บทที่ 2 การจัดองค์กรขนส่ง 2.1 การจัดองค์กรและการบริหารงานบุคคล อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.1 การจัดองค์กรและการบริหารงานบุคคล องค์กร”เกิดจากการที่มนุษย์รวมกลุ่มกันเพื่อทำกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่ง เพื่อตอบความสนองความต้องการแบบใดแบบหนึ่ง เช่น การรวมตัวกันของคนในสมัยก่อนเพื่อการล่าสัตว์มาเป็นอาหาร การสร้างที่อยู่อาศัย การรวมตัวในลักษณะนี้ยังช่วยสร้างความสัมพันธ์ของคนในกลุ่ม โดยนำเอาการรวมกลุ่มเป็นเครื่องมือในการกำหนดความสัมพันธ์ จนกลายมาเป็นรูปแบบขององค์กรในปัจจุบัน ที่เป็นการร่วมตัวกันเพื่อให้เกิดผลประโยชน์ มากกว่าการที่รวมตัวกันโดยสัญชาตญาณของมนุษย์เอง อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.1 การจัดองค์กรและการบริหารงานบุคคล ในปัจจุบันนี้กิจกรรมแบบองค์กรได้ขยายตัวเพิ่มมากขึ้นเป็นลำดับด้วยเหตุผล 4 ประการคือ 1. เงื่อนไขจากสิ่งแวดล้อม เกิดจากการเปลี่ยนแปลงของสังคมวัฒนธรรมชนบท (Rural Culture) มาเป็นสังคมวัฒนธรรมเมือง (Urban Culture) 2. เงื่อนไขจากมนุษย์มีผลกระทบต่อการสร้างแรงจูงใจให้มนุษย์ก่อตั้งองค์กรใหม่ขึ้นมาที่เกิดจากการเรียนรู้วิธีการในการกำหนดความความสัมพันธ์ 3. เงื่อนไขจากองค์กร เมื่อมีการตั้งองค์กรในระยะหนึ่งจะเกิดการสร้างวัฒนธรรมในองค์กร 4. เงื่อนไขจากสังคม การเกิดวิวัฒนาการทางสังคมต่างๆ อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.1 การจัดองค์กรและการบริหารงานบุคคล ความหมายขององค์กร Alvin Brown กล่าวว่า องค์กร หมายถึง หน้าที่ซึ่งสมาชิกแต่ละคนของหน่วยงานถูกคาดหมายให้ประพฤติปฏิบัติและถูกคาดหมายความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกเพื่อนำไปสู่วัตถุประสงค์ของหน่วยงานอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นความหมายที่เน้น ภารกิจหน้าที่ Louis Allen  กล่าวว่า องค์กร พิจารณาองค์กรในแง่ของโครงสร้างซึ่งเป็นกลไกที่ทำให้ชีวิตสามารถร่วมกันทำงานได้ดีโดยต้องมีการจัดกลุ่มทำงาน กำหนดและมอบหมายหน้าที่ ความรับผิดชอบ กำหนดความสัมพันธ์ให้บรรลุถึงเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นความหมายที่เน้น กระบวนการ อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.1 การจัดองค์กรและการบริหารงานบุคคล ความหมายขององค์กร Talcott Parsons กล่าวว่า มององค์กรในแง่เป็น หน่วยงานหนึ่งของสังคม (Social Unit) คือ เป็นกลุ่มที่ถูกสร้างขึ้นอย่างรอบคอบและมีการปรับปรุงตามกาลเวลาเพื่อให้บรรลุถึงเป้าหมายอย่างเฉพาะทาง จากความหมายขององค์กร จะสามารถมองเห็นได้ว่าความสำคัญขององค์กรนั้นเป็นสิ่งที่จำและขาดไม่ได้ อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.1 การจัดองค์กรและการบริหารงานบุคคล การจัดองค์กร คือการกำหนดโครงสร้างขององค์การอย่างเป็นทางการ โดยการจัดแบ่งออกเป็นหน่วยงานย่อยต่างๆ กำหนดอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละหน่วยงานไว้ให้ชัดเจน รวมทั้งความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานย่อยเหล่านั้น ทั้งนี้ เพื่อให้เอื้อต่อการดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การอย่างมีประสิทธิภาพ อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.1 