กระดาษทำการ (หลักการและภาคปฏิบัติ) โดย นายสิทธิชัย จันทราวดี ผู้อำนวยการสำนักงานตรวจสอบสภากาชาดไทย

เนื้อหานำเสนอ 1.ภาคหลักการ 2.ภาคปฏิบัติ

- หลักการจัดทำกระดาษทำการ - ประเภทของกระดาษทำการ ภาคหลักการ - ความหมาย - วัตถุประสงค์ - หลักการจัดทำกระดาษทำการ - ประเภทของกระดาษทำการ - เครื่องหมายการตรวจสอบที่ใช้ในกระดาษ ทำการ - การสอบทานกระดาษทำการ

ความหมายของกระดาษทำการ (Audit Working Paper or Document) หมายถึง กระดาษทำงานที่ผู้ตรวจสอบภายในใช้บันทึกข้อมูลและหลักฐานที่ตรวจพบ ตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดการปฏิบัติงาน โดยเริ่มตั้งแต่ผู้ตรวจสอบภายในได้รับมอบหมายงาน การสำรวจขั้นต้นและการวิเคราะห์เรื่องที่ตรวจ การวางแผนงานตรวจสอบ การปฏิบัติงานตรวจสอบ รวมทั้งการจัดทำและรวบรวมข้อมูลหลักฐานจากกระดาษทำการเพื่อมาสรุปและจัดทำรายงานการตรวจสอบ

กระดาษทำการมีเพื่อ 1. บันทึกข้อมูลและหลักฐานที่ได้จากการตรวจสอบเพื่อใช้อ้างอิงภายหลัง 2.เป็นเครื่องมือที่ใช้เชื่อมโยงข้อมูลและหลักฐานที่ได้จากการตรวจสอบกับ รายงานการตรวจสอบ 3.ใช้ข้อมูลที่บันทึกในกระดาษทำการเป็นเกณฑ์ในการจัดทำรายงานการ ตรวจสอบ 4.ข้อความที่สำคัญในรายงานการตรวจสอบจึงควรมีข้อสรุปและสามารถอ้างอิง ไปยังกระดาษทำการที่เกี่ยวข้องได้

วัตถุประสงค์ของกระดาษทำการ 1. ใช้เป็นหลักฐานการปฏิบัติงานของผู้ตรวจสอบภายใน 2. ให้การปฏิบัติงานของผู้ตรวจสอบภายในเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและช่วยใน การแบ่งงานตรวจสอบได้อย่างเหมาะสม 3. ช่วยให้การปฏิบัติงานตรวจสอบเป็นไปอย่างมีแบบแผน 4. อำนวยความสะดวกในการควบคุมงาน สอบทานการปฏิบัติงานการติดตาม ความคืบหน้าของงาน และการสอบทานรายงานการตรวจสอบ 5. ช่วยในการจัดทำรายงานการตรวจสอบ 6. ใช้เป็นเกณฑ์วัดความสามารถ และวัดผลการปฏิบัติงานของผู้ตรวจสอบภายใน 7. ใช้เป็นเครื่องชี้แนวทางสำหรับการตรวจสอบครั้งต่อไป 8. ใช้เป็นกรณีศึกษาในการฝึกอบรมผู้ตรวจสอบที่เพิ่งเริ่มทำงานตรวจสอบ 9. ใช้เป็นหลักฐานให้กับผู้ตรวจสอบภายในคนใหม่ที่จะมารับช่วงงานในเรื่อง ตรวจสอบ นั้นต่อไป

หลักการจัดทำกระดาษทำการ 1.ความถูกต้องสมบูรณ์ เพื่อใช้อ้างอิงและสนับสนุนข้อสรุปและข้อเสนอ 2.ความประณีต เป็นระเบียบ เรียบร้อย ง่ายต่อการอ่านและสอบทาน 3.ความชัดเจนและเข้าใจง่าย ผู้อ่านเข้าใจโดยไม่ต้องอธิบาย 4.ความสัมพันธ์หรือความเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ บันทึกเรื่องสำคัญ ไม่ควรบันทึกข้อมูลที่ไม่เป็นประโยชน์ต่อการตรวจสอบในกระดาษทำการ 5.ใช้ข้อความที่เป็นทางการ (ไม่ใช่เข้าใจเอง) 6.ทำให้ทันเวลา

