การบริหารการเงิน และการจัดทำบัญชีสำหรับผู้รับทุน

งานนำเสนอเรื่อง: "การบริหารการเงิน และการจัดทำบัญชีสำหรับผู้รับทุน"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 การบริหารการเงิน และการจัดทำบัญชีสำหรับผู้รับทุน
การบริหารการเงิน และการจัดทำบัญชีสำหรับผู้รับทุน อาจารย์จงกลนี วิทยารุ่งเรืองศรี ผู้ทรงคุณวุฒิ สสส. ผู้จัดการโครงการศูนย์เรียนรู้ต้นแบบโรงเรียนเด็กไทยแก้มใส สถาบันสร้างเสริมวิถีบริโภคอาหารเพื่อสุขภาพ (สอส)

2 การบริหารการเงิน หลักการ 1 2 3
การรับ-จ่าย เงินมีความโปร่งใส ตรวจสอบได้ การใช้จ่าย เงินสนับสนุนเป็นไปตามวัตถุประสงค์ เอกสารหลักฐานการจ่ายเงินมีความสมบูรณ์ ครบถ้วน ถูกต้อง หลักการ

3 การบริหารการเงิน 1. การเปิดบัญชีโครงการ 2. การรับเงิน
3. การเก็บรักษาเงิน 4. การเบิกจ่ายเงิน 5. การยืมเงินทดรองจ่าย 6. เอกสารหลักฐานการจ่ายเงินที่ สมบูรณ์ ครบถ้วน ถูกต้อง 7. การจัดทำบัญชี 8. การจัดเก็บเอกสารหลักฐานการเงิน

4 การอนุมัติเบิกจ่ายเงิน
การเบิกจ่ายเงิน การอนุมัติเบิกจ่ายเงิน 1.ต้องได้รับอนุมัติจากผู้รับผิดชอบโครงการ หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย เป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง 2. เมื่อจ่ายเงินแล้วควรประทับตรา “จ่ายแล้ว” หรือ “PAID” บนเอกสารการจ่ายเงินทุกฉบับเพื่อป้องกันการเบิกจ่ายซ้ำ ( Signature ) X

5 ตัวอย่างการประทับ “จ่ายแล้ว”

6 การอนุมัติเงิน การยืมเงินทดรองจ่าย
เงินทดรองจ่าย หมายถึง เงินที่ผู้ปฏิบัติงานเบิกล่วงหน้าเพื่อใช้สำรองจ่าย ในกิจกรรมต่าง ๆ ของโครงการ โดยเป็นการประมาณค่าใช้จ่ายล่วงหน้า ซึ่งยังไม่สามารถกำหนดตัวเลขค่าใช้จ่าย ที่แน่ชัดได้

7 ตัวอย่างการอนุมัติยืมเงินทดรองจ่าย
โครงการเด็กไทยแก้มใสปีที่ 1 โรงเรียน...... ชื่อกิจกรรม วปส.การใช้เงิน วันที่ สถานที่ ระบุรายละเอียด เป็นรายการ และ ตัวคูณ

8 ตัวอย่างการคืนเงินทดรองจ่าย/สรุปค่าใช้จ่าย
/เบิกเพิ่ม

9 เอกสารหลักฐานการจ่ายเงิน
หลักฐานการเงิน เอกสารหลักฐานการจ่ายเงิน 3. ความถูกต้อง เบิกตามที่จ่ายจริง ไม่เกินกรอบอัตราค่าใช้จ่ายที่ สสส. กำหนด เป็นการจ่ายในกิจกรรมของโครงการเท่านั้น 1. ความสมบูรณ์ หมายถึง มีความสมบูรณ์เกี่ยวกับ ชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย ผู้ซื้อ วันที่ รายการสินค้า จำนวน ราคา และ ลายมือชื่อ - ผู้อนุมัติให้จ่ายได้ (จากผู้รับผิดชอบโครงการ) - ผู้รับเงิน - ผู้จ่ายเงิน 2. ความครบถ้วน หมายถึง มีเอกสารการจ่ายเงินครบถ้วนตามที่จ่ายเงิน

