อาจารย์จงกลนี วิทยารุ่งเรืองศรี ผู้ทรงคุณวุฒิ สสส. ผู้จัดการโครงการศูนย์เรียนรู้ต้นแบบโรงเรียนเด็กไทยแก้มใส สถาบันสร้างเสริมวิถีบริโภคอาหารเพื่อสุขภาพ (สอส) การบริหารการเงิน การบริหารการเงิน และการจัดทำบัญชีสำหรับผู้รับทุน

1 การรับ-จ่าย เงินมีความ โปร่งใส ตรวจสอบได้ 2 การใช้จ่าย เงินสนับสนุน เป็นไปตาม วัตถุประสงค์ 3 เอกสาร หลักฐานการ จ่ายเงินมี ความสมบูรณ์ ครบถ้วน ถูกต้อง การบริหารการเงิน หลักการ

การบริหารการเงิน 1. การเปิดบัญชีโครงการ 2. การรับเงิน 3. การเก็บรักษาเงิน 4. การเบิกจ่ายเงิน 5. การยืมเงินทดรองจ่าย 6. เอกสารหลักฐานการจ่ายเงินที่ สมบูรณ์ ครบถ้วน ถูกต้อง 7. การจัดทำบัญชี 8. การจัดเก็บเอกสารหลักฐานการเงิน

การอนุมัติเบิกจ่ายเงิน 1.ต้องได้รับอนุมัติจากผู้รับผิดชอบโครงการ หรือผู้ ที่ได้รับมอบหมาย เป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง 2. เมื่อจ่ายเงินแล้วควรประทับตรา “จ่ายแล้ว” หรือ “PAID” บนเอกสารการจ่ายเงินทุกฉบับ เพื่อป้องกันการเบิกจ่ายซ้ำ ( Signature ) Xการเบิกจ่ายเงิน

ตัวอย่างการประทับ “จ่ายแล้ว” จ่ายแล้ว

การอนุมัติเงิน เงินทดรองจ่าย หมายถึง เงินที่ผู้ปฏิบัติงาน เบิกล่วงหน้าเพื่อใช้สำรองจ่าย ในกิจกรรมต่าง ๆ ของโครงการ โดยเป็นการประมาณ ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า ซึ่งยังไม่สามารถกำหนด ตัวเลขค่าใช้จ่าย ที่แน่ชัดได้ การยืมเงินทดรองจ่าย

ตัวอย่างการอนุมัติยืมเงินทดรองจ่าย โครงการเด็กไทยแก้มใสปีที่ 1 โรงเรียน ชื่อกิจกรรม วปส.การใช้เงิน วันที่ สถานที่ ระบุรายละเอียด เป็นรายการ และ ตัว คูณ

ตัวอย่างการคืนเงินทดรองจ่าย/สรุปค่าใช้จ่าย / เบิก เพิ่ม

หลักฐานการเงิน เอกสารหลักฐานการจ่ายเงิน 1. ความสมบูรณ์ หมายถึง มีความ สมบูรณ์เกี่ยวกับ ชื่อและที่อยู่ของ ผู้ขาย ผู้ซื้อ วันที่ รายการสินค้า จำนวน ราคา และ ลายมือชื่อ - ผู้อนุมัติให้จ่ายได้ (จากผู้รับผิดชอบโครงการ) - ผู้รับเงิน - ผู้จ่ายเงิน 2. ความครบถ้วน หมายถึง มีเอกสารการ จ่ายเงินครบถ้วนตามที่ จ่ายเงิน 3. ความถูกต้อง  เบิกตามที่จ่ายจริง ไม่เกินกรอบอัตรา ค่าใช้จ่ายที่ สสส. กำหนด  เป็นการจ่ายใน กิจกรรมของ โครงการเท่านั้น

รูปแบบของเอกสารการจ่ายเงิน บิลเงินสดใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน ตัวอย่าง

