สรุปแนวปฎิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) ชี้แจ้งข้อมูลเพิ่มเติม 29 กรกฎาคม 2554 โครงการจ้างที่ปรึกษา พัฒนาและติดตั้งระบบงาน ERP โครงการการเงินการบัญชี การจัดซื้อจัดหา การบริหารพัสดุ และการบริหารทรัพยากรบุคคล มหาวิทยาลัยมหิดล 29 กรกฎาคม 2554

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) การสร้าง / เปลี่ยนแปลงข้อมูลหลักผู้ขาย 1. ก่อนส่วนงานจะขอสร้าง / หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลหลักผู้ขาย ควร ตรวจสอบกับในระบบ MU- ERP T-Code XK03 ก่อนว่ามีข้อมูลข้อมูลหลัก ผู้ขายในระบบหรือไม่ - กรณีมีข้อมูลหลักผู้ขายในระบบแล้ว ส่วนงานสามารถดำเนินการตั้งหนี้ ได้ แต่ก่อนตั้งหนี้ควรตรวจสอบข้อมูลในระบบ MU – ERP ว่าข้อมูลหลักผู้ขาย เช่น ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ฯลฯ ถูกต้องตรงกับใบ Invoice หรือไม่ ถ้าไม่ถูกต้องแจ้งกองคลังแก้ไขก่อนตั้งหนี้ ถ้าถูกต้องแล้ว ดำเนินการตั้งหนี้ได้ - กรณีไม่มีข้อมูลหลักผู้ขายในระบบ/หรือต้องเปลี่ยนแปลงแก้ไข ดำเนินการดังนี้

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) 1.ขอสร้างขอมูลหลักผู้ขาย บริษัท/ห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล (Z100) 1.1 กรอกแบบฟอร์มข้อมูลหลักผู้ขายให้ถูกต้อง ครบถ้วน พร้อมมีลายเซ็นรับรองข้อมูล โดยหัวหน้างานพัสดุส่วนงาน และ/หรือ หัวหน้างานการเงิน/บัญชีส่วนงาน (กรณีมี ภาษีระบุที่อยู่สำหรับให้ออกหนังสือรับรองภาษี หัก ณ ที่จ่าย) เอกสารประกอบ - สำเนาหนังสือรับรองการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล พร้อมเซ็นรับรองสำเนาถูกต้อง - สำเนาใบสำคัญการจดทะเบียน พร้อมเซ็นรับรองสำเนาถูกต้อง - สำเนาบัตรประจำตัวผู้เสียภาษี พร้อมเซ็นรับรองสำเนาถูกต้อง - สำเนาทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) พร้อมเซ็นรับรองสำเนาถูกต้อง

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) บุคคลธรรมดา , ร้านค้า (Z200) , ส่วนงานภาครัฐ (Z300) , ส่วนงานของมหาวิทยาลัย (Z400) , บุคลากรของมหาวิทยาลัย (Z500) , นักศึกษาของมหาวิทยาลัย (Z600) 1.2 กรอกแบบฟอร์มข้อมูลหลักผู้ขายให้ถูกต้อง ครบถ้วน พร้อมมีลายเซ็นรับรองข้อมูล โดยหัวหน้างานพัสดุส่วนงานและ/หรือ หัวหน้างานการเงิน/บัญชีส่วนงาน (กรณีมีภาษี ระบุที่อยู่สำหรับให้ออกหนังสือรับรองภาษี หัก ณ ที่จ่าย) เอกสารประกอบ - สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน พร้อมเซ็นรับรองสำเนาถูกต้อง - สำเนาทะเบียนบ้าน พร้อมเซ็นรับรองสำเนาถูกต้อง - ใบทะเบียนพาณิชย์ พร้อมเซ็นรับรองสำเนาถูกต้อง (สำหรับร้านค้า)

