ลดข้อผิดพลาด รวดเร็ว สมบูรณ์ “การลดจำนวนเอกสาร ที่ถูกคณบดีตีกลับ” 99 Problems ลดข้อผิดพลาด รวดเร็ว สมบูรณ์

อาจารย์ ดร.ก้องภู นิมานันท์ น.ส.กิ่งกาญจน์ แสงอาทิตย์ (พี่กุ้ง) สมาชิกในกลุ่ม อาจารย์ ดร.ก้องภู นิมานันท์ อาจารย์ที่ปรึกษากลุ่ม นาง บุปผา ญาณะตาล บุคลากรที่เข้าร่วมกลุ่ม หัวหน้างานบริหารทั่วไป นางสาว นันท์ชญา พลเยี่ยม (ออม) 561510134 นางสาว เปมิกา เรืองสกุล (เป) 561510165 นางสาว ปรีรดา กล้าหาญ (ต้อง) 561510156 นางสาว เปรมิกา วงศ์วัชรานนท์ (ซาซา) 561510168 น.ส.กิ่งกาญจน์ แสงอาทิตย์ (พี่กุ้ง) บุคลากรที่เข้าร่วมกลุ่ม งานบริหารทั่วไป นางสาว ปุญญิศา นรถี (เมย์) 561510162 นางสาว พชรกิตติ์ พรหมเมศร์ (ปังปอนด์) 561510171 นางสาว เปมิกา รัตนวารีกุล (ตูน) 561510164

1.การค้นหาปัญหา/คัดเลือกหัวข้อ ลำดับ ปัญหา คะแนน ความเป็นไปได้ ความรุนแรง ความถี่ รวม 1 เอกสารถูกตีกลับ 3 4 48 2 งานแทรก 12 ไม่เข้าใจในกระบวนการทำงาน การค้นหาปัญหา/คัดเลือกหัวข้อ : การกำหนดปัญหา ได้คัดเลือกปัญหาที่เจ้าหน้าที่ (พี่กุ้ง) ต้องพบกับปัญหามากที่สุดในการทำงาน โดยมีปัญหาเรื่อง เอกสารที่ถูกคณบดีตีกลับ, งานแทรก และ ไม่เข้าใจกระบวนการทำงาน จากการพิจารณา ความเป็นไปได้ , ความรุนแรง , ความถี่ ซึ่งเลือกปัญหาที่มาจากคะแนนที่มากที่สุด คือ เรื่องเอกสารที่ถูกคณบดีตีกลับ

เป้าหมายหลังจากทำ QCC 2.การสำรวจสภาพปัจจุบันและตั้งเป้าหมาย การดำเนินงาน วันที่ดำเนินงาน จัดทำแผนผัง Flow chart เพื่อดูการทำงานของแต่ละหน่วยงาน 6 กันยายน 2558 ออกแบบ Check sheet เพื่อจำแนกประเภทความผิดพลาดของเอกสาร 15 กันยายน 2558 เก็บข้อมูลก่อนปรับปรุงตาม Check sheet ที่ได้จัดทำ 16 กันยายน 2558 จัดทำแผนภูมิพาเรโต เพื่อเปรียบเทียบจำนวนเอกสารที่ผิดพลาดของแต่ละหน่วยงาน 23 กันยายน 2558 จัดประชุมร่วมกับหัวหน้างาน เพื่อระดมสมองหาแนวทางการแก้ไขปัญหา 24 กันยายน 2558 กำหนดวิธีแก้ไขปัญหา 11 ตุลาคม 2558 เป้าหมายหลังจากทำ QCC จำนวนเอกสารที่ถูกตีกลับลดลง 50% จากผลรวมความผิดพลาดก่อนการแก้ไข การสำรวจสภาพปัจจุบันและตั้งเป้าหมาย : การดำเนินงานเริ่มต้น เริ่มจากการจัดทำแผนผัง Flow chart เพื่อสังเกตการณ์การทำงานของแต่ละหน่วยงาน หลังจากนั้นออกแบบ Check sheet เพื่อจำแนกประเภทความผิดพลาดของเอกสารว่า เอกสารมีความผิดพลาดจากหน่วยงานใด มีปริมาณของเอกสารที่ผิดพลาดจำนวนเท่าใด และมีความผิดพลาดมาจากเรื่องใดบ้าง มีการเก็บข้อมูลก่อนปรับปรุงตาม Check sheet ที่ได้จัดทำ ขั้นตอนถัดไปมีการจัดทำแผนภูมิพาเรโต เพื่อเปรียบเทียบจำวนเอกสารที่ผิดพลาดของแต่ละหน่วยงาน ได้มีการจัดประชุมร่วมกับหัวหน้างาน เพื่อระดมสมองหาแนวทางการแก้ไขปัญหา และกำหนดวิธีการแก้ไขปัญหา

