การจัดการศูนย์สารสนเทศ อาจารย์ ดร. นฤมล รักษาสุข

หน่วยที่ 1 1.ความหมายและระดับของการจัดการ 1.1 ความหมายของการจัดการ 1.2 ระดับของการจัดการ 1.3 หน้าที่ของการจัดการ

1.1 ความหมายของการจัดการ การใช้ทรัพยากรขององค์การเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการโดยผ่านการ วางแผน (Planning) การจัดการ (Organizing) การจัดการทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources/ HR Management) การนำ (Leading) และการควบคุมกำกับ (Controlling)

นิยามโดย Mary Follett “ศิลปะของการทำให้งานสำเร็จลุล่วงโดยคน” (The Art of Getting Things Done through People)

ใครคือผู้จัดการ ผู้จัดการคือบุคคลในองค์การที่อยู่ในตำแหน่งที่รับผิดชอบตัดสินใจและสนับสนุนการทำงานของบุคคลอื่นในองค์การ ผู้จัดการมีได้ในทุกระดับขององค์การ แต่ผู้จัดการที่อยู่ในระดับสูงจะมีอำนาจและหน้าที่กว้างขวางกว่าผู้จัดการที่อยู่ในระดับล่าง

1.2 ระดับของการจัดการ 1.2.1 การจัดการระดับสูง (Top Management) 1.2.2 การจัดการระดับกลาง (Middle Management) 1.2.3 การจัดการระดับต้น (First – line Management)

1.2.1 การจัดการระดับสูง มีอำนาจเต็มในการกำหนดนโยบายและวิธีการบริหารงานขององค์การ นำและรับผิดชอบการดำเนินงานในภาพรวมขององค์การ ผู้บริหารระดับนี้ในศูนย์สารสนเทศ หมายถึง ผู้อำนวยการ รองผู้อำนวยการ และผู้ช่วยผู้อำนวยการ

1.2.2 การจัดการระดับกลาง นำและรับผิดชอบการดำเนินงานในหน่วยงานย่อยขององค์การ ความรับผิดชอบหลัก คือ ความสำเร็จของการปฏิบัติหน้าที่ภายในฝ่าย

1.2.2 การจัดการระดับกลาง (ต่อ) ทำหน้าที่เป็นผู้ประสานระหว่างผู้บริหารระดับสูงกับหัวหน้างาน (Supervisors) ผู้บริหารระดับนี้ในห้องสมุดและศูนย์สารสนเทศ คือ หัวหน้าฝ่าย

1.2.3. การจัดการระดับต้น นำและรับผิดชอบการปฏิบัติงานประจำวัน (Day-to-day activities) ของพนักงานให้มีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ

1.2.3. การจัดการระดับต้น (ต่อ) โดยการควบคุมกำกับให้พนักงานแต่ละคนปฏิบัติหน้าที่ตามเป้าหมายที่องค์การตั้งไว้ และผลิตสินค้าหรือบริการที่ดี ผู้บริหารระดับนี้ในศูนย์สารสนเทศ คือ หัวหน้างาน/ หัวหน้าหน่วย

1.3 หน้าที่ของการจัดการ 1.3.1 วางแผน (Planning) 1.3.2 จัดการองค์การ (Organizing) 1.3.3 จัดการทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources Management) 1.3.4 นำองค์การ (Leading) 1.3.5 ควบคุมกำกับ(Controlling)

1.3.1 การวางแผน (Planning) การวางแผนเป็นการกำหนดเป้าหมายที่องค์การต้องการจะเป็นในอนาคต และจัดการให้องค์การทำหน้าที่ของแต่ละวันจนบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้

1.3.1 การวางแผน (ต่อ) เป็นหน้าที่แรกที่ผู้จัดการทุกคนต้องทำ เป็นการคิดล่วงหน้าถึงสิ่งที่จะทำและ วิธีการที่จะใช้เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง นำไปสู่การบรรลุเป้าหมายขององค์การ

กิจกรรม 1 เขียนแนะนำตัวเองในอีก 5 ปีข้างหน้า วางแผนเพื่อการไปสู่ความเป็นเราในอีก 5 ปีข้างหน้า

ระดับของแผน 1. แผนกลยุทธ์ (ผู้บริหารระดับสูง) 2. แผนโครงการ (ผู้บริหารระดับกลาง) 3. แผนปฏิบัติการ (ผู้บริหารระดับต้น)