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) 2.เอกสารการขอเปลี่ยนแปลงข้อมูลหลักผู้ขาย 2.1 กรอกแบบฟอร์มข้อมูลหลักผู้ขายให้ถูกต้อง ครบถ้วน พร้อมมีลายเซ็นรับรองข้อมูลโดยหัวหน้างานพัสดุส่วนงาน และ/หรือ หัวหน้างานการเงิน/บัญชีส่วนงาน - สำเนา คำขอแจ้งการเปลี่ยนแปลง (ภ.พ.09) สำหรับร้านค้า หมายเหตุ : กรณีเร่งด่วน โทรมาแจ้ง และ Fax เอกสารข้อมูลหลักผู้ขาย พร้อมเอกสารระบุเหตุผลกรณีเร่งด่วน : การขอเพิ่มข้อมูลหลักผู้ขายในระบบ MU-ERP ต้องเป็น Vendor รายที่คาดว่าจะติดต่อเป็นประจำ หากเป็นรายที่คาดว่าจะติดต่อครั้งเดียว แล้วไม่ติดต่ออีกเลยให้ใช้ Vendor ขาจร

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) เงือนไขในการจัดทำ 1 ฎีกา = 1 เจ้าหนี้ (Vendor) 1 ส่วนงาน (Profit Center) ยกเว้นรายการที่บันทึกโดย Document Type 5ม เท่านั้น ที่สามารถทำได้มากกว่า 1 ส่วนงาน 1 กองทุน (Fund) ยกเว้นรายการที่บันทึกโดย Document Type “5ม” เท่านั้น ที่สามารถทำได้มากกว่า 1 กองทุน 1 ผลผลิต (Functional area) แหล่งเงินงบแผ่นดิน/ไทยเข้มแข็ง / แหล่งเงิน อุดหนุนทั่วไป (Block Grant) * มากกว่า 1 ผลผลิต (Functional area) สำหรับแหล่งเงินรายได้เท่านั้น 1 รหัสบัญชี (GL account) สำหรับแหล่งเงินงบประมาณแผ่นดิน และงบไทยเข้มแข็ง มากกว่า 1 รหัสบัญชี (GL account) สำหรับแหล่งเงินงบประมาณ เงินอุดหนุนทั่วไป และเงินรายได้

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้ - การจัดทำฎีกากรณีค่าตอบแทนที่ต้องจ่ายพร้อมเงินเดือน (ไม่ RUN ผ่าน PY จ่ายตรงที่ AP) จะต้องรีบวางฎีกามา ก่อน หรือ พร้อมวันที่วางฎีกา เงินเดือน และตอนจัดทำ ฎีกา ZAPEN001 (ฎีกาปกติ) ต้องระบบ Reference Type “X” : ค่าใช้จ่าย – จ่ายพร้อมเงินเดือน - เอกสารการตั้งหนี้ ที่แจ้งไปว่าให้พิมพ์ตัวจริง 1 ชุด Copy 2 ชุด เปลี่ยนแปลงเป็น ตัวจริง 1 ชุด สำเนา 1 ชุด - ทะเบียนคุมฎีกาเดิมแจ้งไปให้พิมพ์ 2 ชุด เปลี่ยนแปลงเป็น 3 ชุด - การหัก ภาษี ณ ที่จ่าย 1 % กรณี ติดต่อซื้อขายกับเจ้าหนี้นิติบุคคล (Z100) ให้หักภาษี ณ ที่จ่ายที่ มูลค่าสินค้าก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม 500 บาทขึ้นไป กรณี ติดต่อซื้อขายกับเจ้าหนี้บุคคลธรรมดา (Z200) ให้หักภาษี ณ ที่ จ่ายที่มูลค่าสินค้าก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม 10,000 บาท ขึ้นไป

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้ แจ้งเปลี่ยนแปลงการวางฎีกาที่กองคลัง ฎีกาเงินเดือน : วางฎีกาที่งานการเงิน ฎีกาปกติ ฏีกาเงินรายได้ (1XXXXXXXXX) ฎีกาเงินอุดหนุนทั่วไป(20101002) ฎีกาเงินอุดหนุนเฉพาะ(20101003) : วางฎีกาที่งานบัญชี ฎีกาเงินงบประมาณแผ่นดิน(20101001) ฎีกาเงินงบประมาณไทยเข้มแข็ง(20101004) ฎีกา Interface เช่น ศิริราช รามา ทันตแพทย์ : วางฎีกาที่งานงบประมาณ