Flow Chart หน่วยการเงินและบัญชี, หน่วยพัสดุ, งานบริหารงานวิจัย, บริการวิชาการ, งานบริการการศึกษา (ระดับปริญญาตรี) : หน่วยงานจัดทำหนังสือ/เอกสารนำเสนอต่อหัวหน้าผ่านงานเพื่อกลั่นกรอง/ผ่านเรื่องเสนอแก่รองคณบดีแต่ละฝ่าย เพื่อให้รองคณบดีฝ่ายบริหารพิจารณา/ผ่านเรื่องเสนอคณบดี โดยผ่านเรื่องไปยังเลขานุการคณบดีเพื่อให้เลขานุการคณบดีรวบรวมเรื่องเสนอคณบดีให้พิจารณา ลงนาม สั่งการ แล้วผ่านเรื่องต่อไปยังเลขานุการคณบดีในการตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วน/ส่งคืนกลับไปยังหน่วยงาน เพื่อให้หน่วยงานดำเนินการต่อ Flow Chart หน่วยวิเทศน์สัมพันธ์, หน่วยประกันคุณภาพการศึกษา: หน่วยงานจัดทำหนังสือ/เอกสาร ผ่านผู้ช่วยคณบดีพิจารณา/ผ่านเรื่อง และผ่านเลขานุการคณบดีรวบรวมเรื่องเสนอคณบดี เพื่อรวบรวมเรื่องเสนอคณบดี ส่งเรื่องไปยังคณบดี พิจารณา ลงนาม สั่งการ ผ่านเรื่องไปยังเลขานุการคณบดี เพื่อตรวจสอบความถูกต้องควบถ้วน/ส่งคืน ถ้ามีการแก้ไขต้องส่งเรื่องกลับไปยังหน่วยงานต้นเรื่องเพื่อแก้ไข แล้วผ่านกระบวนการใหม่อีกครั้งหนึ่ง แต่ถ้าหากถูกต้องแล้วจะส่งเรื่องกลับไปยังหน่วยงานต้นเรื่องและดำเนินการต่อ Flow Chart หน่วยงานบริหารทั่วไป: หน่วยงานจัดทำหนังสือ/เอกสาร ผ่านเรื่องไปยังหัวบริหารทั่วไปกลั่นกรอง/ผ่านเรื่องเสนอคณบดี ผ่านเรื่องไปยังเลขานุการคณบดี เพื่อรวบรวมเรื่องเสนอคณบดี และส่งเรื่องไปคณบดี พิจารณา ลงนาม สั่งการ ผ่านเรื่องไปเลขานุการคณบดี เพื่อตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วน/ส่งคืนหน่วยงานต้นเรื่อง ถ้าหนังสือ/เอกสารมีการแก้ไขต้องส่งเรื่องกลับไปยังหน่วยงานต้นเรื่องเพื่อแก้ไข แล้วผ่านกระบวนการใหม่อีกครั้งหนึ่ง แต่ถ้าหากถูกต้องแล้วจะส่งเรื่องกลับไปยังหน่วยงานต้นเรื่องและดำเนินการต่อ Flow Chart งานบริการการศึกษา (ระดับบัณฑิตศึกษา): เลขานุการโครงการฯ จัดทำหนังสือ/เอกสาร ผ่านเรื่องไปยังประธานโครงการ พิจารณา/ผ่านเรื่องเสนอคณบดี และผ่านเรื่องไปยังเลขานุการคณบดี เพื่อรวบรวมเรื่องเสนอคณบดี ส่งไปยังคณบดี เพื่อพิจารณา ลงนาม ส่งการ ผ่านเรื่องไปยังเลาขานุการคณบดี ตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วน/ส่งคืนหน่วยงานต้นเรื่อง ถ้ามีการแก้ไขต้องส่งเรื่องกลับไปยังหน่วยงานต้นเรื่องเพื่อแก้ไข แล้วผ่านกระบวนการใหม่อีกครั้งหนึ่ง แต่ถ้าหากถูกต้องแล้วจะส่งเรื่องกลับไปยังหน่วยงานต้นเรื่องและดำเนินการต่อ Flow Chart หน่วยพัฒนาคุณภาพนักศึกษา: หน่วยพัฒนาคุณภาพนักศึกษาจัดทำหนังสือ/เอกสาร ผ่านเรื่องไปยังรองคณบดีฝ่ายพัฒนาคุณภาพนักศึกษาเพื่อพิจารณา/ผ่านเรื่อง และผ่านเรื่องไปยังเลขานุการคณบดีเพื่อรวบรวมเรื่องเสนอคณบดี คณบดีพิจารณา ลงนาม สั่งการ ผ่านเรื่องไปยังเลขานุการคณบดี ตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วน/ส่งคืนหน่วยงานต้นเรื่อง ถ้าหากมีการแก้ไขจะส่งหนังสือ/เอกสารไปยังหน่วยงานต้นเรื่อง แล้วผ่านกระบวนการใหม่อีกหนึ่งครั้ง แต่ถ้าถูกต้องหนังสือ/เอกสารจะถูกส่งเหมือนยังหน่วยต้นเรื่องและนำไปดำเนินการต่อ หนังสือเชิญประชุม: งานนโยบายและแผน จัดทำหนังสือ/เอกสาร ผ่านเรื่องไปยังเลขานุการคณบดี เพื่อรวบรวมเรื่องเสนอคณบดี ส่งเรื่องไปยังคณบดี พิจารณา ลงนาม สั่งการ ผ่านเรื่องไปยังเลขานุการคณบดี เพื่อตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วน/ส่งคืนหน่วยงานต้นเรื่อง ถ้าหากมีการแก้ไขจะส่งหนังสือ/เอกสารไปยังหน่วยงานต้นเรื่อง แล้วผ่านกระบวนการใหม่อีกหนึ่งครั้ง แต่ถ้าถูกต้องหนังสือ/เอกสารจะถูกส่งเหมือนยังหน่วยต้นเรื่องและนำไปดำเนินการต่อ

