิลด์ (ต่อ) ชื่อคุณสมบัติ ความหมาย Indexed การกำหนด Index ให้กับ Field ใช้กำหนด Field ที่ใช้ในการค้นหา และใช้ในการเรียงลำดับ มี 3 ประเภท 1. No (ไม่กำหนด Index ให้กับฟิลด์นั้น) 2. Yes (Duplicates OK) กำหนดให้ฟิลด์นั้นเป็น Index โดยข้อมูลใน Table ซ้ำกันได้ 3. Yes (No Duplicates) กำหนดให้ฟิลด์นั้นเป็น Index โดยข้อมูลใน Table ซ้ำกันไม่ได้

ขนาดของข้อมูล (Field Size) ประเภท ขนาด Byte เลขจำนวนเต็มที่มีค่าตั้งแต่ 0 – 255 Integer เลขจำนวนเต็มที่มีค่าตั้งแต่ -32,768 ถึง +32,767 Long Integer เลขจำนวนเต็มที่มีค่าตั้งแต่ -2,147,483,648 ถึง +2,147,483,647 Single เลขทศนิยมที่มีค่าตั้งแต่ -3.4x1038 ถึง +3.4x1038 Double เลขทศนิยมที่มีค่าตั้งแต่ -1.797x10308 ถึง +1.797x10308

รูปแบบของข้อมูลประเภท Text สัญลักษณ์ ความหมาย @ แทนอักษร 1 ตัว และทุกช่องต้องมีข้อมูล (ถ้าไม่ป้อนข้อมูลโปรแกรมจะกำหนดให้เป็นช่องว่าง (Null)โดยอัตโนมัติ) & แทนอักษร 1 ตัว ไม่บังคับให้ทุกช่องมีข้อมูล < แสดงตัวอักษรเป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด > แสดงตัวอักษรเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด

ตัวอย่างรูปแบบของข้อมูลประเภท Text ข้อมูลที่เก็บ ข้อมูลที่แสดงผล @@-@@@ 1235 12-345 1234 01-234 1 00-001 &&-&&& 1-234 -1

ตัวอย่างรูปแบบของข้อมูลประเภท Text ข้อมูลที่เก็บ ข้อมูลที่แสดงผล > technology TECHNOLOGY Technology <

รูปแบบของข้อมูลประเภท Number ตัวอย่าง General Number 9999.989 Currency $9,999.99 Fixed 9999.99 Standard 9,999.99 Percent 999.00% Scientific 9.99E+03 รูปแบบ ตัวอย่าง Thai General Number ๖๖๖๖.๖๖ Thai Currency ๖,๖๖๖.๖๖ Thai Fixed Thai Standard Thai Percent ๖๖๖.๐๐% Thai Scientific ๖.๖๖E+๐๖

รูปแบบของข้อมูลประเภท Date/Time ตัวอย่าง General Date 11/01/00, 11:11:11 AM. Long Date 11 January 2000 Medium Date 11-Jan-00 Shot Date 11/1/00 Long Time 11:11:11 Medium Time 11:11 AM. Shot Time 11:11

รูปแบบของข้อมูลประเภท Date/Time ตัวอย่าง Thai General Date ๑๑/๐๑/๔๓ Thai Long Date ๑๑ ธันวาคม ๒๕๔๓ Thai Medium Date ๑๑ ธ.ค. ๔๓ Thai Shot Date ๑๑/๑/๔๓ Thai Medium Time ๐๑:๑๑:๑๑ Thai Shot Time ๑:๑๑ น.