การจัดองค์กรและการบริหารงานบุคคล อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.2 ความสำคัญของการจัดองค์กร องค์กรเป็นที่รวมของคนและเป็นที่รวมของงานต่างๆ เพื่อให้พนักงานขององค์การปฏิบัติงานได้อย่างเต็มที่และเต็มสามารถจึงจำเป็นต้องจัดแบ่งหน้าที่การงานกันทำ และมอบอำนาจให้รับผิดชอบตามความสามารถและความถนัด ถ้าเป็นองค์การขนาดใหญ่และมีคนมาก ตลอดจนงานที่ต้องทำมีมาก ก็จะต้องจัดหมวดหมู่ของงานที่เป็นอย่างเดียวกันหรือมีลักษณะใกล้เคียงกันมารวมเข้าด้วยกันเรียกว่า ฝ่ายหรือแผนกงาน แล้วจัดให้คนที่มีความสามารถในงานนั้นๆ มาปฏิบัติงานรวมกันในแผนกนั้น และตั้งหัวหน้าขึ้นรับผิดชอบควบคุม อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.2 ความสำคัญของการจัดองค์กร อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.2 ความสำคัญของการจัดองค์กร ประโยชน์ต่อองค์กร (1) การจัดโครงสร้างองค์การที่ดีและเหมาะสมจะทำให้องค์การบรรลุวัตถุประสงค์และเจริญก้าวหน้าขึ้นไปเรื่อยๆ (2) ทำให้งานไม่ซ้ำซ้อน ไม่มีแผนกงานมากเกินไป เป็นการประหยัดต้นทุนไปด้วย (3) องค์การสามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไปได้ง่ายๆ ตามความจำเป็น อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.2 ความสำคัญของการจัดองค์กร ประโยชน์ต่อผู้บริการ (1) การบริหารงานง่าย สะดวก รู้ว่าใครรับผิดชอบอะไร มีหน้าที่ทำอะไร (2) แก้ปัญหาการทำงานซ้ำซ้อนได้ง่าย (3) ทำให้งานไม่คั่งค้าง ณ จุดใด สามารถติดตามแก้ไขได้ง่าย (4) การมอบอำนาจทำได้ง่าย ขจัดปัญหาการเกี่ยงกันทำงานหรือปัดความรับผิดชอบ อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.2 ความสำคัญของการจัดองค์กร ประโยชน์ต่อผู้ปฏิบัติงาน (1) ทำให้รู้อำนาจหน้าที่และขอบข่ายการทำงานของตนว่ามีเพียงใด (2) การแบ่งงานให้พนักงานอย่างเหมาะสม ช่วยให้พนักงานมีความพอใจ ไม่เกิดความรู้สึกว่างานมากหรือน้อยเกินไป (3) เมื่อพนักงานรู้อำนาจหน้าที่และขอบเขตงานของตนย่อมก่อให้เกิดความคิดริเริ่มในการทำงาน (4) พนักงานเข้าใจความสัมพันธ์ของตนต่อฝ่ายอื่นๆ ทำให้สามารถติดต่อกันได้ดียิ่งขึ้น อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.3 หลักการจัดองค์การ การกำหนดหน้าที่การงาน การกำหนดหน้าที่ของงาน (function) นั้นขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ขององค์การหน้าที่การงานและภารกิจจึงหมายถึงกลุ่มของกิจกรรมที่ต้องปฏิบัติที่ต้องเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ หน้าที่การงานจะมีอะไรบ้างและมีกี่กลุ่มขึ้นอยู่กับเป้าหมายขององค์การ ลักษณะขององค์การ และขนาดขององค์การด้วย อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.3 หลักการจัดองค์การ หน่วยงานสำคัญขององค์การ กำหนดหน่วยงานสำคัญขององค์การ เป็นการกำหนดหน่วยงานที่ต้องรับผิดชอบงานต่างๆ จะปฏิบัติประกอบด้วย 1. หน่วยงานหลัก (Line) หมายถึง หน่วยงานที่ทำหน้าที่โดยตรงกับวัตถุประสงค์ขององค์การเพื่อผลประโยชน์โดยตรงต่อความสำเร็จขององค์การ (1) บริษัททำหน้าที่มีผลิตสินค้างานหลัก คือฝ่ายผลิต (2) บริษัทร้านสรรพสินค้า งานหลัก คือฝ่ายขาย (3) วิทยาลัยเกษตร งานหลัก ฝ่ายเกี่ยวการสอน 2. หน่วยงานที่ปรึกษา(Staff) หมายถึง