การเขียนจดหมายธุรกิจ ประเภทของจดหมาย จดหมายส่วนตัว : จดหมายถึงเพื่อน ญาติพี่น้อง จดหมายกิจธุระ : จดหมายลาป่วย ลากิจ จดหมายธุรกิจ : จดหมายติดต่อเพื่อประโยชน์ทางธุรกิจ หนังสือราชการ : เอกสารที่ใช้ในการติดต่อกับราชการ

ความสำคัญของจดหมายธุรกิจ “เครื่องมือสำคัญในการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจถึงร้อยละ 85 คือ จดหมาย เพราะจดหมายเป็นสื่อกลางในการติดต่อระหว่างองค์การธุรกิจ บริษัท ห้างร้าน หน่วยราชการและเอกชนที่ดีกว่าการติดต่อชนิดอื่น เนื่องจากเก็บไว้เป็นหลักฐานที่แน่นอนได้ทุกโอกาส นอกจากนี้ยังประหยัดทั้งแรงงาน เวลาและเงิน ในวงการธุรกิจจึงถือว่าจดหมายมีความสำคัญมาก ถ้าเขียนจดหมายได้ดีคือผู้รับพอใจ และปฏิบัติตามที่ผู้เขียนต้องการได้ถือว่าได้รับความสำเร็จในการเขียนจดหมาย จดหมายที่ดี จึงนำมาซึ่งค่าความนิยมและความสำเร็จของกิจการ” (พิศเพลิน สงวนพงศ์, 2540)

ประเภทจดหมายธุรกิจ จดหมายสมัครงาน จดหมายขอเปิดเครดิต หรือขอเปิดบัญชีเงินเชื่อ จดหมายเสนอขายสินค้าหรือบริการ จดหมายสอบถาม และตอบสอบถาม จดหมายสั่งซื้อสินค้า และตอบรับการสั่งซื้อ จดหมายต่อว่าและปรับความเข้าใจ จดหมายเตือนหนี้และทวงหนี้ จดหมายไมตรีจิต : ขอบคุณ แสดงความยินดี แสดงความเสียใจ

รูปแบบของจดหมายธุรกิจ จดหมายธุรกิจแบบราชการ : ใช้รูปแบบเหมือนหนังสือราชการภายนอก แต่ดัดแปลงรายละเอียดเล็กน้อยให้เหมาะสมแก่การปฏิบัติ จดหมายธุรกิจแบบไทย : ใช้รูปแบบที่ดัดแปลงหรือผสมผสานจากหนังสือราชการภายนอกและจดหมายธุรกิจแบบสากล จดหมายธุรกิจแบบสากล : ใช้รูปแบบของการเขียนจดหมายธุรกิจของต่างประเทศที่นิยมใช้กันเป็นสากล ได้แก่ - แบบบล็อก (Full Block Style) - แบบเซมิบล็อก (Semi Block Style)

การเขียนหัวข้อต่าง ๆ ในจดหมายธุรกิจ หัวจดหมาย : ชื่อและที่อยู่ของบริษัท ห้างร้าน มักนิยมพิมพ์เป็นหัวกระดาษจดหมายสำเร็จรูป วันเดือนปี : มักระบุเพียงเลขวันที่ ชื่อเดือน ปีพ.ศ. โดยไม่ต้องใส่คำว่า “วันที่ เดือน และปี” เรื่อง : เขียนสั้น ๆ กะทัดรัด ได้ใจความ คำขึ้นต้น : มักใช้คำว่า “เรียน” ข้อความ : มักเขียน 2-3 ย่อหน้า ย่อหน้าแรกจะกล่าวถึงเหตุที่มีจดหมายไป ย่อหน้าถัดมาจะแจ้งความประสงค์ หรือสิ่งที่ต้องการให้ปฏิบัติ หรือรายละเอียด

คำลงท้าย : มักใช้คำว่า “ขอแสดงความนับถือ” ลายเซ็นหรือลายมือชื่อของผู้ลงนามในจดหมาย ชื่อเต็มของผู้ลงนามในจดหมาย โดยระบุอยู่ในวงเล็บ ตำแหน่งของผู้ลงนามในจดหมาย อักษรย่อของผู้ลงนามหรือผู้พิมพ์ : นำพยัญชนะต้นของชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ และพยัญชนะต้นของชื่อสกุลมาย่อแล้วเขียนไว้ เช่น ศิวสุดา อิศรายุธยา ก็เขียนว่า “ศอ” สิ่งที่ส่งมาด้วย : ระบุเอกสารหรือสิ่งที่ส่งไปพร้อมกับจดหมาย