รูปแบบในการรับข้อมูล (Input Mask) สัญลักษณ์ ความหมาย แทนตัวเลข 0 – 9 เท่านั้น ต้องใส่ทุกครั้ง 9 แทนตัวเลข 0 – 9 เท่านั้น ใส่หรือไม่ก็ได้ # แทนตัวเลขหรือช่องว่าง(Null) มีเครื่องหมายบวก/ลบได้ L แทนตัวอักษร A – Z ต้องใส่ทุกครั้ง ? แทนตัวอักษร A – Z ใส่หรือไม่ก็ได้ A แทนตัวเลขหรือตัวอักษรเท่านั้น ต้องใส่ทุกครั้ง a แทนตัวเลขหรือตัวอักษรเท่านั้น ใส่หรือไม่ก็ได้

รูปแบบในการรับข้อมูล (Input Mask) สัญลักษณ์ ความหมาย & แทนตัวเลขหรือตัวอักษร รวมทั้งช่องว่าง ต้องใส่ทุกครั้ง C แทนตัวเลขหรือตัวอักษร รวมทั้งช่องว่าง ใส่หรือไม่ก็ได้ . (จุด) แทนเลขทศนิยม , แทนเครื่องหมายคั่นหลักพัน : ; - / แทนเครื่องหมายคั่นวันที่และเวลา ! ใส่ค่าที่พิมพ์จากขวาไปซ้าย \ แสดงค่าตามอักษรที่ตามหลังเครื่องหมายนี้

การกำหนด คีย์หลัก (Primary key) ให้เลือกฟิลด์ที่ต้องการกำหนด จากนั้นให้คลิกเมาส์ขวา เพื่อเลือก Primary key หรือจะคลิกที่ Tools bar รูปกุญแจที่อยู่ด้านบนก็ได้ ประโยชน์ของการกำหนด Primary key ก็เพื่อป้องกันการป้อนข้อมูลซ้ำ และการนำไปเชื่อมความสัมพันธ์กับ Table อื่นๆ คีย์หลักจะต้องไม่เป็นค่าว่าง 17/09/62 Microsoft Access

การสร้างแบบสอบถาม MICROSOFT ACCESS

แบบสอบถาม หรือ Query หมายถึง การนำข้อมูลจาก Table มาออกแบบตารางใหม่ให้สามารถนำข้อมูลบางส่วน (เฉพาะฟิลด์ หรือรายการที่ต้องการ) ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้นำมาคำนวณในรูปแบบง่าย ๆ และการค้นหาข้อมูลโดยการใช้เงื่อนไขต่าง ๆ ได้

มุมมองแบบสอบถาม มีมุมมองอยู่ 5 แบบ แต่ที่ใช้ระดับพื้นฐาน มี 2 แบบดังนี้ 1. มุมมองออกแบบ (Design View) เป็นมุมมองที่ใช้สร้างกฎเกณฑ์ในการเลือกข้อมูล 2. มุมมองแผ่นข้อมูล (Datasheet View) เป็นมุมมองที่ใช้แสดงข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไข 1 2

การกำหนดเงื่อนไขเปรียบเทียบ > มากกว่า >= มากกว่าหรือเท่ากับ < น้อยกว่า <= น้อยกว่าหรือเท่ากับ < >ไม่เท่ากับ = เท่ากับ Between … And … ระหว่าง

สัญลักษณ์ที่นำมาสร้างเงื่อนไข Between … And … ใช้ในการกำหนดขอบเขตของมูลค่าที่ต้องการกำหนดให้เป็นเงื่อนไข ( Between 10000 And 20000) In ใช้กำหนดรายการต่างๆ ที่ต้องการใช้เป็นเงื่อนไข เช่น in(“Manager”, “Sales”, “Engineer”) Not In : ไม่เลือกเรคคอร์ดที่มีค่าอยู่ภายในเงื่อนไขที่กำหนด

สัญลักษณ์ที่นำมาสร้างเงื่อนไข ? แทนตัวอักษรใดก็ได้ 1 ตัวในตำแหน่งนั้น * แทนตัวเลข 0 หรือตัวอักษรมากกว่า 1 ตัว [ ] กำหนดขอบเขตของข้อมูลหรือตัวเลขที่ต้องการ ! ยกเว้นตัวอักษรหรือตัวเลขที่ตามหลังเครื่องหมายนี้ # ใช้แทนตัวเลข 1 ตัว เช่น B# หมายถึง B1,B2 เป็นต้น & เชื่อมข้อความสองข้อความเข้าด้วยกัน