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) การเลือกใช้ Payment Method ตอนตั้งหนี้ เมื่อส่วนงานจะทำการตั้งหนี้จะต้องระบุเงื่อนไขการจ่ายเงิน (Payment Method)ให้ถูกต้องตามที่กำหนด ดังนี้ Case Payment Method Doc. ตั้งหนี้ (IV) ที่ส่วนงาน Payment Method ตั้งเจ้าหนี้ระหว่างกัน ที่ MU หมายเหตุ 1.จ่ายเจ้าหนี้ ไม่มี โอนสิทธิ์ Y = จ่ายผ่านบริการเงินรายได้ Z = จ่ายผ่านบริการเงินงปม. ไม่ต้องระบุ Pmt. method T-Code ตั้งหนี้ MIRO , FB60 *2.จ่ายค่าตอบแทน มีภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ยกเว้นดุริยางค์ ถ้ามีค่าตอบแทนต้องทำเหมือนข้อ 9) ส่วนงานตั้งหนี้ (FB60)และทำฎีการายตัว - กรณีทำแผ่นดิสก์ส่งแบงค์ ต่อไปไม่ต้องทำแผ่นดิสก์เนื่องจากจ่ายผ่านบริการธนาคาร

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) Case Payment Method Doc. ตั้งหนี้ ที่ส่วนงาน ตั้งเจ้าหนี้ระหว่างกัน ที่ MU หมายเหตุ 3.จ่ายค่าตอบแทน ไม่มีภาษี กรณีเคยทำแผ่นดิสก์ยังคงทำแผ่นดิสก์เหมือนเดิม Y = จ่ายผ่านบริการเงินรายได้ Z = จ่ายผ่านบริการเงินงปม. อุดหนุนทั่วไป ไม่ต้องระบุ Pmt. method - ส่วนงานตั้งเจ้าหนี้ SCB ด้วยยอดเงินรวม - วางฎีกา+พร้อมแจ้งว่าทำแผ่นดิสก์ส่งแบงค์ 4.จ่ายค่าตอบแทน เป็นเช็ค ไม่มีภาษี - ส่วนงานตั้งหนี้รายตัวไม่โอนสิทธิ์ T-Code ตั้งหนี้ FB60 5.จ่ายคชจ.โดยมีโอนสิทธิ์ D = เช็คเงินรายได้ I = เช็คงปม.อุดหนุนทั่วไป L = เช็คงปม.อุดหนุนเฉพาะ K = เช็คงปม.ไทยเข้มแข็ง C = เช็คงบบุคลากร - กองคลังจ่ายเช็คให้ตามชื่อผู้รับโอนสิทธิ์

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) Case Payment Method Doc. ตั้งหนี้ ที่ส่วนงาน ตั้งเจ้าหนี้ระหว่างกัน ที่ MU หมายเหตุ 6.เงินทดรอง กรณีไม่มีภาษี D = เช็คเงินรายได้ I = เช็คงปม.อุดหนุนทั่วไป L = เช็คงปม.อุดหนุนเฉพาะ K = เช็คงปม.ไทยเข้มแข็ง C = เช็คงบบุคลากร ไม่ต้องระบุ Pmt. method กองคลังจ่ายเช็คเป็นเงินทดรอง กรณี เงินรายได้ ส่วนงานตั้งหนี้ด้วยเจ้าหนี้เงินทดรอง (4000XX) กรณี เงินงบม. - ส่วนงานตั้งเจ้าหนี้ด้วยเจ้าหนี้เงินทดรอง (4000XX)+SP.GL “T” เสมอ *7.ค่าใช้จ่ายที่ส่วนงานต้องการให้เช็คออกเป็นชื่อส่วนงาน และส่วนงานต้องการจ่ายต่อให้ เจ้าหนี้เองโดยไม่ออกเช็คในระบบ C = เช็คมือ/เช็คฉีก - ส่วนงานตั้งหนี้ vendor ส่วนงาน + SP. GL " T “ เสมอ ส่วนงานมีเจ้าหนี้มากกว่า 1 เจ้าหนี้