จำนวนครั้งที่จัดทำเอกสารผิดพลาด ตารางแสดงความถี่ในการจัดทำเอกสารผิดพลาด หน่วยงาน จำนวนเรื่อง ที่เสนอ จำนวนครั้งที่จัดทำเอกสารผิดพลาด ความถี่ ร้อยละ เนื้อหาไม่ถูกต้อง พิมพ์ผิด รูปแบบผิด ส่งผิดคนผิดฝ่าย เกษียณ หนังสือผิด หน่วยการเจ้าหน้าที่ 91 4 2   6 6.59 หน่วยสารบรรณ 82 1 3 3.66 หน่วยการเงินและบัญชี 78 5.13 หน่วยพัสดุ 34 2.94 งานนโยบายและแผน 100.00 หน่วยประกันคุณภาพการศึกษา 0.00 งานบริการการศึกษา (ระดับปริญญาตรี) 66.67 (ระดับบัณฑิตศึกษา) 24 16.67 หน่วยพัฒนาคุณภาพนักศึกษา 14 7.14 งานวิจัย บริการวิชาการ 50.00 หน่วยวิเทศสัมพันธ์ รวม 341 9 11 25 7.33 ตารางแสดงความถี่ของจำนวนเอกสารที่เสนอต่อคณบดีและจำนวนเอกสารที่ถูกคณบดีตีกลับ คือ หน่วยการเจ้าหน้าที่ มีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 91 ฉบับ มีเอกสารที่ผิดจำนวน 6 ฉบับ โดยผิดพลาดที่เนื้อหาไม่ถูกต้อง พิมพ์ผิด และเกษียนหนังสือ หน่วยสารบรรณมีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 82 ฉบับ มีเอกสารที่ผิดจำนวน 3 ฉบับ โดยผิดพลาดที่เนื้อหาไม่ถูกต้อง พิมพ์ผิด และเกษียนหนังสือ หน่วยการเงินและบัญชี มีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 78 ฉบับ มีเอกสารที่ผิดจำนวน 4 ฉบับ โดยพบข้อผิดพลาด คือ พิมพ์ผิด หน่วยพัสดุเสนอมีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 34 ฉบับ มีเอกสารที่ผิดจำนวน 1 ฉบับ โดยผิดพลาดที่เนื้อหาไม่ถูกต้อง งานนโยบายและแผนมีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 2 ฉบับ มีเอกสารที่ผิดจำนวน 1 ฉบับ โดยผิดพลาดที่เนื้อหาไม่ถูกต้อง หน่วยประกันคุณภาพการศึกษามีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 6 ฉบับ โดยไม่พบเอกสารที่ผิด งานบริการการศึกษา ( ระดับปริญญาตรี ) มีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 3 ฉบับ โดยพบข้อผิดพลาดจำนวน 2 ฉบับ โดยผิดที่รูปแบบเอกสาร งานบริการการศึกษา (ระดับบัณฑิตศึกษา) มีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 24 ฉบับ มีเอกสารที่ผิดจำนวน 4 ฉบับ โดยผิดพลาดที่เนื้อหาไม่ถูกต้อง พิมพ์ผิด หน่วยพัฒนาคุณภาพนักศึกษามีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 14 ฉบับ มีเอกสารที่ผิดจำนวน 1ฉบับ โดยผิดพลาดที่เนื้อหาไม่ถูกต้อง งานวิจัย บริการวิชาการมีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 6 ฉบับ มีเอกสารที่ผิดจำนวน 1 ฉบับ โดยผิดพลาด คือพิมพ์ผิด หน่วยวิเทศสัมพันธ์ มีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 2 ฉบับ โดยไม่พบข้อผิดพลาด