บิลเงินสด 1)บิลเงินสด หมายถึง เอกสาร หลักฐานการจ่ายเงินที่ได้รับ จากผู้ขาย/ผู้ให้บริการ ชื่อ/ที่อยู่ของผู้ขาย – ชื่อ/ที่ อยู่ของผู้ซื้อ วันที่ซื้อ รายละเอียดรายการสินค้า จำนวน ราคา ลายมือชื่อผู้รับเงิน ตัวอย่าง

การเขียนบิลเงิน นาม : สำนักงานกองทุนสนับสนุนการสร้างเสริม สุขภาพ ที่อยู่ : อาคารศูนย์เรียนรู้สุขภาวะ เลขที่ 99/8 ซอยงามดูพลี แขวงทุ่งมหาเมฆ เขตสาทร กรุงเทพฯ (โครงการเด็กไทยแก้มใส ปีที่ 1 โรงเรียน จังหวัด ) เลขประจำตัวผู้เสียภาษี : บิลเงินสด ควรระบุชื่อ-ที่อยู่ของผู้ขาย หากไม่มี ให้แสดงหลักฐานอื่น เช่น นามบัตรของผู้ขาย รายละเอียดรายการสินค้า จำนวน ราคา ลายมือชื่อผู้รับเงิน

ใบเสร็จรับเงิน 2) ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี หมายถึง เอกสารหลักฐานการ จ่ายเงินที่ได้รับจากผู้ขาย/ผู้ ให้บริการ ชื่อ/ที่อยู่ของผู้ขาย ชื่อ/ที่อยู่ของผู้ซื้อ วันที่ซื้อ รายละเอียดรายการสินค้า จำนวนคน X ราคาต่อหน่วย ลายมือชื่อผู้รับเงิน นาม : สำนักงานกองทุนสนับสนุนการสร้างเสริมสุขภาพ ที่อยู่ : อาคารศูนย์เรียนรู้สุขภาวะ เลขที่ 99/8 ซอยงามดูพลี แขวงทุ่งมหาเมฆ เขตสาทร กรุงเทพฯ (โครงการเด็กไทยแก้มใส ปีที่ 1 โรงเรียน จังหวัด ) เลขประจำตัวผู้เสียภาษี : ตัวอย่าง

ใบสำคัญรับเงินแทนใบเสร็จ 3) ใบสำคัญรับเงิน หมายถึง หลักฐาน แสดงการจ่ายเงินที่ไม่สามารถขอ ใบเส็จรับเงินหรือบิลเงินสดจาก ผู้ขาย หรือให้บริการ สำหรับ กิจกรรมในโครงการได้ ชื่อ/ที่อยู่ของผู้ขาย (พร้อมเลขที่ บัตรประชาชน) วันที่ / รายละเอียดรายการจ่าย ลายมือชื่อผู้รับเงิน และลงมือลาย ชื่อผู้จ่ายเงิน Tip : เพื่อให้การจ่ายเงิน โดยใช้เอกสาร ใบสำคัญรับเงินมีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น ควรมี เอกสารประกอบการเบิกจ่ายเงิน เช่น สำเนา บัตรประชาชน รายงานการประชุม ใบ ลงทะเบียนรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม หรือ ผู้เข้าร่วมกิจกรรม ตัวอย่าง ข้อตกลงเลขที่ …………….