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) รายการ Payment Method Doc. ตั้งหนี้ ที่ส่วนงาน ตั้งเจ้าหนี้ระหว่างกัน ที่ MU หมายเหตุ 8.ค่าใช้จ่ายที่ส่วนงานต้องการให้เช็คออกเป็นชื่อส่วนงาน และส่วนงานต้องการจ่ายต่อให้ เจ้าหนี้เองโดยออกเช็คในระบบ (ส่วนงานมีเจ้าหนี้มากกว่า 1 เจ้าหนี้) C = เช็คมือ/เช็คฉีก D = เช็คเงินรายได้ I = เช็คงปม.อุดหนุนทั่วไป - ส่วนงานตั้งหนี้ รายตัว+ ทำฎีกา - MU ตั้งเจ้าหนี้ส่วนงาน - กองคลังใช้ doc.ตั้งเจ้าหนี้ส่วนงาน โดยจ่ายเช็คกลับส่วนงาน 1 ฉบับ -ส่วนงานจ่ายเช็คต่อให้เจ้าหนี้รายตัวในระบบ *9.จ่ายเงินทดรอง กรณีมีภาษี A = รายได้ – รวมเงินสุทธิรอเคลียร์ B = งบประมาณ - รวมเงินสุทธิรอเคลียร์ * ต้อง Payee In Doc. เป็นเงินทดรองจ่าย เสมอ - ส่วนงานตั้งหนี้/ทำฎีการายตัว ออกใบภาษีหัก ณ ที่จ่าย ที่ OP รายตัว - กองคลังจ่ายเช็คเป็นเงินทดรอง กรณี งบอุดหนุนเฉพาะ/ไทยเข้มแข็ง/เงินงบบุคลากร ไม่ได้เปิดบัญชีเพื่อใช้ในการผ่านบริการธนาคาร ถ้าต้องการเบิกจ่ายงบดังกล่าวให้เลือก Payment Method ดังนี้ L = งบประมาณอุดหนุนเฉพาะ (20101003) C = งบบุคลากร (20101001) K = งบประมาณไทยเข้มแข็ง (20101004)

การเซ็นเอกสารการตั้งหนี้ IV สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) การเซ็นเอกสารการตั้งหนี้ IV

การเซ็นเอกสารการตั้งหนี้ IV สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) การเซ็นเอกสารการตั้งหนี้ IV ผู้อนุมัติการบันทึกบัญชี = ผู้มีอำนาจเซ็น เช่นหัวหน้างาน ผู้ตรวจสอบบันทึกข้อมูล = ผู้จัดทำรายการตั้งหนี้

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) การเซ็นเอกสาร ฎีกา

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) การเซ็นเอกสาร ฎีกา ผู้ขอเบิก = รองคณะบดี /หัวหน้างาน / ผู้ได้รับมอบหมาย ผู้รับมอบฉันทะรับเงิน = ผู้ได้รับมอบหมาย ผู้ตรวจรายการขอเบิกฯ = ผู้จัดทำฎีกา ผู้รับเงิน = ผู้ได้รับมอบหมาย

การเซ็นเอกสารการจ่ายเงิน สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) การเซ็นเอกสารการจ่ายเงิน

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) ผู้อนญาตุจ่าย = ผู้ลงนามสั่งจ่ายเช็ค ผู้จ่ายเงิน = ผู้จ่ายเช็ค ผู้รับเงิน = ผู้รับเช็ค ผู้ตรวจสอบและบันทึกข้อมูลการจ่ายเงิน = ผู้จัดทำใบสำคัญจ่าย ผู้อนุญาติการบันทึกบัญชี = หัวหน้างานบัญชี

การทำจ่ายเงินในระบบ MU – ERP สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) การทำจ่ายเงินในระบบ MU – ERP กรณี ส่วนงานจะต้องทำเช็คจ่ายต่อ ( เช็คออกระบบที่ส่วนงาน) เช่น เงินวิจัย , หรือคชจ.อื่นๆ ที่สั่งจ่ายเช็คคืนส่วนงาน โดยส่วนงานต้องปฏิบัติดังนี้ 1. AR ส่วนงานรับเงินเข้าบัญชีส่วนงานโดยบันทึกในระบบ MU-ERP 2. AP ส่วนงานบันทึกการจ่ายเงิน T-Code F-58 ในระบบ ต้องการพิมพ์เช็คโดยให้ระบบพิมพ์ให้ ต้องหยอดเช็คเข้าเครื่องพิมพ์ตอนทำจ่าย - เขียนเช็คเอง แต่ต้องระบุเลขที่เช็คให้ตรงกับใบ PV ที่ทำจ่าย (ปัญหาที่พบคือ ส่วนงานเขียนเช็คมือ เสร็จแล้วแต่ไม่ไปบันทึกจ่ายในระบบ หรือ ทำจ่ายในระบบแล้วแต่หยิบเช็คมาเขียนผิดเล่มทำให้เอกสารการจ่ายไม่ตรงกับเช็คที่เขียน ส่วนงานควรทำการจ่ายเงินพร้อมเขียนเช็ค หรือ พิมพ์เช็คในระบบทันที )