พาเรโตสรุปข้อมูลก่อนการแก้ไข ตารางสรุปข้อมูลก่อนการแก้ไข งาน/หน่วย รวม ร้อยละ จำนวน เสนอ แก้ไข ความผิดพลาด *กระดาษเสีย หน่วยการเจ้าหน้าที่ 91 6 6.59 12 หน่วยสารบรรณ 82 3 3.66 5 หน่วยการเงินและบัญชี 78 4 5.13 หน่วยพัสดุ 34 1 2.94 งานนโยบายและแผน 100.00 2 หน่วยประกันคุณภาพการศึกษา 0.00 งานบริการการศึกษา (ระดับปริญญาตรี) 66.67 งานบริการการศึกษา (ระดับบัณฑิตศึกษา) 24 16.67 7 หน่วยพัฒนาคุณภาพนักศึกษา 14 7.14 งานวิจัย บริการวิชาการ 50.00 หน่วยวิเทศสัมพันธ์ รวม 10 วัน 341 25 7.33 37 ตารางสรุปข้อมูลก่อนการแก้ไข หน่วยการเจ้าหน้าที่ มีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 91 ฉบับ มีเอกสารที่แก้ไข 6 ฉบับ หน่วยสารบรรณมีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 83 ฉบับ มีเอกสารที่ผิดจำนวน 3 ฉบับ หน่วยการเงินและบัญชี มีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 78 ฉบับ มีเอกสารที่ผิดจำนวน 4 ฉบับ หน่วยพัสดุเสนอมีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 34 ฉบับ มีเอกสารที่ผิดจำนวน 1 ฉบับ งานนโยบายและแผนมีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 2 ฉบับ มีเอกสารที่ผิดจำนวน 1 ฉบับ หน่วยประกันคุณภาพการศึกษามีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 6 ฉบับ โดยไม่พบเอกสารที่ผิด งานบริการการศึกษา ( ระดับปริญญาตรี ) มีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 3 ฉบับ โดยพบข้อผิดพลาดจำนวน 2 ฉบับ งานบริการการศึกษา (ระดับบัณฑิตศึกษา) มีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 24 ฉบับ มีเอกสารที่ผิดจำนวน 4 ฉบับ หน่วยพัฒนาคุณภาพนักศึกษามีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 14 ฉบับ มีเอกสารที่ผิดจำนวน 1ฉบับ งานวิจัย บริการวิชาการมีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 6 ฉบับ มีเอกสารที่ผิดจำนวน 3 ฉบับ หน่วยวิเทศสัมพันธ์ มีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 2 ฉบับ โดยไม่พบข้อผิดพลาด แผนภูมิพาเรโตก่อนการแก้ไข จากแผนภูมิแสดงถึงลักษณะที่ผิดโดยเรียงลำดับจากมากไปหาน้อย เริ่มจากพิมพ์ผิด มีจำนวน 11 ฉบับ เนื้อหาไม่ถูกต้อง 9 ฉบับ รูปแบบผิด 2 ฉบับ ส่งผิดคนผิดฝ่าย 2 ฉบับ เกษียนหนังสือ 1 ฉบับ ** หมายเหตุ: เก็บข้อมูลวันที่ 1-3, 7-9, 11, 15, 28-29 กันยายน 2558