1.3.2 จัดการองค์การ (Organizing) เป็นหน้าที่ลำดับที่สองที่ผู้จัดการต้องทำ เป็นการกำหนดโครงสร้างองค์การ ขอบเขตหน้าที่ของฝ่ายงาน หน้าที่ความรับผิดชอบและอำนาจการตัดสินใจ

ตัวอย่างการจัดโครงสร้างหน่วยงาน ของ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา. มทส 1. ฝ่ายธุรการ 2. ฝ่ายพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ 3. ฝ่ายบริการสารสนเทศ 4. ฝ่ายส่งเสริมการรู้สารสนเทศ 5. ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ

ตัวอย่างการจัดโครงสร้างหน่วยงาน ของ สำนักบรรณสารสนเทศ มสธ. ตัวอย่างการจัดโครงสร้างหน่วยงาน ของ สำนักบรรณสารสนเทศ มสธ. 1. สำนักงานเลขานุการ 2. ฝ่ายเทคนิค 3. ฝ่ายบริการสื่อการศึกษา 4. ฝ่ายบริการสนเทศ 5. ศูนย์เทคโนโลยีบรรรณสารสนเทศ

1. งานอำนวยการ 2. งานบริหารทั่วไป 3. หน่วยจัดหาทรัพยากร 4 1. งานอำนวยการ 2. งานบริหารทั่วไป 3. หน่วยจัดหาทรัพยากร 4. หน่วยวิเคราะห์ทรัพยากร 5. หน่วยบริการสื่อสิ่งพิมพ์ 6. หน่วยบริการสื่อโสตทัศน์

7. หน่วยบริการสื่อสิ่งพิมพ์ต่อเนื่อง 8. หน่วยสนเทศการศึกษาทางไกล 9 7. หน่วยบริการสื่อสิ่งพิมพ์ต่อเนื่อง 8. หน่วยสนเทศการศึกษาทางไกล 9. หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย 10. หน่วยห้องสมุดสาขา

ตัวอย่างการจัดโครงสร้างหน่วยงาน ของ สำนักวิทยบริการ มข. ตัวอย่างการจัดโครงสร้างหน่วยงาน ของ สำนักวิทยบริการ มข. 1. กลุ่มภารกิจจัดการสารสนเทศสาขาวิทยาศาสตร์สุขภาพ 2. กลุ่มภารกิจจัดการสารสนเทศสาขาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี 3. กลุ่มภารกิจจัดการสารสนเทศสาขามนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์

4. กลุ่มภารกิจส่งเสริมการเรียนรู้ (ส่งเสริมการรู้สารสนเทศ กิจกรรมห้องสมุดมีชีวิต บริการชุมชน คอลเล็คชันพิเศษ มุมอีสานสนเทศ) 5. กลุ่มภารกิจสนันสนุนทั่วไป (สารบรรณ การเงิน พัสดุ อาคารสถานที่ ประชาสัมพันธ์) 6. กลุ่มภารกิจพิพิธภัณฑ์และหอจดหมายเหตุ

1.3.3 จัดการทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources Management) เป็นการจัดหากำลังคนให้สอดคล้องกับลักษณะงานที่กำหนด (Put the right man to the right job.) เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน การฝึกอบรม การดูแลผลประโยชน์และสวัสดิการ การจัดการทรัพยากรมนุษย์ที่ดีมีผลให้บุคลากรอุทิศตนให้กับการทำงาน

1.3.4 นำองค์การ (Leading) เป็นการสร้างการยอมรับและแรงจูงใจในการทำงานให้เกิดขึ้นในหมู่ผู้ปฏิบัติงานทุกระดับ สร้างคุณค่า และวัฒนธรรมองค์กร (Corporate Culture) ร่วมกันเพื่อให้พนักงานมีทัศนคติเชิงบวก ผู้นำต้องมีวิสัยทัศน์และเป็นตัวอย่างที่ดีในด้านคุณธรรมจริยธรรม

1.3.5 ควบคุมกำกับ (Controlling) เป็นการตรวจสอบว่าได้มีการดำเนินการตามแผนที่กำหนดหรือไม่เพียงใด อาจต้องมีการปรับเปลี่ยนแผน วิธีการ หรือผู้ปฏิบัติงาน