Principles of Accounting II Asst.Prof.Dr. Panchat Akarak p.thipnew1@hotmail.com School of Accounting Chiang Rai Rajabhat University Principles of accounting II

Principles of accounting II The Voucher System Outline The Voucher System Principles of accounting II

Principles of accounting II The Voucher System Learning Objectives Describe the operation of the voucher system, and Recorded entries in its, the check register and the voucher register. Principles of accounting II

Principles of accounting II The Voucher System A Voucher system is a set of procedures, special journals, and authorization forms designed to provide control over cash payments. Principles of accounting II

Procedures for Preparing A Voucher A. Basic data are entered on the voucher from the invoice. B. The invoice, voucher, and receiving report undergo careful examination before the voucher receives approval or disapproval for payment. C. The accounting department notes on the voucher the proper debits and credits, D. Proper entries are made in the voucher register, and the voucher is filed in the unpaid voucher file. Principles of accounting II

Principles of accounting II Special Journals Used A voucher register is a multicolumn special journal having a special debit for accounts most frequently debited when a liability is incurred. A. The credit for all entries into the voucher register is to Vouchers Payable. B. After the voucher is entered in the voucher register, it is filed in the unpaid vouchers file. Principles of accounting II

Principles of accounting II Special Journals Used C. When the voucher is paid, it is filed in the paid vouchers file and the payment date and check number are inserted in the proper columns in the voucher register. A check register is a special journal showing all checks issued, listed by date and check number. Principles of accounting II

Principles of accounting II Special Journals Used 1. Separate columns would be needed for the debit to Vouchers Payable and the credit to Cash since the dollar amounts posted to these two accounts would differ by the amount of the discount taken. 2. An alternative system is to enter the invoices net of discount in the Vouchers Register. Principles of accounting II

Procedures for Paying a Voucher When a voucher is due for payment, it is removed from the unpaid voucher file and a check is prepared for the amount payable. A. The treasurer usually receives the prepared check, voucher, and supporting documents. B. If the treasurer approves the payment, the check is signed and mailed. C. The voucher is then returned to the accounting department. Principles of accounting II

Files Maintained in a Voucher System An unpaid voucher file and a paid voucher file are maintained in a voucher system. A. Unpaid vouchers are filed according to their due dates; if the credit terms run from the end of the month, the invoices of each creditor are included in one voucher and then filed by due date. B. The paid voucher file is filed by voucher number in numerical order and contains all vouchers which have been paid. Principles of accounting II

Principles of accounting II Voucher System Summarizes 1. Prepared Invoice in the voucher set. 2. Recorded in Voucher Register Dr. Expense/Assets xx Cr. Voucher Payable xx 3. filed in the unpaid vouchers file: filed by due date. 4. Prepared Check and Recorded for Voucher due date. Recorded in Check Register Dr. Voucher Payable xx Cr. Cash xx 5. filed in the paid vouchers : filed by voucher number and Stamped “Paid”. Principles of accounting II

Merchandise Purchases Voucher Register Date   Voucher No. Payee Date Paid Check No. Vouchers Payable Cr. Merchandise Purchases Dr. Transportation-in Dr. Discounts Lost Other Accounts Debit Account Name Amount Principles of accounting II

Principles of accounting II Voucher System Summarizes 1. Prepared Invoice in the voucher set. 2. Recorded in Voucher Register Dr. Expense/Assets xx Cr. Voucher Payable xx 3. filed in the unpaid vouchers file: filed by due date. 4. Prepared Check and Recorded for Voucher due date. Recorded in Check Register Dr. Voucher Payable xx Cr. Cash xx 5. filed in the paid vouchers : filed by voucher number and Stamped “Paid”. Principles of accounting II

Principles of accounting II Check Register Date Payee Voucher No. Check No. Vouchers Payable Dr. Cash Cr. 1   2 3 4 5 6 7 8 9 Principles of accounting II

ระบบใบสำคัญจ่าย หัวข้อสำคัญ ความหมายระบบใบสำคัญ ความสำคัญของระบบใบสำคัญ ขั้นตอนของระบบใบสำคัญ การบันทึกบัญชีของระบบใบสำคัญ Principles of accounting II

