ณ ห้องประชุม พธ.ทร.(๒) วันที่ ๑๗ สิงหาคม ๒๕๕๘ เวลา ๐๙๓๐ การประชุมคณะทำงานกำกับดูแลการประเมินผลและจัดทำรายงานการควบคุมภายในของ พธ.ทร ณ ห้องประชุม พธ.ทร.(๒) วันที่ ๑๗ สิงหาคม ๒๕๕๘ เวลา ๐๙๓๐

ระเบียบวาระการประชุม ระเบียบวาระที่ ๑ เรื่องที่ประธานฯ แจ้งให้ ที่ประชุมทราบ ระเบียบวาระที่ ๒ ฝ่ายเลขาฯ ชี้แจงรายละเอียดการจัดทำรายงาน ตามแบบฟอร์มที่คณะทำงานฯ ของ ทร. กำหนด และ แจ้งกำหนดเวลาการจัดส่งรายงานของคณะทำงานฯ ด้านต่าง ๆ ระเบียบวาระที่ ๓ คณะทำงานฯ ด้านต่าง ๆ สอบถามข้อสงสัย ระเบียบวาระที่ ๔ เรื่องอื่น ๆ

เรื่องที่ประธานฯ แจ้งให้ที่ประชุมทราบ ระเบียบวาระที่ ๑ เรื่องที่ประธานฯ แจ้งให้ที่ประชุมทราบ

ระเบียบวาระที่ ๒ ฝ่ายเลขาฯ ชี้แจงรายละเอียดการจัดทำรายงานตามแบบฟอร์มที่คณะทำงานฯ ของ ทร. กำหนดและแจ้งกำหนดเวลาการจัดส่งรายงานของคณะทำงานฯ ด้านต่าง ๆ ๑. ทบทวนคำสั่งฯ ๒. กระบวนการจัดทำรายงานการควบคุมภายในของ พธ.ทร. ๓. ปฏิทินการปฏิบัติ ๔. ผลตรวจการควบคุมภายในรอบ ๖ เดือนแรก ๕. แนะนำแบบฟอร์ม

๑. ทบทวนคำสั่ง พธ.ทร. (เฉพาะ) ที่ ๕๒/๒๕๕๖ คณะทำงานติดตามประเมินผลและจัดทำรายงานการควบคุมภายใน พธ.ทร. คณะทำงานกำกับดูแลการประเมินผลและจัดทำรายงานการควบคุมภายในของ พธ.ทร. รอง จก.พธ.ทร.(๒) ๑. ด้านการเงินและการบัญชี หก.กกง.พธ.ทร. ๒. ด้านการพัสดุและทรัพย์สิน รอง ผอ.กคพธ.พธ.ทร. ๓. ด้านกำลังพล รอง หน.นฝอ.พธ.ทร. ๔. ด้านงานยุทธการ รอง หน.นฝอ.พธ.ทร. ๕. ด้านการส่งกำลังบำรุง รอง ผอ.กจห.พธ.ทร. ๖. ด้านการวางแผนยุทธศาสตร์และงบประมาณ รอง ผอ.กคค.พธ.ทร. ๗. ด้านระบบเทคโนโลยีสารสนเทศในการบริหารจัดการ รอง ผอ.กผว.ศบพ.พธ.ทร. ๘. ด้านการข่าว รอง หน.นฝอ.พธ.ทร. ๑๐. ด้านกิจการพลเรือน หก.กผข.ศบพ.พธ.ทร. ๙. ด้านการสื่อสาร หน.กรรมวิธีข้อมูล ศบพ.พธ.ทร.

คณะทำงานกำกับดูแลการประเมินผลและจัดทำรายงานการควบคุมภายในของ พธ.ทร. มีหน้าที่ ๑. กำหนดแนวทางการปฏิบัติในการติดตามการประเมินผลและจัดทำรายงานการควบคุมภายในของ พธ.ทร. ๒. อำนวยการ กำกับดูแล ติดตาม และประสานการประเมินผลการควบคุมภายใน การปรับปรุงการควบคุมภายใน และการรายงานในภาพรวมของ พธ.ทร. ให้เป็นไปตามแนวทางที่ ทร. กำหนด ๓. จัดทำรายงานการควบคุมภายในของ พธ.ทร. ในภาพรวม เสนอหน่วย ที่เกี่ยวข้อง ตามที่ ทร. กำหนด

