การติดต่อสื่อสาร Communication

ความสำคัญและความหมายของการติดต่อสื่อสาร ในการดำเนินกิจกรรมต่างๆ ของธุรกิจหรือหน่วยงานใด ๆ ก็ตามจะต้องอาศัยการติดต่อสื่อสารระหว่างกัน  โดยมีจุดประสงค์เพื่อแลกเปลี่ยนข่าวสาร ข้อมูล ความรู้ ความคิด อันก่อให้เกิดความเข้าใจอันดีระหว่างกัน งานด้านการติดต่อสื่อสารจึงเป็นหัวใจสำคัญของงานเลขานุการ ที่จำเป็นจะต้องมีความสามารถในการสื่อสารกับผู้อื่นได้อย่างดี ไม่ว่าจะเป็นการพูด การฟัง การเขียน การอ่าน ตลอดจนมีความสามารถในการใช้เครื่องมือสื่อสารชนิดต่างๆ ได้อย่างถูกต้อง

นอกจากนี้ การติดต่อสื่อสาร (Communication) ยังช่วยให้การดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ของหน่วยงานเป็นไปอย่างถูกต้องตรงตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ก่อให้เกิดผลสำเร็จในการปฏิบัติงาน ฉะนั้น งานด้านการติดต่อสื่อสารจึงเป็นกระบวนการที่ใช้ส่งเรื่องราวข่าวสาร ข้อความ เรื่องและภาพ ไปมาระหว่างกันทั้งภายในหน่วยงาน (Internal Communication) และ ภายนอกหน่วยงาน (External Communication)

สรุป การติดต่อสื่อสาร (Communication)  หมายถึง  การส่งข้อมูลข่าวสารจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่ง หรือหลายคน เพื่อให้เข้าใจความหมายของข้อมูลข่าวสารที่ผู้ส่งส่งไป และเกิดความเข้าใจอันดีระหว่างกัน ซึ่งการส่งข่าวสารอาจอยู่ในรูปของการสื่อสารด้วยวาจา ลายลักษณ์อักษร การใช้กิริยาท่าทางอย่างหนึ่งอย่างใดก็ได้ โดยอาศัยช่องทางในการติดต่อสื่อสาร

องค์ประกอบของการสื่อสาร ผู้ส่งสาร Sender สาร Message สื่อ/ช่องทาง Channel ผู้รับสาร Receiver ข้อมูลป้อนกลับ Feedback ใคร กล่าวอะไร ช่องทางใด ถึงใคร ผลเป็นอย่างไร

ผู้ส่งสาร   คือ  ผู้เริ่มต้นการสื่อสาร (เริ่มต้นสร้างและส่งสารไป ยังผู้อื่น) ในการสื่อสารครั้งหนึ่ง ๆ นั้น ผู้ส่งสารจะทำหน้าที่เข้ารหัส (Encoding) อันเป็นการแปรสารให้อยู่ในรูปของสัญลักษณ์ที่มนุษย์คิดสร้างขึ้นแทนความคิด ได้แก่ ภาษา  (ภาษาพูด,ภาษาเขียนหรือวัจนภาษา) และอากัปกิริยาท่าทางต่าง ๆ (อวัจนภาษา) สารที่ถูกเข้ารหัสแล้วนี้จะถูกผู้ส่งสารไปยังผู้รับสารโดยผ่านทางติดต่อทางใดทางหนึ่ง

ผู้ส่งสาร คือ เรื่องราวอันมีความหมายและแสดงออกมาโดยอาศัยภาษา หรือสัญลักษณ์ใด ๆ ก็ตามที่สามารถทำให้เกิดการรับรู้ร่วมกันได้ สาร จะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อผู้ส่งสารเกิดความคิดขึ้น และต้องการจะส่งหรือถ่ายทอดความคิดนั้นไปสู่การรับรู้ของผู้อื่น

ผู้ส่งสาร  ในการสื่อสารใด ๆ ก็ตาม ผู้ส่งสารย่อมต้องอาศัยช่องทางหรือสื่อให้ทำหน้าที่นำสารไปยังผู้รับสาร โดยทั่วไปแล้วสารที่ถูกผู้ส่งสารถ่ายทอดไปยังผู้รับสารจะเข้าไปสู่ระบบการรับรู้ของมนุษย์โดยผ่านประสาทสัมผัสทางใดทางหนึ่ง หรือหลายทาง ได้แก่ ทางการเห็น โดยประสาทตา ทางการได้ยิน

ผู้รับสาร เป็นองค์ประกอบประการสุดท้ายในกระบวนการของการสื่อสารและเป็นองค์ประกอบสำคัญ ไม่ยิ่งหย่อนกว่าองค์ประกอบอื่น ๆ ทั้งนี้เพราะการสื่อสารใด ๆ ก็ตามจะไม่ประสบผลสำเร็จได้เลยหรืออาจประสบผล สำเร็จไม่เต็มที่ถ้าผู้รับสารไม่เข้าใจหน้าที่และบทบาทของตนเองที่มีต่อการสื่อสาร