หลักฐานสำคัญ กรณีการจัดประชุม และมีการเลี้ยงอาหารว่าง/อาหารกลางวัน/อาหารเย็น ให้ทางโรงเรียนแนบ 1) บันทึกอนุมัติจากผู้รับผิดชอบโครงการ -ให้ดำเนินงานและ ค่าใช้จ่าย โดยระบุข้อกิจกรรมตรงกับที่เขียนไว้ในโครงการตาม ข้อตกลงกับ สสส. มีประมาณการค่าใช้จ่าย จำนวนคน X ราคาต่อหัว ต่อมื้อ วัน เวลา และ สถานที่ที่จัด 2) ใบลงทะเบียน รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม -ที่ครบถ้วนสอดคล้อง กับค่าใช้จ่าย 3) ใบบิลเงินสด / ใบเสร็จรับเงิน / ใบสำคัญรับเงิน - ระบุ รายการ จำนวนคน และราคาต่อหน่วย กรณี ผู้รับเงินเป็นบุคคล ให้ถ่ายบัตรประชาชน และเซ็นต์รับรอง แนบทุกครั้ง Tip : - ค่าใช้จ่ายทุกประเภท ขอให้เขียนว่า อยู่ภายใต้กิจกรรมข้อใดที่ ได้ทำสัญญารับทุน - เงินสนับสนุนจาก สสส. ไม่สามารถนำไปจัดซื้อครุภัณฑ์ได้ Tip : - ค่าใช้จ่ายทุกประเภท ขอให้เขียนว่า อยู่ภายใต้กิจกรรมข้อใดที่ ได้ทำสัญญารับทุน - เงินสนับสนุนจาก สสส. ไม่สามารถนำไปจัดซื้อครุภัณฑ์ได้

ตัวอย่างการใช้ใบสำคัญ 1) กรณีจ่ายค่าซื้อสินค้าหรือ บริการ โดยผู้รับเงินไม่สามารถออกบิลเงินสดหรือ ใบเสร็จรับเงินได้ ให้ใช้ใบสำคัญรับเงิน พร้อมแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน ได้รับเงินจาก สำนักงาน กองทุนสนับสนุนการสร้าง เสริมสุขภาพ (สสส) โครงการเด็กไทยแก้มใส ปีที่ 1 โรงเรียน จังหวัด ตัวอย่าง ค่าอาหารกลางวันเลี้ยงผู้เข้าประชุม 100 คนๆ ละ 50 บาท ห้าพันบาทถ้วน -แนบสำเนาบัตรประชาชนของชื่อผู้รับเงิน -ใบลงทะเบียนผู้เข้าประชุม เซ็นชื่อ วันที่ จ่ายแล้ว

การจ่ายค่าตอบแทน 2) กรณีจ่ายค่าตอบแทนต่าง ๆ เช่น ค่าตอบแทนผู้เข้าร่วมประชุม ค่า วิทยากร ให้ใช้สำคัญรับเงิน โดยระบุเลขประจำตัวประชาชน แต่ไม่ ต้องแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน ได้รับเงินจาก สำนักงาน กองทุนสนับสนุนการสร้าง เสริมสุขภาพ (สสส) โครงการ เด็กไทยแก้มใสปีที่ 1 โรงเรียน จังหวัด อัตราค่าตอบแทนวิทยากรให้เบิกในอัตราที่ กำหนดตามเอกสารแนบ ตัวอย่าง

การเบิกค่าพาหนะ/ที่พัก ได้รับเงินจาก สำนักงานกองทุนสนับสนุนการ สร้างเสริมสุขภาพ (สสส) โครงการเด็กไทย แก้มใส ปีที่ 1 โรงเรียน จังหวัด ) กรณีจ่ายเงินที่ไม่สามารถเรียกหลักฐาน การรับเงินใด ๆ ได้ เช่น การจ่ายค่า Taxi / ค่าถ่ายเอกสาร (บางกรณี) ให้เจ้าหน้าที่ โครงการผู้จ่ายเงิน จัดทำใบสำคัญรับเงิน ขึ้น โดยระบุเลขประจำตัวประชาชนพร้อม ลงชื่อในช่องผู้รับและ แนบสำเนาบัตร ประจำตัวประชาชนที่ลงนามรับรองสำเนา ถูกต้อง

