โดย หัวหน้างานบริหารทั่วไป การจัดทำแบบบรรยายลักษณะงาน (Job Description) และ การจัดทำแผนปฏิบัติงานในหน้าที่ โดย หัวหน้างานบริหารทั่วไป โครงการสัมมนางานบริหารทั่วไป ครั้งที่ 1/2558 วันที่ 10-12 กรกฎาคม 2558

แบบบรรยายลักษณะงาน (Job Description : JD) แบบบรรยายลักษณะงาน (JD) เป็นเครื่องมือพื้นฐานในการบริหารทรัพยากรบุคคลตั้งแต่ระดับองค์กร หน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กร จนลงมาถึงตัวงานที่บุคลากรนั้นๆปฏิบัติอยู่ JD จึงเป็นเอกสารที่ระบุถึงขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบงานตำแหน่งงานหนึ่งๆ ในองค์กร รวมทั้งระบุถึงคุณสมบัติที่จำเป็นของตำแหน่งงานนั้นๆ ด้วย

แบบบรรยายลักษณะงาน (Job Description : JD) การเขียนแบบบรรยายลักษณะงานสําหรับแตละตําแหนงงาน มีองคประกอบที่สำคัญอยางนอย 3 สวน (คลายคลึงกับมาตรฐานกําหนดตําแหนง) ได้แก่ 1. หนาที่ความรับผิดชอบหลัก (Key Accountabilities) เปนการกําหนดวาตําแหนงงานนั้นๆ จะตองบรรลุผลสัมฤทธิ์ในดานใดบางจึงจะถือวาบรรลุวัตถุประสงคของงานประจําตําแหนง อันเปนการสนับสนุนภารกิจของหนวยงาน/องคกรโดยครบถวน 2. คุณสมบัติเฉพาะสําหรับตําแหนง (Education and Experience) เปนการกําหนดวา ตําแหนงงานนั้นตองมีคุณสมบัติเชิงวุฒิการศึกษาและประสบการณในระดับใดที่ จําเปนและเพียงพอแกการปฏิบัติงานประจําตําแหนงใหสัมฤทธิ์ผล ซึ่งตองไมต่ำหรือสูงเกินความจําเปนของระดับงานในตําแหนง 3. ความรูความสามารถ ทักษะ และสมรรถนะที่จําเปนสําหรับตําแหนง (Knowledge, Skills and Competencies) เปนการกําหนดวาตําแหนงงานตางๆ ตองการความรู ทักษะและสมรรถนะเฉพาะแบบใดที่จําเปนในการปฏิบัติหนาที่ใหไดผลงานที่ดี ที่มา : คู่มือการจัดทำแบบบรรยายลักษณะงาน สำนักงาน ก.พ. 2553

แบบบรรยายลักษณะงาน (Job Description : JD) ประโยชน์ของการเขียนแบบบรรยายลักษณะงาน 1. สามารถออกแบบตําแหนงงานที่เชื่อมโยงกับความตองการขององคกรอย่างแท้จริง 2. เกิดความชัดเจนของบทบาทหนาที่ของแตละตําแหนงงาน ที่มีรายละเอียดมาก กวามาตรฐานกําหนดตําแหนง (Job Specification) 3. ใชเปนขอมูลในการอธิบายใหเกิดความชัดเจน วาบุคคลควรจะทําใหเกิดผลสัมฤทธิ์อะไร (Contributions) และทําอยางไรจึงจะไดผลสัมฤทธิ์นั้น (Competencies) เพื่อการปรับปรุงประสิทธิภาพและการบรรลุการเปลี่ยนแปลงขององคกร ที่มา : คู่มือการจัดทำแบบบรรยายลักษณะงาน สำนักงาน ก.พ. 2553

แบบบรรยายลักษณะงาน (Job Description : JD) ประโยชน์ของการเขียนแบบบรรยายลักษณะงาน 4. เปนขอมูลพื้นฐานสําหรับการประสานและบูรณาการกระบวนการบริหารทรัพยากรบุคคลทุกขั้นตอน (ดังรูป) เชน การคัดสรรบุคลากรเขาทํางานก็สามารถใชความชัดเจนจากแบบบรรยายลักษณะงานวาตองการบุคลากรที่มีคุณวุฒิ ความรูความสามารถ ทักษะและสมรรถนะอะไรบางเพื่อใหเหมาะสมกับงาน หรือการฝกอบรมก็สามารถใชการกําหนดความรูความสามารถ ทักษะและสมรรถนะจากแบบบรรยายลักษณะงานเพื่อไปกําหนดหลักสูตรการพัฒนา หรือการประเมินผลการปฏิบัติงานก็สามารถนําหนาที่ความรับผิดชอบหลักไปกําหนดตัวชี้วัดในแตละระดับตําแหนงเพื่อใชประเมินความสําเร็จของบุคคลได้ ที่มา : คู่มือการจัดทำแบบบรรยายลักษณะงาน สำนักงาน ก.พ. 2553

ฝึกปฏิบัติการเขียนแบบบรรยายลักษณะงาน (Job Description : JD)

ทำให้ง่ายขึ้น เขียนเป็น Mindmap ให้นึกถึงองคประกอบที่สำคัญ 3 สวน ได้แก่ หนาที่ความรับผิดชอบหลัก, คุณสมบัติเฉพาะสําหรับตําแหนง, ความรูความสามารถ ทักษะ และสมรรถนะที่ จําเปนสําหรับตําแหนง ฉันทำงานอะไรเป็นประจำ/บ่อยๆ งานของฉัน งานที่ฉันทำใช้ความรู้/ความชำนาญอะไรบ้าง งานที่ฉันทำมีอะไรเป็นสิ่งที่ต้องความชำนาญเป็นพิเศษ