10 รูปแบบของเอกสารการจ่ายเงิน
บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน ตัวอย่าง ตัวอย่าง ตัวอย่าง

11 บิลเงินสด บิลเงินสด หมายถึง เอกสารหลักฐานการจ่ายเงินที่ได้รับจากผู้ขาย/ผู้ให้บริการ ชื่อ/ที่อยู่ของผู้ขาย – ชื่อ/ที่อยู่ของผู้ซื้อ วันที่ซื้อ รายละเอียดรายการสินค้า จำนวน ราคา ลายมือชื่อผู้รับเงิน ตัวอย่าง

12 การเขียนบิลเงิน บิลเงินสด ควรระบุชื่อ-ที่อยู่ของผู้ขาย
หากไม่มี ให้แสดงหลักฐานอื่น เช่น นามบัตรของผู้ขาย นาม : สำนักงานกองทุนสนับสนุนการสร้างเสริมสุขภาพ ที่อยู่ : อาคารศูนย์เรียนรู้สุขภาวะ เลขที่ 99/8 ซอยงามดูพลี แขวงทุ่งมหาเมฆ เขตสาทร กรุงเทพฯ 10120 (โครงการเด็กไทยแก้มใส ปีที่ 1 โรงเรียน จังหวัด ) เลขประจำตัวผู้เสียภาษี : รายละเอียดรายการสินค้า จำนวน ราคา ลายมือชื่อผู้รับเงิน

13 ใบเสร็จรับเงิน ตัวอย่าง
2) ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี หมายถึง เอกสารหลักฐานการจ่ายเงินที่ได้รับจากผู้ขาย/ผู้ให้บริการ ชื่อ/ที่อยู่ของผู้ขาย ชื่อ/ที่อยู่ของผู้ซื้อ วันที่ซื้อ รายละเอียดรายการสินค้า จำนวนคน X ราคาต่อหน่วย ลายมือชื่อผู้รับเงิน ตัวอย่าง นาม : สำนักงานกองทุนสนับสนุนการสร้างเสริมสุขภาพ ที่อยู่ : อาคารศูนย์เรียนรู้สุขภาวะ เลขที่ 99/8 ซอยงามดูพลี แขวงทุ่งมหาเมฆ เขตสาทร กรุงเทพฯ 10120 (โครงการเด็กไทยแก้มใส ปีที่ 1 โรงเรียน จังหวัด ) เลขประจำตัวผู้เสียภาษี :

14 ใบสำคัญรับเงินแทนใบเสร็จ
ข้อตกลงเลขที่ ……………. 3) ใบสำคัญรับเงิน หมายถึง หลักฐานแสดงการจ่ายเงินที่ไม่สามารถขอใบเส็จรับเงินหรือบิลเงินสดจากผู้ขาย หรือให้บริการ สำหรับกิจกรรมในโครงการได้ ชื่อ/ที่อยู่ของผู้ขาย (พร้อมเลขที่บัตรประชาชน) วันที่ / รายละเอียดรายการจ่าย ลายมือชื่อผู้รับเงิน และลงมือลายชื่อผู้จ่ายเงิน ตัวอย่าง Tip : เพื่อให้การจ่ายเงิน โดยใช้เอกสารใบสำคัญรับเงินมีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น ควรมีเอกสารประกอบการเบิกจ่ายเงิน เช่น สำเนาบัตรประชาชน รายงานการประชุม ใบลงทะเบียนรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม หรือ ผู้เข้าร่วมกิจกรรม