เงินอุดหนุนวิจัยจากงบ Block Grant (20101002 ) สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) เงินอุดหนุนวิจัยจากงบ Block Grant (20101002 ) กรณี ส่วนงานรับเงินอุดหนุนวิจัยจากเงินงบประมาณ Block Grant 1. AR ส่วนงานรับเงินเข้าบัญชีเงินอุดหนุนวิจัยส่วนงาน โดยบันทึกในระบบ MU-ERP Dr. เช็ค/เงินฝากธนาคาร - บัญชีวิจัย xxxxx Cr. รายได้จากงบประมาณเงินอุดหนุนวิจัย xxxxx 2. AP ทำจ่ายเงินให้ หัวหน้าโครงการวิจัยขอเบิกเงิน (ไม่ทำฎีกา ) - ทำเช็คจ่าย T – Code FB50 - update ทะเบียนคุมเช็ค T- Code FCH5 Dr. เงินอุดหนุนการวิจัย xxxxx Cr. เงินฝากธนาคาร - บัญชีวิจัย xxxxx

เงินอุดหนุนวิจัยจากเงินรายได้มหาวิทยาลัย (1XXXXXXXX) สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) เงินอุดหนุนวิจัยจากเงินรายได้มหาวิทยาลัย (1XXXXXXXX) กรณี ส่วนงานรับเงินอุดหนุนวิจัยจากเงินรายได้ส่วนงาน 1. AR ส่วนงานรับเงินเข้าบัญชีเงินอุดหนุนวิจัยส่วนงาน โดยบันทึกในระบบ MU-ERP Dr. เช็ค/เงินฝากธนาคาร - บัญชีวิจัย xxxxx Cr. เงินฝากที่กองคลัง xxxxx 2. AP ทำจ่ายเงินให้ หัวหน้าโครงการวิจัยขอเบิกเงิน (ไม่ทำฎีกา ) - ทำเช็คจ่าย T – Code FB50 - update ทะเบียนคุมเช็ค T- Code FCH5 Dr. เงินอุดหนุนการวิจัย xxxxx Cr. เงินฝากธนาคาร - บัญชีวิจัย xxxxx

อุดหนุนวิจัยจากเงินรายได้ส่วนงาน สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) อุดหนุนวิจัยจากเงินรายได้ส่วนงาน ส่วนงานตั้งงบประมาณสนับสนุนเงินวิจัยจากเงินรายได้ของส่วนงาน 1.AP ส่วนงานตั้งหนี้ระหว่างกัน + ทำฏีกา T-Code FB50 Dr. ลูกหนี้-มหาวิทยาลัย XXXXX Cr. เจ้าหนี้ - ส่วนงาน + Sp. G/L V (บัญชีพัก-รอรับ/จ่าย) XXXXX 2. AP มหาลัยทำจ่ายเช็คกลับส่วนงาน หน้าเช็คออกเป็น “บัญชีเงินวิจัยส่วนงาน” 3. ส่วนงานรับเช็คเข้าบัญชีเงินวิจัยส่วนงาน 4. AP ทำจ่ายเงินให้ หัวหน้าโครงการวิจัยขอเบิกเงิน (ไม่ทำฎีกา ) - ทำเช็คจ่าย T – Code FB5 และ update ทะเบียนคุมเช็ค T- Code FCH5 Dr. เงินอุดหนุนการวิจัย xxxxx Cr. เงินฝากธนาคาร - บัญชีวิจัย xxxxx

