การวิเคราะห์งาน บทที่ 4. ผศ.ดร.จันทร์เพ็ญ มีนคร

ความหมายของการวิเคราะห์งาน การบริหารทรัพยากรมนุษย์งานการสรรหาเป็นงานหลักที่สำคัญ การสรรหาคือการจัดหาบุคลากรมาวางแทนตำแหน่งที่ว่างลง ดังนั้น ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะต้องทำการวิเคราะห์งาน เพื่อช่วยการทำงานขั้นสรรหาให้ได้คนที่เหมาะสม

ความหมายของการวิเคราะห์งาน การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) หมายถึง กระบวนการที่ทำอย่างมีระบบในการกำหนดทักษะหน้าที่ ความรู้ ความสามารถ สำหรับงานใดงานหนึ่งในองค์การ งาน (Job) เป็นกลุ่มของงานที่ต้องปฏิบัติให้แล้วเสร็จตามที่องค์การกำหนดไว้ ตำแหน่ง (Position) เป็นการรวบรวมงานและความรับผิดชอบของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง

การวิเคราะห์งานจะจัดทำขึ้นด้วยสาเหตุ 3 ประการ เมื่อปฏิบัติงานเริ่มแรก เมื่อมีงานใหม่เกิดขึ้น เกิดการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี

เหตุที่ต้องมีการวิเคราะห์งาน การวิเคราะห์งาน เป็นงานที่สำคัญอย่างหนึ่งของทรัพยากรมนุษย์ งานแต่ละงานมีข้อกำหนดของงานแต่ละงาน มีทักษะและความรู้ความสามารถที่ต่างกัน ดังนั้นการวางแผนของทรัพยากรมนุษย์ก็เพื่อวางแผนการรับคนงานให้เหมาะสมกับงานนั้นๆ

หลักการพื้นฐานของการวิเคราะห์งาน เป็นข้อเท็จจริงไม่ใช่การตัดสิน พิจารณาขอบเขตของงานไม่ใช่ตัวบุคคล เป็นการพิจารณาขอบเขตงานในปัจจุบันไม่ใช่การคาดหวังในอนาคตที่ยังไม่เกิดขึ้น เป็นการปรับระดับตำแหน่งไม่ใช่การแต่งตั้งบุคคลให้ดำรงตำแหน่ง

เทคนิควิธีการเก็บรวบรวมข้อมูล แบบสอบถาม (Questionnaires) การสัมภาษณ์ (Interview) การสังเกต (Observation) บันทึกการทำงาน (Logs/Diaries) การประชุมอภิปรายของผู้เชี่ยวชาญ (Panel of Experts)

การวิเคราะห์งาน Job Analysis การบรรยายลักษณะงาน Job Description กำหนดคุณสมบัติเฉพาะ Job Specification Job Standard

การวิเคราะห์งาน การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ การสรรหา การคัดเลือก การพัฒนาและฝึกอบรม การประเมินผลการปฏิบัติงาน การบริหารค่าตอบแทน สวัสดิการและเจ้าหน้าที่สัมพันธ์ สุขภาพและความปลอดภัย งาน (Task) ความรับผิดชอบ (Responsibilities) หน้าที่ (Duties) คำบรรยายลักษณะงาน (Job description) การวิเคราะห์งาน (Job analysis) การกำหนดคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงาน (Job specification) ความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skills) ความสามารถ (Abilities)

การบรรยายลักษณะของงาน (Job description: JD) การระบุหน้าที่ความรับผิดชอบ ความสัมพันธ์ในการรายงาน สภาพการทำงาน และความรับผิดชอบในการบังคับบัญชาของงานใดงานหนึ่งหรือเป็นการอธิบายรายละเอียดของงานว่ามีหน้าที่ความรับผิดชอบอะไรบ้าง โดยระบุชื่อ ตำแหน่งงาน คำสรุปเกี่ยวกับงาน หน้าที่งานหลัก งานรองและความสัมพันธ์กับสายงานอื่นๆ ตำแหน่งงาน (Job Title) หน้าที่ (Functions) ความรับผิดชอบ (Responsibilities) คุณลักษณะของงาน (Job Characteristics) เงื่อนไขสภาวะแวดล้อม (Environmental Conditions)