สัญลักษณ์ที่นำมาสร้างเงื่อนไข And : เลือกเรคคอร์ดที่ตรงกับทุกเงื่อนไข Or : เลือกเรคคอร์ดที่ตรงเพียงเงื่อนไขเดียวก็ได้ Not : เลือกเรคคอร์ดที่ไม่ตรงกับเงื่อนไข

1. ต้องการทราบชื่อของพนักงานที่ขึ้นต้นด้วยอักษร “ม” และ “อ” “[ม,อ]*” 2. ต้องการทราบชื่อพนักงานที่ลงท้ายด้วย “M” “*[M]” 3. ต้องการทราบชื่อพนักงานที่มีเงินเดือนมากกว่า 5,000 บาท > 5000 4. ต้องการดูพนักงานที่มีเงินเดือนระหว่าง 20,000 – 30,000 between 20000 and 30000 5. ต้องการทราบชื่อพนักงานที่มีอายุ 20,25,30 in (20,25,30) 6. ต้องการทราบชื่อพนักงานที่มีอักษร “ส” อยู่ในชื่อ *ส*

ฟิลด์ประเภท Text Field Code Name dep Criteria 10?? สม* *ภรณ์ *ดา* “บัญชี” or “การเงิน” Not “การเงิน” ให้แสดงพนักงานที่มีรหัส 2 หลักแรกเป็น 10 อีก 2 หลักหลังอะไรก็ได้ ให้แสดงพนักงานที่ชื่อขึ้นต้นด้วย สม ทุกคน ให้แสดงพนักงานที่ชื่อลงท้ายด้วย ภรณ์ ทุกคน ให้แสดงพนักงานที่มีชื่อคำว่า ดา ปรากฏอยู่ทุกคน ให้แสดงพนักงานทำงานตำแหน่งบัญชี หรือ การเงิน ให้แสดงพนักงานทุกคน ยกเว้นตำแหน่งการเงิน

ฟิลด์ประเภท Date / Time ฟิลด์ประเภท Number / Currency Field Salary salary Criteria 10000 <=10000 >10000 Between 10000 and 20000 ฟิลด์ประเภท Date / Time ป้อนเงื่อนไข ความหมาย 08/10/97 ตรงกับวันที่ 10 เดือน 8 ปี 97 <#08/10/97# ก่อนวันที่ 10 เดือน 8 ปี 97 >#08/10/97# หลังวันที่ 10 เดือน 8 ปี 97 <=#08/10/97# ตั้งแต่วันที่ 10 เดือน 8 ปี 97ลงไปก่อนหน้านี้ >=#08/10/97# ตั้งแต่วันที่ 10 เดือน 8 ปี 97 ขึ้นไปก่อนหน้านี้

การกำหนดเงื่อนไขในแบบสอบถาม (Criteria) การใช้ค่าคงที่

เงื่อนไขที่ใช้สำหรับแสดงข้อมูลลักษณะใดลักษณะหนึ่ง ตัวปฏิบัติการที่ใช้ร่วมกับค่าคงที่

การจัดเรียงลำดับใน Table Sort Ascending : เป็นการเรียงลำดับจากตัวอักษรหรือตัวเลข จากน้อยไปหามาก Sort Descending : เป็นการเรียงลำดับจากตัวอักษรหรือตัวเลข จากมากไปหาน้อย

Parameter การแสดงข้อมูลตามค่าที่ผู้ใช้กำหนดในช่องเงื่อนไข ที่เป็นตัวแปรใน […] ในวงเล็บกำหนดเป็นภาษาอังกฤษ หรือภาษาไทยก็ได้ เช่น ต้องการแสดงข้อมูลพนักงานที่มีเงินเดือนตั้งแต่ ค่าที่กำหนด >= [เงินเดือนตั้งแต่]

การสร้าง Field ใหม่บน Query หมายถึง การนำข้อมูลจาก Field ที่เลือกใน Table มาสร้างสูตรการคำนวณให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ รูปแบบ ชื่อ Field ใหม่ : [Field เงื่อนไข] การคำนวณ ตัวอย่าง Bonus : [ Salary ] * 2