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) กรณีเงินอุดหนุนวิจัยจากแหล่งทุนภายนอกมหาวิทยาลัย (มหาวิทยาลัยรับเงินแทนส่วนงาน) 1. กองคลังรับเงินอุดหนุนวิจัยจากภายนอกแทนส่วนงาน และจ่ายเงินอุดหนุนวิจัยให้ส่วนงาน 2. ส่วนงานรับเช็คเข้าบัญชีเงินวิจัยส่วนงาน 3. AP ทำจ่ายเงินให้ หัวหน้าโครงการวิจัยขอเบิกเงิน (ไม่ทำฎีกา ) - ทำเช็คจ่าย T – Code FB5 และ update ทะเบียนคุมเช็ค T- Code FCH5 Dr. เงินอุดหนุนการวิจัย xxxxx Cr. เงินฝากธนาคาร - บัญชีวิจัย xxxxx หมายเหตุ : กรณีส่วนงานได้รับจัดสรรรายได้เข้าส่วนงานต้องบันทึกรับเงินด้วย

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) 3. เมื่อเจ้าหนี้มารับเช็ค AP ส่วนงาน ต้อง Update วันที่เจ้าหนี้มารับเช็คในระบบ โดยใช้ T-Code FCHX 1.ระบุข้อมูลตามตัวอย่าง จากนั้น กด ปุ่ม execute หมายเหตุ : ต้อง click creation with data base update เสมอ 28.07.2011 26.07.2011

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) T- Code FCHX 2.เมื่อกดปุ่ม execute แล้ว ระบบจะบันทึกวันที่เจ้าหนี้มารับเช็คให้โดยจะมี Massage แจ้งตามตัวอย่างด้านล่าง

1.ระบุข้อมูลตามตัวอย่างด้านล่าง จากนั้น กด Enter สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) 3. เมื่อบันทึกวันที่เจ้าหนี้มารับเช็คแล้ว สามารถตรวจสอบได้โดยใช้ T-Code FCH1 T – Code FCH 1 1.ระบุข้อมูลตามตัวอย่างด้านล่าง จากนั้น กด Enter

2.สามารถตรวจสอบวันที่เจ้าหนี้มารับเช็ค จาก Field Extract Creation สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) T – Code FCH 1 2.สามารถตรวจสอบวันที่เจ้าหนี้มารับเช็ค จาก Field Extract Creation

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) เมื่อเจ้าหนี้นำเช็คขึ้นเงิน ต้องบันทึกวันที่เช็คขึ้นเงิน (Online Cashed Checks) – Manual T- Code FCHR (โดยตรวจสอบจาก Statement) การจ่ายเงินโดยเช็ค เมื่อผ่านรายการทางบัญชี ระบบ MU-ERP จะบันทึกข้อมูลสำหรับบัญชีขา Bank เป็น บัญชีพัก (Bank Sub) เช่น Dr. เจ้าหนี้ 10,000.00 Cr. C/A SCB (พัก) 10,000.00   บัญชีพัก (Bank Sub) จะถูกหักล้างก็ต่อเมื่อเจ้าหนี้นำเช็คไปขึ้นเงิน และ ผู้ใช้งานทำการกระทบยอดบัญชีพักกับยอดเงินจากธนาคาร และบันทึกรายการผ่าน T-Code FCHR ระบบ MU-ERP จะผ่านบัญชีให้อัตโนมัติ เช่น Dr. C/A SCB (พัก) 10,000.00 Cr. C/A SCB (คุม) 10,000.00 เมื่อผ่านรายการบัญชีแล้ว ระบบจะให้เลขที่เอกสารอัตโนมัติ ดังนี้ - เลขที่เอกสาร (Document No.) ขึ้นต้นด้วย 10 ตามด้วยรหัสส่วนงาน และ เลขลำดับที่สร้าง - ประเภทเอกสาร (Document Type) ขึ้นต้นด้วย 9 ตามด้วยรหัสส่วนงาน เอกสารที่ต้องพิมพ์หลังจากบันทึกข้อมูลในระบบ MU-ERP คือ ใบสำคัญทั่วไป (JV)

1.ระบุวันที่เจ้าหนี้นำเช็คขึ้นเงินตามBank Statement จากนั้นกด Enter สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) T – Code FCHR 1.ระบุวันที่เจ้าหนี้นำเช็คขึ้นเงินตามBank Statement จากนั้นกด Enter