15 หลักฐานสำคัญ กรณีการจัดประชุม
และมีการเลี้ยงอาหารว่าง/อาหารกลางวัน/อาหารเย็น ให้ทางโรงเรียนแนบ 1) บันทึกอนุมัติจากผู้รับผิดชอบโครงการ -ให้ดำเนินงานและค่าใช้จ่าย โดยระบุข้อกิจกรรมตรงกับที่เขียนไว้ในโครงการตามข้อตกลงกับ สสส. มีประมาณการค่าใช้จ่าย จำนวนคน X ราคาต่อหัว ต่อมื้อ วัน เวลา และ สถานที่ที่จัด 2) ใบลงทะเบียน รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม -ที่ครบถ้วนสอดคล้องกับค่าใช้จ่าย 3) ใบบิลเงินสด / ใบเสร็จรับเงิน / ใบสำคัญรับเงิน - ระบุรายการ จำนวนคน และราคาต่อหน่วย กรณี ผู้รับเงินเป็นบุคคล ให้ถ่ายบัตรประชาชน และเซ็นต์รับรอง แนบทุกครั้ง Tip : - ค่าใช้จ่ายทุกประเภท ขอให้เขียนว่า อยู่ภายใต้กิจกรรมข้อใดที่ ได้ทำสัญญารับทุน - เงินสนับสนุนจาก สสส. ไม่สามารถนำไปจัดซื้อครุภัณฑ์ได้

16 ตัวอย่างการใช้ใบสำคัญ
1) กรณีจ่ายค่าซื้อสินค้าหรือ บริการ โดยผู้รับเงินไม่สามารถออกบิลเงินสดหรือใบเสร็จรับเงินได้ ให้ใช้ใบสำคัญรับเงิน พร้อมแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน วันที่ ได้รับเงินจาก สำนักงานกองทุนสนับสนุนการสร้างเสริมสุขภาพ (สสส) โครงการเด็กไทยแก้มใส ปีที่ 1 โรงเรียน จังหวัด ค่าอาหารกลางวันเลี้ยงผู้เข้าประชุม 100คนๆ ละ 50 บาท 5000.- ตัวอย่าง จ่ายแล้ว -แนบสำเนาบัตรประชาชนของชื่อผู้รับเงิน -ใบลงทะเบียนผู้เข้าประชุม 5000.- ห้าพันบาทถ้วน เซ็นชื่อ เซ็นชื่อ

17 ตัวอย่าง การจ่ายค่าตอบแทน
2) กรณีจ่ายค่าตอบแทนต่าง ๆ เช่น ค่าตอบแทนผู้เข้าร่วมประชุม ค่าวิทยากร ให้ใช้สำคัญรับเงิน โดยระบุเลขประจำตัวประชาชน แต่ไม่ต้องแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน ได้รับเงินจาก สำนักงานกองทุนสนับสนุนการสร้างเสริมสุขภาพ (สสส) โครงการเด็กไทยแก้มใสปีที่ โรงเรียน จังหวัด ตัวอย่าง อัตราค่าตอบแทนวิทยากรให้เบิกในอัตราที่กำหนดตามเอกสารแนบ

18 การเบิกค่าพาหนะ/ที่พัก
3) กรณีจ่ายเงินที่ไม่สามารถเรียกหลักฐานการรับเงินใด ๆ ได้ เช่น การจ่ายค่า Taxi / ค่าถ่ายเอกสาร (บางกรณี) ให้เจ้าหน้าที่โครงการผู้จ่ายเงิน จัดทำใบสำคัญรับเงินขึ้น โดยระบุเลขประจำตัวประชาชนพร้อมลงชื่อในช่องผู้รับและ แนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนที่ลงนามรับรองสำเนาถูกต้อง ได้รับเงินจาก สำนักงานกองทุนสนับสนุนการสร้างเสริมสุขภาพ (สสส) โครงการเด็กไทยแก้มใส ปีที่ 1 โรงเรียน จังหวัด