หน่วยงานที่ช่วยให้หน่วยงานหลักปฏิบัติงานได้ดียิ่งขึ้น จะเป็นเชี่ยวชาญเฉพาะงานหรือเป็นคณะกรรการปรึกษา 3. หน่วยงานอนุกรม (Auxiliary) หมายถึง หน่วยงานที่ช่วยบริการแก่หน่วยงานหลักและหน่วยงานที่ปรึกษา อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.3 หลักการจัดองค์การ สายการบังคับบัญชา (Chin of Command) สายการบังคับบัญชา หมายถึง ความสัมพันธ์ตามลำดับชั้นระหว่างผู้บังคับบัญชา เพื่อให้ทราบว่าการติดต่อสื่อสารมีทางเดินอย่างไร สายการบังคับบัญชาที่ดีควรมีลักษณะดังนี้ 1. จำนวนชั้นแต่ละสายไม่ควรมีจำนวนมากเกินไป 2. สายการบังคับบัญชาต้องกำหนดไว้ให้ชัดเจน 3. สายการบังคับบัญชาไม่ควรก้าวก่ายกันหรือไม่ควรซ้อนกัน อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.3 หลักการจัดองค์การ ช่วงการควบคุม (Span of Control) หมายถึง สิ่งที่แสดงให้ทราบว่าผู้บังคับบัญชาคนหนึ่งมีขอบเขตความรับผิดชอบเพียงใด มีผู้ใต้บังคับบัญชากี่คน ในอดีตหัวหน้างาน 1 คน ต้องดูแลรับผิดชอบผู้ใต้บังคับบัญชา 10-20 คน จึงจะเหมาะสม อย่างไรก็ตามช่วงการควบคุมจะมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับ 1. ความสามารถของผู้บังคับบัญชา        2. การได้รับการฝึกฝนอบรมของพนักงาน หมายความว่า หากพนักงานได้รับการฝึกฝนอบรมมีความรู้ดีการบังคับบัญชาก็จะง่าย       3. ความยุ่งยากสลับซับซ้อนของงาน       4. ความสัมพันธ์กับหน่วยงานอื่น หากมีความสัมพันธ์มากผู้บังคับบัญชาก็ต้องใช้ผู้ใต้บังคับบัญชาจำนวนมากขึ้น       5. ลักษณะการควบคุมแบบต่างๆ อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.3 หลักการจัดองค์การ ช่วงการควบคุมที่กว้างมาก ผู้บังคับบัญชา 1 คนรับผิดชอบผู้ใต้บังคับบัญชาจำนวนมาก อาจเรียกว่า ช่วงการควบคุม 10 คน อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.3 หลักการจัดองค์การ ช่วงการควบคุมที่กว้าง ผู้บังคับบัญชา 1 คนรับผิดชอบผู้ใต้บังคับบัญชาจำนวนมาก อาจเรียกว่า ช่วงการควบคุม 5 คน อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.3 หลักการจัดองค์การ ช่วงการควบคุมที่แคบ ผู้บังคับบัญชา 1 คน รับผิดชอบผู้ใต้บังคับบัญชาจำนวนน้อย อาจเรียกว่า ช่วงการควบคุม 3 คน อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.3 หลักการจัดองค์การ ช่วงการควบคุมแบบสูง ผู้บังคับบัญชา 1 คน รับผิดชอบผู้ใต้บังคับบัญชาจำนวนน้อย อาจเรียกว่า ช่วงการควบคุม 2 คน อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.3 หลักการจัดองค์การ ช่วงการควบคุมแบบสูง ผู้บังคับบัญชา 1 คน รับผิดชอบผู้ใต้บังคับบัญชาจำนวนน้อย อาจเรียกว่า ช่วงการควบคุม 2 คน อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.4 เอกภาพในการบังคับบัญชา (Unity of Command) เอกภาพในการบังคับบัญชา หมายถึง อำนาจการควบคุมบังคับบัญชาซึ่งรวมอยู่ที่บุคคลใดบุคคลหนึ่งหรือคณะบุคคลหนึ่งบุคคลใดอย่างชัดเจน ทั้งนี้เพื่อป้องกันมิให้การปฏิบัติหน้าที่ก้าวก่ายกัน และมุ่งทำให้เกิดเอกภาพในการบริหาร อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.5 แผนภูมิขององค์การ (Organization Chart) แผนภูมิขององค์การ คือ เครื่องมือที่ช่วยให้เข้าใจโครงสร้างขององค์การ รู้อำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบตลอดจนสายบังคับบัญชาในองค์การนั้น