2. ระบุเลขที่เช็คที่ต้องการบันทึก จากนั้นกด Enter สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) T – Code FCHR 2. ระบุเลขที่เช็คที่ต้องการบันทึก จากนั้นกด Enter

3.เมื่อ Enter แล้วระบบจะขึ้นข้อมูลดังตัวอย่างด้านล่าง เมื่อถูกต้องแล้ว สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) T – Code FCHR 3.เมื่อ Enter แล้วระบบจะขึ้นข้อมูลดังตัวอย่างด้านล่าง เมื่อถูกต้องแล้ว กดปุ่ม Save

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) T – Code FCHR 4. เมื่อ กด SAVE ระบบจะ Pop Up Tab data for transfer postings date = ระบุวันที่บันทึกรายการบัญชี Document date = วันที่เช็คขึ้นเงิน(ตาม bank statement) Document Type = ระบุประเภทเอกสารใบโอน (JV)จะขึ้นต้นด้วย 9 ตามโด้วยส่วนงาน หมายเหตุ : เมื่อบันทึก FCHR เรียบร้อยแล้วต้องพิมพ์ เอกสาร JV ตาม Document T-Code ZGLFM001

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) T – Code FCHR 5. เมื่อ กดปุ่ม Enter ระบบจะแจ้งว่าได้ บันทึกวันที่เช็คขึ้นเงินและผ่านรายการทางบัญชีแล้ว โดยแสดงข้อความ “Document 10XX0000XX was posted in company code 1000”

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) T – Code FB03 5. สามารถเรียกดูเอกสารการบันทึกบัญชี ได้จาก T-Code FB03 ดังตัวอย่างด้านล่าง

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) T – Code FCH1 5. เรียกดูข้อมูลเช็ค T-Code FCH1 จะมีข้อมูลวันที่เช็คขึ้นเงินที่ Field Encashment ดังตัวอย่างด้านล่าง

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) ทะเบียนคุมเช็ค T-Code FCHN เป็นรายงานแสดงข้อมูลสถานะต่าง ๆ ของเช็ค เช่น เลขที่เช็ค, ผู้รับเงิน, วันที่จัดทำเช็ค, เอกสารการจ่ายเงิน, วันที่เจ้าหนี้มารับเช็ค, วันที่เช็คขึ้นเงิน, วิธีการสร้างข้อมูลเช็ค เป็นต้น 1.T-Code FCHN ระบุข้อมูลตามตัวอย่างด้านล่างจากนั้นกดปุ่ม Execute เพื่อประมวลผลรายงานทะเบียนคุมเช็ค

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) T – Code FCHN 2. เมื่อกดปุ่ม Execute จะปรากฎทะเบียนคุมเช็คตามตัวอย่างด่านล่าง

คำสั่ง ที่เกี่ยวข้องกับการทำเช็ค สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) คำสั่ง ที่เกี่ยวข้องกับการทำเช็ค FCHI : การสร้าง/เรียกดู ข้อมูลชุดเช็ค (Check Lots) FCHG: รีเช็ทวันที่เจ้าหนี้มารับเช็คหรือวันที่เช็คขึ้นเงิน (Reset Data) กรณี ลงวันที่เจ้าหนี้มารับเช็ค/วันที่เช็คขึ้นเงินผิด FCH8: ยกเลิกเช็คและเอกสารการจ่ายเงิน (Cancel Payment) กรณีทำใบสำคัญจ่าย (PV) หรือทำเช็คผิด หมายเหตุ : ดูรายละเอียดเพิ่มเติมในคู่มือการใช้คำสั่ง End User Training

1. เจ้าหนี้เงินทดรองจ่าย ไม่ต้องใส่ sp t ก็ได้ สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) 1. เจ้าหนี้เงินทดรองจ่าย ไม่ต้องใส่ sp t ก็ได้ 2. เงินวิจัยที่ Mu สนับสนุน และวิจัยที่มหาทำแทนส่วนงานเกิดที่ OP ฝั่ง AP กองคลังปรับ เพิ่มอีก 1 คู่ DR. เงินฝากของส่วนงานรอรับเข้า CR. เงินฝากที่กองคลัง 3. เงินวิจัยให้จ่ายให้หมดภายในเดือน