ประเภทของกระดาษทำการแบ่งเป็น 2 แบบ 1.แบบที่ได้มาจากหน่วยงานรับตรวจ เช่น สำเนาใบสั่งจ้าง รายงานต่างๆ ฯลฯ 2.แบบที่ผู้ตรวจสอบจัดทำขึ้นเอง แบ่งเป็น 2 ลักษณะ ได้แก่ 2.1 แบบที่กำหนดไว้เป็นมาตรฐาน เช่น รายงานการตรวจนับเงินสดย่อย ฯลฯ 2.2 แบบที่ไม่ได้กำหนดเป็นมาตรฐานไว้ ควรมี - เลขที่โครงการ - หัวข้อเรื่องตรวจสอบ - ช่วงระยะเวลาที่ใช้ในการตรวจสอบ - เลขที่อ้างอิงเรียงลำดับหน้าต่อเนื่องกันที่ มุมหัวกระดาษด้านขวา ส่วนล่างของกระดาษทำการ ควรมี ความหมายของเครื่องหมายที่ใช้ในการตรวจสอบ ชื่อผู้ตรวจสอบ และวัน/เดือน/ปี ที่ได้จัดทำ กระดาษทำการ ชื่อผู้ตรวจทาน และวัน/เดือน/ปี ที่ตรวจทาน

เครื่องหมายการตรวจสอบ  อาจจะทำเครื่องหมายด้วยดินสอสีหรือหมึกสีต่างๆ กำกับข้อมูลบนกระดาษทำการที่ตรวจสอบ เพื่อเป็นหลักฐานว่ามีการปฏิบัติงานจริงและเพื่อให้ทราบว่าการตรวจสอบดังกล่าวได้ใช้วิธีการหรือเทคนิคการตรวจสอบใด  อาจกำหนดเครื่องหมายการตรวจสอบร่วมกันไว้ เพื่อใช้เป็นอย่างเดียวกัน และควรแจ้งคำอธิบายของเครื่องหมายการตรวจสอบไว้ในกระดาษทำการทุกแผ่น หรือในหน้าแรกของกลุ่มกระดาษทำการ ตัวอย่างเครื่องหมายการตรวจสอบเช่น  หมายถึง ตรงกับยอดคงเหลือในบัญชี < หมายถึง บวกเลขตามแนวนอน I หมายถึง สอบถามจากพนักงานหรือผู้บริหาร ¢ หมายถึง ตรวจสอบกับเอกสารแสดงกรรมสิทธิ์

2. การสอบทานเมื่องานตรวจสอบเสร็จสิ้น การสอบทานกระดาษทำการ ผู้ตรวจสอบภายในควรสอบทานกระดาษทำการเป็นระยะๆ เพื่อให้มั่นใจในคุณภาพและความก้าวหน้าของงาน เมื่อสอบทานจนพอใจและเห็นชอบกับข้อสรุปที่บันทึกไว้แล้ว ผู้สอบทานจะลงลายมือชื่อ และวันที่กำกับในกระดาษทำการทุกแผ่น การสอบทานกระดาษทำการอาจแบ่งได้เป็น 2 ระยะ ดังนี้ 1.การสอบทานในขณะที่งานตรวจสอบกำลัง ดำเนินอยู่ 2. การสอบทานเมื่องานตรวจสอบเสร็จสิ้น หัวหน้ากลุ่มผู้ตรวจสอบ (หรือผู้รับผิดชอบงาน) ควรสอบทานกระดาษทำการที่จัดทำเสร็จแล้วเป็นระยะๆ โดยไม่ต้องรอให้เสร็จสิ้นการตรวจสอบทั้งหมดก่อน ทั้งนี้ เพื่อสอบทานความถูกต้องสมบูรณ์ และความเพียงพอของข้อมูลหรือหลักฐานในกระดาษทำการดังกล่าว เพื่อให้สามารถควบคุมการปฏิบัติงานให้ถูกต้องตามแผนงานที่กำหนดไว้ และหากมีข้อบกพร่อง ผู้ตรวจสอบภายในก็สามารถแก้ไขได้ทันที ซึ่งทำให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพ หัวหน้ากลุ่มผู้ตรวจสอบ (หรือผู้รับผิดชอบงาน) ควรสอบทานกระดาษทำการทั้งหมดทันทีที่งานตรวจสอบเสร็จสิ้นลง เพื่อให้ได้รับคำตอบสำหรับปัญหาที่มีข้อสงสัย และเกิดความมั่นใจในความถูกต้องสมบูรณ์ และเพียงพอของข้อมูลหรือหลักฐานทั้งหมดที่ได้จากงานตรวจสอบ

บันทึกสรุปกระดาษทำการ ฟอร์มกระดาษทำการ บันทึกสรุปกระดาษทำการ

ฟอร์มกระดาษทำการ

2.ภาคปฏิบัติ - กระดาษทำการที่มีความเห็นไม่รายงาน - กระดาษทำการที่รายงาน - การทำประจำวัน/วันรุ่งขึ้น - การจัดหมวดหมู่ของกระดาษทำการ - การส่งผู้บังคับบัญชาสอบทาน - การให้ความเห็นในการสอบทาน - การสรุปผล

จบบรรยาย ถาม ตอบ