๓. เสนอแนะการปรับปรุงการควบคุมภายในของ พธ.ทร. ในด้านที่รับผิดชอบ คณะทำงานติดตามประเมินผลและจัดทำรายงานการควบคุมภายในของ พธ.ทร. ด้านต่าง ๆ มีหน้าที่ ๑. ติดตามการจัดทำรายงานการควบคุมภายในของ นขต.พธ.ทร. ในส่วนที่ได้รับมอบหมาย ๒. จัดทำรายงานการควบคุมภายในของ พธ.ทร. ในด้านที่รับผิดชอบ เสนอให้คณะทำงานกำกับดูแลการประเมินผลและจัดทำรายงานการควบคุมภายในของ พธ.ทร. ทราบ ๓. เสนอแนะการปรับปรุงการควบคุมภายในของ พธ.ทร. ในด้านที่รับผิดชอบ

๒. กระบวนการจัดทำรายงานการควบคุมภายในของ พธ.ทร. คณะทำงานติดตามประเมินผล และจัดทำรายงานการควบคุมภายในของ ทร. ระดับ นขต.พธ.ทร. - แบบติดตามรอบ 6 และ 12 เดือน (ส่งให้คณะทำงานฯ) - ประเมิน (เก็บไว้ที่หน่วย) - ปย.1 (ส่งให้คณะทำงานฯ) - แบบสอบถามทุกด้าน (เก็บไว้ที่หน่วย) - ปย.2 (ส่งให้คณะทำงานฯ) คณะทำงานกำกับดูแล ฯ - แบบติดตามรอบ 6 และ 12 เดือน - ปย.1 (จัดทำในภาพรวมของ พธ.ทร.) - ปย.2 (พิจารณาความเหมาะสม/ปรับแก้) - เก็บรวบรวม แบบประเมิน และ แบบสอบถาม พธ.ทร. คณะทำงานกำกับดูแลการประเมินผล และจัดทำรายงานการควบคุมภายในของ พธ.ทร. นขต.พธ.ทร. คณะทำงานฯ แต่ละด้าน แบบติดตามรอบ 6 และ 12 เดือน (รวบรวม) ประเมิน (ทำใหม่) - ปย.1 (รวบรวม/เพิ่มเติม) - แบบสอบถามทุกด้าน (ทำใหม่) - ปย.2 (รวบรวม/เพิ่มเติม) คณะทำงานติดตามประเมินผลและจัดทำรายงาน การควบคุมภายในของ พธ.ทร. ด้านต่าง ๆ

๓. ปฏิทินการปฏิบัติ กิจกรรม หน่วยดำเนินการ กำหนดเวลา เอกสารที่ต้องการ ประชุมคณะทำงานฯ ฝ่ายเลขาฯ คณะทำงานกำกับดูแลฯ ภายในวันจันทร์ที่ 17 ส.ค.58 บันทึกสั่งการ นขต.พธ.ทร. นขต.พธ.ทร. จัดทำรายงานทุกแบบ โดยเสนอ ปย.1 ปย.2 และแบบติดตาม เสนอ ฝ่ายเลขาฯ คณะทำงานกำกับดูแลฯ นขต.พธ.ทร. ภายในวันศุกร์ที่ 28 ส.ค.58 - แบบรายงาน 3 แบบ (นขต.พธ.ทร.) - อีก 2 แบบ เก็บไว้ที่หน่วย คัดแยกรายงานแต่ละด้าน (10 ด้าน) เสนอคณะทำงานฯ แต่ละด้าน ฝ่ายเลขาฯ คณะทำงานกำกับดูแลฯ 4 ก.ย.58 - เอกสารที่คัดแยกแล้ว เสนอให้ คณะทำงานฯ แต่ละด้าน คณะทำงานฯ ด้านต่าง ๆ จัดทำรายงานการควบคุมภายในของ พธ.ทร. ทุกแบบเสนอ ฝ่ายเลขาฯ คณะทำงานกำกับดูแลฯ คณะทำงานฯ ด้านต่าง ๆ (หน.คณะฯ ลงนามในเอกสาร) 18 ก.ย.58 แบบรายงาน 5 แบบ (พธ.ทร.) (เอกสาร พร้อมไฟล์ อิเล็กทรอนิกส์) ประชุมตรวจสอบรายงานขั้นสุดท้าย - คณะทำงานกำกับฯ - คณะทำงานฯ ด้านต่าง ๆ (หน.คณะฯ และเลขาฯ) ภายในวันพุธที่ 23 ก.ย.58 - ปย.1 (พธ.ทร.) - ปย.2 (พธ.ทร.) แบบติดตาม (พธ.ทร.) เสนอขอความเห็นชอบจาก จก.พธ.ทร. 25 ก.ย.58 แบบรายงาน 3 แบบ ที่ จก.พธ.ทร. ลงนามแล้ว