กำหนดกรอบระยะเวลาการดำเนินงานแต่ละขั้นตอน 3. การวางแผนกิจกรรม Plan Actual กำหนดกรอบระยะเวลาการดำเนินงานแต่ละขั้นตอน 7QC Story ก.ย.58 ต.ค.58 พ.ย.58 1. การค้นหาปัญหา/คัดเลือกหัวข้อ 2. การสำรวจสภาพปัจจุบันและตั้งเป้าหมาย 3. การวางแผนกิจกรรม 4. การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา 5. การกำหนดมาตรการแก้ไขและการปฏิบัติ 6. การตรวจสอบผล 7. การกำหนดมาตรฐานปฏิบัติงาน 8. ขั้นตอนการจัดเตรียมนำเสนอ 9. นำเสนอผลงานกิจกรรม การวางแผนกิจกรรม : กำหนดกรอบระยะการดำเนินงานแต่ละขั้นตอน คือ ขั้นตอนที่1.ขั้นตอนการค้นหาปัญหา/คัดเลือกหัวข้อ ได้วางแผน และเริ่มดำเนินการระบุปัญหา “เอกสารที่ถูกคณบดีตีกลับ, งานแทรก และ ไม่เข้าใจกระบวนการทำงาน” และปัญหาที่คัดเลือก คือ “เอกสารที่ถูกคณบดีตีกลับ” ที่พบในสัปดาห์แรกของเดือนกันยายน ขั้นตอนที่2. การสำรวจสภาพปัจจุบันและตั้งเป้าหมาย ได้วางแผน และสำรวจสภาพที่เกิดขึ้นจริงของปัญหาในสัปดาห์ที่สองของเดือนกันยายน พบว่า สภาพปัญหาที่พบในขณะนั้น คือ มีการเสนอเอกสารผิดพลาด ,ซ้ำซ้อน ทำให้เกิดการยื่นเรื่องเสนอหลายครั้ง และตั้งเป้าหมายให้เอกสารถูกตีกลับลดลง ขั้นตอนที่3. การวางแผนกิจกรรมได้วางแผนในการเก็บข้อมูลทั้งก่อนและหลังการแก้ไข และหาแนวทางในการลดเอกสารถูกตีกลับในสัปดาห์ที่สามของเดือนกันยายน ขั้นตอนที่4. การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา ได้วางแผนทำในสัปดาห์ที่สาม และสัปดาห์ที่สี่ของเดือนกันยายน โดยเริ่มจากการที่ใช้เครื่องมือ7QC tools คือ ก้างปลา เพื่อหาสาเหตุหลักของปัญหา และพบว่าสาเหตุของปัญหาคือ คน , สภาพแวดล้อมในการทำงาน , เทคโนโลยี และวิธีการทำงาน แต่ที่สาเหตุหลักของปัญหาที่สำคัญที่สุดมาจากคน/ผู้ปฏิบัติงาน ขั้นตอนที่5. การกำหนดมาตรการแก้ไขและการปฏิบัติ ได้ปฏิบัติเพื่อหาแนวทางในการแก้ไขปัญหา คือ การประชุมหัวหน้าฝ่าย เพื่อหาสาเหตุและแนวทางการแก้ไขร่วมกัน ทำให้ได้มาซึ่งมาตรการแก้ไขปัญหา คือ การรวบรวมแบบฟอร์มเอกสารที่ถูกต้องไว้บนเว็บไซต์ของคณะบริหารธุรกิจ เพื่อผู้ใช้จะได้มีรูปแบบเอกสารตัวอย่างที่ถูกต้อง ไว้ใช้เสนอต่อคณบดี จัดทำในสัปดาห์ที่หนึ่งและสองของเดือนตุลาคม ขั้นตอนที่6. ขั้นตอนของการตรวจสอบผล ได้รวบรวมเอกสารที่เกิดขึ้นเป็นเวลา 10 วัน หลังจากที่มีการอัพโหลดรูปแบบเอกสารตัวอย่างที่ถูกต้องไว้บนเว็บไซต์ของคณะบริหารธุรกิจ และตรวจสอบผลที่ได้รับในสัปดาห์ที่สามและสี่ของเดือนตุลาคม ขั้นตอนที่7. การกำหนดมาตรฐานปฏิบัติงาน คือ กำหนดให้บุคลากรมีความรู้เกี่ยวกับระเบียบฯว่าด้วยงานสารบรรณ , กำหนดมาตรฐานการคัดเลือกบุคลากรในการทำงาน , Update เอกสารที่เป็นตัวอย่างที่ถูกต้องในเว็บไซด์อยู่เสมอ และกำหนดมาตรการสำหรับบุคลากรที่ทำผิดบ่อยครั้ง ซึ่งทำในสัปดาห์หนึ่งและสองของเดือนพฤศจิกายน

4. การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา แผนผังก้างปลามีปัญหา คือ การลดจำนวนหนังสือราชการที่ถูกคณบดีตีกลับ โดยสาเหตุของปัญหานั้นคือ 1.สภาพแวดล้อมในการทำงาน เช่น เสียงรบกวนของโทรศัพท์ 2.คน เช่น เรื่องของผู้ปฏิบัติงานขาดความรู้ หัวหน้างานขาดความละเอียดรอบคอบ ผู้สั่งการสั่งการไม่ชัดเจน 3.เทคโนโลยี เช่น โปรแกรมMicrosoft word ไม่เตือนคำผิด เครื่องปริ๊นเตอร์ไม่มีประสิทธิภาพ 4.วิธีการทำงาน เช่น ในเรื่องของการสื่อสารไม่ชัดเจน ไม่มีผู้รับผิดชอบจัดโครงการฝึกอบรม ไม่มีคู่มือการปฏิบัติงานด้านสารบรรณที่เป็นมาตรฐาน ความล่าช้า