การระบุข้อกำหนดของงาน (Job specification: JS) เป็นรายละเอียดคุณสมบัติของพนักงาน ทางด้านความรู้ ความสามารถ ทักษะและองค์ประกอบอื่นย่อว่า KSA ซึ่งใช้ในการทำงานเฉพาะอย่างเพื่อให้งานประสบความสำเร็จ การศึกษา (Education) ประสบการณ์ (Experience) ความรู้ (Knowledge) ความสามารถ (Ability) ทักษะ ความชำนาญ (Skill) คุณสมบัติทางกายภาพและความพร้อมทางจิตใจ

การนำผลการวิเคราะห์งานไปใช้ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ การวิเคราะห์งาน (Job analysis) คำบรรยายลักษณะงาน (Job descriptions) และการกำหนดคุณลักษณะของผู้ปฏิบัติงาน (Job specifications) การสรรหา (Recruiting) & การคัดเลือก (selection) การประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance appraisal) การบริหารค่าตอบแทน (Compensation) ความต้องการฝึกอบรม (Training requirement) การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (HR Planning) INDM0419 Industrial HRM

วิธีการรวบรวมข้อมูลเพื่อใช้ในการวิเคราะห์งาน การสังเกตการทำงาน วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูล การใช้แบบสอบถาม การสัมภาษณ์ การประชุม การบันทึกงาน การทดลองปฏิบัติ วิธีผสมผสาน INDM0419 Industrial HRM

ข้อมูลเพื่อใช้ในการวิเคราะห์งาน กิจกรรมของงาน (Work activities) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลจากการปฏิบัติงานจริง กิจกรรมจะชี้ให้เห็นว่าพนักงานจะปฏิบัติงานเหล่านั้นได้อย่างไร พฤติกรรมของบุคคล (Human behaviors) เป็นข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรมของบุคคล เช่น ความรู้สึก การสื่อสาร การตัดสินใจ เครื่องจักร เครื่องมือ อุปกรณ์และเครื่องช่วยสนับสนุนการทำงาน (Machines,Tool, equipment, and work aids used) เป็นข้อมูลเกี่ยวกับการผลิตผลิตภัณฑ์ กระบวนการจัดการวัสดุ การประยุกต์ใช้ การบริหาร

ข้อมูลเพื่อใช้ในการวิเคราะห์งาน มาตรฐานการปฏิบัติงาน (Performance standard) เป็นข้อมูลที่รวบรวมจากการปฏิบัติงานที่เป็นมาตรฐาน เช่น มาตรฐานด้านปริมาณ คุณภาพ หรือความรวดเร็วในการปฏิบัติงาน เนื้อหาของงาน (Job context) เป็นข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งต่างๆ เช่น สภาพการทำงานด้านกายภาพ ตารางการทำงาน สภาพของสังคมในองค์กรและแรงจูงใจในการทำงาน ความต้องการบุคลากร (Personnel requirements) เป็นข้อมูลที่ชี้ให้เห็นถึงความต้องการบุคลากรในการปฏิบัติงาน เช่น งานที่เกี่ยวข้องกับความรู้ หรือทักษะ ที่เกิดจากการศึกษา การฝึกอบรม ประสบการณ์ในการทำงาน และคุณลักษณะของบุคคล

คุณสมบัติของนักวิเคราะห์งาน 1 มีความตื่นตัว 5 มีบุคลิกภาพเหมาะสม 2 มีความรู้และประสบการณ์ 6 มีความสามารถ ในการติดต่อสื่อสาร 3 มีพื้นฐานด้านการวิจัย 7 มีทักษะในการวิเคราะห์ 4 มีความเข้าใจในงาน 8 XXXXXXXXXXXX INDM0419 Industrial HRM