๔. ผลตรวจการควบคุมภายในของ พธ.ทร. รอบ ๖ เดือนแรกของปี งป.๕๘ ๑. พธ.ทร. ได้ให้ความสำคัญกับการควบคุมภายในเป็นอย่างดี กล่าวคือ - จัดให้มีคณะทำงานจัดวางระบบการควบคุมภายใน และคณะทำงานติดตามประเมินผลและจัดทำรายงานการควบคุมภายใน ถูกต้องและครบถ้วน ตามที่คณะทำงานฯ ระดับ ทร. กำหนด - แก้ไขข้อบกพร่องของหน่วยซึ่งตรวจพบในปี งป.๕๗ เรียบร้อย - การจัดทำรายงานฯ ในภาพรวม มีเอกสารครบถ้วน การกำหนดวิธีการควบคุมภายใน มีความเหมาะสมและเป็นไปได้ในทางปฏิบัติ นำวิธีที่กำหนดไปปฏิบัติจริง ข้อมูลมีความสอดคล้องร้อยเรียงกัน - การกำหนดวิธีการควบคุมภายในของ พธ.ทร. ได้สะท้อนให้เห็นถึงความเพียงพอและความมีประสิทธิผลของการควบคุมภายใน ระบบมีลักษณะครอบคลุมความเสี่ยงและภารกิจของหน่วย มีการปฏิบัติจริง มีบุคลากรเพียงพอที่จะดำเนินการตามระบบ

๔. ผลตรวจการควบคุมภายในของ พธ.ทร. รอบ ๖ เดือนแรกของปี งป.๕๘ ๒. จร.ทร. มีข้อสังเกตที่มีนัยสำคัญ รวมทั้งมีข้อเสนอแนะ ดังนี้ - การแต่งตั้งคณะทำงานจัดวางระบบการควบคุมภายในของ พธ.ทร. ควรกำหนดความรับผิดชอบของคณะทำงานในแต่ละด้านให้ชัดเจน โดยคำนึงถึงความเหมาะสมกับงาน เพื่อให้การควบคุมภายในเกิดประสิทธิภาพสูงสุดต่อหน่วย - การจัดทำรายงานฯ มีการใช้เครื่องหมายในแบบสอบถามฯ บางด้านไม่ถูกต้อง คือ ถ้ามีการปฏิบัติตามที่ถาม แสดงถึงการควบคุมภายในที่ดี ให้กรอกเครื่องหมาย “√” ในช่อง มี/ใช่ แต่หน่วยใช้เครื่องหมาย “/” นอกจากนี้ การกรอกข้อมูลในแบบสอบถามบางด้านยังไม่มีความสอดคล้องกับข้อมูลที่ปรากฏในรายงานการประเมินผลและการปรับปรุงการควบคุมภายใน (ปย.๒) - ปัจจุบัน สปช.ทร. ได้ปรับรายงานผลการประเมินองค์ประกอบของมาตรฐานการควบคุมภายใน (แบบ ปย.๒-๑) เป็น “แบบประเมินองค์ประกอบการควบคุมภายใน” ซึ่งไม่มีช่อง “มี/ใช่” และ “ไม่มี/ไม่ใช่” แล้ว

๕. แนะนำแบบฟอร์ม ๕.๑ แบบติดตาม ๕.๒ แบบประเมิน ๕.๓ แบบ ปย.๑ ๕.๑ แบบติดตาม ๕.๒ แบบประเมิน ๕.๓ แบบ ปย.๑ ๕.๔ แบบสอบถาม ๕.๕ แบบ ปย.๒

๕.๑ แบบติดตาม (รายงานผลการดำเนินการตามแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน)