การจัดทำบัญชีการเงิน วัตถุประสงค์และประโยชน์ของการจัดทำบัญชี 2. เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับนำไปจัดทำรายงานต่างๆ เช่น รายงานเงินงวด (ง.1 – ง.3) รายงานบันทึกข้อมูล ความก้าวหน้าของโครงการ (ป.1)  ข้อมูลสถานะการเงินของโครงการว่ามีเงินสด หรือเงินฝากธนาคารเหลืออยู่เท่าไร  ใช้ไปในกิจกรรมใด เป็นเงินเท่าไร  แต่ละกิจกรรมมีงบประมาณคงเหลือเท่าไร 1. เพื่อให้ผู้รับผิดชอบโครงการมีข้อมูลสำหรับใช้ใน การบริหารโครงการ

การจัดทำบัญชี (ต่อ) สมุดเงินสด เงินฝากธนาคาร และบัญชีแยกประเภท (บน. 1) 1. ผู้จัดทำบัญชีบันทึกรายการใน 2. รายการที่บันทึกจะถูกสรุปไปยัง (เฉพาะ โครงการใหญ่ (สสส. และ สพฐ.) – โรงเรียนไม่ ต้องทำ -สรุปรายจ่ายตามรายกิจกรรม” (บน.2) -สรุปการใช้จ่ายเงินงบประมาณแยกตามกิจกรรม” (บน. 3) -กระทบยอดเงินสดเงินฝากธนาคาร (บน. 4) -รายงานการเงิน (ง.1 – ง.3)

สมุดรายงาน รับ-จ่าย ของโรงเรียน สมุดรายวันเงิน รับ - จ่าย ข้อตกลงที่ โครงก าร รหัสโครงการ วันที่ เลขที่ เอกสาร คำอธิบายรายการ ใช้จ่าย ใน กิจกรรม ที่ เงินฝากธนาคาร เงินสดในมือ หมายเหตุ ฝาก ถอน คงเหลือ รับ จ่าย คงเหลือ

สมุดรายวันเงิน รับ - จ่าย ข้อตกลงที่ โครง การ รหัส โครงการ วันที่ เลขที่ เอกสาร คำอธิบายรายการ ใช้จ่าย ใน กิจกรร มที่ เงินฝากธนาคาร เงินสดในมือ หมาย เหตุ ฝาก ถอน คงเหลื อ รับ จ่าย คงเหลื อ โครงการเด็กไทยแก้มใสปีที่ 1 โรงเรียน จังหวัด สมุดรายงาน รับ-จ่าย ของโรงเรียน

ตัวอย่าง รายงานการเงิน งวดที่ (ปิดโครงการ) โครงการ ข้อตกลงเลขที่ รหัสโครงการ ระยะเวลาดำเนินโครงการ ตั้งแต่ วันที่ ถึงวันที่ (1) รายรับ- รายจ่าย และเงินเหลือประจำงวด :- รายการ สำหรับงวดที่ 1 สำหรับงวดที่ 2 รวมทั้งสิ้นหมายเหตุ ตั้งแต่… ….. ตั้งแต่………….. ถึง… ถึง……………… ยอดเงินคงเหลืองวดก่อนยกมา - - รายรับ :- รับเงินงวดจาก สสส. - - รับดอกเบี้ยจากธนาคาร - - รับอื่นๆ (ไม่รวมเงินเปิดบัญชี) รวมรายรับ - - รายจ่าย :- รายจ่ายจากกิจกรรม ต่างๆ ดังรายละเอียด (3) - - รวมรายจ่าย เงินคงเหลือ (2) เงินคงเหลือ ประกอบด้วย :- เงินสดในมือ - - ดอกเบี้ยเงินฝากธนาคาร - - เงินให้ยืมไปจัดกิจกรรม - - หักเงินเปิดบัญชีโครงการ - - รายจ่ายที่โครงการสำรองจ่าย - - รวมเงินคงเหลือ โครงการเด็กไทยแก้มใส ปีที่ 1 โรงเรียน จังหวัด