5. การกำหนดมาตรการแก้ไขและการปฏิบัติ 24 ก.ย. 58 ประชุมร่วมกับหัวหน้าฝ่าย 26 ต.ค. 58 อัพโหลดรูปแบบและตัวอย่างหนังสือราชการลงบน www.ba.cmu.ac.th การปฏิบัติ : ในวันที่ 24 กันยายน ได้มีการประชุมร่วมกับหัวหน้าฝ่ายต่างๆโดยประชุมเกี่ยวกับสาเหตุของปัญหาและระบุแนวทางแก้ไข วันที่ 26 ตุลาคม ทางผู้จัดทำได้อัพโหลดรูปแบบและตัวอย่างหนังสือราชการลงบนเว็บ www.ba.cmu.ac.th โดอยู่ตรงหัวข้อเมนูอื่นๆและคลิกตรงหัวข้อย่อยรูปแบบและตัวอย่างหนังสือราชการ

27 ต.ค. 58 แจกแผ่นพับ วันที่ 27 ตุลาคม 2558 ได้มีการแจกแผ่นพับเพื่อประชาสัมพันธ์เรื่อง การอัพโหลดรูปแบบและตัวอย่างหนังสือราชการลงบนเว็บไซต์ www.ba.cmu.ac.th และใส่แผ่นพับยังมีข้อแนะนำในการจำทำหนังสือราชการ

จำนวนครั้งที่จัดทำเอกสารผิดพลาด 6. การตรวจสอบผล ตารางแสดงความถี่ในการจัดทำเอกสารผิดพลาด หน่วยงาน จำนวนเรื่อง ที่เสนอ จำนวนครั้งที่จัดทำเอกสารผิดพลาด ความถี่ ร้อยละ เนื้อหาไม่ถูกต้อง พิมพ์ผิด รูปแบบผิด ส่งผิดคนผิดฝ่าย เกษียณหนังสือผิด หน่วยการเจ้าหน้าที่ 112   1 0.89 หน่วยสารบรรณ 62 2 3.23 หน่วยการเงินและบัญชี 45 0.00 หน่วยพัสดุ 25 งานนโยบายและแผน 3 33.33 หน่วยประกันคุณภาพการศึกษา 4 งานบริการการศึกษา (ระดับปริญญาตรี) (ระดับบัณฑิตศึกษา) 13 หน่วยพัฒนาคุณภาพนักศึกษา 7 14.29 งานวิจัย บริการวิชาการ 5 หน่วยวิเทศสัมพันธ์ รวม 279 1.79 ตารางแสดงความถี่การจัดทำเอกสารผิดพลาด หน่วยการเจ้าหน้าที่ มีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 112 ฉบับ มีเอกสารที่แก้ไข 1 ฉบับ โดยผิดพลาดที่รูปแบบผิดฝ่าย หน่วยสารบรรณมีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 62 ฉบับ มีเอกสารที่ผิดจำนวน 2 ฉบับ โดยผิดพลาดที่พิมพ์ผิด หน่วยการเงินและบัญชี มีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 45 ฉบับ โดยไม่พบเอกสารที่ผิด หน่วยพัสดุเสนอมีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 25 ฉบับ โดยไม่พบเอกสารที่ผิด งานนโยบายและแผนมีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 3 ฉบับ มีเอกสารที่ผิดจำนวน 1 ฉบับ โดยผิดพลาดที่เนื้อหาไม่ถูกต้อง หน่วยประกันคุณภาพการศึกษามีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 4 ฉบับ โดยไม่พบเอกสารที่ผิด งานบริการการศึกษา ( ระดับปริญญาตรี ) มีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 2 ฉบับ โดยไม่พบเอกสารที่ผิด งานบริการการศึกษา (ระดับบัณฑิตศึกษา) มีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 13 ฉบับ โดยไม่พบเอกสารที่ผิด หน่วยพัฒนาคุณภาพนักศึกษามีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 7 ฉบับ มีเอกสารที่ผิดจำนวน 1 ฉบับ โดยพบข้อผิดพลาดที่พิมพ์ผิด งานวิจัย บริการวิชาการมีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 5 ฉบับ โดยไม่พบเอกสารที่ผิด หน่วยวิเทศสัมพันธ์ มีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 1 ฉบับ โดยไม่พบเอกสารที่ผิด ม่พบ