ลักษณะของภาษาที่ใช้ในการเขียนจดหมายธุรกิจ จดหมายส่วนตัว “ลูกขออาราธนาคุณพระศรีรัตนตรัยโปรดคุ้มครองคุณพ่อคุณแม่ให้มีความสุขค่ะ” จดหมายสอบถาม “เราหวังว่าคงจะได้รับทราบข่าวจากท่านโดยเร็วที่สุด” จดหมายตอบสอบถาม “หากเราจะสามารถรับใช้ท่านได้ด้วยประการใดแล้ว ขอได้โปรดแจ้งให้เราทราบด้วย”

การเขียนจดหมายสอบถาม และตอบสอบถาม เป็นจดหมายที่มีจุดประสงค์เพื่อสอบถามข้อมูลอย่างใดอย่างหนึ่ง สอบถามที่ไม่เกี่ยวกับการซื้อขาย : สอบถามรายละเอียดหรือราคาของสินค้าหรือบริการ สอบถามที่เกี่ยวกับการซื้อขาย : สอบถามฐานะทางการเงิน สอบถามประวัติการทำงานหรือความประพฤติ

การเขียนข้อความในจดหมายสอบถาม ส่วนเกริ่นนำของจดหมาย เขียนเพื่อแนะนำตนเองหรือบริษัท และมักบอกจุดประสงค์ที่สอบถาม ส่วนเนื้อหาของจดหมาย ระบุรายละเอียดต่าง ๆ ที่ต้องการสอบถาม ส่วนลงท้ายของจดหมาย แสดงความหวังว่าจะได้รับคำตอบตามที่ขอความร่วมมือหรือขอความช่วยเหลือตามที่ต้องการ และควรแสดงความขอบคุณ และแสดงความเต็มใจที่จะให้บริการแก่ผู้ตอบถ้ามีโอกาส

ตัวอย่าง จดหมายสอบถามที่ไม่เกี่ยวกับการซื้อขาย เนื่องจากบริษัทปัญญากรุ๊ป จำกัด ต้องการรวบรวมข้อมูลบางประการ เพื่อประโยชน์ในการวิเคราะห์ตลาดและเศรษฐกิจ จึงใคร่ ขอความร่วมมือจากท่านในการตอบแบบสอบถามที่ได้แนบมาด้วยนี้ โปรดกรอกรายละเอียดตามความเป็นจริง เพราะข้อมูลที่ได้รับ จากท่านจะเป็นประโยชน์แก่บริษัทอย่างยิ่ง ทางบริษัทเราจะรักษา คำตอบของท่านไว้เป็นความลับ หวังว่าจะได้รับความร่วมมือจากท่าน จึงขอขอบคุณเป็นอย่างสูง มา ณ โอกาสนี้

ตัวอย่าง จดหมายสอบถามที่เกี่ยวกับการซื้อขาย บริษัทไทยเลส์ จำกัด เป็นบริษัทที่ผลิตสินค้าอันได้แก่ กรอบแว่นและเลนส์ ที่มีคุณภาพสูงมาเป็นเวลานาน และในขณะนี้สินค้าของบริษัทไทยเลนส์กำลังเป็นที่นิยมอย่างแพร่หลายเป็นที่ไว้วางใจของลูกค้าอย่างยิ่ง ทางบริษัทปัญญากรุ๊ป จำกัด มีความประสงค์ใคร่ขอทราบรายละเอียดเกี่ยวกับรูปแบบและราคาสินค้ากรอบแว่นและเลนซ์รุ่น Prima ของบริษัทท่าน เพื่อใช้ประกอบการพิจารณาสั่งซื้อต่อไป ทางบริษัทปัญญากรุ๊ป จำกัด หวังเป็นอย่างยิ่งว่า บริษัทไทยเลนส์ จำกัด จะให้ความอนุเคราะห์ให้รายละเอียดเกี่ยวกับรูปแบบและราคาของกรอบแว่นและเลนส์โดยเร็ว เพื่อประกอบการพิจารณาสั่งซื้อสินค้าต่อไป

การเขียนจดหมายตอบสอบถาม ส่วนเกริ่นนำของจดหมาย เท้าความถึงจดหมายสอบถามที่ได้รับ และขอบคุณผู้ที่ถาม ให้ความสนใจสินค้าหรือบริการ หรือการดำเนินงานของบริษัทโดยทั่วไป ส่วนเนื้อหาของจดหมาย อธิบายรายละเอียดตามที่สอบถามมา อาจเขียนเป็นข้อความต่อเนื่องกันและหากมีหลายประเด็นอาจแยกตอบเป็นข้อ ๆ ได้ ในส่วนรายละเอียดหากมีการจัดทำเอกสารแยกไว้ต่างหากอาจใช้วิธีแนบไปกับจดหมายได้ และหากเป็นเรื่องเกี่ยวกับการซื้อขายผู้ตอบอาจแทรกโฆษณาตามความเหมาะสมได้