19 การจัดทำบัญชีการเงิน
วัตถุประสงค์และประโยชน์ของการจัดทำบัญชี 1. เพื่อให้ผู้รับผิดชอบโครงการมีข้อมูลสำหรับใช้ในการบริหารโครงการ ข้อมูลสถานะการเงินของโครงการว่ามีเงินสดหรือเงินฝากธนาคารเหลืออยู่เท่าไร ใช้ไปในกิจกรรมใด เป็นเงินเท่าไร แต่ละกิจกรรมมีงบประมาณคงเหลือเท่าไร 2. เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับนำไปจัดทำรายงานต่างๆ เช่น รายงานเงินงวด (ง.1 – ง.3) รายงานบันทึกข้อมูลความก้าวหน้าของโครงการ (ป.1)

20 การจัดทำบัญชี (ต่อ) 1. ผู้จัดทำบัญชีบันทึกรายการใน สมุดเงินสด เงินฝากธนาคาร และบัญชีแยกประเภท (บน. 1) 2. รายการที่บันทึกจะถูกสรุปไปยัง (เฉพาะโครงการใหญ่ (สสส. และ สพฐ.) – โรงเรียนไม่ต้องทำ -สรุปรายจ่ายตามรายกิจกรรม” (บน.2) -สรุปการใช้จ่ายเงินงบประมาณแยกตามกิจกรรม” (บน. 3) -กระทบยอดเงินสดเงินฝากธนาคาร (บน. 4) -รายงานการเงิน (ง.1 – ง.3)

21 สมุดรายงาน รับ-จ่าย ของโรงเรียน
สมุดรายวันเงิน รับ - จ่าย ข้อตกลงที่ โครงการ รหัสโครงการ วันที่ เลขที่เอกสาร คำอธิบายรายการ ใช้จ่ายในกิจกรรมที่ เงินฝากธนาคาร เงินสดในมือ หมายเหตุ ฝาก ถอน คงเหลือ รับ จ่าย -

22 สมุดรายงาน รับ-จ่าย ของโรงเรียน สมุดรายวันเงิน รับ - จ่าย
ข้อตกลงที่ โครงการ รหัสโครงการ วันที่ เลขที่เอกสาร คำอธิบายรายการ ใช้จ่ายในกิจกรรมที่ เงินฝากธนาคาร เงินสดในมือ หมายเหตุ ฝาก ถอน คงเหลือ รับ จ่าย - โครงการเด็กไทยแก้มใสปีที่ 1 โรงเรียน จังหวัด

23 ตัวอย่าง รายงานการเงิน งวดที่.......(ปิดโครงการ)
ข้อตกลงเลขที่ รหัสโครงการ ระยะเวลาดำเนินโครงการ ตั้งแต่ วันที่ ถึงวันที่ (1) รายรับ- รายจ่าย และเงินเหลือประจำงวด :- รายการ สำหรับงวดที่ 1 สำหรับงวดที่ 2 รวมทั้งสิ้น หมายเหตุ ตั้งแต่… ….. ตั้งแต่………….. ถึง… ถึง……………… ยอดเงินคงเหลืองวดก่อนยกมา - รายรับ :- รับเงินงวดจาก สสส. รับดอกเบี้ยจากธนาคาร รับอื่นๆ (ไม่รวมเงินเปิดบัญชี) รวมรายรับ รายจ่าย :- รายจ่ายจากกิจกรรม ต่างๆ ดังรายละเอียด (3) รวมรายจ่าย เงินคงเหลือ (2) เงินคงเหลือ ประกอบด้วย :- เงินสดในมือ ดอกเบี้ยเงินฝากธนาคาร เงินให้ยืมไปจัดกิจกรรม หัก เงินเปิดบัญชีโครงการ รายจ่ายที่โครงการสำรองจ่าย รวมเงินคงเหลือ โครงการเด็กไทยแก้มใส ปีที่ 1 โรงเรียน จังหวัด

