ระบบควบคุมภายในด้านการเงินการคลัง 1. การกำหนดหน้าที่ แบ่งแยกหน้าที่ผู้รับผิดชอบด้านการเงินและบัญชีและกำหนดบทบาทหน้าที่ให้ชัดเจน มี Flow chart กระบวนงานเป็นระบบ ผู้รับผิดชอบด้านการเงินควรเป็นข้าราชการ เป็นลูกจ้างประจำ พนักงานราชการและต้องออกคำสั่งมอบหมายหน้าที่ให้ชัดเจน มีคำสั่งมอบหมายผู้รับผิดชอบการจัดเก็บตามจุดเก็บเงินเป็นลายลักษณ์อักษร มีคำสั่งแต่งตั้งกรรมการเก็บรักษาเงิน และกำหนดหน้าที่กรรมการให้ชัดเจนตามระเบียบกำหนด มีคำสั่งแต่งตั้งผู้รับผิดชอบตรวจสอบ การรับ-การจ่าย กับหลักฐานประกอบการบันทึกรายการบัญชีให้ครบถ้วนถูกต้อง โดยกำหนดบทบาทหน้าที่ในการตรวจสอบให้ชัดเจน

2. เงินสด เงินฝากธนาคาร เงินฝากคลัง และการเก็บรักษา 2.1 เงินสดคงเหลือประจำวันต้องไม่เกินวงเงินเก็บรักษาตามที่กำหนด 2.2 เงินทุกประเภทคงเหลือในมือต้องบันทึกเงินคงเหลือไว้ในรายงานเงินคงเหลือประจำวัน 2.3 จัดทำทะเบียนคุมเงินคงเหลือแต่ละประเภทรวมทั้งเงินรับฝาก และเงินอื่นๆ ถ้ามี 2.4 จัดทำทะเบียนคุมเงินรายได้แผ่นดินและบันทึกให้เป็นปัจจุบัน 2.5เงินนอกงบประมาณต้องนำฝากคลังและวงเงินฝากธนาคารพาณิชย์ต้องเป็นตามที่กระทรวงการคลังกำหนด 2.6 เงินนอกงบประมาณต้องนำฝากอย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้ง ตามระเบียบกำหนด 2.7 ผู้ทำหน้าที่ตรวจสอบประจำวันต้องสอบทานการนำเงินฝากคลังทุกครั้ง

2.8 ทุกสิ้นวัน จนท. การเงินต้องจัดทำรายงานเงินสดคงเหลือ ให้กรรมการเก็บรักษาเงินตรวจสอบโดยตรวจสอบเงินสดคงเหลือตามรายงานเงินคงเหลือประจำวันและตรวจสอบสมุดคู่ฝากเปรียบเทียบกับบัญชีเงินฝากแต่ละบัญชี 2.9 ทุกสิ้นเดือนต้องจัดทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารและมีการตรวจสอบความถูกต้องของงบทดรองและบัญชีเงินฝากธนาคารให้ครบทุกบัญชีก่อนออกรายงานประจำเดือนและรายงานประจำปี 2.10 การจัดส่งรายงานประจำเดือน/ประจำปี ต้องเป็นไปตามระยะเวลาที่กำหนด รวมทั้งการติดตามรายงานและงบการเงินของหน่วยงานในสังกัดที่อยู่ในส่วนภูมิภาคให้งบการเงินเป็นปัจจุบันเสมอ

3. การรับเงิน 3.1 การรับเงินทุกประเภทต้องออกใบเสร็จรับเงิน และใบเสร็จรับเงินต้องเป็นไปตามที่กระทรวงคลังกำหนด 3.2 ก่อนนำส่งเงินที่รับแต่ละวันให้สอบทานความถูกต้องครบถ้วนก่อนสรุปยอดเงินรับแล้วลงชื่อกำกับในสำเนาใบเสร็จฉบับสุดท้าย และลงลายมือชื่อผู้รับ ผู้ส่งเงิน รวมทั้งผู้รับเงินต้องตรวจสอบยอดเงินกับสำเนาใบเสร็จก่อนลงลายมือชื่อรับเงินทุกครั้ง 3.3 ทุกสิ้นวันผู้ทำหน้าที่ตรวจสอบต้องตรวจสอบการรับเงินจากสำเนาใบเสร็จพร้อมลงลายมือชื่อกำกับหากไม่ถูกต้องให้รีบปรับปรุงแก้ไขภายในวันนั้น 3.4 จัดทำทะเบียนคุมใบเสร็จรับเงิน และตรวจสอบใบเสร็จที่ยังได้ใช้ทุกฉบับเพื่อดูความครบถ้วนก่อนนำมาใช้แล้วให้ประทับตราว่าตรวจสอบใบเสร็จและลงลายมือชื่อผู้ตรวจสอบใบเสร็จว่าถูกต้องครบถ้วน