นำข้อมูลจากรายงาน ปย.๒ ของปี งป.๕๗ รอบ ๑๒ เดือน มากรอก ลำดับที่ 1 ส่วนใหญ่เรียกว่า แบบติดตาม ได้ทำแล้วเท่าไร อะไรคืออุปสรรค เสนอแนะวิธีแก้ นำข้อมูลจากรายงาน ปย.๒ ของปี งป.๕๗ รอบ ๑๒ เดือน มากรอก

๕.๒ แบบประเมิน (แบบประเมินองค์ประกอบการควบคุมภายใน)

แบบประเมินองค์ประกอบการควบคุมภายใน ลำดับที่ 2 แบบประเมินองค์ประกอบการควบคุมภายใน มีจำนวน ๑ แบบ ใช้ประเมินองค์ประกอบมาตรฐานการควบคุมภายใน ซึ่งมี ๕ องค์ประกอบ ได้แก่ ๑. สภาพแวดล้อมของการควบคุม ๒. การประเมินความเสี่ยง ๓. กิจกรรมการควบคุม ๔. สารสนเทศและการสื่อสาร ๕. การติดตามประเมินผล เมื่อประเมินและสรุปผลการประเมินในแต่ละองค์ประกอบแล้ว ให้นำผลสรุปดังกล่าวไปกรอกในแบบ ปย.๑ สรุปผลในภาพรวมของแต่ละองค์ประกอบ แล้วนำไปกรอกในแบบ ปย.๑

ความแตกต่างระหว่างแบบประเมิน เก่า - ใหม่ เก่า / ยกเลิก ใหม่

๕.๓ แบบ ปย.๑

แบบประเมินองค์ประกอบการควบคุมภายใน ลำดับที่ 3 นำผลสรุปที่ได้จาก แบบประเมินองค์ประกอบการควบคุมภายใน มากรอก สรุปผลในภาพรวม

๕.๔ แบบสอบถาม (แบบสอบถามการควบคุมภายใน)

แบบสอบถามการควบคุมภายใน แบบสอบถามการควบคุมภายใน มีทั้งหมด ๑๐ แบบ - ถ้ามีการปฏิบัติตามคำถาม แสดงถึงการควบคุมภายในที่ดี ให้กรอกเครื่องหมาย √ ในช่อง มี/ใช่ - ถ้าไม่มีการปฏิบัติตามที่ถาม ให้กรอกเครื่องหมาย x ในช่อง ไม่มี/ไม่ใช่ *นั่นแสดงว่ามีความเสี่ยงที่ต้องหาวิธีการควบคุม และนำไปกรอกในแบบ ปย.๒ - ถ้าไม่มีกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ถาม ให้กรอกอักษร NA ในช่อง ไม่มี/ไม่ใช่ ลำดับที่ 4 √ x NA

๕.๕ แบบ ปย.๒

ลำดับที่ 5

๑. ทำแบบสอบถาม (ด้านที่รับผิดชอบ) ดังนี้ - ถ้ามีการปฏิบัติตามคำถาม แสดงถึงการควบคุมภายในที่ดี ให้กรอกเครื่องหมาย √ ในช่อง มี/ใช่ - ถ้าไม่มีการปฏิบัติตามที่ถาม ให้กรอกเครื่องหมาย x ในช่อง ไม่มี/ไม่ใช่ *นั่นแสดงว่ามีความเสี่ยงที่ต้องหาวิธีการควบคุม และนำไปกรอกในแบบ ปย.๒ - ถ้าไม่มีกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ถาม ให้กรอกอักษร NA ในช่อง ไม่มี/ไม่ใช่ ๒. สังเกต สัมภาษณ์ หรือประชุม เพื่อค้นหาและระบุความเสี่ยงที่อาจจะมีในการปฏิบัติงาน แล้วหาวิธีการควบคุมความเสี่ยงนั้น * ถ้ามีความเสี่ยง ต้องหาวิธีการควบคุม และนำไปกรอกในแบบ ปย.๒

คณะทำงานฯ ด้านต่าง ๆ สอบถามข้อสงสัย ระเบียบวาระที่ ๓ คณะทำงานฯ ด้านต่าง ๆ สอบถามข้อสงสัย

ระเบียบวาระที่ ๔ เรื่องอื่น ๆ

ขอเชิญรับประทานอาหารกลางวัน จบการประชุม ขอเชิญรับประทานอาหารกลางวัน