การสื่อสารจะมีประสิทธิภาพหรือไม่นั้น ต้องพิจารณาในเรื่องดังนี้ 1. ผู้นำสารต้องเข้าใจจุดมุ่งหมายในการส่งข่าวสาร 2. ผู้ส่งควรหาช่องทางการส่งข่าวสารให้เหมาะสม 3. ผู้ส่งสารต้องเข้าใจระดับความสามารถในการสื่อสารของผู้รับสาร 4. ผู้ส่งสารต้องรู้จักใช้เทคนิคและวิธีการถ่ายทอดข่าวสารไปยังผู้รับได้ อย่างเหมาะสม 4.1 ถ้าต้องการความชัดเจน ควรใช้วิธีพบปะสนทนา 4.2 ถ้าเร่งด่วน ควรใช้โทรศัพท์ 4.3 ให้คนจำนวนมากทราบ ควรใช้ประกาศ 4.4 ต้องการแจ้งเรื่องสำคัญ ควรใช้วิธีประชุมชี้แจง 4.5 ต้องการหลักฐานควรเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร

วัตถุประสงค์ของการติดต่อสื่อสาร เพื่อแจ้งข่าวสาร เพื่อชักชวน หรือจูงใจ เพื่อประเมิน เพื่อสั่งสอนหรือให้ความรู้ เพื่อสนองความต้องการด้านวัฒนธรรม และมนุษยสัมพันธ์

ประโยชน์ของการติดต่อสื่อสาร งานบรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างราบรื่น เกิดความรู้สึกที่ดีต่อกัน มีความสามัคคี เสริมสร้างขวัญและกำลังใจในการทำงาน ลดข้อขัดแย้งที่เกิดจากความไม่เข้าใจกัน ประหยัดทรัพยากรในการทำงาน ประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย ป้องกันการทำงานซ้ำซ้อน

ประเภทของการติดต่อสื่อสาร 1.  การติดต่อสื่อสารภายใน (Internal Communication)   มีวัตถุประสงค์ให้บุคลากรภายในหน่วยงานได้ทราบข่าวคราว ความเคลื่อนไหวต่าง ๆ เพื่อชี้แจง กฎ ระเบียบต่าง ๆ ที่กำหนดขึ้น  2.  การติดต่อสื่อสารภายนอก (External Communication) คือ การติดต่อสื่อสารระหว่างสำนักงานกับบุคคลภายนอกหรือหน่วยงานภายนอกสำนักงาน

รูปแบบของการติดต่อสื่อสารในสำนักงาน มี 4 ชนิด คือ 1.  เสียงหรือคำพูด นิยมใช้โทรศัพท์ในการติดต่อสื่อสารเพื่อให้เกิดความรวดเร็วมากขึ้น 2.  คำ รูปแบบการติดต่อสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรหรือการเขียน 3.  ภาพ เป็นการสื่อสารด้วยภาพ หรือสัญลักษณ์ต่าง ๆ 4.  ข้อมูล เป็นรูปแบบการติดต่อสื่อสารที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เป็นช่องทางในการติดต่อระหว่างกัน

หลักเกณฑ์ในการติดต่อสื่อสารด้วยคำหรือการเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร มีหลักในการเขียนที่เรียกว่า 7 C's ดังนี้ 1. มีความชัดเจน (Clarity) 2. มีความสมบูรณ์ (Completeness) 3. มีความรัดกุมและเข้าใจง่าย (Conciseness) 4. ระลึกถึงผู้อ่าน (Consideration) 5. มีความสุภาพ (Courtesy) 6. มีความถูกต้อง (Correct) 7. ข้อเท็จจริง (Concreteness)

หลักเกณฑ์การติดต่อสื่อสารด้วยเสียงหรือการพูด หลักเกณฑ์การพูดที่ดี หลักเกณฑ์การติดต่อสื่อสารด้วยเสียงหรือการพูด   หลักเกณฑ์การพูดที่ดี 1.  ผู้พูดควรสร้างบรรยากาศในการพูด โดยยกตัวอย่าง ประกอบการพูด เพื่อสร้างความสนใจ 2.  หลีกเลี่ยงการถ่อมตัวจนมากเกินไป หรือตำหนิผู้ฟัง สถานที่ หรือกล่าวถึงบุคคลอื่น 3.  ไม่ควรแสดงอารมณ์โกรธ  หรือไม่พอใจผู้ฟังโดยเด็ดขาด 4.  ใช้ภาษาง่าย ๆ แต่สุภาพ 5.  ควรมีอารมณ์ขันขณะพูด

หลักเกณฑ์การฟังที่ดี 1.  ขณะฟังต้องฟังอย่างตั้งใจ จับประเด็นเนื้อหาสำคัญให้ได้ 2. ต้องรู้จักสังเกตอากัปกิริยาท่าทาง ความรู้สึกและอารมณ์ ของผู้พูด ดังนั้นในการติดต่อสื่อสารด้วยเสียงหรือคำพูดนั้น ทั้งผู้พูดและผู้ฟังจะต้องให้ความร่วมมือกันทั้งสองฝ่าย กล่าวคือจะต้องเป็นทั้งผู้พูดและผู้ฟังที่ดี

อ้างอิง http://www.tice.ac.th/Online/Online2-2548/bussiness/nantapon/b5.htm

สมาชิก นายคริสติศักดิ์ ต่อสกุล 5680108238 นายคริสติศักดิ์ ต่อสกุล 5680108238 นายทนงศักดิ์ นาคโนนลาว 5680108239 นายธีระศักดิ์ ไทยแก้ว 5680108240

ขอบคุณครับ