3.5 จัดทำรายงานการใช้ใบเสร็จรับเงินคงเหลือทุกสิ้นปีงบประมาณและรายงานหน.ส่วนราชการทราบ รวมทั้งติดตามตรวจสอบรายงานการใช้ใบเสร็จรับเงินของหน่วยงานในสังกัด 3.6 กรณีผู้ขอสำเนาใบเสร็จเนื่องจากใบเสร็จสูญหายและต้องการให้ผู้รับเงินลงชื่อรับรองการรับเงินในสำเนาใบเสร็จเพื่อนำไปประกอบการเบิกจ่ายตามสิทธิ ให้ผู้จ่ายเงินนำใบแจ้งความและยื่นเอกสารร้องขอสำเนาใบเสร็จ ก่อน จนท.ผู้รับเงินลงลายมือชื่อรับรองต้องเสนอหัวหน้าส่วนราชการให้ความเห็นชอบก่อนทุกครั้งห้ามถ่ายสำเนาใบเสร็จให้ผู้รับเงินก่อนได้รับอนุมัติ

4. การจ่ายเงิน 4.1 เมื่อรับหลักฐานการเบิกจ่ายให้ลงทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิกทุกหมวดรายจ่ายก่อนส่งต่อกระบวนการเบิกจ่ายโดยมีลายมือชื่อผู้รับหลักฐานการเบิกจ่ายในทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิกเพื่อป้องกันเอกสารสูญหาย 4.2 ตรวจสอบหลักฐานการจ่ายก่อนเบิกจ่ายให้ครบถ้วนถูกต้องให้แล้วเสร็จภายในระยะเวลา........ วัน หากมีการแก้ไขใบสำคัญให้ส่งคืนภายในระยะเวลา..........วัน หลังจากตรวจสอบ และให้นำส่งคืนคลังภายใน........ วัน และให้มีการติดตามใบสำคัญที่ส่งคืนเป็นลายลักษณ์อักษร 4.3 ห้ามเรียกใบเสร็จรับเงินก่อนมีการจ่ายเงิน 4.4 ให้ประทับตรา “จ่ายเงินแล้ว” พร้อมลงลายมือชื่อตัวบรรจง วัน เดือน ปี ในหลักฐานการจ่าย (ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน ใบรับรองการจ่าย) ในวันที่จ่ายจริง

4.5 เมื่อจ่ายแล้วให้บันทึกจ่ายในทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิกเพื่อตรวจสอบใบสำคัญค้างจ่ายและให้มีการเบิกจ่ายตามลำดับใบสำคัญ 4.6 จัดทำทะเบียนคุมเช็ค 4.7 วันที่หน้าเช็คต้องตรงกับวันที่จ่ายจริงและบันทึกบัญชีวันที่จ่าย ห้ามลงบัญชีล่วงหน้าโดยยังไม่ได้จริงเงินจริง 4.8 กรณีผู้รับเงินหรือผู้มีสิทธิไม่สามารถมารับเงินได้ด้วยตนเองให้ทำใบมอบฉันทะหากเป็นบุคคลภายนอกให้ทำใบมอบอำนาจเสนอหัวหน้าส่วนราชการหรือที่รับมอบหมายก่อนจ่ายเงิน 4.9 การเสนอลงนามในเช็คต้องรวบรวมหลักฐานการจ่ายพร้อมทะเบียนคุมการจ่ายเช็คเสนอผู้มีอำนาจลงนามทุกครั้งโดยผ่านการสอบทานก่อนนำเสนอ 4.10 หากมีเช็คที่จ่ายไม่มีการขึ้นเงินเป็นระยะเวลานานก่อนเช็คหมดอายุให้ติดต่อผู้ทรงเช็ค และกรณีเช็คหมออายุให้ผู้ทรงเช็คร้องขอให้เปลี่ยนเช็คฉบับใหม่แทน

4.11 กรณีผู้ทรงเช็คทำเช็คหายให้ใช้ใบแจ้งความประกอบการขอออกเช็คฉบับใหม่ และให้อายัดเช็คฉบับเก่า เสนอหัวหน้าส่วนราชการรับทราบและให้ความเห็นชอบ 4.12 กรณีมีเช็คที่ไม่มีผู้ไปขึ้นเงินเป็นระยะเวลานาน และเช็คหมดอายุ รวมทั้งไม่สามารถติดต่อผู้ทรงเช็คได้ รวมทั้งเงินที่ค้างบัญชีนานไม่สามารถตรวจสอบหาที่มาที่ไปได้และระยะเวลาผ่านไปนานพอสมควรแต่ต้องมีหลักฐานการตรวจสอบว่าได้มีการติดตามแล้วก่อนเสนอหัวหน้าส่วนราชพิจารณาและเห็นชอบก่อนนำส่งเป็นรายได้แผ่นดิน 4.13 ผู้ทำหน้าที่ตรวจสอบต้องตรวจสอบหลักฐานการจ่ายกับการบันทึกรายการในระบบให้ครบถ้วนถูกต้องก่อนลงนามรับรอง