สัญญาลักษณ์แผนภูมิแสดงการจัดโครงสร้างทั้งหมดขององค์การว่าประกอบด้วย 1 แทนบังคับบัญชา ใช้กล่องสี่เหลี่ยมหนา 2 แทนหน่วยงานย่อย ใช้กล่องสี่เหลี่ยมบาง 3 แสดงสายบังคับบัญชา ใช้เส้นทืบ อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.5 แผนภูมิขององค์การ (Organization Chart) ประเภทของแผนภูมิองค์การ มีการแบ่ง 3 ประเภท (1) แผนภูมิโครงสร้างหลัก (Skeleton Cahrt) อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.5 แผนภูมิขององค์การ (Organization Chart) ประเภทของแผนภูมิองค์การ มีการแบ่ง 3 ประเภท (2) แผนภูมิแสดงตัวบุคคล (Personnel Chart) อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.5 แผนภูมิขององค์การ (Organization Chart) ประเภทของแผนภูมิองค์การ มีการแบ่ง 3 ประเภท (3) แผนภูมิแสดงหน้าที่การงาน (Function Chart) อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.6 ขั้นตอนและข้อเสนอแนะในการเขียนแผนภูมิ 1. รวบรวมหน้าที่ต่างๆ ตามที่กำหนดไว้ในการแบ่งงาน 2. จัดประเภทของงาน งานที่คล้ายกันให้อยู่แผนกและฝ่ายเดียวกัน 3. กำหนดตำแหน่งงานโดยคำนึงถึงอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ และความสำคัญ ของงาน 4. กำหนดชนิดของแผนภูมิ 5. เขียนชื่อเรื่องของแผนภูมิ อันประกอบด้วย 5.1 ชื่อของหน่วยงานหรือชื่อองค์การนั้น ๆ 5.2 ชื่อของแผนภูมิตามกิจกรรม เช่น "แผนภูมิแสดงแบ่งส่วน ราชการ" "แผนภูมิ สายทางเดินของงาน" ฯลฯ 5.3 ใช้รูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า แทนหน่วยงาน หรือตำแหน่ง หรือบุคคล และควรมีขนาดเท่ากันโดยกำหนดตำแหน่งสูงสุดให้รูปใหญ่กว่าตำแหน่งรอง ๆ ลงไป อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.6 ขั้นตอนและข้อเสนอแนะในการเขียนแผนภูมิ 5.4. จัดรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าให้ตำแหน่งสูงต่ำลดหลั่นตามสายงานการบังคับบัญชาหน่วยงานใดที่มีความสำคัญมีอำนาจหน้าที่เท่ากัน ก็ให้อยู่ในระดับเดียวกัน           5.5 ลากเส้นสายการบังคับบัญชาผ่านรูปสี่เหลี่ยม ใช้เส้นตรงตามขวางและตามยาวขีดเชื่อมโยงแทนสายการบังคับ บัญชา และไม่ควรลากผ่านทะลุรูปสี่เหลี่ยมแทนที่หน่วยงานหรือบุคคลเป็นอันขาด           5.6 พวกที่ทำหน้าที่ปรึกษา (Staff) ให้เขียนไว้ต่างหากตามระดับของหน่วยงานที่ให้คำปรึกษาถ้ามีอยู่หน่วยเดียวให้เขียนไว้ทางซ้ายมือ           5.7 การเขียนเส้นสายการบังคับบัญชาตามลำดับสายงาน  7. ให้ใช้เส้นทึบหนา หรือเส้นหนักแทนสายการบังคับบัญชาโดยตรงในหน้าที่หลัก ส่วนหน่วยงานที่ปรึกษาให้ใช้เส้นบางหรือจุดไข่ปลาแทน อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.7 ตัวอย่างแผนภูมิองค์กรขนส่ง http://transport-spiritoakclub.blogspot.com/ อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.8 อ้างอิง http://knowledge584.blogspot.com/p/4.html https://www.dek-d.com/board/view/2576424/ อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์

2.9 แบบฝึกหัด ใบงานที่ 3 จงสรุป โครงสร้างขององค์กร บริษัท ฮ่องจือจั่นขนส่ง (2518) จำกัด เป็นแผนภูมิ และอธิบายหน้าที่ตำแหน่งงาน ตามความเข้าใจ (10 คะแนน) อาจารย์สุรพงศ์ อินทรภักดิ์