พาเรโตสรุปข้อมูลหลังการแก้ไข ตารางสรุปข้อมูลหลังการแก้ไข งาน/หน่วย รวม ร้อยละ จำนวน เสนอ แก้ไข ความผิดพลาด กระดาษเสีย หน่วยการเจ้าหน้าที่ 112 1 0.89 2 หน่วยสารบรรณ 62 3.23 4 หน่วยการเงินและบัญชี 45 0.00 หน่วยพัสดุ 25 งานนโยบายและแผน 3 33.33 หน่วยประกันคุณภาพการศึกษา งานบริการการศึกษา (ระดับปริญญาตรี) งานบริการการศึกษา (ระดับบัณฑิตศึกษา) 13 หน่วยพัฒนาคุณภาพนักศึกษา 7 14.29 งานวิจัย บริการวิชาการ 5 หน่วยวิเทศสัมพันธ์ รวม 10 วัน 279 1.79 10 หน่วยการเจ้าหน้าที่ มีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 112 ฉบับ มีเอกสารที่แก้ไข 1 ฉบับ หน่วยสารบรรณมีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 62 ฉบับ มีเอกสารที่ผิดจำนวน 2 ฉบับ หน่วยการเงินและบัญชี มีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 45 ฉบับ โดยไม่พบเอกสารที่ผิด หน่วยพัสดุเสนอมีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 25 ฉบับ โดยไม่พบเอกสารที่ผิด งานนโยบายและแผนมีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 3 ฉบับ มีเอกสารที่ผิดจำนวน 1 ฉบับ หน่วยประกันคุณภาพการศึกษามีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 4 ฉบับ โดยไม่พบเอกสารที่ผิด งานบริการการศึกษา ( ระดับปริญญาตรี ) มีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 2 ฉบับ โดยไม่พบเอกสารที่ผิด งานบริการการศึกษา ( ระดับปริญญาโท ) มีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 13 ฉบับ โดยไม่พบเอกสารที่ผิด หน่วยพัฒนาคุณภาพนักศึกษามีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 7 ฉบับ มีเอกสารที่ผิดจำนวน 1 ฉบับ งานวิจัย บริการวิชาการมีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 5 ฉบับ โดยไม่พบเอกสารที่ผิด หน่วยวิเทศสัมพันธ์ มีเรื่องที่นำเสนอจำนวน 1 ฉบับ โดยไม่พบข้อผิดพลาด แผนภูมิพาเรโตหลังการแก้ไข จากแผนภูมิแสดงถึงลักษณะที่ผิดโดยเรียงลำดับจากมากไปหาน้อย เริ่มจากพิมพ์ผิด มีจำนวน 3 ฉบับ เนื้อหาไม่ถูกต้อง 1 ฉบับ รูปแบบผิด 1 ฉบับ ส่งผิดคนผิดฝ่าย 0 ฉบับ เกษียนหนังสือ 0 ฉบับ ** หมายเหตุ: เก็บข้อมูลวันที่ 26-30 ตุลาคม และ 2-6 พฤศจิกายน 2558

สรุปผล 7. การกำหนดมาตรฐานปฏิบัติงาน จากการทำ QCC สามารถลดจำนวนเอกสารที่ถูกคณบดี ตีกลับลงได้ประมาณ 75.58% 1. จัดทำตัวอย่างรูปแบบและตัวอย่างหนังสือราชการแต่ละประเภทที่ถูกต้องตามระเบียบงานสารบรรณฯ Update ตัวอย่างหนังสือราชการที่บุคลากรมักจัดทำผิดพลาดบ่อย ๆ บนเว็บไซต์คณะ www.ba.cmu.ac.th จากการที่ทางกลุ่มได้พบปัญหาที่เกิดขึ้น ทำให้ทางกลุ่มได้หาแนวทางในการแก้ไขปัญหานี้โดยการกำหนดมาตรฐานปฏิบัติงาน คือ กำหนดให้บุคลากรมีความรู้เกี่ยวกับระเบียบฯว่าด้วยงานสารบรรณ เช่น อาจจะทำการจัดอบรมพนักงานใหม่เพื่อให้รู้วิธีการเขียนหนังสือราชการที่ถูกต้อง กำหนดมาตรฐานการคัดเลือกบุคลากรในการทำงาน เช่น อาจจัดทำการสอบความรู้เกี่ยวกับงานสารบรรณ ทำการอัพเดตเอกสารที่เป็นตัวอย่างที่ถูกต้องในเว็บไซต์อยู่เสมอ เพื่อให้บุคลาการมีรูปแบบหนังสือราชการที่ถูกต้องไว้เป็นตัวอย่างในการจัดทำ กำหนดมาตรการสำหรับบุคลากรที่ทำผิดบ่อยครั้ง สุดท้ายทำป้ายเดือนหน้าจอคอม ว่า “อย่าลืมตรวจคำผิดนะจ๊ะ” เพื่อเป็นการสอบทานก่อนที่จะปริ้นเอกสารดังกล่าวออกมา