(ต่อ) ตัวอย่าง รายงานการเงิน งวดที่ (ปิดโครงการ) (3) รายละเอียดงบประมาณที่ได้รับ รายจ่าย และงบประมาณ คงเหลือแยกตามกิจกรรม :- กิจกรรมหลัก งบประมาณ ตาม ข้อตกลง รายจ่าย รวม รายจ่าย งบประมา ณ คงเหลือ งวดที่ 1 งวดที่ 2 กิจกรรมที่ กิจกรรมที่ กิจกรรมที่ กิจกรรมที่ กิจกรรมที่ กิจกรรมที่ กิจกรรมที่ กิจกรรมที่ รวม * หมายเหตุ : ให้กรอกข้อมูลเฉพาะ ช่องสีเหลือง เท่านั้น (4) การขอเบิกเงินสนับสนุนโครงการงวดต่อไป คือ งวดที่ 2 ( ปิดโครงการ ) จำนวน 18,000.- บาท ( หนึ่งหมื่นแปดพันบาท ถ้วน ) ข้าพเจ้าขอรับรองว่า เงินสนับสนุนโครงการจาก สสส. ได้นำมาใช้อย่างถูกต้อง ตรง ตามกิจกรรมที่ระบุไว้ในข้อตกลง ดำเนินงานทุกประการ และขอรับรองรายงานการเงินข้างต้น ลงชื่อ ผู้รับผิดชอบโครงการ ลงชื่อ เจ้าหน้าที่การเงิน ( ) วันที่ /…………/……… …..

การเก็บเอกสารทางการเงินการบัญชี  ควรเก็บไว้ให้เป็นระเบียบเรียบร้อยเพื่อ ป ประโยชน์ในการค้นหาและตรวจสอบ  เก็บรักษาไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี

ปัญหา.. เอกสารการเงิน โครงการเด็กไทยแก้มใส แบบ ฟอร์ม ผิด ซื้อ ของ เกิน 5,000 บิล หาย ไม่มี ใบเส ร็จ อนุมัติ ขอใช้ ดอกเบี้ ย ค่าตอ บแท นเกิน 1,

ปัญหา.. เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส กรณีที่ 1 การออกบิลเงินสดจากร้านค้า

ปัญหา.. เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส กรณีที่ 1 การออกบิลเงินสดจากร้านค้า

กรณีที่ 2 ซื้อของราคาเกิน 5,000 บาท ปัญหา.. เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส ราคาเกิน 5,000 บาท ราคาเกิน 5,000 บาท จัด เข้าหมวดเป็นครุภัณฑ์ ดังนั้น ต้องทำอนุมัติจัดซื้อจัดจ้างและ อนุมัติตรวจรับพัสดุ ตาม ระเบียบพัสดุ โดยให้ ผอ. เป็น ผู้ลงนามในอนุมัติ ในกรณีนี้ ตามระเบียบ สสส. ไม่สามารถให้ดำเนินการจัดซื้อ ตู้เย็นได้

** ปัญหา ที่พบบ่อย โรงเรียนไม่แนบรายชื่อ ใบลงทะเบียน กรณีที่ 3 เบิกค่าใช้จ่ายสำหรับจัดประชุม การเบิกค่าตอบแทนต้อง แนบเอกสารดังนี้ 1. ใบเสร็จรับเงิน 2. สำเนาบัตรประชาชนพร้อม รับรองสำเนา การเบิกอาหารและ เครื่องดื่มต้องแนบเอกสาร ของผู้รับจ้าง ดังนี้ 1. ใบเสร็จรับเงิน 2. สำเนาบัตรประชาชนพร้อม รับรองสำเนา ปัญหา.. เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส

กรณีที่ 4 สมุดตารางรายวันเงิน รับ – จ่าย ไม่ตรงกับใบเสร็จ ปัญหา.. เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส ใบเสร็จระบุ 5,000 แต่มา ลงบัญชีว่า 3,000

กรณีที่ 5 การปิดบัญชีและอนุมัติขอใช้ดอกเบี้ย ปัญหา.. เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส ปิดยอดบัญชีให้เหลือ 0 บาทพร้อมจัดทำอนุมัติขอใช้ดอกเบี้ย

Q & AQ & A Q & AQ & A