ความหมายของระบบใบสำคัญ ระบบบัญชีใบสำคัญจ่าย หมายถึง การใช้เอกสารใบสำคัญจ่ายเพื่อควบคุมการจ่ายเงิน โดยจะจ่ายเป็นเช็คตามใบสำคัญจ่าย ที่ผ่านการตรวจสอบและอนุมัติตามขั้นตอนเรียบร้อยแล้ว Principles of accounting II

ความสำคัญของระบบใบสำคัญ -เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของ “การควบคุมภายใน” เพื่อที่จะปกป้องสินทรัพย์ของธุรกิจ หลีกเลี่ยงการขาดทุน การสูญหาย รวมจนถึงการป้องกันการกระทำที่อาจมีผลทางกฎหมาย เช่น การฉ้อโกง การยักยอก เป็นต้น -เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ด้านการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ เกิดกำไรสูงสุด การใช้จ่ายเงินเป็นไปอย่างรัดกุมและมีประสิทธิผล (3Es) -เพื่อให้ระบบข้อมูลบัญชีมีความถูกต้อง ครบถ้วน และรายงานการเงินมีลักษณะเชิงคุณภาพ ถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ Principles of accounting II

ข้อความสำคัญในใบสำคัญ 1. เลขที่ใบสำคัญสั่งจ่าย 2. วันที่จัดทำใบสำคัญสั่งจ่าย 3. ชื่อและที่อยู่ของผู้รับเงิน 4. รายละเอียดของการจ่ายเงิน และจำนวนเงิน 5. ชื่อบัญชีที่จะต้องบันทึกรายการด้านเดบิต และด้านเครดิต 6. เลขที่เช็ค และวันที่จ่ายเช็ค 7. ลายมือชื่อของผู้จัดทำใบสำคัญสั่งจ่าย ผู้ตรวจสอบและผู้บันทึก รายการทางบัญชี Principles of accounting II

Principles of accounting II ตัวอย่าง ใบสำคัญจ่าย Principles of accounting II

วิธีการของระบบใบสำคัญจ่าย วิธีการของระบบใบสำคัญจ่าย มี 5 ขั้นตอน ดังนี้ 1. การเตรียมและจัดทำใบสำคัญ (Preparing the Voucher) 2. การบันทึกใบสำคัญ (Recording the Voucher) 3. การเก็บใบสำคัญที่ยังไม่ได้จ่ายเงิน(Filing the Unpaid Voucher) 4. การจ่ายเงินตามใบสำคัญ (Payment of The Voucher) 5. การเก็บใบสำคัญที่จ่ายเงินแล้ว (Filing the Paid Voucher) Principles of accounting II

1. การเตรียมและจัดทำใบสำคัญ (Preparing the Voucher) เมื่อกิจการจะสั่งซื้อสินค้า วัสดุอุปกรณ์ หรือสินทรัพย์อื่น ๆ จะต้องทำเอกสารใบสั่งซื้อให้ผู้มีอำนาจอนุมัติก่อน เมื่อสั่งซื้อไปแล้ว ผู้ขายจะส่งสินค้าหรือสิ่งของอื่น ๆ มาพร้อมใบกำกับสินค้า (Invoices) พนักงานของกิจการจะต้องตรวจสอบความถูกต้องของใบกำกับสินค้ากับใบสั่งซื้อและตรวจสอบสินค้าที่ได้รับ Principles of accounting II

2. การบันทึกใบสำคัญ (Recording the Voucher) เมื่อผ่านขั้นตอนที่ 1 จัดทำใบสำคัญเรียบร้อยแล้ว พร้อมทั้งมีเอกสารประกอบใบสำคัญแนบไว้ด้วย ให้นำใบสำคัญฉบับนั้นมาบันทึกในสมุดขั้นต้น เรียกว่าทะเบียนใบสำคัญ (The Voucher Register) ทะเบียนใบสำคัญเป็นสมุดขั้นต้นเล่มหนึ่งที่มีลักษณะพิเศษ ใช้บันทึกหนี้สินทั้งปวงที่ได้รับการตรวจสอบและอนุมัติจ่ายเงินแล้ว Principles of accounting II