Annual Cost saving กระดาษA4 ยี่ห้อ Idea work [ 1 รีม = 500 แผ่น ดังนั้น 1 แผ่น = 0.204 บาท] ค่าไฟฟ้า เครื่องปริ้นเตอร์ใช้ไฟ 200 watt. ค่าไฟหน่วยละ 4 บาท 1แผ่นใช้เวลา 30 วินาที   กระดาษเสีย (ปี) 1 แผ่น คิดเป็นเงิน รวม (บาท) ก่อน 1000 0.204 204 หลัง 270 55.08   กระดาษเสีย (ปี) ใช้เวลา (นาที) ใช้ไฟ (บาท) ก่อน 1000 500 6.67 หลัง 270 135 1.8 หมึกเครื่องปริ้นเตอร์ ยี่ห้อ HP laser jet [ 1 ตลับ = 2,280 บาท พิมพ์ได้ 2,500 หน้า ดังนั้น 1 แผ่น = 1.096 บาท] รวมค่าใช้จ่าย กระดาษ + หมึกเครื่องปริ้นเตอร์ + ค่าไฟฟ้า ก่อน = 1,306.67 บาท หลัง = 352.8 บาท ดังนั้น ทำให้คณะมีค่าใช้จ่ายลดลงจากการทำโครงการนี้ 73% ต่อปี นอกจากนี้การทำ QCC ยังทำให้คณะนั้นสามารถประหยัดค่าไฟจากการใช้เครื่องปริ้นเตอร์ ได้ดังนี้ ก่อนการทำ QCC จะมีกระดาษเสีย ประมาณ 1000 แผ่น ซึ่งคิดเป็นเวลา 500 นาที ซึ่งคิดเป็นค่าไฟฟ้า 6.67 บาทต่อปี หลังการทำ QCC จะมีกระดาษเสียแค่ 270 บาท ใช้เวลา 135 น่าที ซึ่งคิดเป็นค่าไฟฟ้า 1.8 บาทต่อปี ซึ่งทำให้ในแต่ละปีสามารถประหยัดค่าไฟจากการใช้เครื่องปริ้นเตอร์ ได้ 4.87 บาทต่อปี ซึ่งเมื่อคิดรวมทั้งค่ากระดาษ ค่าหมึกเครื่องปริ้นเตอร์ และค่าไฟฟ้า จะทำให้ คณะมีค่าใช้จ่ายดังกล่าวลดลง 73% ต่อปี   กระดาษเสีย (ปี) 1 แผ่น คิดเป็นเงิน รวม (บาท) ก่อน 1000 1.096 1,096 หลัง 270 295.92

สรุปบทเรียน (Lesson Learnt) ข้อเสนอแนะ ปัญหา/ อุปสรรค สิ่งที่ได้รับ - คณะควรจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานด้านสารบรรณที่เป็นมาตรฐาน - คณะควรจัดฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ เพื่อพัฒนาทักษะความรู้เกี่ยวกับ ระเบียบงานสารบรรณและร่างหนังสือราชการให้แก่บุคลากรทุกระดับ เป็นประจำอย่างต่อเนื่องทุก ๆ ปี - คณะควรกำหนดหลักเกณฑ์การคัดเลือกบุคลากรเข้าทำงานโดยจัดให้ มีการทดสอบความรู้ความเข้าใจด้านงานสารบรรณ ระยะเวลาในการเก็บข้อมูลมีจำกัด และคณบดีไปราชการ ทำให้ไม่สามารถเก็บข้อมูลได้อย่างต่อเนื่อง - ลดข้อผิดพลาดในการจัดทำหนังสือเอกสารราชการ - ทำให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน - มีทัศนคติที่ดีในการทำงานเป็นทีม จากการที่ได้ดำเนินการแก้ไขปัญหา ตามวงล้อเดมิ่ง หรือ วงจร PDCA ทางกลุ่มของเราได้พบปัญหาและอุปสรรคดังต่อไปนี้ เอกสารหนังสือราชการ ที่แต่ละหน่วยงานเสนอต่อคณบดี ไม่ถูกต้องตามรูปแบบ “ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และ พ.ศ. 2548” และพบว่ามีการพิมพ์ผิดบ่อย เรื่องที่นำเสนอไม่ผ่านเรื่องตามลำดับโครงสร้างของคณะ นอกจากนี้ไม่ได้ตรวจสอบว่าใครเป็นผู้รักษาการแทนคณบดีในขณะนั้นทำให้มีการเสนอเอกสารหนังสือราชการผิด ปัญหาและอุปสรรค - ระยะเวลาในการเก็บข้อมูลมีจำกัด และคณบดีไปราชการ ทำให้ไม่สามารถเก็บข้อมูลได้อย่างต่อเนื่อง สิ่งที่ได้รับ - ลดข้อผิดพลาดในการจัดทำหนังสือเอกสารราชการ - ทำให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน - มีทัศนคติที่ดีในการทำงานเป็นทีม ข้อเสนอแนะนำ - คณะควรจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานด้านสารบรรณที่เป็น มาตรฐาน - คณะควรจัดฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ เพื่อพัฒนาทักษะ ความรู้เกี่ยวกับระเบียบงานสารบรรณและร่างหนังสือ ราชการให้แก่บุคลากรทุกระดับเป็นประจำอย่างต่อเนื่องทุก ๆ ปี - คณะควรกำหนดหลักเกณฑ์การคัดเลือกบุคลากรเข้า ทำงานโดยจัดให้มีการทดสอบความรู้ความเข้าใจด้านงาน สารบรรณ