24 (ต่อ) ตัวอย่าง รายงานการเงิน งวดที่.......(ปิดโครงการ)
(3) รายละเอียดงบประมาณที่ได้รับ รายจ่าย และงบประมาณคงเหลือแยกตามกิจกรรม :- กิจกรรมหลัก งบประมาณตามข้อตกลง รายจ่าย รวมรายจ่าย งบประมาณคงเหลือ งวดที่ 1 งวดที่ 2 กิจกรรมที่ 1 - กิจกรรมที่ 2 กิจกรรมที่ 3 กิจกรรมที่ 4 กิจกรรมที่ 5 กิจกรรมที่ 6 กิจกรรมที่ 7 กิจกรรมที่ 8 รวม * หมายเหตุ : ให้กรอกข้อมูลเฉพาะ ช่องสีเหลืองเท่านั้น (4) การขอเบิกเงินสนับสนุนโครงการงวดต่อไป คือ งวดที่ 2 (ปิดโครงการ) จำนวน 18, บาท (หนึ่งหมื่นแปดพันบาทถ้วน) ข้าพเจ้าขอรับรองว่า เงินสนับสนุนโครงการจาก สสส. ได้นำมาใช้อย่างถูกต้อง ตรงตามกิจกรรมที่ระบุไว้ในข้อตกลง ดำเนินงานทุกประการ และขอรับรองรายงานการเงินข้างต้น ลงชื่อ ผู้รับผิดชอบโครงการ ลงชื่อ เจ้าหน้าที่การเงิน ( ) ( ) วันที่ /…………/…………..

25 การเก็บเอกสารทางการเงินการบัญชี
ควรเก็บไว้ให้เป็นระเบียบเรียบร้อยเพื่อ ป ประโยชน์ในการค้นหาและตรวจสอบ เก็บรักษาไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี

26 โครงการเด็กไทยแก้มใส
ปัญหา..เอกสารการเงิน โครงการเด็กไทยแก้มใส แบบ ฟอร์มผิด ซื้อของเกิน 5,000 บิลหาย ไม่มีใบเสร็จ อนุมัติขอใช้ดอกเบี้ย ค่าตอบแทนเกิน 1,000 ......

27 ปัญหา..เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส
กรณีที่ 1 การออกบิลเงินสดจากร้านค้า

28 ปัญหา..เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส
กรณีที่ 1 การออกบิลเงินสดจากร้านค้า

29 ปัญหา..เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส
กรณีที่ 2 ซื้อของราคาเกิน 5,000 บาท ราคาเกิน 5,000 บาท จัดเข้าหมวดเป็นครุภัณฑ์ ดังนั้นต้องทำอนุมัติจัดซื้อจัดจ้างและอนุมัติตรวจรับพัสดุ ตามระเบียบพัสดุ โดยให้ ผอ.เป็นผู้ลงนามในอนุมัติ ในกรณีนี้ ตามระเบียบ สสส.ไม่สามารถให้ ดำเนินการจัดซื้อตู้เย็นได้

30 ปัญหา..เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส
**ปัญหาที่พบบ่อย โรงเรียนไม่แนบรายชื่อใบลงทะเบียน กรณีที่ 3 เบิกค่าใช้จ่ายสำหรับจัดประชุม การเบิกค่าตอบแทนต้องแนบเอกสารดังนี้ ใบเสร็จรับเงิน สำเนาบัตรประชาชนพร้อมรับรองสำเนา การเบิกอาหารและเครื่องดื่มต้องแนบเอกสารของผู้รับจ้าง ดังนี้ ใบเสร็จรับเงิน สำเนาบัตรประชาชนพร้อมรับรองสำเนา

31 ปัญหา..เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส
กรณีที่ 4 สมุดตารางรายวันเงิน รับ – จ่าย ไม่ตรงกับใบเสร็จ ใบเสร็จระบุ 5,000 แต่มาลงบัญชีว่า 3,000

32 ปัญหา..เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส
กรณีที่ 5 การปิดบัญชีและอนุมัติขอใช้ดอกเบี้ย ปิดยอดบัญชีให้เหลือ 0 บาทพร้อมจัดทำอนุมัติขอใช้ดอกเบี้ย

33 Q & A 33