การจัดระบบควบคุมภายใน ด้าน ระบบ GFMIS 1 มีคำสั่งมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบในการปฏิบัติงานในระบบ GFMIS เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งประกอบด้วยผู้ปฏิบัติและผู้อนุมัติ 2. แบ่งแยกหน้าที่ผู้วางเบิกกับผู้อนุมัติออกจากกัน 2.1 สิทธิการอนุมัติเบิกจากคลัง 2.2 สิทธิการอนุมัติจ่ายจากคลังและนำส่งเงิน 3. จัดทำทะเบียนคุมการเข้าใช้งานในระบบ GFMIS (สิทธิผู้ปฏิบัติงาน) 4. จัดทำแนวทางควบคุมการเข้าใช้งานในระบบกรณีพบปัญหา 5. มีคำสั่งมอบผู้รับผิดชอบตรวจสอบบัญชีในระบบ GFMIS และรายงานผลการ ปฏิบัติงานทุกสิ้นเดือน/สิ้นปี

การจัดระบบควบคุมภายใน ด้าน ระบบ GFMIS 6. ด้านระบบงบประมาณ 6.1 สอบทานการได้รับจัดสรรงบประมาณรายจ่ายประจำปีจากเอกสารจัดสรรกับระบบ GF 6.2 จัดทำทะเบียนคุมเงินประจำงวด (Manual) 6.3 พิมพ์รายงานสถานการณ์ใช้จ่ายเงินงบประมาณจากระบบ GFMIS ตรวจสอบกับทะเบียคุมเงินงบประมาณ ณ วันสิ้นเดือนทุกๆ เดือน เสนอหัวหน้าส่วนราชการ 7. ด้านระบบจัดซื้อจัดจ้าง 7.1 การสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย 1) สำรวจข้อมูลหลักผู้ขายในระบบ GFMIS และสอบยันข้อมูล เช่น บัญชีเงินฝากธนาคาร/ทะเบียนการค้า ฯลฯ พร้อมเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติ 2) สร้างข้อมูลหลักผู้ขายในระบบ พร้อมเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติและส่งฉบับจริงให้คลังจังหวัดหรือกรมบัญชีกลาง 3) จัดทำทะเบียนข้อมูลหลักผู้ขายและจัดเก็บเอกสารสำเนาหลักฐานการสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย

7.2 การจัดทำใบสั่งซื้อสั่งจ้าง (บส.01, บส.04) ในระบบ GFMIS 1) จัดทำทะเบียนคุมใบสั่งซื้อสั่งจ้าง 2) เปรียบเทียบรายการสั่งซื้อตามใบสั่งซื้อกับ บส.01, บส.04 3) พิมพ์รายงาน Sap R/3 7.3 การตรวจรับพัสดุ (บร.01) - มีการตรวจรับพัสดุในระบบ GFMIS พร้อมพิมพ์รายงานตรวจรับ (บร.01) และบันทึกในทะเบียนคุม 7.4 เมื่อมีการจัดซื้อจัดจ้างจากเงินงบประมาณ และเงินนอกงบประมาณ วงเงินตั้งแต่ 5,000 บาท ขึ้นไป ให้จัดทำใบสั่งซื้อจ้าง (PO) เพื่อจ่ายตรงผู้ขาย และจัดทำทะเบียนคุมใบสั่งซื้อสั่งจ้าง

8. ด้านระบบเบิกจ่ายเงิน 8.1 การเบิกเงินงบประมาณและเงินนอกงบประมาณจากคลัง 1) การเบิกเงินจ่ายตรงเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของเจ้าหนี้/ ผู้มีสิทธ (ขบ.01 ขบ.03) ประเภท KA 2) การเบิกเงินไม่ผ่านการจัดซื้อจัดจ้าง (PO) เมื่อจ่ายตรงเข้าบัญชี เงินฝากธนาคารของเจ้าหนี้/ผู้มีสิทธิ (กรณีวงเงินไม่เกิน 5,000 บาท) (ขบ.02) ประเภท KC 3) การเบิกเงินผ่านส่วนราชการ (ขบ.02) เพื่อจ่ายเข้าบัญชีเงินฝาก ธนาคารของหน่วยงาน และบันทึกจ่ายในระบบ GFMIS (ขจ05) ตามที่จ่ายจริง และบันทึกในทะเบียนคุม 8.2 จัดพิมพ์รายงานขอเบิกเงินงปบระมาณและเงินนอกงบประมาณจาก ระบบพร้อมพิมพ์ Sap R/3 เพื่อตรวจสอบและเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติ

8. 3 จัดพิมพ์สรุปรายงานขอเบิกประจำวันจากระบบตรวจสอบรายการขอเบิก (ขบ 8.3 จัดพิมพ์สรุปรายงานขอเบิกประจำวันจากระบบตรวจสอบรายการขอเบิก (ขบ.) จากระบบตรวจสอบกับหลักฐานขอขอเบิกเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติ 8.4 รายงานสรุปรายการขอเบิกจ่ายเงินจากคลังเสนอผู้มีอำนาจทุกสิ้นเดือน 8.5 ค่าสาธารณูปโภคเบิกจ่ายตรงเข้าบัญชีหน่วยงานที่ให้บริการ เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า ค่าโทรศัพท์ 8.6 กรณีจ่ายตรงผู้ขายพิมพ์รายงานสถานการณ์เบิกจ่ายแทนใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานการจ่าย 8.7 รายงานสถานการณ์เบิกจ่ายประจำเดือน เสนอหัวหน้าหน่วยงานผู้เบิก ทุกสิ้นเดือน

9. ด้านระบบรับและนำส่งเงิน 9.1 ตรวจสอบหลักฐานการรับเงินและนำส่งเงิน เปรียบเทียบกับทะเบียนคุม และรายงานรับและนำส่ง 9.2 จัดพิมพ์รายงานการจัดเก็บและนำส่งเงินรายได้พิมพ์แบบ 1) นส.01 การจัดเก็บรายได้ 2) นส.๐๒ การนำส่งเงิน 3) นส.๐๓ การจัดเก็บรายได้แทนกันพร้อมพิมพ์รายงาน Sap R/3 ทุกฉบับ

9. 10 ด้านระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป กรณีการบันทึกเงินสด เงินฝากธนาคารพาณิชย์ และการปรับปรุงราย การบัญชีต่างๆ ดังนี้ 10.1 วิเคราะห์รายการทางบัญชีและดำเนินการบันทึกบัญชีผ่านระบบ GFMIS เป็นประจำทุกว้นที่เกิดรายการ พร้อมทั้งมีเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี ครบถ้วนตาที่คู่มือบัญชีภาครัฐสำหรับส่วนราชการกำหนด ดังนี้ - การบันทึกรับเงินสดและเงินฝากธนาคารพาณิชย์(ผ่าน web online บช.01 ประเภทเอกสาร RE) - การนำเงินสดฝากธนาคารพาณิชย์ (ผ่าน web online บช.01 ประเภทเอกสาร JR) - การบันทึกผ่านเงินสดและเงินฝากธนาคารพาณิชย์ (ผ่าน web online บช.01 ประเภทเอกสาร pp) - การบันทึกรายการที่ไม่เกี่ยวกับตัวเงิน (ผ่าน web online บช.01 ประเภท เอกสาร JV) ด้านระบบรับและนำส่งเงิน

10.2 พิมพ์เอกสารรายงานการบันทึกบัญชีในระบบ GFMIS มีผู้จัดทำ ผู้ตรวจสอบ และหัวหน้าหน่วยงานลงนามอนุมัติ พร้อมพิมพ์รายงาน Sap R/3 ทุกฉบับ 10.3 พิมพ์สมุดรายวันทั่วไปจากระบบ GFMIS ทุกสิ้นเดือน 10.4 พิมพ์สรุปรายงานการบันทึกบัญชีในระบบ GFMIS ประจำวันทุก วันที่เกิดรายการ 10.5 ตรวจสอบธนาคารรายตัว (Z bank) จากระบบ GFMIS กับบัญชีเงิน ฝากธนาคาร และจัดทำงบกระทบยอดบัญชีเงินฝากธนาคาร ณ วันสิ้นเดือนทุกบัญชี 10.6 หน่วยงานมีการปรับปรุงบัญชีเกณฑ์คงค้าง ณ วันสิ้นปีงบประมาณ ให้แล้วเสร็จภายใน 30 วัน นับจากวันสิ้นปีงบประมาณเพื่อนำข้อมูลเข้าระบบ GFMIS และตามที่กรมบัญชีกลางเปิดงวดเพิ่มเติม 10.7 หน่วยงานมีกรปฏิบัติงานด้านบัญชีตามเกณฑ์การประเมินผลการ ปฏิบัติงานด้านบัญชีของส่วนราชการ ตามที่กรมบัญชีกลางกำหนด