Voucher Register page…. Date   Voucher No. Payee Date Paid Check No. Vouchers Payable Cr. Merchandise Purchases Dr. Transportation-in Dr. Discounts Lost Other Accounts Debit Account Name Amount Principles of accounting II

การบันทึกบัญชี-(ในทะเบียนใบสำคัญจ่าย) Dr. ซื้อ (501) xx ค่าขนส่งเข้า (502) xx เงินเดือน (504) xx ค่าโฆษณา (505) xx ค่าเช่า (506) xx ค่าสาธารณูปโภค (507) xx บัญชีอื่น ๆ ระบุ (5XX) xx Cr. ใบสำคัญจ่าย (น/ส) (201) xx หมายเหตุ การจัดทำใบสำคัญจ่ายและบันทึกบัญชี จะแยกตามรายเจ้าหนี้ Principles of accounting II

3. การเก็บใบสำคัญที่ยังไม่ได้จ่ายเงิน (Filing the Unpaid Voucher) เมื่อบันทึกใบสำคัญลงในทะเบียนใบสำคัญแล้ว ใบสำคัญซึ่งเป็นหลักฐานว่ากิจการจะต้องจ่ายชำระหนี้ตามใบสำคัญนั้น ๆ ดังนั้นกิจการจึงต้องจัดเก็บใบสำคัญเหล่านั้นอย่างดี โดยใส่ไว้ในแฟ้มใบสำคัญที่ยังไม่จ่ายเงิน (Unpaid Voucher File) โดยเรียงตามลำดับวันที่ที่กำหนดจ่ายเงิน และถือว่าแฟ้มใบสำคัญที่ยังไม่จ่ายเงินนี้เป็นสมุดแยกประเภทย่อยรายตัวเจ้าหนี้ไปในตัวด้วย Principles of accounting II

4. การจ่ายเงินตามใบสำคัญ (Payment of The Voucher) ใบสำคัญที่ถึงกำหนดจ่ายเงิน พนักงานบัญชีจะนำออกจากแฟ้มใบสำคัญที่ยังไม่จ่ายเงิน เพื่อส่งต่อไปให้แผนกจ่ายเงินจัดทำเช็คจ่ายเงินตามใบสำคัญ พนักงานจะเขียนเช็คตามจำนวนที่จะต้องจ่ายตามเงื่อนไขที่ระบุไว้ในใบสำคัญ และให้พนักงานบัญชีบันทึกไว้ในทะเบียนจ่ายเช็ค (Check Register)ซึ่งเป็นสมุดขั้นต้นเล่มหนึ่งใช้แทนสมุดรายวันจ่ายเงิน Principles of accounting II

Principles of accounting II Check Register page…. Date Payee Voucher No. Cheques No. Dr. Vouchers payable Cr. Cash Cash Discounts Principles of accounting II

การบันทึกบัญชี-ในทะเบียนจ่ายเช็ค เมื่อจ่ายเงินตามใบสำคัญที่ถึงกำหนด-จ่ายเป็นเช็ค Dr. ใบสำคัญจ่าย (น/ส) (201) xx Cr. เงินฝากธนาคาร (102) xx ส่วนลดรับ (502) xx Principles of accounting II

5. การเก็บใบสำคัญที่จ่ายเงินแล้ว (Filing the Paid Voucher) การเก็บใบสำคัญที่จ่ายเงินแล้ว ใบสำคัญที่จ่ายเงินแล้วจะเป็นหลักฐานการชำระหนี้ที่ได้รับอนุมัติอย่างถูกต้อง การเก็บใบสำคัญที่จ่ายเงินแล้ว อาจเก็บเรียงลำดับได้ดังนี้ 1. เก็บใบสำคัญที่จ่ายเงินแล้วเรียงลำดับตามเลขที่ใบสำคัญจ่าย 2. เก็บใบสำคัญที่จ่ายเงินแล้ว เรียงลำดับตามเลขที่เช็คที่สั่งจ่ายในทะเบียนจ่ายเช็คหรือตามลำดับการจ่ายเงิน 3. เก็บใบสำคัญที่จ่ายเงินแล้วแยกตามชื่อเจ้าหนี้ Principles of accounting II