ประโยชน์ของการวิเคราะห์งาน ข้อกำหนดงาน งาน ลักษณะงาน พฤติกรรม การปฏิบัติงาน ความสามารถในการปฏิบัติงาน ความรู้ ทักษะ ความสามารถ สมรรถนะ ผู้สมัคร / พนักงาน ผลการปฏิบัติงาน INDM0419 Industrial HRM

ตัวอย่างคำบรรยายลักษณะงานและการกำหนดคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงาน คำบรรยายลักษณะงาน (Job descriptions) ชื่องาน รหัสงาน ชื่อสังกัด เงินเดือน ความสัมพันธ์กับแผนกอื่น ตำแหน่งผู้บังคับบัญชาเบื้องต้น ลักษณะงานโดยย่อ การปฏิบัติงาน พนักงานต้อนรับบนเครื่องบิน AIR 2.11 แผนกต้อนรับ ฝ่ายต่างประเทศ 100,000 – 200,000 บาท แผนกลูกค้าสัมพันธ์ หัวหน้าแผนกต้อนรับ ต้อนรับ บริการผู้โดยสารบนเครื่องบิน 1. ต้อนรับและอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้โดยสาร 2. บริการอาหารเครื่องดื่มให้แก่ผู้โดยสาร 3. ให้รายละเอียดตอบข้อซักถามแก่ผู้โดยสาร

ตัวอย่างคำบรรยายลักษณะงานและการกำหนดคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงาน คำบรรยายลักษณะงาน (Job descriptions) ตำแหน่ง เพศ การศึกษา ประสบการณ์ ความสามารถ คุณสมบัติอื่น พนักงานต้อนรับบนเครื่องบิน ชายอายุไม่เกิน 28 ปี หญิงอายุไม่เกิน 26 ปี ไม่น้อยกว่ำปริญญาตรี - 1.ชายสามารถว่ายน้ำได้อย่างต่อเนื่องไม่น้อยกว่ำ 100 ม.โดยต้องมีท่าฟรีสไตล์ด้วย 2. หญิงสามารถว่ายน้ำได้อย่างต่อเนื่องไม่น้อยกว่ำ 50 ม. โดยต้องมีท่าฟรีสไตล์ด้วย บนเครื่องบิน สามารถเดินทางไปต่างประเทศได้ 1. ชายมีความสูงไม่น้อยกว่ำ 165 ซม., หญิงไม่น้อยกว่ำ 160 ซม. 2. ผ่านการทดสอบ TOEIC 550 คะแนนขึ้นไป TOEFL 500 คะแนนขึ้นไป หรือ IELTS 5.5 คะแนนขึ้นไป โดยผลการทดสอบต้องไม่เกิน 2 ปี นับจากวันที่ยื่นใบสมัคร 3. มีความสามรถในการพูดภาษาอังกฤษได้เป็นอย่างดี 4. สุขภาพแข็งแรง ไม่สวมแว่นตา บุคลิกและมนุษยสัมพันธ์ดี

สรุป การวิเคราะห์งาน คือ การดำเนินการอย่างมีจุดมุ่งหมาย เป็นระบบ การวิเคราะห์งานมีประโยชน์ คือ ประการแรก ใช้ระบุคุณสมบัติงานสำหรับการในตำแหน่งงาน ประการที่สองและสาม การพัฒนาเครื่องมือสำหรับการคัดเลือกการทำงานบุคลากรที่ใช้ในการการพัฒนา

การวิเคราะห์เหตุการสำคัญ สรุป การวิเคราะห์งาน ที่ได้รับความนิยมมี 3 วิธีคือ การสัมภาษณ์ การสำรวจ การวิเคราะห์เหตุการสำคัญ