ในกรณีที่ต้องปฏิเสธ ให้เขียนตอบโดยชี้แจงเหตุผล และความจำเป็นต่าง ๆ ที่อาจปฏิบัติตามที่ผู้สอบถามต้องการได้ ส่วนลงท้ายของจดหมาย เป็นส่วนที่อาจให้ข้อแนะนำการปฏิบัติแก่ลูกค้า ควรแสดงความหวังว่ารายละเอียดข้อมูลจะเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่าน อาจแสดงความหวังว่าจะได้รับการสั่งซื้อ หรือติดต่อจากผู้อ่าน ในกรณีที่ตอบปฏิเสธควรกล่าวว่ายินดีที่จะช่วยเหลือในโอกาสต่อไป

ตัวอย่าง จดหมายตอบสอบถาม (แบบตอบรับ) ห้างหุ้นส่วนจำกัดโฉมศิริ ได้รับจดหมายขอความร่วมมือตอบแบบสอบถามจากท่าน และได้ตอบแบบสอบถามมาพร้อมนี้ ด้วยความเต็มใจยิ่ง หวังว่าข้อมูลดังกล่าวจะสามารถอำนวยประโยชน์แก่ท่านได้ตามสมควร

บริษัทไทยเลนส์ จำกัด ได้รับจดหมายจากท่านแล้ว ขอขอบคุณเป็นอย่างยิ่งที่ท่านสนใจสินค้าของบริษัท ทางบริษัทไทยเลนส์ได้แนบแค็ตตาล็อกรายละเอียดเกี่ยวกับรูปแบบและราคาสินค้าของกรอบแว่นและเลนส์รุ่น Prima พร้อมวิธีการสั่งซื้อ การชำระเงินพร้อมส่วนลดและวิธีการขนส่งมาเพื่อการพิจารณาต่อไป นอกจากนี้บริษัทไทยเลส์ จำกัด ยังมีตัวอย่างสินค้าให้ลูกค้าได้เลือกชมเพื่อการตัดสินใจซื้อ โดยจัดแสดงที่โชว์รูมของบริษัท ตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันเสาร์ เวลา 08.00-17.30 น. บริษัทไทยเลนส์ จำกัด หวังเป็นอย่างยิ่งว่า เมื่อท่านได้ศึกษารายละเอียดจากแค็ตตาล็อกแล้ว จะมีการส่งสินค้าต่อไป และหากมีสิ่งใดที่บริษัทสามารถรับใช้หรือให้บริการก็จะเป็นที่ยินดีอย่างยิ่ง

ตัวอย่าง จดหมายตอบสอบถาม (ตอบปฏิเสธ) บริษัทไทยเลนส์ จำกัด ได้รับจดหมายจากท่านแล้วรู้สึกยินดีเป็นอย่างยิ่งที่ท่านสนใจสินค้าของบริษัทของเรา ปัจจุบันผลิตภัณฑ์ของบริษัทไทยเลนส์ จำกัด ได้รับความเชื่อถือและได้รับความนิยมมาก จนเป็นเหตุให้บริษัทไม่สามารถดำเนินการผลิตภัณฑ์หลายรุ่นได้ทันกับความต้องการของตลาด และบริษัทมีความเสียใจที่จะเรียนให้ท่านทราบว่า กรอบแว่นและเลนส์รุ่น Prima ที่ท่านสอบถามมานั้น ก็เป็นหนึ่งในผลิตภัณฑ์ที่กำลังขาดตลาดอยู่ในช่วงนี้

ดังนั้นระหว่างนี้ บริษัทจึงใคร่ขอเสนอให้ท่านพิจารณากรอบแว่นและเลนส์ รุ่น Maliza ซึ่งมีคุณภาพ ความสวยงาม และราคาทัดเทียมกับกรอบแว่นและเลส์ รุ่น Prima และกำลังเป็นที่นิยมอย่างมากเช่นกัน พร้อมกันนี้ บริษัทได้ส่งแค็ตตาล็อกสินค้ากรอบแว่นและเลนส์ รุ่น Maliza ตลอดจนราคา วิธีการสั่งซื้อ พร้อมส่วนลดและวิธีการขนส่งมาเพื่อประกอบการพิจารณาของท่านด้วยแล้ว หากเป็นที่สนใจกรุณาแจ้งให้บริษัททราบด้วย จะขอบคุณยิ่ง