Principles of accounting II Example Record the following transactions in the proper register: Jan 1 Prepared voucher no.1-01 payable to Somsak for advertising expense, $50. 5 Prepared voucher no.1-02 payable to Somjai for merchandise, $90, terms 2/10, n/30. 7 Issued check no 123456 in payment of voucher no.1-01. 10 Prepared voucher no.1-03 payable to Joy for merchandise, $35. terms 2/10,n/30. 15 issued check no.123457 in payment of voucher no.1-02 19 Issued check no 123458 in payment of voucher no.1-03. 25 Prepared voucher no.1-04 payable to Joe for rent exp.$20 30 Prepared voucher no.1-05 payable to employee salaries exp. $60. 31 Prepared voucher no.1-06 payable to VaVa for Transportation in, $10. Principles of accounting II

Merchandise Purchases Voucher Register page 1 Date   Voucher No. Payee Date Paid Check No. Vouchers Payable Cr. Merchandise Purchases Dr. Transportation-in Dr. Other Accounts Debit Account Name Amount 2017  Jan 1  1.01  Somsak  50.-  Advertising exp.  504   50.- 5  1-02   Somjai 90.-   90.-  10 1-03   Joy 35.-   25 1-04   Joe 20.-  Rent exp.   505 20-   30  1-05  Salaries 60.-  Salaries exp.  506  31 1-06  VaVa 10.-  265.-  120.-  (201) (501) (502) Principles of accounting II

Principles of accounting II Check Register page 1 Date Payee Voucher No. Cheques No. Dr. Vouchers payable Cr. Cash Cash Discounts 2017  Jan 7 Somsak 1-01 123456 50.- 15 Somjai 1-02 123457 90.- 88.2 1.80 19 Joy 1-03 123458 35.- 34.3 0.70 175.- 172.50 2.50 (201) (101) (503) Principles of accounting II

Principles of accounting II Posted to GL Cash No. 101 Date Descriptions PR. Debit amount Credit 25x9   Jan. 1 Balance xxx - Jan. 31 Check Register CR .1 172 5 Principles of accounting II

Principles of accounting II Posted to GL Voucher Payable No. 201 Date Descriptions PR. Debit amount Credit 25x9   Jan. 31 Check Register VR .1 175 - Voucher Register 265  90.- Principles of accounting II

Merchandise Purchases No. 501 Posted to GL Merchandise Purchases No. 501 Date Descriptions PR. Debit amount Credit 25x9   Jan. 31 Voucher Register VR.1 120 - Principles of accounting II

Principles of accounting II Posted to GL Transportation In No. 502 Date Descriptions PR. Debit amount Credit 25x9   Jan. 31 Voucher Register VR.1 10 - Principles of accounting II

Principles of accounting II Posted to GL Purchase Discount No. 503 Date Descriptions PR. Debit amount Credit 25x9   Jan. 31 Check Register CR.1 2 5 Principles of accounting II

Principles of accounting II Posted to GL Advertising exp. No. 504 Date Descriptions PR. Debit amount Credit 25x9   Jan. 1 Voucher Register VR.1 50 - Principles of accounting II

Principles of accounting II Posted to GL Rent exp. No. 505 Date Descriptions PR. Debit amount Credit 25x9   Jan. 25 Voucher Register VR.1 20 - Principles of accounting II

Principles of accounting II Posted to GL Salaries exp. No. 506 Date Descriptions PR. Debit amount Credit 25x9   Jan. 30 Voucher Register VR.1 60 - Principles of accounting II

Principles of accounting II Voucher Payable files filed in the unpaid vouchers file: filed by due date. Voucher No. Payee Amount no.1-04 Joe $20 no.1-05 salaries exp. $60 no.1-06 VaVa $10 total $90 Principles of accounting II

The End Thank you for your Attention Q & A Principles of accounting II